公司文件编码规则-格式-清单.xls

1、文件管理程序编号:版本:页码:姓名 时间 签字编制审核批准更改指数 更改原因描述 时间 签字00 创建0102030405发放部门起草人填写总经理 常务副总 总工 市场部 项目技术开发部 工艺部 品质部 采购部 财务部 企管办 行政部 后勤保障部 人力资源部模具部 原料部 塑胶部 未经本公司书面许可,不得将文件全部或部分内容于无权阅读本文件的机构或个人this confidential informatian must not bedisclosed to others without prior written consent of 文件管理程序编号:版本:页码:1. 目的建立文件的制定、审

2、核、批准、发布、控制、更改和废止程序，确保在公司内部文件使用部门和人员得到适当的有效的文件。2. 适用范围本程序适用于公司所有的文件控制。3. 定义无。4. 流程流程步骤 接口 实施原则 负责人 确认人 相关文件步骤1需求部门/人提出文件需求,如涉及外来文件则转外来文件管理程序需求人 需求人N+1 文件创建/更改申请表步骤2评审文件的必要性和合理性，以及与其它现有文件的一致性。文员 行政部 文件创建/更改申请表步骤3文件的归类见文件创建/更改申请表。 文员 行政部 文件创建/更改申请表步骤4编号规则详见注释5.1 文员 行政部 文件创建/更改评审表步骤5原则上，源发部门起草或修改文件。所有的文

3、件必须按照相应的模板进行编写。需求人 需求人N+1 文件模板步骤6 不同类别的文件的审批授权详见注释5.3原则上原文件批准人批准更改文件。需求人N+1 总经理步骤7 源发部门保存文件的原件，发放盖“受控”章的复印件给相关部门和(或)人员。同时各部门更新本部门的受控文件清单.失效的文件按文件资料存档程序作为记录存档文员 行政部 文件资料存档程序受控文件清单未经本公司书面许可,不得将文件全部或部分内容于无权阅读本文件的机构或个人this confidential informatian must not bedisclosed to others without prior written con

4、sent of提 出 文 件 需 求文 件 起 草 或 修 改文 件 归 类评 审 文 件 需 求赋 予 文 件 编 号文 件 批 准文 件 发 放收 回 失 效 文 件文件管理程序编号:版本:页码:步骤8综合办保存文件的原件，同时更新文件管理表 文员 行政部 文件管理表步骤9随时更新文件管理表 文员 行政部 文件管理表5.注释5.1类别码 文件类型 编号规则 备注M1 质量管理手册QLW - QM - XX (XX)M2 公司运作程序C -XX - XX -XX (XX)部门编码见注释5.2M3 管理规定/制度/G - XX - XX - XX (XX)M4 操作指南（工具方法类）Z- XX

5、 - XX - XX (XX)工序编码见注释5.3M5 表单B - XX - XX - XX (XX)未经本公司书面许可,不得将文件全部或部分内容于无权阅读本文件的机构或个人this confidential informatian must not bedisclosed to others without prior written consent of 文 件 归 档文 件 维 护 , 保 持 更 新修 订 版 次版 本 号组 织 手 册 英 文 速 写公 司 拼 音 简 写修 订 版 次版 本 号文 件 流 水 号程 序 中 文 首 字 母部 门 编 码管 理 中 文 首 字 母部 门

6、 编 码文 件 流 水 号版 本 号修 订 版 次表 单 中 文 首 字 母部 门 编 码表 单 流 水 号版 本 号修 订 版 次作 业 中 文 首 字 母部 门 编 码产 品 图 号 + 工 序 号版 本 号修 订 版 次文件管理程序编号:版本:页码:5.2部门编码部门名称 编码 部门名称 编码 部门名称 编码市场部 SC 人力资源部 RL 原料部 YL采购部 CG 品质部 PZ 塑胶部 SJ后勤保卫部 BW 工艺部 GY 企管办 QG行政部 XZ 项目技术开发部 JS财务部 CW 模具部 MJ5.3工序编码5.4类别码 文件类型 编制人 批准人M1 质量管理手册 行政部负责人 总经理M2

7、 程序 过程负责人 总经理M3 管理规定/制度/操作指南 过程负责人 总经理M4 表格未经本公司书面许可,不得将文件全部或部分内容于无权阅读本文件的机构或个人this confidential informatian must not bedisclosed to others without prior written consent of 公司文件编码规则Document Numbering System1. 公司品质手册: SK-QM/xxQuality Manual 版本号(Revision No.)2. 公司运作程序: SK-COP-XX/xxCompany Operation 版本

8、号(Revision No.)Procedure 流水号(Serial No.)公司运作程序(Company Operation Procedure)盛康公司(Suncome)3. 公司作业指导书: SK-GWI-XX-XXX/xxGroup Work 版本号(Revision No.)Instruction 流水号(Serial No.)公司各部门编号(Group Dept.No.)公司作业指导书(Group Work Instruction)盛康公司(Suncome)公司各部门编号：总裁办 00 President OfficeGroup Department No. 人力资源部 01 H

9、uman Resource行政部 02 Aadministration品质中心 03 Quality Center供应链中心 04 Supply Chain Center财务部 05 Finance市场部 06 Sales & MarketingIT部 07 Information Technology实验中心 08 Reliability Lab张家港工厂 10 ZhangJiagang Factory江阴工厂 20 Jiangyin Factory九江工厂 30 JiuJiang Factory4. 公司表格: SK-GFORM-XX-XXX/xxGroup Form 版本号(Revisi

10、on No.)流水号(Serial No.)公司各部门编号(Group Dept.No.)公司作业指导书(Group Work Instruction)盛康公司(Suncome)5. 工厂作业指导书: SK-WI-XXXX-XXX/xxFactory Work 版本号(Revision No.)Instruction 流水号(Serial No.)工厂各部门编号(Factory department No.)工厂各部门编号(Factory department No.)工厂作业指导书(Factory Work Instruction)盛康公司(Suncome)XXXX说明：前面两个XX参照各工

11、厂编号(First 2 XX refer to factory No.)后面两个XX： (Final 2 XX:)工厂通用文件： 00 Factory general document工程部 01 Engineering department生产部 02 Production department品质部 03 Quality department供应链 04 Supply Chain财务部 05 Finance人力资源 06 Human resource行政 07 Administration实验室 08 Reliability Lab6. 工厂操作指导书: SK-XXX-XXXX-XXX/x

12、xFactory Operation 版本号(Revision No.)Instruction 流水号(Serial No.)工厂各部门编号(Factory Department No.)工厂编号(Factory No.)工厂操作指导书(Factory Operation Instruction)盛康公司(Suncome)工厂操作指导书类型:(示例)Type of factory IIP Incoming Inspection PlanOperation Instruction PIP Process Inspection Plan(Example) FIP Final Inspection

13、PlanQCP Quality Control Plan( The types decided by factory department)工厂表格: SK-FORM-XXXX-XXX/xx 版本号(Revision No.)Factory form 流水号(Serial No.)工厂各部门编号(Factory department No.)工厂编号(Factory No.)工厂表格(Factory No.)盛康公司(Suncome)内部文件及档案管理的制度一、目的有效管理公司内部文件及档案资料，做到规范统一、有效控制，达到信息资料可追溯性、可延伸性。二、适用范围适用于公司内部所有文件、资料及

14、表单、记录文件和档案的管理。三、文件管理1、文件编号要素编号要素编码对照表公司代码 部门代码 文件代码 文件编号 文件版本XLF 总经办 Z 199 1.0-2.0行政人事部 R 199工程部 G 199财务部 C 199经营部 J 199（二）、文件的编写管理流程：1、文件的起草、编制各类文件的草案由相关需要部门起草、编制。2、文件的审批2.1文件的审核由总经理或授权的相当职位的人员负责，做到文件内容简练、准确、完整、统一，并可请预期的使用者对文件的可使用性进行评定。最后经董事长对文件进行审批。2.2技术文件落实技术责任制，由设计、核对、审核、工艺、标准化和审定等责任人签字，由总经理批准。3

15、、由行政人事部负责统一编号、印制、下发。4、发放4.1各种文件应由董事长批准签发。4.2按发放范围发放文件。文件领用人在文件发放登记表上签名领取注有分发号的文件。当需使用文件的人员未领到文件时，不得随意借用他人的文件复印，应填写文件领用申请表，经总经理批准，到文件管理部门办理领用手续。4.3当文件破损严重，影响使用时，应到文件管理部门办理更换手续，交回破损文件，补发新文件。新文件的发放号仍沿用原文件分发号。文件管理员应申请将破损文件销毁。5、文件的更改5.1文件的更改由文件使用部门提出，主管领导协调，授权主管机构编制。处理更改时，采用与编制时同样的评审和批准过程。5.2文件更改的审批应由原审批

16、人进行，当原审批人不在职时，可由接替其岗位的人员审批。5.3文件换版和作废5.4文件经多次修改而污损不能使用时，或文件需进行大幅度修改时，应做换版处理，原版次文件作废，换发新版本。5.5作废的文件由文件管理员按文件发放登记表收回并记录，作废文件加盖“作废”印章，经总经理批准后进行定期销毁。如需作资料保留，应经总经理批准，并加盖“保留”印章，方可留用。6、文件的管理6.1文件拟制审批后，原版文件交由文件管理员存档，并列入文件登记表中。6.2需借阅文件、资料的人员，需填写借阅申请单，经部门经理或者总经理批准方可借阅。借出的文件由文件管理员在文件借阅表上登记。借阅者应在一周内归还，确需延长，应办理续

17、借手续。重要机密的技术资料应由董事长批准后方可借阅。7、文件的保管7.1存放条件：文件的存放地必须保证防火、防风、雨、防潮，有效地保障文件及资料的完好性。7.2存放方式：文件可以以卷宗、纸张、软盘等各种形式保存，必要时可以双份归档或安全复制备份。7.3文件的保存地点及职责凡公司所有各级重要文件（需存档或备案的）应统一存放于档案柜，由行政人事部或者相关部门归口保管。7.4文件的保存期限各类文件的保存期限以文件归档清单的规定为准。7.5文件的归档文件归档前须附文件清单，所有存档的文件、图纸必须有明确的编号。7.6人员离职时，应整理好手头文件及图纸，统一归还档案室，下一人员到任时由部门经理代领。7.

18、7文件的发放与回收7.8任何文件发放时标明发放编号；7.9更改的文件发放时，应立即收回原文件，并填写文件收回登记表，进行留用或作废或销毁等处理。二、档案管理8.1行政人事部为档案管理室，办公室设专职档案员，档案员应履行职责，做到：保存有帐、发放登记、借阅审批、月底盘点；8.2档案员将月底盘点的电子档报表及时更新，将更新后的电子档发至总经理、人事负责人各一份；8.3各部门向内、外所发通知、函件、文件等必须交一份至档案管理员签收保存，同时将电子档传给档案员统一保管；8.4所有人员均应配合档案员的工作，严格执行档案管理制度，任何人不得干扰档案员的工作；8.5每月各职员对电脑内的文档进行整理、分类，方

19、便查找，保存的所有文件必须具有有效性和时效性，对过期的重复的文件、资料进行整理；8.6档案编号示例:XLF/R-1-2011/1.0 ，其中：（1）、X企业标准代码（2）、XLF江西省降龙水利水电建设工程有限公司成都分公司的简称（3）、R部门代码（4）、1代表文件编号（用1-99表示）（5）、2011文件发行年(6)、1.0代表文件版本（用1.0-2.0表示，1.0最初版本，2.0最终版本）六、奖罚1、违反档案管理制度，按照每次至少10元处罚；2、文件遗失、损毁，按照资料的重要程度给于10-1000元的处罚；3、资料泄密按照保密制度处理，严重者给予辞退并追究刑事责任；4、每月资料盘点准确无误，

20、给予保管人50元奖励。本制度经呈总经理签批后颁布实施，修改时亦同。本制度自签发之日起生效，解释部门为人事行政部。公司运作程序清单序号 编号 程序名称 版本号 附件0 / 公司运作程序格式 /1 JW-COP-00/01 公司程序文件清单 012 JW-COP-01/013 JW-COP-02/014 JW-COP-03/015 JW-COP-04/016 JW-COP-05/017 JW-COP-06/018 JW-COP-07/019 JW-COP-08/0110 JW-COP-09/0111 JW-COP-10/0112 JW-COP-11/0113 JW-COP-12/0114 JW-C

21、OP-13/0115 JW-COP-14/0116 JW-COP-15/0117 JW-COP-16/0118 JW-COP-17/0119 JW-COP-18/0120 JW-COP-19/0121 JW-COP-20/0122 JW-COP-21/01文 档公司作业指导书清单部门 序号 编号 程序名称 版本号 附件/ 0 / 公司作业指导书格式001 JW-GWI-00-000/01 公司作业指导书清单2 JW-GWI-00-001/013 JW-GWI-00-002/014 JW-GWI-00-003/01011 JW-GWI-01-001/012 JW-GWI-01-002/013 J

22、W-GWI-01-003/01021 JW-GWI-02-001/01 集团组件NPI流程 012 JW-GWI-02-002/013 JW-GWI-02-003/01031 JW-GWI-03-001/012 JW-GWI-03-002/013 JW-GWI-03-003/01041 JW-GWI-04-001/012 JW-GWI-04-002/013 JW-GWI-04-003/01051 JW-GWI-05-001/012 JW-GWI-05-002/013 JW-GWI-05-003/01061 JW-GWI-06-001/012 JW-GWI-06-002/013 JW-GWI-0

23、6-003/01071 JW-GWI-07-001/012 JW-GWI-07-002/013 JW-GWI-07-003/01文 档填写日期:申请人文件名,文件编号(如属创建新文件则简明扼要地填写文件主题)(如属更改现有文件则填写现有文件名和编号)拟替代和取消的文件及编号创建/更改目的:(申请人填写)文件创建或更改概要:(申请人填写)评审栏(相关部门）签字/ 日期签字/ 日期签字/ 日期签字/ 日期签字/ 日期签字/ 日期结论 同意 不同意文件归类(此栏新创建文件适用)正式的文件标题 归类状态 类别代码 类别 文件载体 M1 质量管理手册 纸质电子 M2 过程 纸质电子 M3 管理规定/制度

24、/操作指南纸质电子 M4 表格 纸质电子新文件编号/版本号公司表格清单部门 序号 编号 程序名称 版本号 附件/ 0 JW-GFORM-000 公司表格清单001 JW-GFORM-00-001/012 JW-GFORM-00-002/013 JW-GFORM-00-003/01011 JW-GFORM-01-001/012 JW-GFORM-01-002/013 JW-GFORM-01-003/01021 JW-GFORM-02-001/012 JW-GFORM-02-002/013 JW-GFORM-02-003/01031 JW-GFORM-03-001/01 文件评审单 012 JW-

25、GFORM-03-002/01 品质控制计划 013 JW-GFORM-03-003/01041 JW-GFORM-04-001/012 JW-GFORM-04-002/013 JW-GFORM-04-003/01051 JW-GFORM-05-001/012 JW-GFORM-05-002/013 JW-GFORM-05-003/01061 JW-GFORM-06-001/012 JW-GFORM-06-002/013 JW-GFORM-06-003/01071 JW-GFORM-07-001/012 JW-GFORM-07-002/013 JW-GFORM-07-003/01文 档JW-GFORM-002.xls公司文件编码规则,格式,清单.xls 兼容性报表运行环境: 2011-5-4 13:13早期版本的 Excel 不支持此工作簿中的以下功能。如果以早期版本的 Excel 打开此工作簿，或将此工作簿保存为早期版本文件格式，则这些功能可能会丢失或降级。轻微保真损失 发生次数 版本所选文件格式不支持此工作簿中某些单元格或样式包含的格式。这些格式将被转换为最相近的可用格式。5 Excel 97-2003