1、高效企业秘书及助理训练,广州柏明顿管理咨询有限公司 讲师：盛代宏 2008年5月1718日,实战讲师 盛代宏,柏明顿高级培训讲师、人力资源管理硕士，先后于大型国营、民营企业历任董事长秘书、总经理助理、总裁办主任、人力资源总监、营运总监、副总经理等职务，是实干型的行政、人力资源管理人员。他坚持实践加理论的工作方式，以最新的经验总结传授给他人，他授课风格注重以实际案例结合现场互动形式，剖析授课知识点，能够深入浅出，感染力强，实效显著。主讲课程有：赢在中层、高级秘书及助理训练、现代企业公文写作技能、旅游景区营运力管理、职业经理口才训练、旅游企业人力资源实战运用等，接受过其培训的学员，给以他最高的评价
2、-将最创新的、实战的、具执行力的知识授给大家，教大家活学活用。他的公开课程与企业内训课程强调“边学、边做、边成就”，使得学员能够很快掌握实践性的工作技能与技巧。,学会认识,每个小组成员相互认识。 要求将自己的左手掌拓写在大白纸上 将自己的名字写在掌心 将现服务的企业主营项目写在大拇指上 将服务的企业性质(如合资)写在食指上 将服务的部门名称写在中指上 将自己岗位写在无名指上 将自己的兴趣写在小指上 观察本组的其他组员，有相似的用红笔連线。 观察本组中连线是否是本班最多的。,课 程 大 纲,第一章、企业秘书与助理的工作 第二章、如何提高工作效率与提升工作技能 第三章、如何成为上司得力助手 第四章
3、、企业秘书与助理的形象 第五章、企业秘书与助理礼仪常识 第六章、秘书与助理的职业发展,第一章 企业秘书与助理工作,企业秘书与助理的角色定位 上司眼里的秘书与助理 不同性质企业秘书的工作介绍 企业秘书与助理的工作特征,一、企业秘书与助理的角色定位与功能发挥,1、秘书是什么？（常识）辞海中，秘书有五种涵义：一指职务名称之一，是领导的助手；二是指官名，中国自秦汉以来，历代封建王朝曾设有尚书、秘书监、秘书令、秘书丞、秘书郎等官职；三指使馆中介于参赞和随员之间的外交人员，分一等秘书、二等秘书和三等秘书；四指宫禁里的藏书；五指衬伟图录（汉代流行的宗教迷信），我们现代的秘书的涵义，是指人，即秘书人员。确切地
4、说，秘书是领导、专家、管理人员履行其职务时的辅助人员，是为政府机关、企事业单位、团体或个人提供辅助管理、综合服务的人员。,2、秘书的差别秘书职务是通性的定义，但在实际工作中，秘书人员是有区别的，那么如何区分呢？主要用生物学中的属与种类的方式进行。属，我们称秘书为工作人员，而种则有一定的区分，比如因单位的性质不同而有所区分，行政事业单位与企业、人个等皆不同，因而存在着一定的差异。不过，秘书或秘书班子，都从属于一定的机构或个人。同时，秘书或秘书班子以阐明和贯彻领导意图为已任，具有执行性。,大学同窗王芳和李兰同时应聘在某农产品超市当办公室文员。不久，李兰受到了总经理的青睐，一再被提升，很快就做了部门
5、经理，可工作起来同样肯吃苦的王芳却一直在做文员。终于有一天王芳忍无可忍，向总经理提出辞呈，并痛斥总经理用人不公。 总经理耐心地听着，若有所思。忽然他说：“年轻人，别忙着辞职，先帮我到今天的集市上看看，有什么可卖的。”王芳很快从集市回来说，“只有一个农民拉了一车土豆在卖。”“一车大约有多少袋，多少斤？”总经理问，王芳又跑回去，回来说有10袋。“价格是多少？”总经理又问，王芳欲再次跑回集市，总经理望着气喘吁吁的王芳说，“请休息一会儿吧，你可以看看李兰是怎么做的。”说完，叫来李兰对她说、：“请你马上到集市上去看看，今天有什么可卖的。” 李兰很快从集市上回来了，汇报说到现在为止，只有一个农民在卖土豆，
6、有10代，价格适中，质量很好，她带回来几个让总经理看看。这个农民过会儿还将弄几筐西红柿上市，据李兰看价格还公道，这种价格的西红柿总经理可能会要，所以，她不仅带回了几个西红柿做样品，还把那个农民也带过来了，他现在正在外面等着回话呢！ 面对着一切，王芳忽然明白了，李兰比她多想了几步，于是她在工作上总会取得成功。,案例：两个秘书不同结果,问题,王芳和李兰的差距在哪里？ 上司眼里的秘书与助理是怎样的？,1、修养、职业道德与能力 （1）修养：要有一定的工作立场，不存在大是大非，同时具有较高的理论基础。 （2）职业道德：敬业爱岗，甘于平凡；不辞劳苦，少计得失；自尊自重，克已奉公；谦虚谨慎，平等待人；严守机
7、密，提高警觉。 （3）能力要求： A、办事能力是由多种能力综合而成的，包括：理解和领会能力、分析能力（主次缓急、难易远近）、应变能力；,二、上司眼里的秘书与助理,B、交际能力秘书善于交际，使人容易接近，也容易让人信赖； C、表达能力口头表达能力与书面表达能力，能说会写是秘书的“看家本领”。说话一要清楚明白，二要注意分寸，三要生动活泼。而写作能力主要指应用文的写作能力，这种能力要求秘书平时勤学苦练，练就“出手成章”的硬功夫。 D、操作能力秘书是种需要多种技能的综合性的职业种类，秘书人员在使用工具方面须与社会的发展保持一致。比如电脑、通讯器材、照相机、远程通讯、英语等软件工具须通晓。,（1）准确-
8、办事讲究质量。 （2）迅速-执行讲究效率，凡是应该办的事，要迅速办理，能在当天完成的，绝不拖到明天；能在1小时内办完的，绝不延到1小时后。 （3）保密。,2、上司对秘书与助理工作的要求,3、上司需要什么样的秘书,1)、了解你的老板 个性与处事风格 男老板与女老板有别 不能改变情势、不能改别人，只好改变自己 2)、成为一个得力的秘书 自动自发 像一个尽职的管家婆 注意细节 可以24小时全天候待命 任劳任怨，学中做、做中学 管理自己、管理老板,3)、办公室的游戏规则 认清自己的处境及地位 评估自己的能力和潜力 基本的生存工具 小心别卷入政治斗争 4)、成功来自信心 对事不对人 恐惧只是借口而不是理
9、由 宽阔自己的人生道路 享受工作的乐趣,1、国营企业 2、民营企业 3、中外合资 4、外资企业台资、日资、美资、欧资、东南亚地区,三、不同性质企业秘书的工作介绍,领导的助手。秘书工作之所以重要，是因为它直接为领导服务。 领导参谋。秘书须做好大量的数据库建立工作，保证领导及时所需。 上下沟通、左右协调的枢纽。做好承上启下、上达下达的工作。秘书部门是来自上下左右和各种情况、资料、函件、信息的集散地，是领导工作指挥、联络系统的开关，是协调上下、沟通左右联系的桥梁。 领导的耳目作用。掌握的信息面要广、量要大，但反映给领导的则要少、要精。 企业及企业领导的门面作用。,四、企业秘书与助理的工作特征,第二章
10、 如何提高工作效率与提升工作技能,1、助手与背后工作者的心态 2、成为“边学、边做、边成就”的秘书 3、高效率的文件管理技巧 4、会议管理技巧 5、企业常用文书写作 6、秘书与助理口才训练 7、企业秘书督办、查办工作技巧 8、企业秘书与助理保密工作要领,面对逆境: 泥土或星星,有一個美國年輕軍官接到調動命令，人事令上將他調派到一處接近沙漠邊緣的基地。新婚的妻子跟著他離開都會生活前往。該地夏天酷熱難耐，風沙多且早晚溫差變化大，更糟的是部落中的印地安人都不懂英語，連日常的溝通交流都有問題。過了幾個月，妻子實在是無法忍受這樣的生活，於是寫了封信給她的母親，除了訴說生活的艱苦難熬外，信末還說她準備回去
11、繁華的都市生活。她的母親回了封信跟她說：有兩個囚犯，他們住同一間牢房，往同一個窗外看，一個看到的是泥巴，另一個則看到星星。從此後她改變了生活態度，積極的走進印地安人的生活裡，學習他們的編織和燒陶，並迷上了印地安文化。她還認真的研讀許多關於星象天文的書籍，幾年後出版了幾本關於星星的研究書籍，成了星象天文方面的專家。,一、永远的助手与背后工作者的心态,良好的心态是成功秘书与助理的先决条件,有目标、有气魄、热心、细心、用心、忠心、虚心、责任心、决心、爱心、信心、诚心、 进取心 果断 勇敢 主动 宽容 努力 乐观 不折不挠 人格魅力 不怕失败 ,口 才 远 见能力强 计划性 人际关系.,运气 环境 天
12、 赋 漂亮 背 景,态 度,技 巧,其 他,80%,13%,7%,分析,关 于态度 既然决定成功的要素有80%都来源于态度，似乎我们已经可以得出一个结论：成功是因为态度。然而，你也许会认为这一结论似乎有些牵强，因为还有20%非态度因素，或许它们才是起决定性作用的关键要素。 关于技巧 研究分析所有的“技巧”因素，都会得出同样的结论，态度与技巧其实是因果关系。所有今天的技巧都根源于昨天的练习技巧的态度。换句话说，今天的技巧有问题，是因为昨天的态度不够好，而明天的技巧吉果不好，那一定是因为今天的态度出了问题。 关于客观因素 客观因素肯定是成功的重要要素之一，但是，真正决定今天的“客观因素”强何在个人
13、身上起作用的，一定不是“客观”的本身，而他昨天练就的把握“客观因素”的能力、技巧，是前天他对待“客观因素”的态度。即使是“客观因素”，成功者的字典里同样属于态度。,失败也是因为态度,一般的人，如果你问他为什么没有成功或为什么失败的时候，他会毫不犹豫的说：当然是因为没有机会，学历太低、年纪太大，或太年轻等等。这种人往往把失败的原因归究于他人与环境，为失败找借口，而不是改变自己的态度，去为成功找方法。其实，你有什么样的态度，就有什么样的世界。你有什么样的态度，就决定你有什么样的人生。成功是因为态度，失败也是因为态度。,态度,其他,技巧,心 态 树,态度的划分有两种：积极的心态和消极的心态。任何事情
14、都可以从不同的角度去看它，关键看你是积极的，还是消极的。种下“积极心态”，收获34种积极的硕果；种下“消极心态”，滋生34种消极的苦果。,34 种 积 极 硕 果热情 拼搏 虚心 宽容心 勇气 真诚 信心 幽默 成就感 坚强 信任 老板心 决心 贡献 自律 理解 豁达 沉着 创新 企图心 乐观 荣誉感 务实 无私 开朗 合群 责任感 爱心 激励 恒心 平常心 果断 雄心 进取心,34 种 消 极 苦 果急燥 抱怨 贪小 推委 怯懦 被动 虚荣 索取 狭隘 忌妒 自悲 气馁 懒惰 拖沓 虚伪 怕苦 冷漠 忧虑 无聊 自大 愤恨 易怒 放纵 自私 找借口 混日子 绝望 犹豫 宿命 空谈 自满 脆弱
15、 侥幸 自闭,塑造良好心态的四个要诀第一、选好你的工作目标，即弄清楚自己到底需要达成什么样的结果。秘书是向目标发展的良好阶梯. 第二、选择好能帮助目标达成的信念。 第三、选择好你的意焦。即凡事积极思考，将注意的焦点完全集中在你要的结果上，千万别放在你不想要的地方。 第四、模仿身边成功者的态度。你看什么书，跟什么人在一起，决定若干年后你成为什么样的人，与成功都交朋友，系统模仿成功者的态度、信念、习惯、策略，就是快速成功的最佳策略。,二、成为“边学、边做、边成就”的秘书与助理,边学：实实在在做人 边做：踏踏实实做事 边成就：让上司满意你，让周围接受你 学与悟：“勤学、苦练、成就未来”的秘书 企业形
16、象大使：塑造由内而外的职业形象,秘书与助理的素质内容,1、专业的知识与技能 2、工作经验 3、人际关系的技巧 4、资质 5、健康,三、 高效率的文件管理,高效名片管理大大提升上司的业务能力 如何运用信息科技拉近客户距离 客户关系管理 高效助理与秘书必备之文书管理技巧 如何扮演上司的超级特助 如何成为全方位信息整合工作者,1、一目了然-简约文档管理,按性质内容分类按名字分类以顺序排列以颜色分类以编号分档以地理位置分文件,2、档案管理的原则,正确：分类与存放要正确，忌紊乱； 简明：简单明了，放置位置与使用方法，让公司里的有关人员清楚明了，使上司或其它同事也随时可取用参考。 经济：档案管理员、档案占
17、用位置、保存年限的考虑等 富有弹性：分类可视公司的规模而定,3、档案的重要性,处理业务的参考 作为法令的依据 可作为了解公司的历史 可作为研究时的参考,4、档案管理应注意的细节,待处理事项之文件在未归档前应如何整理？ 待办事项文件 今天 未来 特定日子 不特定日子,5、传统所谓档案之外一些特殊的档案,待归档（紧急与不紧急） 待读档 工作流程文件 参考档：依据/工作内容/兴趣 名片档 剪报档,6、档案的延伸,如何追踪被调阅的文件 如何管理储存在计算机内的档案,7、文档流程与运作实操,一家大型企业的收发文件管理流程 共同学习、分析 结合自己的工作现状，谈如何借鉴,发文处理程序,交拟,签发,拟文,撰
18、拟,审核,缮校,用印,印发,立卷归档,文件处理程序（收文）,签收,催办,登记,拟办与批办,承办,注办,立卷归档,四、如何为上司和自己管理时间,1、如何提高效率 例行性工作与执行性工作处理程序 拆阅信件的程序 向上司报告的方法 交件呈送上司的方法 如何善用他人的时间 一心二用 PERT（工作进度评估术） 提高工作效率的办公室文具,2、一些建议,每日列出“应做事项”及排列优先级 每星期做全周工作计划 设定预计工作完成时间 在工作空档，计划全日尚未过完时间（弹性） 如发现自己在拖延，问自己逃避何事，将大计划分数个小工作，个个击破 减少无生产力的活动，如闲聊等 保持座位整齐、有秩序 每件物品及文件均有
19、定位，可立即找到使用 学习拒绝的技巧 保持每日最有生产力的时间作创意性的工作 询问专家意见以减少时间的消耗 学习说“不” 一日之计在于晨,3、时间浪费到哪里去了？,突然来访的客人 没有目标或临时召开的会议 杂乱无章 过分投入 办公室的琐碎事务 不合作的人（包括自己） 拖拖拉拉 看太多电视 赖床（而你该起床时） 完美主义 担忧、唠叨、犹豫不决、不必要的愧疚感、瞎忙、广告邮件 胡思乱想、为没作的事懊恼、抗拒改变、计算机游戏 看不必要的刊物或杂志、回避难题、事必躬亲而不委托别人 不必要的电话,4、面对改变,分析自己如何花费时间时，不妨自问： 我的生活均衡 我是否让不必要的干扰占据我大量的时间呢 我必
20、须接的电话有几个？必须打的电话有几个？ 我可以不去参加哪些活动，为自己省时间 我是否将事情分派给别人做？如或不然，我该怎么作才能节省时间？ 我是不是看太多报章杂志 我是不是依照事情的重要性去做事，还是我常听任自己分心，不去做真正重要的事 我可以如何改变，好为自己每天都节省更多的时间,5、订定目标,目标应与你的抱负、梦想及个人的人生任务相关 可以实现的目标包括下列三要素 这目标必须切合实际 这目标必须可以达成 你必须愿意做必要的牺牲 写下目标 如何实现目标 目标与你亲近的人一致 下定决心 每个目标都有期限 各个击破,注意路障（犹豫不决、拖延怠惰） 将目标放在第一位 要有热忱 与别人分享你的目标
21、近程与远程目标兼备 坚决，肯定 想象成功的画面 要有充裕的时间去达成目标 要物以类聚,6、你如何处理下列文件,顾客寄来的一封欲订购产品的信件 下周三公司经理会议通知 一本公司订阅的杂志，内有两篇文章，你想详细阅读，但目前没空读 购买文具后所取得之发票 某研究机构寄来有关人事方面之意问卷表 上司交下一份下月份开会之资料 一封要立即回复的信，但你有更急的事要先办 收到新书出版广告，你想订购几本，但目前尚无法决定 一张结婚喜帖（下周六宴客） 外贸协会寄来之调查表，你必须从其它几个部门获取足够数据，才能填写。,7、基本思考过程,任何事情,必需做吗,需亲自做吗,应立刻动手吗,如何做,马上做,时间管理的四
22、限图,紧急的事情本企业管理者的 停电，停水，部门失控亲友去世 行业大检查，重要的接待任务明天要拿出一个大稿子，投诉产品出了问题，企业严重矛盾 不重要的事情 重要的事情员工的思想工作，专题会，锻炼身体朋友找聊天，逛街， 培训，人才储备，人力资源朋友办公司找你咨询 各种规章制度的建立家庭，爱人，孩子的安排关系 不紧急的事情,时间管理小结,严拒部署的反授权。 巴列特定律（80/20原理），把二成最重要的事情做好，收到八成之效果。 每天均有“请误打扰”的时间段。 不要拖迟和适当拖迟。 每次只做一件事 清理办公桌，知道在哪儿找的到你的东西 学会授权。 不要求十全十美。 确立每日工作目标与计划。,五、会议
23、管理技巧,每一位秘书都应该成为安排会议与活动的专家 了解会议/活动的宗旨与目的： 设计流程（控制人、事、时、地、物） 执行与协调 检讨与跟催,会议对从事管理工作的中层干部是必须的。分析管理工作的时间分配，不难发现管理人员要花1/2以上的时间来参加各种会议。其中，80%是定期会议，20%是临时会议。一般部门主管每周花在开正式会议的时间是5-6小时。几乎没有人承认喜欢开会，但每个人又不断地在开会，这就是不可解决的矛盾。,1、为什么要开会？,会议：是指3个或3个以上的人（其中一人为主持人），为发挥特定功能而进行的一种面对面的多向沟通。 会议的作用： 提高群体判断素质；资料沟通；印象深刻；人 物观察；
24、灵感激发；构想预试；人情培养；声势运用；决策分配任务。 会议的目的： 会议本身不是目的，会后的行动才是最终目的。让公司成员彻底了解经营目的；使计划顺利进行；解决问题及障碍；获得新的启示；提高员工工作意愿及素质。,2、会议的概念、作用、目的和类型,3、会议的种类,以性质分 定期/不定期、例会、公司内部会议、会员会议 以功能分 解决问题/讨论会、教育训练、准备信息、收集信息、动脑会议、沟通会 以人数分 510人小型会议 50100人中型会议 100500人大型会议 500人以上超大型会议 以地域分 等等,(1)做好心理准备 准备充分的会议可防止失控和低效率、负效率。 管理者预先须考虑会议参加者彼此
25、间的反应及“羊群心理”（顺大流走）的影响。,4、如何准备会议,(2)会议准备重要的5W2H,WHY何故？会议的目标与目的，以1-2个目的为佳，可以克服困难 WHAT何内容？清楚表明各议题间的联系及所需时间 WHERE-何处？会议场地确定及布置。教室式、圆形、正（长）方形、U形会场。 WHEN-何时？时间充足，起止时间，尤其每次要记录迟到者名字。 WHO-何人？与会者及座位安排，注意分散同一部门的人及让性格内向者在明视范围内。 HOW TO DO-如何做？方法、工具、设备、步骤、困难 HOW MUCH/MANY-花费,1、充分运用会议主持者的权力 你的权力可帮助你指挥整个会议秩序。当众表示：会议
26、很重要；与会者不可或缺；时间花得值得；会议获得成果；用你的态度给会议定基调。 2、主持会议的能力与条件 有领导能力；公正；有理性；有责任感；能解决问题；交流能力；协调冲突；判断力； 3、陈述技巧： 见解明了；与听众保持视线接触；善用停顿；适当改变音量、语气；克服令听众分心的举止；善用幽默性话语。 4、发问技巧： 发问的目的在于启开话匣子，以利沟通。借发问达成以下目的：搜集资料；透视对话者的态度与动机；提供资料；鼓励意见的参与；确定自己对对话者的话语及感受的理解程度；鼓励对话者对某一问题进行思考；测定意见是否趋于一致；言归正传。,5、如何主持会议,开会的技巧,1、会议结束 重申会议目标；总结会议
27、成果；让与会者确认结论与分工；限定任务与时间；感谢合作与支持。 2、会议记录 对会议启示进行整理，作为备忘录，收入内部资料保存。 3、会议效果评估 是否达到目标；下一次如何提高效率；本次会议该如何做得更好？如果不开本次会议以其他方式能达到目标吗？ 4、管理会议 可用“会议检查表”来进行。 5、会议主持人会后的工作 评估刚结束的会议，作为今后改进之参考；责成有关人员整理会议记录；将会议结果报千上司；跟踪会议执行情况。,6、如何结束会议与会议管理,开会的技巧,会议的目标是否明确 会议领导是否得力 会议进行是否被干扰 主持人是否独占太多发言时间 某些议题是否在讨论后仍无结果 会议是否达到预期目的,7
28、、如何做会议效果的评估,会议组织情景实操训练,请学员做研讨 如何计划与组织年终工作总结会议计划书写的注意事项 会前、会中、会后的工作,8、会议组织工作要具备的实操内容,时间进度表/职责分配表 工作检索明细 会议名称（定期会议）议程 会议记录 会议记录的用途与意义 会前的确认 流程管理(组织工作细案),开会的技巧,1、问自己，有没有任何明确且重要的目标？需要开一个会来解决吗？ 2、检查你的会议具备哪些会议目的？如：分享经验，提供信息培训员工解决问题达成决议贯彻决议，检查执行情况 3、然后，问问自己，目标中哪一项最重要？,会议的组织,开会的技巧,主持会议 对于会议本身，你可以检查以下各项： 解释此
29、次会议的目标； 准时开会，不要纵容迟到者 控制讨论过程 作出会议决议 参加会议 确认你是否真的需要参加 确认你参加会议的目的 是否准时抵达会场 是否在会议上发挥了积极作用,参加会议的技巧,“不要只顾谈话和傾听，要说一些东西”，这是参与者的基本原则。 会前准备 1、回避那些必定失败或无效的会议； 2、有备赴会：谁召集；如何召集；主题的背景；你的立场；你的观点能否被接受；是否涉及既得利益；你的希望。 3、会前疏通以减少抗拒。 4、慎选座位。 参与技巧： 守时；尊重主席；不要固执己见；听取少数人或相反者的意见；不要讨厌质疑；尊重结论；不带进本位主义色彩；多讲事实；保持积极态度；留心听取意见；充分表达
30、个人意见；先讲结论。 答辩技巧： 听完问题再答；答辩时不要有遗漏（最好记录下别人的观点）；不回答不清楚的问题；就事论事；不贬低提问者；有礼貌、有分寸地绕开一些难回答的问题；以及与其狡辩，不如认错。,能扮黑白脸。许多会议和谈判的场合可能需要你适 当的出现，配合领导完成工作。所以你的沟通协调能力是相当重要的。,参加会议的技巧,钟秘书的委屈,恒威集团办公室宋主任进入公司时间长，经验丰富，但文化水平一般，没有经过正规的秘书专业培训。宋主任接受领导的指示，吩咐钟秘书就本集团与恒昌公司人事纠纷一事的处理向上级写一份“请示报告”。钟秘书刚从学校毕业，他清楚地知道“请示”和“报告”是两种不同的文种。根据领导交
31、代的内容，他判定应选择用“请示”，文稿写好后，交给了宋主任。主任一看标题，随手就在“请示”的后面加上“报告”两字。钟秘书刚进公司，主任又是他的顶头上司，便没有加以解释。几天以后，钟秘书向宋主任推荐了一篇文章：请示和报告不能混淆。主任草草看了一遍，不以为然地说：“一家之言，不足为据。公文处理办法中把报告、请示列为一类，我们现在既是“反映情况，又是请示批准”，为什么不能用“请示报告”？而且别人、上级也常常在用呢！” 钟秘书深感委屈，心里暗想，明明学校里教的是：请示和报告是两种文种，规定“报告”中不得夹带请示事项。他觉得要把课堂上学的真正用于实践中去真不容易。,案例,钟秘书的想法对不对？ 钟秘书应该
32、怎样做才能说服宋主任？ 假如你是恒威集团上级的秘书，你对送上的“请示报告”应该怎样做？,思考题,六、企业常用文书范例讲解,通知 报告 请示 总结 计划 规章制度,1、通知,通知的概念 企业通知适用范围较广，一般为上级向下级发布指示、要求、规章制度，或批转下级文件，转发主管上级机关（如旅游局）和不相隶属机关的公文；传达要求下属公司或部门办理和需要周知或者共同执行的事项；任免或聘用管理人员。通知大多属下行公文。部门内部行文也可用通知。,通知的不同的写作方法,（一）印发、批转、转发性通知的写法。标题由发文机构、被印发、批转、转发的公文标题和文种组成，也可省去发文机构名称。正文须把握三点：对印发、批转
33、、转发的文件提出意见，表明态度，如“同意”、“原则同意”、“要认真贯彻执行”、“望遵照执行”、“参照执行”等；写明所印发、批转、转发文件的目的和意义；提出希望和要求。最后写明发文日期。 （二）批示性通知的写法。标题由发文机构、事由和文种组成，也可省去发文机构名称。正文由缘由、内容包括要求等部分组成。缘由要简洁明了，说理充分。内容要具体明确、条理清楚、详略得当，充分体现指示性通知的政策性、权威性、原则性。要求要切实可行，便于受文单位具体操作。,（三）知照性通知的写法。这种通知使用广泛，体式多样，主要是根据通知的内容，交代清楚知照事项。 （四）事务性通知的写法（企业常用）。通常由发文缘由、具体任务
34、、执行要求等组成。会议通知也属事务性通知的一种，但写法又与一般事务性通知有所不同。会议通知的内容一般应写明召开会议的原因、目的、名称，通知对象，会议的时间、地点，需准备的材料等 （五）任免、聘用通知的写法。一般只写决定任免、聘用的机构、依据，以及任免、聘用人员的具体职务即可。也可具体注明该职务工作肉容。,通知案例分析,请学员现场写作通知（自选内容，5分钟） 点评与分析。,2 、报告,我们常常会向上司“报告” 很讨厌，有人会打“小报告” 为什么我们打的报告还没批呢？ 等等,回答问题,报告有无层级？ 报告有无时效？为什么？ 报告写作时应注意哪些方面？,报告的概念,报告适用于向上级机构汇报工作、反映
35、情况、提出意见或者建议，答复上级机构的询问。报告属上行文，一般产生于事后和事情过程中。 报告分综合性报告、专题性报告、回复报告三种。,报告的写作格式,（一）综合性报告的写法 标题 事由加文种，如2005年XX部门上半年工作情况的报告；报告单位、事由加文种，如长隆集团关于2005年度工作情况的报告。 正文 把握三点：（1）开头，概括说明全文主旨，开门见山，起名立意。将一定时间内各方面工作的总情况，如依据、目的，对整个工作的估计、评价等作概述，以点明主旨。（2）主体，内容要丰富充实。作为正文的核心，将工作的主要情况、主要做法，取得的经验、效果等，分段加以表述，要以数据和材料说话，内容力求既翔实又概
36、括。（3）结尾，要具体切实。写工作上存在的问题，提出下步工作具体意见。最后可写“请审阅”或“特此报告”等语作结。,（二）专题报告的写法,标题 由事由、文种组成，如关于近期营运创收的报告。有的报告标题也可标明发文机构。标题要明显反映报告专题事由，突出其专一性。 正文 可采用“三段式”结构法。以反映情况为主的专题工作报告主要写情况、存在的问题、今后的打算和意见；以总结经验为主的专题工作报告主要写情况、经验，有的还可略写不足之处和改进措施；因工作失误向上级写的检查报告主要写错误的事实、产生错误的主客观原因、造成错误的责任、处理意见及改进措施等。结尾通常以“请审核”、“请审示”等语作结。,（三）回复报
37、告的写法,标题 与前两种报告大体相同 正文 根据上级机构或领导的查询、提问，有针对性作出报告，要突出专一性、时效性。,报告的写作要求,（一）写综合报告应注意抓住重点，突出主要矛盾和矛盾的主要方面。在此基础上列出若干观点，分层次阐述。说明观点的材料要详略得当，以观点统领材料。 （二）专题报告，要一事一报，体现其专一性，切忌在同一专题报告中反映几件各不相干的事项和问题。 （三）切忌将报告提出的建议或意见当作请示，要求上级指示或批准。,办文应做到“六注意”,做好办文工作，提高办文质量，应做到以下六个注意。 一、注意是否确需行文 二、注意是否符合办文的程序和手续 三、注意是否符合党和国家的有关方针、政策 四、注意措施是否切实可行 五、注意文字表达是否准确、简炼 文件的行文一定要平实，要注意语体。文字把关中，一是文字修改一定要尊重原文，可小改的就不大改，可改可不改的就不改。二是要达意。文件的政策性、操作性很强，因此文字把关的选择道德要考虑达意，然后再考虑修辞。后者要服从前者，不能以文害意。三是要尽可能保留文件原来的风格。 六、注意文件是否工整和完整 正式送领导同志审批的文件，字迹必须工整，格式必须正确，纸面也要力求清晰。对不合要求的文稿，要按规定抄写清楚后再送审。同时还要检查把关文件的附件是否齐全（如附表、附转文件等）。再就是同审核文件有关的附件是否具备,
