1、,二一三年一月,公文写作,公文写作,公文写作,(一)公文的内涵和分类定义:公文,顾名思义,是公务文书的简称。一般是指行政机关、社会团体和企事业单位在处理各种公务时使用的书面文字工具。2012年4月16日中央办公厅、国务院办公厅联合发布了党政机关公文处理工作条例,原条例和办法予以废止。公文是党政机关在实施领导、履行职能、处理公务过程中形成的具有特定效力和规范体式的文书,是依法行政和进行公务活动的重要工具。这一定义划清了公文与非公文的原则界线。内涵:公文是一种应用文体。尽管历史上对公文内涵的解释多种多样,但归根到底,公文是公务活动的产物和工具,是记录、传递信息的载体,是行使职权、处理日常事务时的常
2、用文体,是“党和政府”所作之文,是“公事”所用之文,是应用文中最重要且用途最广的一种文体。分类:狭义:党政机关公文处理工作条例规定的15种公文:决议、决定、命令(令)、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要。广义:除上述15种公文外,还泛指机关常用应用文,即“事务文书”或“准公文”,公文写作,事务文书或准公文:大的方面:工作总结、工作计划(包括纲要、规划、工作要点、安排、方案、打算、预案、设想等)、工作研究、调查报告、纪实报告、大事记、述职报告、典型材料、简报、专用书信(如介绍信、证明信、邀请信、保证书、倡议书、感谢信、祝贺信、表扬信、慰问信、建议书等)、讲话稿、
3、开幕词、闭幕词、建议与说明、规章制度(如章程、细则、制度、守则、公约、条例、规定、办法等)。小的方面:条据、便函等。记忆口诀:两决两公三通,有意见要报告,有请示得批复,开会纪要沟通函,政府用令和议案。,公文写作,公文写作与新闻写作的区别 相同点:均属应用文写作范畴不同点:公文与新闻报道的服务对象、性质、种类和作用不同,主要体现在特定行政效力和规范格式等方面有差异。新闻报道在过去有消息、通讯、特写、札记、巡礼、纪实、报告文学等,现在随着新媒体的出现,又有采访手记、相关链接、观点对话等形式。在服务对象方面,新闻比较自由,以社会大众为对象,体现的是信息服务功能,没有人强迫你看,看多少或者不看。公文源
4、于工作,反映工作,服务工作。在行政效力方面,新闻不能板起面孔,要你一、二、三做什么或者不做什么,必须适应读者必理需求,在内容和形式上让读者接受、喜欢。公文不与市场发生联系;新闻则与市场有联系有交易。,(二)公文写作常见问题,根据审核公文实践经验,拟稿人在起草公文时通常存在以下问题:(一)文种混淆。(二)表意不清。即写公文的目的和意图表达不清,让人不知道你写这篇公文是为了解决什么问题。(三)内容重复或缺失。主要是指该写的内容没写,不该写的写了,应重点说明的未说明,可简化的反而重复啰嗦。大家都知道的事写得很多,自以为别人不知道;大家不知道的事写得很少,自以为别人知道。(四)逻辑混乱。主要表现在层次
5、不清,次序颠倒,写到下句不管上句,写到后面不管前面,许多事情或问题随便放在一起,无中心无层次,逐段读时还可以,读完一片模糊。(五)观点提炼不到位。要么是根本没有提炼,要么是观点与观点之间有包容性、逻辑上的矛盾,要么是观点与观点之间的句子长七八短。(六)语言不够规范。表现为词语搭配不当,生造词头,乱用术语,疙里疙瘩,词不达意。根据不足,就下断语,想咋说咋说,信不信由你;强调一点,不加限制,无限上纲;反驳别人,没有分寸,易走极端。摹仿翻译文字造长句子,想一口气把所有事情说完。标点一逗到底,个人语言风格明显。,(三)公文写作格式要求,公文写作最基本的要求就是写明目的,写清内容,结构合理,逻辑严密,语
6、言规范。要力争做到:正确使用文种,清晰表达意图,合理安排内容,规范运用语言。三个总的要求:一是要吸引人看;二是要让人看得懂;三是能够说服人、打动人。(一)要规范使用双方称谓和人称。(二)要站在公文所代表的主体地位说话。(三)不夸大或缩小公文内容及其可能造成的影响。(四)不说有损于本单位形象的话。(五)对语言表述可能引起对方的反应和产生的后果要有充分估量。(六)不生造词语和句子,不滥用时髦词、流行语、网络新词、生僻词和文言词。,公文写作,1标题、正文与附件。标题: 公文标题要做到排列对称美观,并且在回行时要做到词意完整,不能把完整的词拆开。标题排列可以是“金字塔式”,也可以是“倒金字塔式”。 大
7、多数公文标题用“关于”开头,其原因有二:一是防止标题中的公文制发机关与执行事项形成主谓关系,误为执行主体,引起歧义。二是文件涉及的内容复杂,很难用一个简短的标题把复杂的内容概括出来,只能选择其中一方面的内容作为标题,在其前面加上“关于”,这样可以解决标题不能全面概括文件内容的问题。但在“转发”、“批转”、“印发”类文件中可以省略“关于”,因为其主语明确。正文: 文字表述准确,人名、地名、数字、引文准确,结构层次序数规范,使用法定计量单位,使用规范化的简称,正确使用阿拉伯数字,数字、年份不能回行。附件: 如有两个以上附件,应当标明顺序和名称;附件序号和名称前后标识应一致;附件名称后不加标点符号。
8、,公文写作,2公文写作的一般规则 案例 12月底,某局局长召开各部门负责人会议,回顾一年来的工作,为此责成在办公室工作一年多的女大学生林某着手起草准备上报的年度工作总结。小林文笔不错,但是没有写过公文。她把这个任务当作展示才华的好机会。她认为,工作报告不仅要有说服力,还要用生动的语言吸引人。于是,她利用休息日闭门谢客,埋头构思,拟定了写作大纲。在举例说明人和事的时候,她对某位领导的形象着力描写:“他身体魁伟,前额宽大,双鬓微霜,目光深沉,那炯炯有神的双眼,传递着泰山压顶腰不弯的坚毅品格和一身正气。穿着那件好长时间没有洗过的褪色的工作服,他一天到晚地奔走在建设工地上”。为了突出领导形象,她虚构了
9、领导不徇私情的事迹,进行了动作描写和心理刻画,还把领导狠抓工程管理而节约的100多万元资金改成了1000多万元。她认为领导的形象一定会感动不少人的。,公文写作,几天后,小林志得意满地交稿了。在负责人会议上,局长顺便让大家传阅了这篇报告稿。看过报告的人不是摇头,就是撇嘴,有的没看完就放下了。局长对正在做会议记录的小林说:“看得出,这几天你没怎么休息,下了很大的功夫,文笔也不错,可是有的地方像是在写小说呀。起草公文不同于文学创作,既不要虚构,也不能夸张,要写实际情况!你再听听大家的意见,好好改改”。听了局长的评价和大家的意见后,小林获益匪浅。她前后改了好几稿,删掉了那些描写的内容和虚构的“作料”,
10、把过多的细节进行了提炼和概括。后经一位有经验的秘书把关,报告才由局长签发上报。 形象一点讲,公文的格式是“骨架”,公文的语言是“皮肤”,公文的内容是“灵魂”。一篇高质量的公文应该是格式、语言和内容的完美结合。,公文写作,3公文的”骨架”-结构安排 公文结构是指对公文的谋篇布局,也就是对公文主题和材料所作的合理有序的组织和安排。它是建设公文殿堂不可缺少的骨架和施工图。骨架不合理,公文殿堂就站立不住。为此,公文起草者要具备为公文殿堂设计“施工图”的本领。 公文结构主要包括开头、结尾、层次、段落、过渡、照应。安排结构,就是将公文结构的各要素进行合理的组织,使其成为和谐统一的整体。 A、开头开头有时也
11、称为“导语”或“引言”,是阅读公文的起点。写公文要开宗明义,不兜圈子。起笔就要说明针对什么情况,为了什么目的,要干什么。以下一些开头方法可以借鉴:(1)摆出行文根据。多用“根据”、“遵照”等短语开头。根据的内容可以是公文或事实。以公文为根据时,要引出该公文标题,外加书名号,后面应用括号注明发文字号(但在文中再次引用该公文时,可直接引用其发文字号即可,不必再引用该公文标题)。这多用于阐述政策、部署工作的文件。,公文写作,(2)说明行文目的。常用“为了”、“为进一步”等介词短语开头,多用于告知类、规范类文种。(3)概述行文背景。即概括行文所针对事实的现状,或交代工作进程。多用于报告等。(4)引叙来
12、文线索。即引出来文的日期、标题、文号等线索,有针对性地行文回复。这多用于批复、复函、答复性报告等。(5)交代结论。即先摆出结论性的意见或中心思想,再道出原委。多见于调查报告等。(6)提出问题。即以提出问题的方式开头,然后引起下文,并在行文中回答提问。这种开头,多见于调查报告等。不论怎样开头,都必须紧扣公文主题,力戒套话空话和“下笔千言,离题万里”等不良文风。,公文写作,B、结尾结尾是公文内容发展的必然结果。结尾好可以起到画龙点睛、深化主题的作用。公文结尾的主要方式有:(1)号召式结尾,即使用鼓动性的语言,号召受文者为实现既定目标而努力进取。最常见的是通报文种。(2)总结式结尾。即对全文的主要内
13、容和基本思想进行概括归纳,使受文者深刻把握行文意图。如报告文种。(3)强调式结尾。即对公文的中心思想或主要内容给予强调说明,引起受文者的重视,以便贯彻执行。如通知类文种。(4)说明式结尾。即说明一些与文件内容有关的注意事项,如公文生效时间、检查落实方法等,以提请受文者注意。如通知类文种。(5)请求式结尾。即表达请求的愿望,如“以上请示如无不当,请批准”、“特提请审议”等。如请示类文种。公文结尾要做到“意尽言止”,有话则说,无话则止,不追求“回味无穷”、“话外有音”的效果,切忌画蛇添足。,公文写作,C、层次层次是文稿逻辑思维顺序的反映。通常讲的先写什么,后写什么,指的就是公文层次。这是由事物发展
14、过程的阶段性和人们对客观事物认识的渐进性决定的。安排好公文层次,有助于受文者准确的接受公务信息和更好地贯彻执行公文。公文层次的安排有以下几种方式:(1)并列式。即公文各个层次之间互不所属,不存在交叉或包容关系,各层次的体例要大体一致。(2)递进式。即按照逐层深入的方式展开公文内容,确保各层次之间具有严密的逻辑关系。“提出问题分析问题解决问题”的逻辑结构,就属于递进式的层次安排方式。(3)因果式。即以事物形成和发展的原因、结果为线索安排层次的方法。可以先因后果,也可以先果后因。(4)总分式。即在公文的开头先作总的概括,然后分别叙述,分别叙述的层次之间是并列关系;或先提出总的观点、主张,再具体展开
15、论述。在总分关系中,总述统领分述,分述是对总述的演绎和阐释。总分式的层次安排适用于许多文种。,公文写作,D、段落段落即自然段,是公文中最小的、可以独立的意义单位,一个段落只能表达一个意思。段落恰当,可使公文更加富有条理性,帮助读者更好地理解公文的内容。层次与段落之间既有区别,又有联系。划分层次是为了反映公文内容的先后次序,安排段落则主要是着眼于表达过程中的间歇、转折和强调。一般来说,段落小于层次,往往几个段落才能表达公文内容的一个层次;但有时层次和段落又是统一的,一个段落就是一个层次。E、过渡过渡是指上下文之间的衔接和转换,具有承上启下的作用,成为连接不同层次、段落之间的纽带。常用的过渡形式有
16、以下几种:(1)用词语过渡。即在需要转换处,加入表示转折的词语。如“总之”、“因此”、“据此”、“诚然”、“综上所述”、“由此可见”等,可以起到明显的过渡作用。,公文写作,(2)用句子过渡。即采用提示性或设问性的句子。如“为此,特制定以下条例”、“现将有关事宜通知如下”、“现提出如下要求”等,都有明显的承转过渡作用。(3)用段落过渡。较长篇幅的公文中,当需要层次转换时,通常安排一个简短的自然段承上启下,以示过渡。F、照应照应是指公文内容的前后关照和互相呼应。前面交代了某项内容,后面要对其作出补充、强调或说明,以强化公文的内部联系。常用的照应形式有以下几种:(1)题文照应。即开头与标题照应,突出
17、标题所表达的意思。(2)前后照应。即前面提到的,后面有着落;后面说到的,前面有暗示。(3)首尾照应。即开头提出问题,结尾作出回应,以使公文首尾和谐一体。,公文写作,4.公文的语言撰写公文的过程,实际上就是语言运用的过程。要写好公文,必须明确公文语言表达的基本特征。一个好的公文,从语言上应该看不出是某个人所写,不能反映出一个人的语言风格。总的要求是准确严密,简练明了。(1)准确严密准确严密是公文语言表达的最突出特点,也是对公文语言运用的基本要求,可以说是公文语言的灵魂所在。表达失准、存在漏洞的公文,不仅会让阅读者产生误会,还可能酿成重大失误。A 准确反映发文意图和客观实际。要准确表达公文的政策法
18、规依据和事实依据;准确传达工作中需要贯彻执行、联系、商洽、宣布、周知的事项;准确体现领导意图和发文单位的政策主张。这里讲究的准确,是事实上的绝对真实准确,是有一说一、有二说二,不是按照文学作品那样追求艺术上的真实准确,不能移花接木、张冠李戴,也不能无中生有、创造发挥。,公文写作,B 严格遵循逻辑要求。是指语言表达在概念、判断、推理等方面要讲究逻辑性。第一,概念要做到内涵准确无误,外延限制适当。比如,司法领域使用的“伏法”与“服法”,其内涵截然不同;在报道移风易俗的活动时,不能把“集体婚礼”写成“集体结婚”;而在“学生会要支持学生的要求”这个句子中,由于“要求”的外延缺少限定,这个学生会就有了是
19、非不分之嫌。第二,判断要符合实际。例如:“苏联十月革命以后,世界形势发生了巨大变化”。这个判断就不符合实际,因为发生十月革命后才有苏联。又如:“只要全校上下统一认识,振奋精神,今年我校高考重点院校升学率一定能够突破90%的目标”。这个判断条件很不充分,因为升学率受多种因素的影响,只有“统一认识”和“振奋精神”是肯定不够的。,公文写作,第三,论证过程不能出现自相矛盾,事实与结论之间要有内在联系。逻辑严密的公文,通常也是结构严谨、表达清楚、说服力强的公文。C 恰当使用修辞方法。公文语言要“重实用,少文饰”,但并不反对必要的修辞。公文的精练、简洁、庄重、朴素,是依赖恰当得体的修辞手法实现的。第一,用
20、概念的、抽象的、理性的表达方式。以说明事物使人理解为目的,以语言表达准确、缜密、明了、畅达、简洁为标准,不追求形象的描述和感情的抒发。突出公文语言庄重典雅的特色,在遣词方面应尽量选择那些比较文雅、庄重、规范的书面用语。比如:“散会后一块儿吃晚饭”改为“会后共进晚餐”就比较典雅庄重;表达“把钱装进了自己的腰包”,用“中饱私囊”更贴切;“过去的事情就不追究了”就不如“既往不咎”庄重严肃、简洁有力。,公文写作,第二,适当运用形象的、具体的、感性的表达方式。在公文中使用较多的辞格有引用、比喻、排比等;一般不用比拟、设问、反复等修辞方法;禁止运用夸张、反语、双关等修辞方法。恰当的修辞有助于得体的表达;滥
21、用修辞,有损于公文准确、庄重、朴实、简练的风格,甚至使公文的内容变形失实。D 合理组织公文语言。合理组织公文语言,就是要做到表意清晰、合乎事理、搭配合理、成分完整、语序妥当。第一,要表意清晰。公文语言强调语意清晰透明,每句话都要让读者一看就明白,避免含混不清。第二,要合乎事理。公文是办事的工具。因此,其语言要合乎常规,避免自相矛盾、有违常理、粗鲁武断。,公文写作,第三,要合理搭配。各种文体的语言都讲究合理搭配,公文语言也不例外。搭配不合理,表意就很难精确。第四,要成分完整。公文语言讲究严谨周密,一旦滥用省略,漏掉语句中必需的成分,势必影响语意的准确表达。第五,要讲究语序。这既是尊重语言习惯的要
22、求,也是保证公文表达效果的重要手段。语序混乱,容易造成歧义现象。,公文写作,(2)简练明了简短、简明、庄重、得体公文是为了解决管理工作中的实际问题而写的,具有很强的现行效用。有时公务急迫,不容起草者和阅读者多花时间,任何拖延都会贻误时机。因此,公文语言表达要尽可能简练明了、惜墨如金。1、简短表达。在准确表达思想内容的前提下,力争用较少的语言和较短的篇幅表达丰富的内容,做到辞约旨丰、言简意赅。压缩篇幅的常用方法有:第一,认真删改,竭力将可有可无的字、词、句删掉。第二,锤炼语句,多用短句表达思想内容。第三,使用约定俗成、表意清楚的简缩词语。第四,消除堆砌词藻、空洞无物的语言。例如:“在这个问题上,
23、无论在思想上,还是在观念上,无论在认识上,还是在想法上,我们都取得了共同的认识”。句中的“思想”、“观念”、“认识”、“想法”含义区别不大,不必重复使用,而“共同的认识”可以简缩为“共识”。,公文写作,2、简明表达。无论哪一类公文,都要将思想内容表达得简要明白,便于理解和执行。实现简明表达的常用方法有:第一,讲究开头和结尾。开头要直截了当,开门见山,落笔入题;结尾应当明确提出行文要求,意尽言止。有人起草公文喜欢“穿靴戴帽”,不论适当与否,开头总是写“在的领导下,在精神的鼓舞下”,结尾总要加上“为了而努力奋斗”等。这样的开头和结尾多数属于套话,应当避免。第二,注重层次和段落,做到层次分明。内容比
24、较复杂的公文,尤其应当讲究层次分明,便于受文者阅读与理解;那些混沌一片、不得要领的公文,实在令读者头痛。第三,恰当利用附件、表格形式、以浓缩公文篇幅,增加信息量。,公文写作,3、庄重表达。公文是发文单位行使法定职权,对受文者的行为具有法定的权威与执行效力。因此,公文语言崇尚庄重沉稳,力戒浮华造作。第一,使用庄重严肃的书面语言,不用口语、方言和晦涩难懂的行业用语。比如:口语中使用的“商量”、“生日”、“上坟”、“鬼把戏”、“不管三七二十一”等,在公文中应用“商洽”、“诞辰”、“扫墓”、“阴谋诡计”、“无所顾忌”来表达,以体现公文的庄重严肃性。又如,某篇简报的标题为“承包到组,坏蛋减少”,一般情况
25、下,“坏蛋”是指坏人,而此处的“坏蛋”是禽蛋行业的专用词语,专指破损的、变质的禽蛋,应避免使用。第二,使用限定明确的词语,注意语义单一,避免出现歧义。例如,在“最近,有些年轻职工表现不太好”一句中,“最近”所指的时间很模糊;“表现不太好”是针对什么而言缺乏具体的标准。再如“被告因盗窃两次被劳教”这句话,存在语义两歧的情况。人们不知道被告是盗窃的两次,还是被劳教了两次。,公文写作,4、得体表达。得体表达是公文的语言特色之一,要做到写什么公文像什么公文,主要体现在以下三个方面:第一,恰如其分地使用专业术语,赋予公文严谨、简洁、庄重的特色。由于公文写作具有一定的程式性,在长期公文写作实践中,逐渐形成
26、了一些便于理解、言简意赅、庄重得体的公文术语,例如称谓用语、引叙用语、商洽用语、结尾用语、表态用语等,有些己形成固定的语式。拟稿人员要注意学习、积累这些术语,掌握其使用方法。恰到好处地运用公文术语,能使公文语言更加规范得体。第二,要根据收发文双方各自的地位、职能及其相互关系,选用恰当的语气和词语来行文。力争做到对上级行文恭而不卑,对下级行文严而不酷,对平级行文谦而有度。,公文写作,第三,要根据不同的公文文种,确定相应的语言表达形式。例如,命令的语言要威严庄重,一语千钧;通知的语言要平和稳重,具体可行;报告的语言要诚实谦虚,质朴平实;请示的语言要恭敬温婉,态度恳切;公函的语言要委婉谦和,简短精练
27、;简报的语言要朴实客观,鲜活简洁。5.公文常见要素的表述方法在拟稿过程中,经常涉及诸如时间、地点、数量、名称等各种要素。能否准确表述这些要素,关系到公文整体质量的好坏。对于这些要素的表达,既要符合国家的有关法规、标准,又要遵从约定俗成的原则。(1)时间表述:要精确、完整、恰当公文涉及时间时,有时要写时间的某一点,有时要写某一段,有时则要使用模糊语言。写事件发生的时间时,要采用公元纪年的方法,写全年、月、日;重大事件的发生,还需要精确到几时几分。公文中不能使用“3年前”、“本月”、“有一天”、“早上8点左右”、“一袋烟的工夫”等不确定的和形象化的表述方法。有些单位制定的规章制度,只写年、月,漏掉
28、具体日期,很容易造成纠纷扯皮的情况。有时候,涉及持续发生的事件,要用时间段的概念,例如“十五计划期间”、“第三季度内”等。当自然界和人类社会的某些现象难以准确说明其出现的时间时,则应适当使用模糊用语,例如“近一个时期来”等,这样能够比较恰当地表达这种现象和状态产生的时间;如果使用“某年某日以来”,则有可能失准。,公文写作,(2)空间表述:要准确、具体、标准公文中需要表述空间概念时,主要使用专用名词(北京、法国、亚洲等)、处所代词(这里、此地、该地等)、方位名词(东、南、西、北、上、下、左、右等),非固定处所名词(到处、各地等)、方位词组(长江流域、铁路左侧、车站以南、法庭上等)等。在表述空间时
29、,要准确、具体地说明有关单位的处所;当涉及不为人们熟知的地名或重复的地名时,要按照由大到小的地理概念标明准确地点;要使用地名的全称或规范的简称,涉及国外的处所需要冠以标准的国家名称;尤其要注意的是,当公文内容涉及不同国家或地区时,则不能以国家统称。例如“美国、加拿大、香港等国家代表团来华观光的客人”中,将中国香港地区与其他国家一起并称为国家,就犯有严重错误。,公文写作,(3)数量表述:要认真核实,做到确切、规范数量是在各项管理活动中进行定量分析和制定决策时不可缺少的重要依据,也是上报下达的重要信息。因此,要以最大的耐心核实数字。当然,引用数字并非越多越好(统计材料例外),而是要精选那些最能说明
30、事物本质的数字以增强公文的说服力。使用数字还要注意规范。例如:“增加了2倍”,是指现在是过去的3倍;“超额30%”,是指原来是100,现在是130; “减少到30%”,是指原来的是100,现在是30。 此外,表示减少和降低的数量时,不能使用倍数; 涉及总计数量时,要注意表述确切,避免造成歧 义;使用“以上”、“以下”、“左右”等概数 时,应注明是否连同本数在内。,公文写作,(四)几种常用文种的写作。1纪要适用范围:用于记载会议主要情况和议定事项。开头格式固定:时间、地点、主持人、会议议题、参加人、领导同志参加情况等。然后写“纪要如下”:正文按一定逻辑顺序归纳分类撰写:会议的主要情况、对不同问题
31、的分析及解决意见,会议议定或决定事项。常用语:会议认为、会议指出、会议强调、会议要求,会议决定、会议还讨论了其他事项,等等。写作要点:一是要对会议内容进行适当的概括、总结,不能完全按照会议的顺序和内容写,象记流水帐。二是要如实反映会议内容,保证真实性,不能乱写自己的看法。三是内容要条理化,语言要书面化。有并列的问题时,要一一分条撰写;领导口头化的语言要转化成书面语言。2意见适用范围:对重要问题提出见解和处理办法。行文方向灵活:上行时,应按请示性公文的程序和要求办理;平行时,提出的意见供对方参考;下行时,有明确要求的,下级应遵照执行,否则可参照执行。写作要点:提出意见的理由、依据、原因一定要充分
32、,目的一定要明确,目标、任务、措施一定要具体,层次结构一定要清晰。,公文写作,3决定适用范围:对重要事项或者重大行动做出安排,奖惩有关单位及人员,变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。对局属单位而言,一般仅限用于表彰人员,把决定事项告诉有关单位和人员,以引起各方关注。写作要点:写作格式相对固定,但决定事项必须明确,语气客观、严肃、庄重,用语要准确、肯定、简约,不能含混不清,引起歧义或作多种理解。4通知适用范围:要求下级办理、需要有关单位周知或执行,批转下级公文、转发上级和不相隶属机关的公文。特点:既可下行又可平行。几乎所有内容都可用通知,应用范围广,灵活性强,目的性和针对性强。一般情况下,如果
33、通知的内容比较重要,如公布某些重大政策、法规性文件或政府对某项工作的重要部署,影响范围广、时间长时,应该用“红头文件”;如果通知的内容属于一般告知性的事项或小范围内的发文,可用“信函式”的形式。常用语:“现就有关事宜(事项)通知如下”(开头第一段结尾,但此情况下全文结尾就不用“特此通知”);“并提出如下要求,请一并贯彻执行”(用于转发性的通知);“特此通知”(用于全文结尾),等等。写作要点:下行的通知,语气比较严肃、庄重,所通知的事项必须具体、明确、全面,时间、地点、要求等一清而楚,没有回旋空间,没有遗漏事项。,公文写作,5通报适用范围:表彰先进、批评错误,传达重要精神或情况。通报与决定在表彰
34、人员方面的区别:决定是上级机关对重大问题的处理或重要工作事项所做的决策性、规定性意见或措施要求,适用层次一般较高,所表彰人员的涉及面较广,或贡献、影响较大。通报一般是对工作、科研或学习中的好人好事进行表扬,各单位、各系统、各层级均可使用。写作要点:写作格式相对固定,但要写清事实,并据此作适当评价;要站在全局的高度,起到指导作用和教育作用;材料要真实,评价要准确、恰如其分,对被表彰的人和事,不能人为拔高,好得不能再好;对被批评的人和事,不能无限上纲,说得一塌胡涂。6批复适用范围:答复下级机关的请示事项。特点:一般仅限于答复有行政隶属关系的下级机关的请示,且与请示是一对一的关系,有请示才有批复;没
35、有请示,就没有批复,针对性极强,内容也比较单一;一般不使用“红头文件”,而使用“信函式”的公文格式,因为批复的主送机关范围较窄。常用语:“某某请示收悉。经研究,批复如下:”结尾一般用“此复。”写作要点:对请示的内容同意或不同意,或原则同意,均要写明理由;批复的内容要明确、具体,内容复杂的可逐条表明态度,不能含糊其辞。,公文写作,7函适用范围:不相隶属机关商洽工作、询问和答复问题,请求批准和答复审批事项。特点:应用非常广泛,但不用“红头文件”式的文件头,而要用“信函式”公文格式,即标明发文机关名称的信笺纸。编函号不一定全用函这个文种,用意见、通知、批复的文种时,也可以编函号。写作要点:发函的目的
36、、原由或根据一定要写清楚,这是函的商洽性、问答性和请求支持批准性决定的。函或复函均要简明扼要,用语得体,不卑不亢。8请示适用范围:向上级机关请求指示、批准。注意事项:一般不得越级请示(特殊情况必须越级请示时,应当抄送被越过的上级机关);除上级负责人直接交办的以外,原则上不直接呈送领导个人;不得同时抄送下级机关,以免引起误解。,公文写作,9报告适用范围:向上级机关汇报工作,反映情况,答复上级机关的询问。请示与报告均为上行文,但在实践中经常混用,在此重点作一介绍。请示与报告有六大区别:(1)行文目的和作用不同:请示重在“呈请”,主要是请求上级指示和批准,要求上级必须作答;报告重在“呈报”,主要是汇
37、报工作、反映情况,起备案作用,除呈转报告外,不需上级作答,上级可答可不答,且报告中不得夹带请示事项。(2)行文时机不同:请示须在事前行文,不允许先斩后奏,而报告不受时间限制,事前、事中、事后均可行文。(3)内容含量不同:请示必须坚持“一文一事”原则,内容单一,篇幅较短,便于上级答复处理;报告则可一文数事,篇幅较长,内容多,具有综合性。(4)主送机关不同:请示只能主送一个机关(受双重领导的可同时抄送另一个领导机关),不能多头请示,以免互相推诿,意见不一,耽误处理;报告一般要求主送一个机关,但根据需要可报送两个或多个主送机关。(5)正文、结尾的写法不同:请示的正文主要是请示理由和请示事项两部分,一
38、般要讲现状及遇到的问题,对解决问题的倾向性处理意见或建议;结尾一般用“妥否,请批示”。报告的正文多采用总述与分述相结合的办法。正文开头部分进行总述,概括说明有关工作的背景、过程,取得的成绩以及对所汇报工作做的总体评价等,然后在正文主体部分进行分述,将报告的内容有条理、分层次,或分条列项一一加以具体说明;结尾一般用“特此报告。”(6)请示应当在附注处注明联系人姓名和电话,报告则不必。 总的来说,公文以说明性表达方式为主,叙述议论的表达方式为辅。不同的文种有不同的要求,最重要的是要交待背景和依据,写明目的、要求或建议。一些重要文件,要着重写原因、成效和好处、特点等。不同的文种,语气轻重也不一样,比
39、如上行文和下行文。但不是文种的词不能当成文种用,比如关于的申请,关于的请示报告。,公文写作,(五)常见公文错误1公文标题(1)文种错误:报告与请示不分,复函与批复不分,通知与函不分,等等。(2)文种重复:标题中同时使用两个文种即属于重复(原文制作机关不是本机关的除外,如转发某单位意见的通知)。(3)介词连用:“关于”和“对”只能用一个。(4)标点错误:除法规、规章名称加书名号外,一般不用标点符号(包括双引号、顿号等)(5)用词不当:“印发”的原文来源是本单位,主要用于解决公文文种问题,因为13种文种中没有“纲要”、“规定”、“办法”、“方案”、“讲话”等文种,只能用“印发加通知”的方式发出;“
40、转发”的原文来源是上级机关、下级机关或不相隶属机关,其后面要加上原文制作机关,一般还要提出具体意见,要求有关部门一并贯彻执行;“批转”的原文来源是下属职能部门。(6)字体不规范:应使用二号新宋体加粗。2发文字号所有的发文或引用其它公文,表示年份的应用六角括号“2008”,而不能用中括号“ ”或圆括号“( )”。,公文写作,3主送机关主要是缺乏常识,乱用简称。如“宝安区政府”应写成“宝安区人民政府”,“国土资源和房产管理局”应简称为”国房局“而不是”国土局“,等等。4正文错误(1)word文档页面设置不规范。规范要求是:上3.7下3.5,左2.8右2.6(2)结构层次表示方式不规范。第一层为“一
41、、”,第二层为“(一)”,第三层为“1”,第四层为“(1)”,且每一层不能用电脑自动生成的“二”、“(二)”、“2”、“(2)”,一定要用一下返回键,亲自打上“二”、“(二)”、“2”、“(2)”。(3)文中标题的标点符号不正确。除第一层标题后面不加句号外,其他三层标题后面均要加句号。(4)字体不规范。第一层标题用三号黑体,第二层标题用小三号黑体,第三层标题用三号仿宋体加粗,正文其他内容一律用三号仿宋体。 (5)别字较多。 “拨款”写成“拔款”,“签订”写成“签定”,“账户”写成“帐户”,“部署”写成“布署”,“需要”写成“须要”,“重新”写成“从新”,等等。 (6)用词不当。 A“切实确实”
42、。“切实”表示认真实在,“确实”表示肯定,是一种判断和认可。 B“度过渡过”。度,表示“过”,指时间上过了一段时间,宾语是时间。如度过春节,度过假期,度过困难时期。渡,表示过江河,由此岸到彼岸,宾语是空间,且多与江河湖海有关,如渡过大河、渡过大海。至于常见的“渡过难关”,其中的“渡”是借喻,其本义也与空间有关,而非时间。,公文写作,C“暴发爆发”。“暴发”多指自然的、具体的现象或事物发作,如山洪暴发,禽流感暴发;“爆发”多指人为的、抽象的现象或情况,如力量、情绪、事变等忽然发作或发生,如爆发战争,爆发力等。但爆发可特指火山爆发。D“工夫功夫”。在许多时候通用,但在指时间、时候时常用“工夫”,指
43、人的本领、造诣如何时常用“功夫”。E“截止截至”。“截止”为不及物动词,用于时间之前必须加上介词“到”;“截至”只能用于时间之前,不能用于时间之后。F“制定制订”。“制定”的对象多是路线、方针、政策、法令、规章制度等,表示抽象概念和大方向者居多;“制订”的对象多是方案、计划、规划等,表示具体形象者居多。G“其它其他”。现在一律不用“其它”。H“撤消撤销”。现在一律不用“撤消”。I“报道报导”。现在一律不用“报导”。J“公布发布颁布”。法律、行政法规用“公布”,决定、命令用“发布”,均不使用“颁布”一词。K“按照遵照”。“按照”是中性语,通用于各种文体,是介词;“遵照”是动词,带有尊重色彩,后面
44、的名词多为上级、长辈的指示、教导等。如可以说“遵照某某同志的指示精神”,但不能说“按照某某同志的指示精神”。L“授权受权”。“授权”指委托某人或某机构代行权力;“受权”指接受委托做某事的权力。,公文写作,(7)语法错误。主要表现是缺少主语、缺少宾语,动宾搭配不当(如提出、采取措施,缓解状况、压力,解决问题,禁止行为,应对严峻形势,提高质量、水平,等)。 (8)数字错误。A不按规定使用阿拉伯数字。除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩词句中作为词素的数字(如三心二意、三番五次)必须使用汉字外,其他数字应使用阿拉伯数字表述。B缺乏时间常识。一年中只有1、3、5、7、
45、8、10、12月有31天,但有人会写6月31日,9月31日,等。C“二”和“两”不分。在一般数量词前用“两”不用“二”,如“二年来”应为“两年来”。D数值范围不正确。如“12至18岁”应为“12岁至18岁”;“510%”应为“5%10%”E约数表示错误。如“约500多万元”应去掉一个“约”或“多”。F年代错误。非本世纪的年代,应将所属世纪写出。如“上世纪九十年代以来”应写成“20世纪90年代以来”。G引文错误。引文应当先引标题,后引发文字号,且标题的最后两个字与后面的两个字应连贯;在文中再次出现时所引用的文件时可直接引用发文字号。H计量单位不正确。国家规定要公文要使用法定计量单位。常见的是把“公顷”写成“亩”。“亩”不是法定计量单位。要按1市亩=0.0667公顷换算。,谢谢大家 !,Thank you,