1、Lean Office精益办公黄伟军 2016-885% 职责所负责事项 (包括确保生产线的顺畅运作、代替离岗员工工作、改善工作）5% 交流、沟通、无法控制10% 控制影响管理人 员 工作分 类 ：问题 对策精益办公 ： 建立紧密、连续的流程，使问题无处隐藏办公过程的七种浪费浪费 不创造价值的活动或超出所需投入的设备、材料、人员或空间办公过程中的七种浪费 办公过程的浪费之一：缺陷和返修缺陷和返修 信息错误、缺失和不完全，产生需要纠正的误差；造成问题的原因：缺少流程检查无标准方式质量信息缺失流程设计缺陷缺乏培训作业指导不足 办公过程的浪费之二：库存库存 不是为了满足客户 “ 现时需要 ” 而是无
2、用的任何材料或进行的工作；造成问题的原因：为防止丢失拷贝多份文件只优化单独流程多作业项目流程间的距离低效的计划排程批量流程 办公过程的浪费之三：多余流程多余流程 从顾客角度来说，对产品或服务无价值的工作。造成问题的原因 ：顾客要求不清晰文书重复保存缺乏沟通多余步骤无标准程序 办公过程的浪费之四：等待等待 由于材料、设备、检查或信息未准备好而产生的空闲时间；如：等待交接、等待计算机系统恢复、等待领导决定、等待使用共享办公设备等等，整体周期内的大多数时间都是在等待！造成问题的原因：不平衡的工作量计算机系统崩溃会议计划不平衡优先权不明职能部门孤岛式工作方式部门间的沟通缺乏信息批量处理 办公过程的浪费
3、之五：无效的动作无效的动作 不增加产品或服务价值的任何人员的移动；如；寻找、举起、走动、转身、安排、选择；造成问题的原因 ：文件或信息的多重处理表格或文件设计不当缺少标准作业方法工作区域设计不当杂乱无序 办公过程的浪费之六：运输运输 材料和信息的移动；如：走到办公设备（复印和传真设备）、送文件到下一流程、送文件审批、到其他同事处寻找帮助、去取所需文件、去会议室参加会议等等；造成问题的原因：需要签字和审批工作的交接流程缺乏流动办公布局不当集中存放 办公过程的浪费之七：过量生产过量生产 产生的交易信息超出下一流程（顾客）的所需；造成问题的原因 ：流程切换时间长工作范围延长以防万一的思维细节太多误用
4、自动化保持忙碌 打破部门间的障碍，创建信息流动 益办公确实是为了实现办公室物流以及信息流的快捷顺畅，但这绝非终结目标，或者说实现这一目标是建立在办公室人员精益理念不断深化强化的基础之上的。精益办公实施精益 办 公目的实现办公室物流和信息流的快捷顺畅；强化办公人员精益理念不间断地改进办公环境和工作流程运 用浪 费 排除法改善 办 公室流程离岛式车间（离岛式）功能式的办公分工工程部采购部业务部。浪费（搬运物料）（搬运信息）排除浪费的五个原则删除合并重组（同步设计、弹性变化流程 )简化衔接（初期流动管理：新产品设计、试产过程中供应商参与共同解决问题）观察 列出工作项找出有价值 /无价值红、黄、绿管理
5、红 无价值（不创造价值且不需要的工作）黄 职责不清（不创造价值但目前是管理业务所需要的工作）绿 有价值 (创造价值的工作）运 用浪 费 排除法改善 办 公室流程能创造价值的人员；通过提高技能，能创造价值的人员；即使提高技能也不能创造价值的人员（通常是因为不愿意改变他们对工作的组织形态的态度）人 员 分 类 ：办 公室（服 务 部 门 ）改善八大步 骤 案例 1（某公司的办公室改善）21目 标 与 愿景人力精 简计划S a v i n g 3 0 % 电 子 化 办 公 ( % )I E 手 法 ( % )( E C R S )l a y o u t优 化 ( % ) T O T打 单 员 6经
6、 理 1文 员 4物 控 员 1物 控 主 管 1主 管 1组 长 1采 购 员 9跟 单 员 5计 划 员 8计 划 组 长 2经 理 2生 管 员 7条 码 专 员 1物 控 员 3主 管 2包 装 项 目 工 程 师 1副 经 理 1高 级 业 务 跟 单 2跟 单 员 5经 理 3客 户 服 务 经 理 1客 户 经 理 1模 具 设 计 工 程 师 1文 员 1项 目 副 经 理 1项 目 工 程 师 1项 目 经 理 4项 目 主 管 3项 目 助 理 工 程 师 1业 务 跟 单 6业 务 经 理 1业 务 助 理 经 理 1英 语 翻 译 1主 管 4助 理 经 理 1专 案
7、经 理 19 5 8 22 5改 善 项 目办 公 室 人 力 精 简 计 划3 0 %3 0 %3 0 %人 力 节 省41 195 7合 计E R PP M C变 压 器 业 务 部精 益 人 力 （ 预 估 ）1 02 62 23 94 1非 经 理 级 员 工人 数1 43 73 1 5 % 2 0 % 5 %职 位部 门 当 前 人 力 人 力 （ T O T ）5 % 2 0 % 5 %5 % 2 0 % 5 %1 5人力 节 省时间 量 测 分析月 份 单 据 核 价 单 转 采 购 单 报 价 单 客 户 订 单 样 品 订 单数 量 5 2 0 6 1 1 1 0 0 2 2
8、 4 2 1 2 7 2 6 9单 位 时 间 ( s ) 2 0 2 5 6 0 4 0 2 4 0耗 时 （ h ） 2 8 . 9 2 7 7 . 0 8 3 . 7 3 2 3 . 6 3 1 7 . 9 3数 量 5 6 1 9 1 1 5 3 2 1 7 1 2 4 3 0 3 3 8单 位 时 间 ( s ) 2 0 2 5 6 0 4 0 2 4 0耗 时 （ h ） 3 1 . 2 2 8 0 . 0 8 2 . 8 5 2 7 . 0 0 2 2 . 5 3数 量 3 9 5 6 1 1 2 3 3 2 1 0 1 9 8 4 2 8 4单 位 时 间 ( s ) 2 0
9、2 5 6 0 4 0 2 4 0耗 时 （ h ） 2 1 . 9 8 7 8 . 0 1 3 . 5 0 2 2 . 0 4 1 8 . 9 3数 量 7 5 2 7 1 3 0 2 3 1 7 0 2 3 3 7 2 8 8单 位 时 间 ( s ) 2 0 2 5 6 0 4 0 2 4 0耗 时 （ h ） 4 1 . 8 2 9 0 . 4 4 2 . 8 3 2 5 . 9 7 1 9 . 2 0数 量 8 1 4 6 1 1 6 0 1 7 2 2 2 2 6 3 5 1单 位 时 间 ( s ) 2 0 2 5 6 0 4 0 2 4 0耗 时 （ h ） 4 5 . 2 6
10、 8 0 . 5 6 1 . 2 0 2 4 . 7 3 2 3 . 4 0数 量 7 1 0 3 1 0 7 7 0 1 0 3 1 7 7 5 2 5 1单 位 时 间 ( s ) 2 0 2 5 6 0 4 0 2 4 0耗 时 （ h ） 3 9 . 4 6 7 4 . 7 9 1 . 7 2 1 9 . 7 2 1 6 . 7 3当 前 作 业 时 间 量 测 分 析3 月4 月5 月6 月7 月8 月单 据流程精益 办 公改善 预 估单 据 基本流程当 前耗 时 （天）精益 办 公耗 时预 估提升比例（ %）1. 核价 单采 购员录 入 采 购 经理 审核 ERP刘 芬 审 核2-
11、32 小 时95.83%2. 采 购单转单采 购员转单 采 购 经理 审核 唐经理 审 核2-52 小 时95.83%3. 报 价 单业务跟 单录单 ，打印 部门经理 签 核 副总 签核 ERP刘 芬 审单3-72 小 时95.83%4. 客户 订单业务 录单员录单 相 关 业务跟 单 部门经理 签核 EP刘 芬 审 核 3-52 小 时95.83%5. 样品 订单业务跟 单录单 、打印 部门经理 签 核 工程部工程师 确 认 样板室制作样品30 天 内10 天 66.67%精益 办 公流程 &layoutLean layout- (Purchase office)接 单 、 输单业 务主 要
12、 流 程 部 门 职 责 人 员接 单 员 /输单 员 报 价*1生 管 预 料审 单ERP审 单 员 *1PMC计 划 员 *1采 购 下 单PMCPMC采 购 员 *1生 管 排 期PMC计 划 员 *1物 料 采 购PMCCAL料 员 *1生 产 生 产8.船 务 出货1.接 单 、 输单 、 报 价3.生 管 预料2.审 单4.采 购 下单5.生 管 排期6.CAL料7.物 控PMC物 控 员 *1PMC船 务 *1精益 layout流程 -(Fr 接 单 To采 购 出货 )案例分析输 单员 薪 资 ： 380元 /月平均每月输 单 2146笔每条输入成本： .元 /条定 额 ： 4
13、0s/笔 38小 时 月假如按 3倍 宽 放（含自校）：每月 2.8*=71.4小 时按 岗 位工价算成本： 380/2*3.8=452元每天 1个小 时 统 计 工作 =6小 时 19（小 时单 价）总 计 定 额 成本： 452+94元每条成本： 96/10.元 /条节 省比例 （ 1.8-0.44 ） /1.8=75%电 脑 程序：自动统 计报 表后减少统 计时 间，可 节 省 400每条成本： 0.25 元 /条节 省比例（ 1.8-0.25 ） /1.8= 86%可持 续发 展要求每个人都是多面手，会三个及以上 岗 位的工作，技能考核达标 ，加补 贴 10元 /岗 .会 6个 岗 位可做团 队 长，补 贴 10元 /月（但原 岗 位补 贴 取消） .发展 规 划、前途：32004000 元 /月 40004600 元 /月 5000 以上 /月 50006500 元 /月650012000 元 /月预计 每月多支出 2万元 /月案例 2（某公司的生产服务中心）生产服务中心订单处理流线（ T.=4分钟）订单处理流线目视管理板谢谢！
