1、2019/1/9,1,第四章 表,2019/1/9,2,4.1 表的结构,表是最基本的数据对象，用于存储和管理数据，是与特定主题（如教师或学生、产品或供应商）有关的数据的集合。,2019/1/9,3,动手在Access中建立数据库之前，请 先在纸上草拟设计方案，建议按照以下基础 步骤设计数据库:,2019/1/9,4,确定创建数据库的目的,设计数据库的第一个步骤是确定创建数据库 的目的以及以后如何使用。可以采取三种方式完 成这一步：与数据库用户交谈，了解他们的需求。草拟您需要数据库产生的报表。收集目前用来记录数据的单据或文件，这些数据可帮助了解数据库中应该有哪些内容以及需要那些功能。,2019
2、/1/9,5,确定该数据库中需要的表,是数据库设计过程中最难处理的步骤。先在纸上草拟并润色设计可能是较好的方法。应按以下设计原则对信息进行分类：每个表应该只包含关于一个主题的信息。如客户的地址和客户的订单。请思考？1、为什么将反映不同主题的信息存放到不同的表中？2、如果将所有的信息存放到一张表中，会有什么问题？3、仔细分析下表，会得到答案！,2019/1/9,6,学院,系部,2019/1/9,7,合二为一的一张表：数据冗余,2019/1/9,8,确定表中需要的字段,包含所有需要信息；将信息存储到最小逻辑单位。例如“员工名称”一般分成两个字段“名字”与“姓氏；字段中不要包含多个项目；,2019/
3、1/9,9,明确每条记录中有唯一值的字段,为了连接保存在不同表中的信息，数据库中 的每个表必须包含表中唯一确定每个记录的字段 或字段集（主键）。例如将某个客户与该客户的所有订单相连接。,2019/1/9,10,确定表之间的关系,因为已经将信息分配到各个表中，并且已经 定义了主键，所以需要通过某种方式告知Access 如何以某种方法将相关信息结合到一起。也就是说，必须定义数据库中表之间的关系。参考一个已有的且设计良好的数据库中的关 系是很有帮助的。,2019/1/9,11,优化设计,在设计完需要的表、字段和关系后， 就应该检查该设计并找出任何可能存在的 不足之处。因为在现在改变数据库的设计 要比
4、更改已经添满数据的表容易得多。,2019/1/9,12,输入数据并创建其他数据库对象,如果认为表的结构已达到了设计规则，就可以继续进行并且在表中添加所有已有的数据，然后创建所需的查询、窗体、报表等。,2019/1/9,13,使用Access的分析工具,“表分析器向导”一次能分析一个表的设计。 它在适当的情况下能建立新的表结构和关系，并 且在合理的时候在相关的新表中拆分原来的表。“性能分析器”能分析整个数据库，做出推荐 和建议来改善数据库，并且还能实现这些推荐和 建议。,2019/1/9,14,应用实例：康富员工管理信息系统,基本情况,工资情况,联系方式,2019/1/9,15,4.2 表的创建
5、,在Access 中，可以采用以下五种 方式在当前数据库的表对象中建立新表：使用【设计视图】使用【表向导】使用【数据表视图】使用【导入表】使用【链接表】,2019/1/9,16,1、命名字段避免过长，最好使用便于理解的名字。命名规则：字段名最长可达64个字符（包括空格）；字段名可以包含字母、数字、空格和其他字符；字段名不能包含（）、！、 不能用空格作为字段名的第一个字符； 2、确定数据类型为字段命名后，必须决定赋予该字段什么数据类型，因为数据类型决定了该字段能存储什么样的数据。,表的创建说明,2019/1/9,17,2019/1/9,18,3、字段说明在表的设计视图中，字段输入区域的【说明】
6、列用于帮助用户了解字段的用途、数据的输入方式以 及该字段对输入数据格式的要求。 4、字段属性的设置在为字段定义了字段名称、数据类型以及说明以 后，Access进一步要求用户定义字段属性，即确定字 段的属性。每一个字段或多或少都拥有字段属性，而 不同的数据类型其所拥有的字段属性是各不相同的。,2019/1/9,19,2019/1/9,20,字段属性定义的技巧,1）设置字段的默认值：如：“性别”定义为“女” “日期”定义为系统当前日期2）字段有效性验证：控制数据输入的正确性和有效性如：“学院代码”的输入范围在01-99“01” and “99”(between “01” and “99”)如：出生
7、日期小于系统当前日期date()一旦违反了有效性规则，将显示一个信息告诉用户。,2019/1/9,21,3）格式：改变数据显示和打印的格式，但并不改变数据的实际存储。用于“文本”和“备注”类型的特殊字符,2019/1/9,22,4）设置输入掩码：控制数据输入的格式Access 允许为除了【备注】、【OLE对象】 和【自动编号】数据类型之外的任何数据类型 字段定义【输入掩码】属性。输入掩码字符,2019/1/9,23,2019/1/9,24,如：“电话”输入格式定义为（#）#,2019/1/9,25,如果为同一字段定义了输入掩码，同时又设置了格式属性，格式属性将在数据显示时优先于输入掩码。这意味
8、着即使已经保存了输入掩码，在数据设置了格式并显示时，仍将忽略输入掩码。5）必填字段属性必填字段属性允许用户规定数据是否必须被输入到字段中。,2019/1/9,26,5、定义和更改主键,Access数据库系统的强大功能，在于它可以 使用查询、窗体和报表快速地查找并组合保存在 各个不同表中的信息。要做到这一点，每一个表 应该包含这样的一个或一组字段，这些字段是表 中所保存的每一条记录的唯一标识，此信息称为 表的主键，也称为主关键字。,2019/1/9,27,1）主键的类型,（1）自动编号主键当向表中添加每一条记录时，可将自动编号字段设 置为自动输入连续数字的编号。 （2）单字段主键 如果某字段中包
9、含的都是唯一的值，可以将该字段 指定为主键。 （3）多字段主键在不能保证任何单字段都包含唯一值时，可以将两个或 更多的字段指定为主键。如：northwind中的订单明细 2）设置或更改主键 3）删除主键,2019/1/9,28,4.3 建立表间关系,通过规范化的方法，我们对表进行有效的分割，但是其实我们知道，这些表虽然被分割为数个表，但它们之间彼此关联。如：有订单就必有客户，即客户与订单是有关系的，这种关系可描述为“一位客户可拥有多个订单”。因此，所谓的关系式数据库就是将数据加以分类，通过建立表之间的参照关系，既能维持数据之间的联系，又可以避免不需要的数据重复。,2019/1/9,29,1、常
10、见的关系类型：一对一关系:指表中的某一条记录对应到另一表的某一条记录一对多关系：指表中的某一条记录对应到另一表的多条记录多对多关系：指表中的某一条记录对应到另一表的多条记录，而被对应到的多条记录，也会对应回原表的多条记录,2019/1/9,30,2、建立表间关系： 相关联字段的类型和长度 (1)创建表之间的关系时，相关联的字段不一定要有相同的名称，但必须有相同的字段类型（除非主键字段是“自动编号”类型）。 (2)当主键字段是“自动编号”类型时，只能与“数字”类型并且“字段大小”属性相同的字段关联。例如，如果一个“自动编号”字段和一个“数字”字段的，并且“字段大小”属性均为“长整型”，则它们是可
11、以匹配的。 (3)如果两个字段都是“数字”字段，但是“字段大小”属性须相同，两个表才可关联。,2019/1/9,31,3.设置关系选项 1)实施参照完整性： 用来建立表间的引用完整性。如果不选择该选 项，就可以单独对表进行操作，而不必考虑与之 相关联的另外一个表。 (如删除：先删子表，再删主表) (如插入：先在主表插入，再在子表插入)2)级联更新相关字段： 用于确定是否允许用户修改连接字段的内容。如 果选择了该选项，当改变主表的主关键字字段的 内容时，将随之也改变相关表的主关键字字段的 内容。,2019/1/9,32,3)级联删除相关字段： 用于确定是否允许用户删除与其他表中的记录有 关系的记
12、录。如果选择了该选项，允许删除主表 中的记录，但在删除主表中的记录之前，首先删 除从表中的相关记录。,2019/1/9,33,4.4 表记录的输入,1、“是/否”数据类型的输入2、OLE数据类型的输入3、查阅向导的设置固定值的查阅字段如性别、学历、职称、籍贯关系表的查阅字段查阅字段的值是从另一个表或查询而来的,2019/1/9,34,4.5 子数据表,当两个表之间创建了一对多关系后，将“一”端表称为主表，将“多”端表称为子数据表或子表。,2019/1/9,35,4.6 表的导入导出和链接,对于许多应用来说，可能表已经存在了，只需将 它导入链接以后进行管理或导出至其他数据库。 导入： 1、首先打
13、开等待导入的数据库文件 2、执行Access的导入功能 3、选取欲导入的表 4、选取欲导入的表名称,2019/1/9,36,导出： 1、首先打开等待导出的数据库文件 2、执行Access的导出功能 3、选取欲导出表所在的数据库文件 4、选取欲导出的表,2019/1/9,37,链接 导入是将数据导入到新的Access表中，或者将数据库对象导入到另一个 Access 数据库中。 链接数据则是一种连接到其他应用程序中的数据但不将数据导入的方法，这样在其他应用程序与数据之间建立起连接，使用户既可以在原应用程序中，又可以在 Access 中查看和编辑数据。 导入与链接的数据源可以是Access数据库、Excel 电子表格、文本文件等。,
