1、常见 Word 实用技巧湖南城市学院宏伟工作室2008 年 10 月 8 日目 录自动生成目录 3(一) 创建标题目录 3(二) 从标题样式创建目录 3(三) 从其他样式创建目录 3(四) 创建图表目录 3(五) 利用题注建立图表目录 4(六) 创建引文目录 4(七) 更新目录 5WORD2003 的十个实用小技巧 6(一) 去除默认的输入法： 6(二) 快速显示文档中的图片： 6(三) 给图片注解文字： 6(四) 制作水印： 6(五) 自动更正错误词组： 6(六) 轻松统计文档字数： 6(七) 一版多页显示： 7(八) 加载稿纸： 7(九) 添加书签： 7真正让你受益终身的几个 WORD 实
2、用技巧 .9(一) 快速定位到上次编辑位置 9(二) 快速插入当前日期或时间 9(三) 快速多次使用格式刷 9(四) 快速打印多页表格标题 9(五) 快速将文本提升为标题 9(六) 快速改变文本字号 9(七) 快速设置上下标注 9(八) 快速取消自动编号 10(九) 快速选择字体 10(十) 快速去除 WORD 页眉下横线 10(十一) 怎样关闭拼写错误标记 10(十二) .附加段落格式的去除 .10(十三) 附加字符格式的去除 10(十四) 解决“公式编辑器”调入速度慢的问题 11(十五) 在 WORD 中插入当前的日期和时间 .11自动生成目录一篇 word 文档，内容有大的章，小的节。如
3、何把章节抽出来生成目录？ WORD 点击需要插入的地方 插入菜单 索引和目录 目录 确定目录通常是长文档不可缺少的部分，有了目录，用户就能很容易地知道文档中有什么内容，如何查找内容等。Word 提供了自动生成目录的功能，使目录的制作变得非常简便，而且在文档发生了改变以后，还可以利用更新目录的功能来适应文档的变化。(一) 创建标题目录Word 一般是利用标题或者大纲级别来创建目录的。因此，在创建目录之前，应确保希望出现在目录中的标题应用了内置的标题样式（标题 1 到标题 9） 。也可以应用包含大纲级别的样式或者自定义的样式。如果文档的结构性能比较好，创建出合格的目录就会变得非常快速简便。 (二)
4、 从标题样式创建目录从标题样式创建目录的步骤如下：（1）把光标移到要拖入目录的位置。（2）单击【插入】菜单项的【索引和目录】菜单项，并在弹出的【索引和目录】对话框选择【目录】选项卡，如图 6-43 所示。（3）在【格式】列表框中选择目录的风格，选择的结果可以通过【打印预览】框来查看。如果选择【来自模板】 ，标识使用内置的目录样式（目录 1 到目录 9）来格式化目录。如果要改变目录的样式，可以单击【更改】按钮，按更改样式的方法修改相应的目录样式。(三) 从其他样式创建目录如果要从文档的不同样式中创建目录，例如，不需要根据【标题 1】到【标题 9】的样式来创建目录，而是根据自定义的【样式 1】到【
5、样式 3】的样式来创建目录，操作步骤如下：（1）将光标移到要插入目录的位置。（2）打开如图 6-43 所示的对话框，然后单击【选项】按钮，弹出如图 6-45 所示的【目录选项】对话框。（3）在【有效样式】列表框中找到标题使用的样式，然后在【目录级别】文本框中指定标题的级别。如果不想用某一样式，要删除【目录级别】文本框中的数字。例如，用户可以删除标题 1、标题 2 和标题 3 后面的【目录级别】中的数字。（4）单击【确定】按钮，返回到【索引和目录】对话框。（5）在【索引和目录】对话框中选择合适的选项后单击【确定】按钮。(四) 创建图表目录图表目录也是一种常用的目录，可以在其中列出图片、图表、图形
6、、幻灯片或其他插图的说明，以及它们出现的页码。在建立图表目录时，用户可以根据图表的题注或者自定义样式的图表标签，并参考页序按照排序级别排列，最后在文档中显示图表目录。使用题注组织目录的方法如下：（1）确保文档中要建立图表目录的图片、表格、图形加有题注。（2）将光标移到要插入图表目录的地方。（3）单击【插入】菜单中的【索引和目录】菜单项，并在【索引和目录】对话框中选择【图表目录】选项卡，如图 6-46 所示。（4）在【题注标签】下拉列表框中选择要建立目录的题注，如图表、公式、表格等。（5）在【格式】下拉列表框中选择一种目录格式，其他选项与创建一般目录一样，确定后单击【确定】按钮。在检查图表目录后
7、，当将鼠标移到目录项目上时，鼠标指针会变为手形，单击鼠标左键接口跳转到相应的位置。(五) 利用题注建立图表目录有时候，文档中的标签是用户键入的，并不是 Word 的题注功能加上的。这时，就需要使用自定义样式建立图表目录，方法如下：（1）打开如图 6-46 所示的【索引和目录】对话框，并选中【图表目录】选项卡。（2）单击【选项】按钮，弹出如图 6-47 所示的【图表目录选项】对话框。（3）选中【样式】复选框，并在其右边的下拉列表框中选择图表标签使用的样式名后单击【确定】按钮。（4）在【索引和目录】对话框中选择各选项，然后单击【确定】按钮。(六) 创建引文目录引文目录与其他目录类似，可以根据不同的
8、引文类型，创建不同的引文目录。在创建引文目录之前，应该确保在文档中有相应的引文。创建引文目录的操作步骤如下：（1）将光标移到要插入引文目录的位置。（2）单击【插入】菜单中的【索引和目录】菜单项，在弹出的【引文和目录】对话框中选择【引文目录】选项卡，如图 6-48 所示。（3）在【类别】中选择相应的引文类别，注意此种类别应该是引文中已经创建有的引文类型。（4）创建的引文目录也有相应的内置引文目录样式来套用，如果要更改，可以单击【更改】按钮。（5）如果引文的页码超过五处，可以选中【使用“各处” 】复选框，这样可以避免页码过多反而给用户造成不便。（6）如果引文过长，可以选择【保留原格式】 ，以保留原
9、有的引文格式。（7）选好目录的制表前导符和格式后，单击【确定】按钮即可，插入的引文目录如图 6-49 所示。如果要标记引文，以创建合适的引文目录，可以按如下方法进行：（1）选择要标记的引文。（2）打开如图 6-48 所示的对话框，单击【标记引文】按钮，弹出如图 6-50 所示的【标记引文】对话框。（3）在【类别】的下拉列表框中选择合适的类型。（4）单击【标记】按钮即可对当前所选的文字进行标记，如果单击【标记全部】按钮，将对存在于文档中的所选文字进行标记。（5）如果还要标记其他引文，不要关闭【标记引文】对话框，直接在文档中选取要标记的引文。（6）返回【标记引文】对话框，选中的引文将出现在【所选引
10、文】下面，然后单击【标记】即可。（7）如果要修改一个存在的类别，可以单击【类别】按钮，弹出如图 6-51 所示的对话框。（8）选中要修改的类别，在【替换为】下面的文本框中输入要替换的文字，单击【替换】按钮即可。（9）完成后单击【确定】按钮，回到【标记引文】对话框。单击【关闭】按钮。(七) 更新目录Word 所创建的目录是以文档的内容为依据，如果文档的内容发生了变化，如页码或者标题发生了变化，就要更新目录，使它与文档的内容保持一致。最好不要直接修改目录，因为这样容易引起目录与文档的内容不一致。在创建了目录后，如果想改变目录的格式或者显示的标题等，可以再执行一次创建目录的操作，重新选择格式和显示级
11、别等选项。执行完操作后，会弹出一个对话框，询问是否要替换原来的目录，选择【是】替换原来的目录即可。如果只是想更新目录中的数据，以适应文档的变化，而不是要更改目录的格式等项目，可以对着目录单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中单击【更新域】菜单项即可。用户也可以选择目录后，按下 F9 键更新域。word2003 的十个实用小技巧 (一) 去除默认的输入法：打开选项窗口，点击其中的“编辑”选项卡，去除最下面的“输入法控制处于活动状态”前的对号，点击确定。 重新启动 word 后，就会发现微软拼音不会一起启动了。翻译文字：先要安装好字典库，连线上网，通过网上资源翻译。选择准备翻译的文字，然后点选 word
12、 菜单栏 “工具”“信息检索” ；界面右边将出现“信息检索”版面。在“搜索”栏选择“翻译” ，再在“翻译”栏选择“将”哪国语言“翻译为”哪国语言，结果马上就会显示出来。要快速翻译下一个词，可以按住 Alt 键不放，然后点选生词。(二) 快速显示文档中的图片：如果一篇 word 文档中有好多图片，打开后显示比较慢。但我们打开文档时，快速点击“打印预览”按钮，图片就会立刻清晰的显示出来，然后关闭打印预览窗口，所有插入的图片都会快速显示出来了。 (三) 给图片注解文字：选定要添加说明的图片，单击鼠标右键，在快捷功能菜单中选“题注” ，以打开题注窗口；然后在“标签”栏选择“公式” 、 “表格”或“图表
13、” ；最后在“题注”栏输入注解文字，再点“确定”按钮结束。此时，注解文字会自动显示在图片下方。注解文字可以随时更改，如改变字体大小，或者删除等等。(四) 制作水印：word2003 具有添加文字和图片两种类型水印的功能，而且能够随意设置大小、位置等等。在 word 菜单栏点击“格式”“背景”“ 水印” 。在“水印”对话框中选择“文字水印” ，然后在“文字”栏选择合适的字句，或另外输入文字;或在“水印”对话框中选择“图片水印” ，然后找到要作为水印图案的图片。最后按“确定” ，水印就会出现在文字后面。(五) 自动更正错误词组：可以通过 word2003 自动更正写错的词组。比如“为虎作伥”容易写
14、成“为虎做伥” ，依次点击“工具自动更正选项”菜单，在弹出的“自动更正”窗口中选择“自动更正”标签项，在下面的替换文本框中输入“为虎做伥” ，然后在替换为文本框中输入“为虎作伥” ，点击确定。这样以后如果在文章中再次输入“为虎做伥”的时候，word 就会自动更正为“为虎作伥” 。用同样的办法我们可以把容易混淆的一些词组或是成语添加到自动更正中，让你的 word 识别词组能力更强、更智能化。(六) 轻松统计文档字数：打开 word 文档，然后依次点击“工具字数统计”菜单，就可以清楚的看到这篇文档的统计信息，也可以通过打开文档属性窗口，接着选择“摘要”标签，然后点击“高级”按钮，这时也可以看到该文
15、档的详细统计信息。但是需要统计多篇文档的总字数，这样一篇篇的统计，也就太慢了，效率也很低。可以先打开其中任意一篇文档，然后依次点击“插入文件”菜单，然后把其它文档全部插入进来，合并成一篇文档，然后再点击“字数统计”菜单项，就可以轻松的查看所有文档的总字数了。(七) 一版多页显示：先按“预览打印”图标，或点击“文件”“打印预览” ，word 将处于“预览”模式；在工具栏上单击鼠标右键，选择“常用” 。这时，word 的菜单栏下一排会出现“常用”工具栏。再在工具栏上右击鼠标，选择“自定义” ，进入自定义设置状态；现在，将“打印预览”工具栏上的“多页”按钮拖到“常用”工具栏上。关闭“自定义”窗口，再
16、关闭“预览”模式；以后，点击 word“常用”工具栏上的 “多页”按钮，就可以选择一页显示多少个版面了。(八) 加载稿纸：到微软网站上下载稿纸加载项，安装后在 word2003 的“格式”菜单下就可以看到“稿纸设置”命令，选择后在设置对话框“启用稿纸隔线” ，然后我们设定每格的尺寸、网格样式、网格颜色、纸张大小等，确定后 Word 中的就自动应用稿纸样式，文字被放到稿纸的每个格子上。(九) 添加书签：用 word2003 添加书签时，要注意“书签名称”不能有空格，例如“BookMark”应改为“Book Mark” 。在要添加书签的地方单击鼠标左键，然后在 word 菜单栏上点击“插入”“书签
17、” 。在“书签”窗口中，先在“书签名”一栏输入名字，再点击“添加”按钮。以后，要找到书签记录，同样先在菜单栏点击“插入”“书签” ，打开“书签”窗口。选择某个书签名称后，点击“定位”按钮就会回到上次没有看完的地方。真正让你受益终身的几个 Word 实用技巧(一) 快速定位到上次编辑位置 用 WPS 编辑文件时有一个特点，就是当你下次打开一 WPS 文件时，光标会自动定位到你上一次存盘时的位置。不过，Word 却没有直接提供这个功能，但是，当我们在打开 Word 文件后，如果按下 Shift+F5 键您就会发现光标已经快速定位到你上一次编辑的位置了。小提示：其实 Shift+F5 的作用是定位到
18、 Word 最后三次编辑的位置，即 Word 会记录下一篇文档最近三次编辑文字的位置，可以重复按下 Shift+F5 键，并在三次编辑位置之间循环，当然按一下 Shift+F5 就会定位到上一次编辑时的位置了。(二) 快速插入当前日期或时间有时写完一篇文章，觉得有必要在文章的末尾插入系统的当前日期或时间，一般人是通过选择菜单来实现的。其实我们可以按 Alt+Shift+D 键来插入系统日期，而按下Alt+Shift+T 组合键则插入系统当前时间，很快！(三) 快速多次使用格式刷Word 中提供了快速多次复制格式的方法：双击格式刷，你可以将选定格式复制到多个位置，再次单击格式刷或按下 Esc 键
19、即可关闭格式刷。(四) 快速打印多页表格标题选中表格的主题行，选择“表格”菜单下的“标题行重复”复选框，当你预览或打印文件时，你就会发现每一页的表格都有标题了，当然使用这个技巧的前提是表格必须是自动分页的。(五) 快速将文本提升为标题首先将光标定位至待提升为标题的文本，当按 Alt+Shift+键，可把文本提升为标题，且样式为标题 1，再连续按 Alt+Shift+键，可将标题 1 降低为标题 2、标题 3标题9。(六) 快速改变文本字号Word 的字号下拉菜单中，中文字号为八号到初号，英文字号为 5 磅到 72 磅，这对于一般的办公人员来说，当然已经绰绰有余了。但在一些特殊情况下，比如打印海
20、报或机关宣传墙报时常常要用到更大的字体，操作起来就有些麻烦了。其实，我们完全也可以快速改变文本的字号：先在 Word 中选中相关汉字，然后用鼠标单击一下工具栏上的字号下拉列表框，直接键入数值，即可快速改变您的字体大小。而且这个技巧在 Excel 和WPS 2000/Office 中同样适用。小提示：其实，小编还有两种快速更改 Word 文本字号的方法：(1) 选中文字后，按下 Ctrl+Shift+键，以 10 磅为一级快速增大所选定文字字号，而按下 Ctrl+Shift+键，则以 10 磅为一级快速减少所选定文字字号；(2) 选中文字后，按 Ctrl+键逐磅增大所选文字，按 Ctrl+键逐磅
21、缩小所选文字。(七) 快速设置上下标注首先选中需要做上标文字，然后按下组合键 Ctrl+Shift+=就可将文字设为上标，再按一次又恢复到原始状态；按 Ctrl+=可以将文字设为下标，再按一次也恢复到原始状态。小提示：详见本刊前期Word XP 中神奇的 Ctrl 键一文，掌握一些快捷按键对快速、高效操作 Word 很有借鉴意义。(八) 快速取消自动编号虽然 Word 中的自动编号功能较强大，但是据笔者试用，发现自动编号命令常常出现错乱现象。其实，我们可以通过下面的方法来快速取消自动编号。(1) 当 Word 为其自动加上编号时，您只要按下 Ctrl+Z 键反悔操作，此时自动编号会消失，而且再
22、次键入数字时，该功能就会被禁止了；(2) 选择“ 工具”“ 自动更正选项”命令，在打开的“自动更正”对话框中，单击“键入时自动套用格式”选项卡，然后取消选择“自动编号列表”复选框(如图 1)，最后单击“确定”按钮完成即可；(九) 快速选择字体为了达到快速选择字体的目的，我们可以将常用字体以按钮形式放置在工具栏上。首先右击 Word 工具栏，选择 “自定义“命令，打开 “自定义”对话框，在“自定义”对话框中选择“命令”选项卡，并移动光标条到类别栏中的“字体”项，看到平时经常使用的字体，把它拖到工具栏成为按钮，以后要快速选择字体，只要先选中文本，再按下工具栏上字体按钮即可，省去了从字体下拉列表框中
23、众多字体中选择的麻烦。(十) 快速去除 Word 页眉下横线快速去除 Word 页眉下的那条横线可以用下面的四种方法：一是可以将横线颜色设置成“白色” ；二是在进入页眉和页脚时，设置表格和边框为“无” ；第三种方法是进入页眉编辑，然后选中段落标记并删除它；最后一种方法是将“样式”图标栏里面的“页眉”换成“正文”就行了。(十一) 怎样关闭拼写错误标记 Word 中有个相当不错的拼写和语法检查功能，通过它用户可以对键入的文字进行正确检查。系统默认是实时检查的，因而在编辑文档时会产生许多标示错误语句的红色或绿色的波浪线，有时候会影响用户的工作，这时可以将其隐藏，待编辑完成后再进行检查，方法如下。右键
24、单击右状态栏上的“拼写和语法状态”图标，在弹出的菜单中选择“隐藏语法错误”项后，错误标记便会立即消失了。如果要进行更详细的设定，可以执行上图菜单中“选项”命令，在弹出的“选项”对话框中进行详细的设置，如拼写和语法检查的方式、自定义辞典和写作方式等项。 (十二) .附加段落格式的去除 若想去除附加的段落格式，我们可以使用一组快捷键 CtrlQ 。此时，如果对某个使用了正文样式的段落进行了手动调节，增加了左右的缩进，那么增加的缩进值就属于附件的样式信息。若想去除这类信息，可以将光标置于该段落中，并按 CtrlQ 快捷键即可。如有多个段落需做类似调整，可以首先选定这多个段落然后再使用上述的快捷键。
25、(十三) 附加字符格式的去除 有的人喜欢在自己编辑的文档中试验各种字符外观，比如加粗、斜体、下划线，甚至空心、阴文、阳文等等。这是与专业的字符排版原则相违背的。专业的字符排版原则中，正文的字体及样式都会被限制在很有限的种类之内。如果你想去除这些附加字符格式，不必一个一个的查找与更正，Word 为此提供了快捷键。不过要注意的是，这里有两组功能相同的快捷键。一个是 CtrlSpace；另一个是 CtrlShift Z 。前一组对于中文Windows 的用户是无效的。CtrlSpace ，是中文 Windows 中用于切换中英文输入法的快捷键。所以，我们可以选择使用 CtrlShiftZ 来完成这一
26、工作。 (十四) 解决“公式编辑器”调入速度慢的问题 在 Word 中，公式编辑器是需要占用很多系统资源的，使用公式编辑器时用户常常会感觉到计算机速度变慢了。有一个办法可以间接解决这个问题。当要编辑或者插入公式时，首先打开一个新的 Word 文件，在新的文件中调入“公式编辑器”编辑公式，然后定义公式块，按 CtrlC 组合键拷入剪贴板，再按 AltTab 组合键返回原先的 Word 文档，或者从 “窗口”菜单中选择原来编辑的文件，再按 CtrlV 组合键把公式粘贴到文本中。当需要再一次插入或者编辑公式时，只要按 AltTab 回到“公式编辑器”即可，保留前面的公式可让用户在“公式编辑器”中拷贝公式中的相同部分，从而加快了编辑速度。 (十五) 在 Word 中插入当前的日期和时间 用户可以随时使用快捷键在 Word 文档中插入当前的日期或时间。方法很简单，只需要将光标置于需要插入日期或时间的位置，按下 Alt+Shift+D 组合键即可插入日期，而按下 Alt+Shift+T 可插入当前时间。用户也可以执行 “插入”菜单上的“日期和时间”来完成同样的工作。
