1、 文件类别: 作业指导书 文件编号: 撰定单位: 人力资源部版 本: 第 1 版 机密等级:机密 一般合计页数: 共 2 页核准审核制订金光集团 AFP 中国食品和不动产金光集团 AFP 中国食品和不动产 名称 职工名册备查指导书 文件编号：HR-20071124生效日期 页 次 2 页 数 31目的规范用工行为，降低用工风险，依法建立员工名册。2适用范围金光集团 AFP（中国） 金光管理咨询（上海）有限公司。3责任部门人力资源部负责员工名册的建立及动态管理工作。4原则：41 依法建立员工名册备查制度。42 根据实际情况进行更新管理，确保员工名册动态管理的有效性、真实性。43 在员工情况发生变
2、化时（含入职、异动等情况）应及时进行更新管理，确保员工名册动态管理的及时性。5内容51 员工名册的项目设置511 员工名册应设置的固定项目：序号、姓名、性别、部门、职务、职等职级、民族、户口、学历、职称、档案编号、出生日期、家庭住址、身份证号、健康状况、入职时间、联系电话、职业资格等级证书、离职日期、离职原因、劳动合同期限起始时间、保险缴纳起止时间。512 员工名册设置的非固定项目（员工名册中可不予设置但员工档案中必备项目)：求职表、履历情况、离职证明、健康证明、异动情况、奖惩情况、培训情况、考核情况、请休假情况、录用确认函、竞业限制保证书、以及其他所需情况等（详见员工档案管理规定） 。513
3、 员工名册项目例表：见附件 1。52 员工名册的建立人力资源部应在员工签订劳动合同之日起 3 个工作日内，建立员工名册。53 员工名册的动态管理：531 员工新进：新员工被公司正式录用后，人力资源部应依据员工的有效身份证、学历证、户口本、健康证、上岗证、职业技能等级证等证件以及金光集团 AFP 中国食品和不动产 名称 职工名册备查指导书 文件编号：HR-20071124生效日期 页 次 3 页 数 3员工履历表、求职申请表等相关资料录入基本信息，建立员工名册和员工档案。532 员工异动：员工在职期间发生升职、降职、调职等相关职位变动情况后，人力资源部应更新员工名册信息并将相关资料存档。533 员工离职：员工离职时人力资源部应将员工离职日期、离职原因记录员工名册并且将交接记录资料存档备查。54 员工名册的存档形式541 员工名册以电子资料和打印资料两种形式备份存档。542 人力资源部应随时以电子资料形式记录、更新员工名册信息。543 人力资源部应每月将电子版的员工名册打印输出并存档。55 员工名册动态管理业务操作流程图：见附件 2。6附则61 人力资源部指定专人进行管理，不得对外泄露员工信息。任何人不得出于公司管理以外的目的探听或查询他人信息。62 人力资源部应每年对员工名册管理情况进行自查。员工名册完善程度应计入年度评估考核项目中。
