1、DOCUMENT FORMAT STANDARDS 文档格式标准 西文项目组文档作者： 西文顾问创建日期： April 15, 2002更新日期： 六月 30, 2009文档编码： 当前版本: 1.0审批签字:项目执行总监LOGO 拷贝编号 _Document Format Standards v. 1. Confidential ii文档控制变更记录4日期 作者 版本 变更参考2002-04-15 1.0 原始版本2002-8-28 1.1 对作者 审阅 分发人的姓名 职位的格式作了统一规定，要求为中文；引入 WMQ.015 规范了审批签字栏目。2005-4-7 1.2 对使用范围和流程图模
2、板使用做了修改审阅姓名 职位分发拷贝编号 姓名 位置 岗位备注:出于文档管理的目的，如果您收到了本文档的电子版本，请打印出来并在封面的相应位置写上您的名字。出于文档管理的目的，如果您收到了本文档的纸介质版本，请在封面写上您的名字。Document Format Standards v. 1. Confidential iii目录文档控制 ii变更记录 .ii审阅 .ii分发 .ii前言 .1目的1适用范围1相关文档1DOC 类文档格式 .2文档内容2模板格式参考2文档样式2页面设置3用词规范4模板使用指南5域与书签5替换区域5更新日期5Ref ID 6审批签字与拷贝编号6页眉 页脚.6分节7标
3、点符号7表格7目录7空白模板使用技巧7Form 类文档 8模板格式参考8文档样式8页面设置8模板使用手册9Ref ID 9替换区域9表格9页面布局9Manual 类文档 10工作流程图及其说明 .11下载模板11放置模板11使用模板11Document Format Standards v. 1. Confidential iv图例说明12Presentation 类文档 13未决与已结问题 .14未决问题14已结问题14Document Format Standards v. 1. Confidential Page 1前言目的本文旨在明确西文在项目管理和实施中的文档格式。适用范围本文适用于
4、西文项目组，其内容为： DOC 类文档格式 Form 类文档格式 Manual 类文档格式 工作流程图格式 Presentation 类文档格式相关文档1. CMQ.010: Document Management Procedures2. CM.ABR：Abbreviation Standards3. CMQ.015: 西文 DMS Users Guide4. CMQ.016: 西文 DMS ACL5. CM.WFL: Blank Workflow Chart Template6. CM.PPT: Blank Presentation Template7. CM.DOC: Blank Doc
5、ument Template8. WMQ.015: Contractual Deliverables ListDocument Format Standards v. 1. Confidential Page 2DOC 类文档格式DOC 类文档中文版格式界定。空白模板文档参见 CM.DOC。文档内容在项目第一阶段由 PCO-QA Team 提供的各类文档主要从文档格式方面给出规范和建议，模板文档中的具体内容仅供参考，不能作为项目实施中的指南和依据。我们计划在第一批，即在您的项目成果的基础上去不断完善相应文档内容，提供最终可指导后续项目（如第二批、第三批）的真正意义上的模板或知识库。模板格式参考
6、文档样式请遵从 英文原文的样式，样式清单如下：Document Format Standards v. 1. Confidential Page 3页面设置纸型：A4 幅面，分成横向和纵向两种页边距二者相同如后：Document Format Standards v. 1. Confidential Page 4用词规范标准用词 原英文用词 位置Doc ID+英文标题 Doc ID+英文标题中文标题（可选）文档作者 Author创建日期 Creation Date更新日期 Last Updated文档编码 Document Ref当前版本 VersionLOGO（根据具体项目确定）封面（第一页
7、）文档控制 Document Control变更记录 Change Record日期 Date作者 Author版本 Version变更说明 Change Reference原始文档 No Previous Document审阅 Reviewers文档控制（第二页）姓名 Name职位 Position分发 Distribution拷贝编号 Copy No.姓名 Name位置 岗位 Location备注 Note To Holders出于文档管理的目的，如果您收到了本文档的电子版本，请打印出来并在封面的相应位置写上您的名字。If you receive an electronic copy of
8、 this document and print it out, please write your name on the equivalent of the cover page, for document control purposes.出于文档管理的目的，如果您收到了本文档的纸介质版本，请在封面写上您的名字。If you receive a hard copy of this document, please write your name on the front cover, for document control purposes.目录 Content 目录（第三页）前言 P
9、reface目的 Objective范围 Scope读者 Readers正文（第四页或第五页）未决与已结问题 Open and Closed Issues for this Deliverable未决问题 Open Issues正文（最后一页或倒数第二页，关Document Format Standards v. 1. Confidential Page 5标准用词 原英文用词 位置已结问题 Closed Issues于本报告中所涉及的未结与已经结束的问题类似内容）模板使用指南域与书签书签名称 对应内容 原始位置 引用位置DocTitle 英文标题 封面 页眉 左侧DocRefNumber 文
10、档编码 封面 页眉 右侧DocVersion 当前版本 封面 页脚 左侧LastDate 更新日期 封面 页脚 左侧CreateDate 创建日期 封面 无Page 页码 域 页脚 右侧NumPage 页数 域 无Sec1 第一节页码 文档控制栏 无TOC. 章节标题 正文各章节 页脚 右侧为了突出显示，修改文档时请：工具（T）- 选项（O ）-视图-选中书签域代码域显示隐藏文字，这样可以确保不删除、不改动原文内置的域和书签，黄色显示的隐含文字对您的编辑有指导作用替换区域模板文档中的蓝色增亮区域，是替换区域，要求文档作者更具实际情况进行替换，而且替换后需要统一将起变成黑色字体。更新日期1. 不
11、建议用户自行修改2. 该域的刷新必须在最后您确认该稿可以正式发布时，才可以刷新Document Format Standards v. 1. Confidential Page 6Ref IDxxx-AA.bbb- zz-9999其中1. xxx：作者所属项目办公室，如 FJO（福建项目办公室）、BJO （北京项目办公室）等2. AA.bbb：为 Doc ID，如 BP.040、BP.080等3. zz：本文的主题模块，如 GL（总账）、INV（库存）等4. 9999：序列号，如 0001、0002 等，不是版本号，而是当文档无法用前述 3 个字段唯一标识时的补充办法。备注：1. 针对具体文档
12、的文档编码，大家可以参见批注，其位于文档编码 封面。您需选择视图-批注即可2. 上述编码段不是必选项，但如果有一定要填，其根本目的在于文档的唯一识别3. 在输入文档管理系统时一定要手工填写 Ref ID，填写的方法与此处相同。审批签字与拷贝编号审批签字、拷贝编号与文档是否受控文档、纸质拷贝是否受控有关。1. 不受控文档，请将封面中的审批签字和拷贝编号删去，同时分发栏置空；2. 受控文档且纸质拷贝受控时，需与文档控制中分发栏的内容相匹配；对于纸质拷贝不受控的文档请将拷贝编号上删去。注：审批签字是否需要以及由谁来进行审批签字请参见WMQ.015 Contractual Deliverables L
13、ist。页眉 页脚内容与格式位置 内容 引用书签名 Format左侧 Doc ID+英文标题 DocTitle页眉 右侧 文档编码 DocRefNumber左侧 当前版本 DocVersion,居中 西文 Confidential 常数，非书签页脚右侧 Page Page字体为宋体和Book Antiqua；字体大小为 8 磅；段落对齐方式为左对齐、右对齐和居中注意事项：1. 封面的页码设置请选用首页格式，方法为插入-页码- 格式Document Format Standards v. 1. Confidential Page 72. 正文的第一页的页码设置时，需选择显示域代码，同时选中Pag
14、e，重复上一步骤，选中格式，设置页码从第 1 页开始计数3. 页眉页脚的对其方式建议选用标尺的方式对齐，通常您不需修改，模板文档已经做好了相应设置分节由于文档中经常会插入 引入用 visio 制作的流程图，而为了保证流程图的清晰程度，需要将页面设置为横向，这要求需要将页面进行分节处理。请注意以下事项：1. 插入分节符，请选择连续模式2. 插入分节符后，请注意对该节的页面按前述要求做重新设置3. 插入分节符后，请检查页眉 页脚的对齐方式是否符合要求，如果不符合请将其设置为不同于前一节，并对其进行格式设置。结束后，同样要检查后续章节是否受影响标点符号在中英文混合或纯中文段落内请使用中文格式的标点符
15、号；全英文段落请使用英文标点符号。表格表格内的字体格式请遵循模板文档的样式：1. Table Text和Table Heading，请不要轻易自行设置格式2. 表格的总体宽度调整建议使用：表格-自动调整- 根据窗口调整，然后再手工微调目录通常目录为最后保存文档之前，F9 自动刷新目录内容，不可也不必手工修改。空白模板使用技巧如果您的文档是从无到有，您可以直接以 CM.DOC-Template 为基础区新建、编辑和保存；如果您的文档已经有了内容，只是格式可能不符合要求和规范。这时，您可以将您的内容通过剪贴板拷贝至 CM.DOC-Template，然后在此基础上去编辑、调整格式。您可以省去大量的调
16、整格式的时间。Document Format Standards v. 1. Confidential Page 8Form 类文档模板格式参考文档样式请遵从 英文原文的样式，样式清单如下：页面设置Document Format Standards v. 1. Confidential Page 9模板使用手册Ref ID一般类文档，其形式一般为xxx-AAA- 9999 或 xxx-AAA- yymmdd 或 xxx-AAA- yymm 或 xxx-AAA- yymmW9xxx：为项目办公室简称，如 FJO（福建项目办公室）AAA：为该 FORM 的简码，如 PWS（项目进度周报告）等999
17、9：本项序列号，此字段也可选yymmdd：创建报告 表单的日期，年、月、日yymm：创建报告 表单的月份，年、月yymmW9：创建报告 表单的周，如 0203W1，2002 年 3 月第 1 周具体请参见模板文档的最后的注释替换区域模板文档中的蓝色增亮区域，是替换区域，要求文档作者根据实际情况进行替换，而且替换后需要统一将其变成黑色字体。表格表格内字体格式请遵循模板文档的样式：1. Table Text和Table Heading，请不要轻易自行设置格式2. 表格的总体宽度调整建议使用：表格-自动调整- 根据窗口调整，然后再手工微调页面布局页面布局可以通过增加空白行将页面布满为宜，通常要求文档
18、编码的注释位于文档的最后区域。Document Format Standards v. 1. Confidential Page 10Manual 类文档参见 DOC 类文档格式，但不需要末页的“未决与已结问题”章节。Document Format Standards v. 1. Confidential Page 11工作流程图及其说明项目文档中的流程图需要使用 MS VISIO 工具来绘制，格式可通过使用模板文档 CM.WFL 来保证，绘制完毕后粘贴在文档合适位置中。该模板文档由四部分组成：Visios Template、Visios stencil、流程图文字说明和图例说明。要求：1.
19、流程图使用模板提供的图例样式绘制；2. 流程图的文字说明请用标准的表格；3. 图例说明必须作为附件放在有流程图的文档的后面，便于读者的查阅和理解。下载模板从文档管理系统中下载工作流程模板文件，工作流模板文件的文档编号为CM.WFL-Template。放置模板将模板文件中的“西文工作流程图模版.VSD ” 和“西文工作流程图模板 .VST”文件拷贝至 Visio 程序所在目录下的 SolutionsFlowchart 目录中。使用模板新建流程图时，选择使用 Flowchart 分类中的西文工作流程图模板。使用模板中提供的图例进行流程图绘制。一般情况下各个图例的比例尺寸不做调整，图例中的文字尽量简
20、练，具体内容可在流程说明中详述。修改流程图时，如当前模版中未显示“西文工作流模版”，则使用图示方法打开模版，使用图例。Document Format Standards v. 1. Confidential Page 12图例说明以下文字及图例说明必须放置在有流程的文档附录中。本文流程图中图例说明：图例 说明 图例 说明START 开始 判 断 判断XX子 流 程 子流程*部 门*岗 位 岗位名称动态流程连接注 释 的 宽 度 可 调 ， 高 度随 文 字 的 多 少 变 化 ， 不能 调 节 注释框 否No 连接线 内 部 单 据 内部单据是Yes 连接线 外 部 单 据 外部单据手 工 处 理手工处理 x 连接代码系 统 处 理计算机系统处理 结束返 回 返回Document Format Standards v. 1. Confidential Page 13Presentation 类文档使用模板 CM.PPT，在该模板基础上撰写演示文档。Document Format Standards v. 1. Confidential Page 14未决与已结问题未决问题序号 问题 解决方案 负责人 目标日期 实际日期1 Manual 类文档模板未定 2 Presentation 类文档模板未定已结问题序号 问题 解决方案 负责人 目标日期 实际日期
