财务软件应用实务 第8章 UFO报表系统.ppt

1、1,第八章 UFO报表系统 8.1 UFO报表系统概述 8.2 报表定义 8.3 报表数据处理,2,8.1 UFO报表系统概述,3,8.1 UFO报表系统概述,UFO报表系统是用友软件提供的一个功能强大的独立的报表生成、管理软件。 UFO报表系统的主要功能包括：设计报表的格式和编制公式；从总账系统或其他业务系统中取得有关会计信息自动编制各种报表；对该报表进行审核、汇总，生成分析图，按预定的格式输出各种报表。 UFO报表系统工作流程如图8-1所示。,4,8.1 UFO报表系统概述,图8-1 UFO报表系统工作流程图,5,8.1 UFO报表系统概述,1格式状态和数据状态 格式状态 在格式状态下设计

2、报表的格式，如表尺寸、行高列宽、单元属性、单元风格、组合单元、关键字、可变区等。报表的三类公式单元公式（计算公式）、审核公式、舍位平衡公式也在格式状态下定义。 在格式状态下所做的操作对本报表所有的表页都发生作用。在格式状态下不能进行数据的录入、计算等操作。 在格式状态下所看到的是报表的格式，报表的数据全部都隐藏了。,6,8.1 UFO报表系统概述,数据状态 在数据状态下管理报表的数据，如输入数据、增加或删除表页、审核、舍位平衡、做图形、汇总、合并报表等。在数据状态下不能修改报表的格式。 在数据状态下看到的是报表的全部内容，包括格式和数据。 实现状态切换的是一个特别重要的按钮格式/数据按钮，点击

3、这个按钮可以在格式状态和数据状态之间切换。,7,8.1 UFO报表系统概述,2单元 报表中的小方格称为单元，单元是组成报表的最小单位，单元名称由所在行、列标识。行号用数字1 9 999表示，列标用字母A IU表示。单元具有单元属性，单元属性包括： （1）数值单元：是报表的数据，在数据状态下输入。 数值单元的内容可以是1.7(8E-308)1.7(8E+308)之间的任何数（15位有效数字），数字可以直接输入或由单元中存放的单元公式运算生成。建立一个新表时，所有单元的类型缺省为数值。,8,8.1 UFO报表系统概述,（2）字符单元：是报表的数据，在数据状态下输入。 字符单元的内容可以是汉字、字母

4、、数字及各种键盘可输入的符号组成的一串字符，一个单元中最多可输入63个字符或31个汉字。字符单元的内容也可由单元公式生成。 （3）表样单元：是报表的格式，是定义一个没有数据的空表所需的所有文字、符号或数字。一旦单元被定义为表样，那么在其中输入的内容对所有表页都有效。 表样在格式状态下输入和修改，在数据状态下不允许修改。,9,8.1 UFO报表系统概述,3区域和组合单元 区域由一张表页上的一组单元组成，自起点单元至终点单元是一个完整的长方形矩阵。在UFO中，区域是二维的，最大的区域是一个二维表的所有单元，最小的区域是一个单元。在描述一个区域时，用其左上角单元名称和其右下角单元名称，中间用冒号连接

5、，如：C1：G5。 组合单元由相邻的两个或更多的单元组成，这些单元必须是同一种单元类型，UFO在处理报表时将组合单元视为一个单元。 组合单元的名称可以用区域的名称或区域中的单元的名称来表示。,10,8.1 UFO报表系统概述,4关键字 关键字是游离于单元之外的特殊数据单元，可以唯一标识一个表页，用于在大量表页中快速选择表页。关键字的显示位置在格式状态下设置，关键字的值则在数据状态下录入，每个报表可以定义多个关键字。 单位名称：字符型（最大30个字符)。 单位编号：字符型（最大8个字符)。 年：数值型（19042800)。 季：数值型（14)。 月：数值型（112）。 日：数值型（131）。,1

6、1,8.2 报表定义,12,8.2.1 建立一个已定义模板的报表,UFO报表系统提供了21个行业的标准财务报表格式模板，用户在定义一个新报表时，应该首先查看一下系统是否已经提供了该报表的模板。如果已经存在该报表的模板，或存在近似的模板，则应采用这些模板。 以工业企业损益表为例，讲述如何建立一个已定义模板的报表。 进入UFO报表系统，点击工具栏新建按钮，出现新报表格式状态界面，点击菜单“格式”“报表模板”，如图8-2。 出现UFO已经定义好的报表模板选择对话框，如图8-3。 以工业行业损益表为例，点击“确认”按钮，出现已定义好的工业行业损益表，如图8-4。,13,8.2.1 建立一个已定义模板的

7、报表,图8-2 “报表模板”在菜单中的位置,14,8.2.1 建立一个已定义模板的报表,图8-3 选择报表模板,15,8.2.1 建立一个已定义模板的报表,图8-4 定义好的工业行业损益表,16,8.2.2 建立一个无定义模板的报表,以资产负债表为例来说明自定义报表的过程。 1创建新的空表 点击工具栏上的新建按钮，产生出一个新的空白报表。 2设置报表行列数 点击菜单“格式”“表尺寸”，出现如图8-5的对话框，输入行列数： 3定义行高和列宽 点击菜单“格式”“行高”和“列宽”，在打开的对话框中输入报表中行列的高度和宽度。 4画表格线 为了在适当位置输出表格线，首先选取要画线的区域，使之成黑色，再

8、点击菜单“格式”“区域划线”，出现对话框如图8-6。,17,8.2.2 建立一个无定义模板的报表,图8-5 行数列数确定,18,8.2.2 建立一个无定义模板的报表,图8-6 区域画线,19,8.2.2 建立一个无定义模板的报表,5定义组合单元 UFO可以将组合单元当成一个单元来使用。 首先选中要组合的单元格，再点击菜单“格式”“组合单元”，如图8-7。 6设置单元属性 依据要定义的报表，设置各个单元格的属性，这些属性包括单元类型、数据格式、对齐方式、字型、字体、字号及颜色、边框样式等内容。 右击一单元格或一选定的区域，选中“单元属性”菜单项，在如图8-8的对话框的各个不同页签中，可设置单元属

9、性。,20,8.2.2 建立一个无定义模板的报表,图8-7 定义组合单元,21,8.2.2 建立一个无定义模板的报表,图8-8 设置单元格属性,22,8.2.2 建立一个无定义模板的报表,7定义关键字 定义关键字主要包括设置关键字和调整关键字在表页上的位置。在资产负债表中，要设置的关键字为单位名称、年、月。 点击菜单“数据”“关键字”“设置”，出现如图8-9的对话框。 选中“单位名称”单选钮，点击“确定”按钮； 重复以上步骤两次，分别选中“年”、“月”为关键字。 接下来要调整关键字的位置，点击菜单“数据”“关键字”“偏移”，出现图8-10的对话框。 分别输入各个关键字的显示偏移量，使得关键字显

10、示时不至于重叠。偏移量的范围是-300到300，负数表示向左偏移，正数表示向右偏移。,23,8.2.2 建立一个无定义模板的报表,图8-9 设置单元关键字,24,8.2.2 建立一个无定义模板的报表,图8-10 定义关键字偏移,25,8.2.2 建立一个无定义模板的报表,8报表公式设计 报表公式指报表或报表数据单元的计算规则，主要包括单元公式、审核公式和舍位平衡公式。 （1）单元公式 单元公式是指为报表数据单元进行赋值的公式，其作用是从账簿、凭证、本报表或其他报表等处调用、运算所需的数据，并填入相应的报表单元中。利用单元公式既可以将数据单元赋值为数值，也可以将数据单元赋值为字符。 单元公式一般

11、由目标单元、等号、运算符、函数和括号组成，例如资产负债表中用于计算“货币资金”期末数的单元公式为： D6QM(“81”,月,年,)+QM(“82”,月,年,)+QM(“89”,月,年,),26,8.2.2 建立一个无定义模板的报表,账务取数函数的基本格式为： 函数名（“科目编码”，会计期间，“方向”，账套号，会计年度，编码1，编码2） 参数说明： “科目编码”也可以用科目名称，双引号不能少； 会计期间一般是“月”这个系统变量，但也可以是具体的数字，表示一个固定的月； 加的部分都可以省略，表示使用缺省值，但逗号不能省略； 编码1和编码2与科目的辅助核算有关，可以是职员编码、项目编码等，没有辅助核

12、算的科目则省略这两项，但逗号不能省。,27,8.2.2 建立一个无定义模板的报表,首先要选中想要定义格式的单元格，如D6，然后点击菜单栏下方的图标 ，出现如图8-11的格式输入对话框。 点击其中的 按钮，出现函数向导对话框，如图8-12。 在“函数分类”列表框选中相应的分类，再在“函数名”列表框选中相应函数。 点击 按钮，出现选中函数的格式对话框，如图8-13。 可以点击 按钮，出现参数参照输入对话框，如图8-14。 如果对该对话框中的某些项目不够了解，可以按F1键，调出函数常见问题解答帮助，如图8-15。,28,8.2.2 建立一个无定义模板的报表,图8-11 单元格公式定义,29,8.2.

13、2 建立一个无定义模板的报表,图8-12 函数向导,30,8.2.2 建立一个无定义模板的报表,图8-13 函数格式,31,8.2.2 建立一个无定义模板的报表,图8-14 函数格式参照,32,8.2.2 建立一个无定义模板的报表,图8-15 函数帮助,33,8.2.2 建立一个无定义模板的报表,（2）审核公式 数据的审核:在实际工作中，为了确保报表数据的准确性，经常用报表之间或报表之内的勾稽关系对报表进行勾稽关系检查。 审核公式:将报表数据之间的勾稽关系用公式表示出来。 审核公式由验证关系公式和提示信息两部分组成。在定义审核公式之前，首先要分析报表中各个单元之间的关系来确定审核关系，再依之定

14、义审核公式。,34,8.2.2 建立一个无定义模板的报表,审核公式的格式为： MESS“” 审核公式定义步骤如下： 点击菜单“数据”“编辑公式”“审核公式”，如图8-16。 出现如图8-17的审核公式输入对话框。 在其中按审核公式的格式输入审核格式。 注意：可以输入多条审核格式，每条格式以MESS结束。,35,8.2.2 建立一个无定义模板的报表,图8-16 审核公式在菜单中的位置,36,8.2.2 建立一个无定义模板的报表,图8-17 审核公式录入,37,8.2.2 建立一个无定义模板的报表,（3）舍位平衡公式 舍位平衡公式:对报表数据计量单位进行调整及调整后保持平衡关系的公式。舍位平衡公式

15、的定义步骤如下： 点击菜单“数据”“编辑公式”“舍位公式”，出现如图8-18的舍位平衡公式对话框。 舍位表名：和当前文件名不能相同，默认在当前目录下。 舍位范围：用于指定舍位数据的区域，把所有要舍位的数据包括在内。 舍位位数：1 8位。舍位位数为1，区域中的数据除8；舍位位数为2，区域中的数据除80；以此类推。,38,8.2.2 建立一个无定义模板的报表,平衡公式： 按逆顺序写，首先写最终运算结果，然后一步一步向前推。 每个公式一行，各公式之间用逗号隔开，最后一条公式不用写逗号。 公式中只能使用“+”“-”符号，不能使用其他运算符及函数。 等号左边只能为一个单元（不带页号和表名）。 一个单元只

16、允许在等号右边出现一次。 通过以上步骤，一个没有模板的报表定义工作就完成了。点击菜单“文件”“另存为”可将报表定义保存在一个“.REP”文件中。,39,8.2.2 建立一个无定义模板的报表,图8-18 舍位平衡公式录入,40,8.3 报表数据处理,41,8.3.1 报表生成,报表数据处理主要包括生成报表、审核报表和舍位平衡操作等工作。 报表生成的过程是在人工控制下由计算机按照报表定义自动完成的。 注意：大多数会计报表都与日期有密切的联系。报表生成的步骤如下： 1账套初始 账套初始就是设置报表和账簿之间的关系，也就是在编制报表之前指定报表数据的来源和会计年度。 操作步骤如下： 点击菜单“数据”“

17、账套初始”，出现“账套及时间初始”对话框，如图8-19。 在其中选择报表数据来源的账套号和会计年度。,42,8.3.1 报表生成,图8-19 报表相关的账套号和时间,43,8.3.1 报表生成,2增加表页 增加表页可以通过插入表页或通过追加表页来进行。 插入表页是在当前表页后面插入一张空表页，追加表页是在最后一张表页后面追加n张空表页。一个报表最多可以有99 999张表页。 操作步骤如下： (1)点击屏幕左下角的“格式/数据”按钮，使之出现； (2)点击菜单“编辑”“追加”“表页”，打开“追加表页”对话框，如图8-20； (3)在该对话框中输入要追加的表页数，如11。,44,8.3.1 报表生

18、成,图8-20 追加表页,45,8.3.1 报表生成,3录入关键字 每张表页均对应不同的关键字，做报表输出时，关键字也会显示出来。操作步骤如下： 点击菜单“数据”“关键字”“录入”，打开录入关键字对话框，如图8-21。 点击“确认”，系统出现“是否重算第1页”提示框，点击“是”，系统自动根据单元公式计算指定月份的报表数据，并将报表显示出来。 注意：要编制一张正确的报表，首先必须在总账系统中正确地完成账簿的记账。如果总账系统重新进行了记账工作，则报表也要重新计算。所以，菜单上提供了“数据”“表页重算”功能。,46,8.3.1 报表生成,图8-21 录入关键字,47,8.3.2 审核报表,报表的审

19、核就是根据报表中已经设置的审核公式，对已经生成的报表是否符合这些审核公式进行检查。 一般来说，只要报表中的数据发生了变化，就必须进行审核。如果发现了错误，按照审核公式的提示进行修改后，再进行重新计算和审核，直到没有错误出现。 点击菜单“数据”“审核”，系统即可对报表自动进行审核。,48,8.3.3 舍位平衡操作,报表的舍位平衡操作并非必须进行的，该操作只是在报表汇总或合并时，由于不同报表的数据单位不同，无法完成汇总和合并工作，要将不同报表的单位进行统一，这时才进行舍位平衡操作。 点击菜单“数据”“舍位平衡”，系统根据定义好的舍位平衡公式自动对指定的区域进行舍位，并按平衡公式对舍位后的数据进行调整使其平衡。然后将经过舍位平衡处理后的数据存入指定的新表中。,49,