1、第 1 页共 8 页秘书学课程复习资料一、判断题：1.秘书知觉陌生人时近因效应影响大；知觉熟人时，首因效应作用大。 2.按照产生的客观影响，情绪可分为积极情绪和消极情绪两类。 3. “门难进、脸难看、事难办”指的是单位内部相关部门关系难以协调。 4.经理角色理论认为，经理工作具有工作量大、步调紧张的特点。 5.李欣先生将秘书工作分为办文、办会、办事三大类。 6.所谓办公环境是指一定组织机构秘书部门所处的环境，包括自然环境与人文环境。 7.秘书第一天上班，精心设计个人形象，往往能给领导、同事留下良好的第一印象。 8.秘书上班“一杯茶，一枝烟，一张报纸看半天。 ”所以工作很清闲。 9.我国真正出现
2、与西方一致的秘书职衔，是中华民国临时政府。 10.秘书的情操要求具有较高的道德感、健康的美感和高度的理智感。 11.秘书调查研究，着眼于解决实际问题，具有“短、平、快”的特点。 12.常崇宜先生指出秘书部门具有两大功能：“其一点发挥事务助手作用，其二点发挥智谋助手作用，统称为参谋、助手作用。 ” 13.为了将来有据可查，避免争议，可以采用文件协调的方法。 14.经理角色理论认为，经理工作具有喜欢采用书面交流方式的特点。 15.秘书调查研究，调研选题应同领导决策需求相一致。 16.处理突发事件要求职业秘书具有机敏的反应能力、缜密的思维能力和干练的办事能力，是对职业秘书综合素质和综合能力的考验。
3、17.秘书跟进督办太快，不给职能部门必要的时间准备，是主观主义的一种表现。 18.为了协调牵涉面广的事项，秘书可以采用会议协调的方法。 19.身份较低者应由领导人亲自到机场或车站送别。 20.按照事先准备情况，秘书接待工作可分为计划性接待行为、随机性接待行为。 21.秘书应该具有符合主流审美趣味的健康的美感。 22.经理角色理论认为经理工作具有把现实活动放在优先地位的特点。 23.秘书信息收集工作的范围专指对社会信息的收集。 24.催办环节可以采用的形式有派员催办、会议催办、发文催办。 25.重要领导可以在会议闭幕式结束后于会场门口告别。 26.“及时、准确、客观、全面” ，应当成为秘书信息工
4、作的基本原则。 27.周恩来总理将秘书职责职能概括为八个字：参与政务、掌管事务。 28.领导的行为风格归并为两个方面，一是主动的结构指以工作为中心；二是体谅的结构指以人际关系为中心。 29.经理角色理论认为经理工作具有工作量小、轻松悠闲的特点。 30.秘书履行参谋咨询职责职能可以采用口头形式，但更多的则是采用书面形式，如起草文稿、摘选报送信息、提出预案及建议等。 31.以信息沟通、认识沟通为基础，更高层次、更有效率、更为稳定的沟通就是双方从情感上接受对方、理解对方。 32.为了将来有据可查，避免争议，可以采用个别协调的方法。 33.开会是决策和部署，是管理过程的开始，更重要的还在于会后的执行与
5、反馈。 34.秘书跟进督办要分层负责，一般情况下秘书应该只督不办。 35.知觉是人脑对直接作用于感觉器官的客观事物的个别属性的反映。 36.秘书的能力就是秘书解决实际问题的本领。 37.狭义上的信息专指对行为主体有利用价值的社会信息，也称为“情报” 。 38.协调本组织与领导机关的关系是秘书协调的重点领域。 第 2 页共 8 页39.秘书时间管理就是设计好领导的工作日程。 40.秘书布置办公室时，复印机应该靠近领导摆放，便于领导使用。 41.秘书办会就是指秘书承担好会议筹备与组织工作，不涉及会间服务与会议善后相关工作。 二、单项选择题：1.从“秘书”一词本身就能看出，秘书职业道德要求 A .
6、爱岗敬业 B . 诚实守信 C . 保守秘密 D . 遵纪守法2.人脑对外界事物个别属性、运动状态的认知，就是 A .感觉 B . 知觉 C . 运动知觉 D . 运动觉3.前台秘书要做到 3S 礼貌迎客，当客人到达时错误的做法是 A .standup(站起来) B . see(注视对方) C .smile(微笑) D . Sit down（坐着）4.如果会期是一天或以上，就应该排定会议的 A. 周志表 B. 日程表 C. 日志表 D. 月历5会场布置的重点和难点是 A. 就餐安排 B. 会场座次 C.主席台座次 D.旅游景点安排6.主要为领导、主管出谋划策，是领导的“外脑” ，这种秘书属于
7、A. 帮办型秘书 B. 钟点秘书 C. 智囊型秘书 D. 企业秘书7.秘书经常能让自己在挫折或平凡中保持积极性，说明他具有较强的 A. 创新能力 B. 表达能力 C. 学习能力 D.自我激励能力8.关于接待工作的要求，正的确是 A. 委屈求全 B. 尽量应付 C. 愿者上钩 D. 周到细致9.关于会场布置问题，表述不正确的是 A.气氛与会议目标相称B. 色调与会议目标相称 C. 桌椅摆放应符合会议要求D. 排列主席台席位根据国际惯例以右为尊10 秘书处理函件包括两个方面，即收文和 A . 签发 B . 批示 C . 发文 D . 归档11.镇政府秘书高翔负责保管本单位印章，这些印章不包括 A单
8、位公章 B领导私章C财务部公章 D办公室公章12.“叶落知秋” ，这一认知过程属于 A . 视觉 B . 视知觉 C . 听觉 D . 听知觉13.马斯洛人本理论将人的需求分成五类，最高级别的是 A . 生理需求B . 安全需求C . 自我实现需求D . 爱与被爱的需求14. 下列属于内向型性格特征的是 A . 合群 B . 沉稳 C . 活泼 D . 大胆15. 中国“秘书”一词，最初的涵义是 A .秘书书写的符号 B .用秘书符号书写的公文 C .宫廷秘密收藏的图书 D . 秘书发行的图书16 “EQ”是心理科学和行为科学中一个术语的简称，它是指行为主体的 A.智商 B. 德商 C. 情商
9、 D.挫折商17 .办公室机构类型中，属于现代模式的有 A.分理制 B. 综理制 第 3 页共 8 页C.“主管+助理”制 D.临时性办公机构18. 俗语“乌鸦嘴” ，认知过程中发挥主导作用的是个体的 A. 视觉 B.视知觉 C. 听觉 D.听知觉19秘书张山来自农村，家境贫寒，因贪腐被刑拘，从需要理论来说，张山的需要类型应该是 A . 温饱类需要 B . 归属类需要 C . 安全类需要 D . 健康类需要20. 下列属于外向型性格特征的 A . 含蓄 B . 热情 C . 忧郁 D . 害羞21.秘书不能泄露公司领导的重要信息，这些信息不包括 A . 手机号码 B . 活动规律 C . 活动
10、去向 D . 姓名22.下列体现办事公道的做法是 A . 任何情况下按“先来后到 ”的次序提供服务B . 对当事人“各打五十大板 ”C . 协调关系时奉行“中间路线 ”D . 处理问题“不偏不倚 ”23. 一般将现代职业秘书视为 A . 通才 B . 秀才 C . 专才 D . 辅助管理人才24 . 会议签到不能采用的方式是 A . 请人代签 B .本人签到 C .秘书点名 D .电子签到 25.公司领导确定会议时间和内容以后，秘书应当迅速 A.发出会议通知 B.选择布置会场C.印制会议简报 D.准备会议记录26.秘书处理公司往来信件时，错误的做法是 A.不拆开信封上写明“亲启” 的信件B.不
11、损坏信封内的信笺C.所有信封都不丢弃D.仔细检查信封内有无遗漏的附件或照片27.属于秘书内部感觉的是 A.视觉 B. 味觉 C. 触觉 D.运动觉28.要做到诚实守信，应该 A.按合同办事 B.绝不背叛朋友 C.按领导要求做 D.始终把企业现实利益放在第一位29.接待工作中待人热情不包括 A.微笑迎客 B.亲切友好C.主动拉客 D.主动热情30.为了加强会议管理，准确统计到会人数，秘书通常需要准备好 A.大会贺词 B.会议签到表C.会议主题报告 D.会议须知31.如果让你主持会议，甲、乙两单位在讨论合作方案时产生了严重分歧，比较妥当的处理方式是 A.暂时休会，然后继续讨论B.会议继续进行C.避
12、免争执，立即结束会议D.暂时休会，私下分别与对方交谈32公司新租赁城市黄金地段写字楼办公，为了节约开支，对于办公室布局你会建议公司采用 A. 开放式 B.封闭式 C. 综合式 D. 综理制33.根据行文关系来看，批复属于 A .上行函件 B .下行函件第 4 页共 8 页C .平行函件 D .不相隶属单位往来函件34.从业人员具有广博的知识结构、能独挡一面、弹性分工，这种办公机构属于 A . 综理制 B .分理制 C .直接式 D .间接式35.领导行为风格类型中不包括 A . 民主型 B . 专制型C . 放任型 D . 综合型36.秘书受命调查客户服务部主管任现职以来的工作表现，她不宜采用
13、的调查方法是 A座谈会 B问卷调查 C专家访谈 D个别走访37.分管销售工作的孙副总对销售经理意见很大，原因是对方直接找总经理汇报工作。如果你是该公司秘书，你会 A.顺其自然B.建议销售经理一般问题向分管经理汇报C.建议黎总调整孙副总的分工D建议孙副总看淡一点38.秘书朱珊负责主持会议时，会间休息应安排在 A会议开始 1 至 2 小时内B某一议题讨论即将结束时C与会代表神情倦怠之际D与会代表发言的高潮期39业务部经理拿着合同文本走进公司办公室，请秘书孔宣盖一下合同专用章，孔宣立即端端正正地盖好了印章。孔秘书的行为 A对，因为他办事很有效率B对，因为印章盖得很端正C错，只有先登记才能用印 D错，
14、只有经过领导审核签字并履行登记手续才能用印40.公司上上下下都在议论总经理前后四任秘书涉及贪污腐败，这说明秘书必须 A.加强职业能力培养B.健全知识结构C.培养良好的职业道德D.与领导处理好个人关系三、名词解释：1.定势效应2.秘书参谋咨询3.秘书时间管理4.秘书办公机构5.秘书沟通协调6.秘书信息工作7.秘书社会知觉8.气质9.传阅10.签到四、简答题：第 5 页共 8 页1.秘书职业具有哪些基本属性？2.秘书应该如何培养良好的职业道德品质？3.职业秘书气质类型分为哪些？分别适合从事哪些类型的秘书工作？4.职业秘书应该具有哪些专业能力？5.试列表比较封闭式、开放式办公室布局的优缺点。6.秘书
15、的感觉可以分成哪些类型？具体指什么？7.试陈述秘书知识结构的基本内容。8.试陈述秘书情商结构的基本组成部分。9.按党政机关公文处理条例规定，收文办理的主要程序是怎样的？10.领导要求你设计一份公司电话记录表，请完成。5、案例分析题：（一）请指出以下案例情境中秘书高叶职业行为存在的若干正确或错误的地方（不少于 10 处） ，不需要更正，也不需要具体解释与说明。情景 1:伟南公司信息部秘书高叶身着西装,正在办公室的电脑上打着什么。办公桌的左边放着电话机、电脑、打印机。屏幕显示伟南公司信息简报2017.10.5为及时沟通各部门的信息,我们收集了情景 2:高叶打开文件柜,拿出一本资料翻看。这时,行政部
16、秘书小李进来了。小李:“高秘书,我们经理想要看看上一年的年终董事会决议。 ”高叶:“年终董事会决议?我给你找找。 ”高叶拿出一个贴有标签的文件夹自语道:“这是董事长文件夹。 ”查看之后对小李说:“没有啊,可能是研发部借走了。 ”随后又从文件柜中拿出文件跟踪卡查看。高叶:“哟,都快半年了,还没还呢。这样吧,小李,你就不要等了,我这就催一下研发部。拿回来我给你送过去。 ”小李:“那就谢谢你哦。 ”高叶:“别客气。 ”小李:“那走了,再见。 ”高叶:“再见。 ”高叶关上文件柜,没上锁。情景 3:高叶要回了文件,来到小李办公室。高叶:“小李,这是你要的文件。 ”小李:“哦,谢谢你啊。 ”小李接过文件。
17、高叶:“别客气,你还要在借阅卡上登记签字。 ”小李:“行,”他接过借阅卡边签边说,“有的部门借文件时间太长,别人用起来忒不方便。 ”第 6 页共 8 页高叶:“是。看来咱们得加强管理,建立有效的借阅制度。 ”小李把借阅卡还给高叶。高叶:“好,我走了哦。 ”小李:“谢谢你了。 ”情景 4:高叶办公室,没人。电话铃响了五声后高叶急忙进来接听。对方:“高叶吗?”高叶:“喂,是康总吧,您有什么事?”康总:“这期的信息简报印好了吗?”高叶:“印了一半,没纸了。 ”康总:“都印了多少期了,用纸多少你心里还没个数?”高叶:“是,以后一定准备充分。还有,康总,跟您反映一下,公司的文件借阅制度不规范,有的部门借
18、阅时间过长,影响其他部门的使用。我想起草一个文件借阅制度和文件催还制度。 ”康总:“哦,你的想法很好,这样,你先起草一下。 ”高叶:“好,我起草完了再请您审阅。 ”没等对方说“再见”就放下了电话。（二）请指出以下案例情境中秘书钟苗职业行为存在的若干正确或错误的地方（不少于 10 处） ，不需要更正，也不需要具体解释与说明。宏远公司。墙壁上的挂钟显示的时间是上午 7 点 50 分。钟苗身着西服套装走进办公室,拉开窗帘,推开玻璃窗,擦试办公桌,然后打开电脑。电脑旁的拐角低柜上放着打印机,背向窗户。钟苗:“系统界面怎么换了?今天的工作日志在哪儿呢?”钟苗正查找着,电话铃响了。钟苗:“你好,宏远公司。
19、 ”对方:“钟秘书,我是王总。MI 新产品发布会的策划方案准备得怎样了?”钟苗:“差不多了。 ”对方:“一会儿拿来我看看。 ”钟苗:“好的,王总。 ”放下电话,“这下可麻烦了。先这样吧,让王总看完我再改。 ”钟苗打开抽屉拿出化妆品补妆。再匆匆忙忙把打印好的策划方案用钉书机订上,一遍不行,又订一遍。宏远公司王总办公室。钟苗敲门。王总:“请进。 ”钟苗走进办公室:“王总,这是您要我做的策划方案。请您过目。 ”“我看一下。 ”王总起身接过方案,“怎么这么乱呀,页码也没排。新产品发布会,新产品技术说明,发布会时间、地点、邀请对象。哎,上次我专门提到的李总和赵总工程师怎么没有列入邀请对象?”钟苗:“噢,
20、您瞧我这记性,回去我马上补上。您放心,肯定不会影响下午发出请柬。 ”王总:“你这个策划方案得拿回去重做。 ”钟苗:“好的。 ”王总:“钟苗呀,做事不能总是马马虎虎的。 ”钟苗:“好的,我下回一定注意。 ”王总:“策划书上提到的发言稿、回答提纲,还有报道提纲等都要准备好,你责成各个部门负责人去完成。另外,咱们要开个预备会,会议主要部署新产品发布会的准备工作。会议时间安排在后天下午两点,你要尽快把通知发下去。另外,会议室要安排一下。 ”钟苗拿出随身携带的小本子,边记录边说:“好的。还有,新产品发布会是否要派车去接嘉宾?”王总:“当然要派车。你负责安排好这件事。 ”钟苗:“好的,我一定办好。 ”王总
21、:“方案你拿回去改一下。 ”钟苗:“好,回去我先改方案,再安排预备会和车辆。王总,没事我先走了。 ”王总:“好。 ”第 7 页共 8 页钟苗离开。钟苗办公室。时钟显示上午十点整。钟苗在电脑上修改新产品发布会策划方案。钟苗:“光线怎么这么强呀。 ”她没去拉上窗帘而是拿起桌上的一张纸在电脑上挡了挡光,电脑上显示的是补充的邀请对象名单。钟苗接着打字,电脑上显示的是:宏远公司新产品发布会预备会通知一、会议日期:2005 年 10 月 20 日二、会议地址:宏远公司第二会议室三、参加人员:各部门经理、总经理、董事长四、会议时间:上午钟苗:“总算打完了,可以发了。 ”钟苗拿起电话,拨号:“喂,车队小王吗?
22、我是钟苗。 ”对方:“钟秘书啊,您好,有什么事吗?”钟苗:“周三我们要开新产品发布会,除了上次我要的两部车外,还需要增加两部轿车去接一下宏大公司的李总和世纪集团的赵总工程师,有没有问题?”对方:“那比较困难,只剩下一辆车了。王总说不能随便派出,要留着备用。你上次的用车计划里,可没说要那么多车啊!”钟苗:“是我没考虑好。是哪些部门还预约了车子?”对方:“周三财务部要车去银行,行政部要车去买办公用品,生产部经理要车去飞机场。 ”钟苗:“怎么全赶一块了。哦,我知道了。要不这样吧,我去和行政部协商一下,让他们打车去,腾出一辆车来,加上剩下的这辆就够了。我协商好了再和你联系吧。 ”对方:“那,能行吗?”
23、钟苗:“这你就不用管了,你只管准备好车子接人就是了。 ”对方:“那好。 ”(三)请指出以下案例情境中秘书施林职业行为存在的若干正确或错误的地方（不少于 10 处） ，并做出简要说明。王总:“咱们开个会。今天是我们公司采购办公设备,还有家具采购方案的协调会,下面请施助理把采购方案给大家说一下。施助理,请。 ”会议室中布置了一个“U”字形的会议桌，桌上有各种资料、茶水。总经理位置居中,环境幽雅、安静。施林:“今天,我们来开个协调会。前两天王总下达了一个任务单,公司接待区要重新装饰一下,接待区所需的物品,我们需要看一下,然后写出个采购方案,做出个采购预算。事先,我已请行政部和总经理办公室向各个部门征
24、求意见。现在我把情况汇总一下,有几点请大家注意:第一,我们采购的物品,它的实际需要一定要与原来的设备相匹配。第二,要考虑公司财务承受能力。第三,还要考虑售后服务是不是到位。下面,谁先谈谈?”成员 A:“我先说一下吧。这次我们重新布置接待区,希望尽可能让它的功能完善。我认为需要增设一些欢迎来访者的信息板或布告板,如果可能的话,还应建立来访者卡、证的登记系统,并应在合适的位置上安装录像探头等监控系统,还有各种展示架和资料报刊等。 ”施林:“非常好,那么你们把该采购的物品写成书面报告提交上来,为我们写采购计划提供详细资料。 ”成员 B:“我们在制定采购预算之前,要对多家供货商进行比较,要充分比较设备
25、的性能、价格与付费方式。 ”施林:“还要考虑交货时间和售后服务问题。公司考虑把这次采购项目参与到市政府采购中心主持的公开采购活动中去。 ”成员 A:“噢,昨天我已经把提交采购中心的方案上报了总经理办公室。 ”施林:“嗯,我看到了。但是中间还有一些问题。比如说,你没有写清招标的具体时间和地点,还有,询第 8 页共 8 页标的具体时间和地点也要具体清楚。 ”成员 A:“是吗?那可能是钟秘书她们忽视了,我回头让她们重做一份,尽快送到总经理办公室。 ”施林:“那你同时把政府采购报告、招投标书复印一份给我。财务陈总监,你看看,你还有什么财务方面的问题。 ”陈总监:“关于办公设备和用品的采购经费,事先一定
26、要做出一个详细的部门预算。公司最近流动资金比较紧张,因此.接待区的重新装饰和布局应该力求节俭、实用,有些一时用不到的功能就不必强求。 ”成员 A:“我们今天重新装饰一次,就应该力求功能齐全,跟上潮流,要不还有什么意思呀?”陈总监:“我的意思是说,要节俭务实,像你们说的什么展示架、录像探头,有必要吗?”成员 A:“怎么没必要?你到别家公司看看。 ”施林:“唉,大家都是为了把公司的事情做得更好。简朴务实和与时俱进都是很有必要的。什么东西该买,什么东西过一段时间再买,咱们等预算出来了再讨论一下。那咱们先议议财务方面的具体细节吧。 ”施林在采购部检查进货。施林:“小孙,你这边检查进货的型号、数量、规格
27、都没什么问题吧?”小孙:“没问题,我逐一清点了,而且开包抽查了几个箱子,质量还不错。 ”施林:(递发票给小孙)“那好,你把这些发票、单据送到财务,再把后续货款支票开出来送给厂家。 ”小孙:“好。 ”施林办公室,电话铃响一声,接起。施林:“喂,你好,我是施林。陈总监吗?前两天采购的办公设备用品的发票出现问题?是哪儿出问题呀?啊,是货物的单价和原来的不一样?哦,那可能是我审的时候没太注意。那怎么办呀?好吧,我让采购部尽快与供应商联系一下。好,再见。 ”施林拿起电话拨号。施林:“钟秘书,你帮我找一下前几天采购部门的相关资料,特别是其中的交货单、订货单和发票的复印件,尽快给我送过来。什么?你没复印?我
28、没告诉你?你不知道这些东西必须复印存档吗?你连这最基本的常识都没有还怎么当秘书呀?”第 9 页共 8 页秘书学课程复习资料答案1、判断题：1-10： 11-20： 21-30： 31-41： 2、单项选择题：1.C 2.A 3.D 4.B 5.C 6.C 7.D 8.D 9.D 10.C11.C 12.B 13.C 14.B 15.C 16.C 17.C 18.D 19.A 20.B21.D 22.D 23.D 24.A 25.A 26.C 27.D 28.A 29.C 30.B31.D 32.A 33.B 34.A 35.D 36.C 37.B 38.C 39.D 40.C三、名词解释：1.
29、定势效应：指在秘书头脑中形成对某类知觉对象的固定形象，并对以后该类对象的知觉产生强烈影响的认知活动（。又称为刻板效应。2.秘书参谋咨询:“参谋”即“ 参与谋划” ， “咨询”意为“征求意见” ，秘书参谋咨询就是秘书为主管领导、领导机关（含机关其他职能部门）出谋划策以及提供咨询服务的职业行为。3.秘书时间管理秘书时间管理是指秘书对自己和领导的时间进行有效的计划和控制，从而有效利用时间、合理安排工作节奏，在有限的时间内提高工作效益。4.秘书办公机构所谓秘书办公机构，是指组织系统中按一定的宗旨和方式结合形成的秘书办公部门的结构模式，也就是秘书机构设置形式。5.秘书沟通协调：所谓秘书沟通协调，秘书在职
30、业活动中与相关对象相互沟通信息与立场，增加共识，减少冲突、形成合力的职业行为。6.秘书信息工作：指秘书辅助管理过程中收集、加工、传输、贮藏、反馈、开发利用相关资讯的职能活动。7.秘书社会知觉：是指秘书个体在社会环境中对人(某个个体或某个群体) 的心理状态、行为动机和意向(社会特征和社会现象)做出推测与判断的过程。8.秘书气质：气质指一个人的风格或气度，是人的脾气、秉性或性情。秘书气质是秘书高级神经活动类型特点在行动方式上的表现，是一个秘书比较典型的、稳定的心理活动的动力特征，也是秘书在心理活动和外部动作的进程中表现出来的某些关于速度、强度、稳定性、灵活性等方面心理特征的综合。9.传阅：根据领导
31、批示和工作需要将公文及时送传阅对象阅知或者批示。办理公文传阅应当随时掌握公文去向，不得漏传、误传、延误。10.签到:指在规定的簿册上签名或写一 “到“字，表示本人已经到达或出席了会议或活动。亦即用记录的方式表明自己出席或者参加过某个活动。四、简答题：1.秘书职业具有哪些基本属性？第 10 页共 8 页答：（1）事务性。设置秘书职业岗位，目的在于协助领导进行事务管理。（2）智能性。秘书常被人称为领导的“智囊”、 “高参”，他们为领导出谋划策、协助领导协调各方矛盾，为上司决策把关。（3）中介性。秘书与秘书部门处于承上启下的中枢位置，是沟通组织内外、联系领导与部门、领导与群众的桥梁。（4）综合性。与
32、职能部门单一的管理职能比较，其工作内容多种多样。2.秘书应该如何培养良好的职业道德品质？（1）倡导自制、 “慎独” ，完善自我操守。（2）学习先进典型，提升职业精神（3）重视课堂教学，夯实职业道德思想基础（4）积极组织、积极参与社会实践，认知职业道德内容，养成良好职业道德风尚（5）利用“三自”活动平台，培养其完善职业品格的自觉性3.职业秘书气质类型分为哪些？分别适合从事哪些类型的秘书工作？答：气质划分为四种类型：胆汁质、多血质、粘液质、抑郁质。秘书的不同气质特点影响秘书活动的效率秘书工作形成了许多分工，不同气质的人适合从事不同的工作：胆汁质类型：适合于从事鼓动性与组织类型的工作，能够制造比较热
33、烈的工作气氛，造成一种情绪感染。这种类型的秘书办事果断，不拖泥带水，适合于处理办公室的日常事务，以及进行具有开创性、挑战性的组织工作。多血质类型的秘书：灵活敏捷、活泼好动的特点，决定了他们善于与各种熟悉的和不熟的人打交道，因此，他们适合于从事对外联系、交际、公关方面的工作，还适合于处理各种包括人际关系在内的协调工作。粘液质类型的秘书：此类气质的职业秘书表现得比较沉着冷静，注意力稳定而且工作踏实，适合于从事材料综合及文书处理方面较细心的工作，能够做到工作有条理性。抑郁质类型的秘书：感受性比较强，思维周密深入，直觉性强，分析问题较深刻，有一定的预见性，适合从事文件起草和提供咨询工作。他们往往能够深
34、化领导思想，使工作经验得以系统化。4.职业秘书应该具有哪些专业能力？答：职业秘书的专业能力具体包括语言文字应用能力、活动组织策划能力、办文能力、档案收管用能力、利用现代办公手段能力、日常事务处理能力。同时，也包括决策能力、创造能力、社交能力、实际操作能力、组织管理能力和自我发展的终身学习能力、心理调适能力、随机应变能力等。5.试列表比较封闭式、开放式办公室布局的优缺点。答：布局模式 优点 缺点封闭式1、安全、保密2、工作不受干扰，适合专业性工作3、保证员工隐私1、空间利用成本高2、工作流程不通畅，难于交流3、难于监督员工的活动第 11 页共 8 页开放式1、打破地位、级别障碍，增加平等感2、工
35、作单元灵活机动，随需要而变3、既独立又便于联系，工作流程通畅4、易于监督员工的工作活动5、降低能源、设备、建筑成本，减少占地面积1、不适合机密性工作2、易受干扰，很难集中注意力3、工作中噪音太大易影响他人4、难于做到保障公共空间和私人空间的独立6.秘书的感觉可以分成哪些类型？具体指什么？答:秘书的感觉可以分成两大类，具体见下表 ：视觉听觉嗅 觉味 觉外 部 感 觉触 觉运 动 觉平 衡 觉内 部 感 觉机 体 觉7.试陈述秘书知识结构的基本内容。答：秘书知识结构呈现出两横两纵的”型特点，见下图：图中，下方的横线代表基础知识，上方的横线代表相关知识，两条纵线分别代表秘书专业知识和秘书所在行业的业
36、务知识。第 12 页共 8 页8.试陈述秘书情商结构的基本组成部分。答：秘书情商结构包括以下组成部分：一是认识自身的情绪；二是能妥善管理自己的情绪；三是自我激励；四是认知他人的情绪；五是人际关系的管理，即领导和管理能力。9.按党政机关公文处理条例规定，收文办理的主要程序是怎样的？答：党政机关公文处理条例第 24 条规定了收文办理的主要程序是：（一）签收。对收到的公文应当逐件清点，核对无误后签字或者盖章，并注明签收时间。（二）登记。对公文的主要信息和办理情况应当详细记载。（三）初审。对收到的公文应当进行初审。初审的重点是：是否应当由本机关办理，是否符合行文规则，文种、格式是否符合要求，涉及其他地
37、区或者部门职权范围内的事项是否已经协商、会签，是否符合公文起草的其他要求。经初审不符合规定的公文，应当及时退回来文单位并说明理由。（四）承办。阅知性公文应当根据公文内容、要求和工作需要确定范围后分送。批办性公文应当提出拟办意见报本机关负责人批示或者转有关部门办理；需要两个以上部门办理的，应当明确主办部门。紧急公文应当明确办理时限。承办部门对交办的公文应当及时办理，有明确办理时限要求的应当在规定时限内办理完毕。（五）传阅。根据领导批示和工作需要将公文及时送传阅对象阅知或者批示。办理公文传阅应当随时掌握公文去向，不得漏传、误传、延误。（六）催办。及时了解掌握公文的办理进展情况，督促承办部门按期办结
38、。紧急公文或者重要公文应当由专人负责催办。 （七）答复。公文的办理结果应当及时答复来文单位，并根据需要告知相关单位。10.领导要求你设计一份公司电话记录表，请完成。答：会议记录簿来电者 来电号码对方单位 来电时间来电内容紧急程度处理意见备注 记录人五、案例分析：（一）参考答案1.能利用简报的形式对信息进行开发与利用,对。2.能用图表法来增强信息传播的直观效果,对。3.简报的报头部分没有期号和编印单位,错。第 13 页共 8 页4.简报的报核部分没有加“编者按”,错。5.报头与报核之间没用红色反线隔开,错。6.把“董事会决议”作为重要文件放置于文件柜内,对。7.文件柜没上锁,错。8.能给文件分类
39、并贴上标签,对。9.把“董事会决议”作为永久保存的档案置于文件柜内,对。10.移动档案时没戴手套,没换工作服,错。11.设立文件跟踪卡,对。12.文件借出后不催还,错。13.能向领导建议订立档案借阅制度,对。14.对借阅文件者要求填写借阅记录卡,对。15.接听电话不规范,没先说“你好”,也没自我介绍,而且不等对方说“再见”就挂机,错。16.没有及时补充办公用纸库存量,错。（二）参考答案：1.着装规范,对;2.提前十分钟到达办公室,主动打扫工作区域卫生,做好上班准备,对;3.办公桌上办公用品、文件摆放整齐,对;4.办公室采光充足,环境良好,对;5.电脑屏幕侧对强光,以致光线反射,看不清显示内容,
40、错;6.办公室电脑没设置密码,导致“系统界面换了”,错;7.制作工作日志,以合理有效地管理和计划工作时间,对;8.电话用语礼貌规范,对;9.上班时间补妆,错;10.离开办公室没关电脑,错;11.进王总办公室先敲门,对;12.制定的策划方案零乱,没排页码,又没有会议主题与议题等相关内容,错;13.邀请对象里遗漏了王总事先指定的人员,错;14.做事总是马马虎虎,以致不能及时完成领导交办的工作,错;15.领导布置工作时能做好记录,对;16.与领导交谈时,能正确倾听和有效提问,适时给领导提出建议,对;17.马上去落实领导安排的修改策划方案、发布会议通知、安排车辆等事宜,做事能区分轻重缓急,对;18.预
41、订车辆,出现矛盾时能主动和相关部门协调,对(三)参考答案：1.施林能根据中小型会议的性质将会场安排成马蹄型,这样便于讨论发言,对。2.会场座次安排井然有序,整个会场显得生动活泼而又安静高雅,对。3.会前,施林能就订购接待区的设备和家具问题多方征求相关部门的意见,听取与会者的发言,对。4.会前,施林能准备好会议议程及自己的讲话内容,并准备好适当的文字材料,对。5.会间,施林能创造和谐气氛,既鼓励讨论,又控制人员发言,并及时总结发言,对。6.施林在做引导性发言时,将接待区设备和家具的选购方法一一告诉大家,对。7.当与会者之间发生争执时,施林能保持谨懊,及时把话题转人正题,对。8.会上施林说:“公司
42、考虑把这次采购项目参与到市政府采购中心主持的公开采购活动中去。 ”错。因为“政府采购”针对的是各级国家机关及实行预算管理的事业单位和社会团体,并不包括企业。 “招标”也只有对达到财政部及省政府限额以上的项目才会实行。9.施林在讲解接待区物品采购时没有利用直观工具来增强说服力,错。10.会后,施林能深人采购部督促检查进货的数量、规格及型号,对,但没认真审查相应的票据,错。第 14 页共 8 页11.施林在得到采购部小孙关于设备、数量、规格、型号都没什么问题的答复后,能交代小孙把发票、单据送到财务,再把后续的货款支票开出来送给厂家,对。12.当听到财务总监说所采购设备的发票中货物的单价和原来不一样时,能让采购部尽快与供应商联系,对。13.没交代下属把采购
