1、迎宾礼仪接待当得知有重要宾客来访，在确定接待方案后，秘书应及时和相关部门联系，明确来宾抵达的实际时间，并通过询问机场、码头、车站确认无误后，由秘书陪同有关人员提前到达等候。如果来宾是初次见面的，秘书应当事先准备好示意牌，上写“欢迎国公司先生一行”等醒目的文字，以便来宾及时发现。介绍接到来宾后，应热情问候客人，说：“欢迎你们，一路辛苦了”等问候的话，并主动帮助客人提拿行李。同时，相互介绍双方成员。秘书在介绍时，应先说：“请允许我介绍一下”，然后按地位高低，将本组织一方成员依次介绍给来宾。会议礼仪宴请活动礼仪宴请活动是机关单位、团体组织出于一定目的安排的宴饮聚会, 它是公务交往中常见的一种礼仪活动
2、。通过宴请活动, 达到讨论问题、酬谢祝贺、联络感情、增进友谊的目的。安排宴请活动, 需要认真筹划和精心准备, 要符合有关宴请的礼仪规范。宴请有哪些形式?因工作关系而举办的宴请活动种类很多, 从规格、时间、餐别、目的、形式上划分有不同的宴会。各类宴请形式不同, 规格不同, 组织要求也就不尽相同。宴会。正式宴会包括庆贺宴会、欢迎宴会、欢送宴会、答谢宴会、招待宴会等。机关单位组织的正餐宴会, 主宾双方致词、祝酒, 演奏或播放席间乐。对座次、餐具、菜肴、酒水的安排有一定的规矩。宴会中国宴为最高规格的正式宴会, 是国家元首、首脑为国家庆典或外国元首、首脑来访所举行的宴会。宴会大厅悬挂两国国旗, 安排乐队
3、演奏国歌和席间乐,席间由主宾双方致词和祝酒。酒会。这是不备正餐的宴请形式, 又称鸡尾酒会。以酒水为主, 备有简单食品、小菜, 不设坐席, 客人可以随意走动。酒会备置多种酒品、饮料 , 请柬注明起讫时间, 便于出席者在酒会时间自由入席和退席。便宴。是一种非正式宴请形式, 有时可称工作餐。宾主可以利用进餐时间, 边吃边谈。一般安排长桌, 方便交谈。通常是工作会谈期间以快餐分食形式进行 , 因为是工作进餐, 不请家眷。也可以安排自助餐的形式。茶会。是一种简便的招待形式, 西方通常在早、午茶时间( 上午 10 时、下午 4 时左右) 安排, 我国南方也有安排在早餐时间进行。茶会不上酒品, 以茶水或咖啡
4、为主, 可以备些点心、小吃。安排主宾和主人坐在一起, 其他出席者随意就坐。如何筹划宴请活动?要规范而细致地把宴请活动安排好, 需要认真策划和准备。主要有以下几个环节:确定宴请目的。宴请是公务活动所必需的, 目的勉强或巧立名目都是必须避免的。宴请的缘由总是因具体事件而来, 如欢迎、欢送、答谢、庆贺、招待、交流等。一般以特定时刻、特定事件为由举办。宴请目的决定宴会的规格、形式。确定规格形式。宴请规格与宴请的性质、目的、主宾身份有关, 同时考虑经费开支。采用正式宴会还是非正式宴请, 是用中餐宴请还是西餐宴请 , 是用酒会还是茶会, 要根据宴请缘由、被邀请主宾的职务身份、宴请对象的风俗习惯确定。规格决
5、定形式。国宴、正式宴会规格高, 工作餐之类的便宴规格自然低些。确定时间地点。宴请的时间, 要考虑主宾双方合适和方便, 有些要选择有特定意义的时间, 如中秋节、春节等传统重大节日。同时要考虑宴会的性质和形式, 正式宴会多在晚上进行, 便宴则可以安排在其他时间。此外, 宴请外宾和有特殊风俗习惯的宾客,还要顾及禁忌的日子和方式。地点选择要适当, 要考虑宴请规格、餐饮特色、环境情调及服务水准等因素。正式宴请不要安排在客人下榻的酒店。确定对象范围。邀请对象范围, 就是邀请什么人, 多少人参加的问题。既不能遗漏, 又不能凑数。要根据宴会规格、性质、主宾身份、习惯做法确定。邀请对象中有对立方、持不同政见等人
6、士, 要慎重考虑。邀请对象范围一经确定, 随后发出正式邀请。请柬应当提前发出, 不能口头或临时通知。定好宴会菜单。定菜单要做到“ 突出特色, 客随主便” 。要根据宴请的规格及宴请地的特色, 同时兼顾主宾的年龄、性别、健康、民族禁忌、饮食习惯及口味。菜色道数、分量要适当。要符合国家有关规定,不要铺张浪费。有特殊需要的, 可以单独上菜。正式宴请要印制菜单, 一桌一份或人手一份。做好席位安排。正式宴请都要排定席次。有些也可以只排主桌和外宾席次, 其余只排桌次或者自由入座。按照国际惯例, 桌次高低以离主桌或主人位置远近而定, 右高左低。习惯上, 男女掺插安排, 以女主人为准, 主宾在其右上方, 主宾夫
7、人在男主人右上方。事先要通知出席者, 每桌要放置桌次牌、座次牌或名牌。做好现场布置及服务。正式宴请活动现场要适当布置, 现场包括宴会大厅和休息厅, 现场布置要严肃、庄重、大方, 适当点缀鲜花, 有些宴会要悬挂会标。准备话筒等音响设备, 一般在主桌背后设一立式话筒。要有专门的工作人员负责宴会的各项准备及服务工作, 安排好迎宾人员、接待人员和引导人员。宴请要注意哪些礼仪?组织宴请和出席宴会要遵循有关规定和规范。主要有:严格控制宴请。控制宴请包括数量、规格和规模的控制。宴请必须是因工作需要而举办的, 尽量减少宴请; 切忌假公济私, 挥霍公款。宴请要控制规格,不要搞高规格宴请, 也不要任意在高档酒店大
8、摆筵席; 能够安排工作餐的, 就不安排宴会。要控制规模, 不要任意扩大范围, 拖男带女, 全家上阵。要慎重赴宴。公务活动中, 有些是可能影响公正执行公务的宴请。作为公务人员, 一定要慎重。按照有关规定, 这类宴请是不能接受的。特别是有直接上下级关系, 有审批、评审、考评、招标验收、办案、办理、报道等事务处理时, 不能接受吃请。遵守办宴礼节。举办宴会, 要遵守一般的礼仪规范。除了要按照宴会礼仪规范要求, 做好充分的准备外, 还要注意一些基本礼节。如邀请, 正式宴会要及早发出请柬, 时间紧急可以发礼仪电报。如迎宾,在宾客到达时热情迎接, 主动问候, 引导入座或进休息室交谈。又如祝酒, 举办宴会要准
9、备祝酒词, 祝酒词要简短明快, 充满激情。通常在宣布开始或第一道热菜上来后致祝词、祝酒。注意赴宴礼仪。参加宴会要讲究礼貌修养。应邀时要致谢, 并将能否出席给予明确答复, 不能出席要致歉。适时出席, 不能过早或迟到, 更不能提早退席。如需要和可能, 可以赠花束或花篮。要按引导入座, 随意入座的, 不要挑挑拣拣。宾主致词时要停止进食和交谈。进餐时, 要掌握用餐礼仪, 包括中餐、西餐和自助餐的用餐礼仪, 注意餐具的使用和用餐举止。席间交谈, 注意不失礼仪, 应当与同桌的所有人交谈。初次见面可以自我介绍, 找一些轻松、合适、大家关心和感兴趣的话题。交谈要保持热烈气氛, 但不能高谈阔论。退席要正式告辞和
10、致谢。会议礼仪会场预约根据需要，制定最完美的策划；根据会议的级别，选择会议举办地；根据会议的具体情况，确定是否将会议划分为几个分会场，选择分会场的地点，并提前预约。会场的布局，设备安装调试根据会议的具体情况，设计并安排会场的布局，细致周到地设计好所有的细节；根据需要，准备会议所需要的所有设备，并提前安放在指定位置；根据需要，提前为您调试好设备，并进行演练，确保会议的顺利进行。印刷材料的设计制作根据会议的具体需求，设计印刷品的样式、内容、选择图案；提前把印刷品送到会场或指定位置。 参会者的接送根据参加会议者的具体情况以及人数多少安排相应的车辆。 参会者的餐饮根据参会人员的喜好，预定各种形式的餐会：西餐、中餐、自助餐、宴会等等；根据参会人员的具体情况以及会场和下榻酒店的地点，选择不同的用餐地点。 参会者业余时间的安排根据参会人员的喜好，选择不同的休闲方式；设计专门的旅游线路。
