1、公文管理制度公文种类一般企业内部使用的公文种类主要包括：（一）决定：适用于对重要事项或重大行动做出的安排；任免和聘用中、高层管理人员；（二）通知：适用于集团公司转发上级政府部门或不相隶属单位的公文；各公司转发集团公司公文；发布规章；传达要求各部门和各公司需要周知可共同执行的事项；（三）通报：适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神或者情况；（四）报告：适用于集团公司向上级政府或主管部门、各公司向上级政府或集团公司汇报工作、反映情况、提出意见或者建议、答复上级部门的询问等；（五）请示：适用于集团公司向上级政府或主管部门、各公司向上级政府或集团公司请求指示、批准；（六）批复：适用于集团公司答复各公司
2、请示事项；（七）函：适用于不相隶属的单位之间相互商洽工作、询问和答复问题；（八）会议纪要：适用于记载和传达会议情况和议定事项；（九）决议：适用于集团公司及各公司决策会议议定的重要事项；（十）制度：适用于集团公司或各公司明确和规范各项具体工作。公文格式公文一般由拟稿单位、秘密等级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送、正文、附件、印章、成文时间、附注、主题词、抄送和时间等部分组成。（一）秘密等级应分别标明“绝密” 、 “机密” 、 “秘密”字样， “绝密”公文应当标明份数和序号。（二）紧急文件应当分别标明“特急” 、 “急件”字样。（三）发文字号：1、属于集团公司发文的：编号从总裁办获得大行政
3、类文件编号为：*集行字201XXX 号（例如*集行字201212 号文档页眉统一标注编号为：HHJT-XZ-12010502 编号意思是：*集团-行政-12 年 1 月 5 日的2第 2 个文件）大财务类文件编号为：*集财字 201X XX 号大销售类、服务类、市场类、采购类文件编号为：*集运营字201XXX 号人力资源管理类文件编号为：*集人字 201XXX 号对外报送文件（除一般性工作函）编号为：*集字201XXX 号13、其它新成立公司发文，其文件编号格式须经集团总裁办公室统一规范后执行。（四）公文应在首页注明签发人姓名。（五）公文标题应准确简要的概括公文的主要内容，并准确标明公文种类。
4、（六）经编号的公文需填写*集团发文审批单 （见附件一）（七）集团公司或各公司文件的文头，使用集团公司或各公司全称，例：集团公司文件以“*汽车集团文件”为文头，依此类推。字体采用一号加粗黑体（对外报送用红字，集团内部流转可用黑字） 。（三）公文标题居中，字体采用三号加粗黑体；（四）正文字体采用四号宋体，行距为 1.5 倍。（五）页边距采用上页边距及下页边距为 2.54，左页边距及右页边距为 3.17，即电脑初始设置值。（六）当公文署名和日期因以上设置必须单独打印一页时，应在署名及日期上文标注“（此页无正文） ”。（七）正式公文不应因节约纸张等原因改变公文的固定设置格式而影响公文的美观和统一。（八
5、）集团公文的规范格式见*集团公文示范 （附件三）公文的发文字号由拟稿部门向公文管理部门相关工作人员（总裁办）索取，以确保公文的连贯性。第四章 行文内容及规则集团公司及各公司在行文时，在公文正文中应当写全称或者规范化简称。（一）*汽车集团对内作为独立公司时，简称“集团公司” ；作为集团整体，包括各公司时，简称“集团” ；对外一律简称“*集团” 。（二）*有限公司，对外简称“*店” 。对内：#店*汽车集团 运营管理部第 3 页；共 6 页（三）*贸易有限公司，简称“*店” ，#店 （四）简称“” 。（五）简称“” 。（六）简称“” 。（七）简称“” 。（八） ，简称“” 。（九） ，简称“” 。（
6、十） ，简称“” 。（十一）除集团公司之外的其它公司统一简称“？” 。公文办理需要办理的公文，公文管理部门相关工作人员（总裁办/集团财务/集团人力资源/运营管理部等）应当及时填写*集团公文处理单 （见附件二） ，并由该部门负责人提出拟办意见，送领导阅批（总裁、执行总裁）或交有关部门办理。紧急公文，应当提出办理时限。承办部门应抓紧办理，不得延误、推诿。对不属于本部门（公司）职权范围或不适宜由本部门（公司）办理的，应当迅速退回交办的公文管理部门并说明理由。送领导批示或交有关部门（公司）办理的公文，公文管理部门要负责催办、查办，做到紧急公文跟踪催办、查办，重要公文重点催办、查办。对下发的重要公文，应
7、当及时了解和反馈执行情况。4附件一：*集团文件审批单*集团文件审批单For example拟稿部门 *有限公司 公文编号 张三自己编的：HHJT-ATYS-12010502拟稿人日 期张三2012-1-5（要手写）审核人日 期李四2012-1-5（要手写）文字校核日 期内勤2012-1-6（要手写）批准签字：关于此文的一下看法意见等。（要手写）签发：公司总经理（要手写签字）2012 年 1 月 6 日标 题 *主题词 衍生 精品 利润 * *主 送 总经理 抄 送 总经理助理 销售总监 服务总监 下 发 衍生部全体 销售部全体 服务部服务顾问附 件 1、衍生*计划表 2、行动指南 打 字 张三
8、（要手写） 紧急程度 普通校 对 李四（要手写） 秘密等级 普通数量印刷：4 份给主送抄送电子版发：69 人*汽车集团 运营管理部第 5 页；共 6 页附件二：*集团公文处理单*集团公文处理单以下内容需要手写公文名称 衍生￥#&*（*%￥ 来文编号 HHJT-ATYS-12010502来文单位 *有限公司衍生部 来文时间 2012-1-5拟办人拟办时间拟办意见阅批人阅批时间总经理2012-1-6 阅批意见&￥%*#&*（*（￥#承办部门承办人承办时间例如：销售部服务部衍生负责人+总助承办结果立即执行 观后效*%&（*（*￥#￥%&（责任人手写）6附件三：*集团草拟公文示范加密 普通*汽 车 集 团 文 件*字号 签发人：关于的通知集团各部门、各公司：，。，。，。附件：1、 2、 *汽车集团二一年月日主题词：主 送：抄 送：下 发：
