1、1,第4章、Access数据表及其应用,4.1 通过输入数据创建表 4.2 用表向导创建数据表 4.3 用表的设计视图创建数据表 4.4 导入或链接已有数据创建数据表 4.5 表结构的相关操作 4.6 表记录的相关操作 4.7 表索引及其操作 4.8 表和表之间的关系,2,4.1 通过输入数据创建表,新建空数据库，在左面的工作区选择“表”对象，双击“通过输入数据创建表”，出现如图所示界面：,3,4.1 通过输入数据创建表,在界面中输入如下的数据，双击字段名称可以对字段名称参加编辑。选中行可以复制记录；选中列可以参加列插入和删除等操作。,4,4.1 通过输入数据创建表,单击“保存”，在弹出的“另
2、存为”对话框中输入“教师表”，单击确定；系统弹出提示，询问用户是否创建主键。如果选择“是”，系统将创建一个自动编号的列作为主键。这里选择“否”，以后可以在设计视图定义“教师编号”为主键。创建完成。,5,4.2 用表向导创建数据表,Access提供了40多个预设的商业或个人表供用户选择。这些表的格式是预先定义的，用户可以在向导中稍作修改即可创建不同的表。下面以课程表为例，说明使用表向导的步骤： 单击左面工作区的【表】|【使用向导创建表】，弹出如下界面：,6,4.2 用表向导创建数据表,在“表向导”对话框中，选择“个人”选项，从“示例表”中选择“家庭物品清单”，将“家庭物品清单ID”字段送入“新表
3、中的字段；单击“重命名字段”按钮，将字段名称改为“课程编号”，如图所示：,7,4.2 用表向导创建数据表,将“说明”添加到新表，重命名为“课程名称”；将“序列号”添加到新表，重命名为“学时”；将“模型编号”添加到新表，重命名为“主讲老师编号”。单击【下一步】。,8,4.2 用表向导创建数据表,将表的名称改为“课程表”，主键的设置选择“不，让我自己设置主键”，单击【下一步】。,9,4.2 用表向导创建数据表,主键字段选择“课程编号”，主键字段数据类型选择“添加新记录时我自己输入的数字”，单击【下一步】。,10,4.2 用表向导创建数据表,本页显示当前表与其他表的关系，单击【下一步】。,11,4.
4、2 用表向导创建数据表,选择创建完表之后的动作为“直接向表中输入数据”，单击【完成】。,12,4.2 用表向导创建数据表,输入表中的记录，如图所示。创建结束。,13,4.3 用表的设计视图创建数据表,该方式非常灵活，功能强大，但相对复杂。 打开表设计视图 单击左面工作区的【表】，单击【使用设计器创建表】，进入表设计视图。创建表一般需要以下步骤： 输入字段名称（小于64字节）； 指定数据类型； 设置字段常规属性； 重复上述步骤，设置其它字段信息。,14,4.3 用表的设计视图创建数据表,数据类型 文本：由汉字、字母、数字、空格和字符（ASCII码组成），最多255个字符； 数字：由正号、负号、小
5、数点和数字组成，可以设置为： 字节：0255的整数 整型：3276732767的整数 单精度型：-3.4E38-1.4E-45或1.4E-453.4E38的实数 双精度型：-1.8E308-4.94E-324或4.96E-3241.8E308的实数 小数：-1E281E28之间的数字 同步复制ID：唯一标识 日期和时间：8个字节 货币：整数位15位，小数位4位的数值,15,4.3 用表的设计视图创建数据表,自动编号：为每条记录分配一个唯一的自动递增或随机数值； 是/否：逻辑型，表示“是”或“否”； OLE对象：链接或嵌入多媒体对象，最多1GB； 超链接：链接到本地或网络上的任意位置； 查询向导
6、：用于实现查阅其他表中的数据或另一个表中选择的字段。 备注型：适用于长度较常的文本及数字，用于存放备注及说明信息,16,4.3 用表的设计视图创建数据表,字段属性 不同的数据类型有不同的属性，常见的字段属性有： 字段大小：限定文本型字段的长度和数字型数据的种类。 格式：控制数据在屏幕上显示或打印的方式。不同的数据类型可以定义不同的格式，例如，时间类型有短日期、长日期等格式；货币有常规、欧元、货币格式等等。 输入掩码：用户为数据定义的格式。文本、数字、货币、时间/日期类型可以设置掩码。设置掩码的目的是要求用户在输入数据时遵循一定的格式。参见下页的掩码字符表。,17,4.3 用表的设计视图创建数据
7、表,例如，邮政编码是6位字符，掩码可以设为000000； 日期可以设为 9999年99月99日等。,18,4.3 用表的设计视图创建数据表,小数位：指定小数点的位数（数字型和货币型有效）。 标题：用于在窗体和报表中取代字段的名称。 默认值：添加新记录时自动加入到字段的值。 有效性规则：根据表达式或宏建立的规则来确认数据。定义有效性规则后，用户输入记录时，系统将按照规则检查数据是否合法。如果非法则不允许输入。表达式可以是常量、变量或函数，如果是变量或函数，必须获得确定值。 有效性文本：数据不符合有效性规则时显示的信息。（参见下页的表格的例子） 允许空字符串：指定字段中是否允许零长度字符串。 必填
8、字段：指定字段中是否必须有值。 索引：确定该字段是否作为索引。 Unicode压缩：指定是否允许对该字段参加Unicode压缩。,19,4.3 用表的设计视图创建数据表,有效性表达式和有效性文本示例：,20,4.3 用表的设计视图创建数据表,例：创建如下所示的学生信息表。,21,4.3 用表的设计视图创建数据表,在【字段名称】下输入“学号”，单击右侧“数据类型”，选择“数字”，【字段大小】选择“长整型”，【必填字段】选择“是”。,22,4.3 用表的设计视图创建数据表,在【字段名称】下输入第二个字段“姓名”，单击右侧“数据类型”，选择“文本”，【字段大小】输入8，【必填字段】选择“是”。,23
9、,4.3 用表的设计视图创建数据表,在【字段名称】下输入第三个字段“性别”，单击右侧“数据类型”，选择“文本”，【字段大小】输入2，【有效性规则】输入“=男or=女”，【有效性文本】输入“请输入男或女”。,24,4.3 用表的设计视图创建数据表,在【字段名称】下输入第四个字段“出生日期”，单击右侧“数据类型”，选择“日期/时间”，【格式】选择“中日期”。,25,4.3 用表的设计视图创建数据表,在【字段名称】下输入第五个字段“政治面貌”，单击右侧“数据类型”，选择“查询向导”，在弹出的对话框上选择“自行键入所需的值”，单击“下一步”。,26,4.3 用表的设计视图创建数据表,在弹出对话框中键入
10、“政治面貌”作为标签，单击【完成】，返回表设计器。,27,4.3 用表的设计视图创建数据表,仍选中“政治面貌”字段，选择下部工作区的“查阅”Tab页，将【限于列表】属性设为“是”。,28,4.3 用表的设计视图创建数据表,用类似方法，第六个字段输入“简历”，类型设为“备注”；第七个字段输入“照片”，类型设为“OLE对象” 。 选择“学号”字段，单击工具条上的“主键”按钮，将“学号”设置为主键，设置后，“学号”旁边有一个钥匙图标表示其为主键。主键可以是一个或多个字段，其值可以唯一的标识一个记录，主键不允许有空值(NULL)存在，而且有唯一索引。主键可用于和其它表中的外键之间建立关系（参见数据库基
11、础部分） 。 单击【文件】|【保存】，在弹出的“另存为”对话框中输入“学生信息表”作为表的名称，单击【确定】，关闭表设计器，创建结束。,29,4.4 导入或链接已有数据创建数据表,用户也可以通过导入外部数据来创建一个新表，外部数据可以是Access文件、Excel文件和通过ODBC接口的任何数据库数据。 操作方法是：选择左面工作区的“表”，然后单击窗口工具栏上的“新建”按钮，在弹出的“新建表”对话框中选择“导入表”，然后按照向导过程进行即可。 也可以链接一个外部数据库的表到当前数据库，链接后，实际上当前数据库只是保存了链接信息，实际的表和数据仍在外部数据库中。链接的操作方法和导入类似，在“新建
12、表”对话框中选择“链接表”。,30,4.5 表结构的相关操作,添加字段 选中表，单击右键，选择“设计视图”； 选中一个字段，单击右键，选择“插入行”，将在选中字段前插入一个新的空白字段； 对空白字段命名并设置属性； 修改字段名称 在设计视图下，直接修改字段名称； 复制字段及其属性 设计视图下，整行选择一个或多个字段； 单击“复制”，将光标移到其它位置，单击“粘贴”；,31,4.5 表结构的相关操作,删除字段 在设计视图下，整行选中一个或多个字段，按Delete键； 移动字段 整行选中需要移动的字段，鼠标移动到字段最左边，拖动选中字段到其他位置； 使用剪贴板也可以完成字段移动。 修改字段属性 在
13、设计视图下，选中字段后，直接修改其属性。,32,4.6 表记录的相关操作,输入数据记录 双击打开表，在数据表中输入数据。 编辑数据记录 在数据表状态下直接编辑，可以利用剪贴板操作。 删除数据记录 选中行、列或单元格后按Delete键删除 数据表记录的排序 单击要排序的字段，单击鼠标右键，选择快捷菜单上的“升序”或“降序”，数据表的记录内容就按照字段递增或递减顺序排列。,33,4.6 表记录的相关操作,格式化数据表 单击【格式】菜单中的【数据表】，打开“设置数据表格式”对话框，可以设置单元格效果，背景和边框样式等。 打印数据表 【文件】|【页面设置】，可以设定页边界等； 【文件】|【打印预览】，
14、打开预览视图； 【文件】|【打印】，打印选定的数据表。,34,Access中可以定义的三种主键 “自动编号”主键：这是创建主键的最简单方法，如果在保存新表前未设置主键，Access会询问是否要创建主键，如果选择是，将创建“自动编号”主键。 单字段主键：如果该字段中包含的都是唯一的值，例如ID号或唯一编号，可以指定为主键。 多字段主键：当两个或以上字段可以唯一确定一条记录时，可以将这几个字段设为主键。,4.6 表记录的相关操作,35,设置主键 打开选中表的设计视图； 选择将要定义为主键的字段，单击工具栏上的“主键”按钮，或从【编辑】菜单中选择【主键】命令，此时字段名称的最左侧会出现主键标志（钥匙
15、形状）。 删除主键 选择主键字段，单击工具栏上的“主键”按钮，或从【编辑】菜单中选择【主键】命令，会去除主键标志。 “主键”按钮是一个弹簧键，若再次单击会设定主键。,4.6 表记录的相关操作,36,4.7 表索引及其操作,Access表索引简介 索引有助于快速查找和排序记录。如果表有索引，那么在查找某个数据时，系统先在索引中找到数据的位置，就像使用一本书的索引一样。 可以基于单个或多个字段来创建索引。 下述字段一般考虑设置索引：经常搜索的字段，需要排序的字段或查询中连接到其它表字段的字段等。 表的主键将自动设置索引。 创建索引 创建单字段索引：键入设计视图，在窗口上部单击选中要为其创建索引的字
16、段，在窗口下部的【索引】中选择“有（有重复）”或“有（无重复）”,37,4.7 表索引及其操作,创建索引 进入表的设计视图，单击工具栏上的“索引”，单击“索引名称”列的第一个空白行，键入索引名称。在“字段名称”列中，单击箭头，选择索引的第一个字段。在“字段名称”列的下一行，选择索引的第二个字段（该行“索引名称”列为空）。重复此过程，直到选择了应该包含在索引中的所有字段。 删除索引 在“索引”窗口中，选择 索引所在的行，按Delete键。,38,4.8 表和表之间的关系,关系的工作方式 例如，在“学生信息表”和“成绩表”之间，二者的“学号”字段是关联的，这种谐调关系是通过表之间的关系来实现的。
17、关系通过匹配字段中的数据建立，匹配键字段通常是两个表中使用相同名称的字段。很多情况下，前者是一个表的主键（对每一条记录提供唯一的标识符），后者是另一个表的外键。例如， “学生信息表”中的“学号”是主键， “成绩表”中的“学号”是外键。 如果表的主键设置正确，一般Access可以自动设定表表关系的类型。,39,4.8 表和表之间的关系,关系存在三种： 一对一关系：例如，“学生信息表”和“住宿登记表”的“学号” ； 一对多关系：例如， “学生信息表”和“成绩表”的“学号”； 多对多关系：例如，“学生信息表”和“课程表”存在多对多关系，即一个学生可以选修多门课程，一门课程可以被多个学生选修。创建多对
18、多关系时，一般创建称作结合表的第三个表，并从其他两个表每个表中将定义为主键的字段添加到这个结合表中。在结合表中，将主键设置为包含其他两个表中的主键的字段。这样，两个主表（主表：一对多关系中两个相关表的“一”端。主表应有主键，而且每条记录都应是唯一的。）的每个表均与结合表定义了一种一对多关系。,40,4.8 表和表之间的关系,创建表与表之间的关系 下面以创建一对多关系为例，说明创建的过程。 关闭所有打开的表。 在数据库窗口中，单击工具栏上“关系”按钮，在弹出的“显示表”对话框中双击要添加的表，单击”关闭”。,41,4.8 表和表之间的关系,将“学生信息表”中的“学号”拖到“成绩表”的学号上，弹出“编辑关系”对话框，单击“创建”。结果创建了一对多的关系。,42,4.8 表和表之间的关系,表关系的其它操作 查看已有的表关系 关闭所有已打开的表； 在数据库窗口中，单击工具栏上的“关系”按钮，进入关系视图状态；单击工具栏上的“显示所有关系”。 删除表之间的关系 进入关系视图状态； 选中关系连线（变成粗黑状），按Delete键。 编辑表关系 进入关系视图状态； 双击关系连线，在弹出的对话框中设置关系属性。,
