1、1行政文秘工作者必须掌握的一、红头文件的制作及标准 1进行页面设置 选择文件页面设置选择页边距附签，上：37 厘米下：35 厘米左：28 厘米右：26 厘米。选择版式附签，将页眉和页脚设置成奇偶页不同,在该选项前打。选择文档网格附签，字体设置，中文字体设置为仿宋；字号设置成三号，单击确定按钮，选中指定行网格和字符网格；将每行设置成 28个字符；每页设置成 22 行。然后单击确定按钮，这样就将版心设置成了以三号字为标准、每页 22 行、每行 28 个汉字的国家标准。 2插入页号 选择插入页码，位置设置为页面底端（页脚） ，对齐方式设置为外侧。然后单击格式按钮，数字格式设置为全角的显示格式，单击确
2、定按钮，再次单击确定按钮完成页码设置。双击页码，在页码两边各加上一条全角方式的短线；并将页码字号设置成四号；字体任意；奇数页的页码设置成右空一个汉字，偶数页的2页码设置成左空一个汉字。 3发文机关标识制作 选择插入文本框横排菜单项，鼠标将会变成，在 wordXX 版面上单击鼠标左键，出现一个文本框，在该文本框内输入发文机关标识，输入完成后，选中该文本框，单击鼠标右键设置文本框格式，在这里来设置红头的属性。 选择颜色和线条附签，颜色设置成无填充颜色。选择大小附签，高度设置成 2cm；宽度设置成 155cm。注：用户可根据实际情况调节尺寸。选择版式附签，单击高级按钮，水平对齐：对齐方式设置成居中，
3、度量依据设置成页面；垂直对齐：绝对位置设置成页边距，下侧设置成 25cm 平行文标准，80cm 上行文标准，注：用户可根据实际情况调节尺寸。然后单击确定。选择文本框附签，左、右、上、下都设置成 0cm，单击确定完成。文本框属性全部设置完成，单击确定按钮。选中文本框内的全部文字，将颜色设置成红色，字体设置成小标宋简体，字号根据文本框的大小设置成相应字号，但要尽量充满该文本框，这样，宽为 155mm、高为20mm、距上 25mm 的红头制作完成。 4红线制作 首3先将视图工具栏绘图选中，单击绘图工具条的直线工具，鼠标会变成十字形，左手按住键盘上的 shift 键，右手拖动鼠标从左到右划一条水平线，
4、然后选中直线单击鼠标右键，选择设置自选图形格式，红线的属性在这里进行设置。选择颜色和线条附签，颜色设置为红色；虚实设置为实线；粗线设置为 225 磅。选择大小附签，宽度设置为155cm。选择版式附签，单击高级按钮，水平对齐：对齐方式设置成居中，度量依据设置成页面，垂直对齐：绝对位置设置成页边距，下侧设置成 7cm 平行文标准，135cm 上行文标准，注：用户可根据实际情况进行调节。单击确定。 5文号制作平行文文号：文号三号仿宋、居中显示。 上行文文号：文号三号仿宋字体、左空一个字的距离；签发人三号仿宋字体；签发人姓名三号楷体、右空一个字的距离。 注：文号一定要使用六角符号。六角符号插入方法：选
5、择插入符号符号附签，找到六角符号后，将光标置于准备插入的地方，单击插入按钮即可。 6主题词制作 选择表格插入表格，选中表格，单击鼠4标右键表格属性表格附签，对齐方式设置为居中；然后单击边框和底纹按钮，在预览窗口中将每行的下线选中，其它线取消，在表格中填写具体内容：主题词用三号黑体；主题词词目用三号小标宋；抄送、抄送单位、印发单位及印发日期用三号仿宋。 7保存成模板文件 单击文件保存，保存类型：选择文档模板（*.dot） ；文件名：给模板命名；保存位置：模板所在路径（一般不做，默认即可） 。至此，模板制作完成。以后所有属于此种类型的公文都可以调用该模板，直接进行公文正文的排版。要对该模板进行修改
6、，可以调出相应模板，方法是：选择文件打开，找到相应的模板路径，若模板保存时按系统默认设置的，然后单击打开按钮调出模板即可进行修改。 二、公文正文排版 1 依据模板建立新公文：选择文件新建常用附签，选中所需模板，单击确定，调出模板。 2 制作公文正文内容：正文内容根据用户的实际需求，可以直接录入文字，也可以从其它软件中将文字复制进来，但必须遵循以下国家标准： 标题二号小标宋字体，居中显示；主送机关三号仿宋字体，顶格，冒号使用全角方式； 正文三号仿宋字体；5成文日期三号仿宋字体，右空四个字的距离，和六角符号的输入方法一致，不能使用字母 o 或数字 0 代替。 文号、签发人、主题词按照模板定义的字体填写完整。最后，将红头、红线、文号、签发人、标题、主送机关、正文、成文日期、主题词的相互位置调整好。本文出自中国文学家园秘书网：http:/
