1、应收应付应收应付系统概述本系统是业务环节的模块之一，负责业务系统中赊销和赊购发票的后续处理。应收应付模块是和整个业务系统绑定使用，原有财务系统应收应付功能继续保留，如果要保证业务系统传递过来的应收应付数据和财务系统一致，则在启用业务系统应收应付功能后，不再继续使用财务系统处理重复业务，否则会存在差额，产生差额的部分没有业务关联。关于应收应付系统应收应付系统，是通过对购货发票以及销售发票的后续处理，以及对业务资金运用分析的综合管理系统，对采购和销售资金流的全过程进行有效的控制和跟踪，实现完善的企业资金信息管理。应收应付系统的主要特点包括：灵活的业务流程处理应收应付系统采用灵活的设计理念，以满足用
2、户丰富繁杂的业务需要。主要体现在： 系统收款单据设置收款和预收款两种收款流程，系统付款单据设置付款和预付款两种付款流程，可以满足企业中大多数采购和销售业务的资金处理； 提供灵活的业务流程管理，使业务处理流程灵活方便。 用户可根据自己的实际需要，选用往来核销或直接收款等不同的单据流程； 收付款流程可以处理多次收/ 付款、折扣抹零、交叉币别收款、退款、超期预警等功能，可以方便灵活地处理业务； 单据之间联系紧密，设置了核销等联系，以满足用户不同的业务需要；严密的业务控制应收应付系统提供收付款流程必须挂接发票流程等内部控制手段，从而保证小企业进行规范化的运作以及相关业务政策得到强而有力的执行。 对于收
3、付款来源，系统在收付款核销来源中控制必须是非现销/赊购发票，防止同时允许从采购入库单/销售出库单取数，造成业务和数据混乱，满足企业标准化管理的需求；丰富的应收应付信息系统提供了丰富的管理报表。系统为相关业务管理人员提供了相应的明细报表、汇总报表以及业务跟踪报表，业务管理人员可以通过报表查询相应的业务进展情况；另外，系统还提供预警表和账龄分析表，主要辅助决策人员进行决策。良好的扩展性小企业在长期的发展中，都会形成自己特定的管理模式，而且不同行业的企业在管理上都会具有不同的行业特色。这些个性化管理部分有一部分可以规范化从而使之符合标准业务流程和业务模板。还有一部分个性化管理往往是小企业竞争力形成的
4、一个重要的方面，对于标准商业化软件来说也需要做出考虑。应收应付系统考虑到小企业中个性化管理，提供了采购主数据（供应商、物料等）的自定义、套打自定义、灵活的系统参数配置等多种定制功能，从而可以让企业在标准的流程基础之上进行定制，以满足企业的个性化需求。应收应付与其他系统的接口与采购系统的接口采购系统的采购发票是采购系统中的一种重要交易单据，应收应付系统中的付款单据和核销单据都会调用赊购发票。与销售系统的接口销售系统的销售发票也是销售系统中的一种重要交易单据，应收应付系统中的收款单据和核销单据都会调用赊销/ 委托代销/ 分期收款发票。与委外系统的接口委外系统的委外加工费用单是委外系统中的一种记录往
5、来费用的单据，应收应付系统中的付款单据和核销单据都会调用委外加工费用单。下面首先介绍收付款单的引用和被引用关系，收款单可以引用非现销发票、期初应收金额，保存后即改变实收金额；预收款单可以被核销单据中的预收冲应收引用，和非现销发票一起被核销，也可以直接将预收款正负数直接对等核销；付款单可以引用非现购发票、委外加工费用单，保存后即改变实付金额；预付款单可以被核销单据中的预付冲应付引用，和赊购发票一起被核销，也可以直接将预付款正负数直接对等核销；赊购和非现销发票、委外加工费用单可以被核销单据中的应收冲应付/应付冲应收引用接下来介绍，收付款单据同其他单的控制关系核销单据和收付款单引用的必须是已审核单据
6、；同样，只要制作了对应应收应付单据，不允许对相关发票做反审核操作业务流程说明预收、收款、退款系统将应收应付分为收款和付款业务流程，其中收款含预收款和收款业务类型，付款含预付款和付款业务类型。不同业务类型其业务的处理过程有差异，所以对应在系统中也会有不同的业务处理流程。现在以收款流程下的单据及具体业务流程为例，来讲解具体应用方式：预收业务流程说明目 标 完成预收款的全部业务过程业务背景 预收是指在销售过程中客户先交钱，后完成交易的销售业务。适用范围 适用于面向企业的预收交易销售业务序号 处理说明 责任部门 责任人1 负责业务流程中金额处理的人员对客户以定金或其他用途提供的资金，可以在收款单中选择
7、预收款来记录这部分金额。财务部 会计2 仓管人员进行发货并填写销售出库单。销售出库单也可以依据销售订单、销售发票生成或手工新增。财务部 仓管人员3 会计收到已经确认的销售出库单，按照销售出库单进行开票。赊销的销售发票其确认之后就表示应收确立。财务部 会计4 当进行后期处理关联业务时，到核销界面选择预收冲应收。这种业务类型可以处理预收款红蓝单的对等冲销，财务部 会计也可以处理预收款和对应赊销发票的核销，或者说是业务对接。一张发票或预收付款单，在金额未被完全核销之前可以被多次调用核销，如果发票或预收付款单的金额被完全核销后，系统不允许再次调用核销。一张核销单据上可以调用多张预收付款单或发票同时进行
8、核销。应收业务流程说明目 标 完成赊销发票收款的全部业务过程业务背景 应收是指在销售过程中和客户先办理赊销发票，待款到后完成交易的销售业务。适用范围 适用于面向企业的到款交易销售业务序号 处理说明 责任部门 责任人1 仓管人员进行发货并填写销售出库单。销售出库单也可以依据销售订单、销售发票生成或手工新增。财务部 仓管人员2 会计收到已经确认的销售出库单，按照销售出库单进行开票。赊销的销售发票其确认之后就表示应收确立。财务部 会计3 负责业务流程中金额处理的人员对客户到款进行后续业务处理，可以在收款单中选择收款来进行这部分金额和对应赊销发票的到款核销。财务部 会计4 如果有客户想以货抵款，则表示
9、供求双方的关系发生了变化，双方都存在了应收关系。如果存在这种状况，需要对存在这样特殊业务的客户在供应商处建立对应基础资料，然后走相关流程得到赊购发票。最后在应收冲应付的单据中完成往来核销。财务部 会计5 如果是退款，两种方式：1、先做红字赊销销售发票，然后在收款单中的源单类型中选择红字销售发票即可。2、在收款单中选择收款退款类型，然后选择对应的已经收款的发票进行退款。财务部 会计应收应付单据通用操作说明业务系统中包括很多单据，这些单据的许多信息是相同的，现将各个单据中通用的信息说明综合起来，形成这个章节，一来可以帮助初次使用者快速综合了解单据的各项基本编制原则以及操作说明，二来在对具体单据进行
10、说明时，可以着重强调各单据的关键性信息的说明，增强单据信息的可读性。应收应付单据编制的通用说明单据日期的输入新增单据时系统自动显示当前系统日期，用户可对日期进行修改。但不可以输入已结账期间的日期。单据编号的输入每张单据都有独立的编号，系统根据在基础设置单据设置中的编码规则自动生成每张单据的编号，如果用户选中“允许手工录入”，那可以在制作单据时手工修改系统提供的单据编号，反之用户不能修改单据编号。选择供应商或客户在应收应付系统的各个业务单据中，均允许选择供应商或客户单位名称，可以通过点击栏目右侧的 图标打开往来单位列表，通过列表分类查找；如果查找后确认往来单位资料尚未定义，可以直接在列表窗口中新
11、增往来单位。选单在应收应付系统中，收款单和付款单这两张单据均有这项内容。下面就这两项内容作详细介绍。点击“选源单”同可关联单据相关，比如采购发票（普通）/（专用）、期初应付、委外加工费用单可以同付款单关联，销售发票（普通）/（专用）/期初应收可以同收款单关联。在制作单据时，如果此单需要同其他单据建立关联，那就选择“选源单”，系统会将所有符合的源单类型单据以列表窗口形式显示，用户可以快速查找相关联的源单，建立两单据之间的关联，在选定一个单号后双击，系统会将选定的源单回填到单据制作窗口中，方便快速录单，当然，如果用户想快速查找关联源单，可以先选择好供应商或客户，然后系统会过滤此供应商或客户的所有源
12、单，进一步缩小查找范围，进一步加快录单速度。币别指结算使用哪种货币。 系统默认为本位币，用户可以修改。收款单和付款单不支持一张单据上的源单为两种以上的币别。汇率即当前币别的汇率，取自币别基础资料信息，用户可以根据实际情况改为业务发生日汇率。结算方式即收付款单结算何种处理方式。用户可以（1）直接手工录入结算方式代码；（ 2）使用快捷键 F7；（ 3）选择工具栏中的资料，系统将弹出 “结算方式”查询窗口，提供所有基础资料中结算方式列示，用户查询后选择所需要的结算方式信息。摘要指该笔业务的辅助性说明，用户通过业务摘要库维护摘要，并可以直接在打印单据时选择这些信息。主管、部门、业务员是指提出该笔单据业
13、务涉及到的部门、主管、职员，用户可以由三种方式选择（1）直接手工输入代码；（2）使用快捷键 F7；（3 ）选择工具栏中的 资料，系统将弹出“核算项目相关信息”查询窗口，用户查询后选择所需要的信息，其中部门和业务员在基础资料中可以关联，在选择部门后，系统自动带入业务员。制单、审核、审核日期这三项内容是由系统根据当前单据的编制人、审核人和日期自动填入的，主要作用是记录单据的操作人和操作日期。应收应付单据操作的通用说明应收应付系统的其他单据参照以下收款单描述单据必录项提示收款单中的信息很多，但在录单时可以选择性的输入部分内容，先说明哪些项目是必须填入的，简称必录项；细心的你可能发现在订单编辑界面中，
14、上面所提的这些信息后面均有一项内容(*)，这个标志就代表此项信息是必录项，你可以不必记住订单必录项，通过这个标示在保存前检查是否有遗漏的未填写信息即可。审核与反审核在 KIS 业务系统中，提供单据审核和反审核功能。审核就是在当前单据界面、新增并保存了一张单据后，（1）单击工具条上的 【审核】；（ 2）选择查看审核；（3 ）直接使用快捷键 F4，系统会自动审核该张单据，并给予相应提示信息；另外，对已审核的单据选择查看反审核、或者直接使用快捷键 Shift+F4，系统会自动反审核该单据，并给予相应提示。另外在单据序时簿上，也可以进行单据的审核、反审核操作。方法是：1）单击工具条上的【审核】；（2）
15、选择 查看审核；（3 ）直接使用快捷键 F4；（4）在右键菜单中选择审核来进行审核。应收应付序时簿查询操作说明单据状态设定在进入单据序时簿之前，首要步骤是进行所有已存在单据的筛选查询工作。这项工作非常重要，是进行单据批量处理和管理控制的前提条件。 只有查询确定的单据，下面的处理工作才会相对通畅和严谨。点击收款单序时簿进入“过滤”界面，在这个界面中用户可以设置单据的查询条件、排序关键字、保存查询方案，此外针对查询结果，系统还可以实现对显示表格的设置功能。对于一般查询，系统提供比较简单的查询方式，即按单据的时间、审核与否、记账与否等单据状态特征进行单据的查询的设置，即可按单据状态查询单据。在过滤界
16、面，可以设置单据状态，系统预先对每种状态设置了默认选择，用户也是通过选择下拉列表框中的选项的方式来设置。收款单序时簿的状态设置包括类型、审核标志、时间和记账标志四种过滤条件。以上各种单据状态查询可以任意组合查询，如可查询当日未审核单据、或本期已审核单据等等。单击过滤界面【确定】，便进入了序时薄的主界面，系统把符合查询条件的所有单据，显示在当前界面。如果客户需要设置其他的过滤条件，可以点击工具栏的过滤或执行查看过滤数据功能调出“条件过滤”界面来重新定义过滤条件。收款单收款单据是向客户收取商品赊销货款或预收货款的业务行为，此单据可处理企业销售收款、销售预收款等收款业务，收款单还可以处理一张赊销发票
17、分次收款，或一张收款单同时处理几张赊销发票的业务。在 KIS 系统中处于应收应付的核心地位。收款单制单指南通过主界面应收应付管理 收款单，打开收款单编辑界面，在这里主要用于制作新的收款单，如果要对单据进行修改、审核等操作，可通过收款单序时簿进行操作，收款单上包含的业务和管理信息非常多，单据头部分用来描述针对该业务处理过程共性的业务信息，如单据编码、单据日期等；单据体部分用来描述不同物料的基本信息和单据信息，如单据金额、付款金额等等。有关单据的基本操作方法请您查看编制单据的通用说明一节，此处不再赘述（下同）。需要特别说明的内容如下：收款类型：“收款类型“分为三种：收款、预收款、收款退款。收款是赊
18、销发票产生的，选择此类型，则对以前的应收账款进行处理；预收款是在销售业务发生之前先收到对方预付的全部或部分货款，选择此类型时表体不可用，收款退款是指对已经收款的发票进行退款。结算账户：用来记录凭证模板中收款金额的科目来源，负责记录收款账户为现金还是银行等。表头收款金额：为整单表体的实收金额合计，收款类型选择预收款后，此处即为金额唯一录入地址。折后金额：“整单折扣”、“折后金额”、“折扣科目”三个项用来共同完成整单折扣功能。整单折扣* 收款金额 =折后金额，即输入折扣后自动计算出折后金额。打开单据时整单折扣默认为 100%，折后金额 =收款金额，折扣科目灰显。整单折扣：输入折后金额可自动反算出整
19、单折扣，整单折扣=（折后金额/收款金额）*100%折扣科目：折扣科目用于放置折扣金额，可直接调用会计科目界面，由操作员指定存放科目。只有存在折扣的情况下此项才能够录入。如果单据有折扣此项目必填。表头收款金额（本位币）：为整单表体的实收金额合计（本位币），是参照项，始终灰显。折后金额（本位币）：为整单表体的折后金额合计（本位币），是参照项，始终灰显。源单编号：此处负责调入赊销发票，并显示对应发票的编号。源单类型有四种来源，普通发票、专用发票、期初金额、其他应收单。单据日期：指调入赊销发票或其他应收单的制单日期或初始应收的明细日期。单据金额：所选单据的金额（价税合计金额）。单据金额（本位币）：所选
20、单据的制单时本位币金额（价税合计金额）。已核销金额：所选单据的已结算金额。此处支持分次收款以及一次对多单收款。未核销金额：所选单据的未结算金额。本次核销：本次对应此张单据的收款金额。利用表头工具栏的合计功能可以将实收金额合计反填到表头的收款金额处；同时，收款金额处的数值可以通过表头工具栏分摊功能按先后顺序分摊数值。本次核销（本位币）：本次对应此张单据的收款金额对应本位币。如果是本币发票，则此处金额和实收金额相同，如果是外币发票，对应本币则是按当期系统默认汇率折算的金额。发票币别：指当前所选发票的币别。收款单据中不允许混合收款，即表体的单据必须是同一种币别。表体汇率：收款核销的汇率，当收款币别与
21、表体源单币别是同一外币时，表体汇率=表头的汇率。收款单操作说明单据分摊和合计“分摊”、“合计”。进入单据界面时此二功能都亮显。“分摊”功能是为了用户按单据在表体的排列顺序分摊收款，只有表头收款金额不为空时此功能方能使用。点击则按收款金额依条目顺序分配，当本次核销金额合计=收款金额时正常分配，否则提示 “收款金额超出本次核销的金额，请调整收款金额”；“合计”功能是为了返填表体实收金额合计到表头的收款金额。点击即完成返填。汇率功能应用汇率金额逻辑（以收款为例）汇率问题处理方式关键点：业务系统不论即时还是期末都不进行调汇。应用流程：发票收款以原币记录，若原币为本币，不论收款为本币还是外币，都按当时汇
22、率折算为本币（即原币）；若原币为外币，不论收款为同种外币还是本币，都按当时汇率折算为外币。强调：本币发票收外币，折算为当期/即时汇率的本币；外币发票收款，都折算为当期外币。单据金额 已结算金额 未结算金额 实收金额收款方式本币 原币 原币 原币 本币 原币本币本币 初始 初始 累计 累计 本次 本次本币外币 初始 初始 累计 累计 记录折算 本次外币本币 初始 初始 累计 累计 本次 记录折算外币外币 初始 初始 累计 累计 本次 本次结算金额逻辑已结算金额和未结算金额默认记录发票币别，即本币发票业务，记录已结算金额（原币）和未结算金额（原币），单据金额（原币）=已结算金额（原币）+未结算金额
23、（原币），此处的原币皆指发票币别；外币发票业务，记录已结算金额（原币）和未结算金额（原币），单据金额（原币）= 已结算金额（原币）+ 未结算金额（原币）。实收金额为本次对此单据的收款金额，填入实收金额并保存后未结算金额自动减少，已结算金额自动增加；当未结算金额为 0 时，表示本单收款业务结束。同时，实收金额（原币）=0%，当整单折扣不等于 100%时，折扣科目亮显。同时，输入折后金额可自动反算出整单折扣，整单折扣=（折后金额/付款金额）*100%；折扣科目用于放置折扣金额，可直接调用会计科目界面，由操作员指定存放科目。收款单折扣处理以收款单为例，当存在收款抹零业务时，需要将抹零后的合计金额填入
24、表头的折后金额项，系统会自动反算出整单折扣。对应的折扣金额需要记入折扣科目，此处折扣科目可以任意选择，但是为了便于客户进行统计管理，请选择一固定科目用于相关折扣的保存。只要收款金额等于实收金额合计，则允许保存，完成到款核销。注意： 汇兑不足可通过折扣完成抹零，但是汇兑超出部分需要在财务中处理，不属于折扣应用范畴。收款退款的使用收款退款是针对已收款的发票、期初数据、其他应收单进行退款。退款后，对应的发票、期初数据、其他应收单可以继续收款。付款单付款单据是向供应商提供商品赊购货款或预付货款的业务行为，此单据可处理企业采购付款、采购预付款、委外付款等付款业务，付款单还可以处理一张赊购发票分次付款，或
25、一张付款单同时处理几张赊购发票的业务。在 KIS 系统中处于应收应付的核心地位。付款单制单指南通过主界面应收应付管理 付款单，打开付款单编辑界面，在这里主要用于制作新的付款单，如果要对单据进行修改、审核等操作，可通过付款单序时簿进行操作，付款单上包含的业务和管理信息非常多，单据头部分用来描述针对该业务处理过程共性的业务信息，如单据编码、单据日期等；单据体部分用来描述不同物料的基本信息和单据信息，如单据金额、付款金额等等。有关单据的基本操作方法请您查看编制单据的通用说明一节，此处不再赘述（下同）。需要特别说明的内容如下： 付款类型：“付款类型“分为三种：付款、预付款、付款退款。付款是赊购发票产生
26、的，选择此类型，则对以前的应付账款进行处理；预付款是在采购业务发生之前先支付对方全部或部分货款，选择此类型时表体不可用；付款退款是对已付款的发票进行退款。 结算号：结算号用来记录当结算方式为汇票/支票/ 电汇时的单据号码，用户手工录入。 表头付款金额：为整单表体的实收金额合计，付款类型选择预付款后，此处即为金额唯一录入地址。 折后金额：“整单折扣”、“折后金额”、“折扣科目”三个项用来共同完成整单折扣功能。整单折扣* 付款金额= 折后金额，即输入折扣后自动计算出折后金额。打开单据时整单折扣默认为 100%，折后金额=付款金额，折扣科目灰显。 整单折扣：输入折后金额可自动反算出整单折扣，整单折扣
27、=（折后金额/付款金额）*100% 折扣科目：折扣科目用于放置折扣金额，可直接调用会计科目界面，由操作员指定存放科目。只有存在折扣的情况下此项才能够录入。 表头付款金额（本位币）：为整单表体的实付金额合计（本位币），是参照项，始终灰显。 折后金额（本位币）：为整单表体的折后金额合计（本位币），是参照项，始终灰显。 源单编号：此处负责调入赊购发票，并显示对应发票的编号。通过菜单中的选源单，可以选四种类型的单据，普通发票、专用发票、期初余额、其他应付单、委外加工费用单。 单据日期：指调入赊购发票、其他应付单的制单日期。 单据金额：所选单据的金额（价税合计金额）。 单据金额（本位币）类：所选单据的制
28、单时本位币金额（价税合计金额）。 已核销金额：所选单据的已结算金额。此处支持分次付款以及一次对多单付款。 未核销金额：所选单据的未结算金额。 本次核销：本次对应此张单据的付款金额。利用表头工具栏的合计功能可以将实收金额合计反填到表头的付款金额处；同时，付款金额处的数值可以通过表头工具栏分摊功能按先后顺序分摊数值。 本次核销（本位币）：本次对应此张单据的付款金额对应本位币。如果是本币发票，则此处金额和实付金额相同，如果是外币发票，对应本币则是按当期系统默认汇率折算的金额。 发票币别：指当前所选发票的币别。付款单据中不允许混合付款，即表体的单据必须是同一种币别。 表体汇率：付款核销的汇率，当付款币
29、别与表体源单币别是同一外币时，表体汇率=表头的汇率。付款单操作说明单据分摊和合计“分摊”、“合计”。进入单据界面时此二功能都亮显。“分摊”功能是为了用户按单据在表体的排列顺序分摊付款，只有表头付款金额不为空时此功能方能使用。点击则按付款金额依条目顺序分配，当实付金额合计=付款金额时正常分配，否则提示 “付款金额超出可实收的金额，请调整付款金额”；“合计”功能是为了返填表体实收金额合计到表头的付款金额。点击即完成返填。折扣功能应用提供折扣功能是为了让用户用快捷的方式处理抹零以及坏账等业务，减轻用户使用系统的工作量，而提供的一个方便性功能。下面介绍其具体使用方法：“整单折扣”、“折后金额”、“折扣
30、科目”三个项用来共同完成整单折扣功能。整单折扣*付款金额 =折后金额，即输入折扣后自动计算出折后金额。打开单据时整单折扣默认为 100%，折后金额 =付款金额，折扣科目灰显。 0选项去掉，则凭证就可以不经审核直接过账。应收应付新增凭证模板新增凭证模板概述进入应收 应付系统后，单击【凭证模板】进入凭证模板处理界面，选择某一事务类型的单据，单击工具条上的【新增】，弹出“凭证模板新增”界面。在该界面进行借贷方科目、金额的定义，以及凭证字、摘要的设置等，设置完成后单击【保存】保存该凭证模板。凭证模板设置录入模板编号、模板名称，选择凭证字号在“凭证模板新增”界面，录入模板编号、模板名称，应保证模板编号的
31、唯一性，否则系统不允许保存，点击凭证字下拉列表框，选择凭证字。选择科目来源，确定科目在凭证模板新增界面，单击科目下拉列表框，选择科目来源，各种科目来源及其用法说明列表如下：科 目 来 源 说 明凭证模板 选择此来源时，需录入固定科目。单据上的结算账户 主要用于收付款单的凭证模板。单据上的折扣科目 主要用于收付款单的凭证模板。不同的单据，根据单据信息的不同，可能存在不同的科目来源，可以根据科目来源的字面描述进行选择后使用。若选择来源于凭证模板，须在科目栏录入固定科目，可按 F7 查找。若选择其他的科目来源，则不需要在模板录入具体科目（科目栏自动变灰），系统会在生成凭证时根据单据上的内容和科目来源
32、自动查找相应的科目。选择金额来源在“凭证模板设置”界面，单击栏，出现金额来源下拉列表，列出对应单据上所有的金额型字段，包括自定义的金额字段(普通发票除外) 。由用户选择。在选择金额来源时，应注意配合相应的科目及借贷方向，并保证借贷方金额相等，否则不能保存。在摘要栏，录入摘要信息，该信息会在生成凭证时携带到摘要栏。摘要设置在凭证模板设置界面，单击明细行的【摘要】按钮，弹出摘要设置框：用户可以对该行分录需要记录的摘要信息通过以上界面进行设计，设计时用户可以选用系统列出的“可选择摘要单元”加上手工录入的“描述语言”构成完整的、清晰的摘要信息，对于“摘要单元”，系统在生成凭证的时候会自动取得实际值并填
33、入。摘要信息是针对每一行分录进行设计的，故用户应当根据需要确定凭证模板中所有分录行摘要设计的合理性和充分性，另外如果用户经常使用“汇总”方式生成凭证时，建议摘要单元不要取用单据体上的信息，此举可能造成由于需取对象较多而影响凭证生成性能并大大增加凭证存储空间的现象。默认核算项目与单据字段的对应关系科目下挂多核算项目是金蝶 KIS 总账系统重要特色之一，但是在应收 应付系统中，由于核算项目只涉及到客户和供应商故系统默认设置了收款类科目核算项目为客户，付款类科目对应核算项目为供应商。系统在生成凭证时，可根据核算项目与单据字段的对应关系，将对应字段值填入科目的默认核算项目栏中。保存、继续新增或退出单击
34、【保存】时，系统先检查所有的项目是否完整，若不完整，系统会给出相应的提示，不允许保存，完整性检查完毕后，系统还会进行借贷方金额平衡检查，对于多金额字段的单据，系统按单据特定的平衡关系检查（即使个别金额字段暂不使用，也应预定义，保证金额始终平衡）。若不平衡，系统会给出提示，用户应查找原因，调整模板。保存成功后，可单击【新增】，继续新增凭证模板，单击【退出】，退出“凭证模板新增”界面。应收应付维护凭证模板修改、查看凭证模板进入“凭证模板设置”界面，当光标停留在某一凭证模板上时，单击【修改】，显示凭证模板修改界面，可查询凭证模板，或对凭证模板的各个项目进行修改。此界面的各个按钮列表介绍如下：数 据
35、项 说 明添加 在凭证模板的当前分录位置添加一条空白分录。删除 删除光标当前行的分录内容。保存 保存修改后的凭证模板。前张 显示该事务类型的上一张凭证模板。后张 显示该事务类型的下一张凭证模板。首张 显示该事务类型的第一张凭证模板。末张 显示该事务类型的最后一张凭证模板。查看 当光标停留在科目栏时激活，可查看凭证资料。退出 退出凭证模板修改（查看）界面。删除、退出凭证模板进入“凭证模板设置”界面，当光标停留在某一凭证模板上时，单击【删除】，则会删除此张凭证模板。在此界面单击【退出】，可退出凭证模板设置。调整默认凭证模板系统自动将系统模板作为默认模板，可将自设的凭证模板调整为默认模板。具体操作步
36、骤如下：步 骤 描 述 是否必需（是/否）第一步 将光标停留在准备作为默认模板的行上。 是第二步 在菜单条上，单击编辑设为默认模板。 是第三步 自设的凭证模板会自动变为默认凭证模板，同时原来的默认凭证模板变为非默认。也就是说，一种事务类型只允许一张当前默认模板。是应收应付生成凭证单击【应收应付生成凭证】进入该处理过程。该模块主要用来将各种核算单据生成凭证。此处过滤只能过滤出当期和以前期间的单据来生成凭证，不允许以后期间单据生成凭证。选择事务类型单击生成凭证图标，出现核算单据事务类型选择界面，移动光标，选择需要生成凭证的核算单据，单击【确定】，进入该种核算单据“过滤”界面。录入过滤条件所有凭证生
37、成事务都会有一个待生成凭证单据序时簿，用户可以使用【过滤】功能调出过滤界面。生成凭证选项选择编辑选项，或者直接使用【选项】功能按钮，显示生成凭证的一些选项，包括选择默认凭证模板，错误处理等。列表介绍如下：类别 选项 描述中断凭证生成过程 在按单生成多张凭证时，生成某一张凭证时出现错误，则中断退出，即使其他单据可生成凭证也不再处理。错误处理忽略错误继续处理下一张单据。在按单生成多张凭证时，生成某一张凭证时出现错误，忽略错误，继续生成其他单据的凭证。类别 选项 描述给出错误提示 出现错误时给出提示。保存凭证前调出凭证修改界面手工调整生成凭证保存前直接调出“凭证修改”界面，由用户自行确认并保存。数据
38、不完整时调出凭证修改界面手工调整在生成凭证时，若凭证科目、核算项目等必录事项从凭证模板或单据上取不到，则调出不完整的凭证，由用户补录。数据不完整或保存前处理忽略错误，仅在报告中说明遇到上述情况时，并不调出凭证，只是在报告中说明。默认模板 实际成本法模板 单击【模板设置】，可调整当前实际成本法物料的默认凭证模板。借方相同科目合并 选择该选项，凭证借方存在相同科目则合并反映（核算项目和单位必须相同）。科目合并选项贷方相同科目合并 选择该选项，凭证贷方存在相同科目则合并反映（核算项目和单位必须相同）。计量单位设置 计量单位自动取用对应科目预设“缺省单位”选择该选项，如果出现业务单据上的计量单位不属于
39、对应科目预设计量单位组，则系统在生成凭证时将直接引用对应科目预设的“缺省单位”，并保存凭证而不提示错误；如果用户没有选中上述选项，系统将在保存凭证时对上述情形提示错误，并不直接引用对应科目“缺省单位”，而由用户自行确定；故：上述选项务必慎用。凭证生成的方法可以同时选择一张或多张单据，选择生成凭证的方式，按单（单据组）生成多张或汇总生成一张凭证。用户可以在过滤出来的单据前面选择当前单据对应的凭证模板，如果不选择，系统使用默认模板生成凭证；每张单据前面使用多选选项，对于需要生成凭证的单据确认选择状态，则凭证的时候，被选择的单据作为数据源生成凭证。生成凭证失败主要有以下几方面的原因：常见错误 原 因
40、 解决方法取不到科目 系统不能从指定的科目来源中取到科目。 补录相关科目数据或调整科目取数来源。从单据上取不到相应的核算项目凭证上科目的核算项目在单据上无对应字段。调整凭证模板上的科目，或通过自定义单据增加相关字段。与总账当前期间不对应，不能保存凭证总账当前期间大于核算系统当前期间。 反结账调整总账系统当前期间。系统当前提供 2 种方式可以生成凭证1. 按单生成凭证如果选择按单生成凭证，则对于选择的单据以一对一方式生成凭证，即一张单据就生成一张凭证，存在 2 种可能的情况说明：如果在一个单据类型里面选择了多张单据，使用这种模式生成凭证时，系统为每一张单生成对应的一张凭证，在单据上记录各自不同的
41、凭证号；如果在不同的单据类型中选择了单据（一张或多张），则只是对于当前过滤界面中的单据按单生成凭证，其他单据类型中的单据不能同时生成凭证；2. 按单据类型汇总生成凭证如果选择按单据类型汇总生成凭证，则可以实现对于同一个单据类型中的单据汇总生成一张凭证，注意对于选项中科目合并的支持定义，凭证借贷方存在相同科目则合并反映（核算项目和单位必须相同）。如果在不同单据类型中同时选择了多张单据，生成方式是对于当前过滤界面中的单据汇总生成凭证，其他单据类型中已经选择了的单据不能同时生成凭证。注意：一般来讲，生成凭证的时候前提是要先将凭证过滤出来，系统已经先行按照一定的规则过滤，当然用户可以设置自定 义条件，
42、但是一般默 认的前提是 单据必须已经审核，即需要记账的单据上已经有成本或者金额存在。查看报告在生成凭证成功或失败的提示界面上，单击【查看报告】，可查看生成凭证过程的报告。凭证生成失败时，可通过报告中提示的原因作出调整，以便顺利地生成凭证。应收应付凭证查询进入应收应付系统后，单击【凭证管理】进入该处理过程。用户可利用该模块查询、修改核算系统生成的凭证，这些功能在总账系统已有详尽的描述，不再赘述。还可在凭证序时簿界面单击【原单】，查看凭证对应的核算单据。1.录入过滤条件2.查看、审核、修改、删除凭证3.凭证关联查询原单4.退出应收应付查询与报表应收应付公用说明关键字组合查询系统针对每个报表的查询具
43、体情况，提供一种或多种关键内容的组合、进行针对性查询，这种查询通常是为了特定的业务处理操作而进行的。在“报表过滤”界面的右方，可以设置查询条件，系统保持空白，用户通过选择筛选框筛选的方式来设置。如果对条件清除，单击左方的【清除】，即可把所有设置的条件清空，方便用户重新设置。这种筛选条件查询虽然具有很强的针对性，但是其条件设置工作显然比较繁琐和重复。因此建议用户将这类查询条件作为方案保存，以备以后查询方便。分级汇总在汇总类报表中，系统提供多种汇总依据，用户可以通过选择业务数据是否进行按级别分别汇总的选项来进行数据的分级汇总查询。 如果选择，则有以下内容可供选择：1、汇总依据，用户可以通过下拉列表
44、框选择不同的汇总依据，这些依据可以是单独的业务关键字，如供应商类别、物料类别，也可以是组合的关键字，如供应商物料类别等。2、类别级次，是指所选择的汇总依据按几级汇总，用户可以自由确定。3、是否仅显示汇总行，是指显示内容是仅显示最终汇总行，还是全部显示。单据状态某些报表的过滤条件提供了选择单据审核状态的下拉框，下拉框内容包括、 ，默认为：排序明细报表提供排序查询功能。明细报表过滤界面包括两个子页面，其中“条件”页面包括了各种查询条件；而另一个“排序”页面便可以设定所查询单据的排列顺序。排序界面分为两部分，上一部分列示了可供排序的所有字段名称；下一部分则放置选中字段、排序方式和不同字段排序的先后顺
45、序。数据控制某些报表提供了数据控制，即“无发生额不显示”和“无发生额和无余额不显示”。“无发生额不显示”：选择无发生额不显示时，进入报表界面后如果该物料在查询期间没有发生额，则报表显示为空，有发生额则正常显示；不选择无发生额不显示时，进入报表界面后报告该物料在查询期间有没有发生额，均正常显示。“无发生额和无余额不显示”：当选中该选项时，物料在选择的会计期间无发生额并且无余额不在报表中显示。余额为零不显示某些报表提供了余额为 0 不显示。如物料收发汇总表的过滤条件中提供的选项。如果选中该选项，显示时过滤掉期末结存数量、金额均为零的物料。如果不选中该选项，则将期末结存数量、金额余额为零的物料正常显
46、示。冻结列功能在报表查看菜单中提供菜单项：设置冻结列数，当用户点击该菜单项时，调出冻结列数设置界面，用户可以选择第几列进行冻结。包括已出库未开票取有单无票（指未钩稽状态的单据）情况下的数据，此数据只改变应收金额和未收金额，且相等。如果单据金额为 0 则不显示；包括现销发票是为了扩大取数来源，更好反映客户在业务系统的业务现金往来情况。取现销发票，则把金额同时填入应收和实收列包括其他应收付是为了扩大取数来源，更好反映客户在业务系统的业务现金往来情况。取其他应收款单、其他应付款单的数据，根据应结算金额和已结算金额，将数据列示在报表对应的字段中。应收账款明细表在应收账款明细查询中，使用者可对某笔所关心
47、的业务进行查询现有资金情况，也可查看全部业务的现有资金情况。业务系统中的应收应付为的就是反映收付款情况的实时性，所以一旦发生预收或预付业务，都应该即时改变余额和累计发生额。为了达成此目的，需要在预收付款业务发生时就进行数据统计，而在预收冲应收以及预付冲应付时，只是完成相关业务的挂接。以下为应收说明：影响期末余额的主要数据为：期初应收、预收金额、应收金额、实收金额。期末余额=期初应收 +应收金额 -预收金额-实收金额。以下为所有单据对表格金额的影响：币别影响：币别来源有 5 个地方：发票、收款单、预收款单、核销单据、其他收款单，其中判断业务（币别）类型的有 3 个口：发票、其他应收单和预收款单，
48、发票、其他收款单为本币，则对应的发票、其他收款单、收款单和核销单据都为本币业务；预收款单为本币，则也归为本币业务。反之都归为对应外币业务。应收账款汇总表在应收账款汇总查询中，使用者可对某个所关心的客户对其业务进行查询，查看全部业务的现有资金情况。业务系统中的应收应付为的就是反映收付款情况的实时性，所以一旦发生预收或预付业务，都应该即时改变余额和累计发生额。应收账款明细表反映了明细业务的发生，汇总表则提供对应业务的整合，供业务分析之用。应付账款明细表在应付账款明细查询中，使用者可对某笔所关心的业务进行查询现有资金情况，也可查看全部业务的现有资金情况。业务系统中的应收应付为的就是反映收付款情况的实
49、时性，所以一旦发生预付或预付业务，都应该即时改变余额和累计发生额。为了达成此目的，需要在预收付款业务发生时就进行数据统计，而在预收冲应收以及预付冲应付时，只是完成相关业务的挂接。以下为应付说明：影响期末余额的主要数据为：期初应付、预付金额、应付金额、实付金额。期末余额=期初应付 +应付金额 -预付金额-实付金额。以下为所有单据对表格金额的影响：币别影响：币别来源有 5 个地方：发票、付款单、预付款单、核销单据、其他付款单，其中判断业务（币别）类型的有 3 个口：发票、其他付款单和预付款单，发票、其他付款单为本币，则对应的发票、付款单和核销单据都为本币业务；预付款单为本币，则也归为本币业务。反之都归为对应外币业务。应付账款汇总表在应付账款汇总查询中，使用者可对某个所关心的供应商对其业务进行查询，查看全部业务的现有资金情况。业务系统中的应收应付为的就是反映收付款情况的实时性，所以一旦发生预收或预付业务，都应该即时改变余额和累计发生额。应付账款明细表反映了明细业务的发生，汇总表则提供对应业务的整合，供业务分析之用。业务往来对账单业务往来对账单是用于进行用户与客
