1、第 3 章 展览会的组织,学习目标： 1.根据影响组展的因素进行展览项目的论证2.了解选择展览场馆需要考虑的因素3.明确如何开展展前准备4.阐述组展的整个过程及主要细节内容,展览会能否成功举办很大程度上取决于展览会组展者。组展者包括大大小小一千余项相关的工作，是一项极为复杂的系统工程，任何一个环节的失误，都会影响组展的效果进而影响展会的连续举办。,展览的组织过程大致分为四个阶段：展前策划、展前准备、展中管理、展后阶段。,第一节 展前策划,一、展览项目的论证新展览项目的论证： 首先，对行业态势进行分析所在国（地区）的经济和产业结构行业市场状况行业竞争态势买方情况,其次，要考虑办展资源是否充分资金
2、人才物化资源信息社会关系,其三，分析同行对此项目反应举办时间举办地点举办主题,其四，要对展览项目进行可行性分析,1、展会工作人员安排的可行性分析 2、展会财务预算安排的可行性分析 3、展会项目管理经验,其五，展会风险分析政策、法规风险技术风险财务风险市场风险经营管理风险合作风险,分析内部及外部环境对会展的影响,利用SWOT分析方法进行战略分析 办展机构所具有的优势（strengths) 办展机构所具有的劣势（weaknesses) 外部市场环境对办展机构举办展会所形成机会（opportunities) 外部市场环境对办展机构举办展会所形成的威胁（threats),二、组展方案的制定,组展方案是
3、整个组展工作的指导性文件，是组展具体工作的较细致的安排。包括从展前准备、展中管理到展后整个过程。(一)展前准备 （二）展中工作 （三）展后工作,第二节 展前准备,一、主承办单位的确定、支持和合作单位的选择 1.主承办单位的确定我国展览的主办单位很多是政府主管部门或半官方性质的行业协会，承办单位是一家或几家展业展览公司。,2.支持单位的选择寻求专业政府主管部门、行业协会、媒体和相关单位的支持，是展会成功的相关环节。 3.合作单位的选择当地行业权威机构(如行业协会)、专业展览公司都可作为候选的合作单位。,二、展览项目名称和主题,（一）展览项目名称 项目名称=基本部分+限定部分+附属部分 1.基本部
4、分基本部分，即展览会或展览会的派生词和变体词，如博览会、展销会、交易会等。,2.限定部分限定部分主要是说明展览会的时间、地点、内容和展销商的来源。 3.附属部分附属部分是基本部分和限定部分的进一步补充，更详细的说明展览会的具体时间、地点等。,（二）主题主题要能反映行业的发展走势，代表行业的发展方向，抓住行业的亮点和市场的特点。主题的策划要有创新意识。,（三）展览项目的申办主展者需要准备充分的资料提前报有相关部门批准，然后才可以开展主展的准备工作。,三、展览场馆的选定,(一)我国展览场馆的概况 我国展览场馆分布的特点是：大展览场馆主要集中在北京、上海、广州等大城市，沿海省市的展览场馆数量及总面积
5、比中西部要多、大。,(二)展览场馆的经营管理模式,展览场馆的经营管理主要有三种模式，即政府经营、政府和民间合营和民间经营。展览场馆三种经营管理模式特点,（三）选择展览场馆需要考虑的因素,1.展会预期需要的面积和展览场馆可用面积参展商预期需要的展位面积和附加面积、展览场馆可使用面积，在很大程度上决定租用展会所在地的哪个场馆。,2.展览场馆空间和设施一些比较高大的展品或者特装展台对展览场馆的空间要求较高。展览场馆提供的基本条件，对这些方面的组展者必须了解清楚。,3.场地单位面积费用及其他间接费用会展中心收费一般是根据实际使用展场面积或每天使用的净面积来确定。第一种计算方法按实际使用展位的面积计算，
6、从布展开始到撤展结束为止。第二种计算方法是以每天使用的净面积计算，进场布展或撤展不予收费或以较低价格收费。,4.展览场馆的软件条件 展览场馆形象、工作人员的服务水平，是选择展览场馆是需要考虑的软件条件。,5.展览场馆附近的交通便利的交通将方便人员和物资快捷的到达或离开展览场馆。,四、参展流程和观众接待的策划,欲参展的企业填好参展申请表（代合约书），加盖公章后邮寄或传真至组展者，然后将参展费汇至组展者用户。组展者收到参展费后向参展商确认展位，参展商带着确认函到展览馆组展者接待处报到。登记或购票，观众用名片换取门票，赠票。,四、展览项目面向展销商的营销,吸引足够数量和质量的企业参展，是关乎展览成功
7、与否的关键因素之一。 （一）组展者与参展者的关系组展者与参展者的关系是服务和被服务的关系。组展者首先要牢固树立服务观念，按照市场化、专业化的要求开展各项工作。其次，要实现服务流程的规范化、标准化。其三，组展者提供的服务要重实效和体现“以人为本”的理念。其四，要有重点的提供服务。,(二）参展商名录的建立,1.新潜在参展商名录的建立建立一个包括尽可能多的（理想的情况是所有的）潜在参展商的名录是展览营销的非常关键的一步。主要渠道：从有关协会可以获得潜在参展商名录。通过工商行政管理部门的网站或到工商行政管理部门去查询。打开一些搜索功能强大的网站。,2.老参展商名录的整理,组展者应将历届参展的企业及潜在
8、企业按一定的顺序进行登记信息。,（三）面向已知联系方式的企业的营销,组展者在上届展览会还未结束就可以开始下一届展览的预告宣传工作。对潜在的参展商要进行认真分析，开展有针对性的营销。,（四）发掘潜在的参展企业,1.合作招展和组团 2.通过潜在参展企业比较熟悉的媒体发布展会信息 3.创品牌展览项目,六、展览项目面向观众的营销,作为组展者，能否吸引足够的目标观众事关展览会的成败。建立重要目标观众资料库是一项重要的基础工作。每次展会结束后，都应将目标观众进行汇总。在展会开幕前得最后阶段展前4个星期，要把宣传重点放在周边地区。,七、运输和交通,展品通常由参展商自行运输到展会目的地，可以自运，也可以他运。
9、为方便参展商和观众到达或离开展览场馆，组展者可能安排免费班车服务。为方便外地的参展商和观众住宿，组展者通常制定若干酒店作为展览会的特约酒店。,八、会刊等印刷品的准备,主办或承办单位都要为参展商提供一本内容全面翔实的服务手册。展览会会刊是提供给参展商和观众的重要资料。,九、人员的组织,展览会的成功举办需要一些素质较高的正式员工和非正式员工。,十、媒体宣传的安排,（一）媒体的选择组展者应确定专职或兼职的新闻媒体负责人，选择合适的媒体作为支持媒体。新闻媒体负责人要与媒体接触，并保持与其良好的关系。,（二）提供新闻资料新闻资料包括新闻稿、专稿、特写、新闻图片和视频等。 1.新闻稿 2.新闻图片（三）记
10、者招待会记者招待会能否成功举办的关键是内容。 在记者招待会上，可以向与会人员提供新闻资料袋。,十一、布展,布展是指在原先空旷的场馆中搭建展位和将展品陈列等工作。 （一）布展时间组织通常会给布展留出足够的时间，一般为13天，有时是3天以上。 （二）对施工单位的审查组展者对参展商制定的施工单位提出要求。,（四）特装布展方案的审查,需对展位进行特装的参展单位，英语制定日期前向组展者申报特装图纸等备案资料。特装布展方案审查的流程是：参展商委托设计施工单位在指定日期向组展者指定的承建商申报特装图纸等备案资料指定的承建商审核审核通过，施工单位办理进场施工手续施工单位进场施工展台搭建结束。,（四）布展施工管
11、理特装布展参展商对所有报送备案的内容，不得自行更改；如确需要更改的，须在指定日期前向组展者重新报送。 （五）消防和用电安全 1.消防包括基本要求和展位临时消防系统安装要求。 2.用电安全 办理用电申报手续，并由中心派电工接电。 （六）布展期间运输车辆管理按组展者公布的路线图和规定时间行驶操作。,第三节 展中管理,一、证件办理为说明身份，便于管理，组展者需要提前或现场制作一些证件，如贵宾证、嘉宾证、参展商证、参观证、工作证、记者证、保卫证、车辆通行证、布撤展证。,二、开幕式,1.开战前的准备首先是确定开幕式的流程。其次是确认参加开幕式的人士，拟定邀请贵宾的名单。其三是准备好有关发言稿。其四是布置
12、好现场。 2.开幕式的大致流程由专人接待参加开幕式的来宾。主持人宣布来宾就位后，组展者负责先致辞，可安排有关 政府领导和参展商代表、观众代表致辞。 3.剪彩,三、现场控制,1.人员进出 2.展位管理 3.展品管理 4.宣传品管理,5.噪音控制 6.成交统计、成交项目签约仪式 7.境外参展商 8.其他,四、知识产权保护,1.展前和展中控制根据申请表的要求提交有关权属文件，并确保没有违反有关法规或侵犯他人权利。 2.投诉处理 对发生在展览的现场的涉嫌侵犯知识产权的事件，投诉人需通过组展者对涉嫌侵犯权方提出投诉。,五、参展商和观众调查,通过制定观众问卷调查的样表进行意见调查,六、展览安全和突发事件的
13、处理,（一）展览安全首先，应制定和实施完善的管理制度。其次，所有人员应自觉爱护展览场馆的各种消防器材和设施，保证消防设施的完好和正常运转。再次，参展商应将展品按规定摆放，不得将展品摆放在展位以外的任何地方，严禁乱摆乱卖。 （二）展览保险,（二）展览保险参展商应对展品或其他贵重物品投保财产责任保险。,（三）突发事件,1.可预见突发事件的应对在展览举办前，组展者应成立紧急应急小组，制定应预案；其次，安排专职安全员，在展览过程中发现不安全行为及隐患，及时予以制止和处理；其三，根据展览会的规模办理保险，将突发事件发生后的损失降到最低；其四，在展览会举办前，应与当地公安、消防和医疗部门联系，一旦发生突发
14、事件，可以在第一时间得到他们的帮助；其五，在展位搭建结束后，组展方人员应检查展位搭建情况。,2.不可预见突发事件的应对 （1）地震等地质灾难 （2）恐怖袭击事件 （3）突发性传染病暴发,七、撤展,1.撤展流程在快闭展时，参展商将租赁器材归还出租方。闭展后，参展商将展品打包。最后将展台内的垃圾运到指定地点，然后参展商可以到服务台领回清洁押金，撤展结束。 2.撤展管理组展者通常向参展商发放撤展通知。,第四节组展总结、效果评估和战后跟踪,一、组展总结和效果评估 （一）组展总结总结可分为三个部分，第一部分是组展工作整个过程主要情况的介绍；第二个部分是经验和教训；第三个部分是存在问题的原因分析、改进的建
15、议和下一届展览会的展望。,（二）组展效果评估,评价组展效果的重要统计指标包括 1.专业观众数 2.参展商数和代表性 3.达成意向成交额 4.参展商和观众满意度 5.投入产出比,三、展后联系工作,对参展商和重要观众进一步加深他们对组展者的印象，树立品牌展览会的形象，为下一届展会做宣传预告。,案例分析一,一起专利侵权案的始末 书p82 思考题 1.作为主展者，如何在展前预防可能在展会上发生知识产权侵权行为？ 2.你如何看待本案中侵权事件的处理结果？,案例二,2008年中国国际工业博览会展后报告 书P83 思考题 1.本例组展总结从哪些方面进行了分析？是否全面？ 2.组展总结和评价之间的关系是什么？,思考题,一、简答 1.组展者选择媒体时，要考虑哪些因素？ 2.组展者与参展商和观众的关系是怎样的? 二、论述 1.展览项目的论证需要考虑哪些因素？ 2.如何进行展览项目评价？,
