1、工作的开展方法,员工教育材料2,一、 展开工作时应具备的心态,要想有效率地开展工作，首先要留意下面事项。 (目标意识)充分理解工作内容 理解工作的目的流程 定位 为什么要做该工作? 做完之后，该工作将转移到何处? 该工作成果最终将用在何处? 该工作与其他部门工作的关系、分工情况如何? 理解工作流程 不只是单纯地了解工作方法，还要知道“为什么要按该程序去做”(即背景) 精通与工作有关的基础知识、技巧 认真阅读学习业务手册、文件等 在此基础上，如果有不懂的地方，要请教领导或老员工，把握工作内容。 对要点和容易出错的内容要作好笔记。,一、 展开工作时应具备的心态,(交货期意识)有计划性、遵守期限 考
2、虑工作的重要性、紧急性 (要求期限)和实施期间，制订日程。 需要定期做的工作、可以预先开展的工作，应该尽可能地利用空闲时间处理，留出空间以应付突发工作。 工作总是有期限的。必须有效地使用时间、遵守规定期限。 在工作全部完成之后，必须认真确认、以防失误。 如果估计实在完不成的话，要事先向领导汇报或与老员工协商。,一、 展开工作时应具备的心态,（成本意识 )不使用多余的成本 要记住，只要是做工作，就肯定有成本。 在钱、物方面节约当然是要做的，同时也要注意不要花费多余的； 在我们这次培训话动中，也花费了众多的成本。 ( 改善意识 )问题意识要从日常抓起 改善意识是我们公司的强项。 如果总是重复同样事
3、情，公司也好，个人也好，都不会有什么成长。 “为什么要做该事情呢?”，平时就应该有意识地间5 次“为什么”，考虑其理由、原因，着手进行改善。,一、 展开工作时应具备的心态,(协调意识)重视团队精神 在工作中，团队精神很重要。 如果你一个人擅自处理的话，整个团队精神就会乱套，集体组织的力量将会无法发挥出来。因此，要与周围的人密切联系，相互配合开展工作。 如果手头有空的话，应该积极主动地去询问工作繁忙的人，看其是否需要帮助。 (顾客意识)客户第一 客户就是上帝! 公司当然是靠客户才能生存的。 也许你的工作不直接与客户打交道，但是，总会与其他人的工作有关联。应该时刻把“下道工序是客户”这条原则记在心
4、上，来开展工作。,一、 展开工作时应具备的心态,(质量意识)“准确“第一 在尚未适应现有工作期间，最重要的是坚持“准确”第一。 当你有把握作到“准确”之后，再在此基础上加快“速度”、磨练手艺，向“手法纯熟”方向努力。 如果出现了失误，应该迅速地向领导和相关人员汇报，请求指示。 为了不让同样的失误第二次发生，必须要考虑，如何能够避免重复发生。 （人才培养意识）发展员工 在刚刚接手的新人阶段，不了解工作开展方式、不懂专业知识是理所当然的。 对不懂的事情，自己不要擅自判断，应该积极坦率地向担当人员或老员工请教，问清楚之后，不要忘了对占用对方宝贵时间请教一事表示感谢。 对是否能胜任工作一事，自己不要擅
5、自加以判断。 领导在布置工作时同时考虑了培养工作能力因素。 无论是初步性工作、最基础的工作、还是稍稍超出本人能力范围的工作，领导在布置所有这些任务时，都会出于培养该人的角度。,二、效率高的工作方法,工作是从受命 (接受指示)开始，通过PDCA计划 (PLAN) 实施 (DO) 评价(CHECK) 对策(ACTION)4 个循环，报告结果以后才完毕。并且需要适当时间上的报告，联络，协商。,P (plan),工作循环,C (check),A (action),D (do),二、效率高的工作方法,(1)接受指示的方法 被某人呼叫要明朗地给予回答。 准备好笔记本和书写工具去往呼叫人处。 讲话中途不要打
6、断对方，听到最后，如有疑问对方讲完再提。 记录好重点。 将内容总结成5W2H，简单重复。What (目的) 做什么? When (时间,期限) 何时，到何时为止进行？ Where （地点，担当部门) 在何处进行？ Why (为什么) 为什么进行？ Who (担当者，负责人)谁在进行？和谁在一起进行? How (方法，手段) 用什么方法进行？ How Much (数量) 多少费用? 需要多少数量？,1受命（把握状况）接受指示，且推进工作的同时把握好状况,二、效率高的工作方法,(2)把握状况 收集必要的情报，无遗漏地整理。 把握好过去所实施过的内容 确认花费了多少时间 在这基础上，以总结报告或继续
7、执行的方式把问题点*明朗化。?,1受命（把握状况）接受指示，且推进工作的同时把握好状况,重点在下次的P(计划)中讨论完整的对策,二、效率高的工作方法,(1) 计划 (Plan) 明确工作的目的，优先顺序，整理实施项目 以工作目的，期限等5W2H 情报为基础，计划好业务。 重点 要时刻注意受命解决的问题点为什么会发生?考虑问题时要重复5 次为什么 针对工作上所给予的问题点考虑对策（根据情况与上司或前辈商量），并且反映到计划上 考虑好优先顺序(根据重要度，紧急程度)，采取有效的手段，作业顺序。 确认计划达到目的的可行性，并且与上司，前辈商量。 (2) 实施 (Do)按照计划确实执行 经常有意识地回
8、想工作目的，并且推进工作。 谋求与相关部门的交流，并且实施。 根据必要性，实施中途向上司报告进展情况。 如果状况有变，再讨论计划。,2 P D C A (工作循环),二、效率高的工作方法,(3) 评价 (Check) 是否达到目的?要进行评价与反省 没有达到预期计划时 调查原因 (4) 对策 (Action) 考虑更好的对应策略，并且明文规定 给上司，相关人员报告。 评价结果反映到下次计划上，与 改善再发生防止相挂钩。 重点 P (计划) 井然有序地建立，D，C，A 也可有效率地运转。 但是，仅仅在自己脑子里建立了计划就可万事无忧吗? 计划不但是为了自己，也为了自己以外的相关人员能够确认行动，
9、在纸上制定好日程表，使进展情况目视化是尤为重要的，为了做到这一点理解，学习 制作业务日程表，管理技能表也很重要。,2 P D C A (工作循环),二、效率高的工作方法,3、报告 联络 协商, 业务的顺利推进工作中不可缺少的交流指的就是报告联络协商。 它是综合了报告联络，协商的头3 个字母所组成。 如果严格的从报告联络协商的定义来说其实有所差异，在这里则是笼统的称之为 报告联络协商。 按下述的时机，方法进行 报告联络协商的彻底实施工作是非常有必要的。,报告 联络 协商 的含义,二、效率高的工作方法,(1) 报告 联络 协商的时机 计划时 (P) 当不清楚上司的指示内容时 虽然是自己制作的计划，
10、但是否能够实现则需要与上司、前辈进行确认协商 在现在这个时期如果出现了不能赶上期限进程等的问题，与上司一起进行协商 实施时 (D) 跨越时期 (1 周以上)较长时，对进程状况进行中间汇报 根据其需要与相关部门进行工作交流，并将结果切实的汇报给上司及前辈 结束时 (C、A) 工作结束时，应立即进行汇报,3、报告 联络 协商,二、效率高的工作方法,(1) 报告 联络 协商的时机 情况发生变化时 因自己个人的原因想对指示内容提出变更时 当有自己上司以外的人委托做某事时(特别是其他部门、社外) 当产生了糟糕的结果时及问题发生时 由于自己的失误而可能引发问题产生时 当判断出不可能在期限范围内完成时 要点
11、： 上述画出下线的内容对业务进程的管理上而言是特别重要的关键部分。,3、报告 联络 协商,二、效率高的工作方法,(2) 报告 联络 商量的方法 直接向发出指示的本人报告。 根据需要，采用文件或记录的方式报告 相当复杂 内容的项目 有必要保存记录的内容 需要向其他相关人员汇报的项目 据需要，通过电子邮件报告 发送时，担心时间(时差)或费用的场合 该内容可以作为数据充分利用时,3、报告 联络 协商,二、效率高的工作方法,(2) 报告 联络 商量的方法 正确，简洁，完整的汇报 预告汇报题目。(这次打算就事情进行汇报，请。) 最初汇报结论，然后简单地传达其理由或经过。(5W2H) 勿将事实和意见混杂在
12、一起。 在新员工阶段，报告的同时也是接受领导、老员工指导的好机会。 要尽可能地用心按照上面(直接向布置工作的人)汇报的办法去做“报告、联络商量”。 接受指示、报告、联络、商量在实践中并非那么简单。 为了与实践结合得更好，可以通过给出的假想事例，探讨为什么需要做该工作，以争取加深理解。,3、报告 联络 协商,三、日程的制作方法,在此就进行业务日程制作时必须加以充分理解的事项作一说明。,(1) 理解业务日程是由什么要素构成 (2) 理解制作业务日程时的信息收集方法 (3) 根据业务日程推进业务时，应该理解在何种时机下进行报告联络协商,要点 只要明白2 大要素就能进行业务日程的制作 大项目、实施项目
13、（做什么、怎么做） 实施期限、实施期间（何时为止、时间多长） 另外，明确批准及报告联络协商的时机也是很重要,在上述日程（例）中，就大项目学员对应而言，反映出了实施期限,5 月15 日止进行实施项目分班的要素。,下页：,三、日程的制作方法,(1) 日程的构成要素, 日程的格式因职场而异，在此利用下述日程 (例)来说明其构成要素。,大项目,批准报告 # 报告 # 报告 # 报告 # 文件批准 # 报告 实施,实施期间,实施项目,实施期限,研修管理日程（举例）,批准、报告联络协商的时机,三、日程的制作方法,（2）日程制作所需信息的收集方法 接受任务时的注意点 认真把握指示内容的5W2H 做什么，进行
14、到何时为止是日程制作所必需要的最低限度的因素，不明确时请进行确认。 把握状况 即使按上司的指示，也不可能把握住实施项目的每个细小环节。 因此进行必要的信息收集及整理是非常有必要的。 把握过去工作中的实施项目并向前辈等进行实施项目的确认 确认实施需要花费多长时间 同时，对过去进行相同业务时所发生的问题点明确化,为制作日程而进行所需信息的收集时必须注意以下所写的事项。,三、日程的制作方法,（2）日程制作所需信息的收集方法 在充分思考其问题点原因的基础上，与上司、前辈进行协商，明确问题的解决对策，使之反映到日程中。 实施项目有无增减 实施期间有无延长或缩短。 是否需要增加与上司、前辈进行协商的机会。
15、或有无减少的必要。,要点 x 切实把握信息（大项目、实施项目 实施期限、实施期间 )x 考虑问题点对策时，应确认有无应该反映到日程中的项目,三、日程的制作方法,(3) 报告 联络 协商的要点,即使有时产生某个实施项目结束，向上司汇报，然后想进行下一个课题、想就某些问题与前辈进行协商的想法时，由于上司、前辈日程安排己经占满，可能出现不能迅速进行报告，联络协商的情况。 这样就会造成之后所耍进行的实施项目延缓或提出无理性要求得到时间的保证。 为防止发生类似的情况，事前对上司、前辈日程进行考虑的基础上，有必要记入进自己所制作的日程中。,三、日程的制作方法, 报告 联络 协商 日程的设定时机 就业务推进状况和今后的进行方向同上司、前辈进行确认时，在下述时机进行设定是很关键的一步。 当完成无数个实施项目而告一段落时的时机 计划跨越的时间较长时，每周一次左右的时机在前几页的日程 (例)中，设定了很多次进行业务推进状况汇报的时机，在制作日程时已事前记入。事发前才知道不能进行日程安排而慌里慌张这种事情就不会发生。,要点 制作日程时，必须设定与上司、前辈进行报告 联络 协商的日程, 根据事例类别的实施，更深一层的理解日程制作的要点,Q&A,
