1、1,第四章,办公中表格的基本应用,2,本章主要内容,办公中的电子表格概述 利用Word制作个人求职简历表 利用Excel制作员工档案管理表 利用Excel函数实现员工工资管理,3,第一节 办公中的电子表格概述,根据对办公业务中表格使用的调查分析，办公中的电子表格可分为两大类：表格内容以文字为主的文字表格和以数据信息为主的数字表格。如表4-1 所示。,4,第二节 利用Word制作个人求职简历表,在办公中有很多的复杂表格，比如个人简历表、申报表、考试报名表等，通常采用Word的表格制作功能来实现。 本例介绍个人求职简历表的制作。 实例效果如图所示。,5,6,操作步骤（1）,一、创建表格框架 启动W
2、ord程序，新建一个名为“个人求职简历表”的文档。 在“表格”菜单下单击“插入”/“表格”命令，打开“插入表格”对话框。在对话框中将列数设置为“1”，将行数设置为“10”，单击“确定”按钮，插入一个110的表格。 按需要适当调整第2、4、6、8、10行的行高。 选择“表格”/“绘制表格”命令，打开“表格与边框”工具栏，利用Word表格的“绘制表格”功能，根据图4-1所示绘制出行、列数符合要求的表格，并对行高和列宽做适当调整。,7,操作步骤（2）,二、输入表格内容 输入如图4-1所示的文字及数字内容。 输入特殊符号。 设置项目符号和编号。 插入图片。,8,操作步骤（3）,三、修饰表格 1.设置表
3、格内文本对齐方式。 2.设置边框和底纹。说明：如果Word界面没有出现“表格与边框”工具栏，可通过选择“视图”菜单下的“工具栏”命令，调出“表格与边框”工具栏。对单元格的边框进行设置前需首先选中欲设置边框的单元格区域。,9,操作步骤（4）,四、设置简历表表头 方法一： 1.将光标置于表中第一行的第一个字符之前，按回车键，即可在表格之前插入一个空行。 2.输入“个人求职简历表”，进行字体、字号的适当设置。 方法二： 1.选定表格的第一行，执行“表格”菜单中的“拆分表格”命令，在表格之前插入一空行。 2.输入表头文字。,10,主要知识点（1）,表格框架的建立与编辑建立表格框架有两种方法：插入表格和
4、绘制表格。 表格内容的输入与编辑 表格框架建立好之后，除了按要求输入文字、数字等内容之外，还可以插入符号、特殊符号、图片、日期和时间、超链接等对象。方法均为在“插入”菜单下选择相应命令。 文本在移动和复制,11,主要知识点（2）,表格属性的设置 选择“表格”/“表格属性”命令，打开“表格属性”对话框。 在“表格” 、“行”和“列” 、“单元格”等选项卡中进行设置。 拆分、合并表格 拆分表格。 合并表格。,12,主要知识点（3）,表格自动套用格式 单击表格中任意一个单元格 选择“表格”/“表格自动套用格式”命令，在出现的“表格自动套用格式”对话框中选择需要套用的格式。 表格计算 表格的计算有两种
5、方式。 一是利用“表格与边框”工具栏上的“自动求和”按钮。 二是利用“表格”/“公式”命令，在 “公式”对话框中进行复杂的运算。,13,主要知识点（4）,排序操作 选择要排序的列或单元格。 选择“表格”/“排序”命令，在打开的“排序”对话框中选择排序依据和类型，单击“确定”按钮即可。 表格与文本互转 将表格转换成文本。 将文本转换成表格。,14,第三节 利用Excel制作员工档案管理表,在日常工作中，经常会对大量数据进行统计和管理，使用电子表格软件Excel是处理此类问题的有效工具之一。 本实例以某单位员工档案管理表的制作为主线，介绍Excel表框架的建立、数据录入、格式化工作表等Excel表
6、格的基本操作。 实例效果如图所示。,15,16,操作步骤（1）,一、创建Excel工作表框架 新建一个工作簿，命名为“员工档案管理表”，并将Sheet1工作表更名为“员工档案信息”。 在A1单元格输入“中原商贸有限责任公司员工档案信息表”，在第二行A2、B2K2单元格分别输入编号、姓名、出生日期等相关字段。 调整行高和列宽。 设置字体和对齐方式。,17,操作步骤（2）,二、设置特殊单元格格式与数据有效性 设置字段列的数据格式。 将编号、身份证号码、家庭住址列单元格格式设置为“文本”型，出生日期、工作时间列设置为“日期”型。 设置身份证号码列的数据有效性。 选择“身份证号码”项下的单元格区域，选
7、择“数据”/“有效性”命令，打开“数据有效性”对话框。 在对话框中进行设置。,18,操作步骤（3）,三、输入员工档案基本信息 利用数据填充功能输入员工编号。 在A3单元格中输入第1位员工的编号，将光标移到A3单元格右下角，向下拖动填充柄，即可完成员工编号的快速输入。 利用数据有效性设置进行数据的选择性录入。 选中C3：C25单元格区域，选择“数据”/“数据有效性”命令，打开“数据有效性”对话框。 在“设置”选项卡下 进行设置。,19,操作步骤（4）,四、修饰工作表 工作表数据输入完成后，要对工作表进行必要的修饰和美化。 选择“格式”/“单元格”命令，在“单元格格式”对话框中进行字体、对齐方式、
8、行高、列宽等设置。 设置表格边框和底纹。,20,操作步骤（5）,五、打印工作表 在制作好员工档案信息表之后，可以将工作表打印出来。在打印前需要对工作表进行必要的页面设置和打印预览。1、选择“文件”/“页面设置”命令，打开“页面设置”对话框。在该对话框中进行各项设置。2、选择“文件”/“打印预览”命令，在打印预览窗口可以看到表格的页面设置效果。,21,主要知识点（1）,工作簿、工作表与单元格 工作簿是Excel中计算和存储数据的文件，通常所说的Excel文件就是工作簿文件，它的扩展名为.xls。 工作表是一个二维表格，最多可以包含65536行和256列。 单元格是工作表的最小单位，也是Excel
9、保存数据的最小单位。,22,主要知识点（2）,工作簿与工作表的保护 保护工作簿 保护工作簿有两种方式：一是保护工作簿的结构和窗口。二是设置工作簿保护密码。 保护工作表保护工作表功能可以实现对单元格、单元格格式、插入行/ 列等操作的锁定，防止其他用户随意修改。,23,主要知识点（3）,数据的格式化Excel中提供了丰富的数据格式，包括常规、数值、货币、会计专用、日期、时间、百分比、分数、科学记数、文字和特殊等。此外，用户还可以自定义数据格式。 自动套用格式和样式利用Excel 提供的自动套用格式或样式功能可以快速设置表格的格式，为用户节省大量的时间，制作出优美的报表。,24,主要知识点（4）,分
10、页和分页预览 插入分页符。 删除分页符。 分页预览。 设置顶端标题行和打印选定区域 设置顶端标题行。 打印区域的选择。,25,第四节 利用Excel函数实现员工工资管理,在日常工作中，经常会对大量数据进行统计和管理，使用电子表格软件Excel是处理此类问题的有效工具之一。 本实例以某单位员工档案管理表的制作为主线，介绍Excel表框架的建立、数据录入、格式化工作表等Excel表格的基本操作。 实例效果如下图所示。,26,27,操作步骤（1）,新建“员工工资管理”工作簿 。 制作“主界面”工作表。 取消工作表中的网格线 设置工作表填充颜色 插入艺术字标题 绘制圆角矩形，并进行填充效果 及文字添加
11、 设置圆角矩形图与对应工作表的超级链接。 创建员工基本信息表。 利用函数从身份证号码中自动提取出生日期。 利用公式计算员工工龄和年龄,28,操作步骤（2）,创建计算比率及标准表。 在表中建立社会保险和住房公积金表、单位工资标准表、个人应税税率表、员工补贴标准表等多个表。 输入数据后，可以对单元格进行字体、对齐方式、底纹、边框等设置。 创建员工基本工资表。 利用公式自动获取“编号”、“姓名”、“部门”、“职位”信息。 根据“计算比率及标准”表中“单位工资标准表”中的工资发放标准，确定员工“基本工资”和“岗位工资”。 计算员工的工龄工资 。 计算所有员工的基本工资合计额。 创建员工社会保险工作表
12、自动获取“编号”、“姓名”、“部门”等字段信息。 合计每位员工应扣社会保险总金额,29,主要知识点（1）,公式与函数在单元格中输入了正确的公式或函数后，计算结果会立即在单元格中显示。如果修改了公式与函数，或工作表中与公式、函数有关的单元格数据时，Excel会自动更新计算结果 。 公式的建立由用户根据需要自行编辑输入。 函数是Excel预定义的内置公式，使用时可由用户直接调用。 常用函数介绍 在Excel中，常用的函数有200多个，为方便使用，在函数向导中将它们分为常用函数、日期时间函数、财务函数、信息函数、逻辑函数、查找和引用函数、数学和三角函数、统计函数、文本函数以及数据库函数共10类。,30,主要知识点（2）,相对引用与绝对引用 相对引用 在公式或函数的复制过程中，所引用的单元格地址随着目标单元格的变化而变化。 绝对引用 在公式或函数的复制过程中，所引用的单元格地址不随目标单元格的变化而变化。 混合引用 在公式引用时，根据需要单元格的行号和列号有一个为相对引用，而另外一个为绝对引用。 Excel中公式出错的处理 宏的使用,
