财务软件应用实务 第5章 购销存系统.ppt

1、1,第五章 购销存系统 5.1 购销存系统概述 5.2 购销存系统的初始化 5.3 购销存系统的日常处理 5.4 购销存系统的应用,2,5.1 购销存系统概述,3,5.1.1 购销存系统功能结构,1采购管理系统 采购管理系统用来对企业发生的各项采购业务进行管理，并将相关业务资料传入应付款管理、库存管理与存货核算系统，以对其进行后续处理。采购管理系统一般包括以下功能模块： （1）系统初始化 （2）采购订单管理 采购订单管理包括采购订单的编制、采购订单的审核，动态掌握采购订单执行情况，并向拖期交货的供应商发出催货函。 （3）采购业务处理 采购业务处理主要包括采购发票、采购入库、采购退货和采购结算等

2、内容。 （4）采购账表查询 （5）期末处理,4,5.1.1 购销存系统功能结构,2销售管理系统 销售管理系统用来对企业发生的各项销售业务进行管理，并将相关业务资料传入应收款管理、库存管理与存货核算系统，以对其进行后续处理。销售管理系统一般包括以下功能模块： （1）系统初始化 （2）销售订单管理 销售订单管理包括销售订单的编制、销售订单的确认，提供销售订单统计资料，动态掌握销售订单执行情况。 （3）销售业务处理 销售业务处理主要包括销售发货、销售开票、销售退回等业务处理。 （4）销售账表查询 （5）期末处理,5,5.1.1 购销存系统功能结构,3库存管理系统 库存管理系统主要反映存货的收发、领退

3、业务及其引起的库存变化，进行存货的数量明细核算，便于用户及时掌握各类存货收、发、存数量信息，加强对存货的日常管理工作。库存管理系统一般包括以下功能模块： （1）系统初始化 （2）单据处理 （3）账表管理 提供出入库流水账、库存台账等账簿记录查询，各类存货储备分析表查询，按不同分类方法对存货进行统计分析，提供各类收、发、存数量汇总表查询。 （4）期末处理,6,5.1.1 购销存系统功能结构,4存货核算系统 存货核算系统主要对存货的收发、领退业务进行账务处理，核算企业存货的入库成本、出库成本和结余成本，并提供各类存货收、发、存账簿，反映和监督存货的收发、领退和保管情况，以及存货资金的占用情况，对存

4、货进行明细核算。存货核算系统一般包括以下功能模块： （1）系统初始化 （2）单据处理 （3）业务处理 （4）生成凭证 （5）账表查询 （6）期末处理,7,5.1.2 购销存系统的操作流程图,购销存系统虽然划分成采购、销售、库存管理与存货核算四个独立的子系统，每个子系统均有各自的操作流程，但由于各子系统间存在着紧密的业务关联关系和频繁的数据传递关系，在使用时，应特别注意各系统的操作衔接。在此以存货的管理与核算为主线，列示各系统集成使用时的操作流程，如图5-1。,8,5.1.2 购销存系统的操作流程图,9,5.1.3 购销存系统与其他系统之间的数据传递关系,购销业务引起往来账款的发生与结算，从而在

5、购销存系统之间，以及与往来款项管理系统和总账系统之间，形成了频繁的数据传递关系，如图5-2。,10,5.1.3 购销存系统与其他系统之间的数据传递关系,11,5.1.3 购销存系统与其他系统之间的数据传递关系,1企业发生外购存货业务，进入采购管理系统，录入采购发票及采购入库单，并生成记账凭证传入总账系统。 2企业发生销售业务，进入销售管理系统，录入销售发票及销售发货单，生成记账凭证传入总账系统。 3企业发生采购、销售以外的存货收发业务，进入库存管理系统，录入存货的出入库单据，生成记账凭证传入总账系统。,12,5.1.3 购销存系统与其他系统之间的数据传递关系,4库存管理系统可以为采购、销售系统

6、提供存货的详细存贮信息，以减少盲目采购，避免库存积压，以及及时掌握可供销售存货的现存量。 5存货核算系统生成的存货出入库成本结转等记账凭证自动传入总账系统，并可与总账系统就存货项目的相关账务资料进行核对。 6存货核算系统可为成本核算系统提供发出存货成本数据，成本核算系统所计算出的产品成本，可作为存货核算系统产成品的入库单价。 7报表管理系统可以根据报表的取数设置，从购销存系统中提取相关数据。,13,5.2 购销存系统的初始化,14,购销存系统初始化的一般步骤为： 启动与注册系统建账设置系统选项设置基础信息录入期初数据期初记账。,15,5.2.1 系统建账,1采购管理系统建账 初次进入采购管理系

7、统时，系统会提示建账并弹出建账向导，要求用户设置购销存系统的公共参数，如图5-3所示。 “有无成套件管理”中的“成套件”:是指有些存货既可以作为单独的商品销售，又可与其他存货一起组装成另一商品销售。 公共参数设置在购销存各子系统均需进行，进入时系统默认为已启用其他子系统中设置的内容，用户可根据需要在此修改，但必须同时修改已启用的其他子系统中的相关设置，使各系统公共参数保持一致。 以上设置的各项内容，可以通过系统“设置”下拉菜单中提供的“选项”功能进行查看和修改。,16,5.2.1 系统建账,图5-3 购销存系统公共参数设置,17,5.2.1 系统建账,2销售管理系统建账 进入销售系统业务范围设

8、置窗口，如图5-4。 选定各项业务范围选项后，单击“完成”按钮，系统根据用户设置的参数自动建账。,18,5.2.1 系统建账,图5-4 销售系统业务范围设置,19,5.2.1 系统建账,3库存管理系统建账 进入库存管理系统业务范围设置窗口，如图5-5。 （1）组装拆卸：指将成套件中各组装件组装成套件，及将组装好的套件拆卸成组装件。 （2）形态转换：指某种存货在存储过程中，由于环境或存货本身的原因，使其形态发生变化，即由一种形态转换为另一种形态，如活鱼变成了死鱼，煤块变成了煤渣等均属于这种情况，此时就需填制形态转换单对库存存货进行调整。 （3）最高库存量：指存货在仓库中所能储存的最大数量，超过此

9、数量就有可能形成存货的积压。,20,5.2.1 系统建账,（4）销售出库单是否由销售系统生成：选择销售出库单由销售系统生成，当发生销售业务时，在销售系统中填制销售发货单，保存并审核后系统自动据以生成销售出库单传入库存管理系统；选择销售出库单不由销售系统生成，销售系统的销售发货单不自动传入库存管理系统，而需用户在库存管理系统中根据销售系统的销售发票或发货单生成销售出库单。 此选项的设置应与销售管理系统的选项“是否销售系统生成销售出库单”相一致，即用户只能在这两个系统中选择一个来生成销售出库单。一般来讲，用户应选择在销售管理系统中生成销售出库单。,21,5.2.1 系统建账,图5-5 库存管理系统

10、业务范围设置,22,5.2.1 系统建账,4存货核算系统建账 进入存货核算系统业务范围设置窗口，如图5-6。 （1）核算方式：用户可选择按仓库或按部门核算的方式。 （2）零出库成本选择：指单据记明细账时，如果出现出库数量大于现存数量而形成负成本，造成出库成本不可计算时，出库成本的取值方式。 （3）暂估处理方式：指暂估入库的存货成本的回冲方式。包括月初回冲、单到回冲、单到补差三种。 月初回冲:是指月初时系统自动生成红字回冲单，报销处理时，系统自动根据结算金额生成采购报销入库单； 单到回冲:是指报销处理时，系统自动生成红字回冲单，并生成采购报销入库单； 单到补差:是指报销处理时，系统自动生成一笔调

11、整单，调整金额为实际结算金额与暂估金额的差额。 （4）存货资金占用规划设置,23,5.2.1 系统建账,图5-6 存货核算系统业务范围设置,24,5.2.1 系统建账,以上设置的系统参数，可以通过“设置”下拉菜单中提供的“选项”功能查看或修改，同时还可以对以下系统选项进行设置： （1）入库单成本：是指对入库单据记明细账时，如果没有填写入库成本即入库单中入库成本为空时，入库成本的取值方式。 （2）红字出库单成本选择：是指存货采用移动平均法、先进先出法或后进先出法计价时，红字出库单据记明细账时出库成本的取值方式。 （3）销售成本核算方式：用户可以选择“销售发票”或“销售出库单”作为销售成本核算记账

12、依据。系统默认为销售出库单。,25,5.2.1 系统建账,（4）差异率计算包括本期暂估入库：是指采用计划成本核算时，本期暂估入库的存货是否参与计算差异率。 （5）期末处理登记差异账：期末生成差异结转单时，选取此项则登记差异账；不选则不登记差异账，期末无差异结转。 （6）入库差异登账方式：选择此项，则按超支入库差异记借方，节约入库差异记贷方，否则所有入库差异全部记借方。 （7）进项税转出科目：在此可以手工输入或参照输入进项税转出科目。,26,5.2.2 购销存基础信息设置,1存货分类设置 对存货进行分类，可按总账系统中存货科目为存货一级分类标准，如“原材料”、“低值易耗品”、“包装物”、“库存商

13、品”等，在此基础上，再根据分类管理和统计分析的需要进一步划分出存货类别。 在各子系统主菜单“基础设置”中，选择“存货分类”选项，进入存货类别设置窗口，如图5-7。 应注意：存货分类编码必须唯一，且与用户在系统设置中设定的编码级次结构相符，按其级次的先后次序建立。已被引用和非末级编码不允许删除。,27,5.2.2 购销存基础信息设置,图5-7 存货类别设置,28,5.2.2 购销存基础信息设置,2存货档案设置 存货档案设置可完成对存货目录的设立和管理，随同采购发票和运费发票一起开具的采购费用，及随同销售发票或发货单一起开具的应税劳务等也应设置在存货档案中，否则无法录入相关单据。 在各子系统主菜单

14、“基础设置”中，选择“存货档案”选项，进入存货档案设置窗口，单击“增加”按钮，弹出存货档案卡片录入窗口，如图5-8。 其中： （1）存货编码。必须唯一且必须输入。 （2）税率。指该存货的增值税税率。,29,5.2.2 购销存基础信息设置,图5-8 存货档案卡片,30,5.2.2 购销存基础信息设置,（3）存货属性。系统为存货设置了六种属性： 销售。具有该属性的存货可用于销售，可在发货单、发票、销售出库单等与销售有关的单据中参照录入。 外购。具有该属性的存货可被采购，可在采购入库单、采购发票等与采购有关的单据中参照录入。 生产耗用。具有该属性的存货可用于生产耗用，可在材料出库单中参照录入。 自制

15、。指可由企业生产自制存货，可在产成品入库单中参照录入。 在制。指正在加工的在产品，可供制造管理系统进行管理和核算。 劳务费用。指开具在采购发票上的采购费用或开具在销售发票或发货单上的应税劳务、非应税劳务等。 同一存货可以设置多个属性，用户应根据实际需要选择。,31,5.2.2 购销存基础信息设置,3仓库档案的设置 如图5-9。 应注意的是其中的“计价方法”选项，系统提供“先进先出法”、“后进先出法”、“移动平均法”、“全月平均法”、“个别认定法”和“计划成本法”六种方法供用户选择，选中的计价方法将被系统默认为存放在该仓库所有存货的发出存货计价方法，且不得修改。 在实务中，为了满足存货的计价要求

16、，可以根据不同的计价方法设置虚拟仓库，将采用同样计价方法的存货存放在一个虚拟仓库中。,32,5.2.2 购销存基础信息设置,图5-9 仓库档案设置,33,5.2.2 购销存基础信息设置,4收发类别设置 存货的收发类别是指引起存货收入或发出的业务类别，例如，存货的增加有外购、自制、投资者投入、捐赠、委托加工等多种方式，每种不同的方式对应着不同的会计分录。 收发类别的设置与存货收发业务的核算有着密切的联系，应以便于系统自动判断存货收发业务的会计分录为设置原则。 如图5-10。,34,5.2.2 购销存基础信息设置,图5-10 收发类别设置,35,5.2.2 购销存基础信息设置,5.存货科目设置 存

17、货科目:是指根据存货出入库单据生成凭证时，增加的存货应借记或减少的存货应贷记的科目名称，即存货增加凭证中的借方科目和存货减少凭证中的贷方科目。 存货科目设置是存货核算系统的专用信息，因此用户在系统生成凭证前应先将存货科目设置正确、完整，否则无法生成科目完整的记账凭证。 如图5-11。 系统以存货存放的仓库和存货类别为标志设定其应记入的存货核算科目，存货科目设置首先要全面；其次不能交叉。,36,5.2.2 购销存基础信息设置,图5-11 存货科目设置,37,5.2.2 购销存基础信息设置,6存货对方科目 存货对方科目:是指根据存货出入库单据生成记账凭证时，其会计分录中存货科目所对应的科目名称。

18、存货对方科目设置可以在“收发类别”和“存货类别”、“存货编码”、“部门编码”、“项目分类”及“项目”等多个判断条件中选择不同的组合，例如： （1）收发类别 适用于对应唯一科目的收发类别。 （2）收发类别+存货类别 适用于同一收发类别的业务，由于收发的存货类别不同而对应不同的科目。,38,5.2.2 购销存基础信息设置,（3）收发类别+存货编码 适用于同一收发类别的业务，由于收发的具体存货不同而对应不同的科目。 （4）收发类别+部门编码 适用于同一收发类别的业务，由于涉及的部门不同而对应不同的科目。 在存货核算系统菜单“基础设置”中，选择“对方科目”选项，进入存货对方科目设置窗口，如图5-12。

19、,39,5.2.2 购销存基础信息设置,图5-12 对方科目设置,40,5.2.3 录入期初数据及期初记账,1采购管理系统期初数据记账 （1）期初数据录入 采购管理系统需录入的期初数据包括期初暂估入库和期初在途存货资料。 期初暂估入库是将启用采购系统前未取得供货单位采购发票，不能进行采购结算的入库单输入系统，以便取得发票后进行采购结算。 期初在途存货是将启用采购管理系统前已取得供货单位发票，但存货尚未入库，不能进行采购结算的发票录入系统，以便存货入库填制入库单后进行采购结算。 （2）期初记账 期初记账是将采购系统期初数据记入有关采购账，并将系统从初始化状态切换到日常处理状态。 应注意的是，在无

20、期初数据时，也要执行“期初记账”功能，以便将系统从初始化状态切换到日常处理状态，进行日常业务的处理。,41,5.2.3 录入期初数据及期初记账,2销售管理系统期初数据 销售管理系统在进行日常处理之前，应将期初销售订单及包装物租借登记表等录入系统，以便日后系统能对这些数据进行处理。销售管理系统不需进行期初数据记账。,42,5.2.3 录入期初数据及期初记账,3库存管理和存货核算系统期初数据记账 （1）录入期初数据 在系统菜单“设置”的下拉项中，选择“期初数据”选项，进入存货期初余额录入窗口，如图5-13。 单击“仓库”单选框旁的下三角按钮，选择要输入期初余额的仓库，所选仓库的计价方式显示在“仓库

21、”右边。 输入此仓库中的各项存货期初余额记录。 按回车或单击“增加”按钮，保存输入的上条记录并进入下条记录输入状态。 按以上方法选择其他仓库，输入各仓库的存货期初余额。,43,5.2.3 录入期初数据及期初记账,44,5.2.3 录入期初数据及期初记账,（2）录入期初差异 期初差异是指采用计划价成本核算的存货期初成本差异。 在存货核算系统菜单“设置”下拉项中，选择“期初数据”，再选择“期初差异”选项，进入存货期初差异录入窗口，如图5-14。 单击“仓库”单选框旁的下三角按钮，选择要输入期初差异的仓库，系统显示存储于此仓库中的存货列表。 在存货列表的差异栏中输入期初差异，差异在借方用正数，差异在

22、贷方用负数。 单击“保存”按钮，保存输入的存货差异。 按以上方法选择其他仓库录入各仓库期初差异。,45,5.2.3 录入期初数据及期初记账,图5-14 存货期初差异录入,46,5.2.3 录入期初数据及期初记账,（3）期初记账 期初记账指将用户录入的所有期初数据（包括期初余额、期初差异等数据）记入库存台账、批次台账、存货明细账、存货差异账和总账等。 库存管理系统和存货核算系统统一记账，即用户可以选择任一系统进行记账操作，另一系统自动同时进行记账。 没有期初数据的用户，可以不录入期初数据，但也必须执行期初记账操作，否则无法开始日常业务处理。,47,5.3 购销存系统的日常处理,48,5.3.1

23、存货增加的核算,一、外购存货核算 外购存货:是指企业从外单位采购来的存货，委托加工物资也可采用此种处理方式。 1单货同到的采购业务 单货同到:是指企业已收到发票账单等结算凭证且存货已运到并验收入库的采购业务。 （1）进入采购管理系统 录入采购发票(如图5-15)。 对已付款业务作现付处理(如图5-16)。 录入运费发票并作出现付处理(如图5-17)。 根据采购发票生成采购入库单(如图5-18)。,49,5.3.1 存货增加的核算,图5-15 采购发票录入,50,5.3.1 存货增加的核算,图5-16 采购现付,51,5.3.1 存货增加的核算,图5-17 采购运费发票,52,5.3.1 存货增

24、加的核算,图5-18 采购入库单,53,5.3.1 存货增加的核算,进行采购结算 采购结算:是指根据采购发票数据确认采购入库单中存货的实际入库成本。系统提供自动结算、手工结算两种方式。 自动结算适用于无采购费用、采购存货全部入库、采购发票与入库单一一对应的采购业务结算，是由计算机系统自动将相同供货单位、存货相同且数量相等的采购入库单和采购发票进行结算，以采购发票上的买价作为存货入库成本。 手工结算适用于对入库单的部分结算、有采购费用的采购业务结算，以及有采购溢缺情况的采购业务结算。它是由用户选择建立采购发票和入库存货间的结算关系，从而确定存货实际入库成本。 在系统菜单“业务”中，选择“采购结算

25、”后的“手工结算”选项，进入手工结算窗口，如图5-19。 单击“入库单”按钮，进入入库单选择窗口，如图5-20。 单击“发票”按钮，进入发票选择窗口，如图5-21。,54,5.3.1 存货增加的核算,若用户购入存货由于各种原因出现溢缺，导致入库数量与发票数量不一致，需分两种情况进行“溢余短缺”结算处理： 第一，入库数量大于发票数量。 第二，入库数量小于发票数量。 用户可以通过系统菜单“采购结算”下拉项中“采购结算明细列表”功能，查询系统生成的采购结算单，如图5-22。,55,5.3.1 存货增加的核算,图5-19 手工结算,56,5.3.1 存货增加的核算,图5-20 入库单选择,57,5.3

26、.1 存货增加的核算,图5-21 发票选择,58,5.3.1 存货增加的核算,图5-22 采购结算单,59,5.3.1 存货增加的核算,（2）进入应付款管理系统 单击系统菜单“单据录入”，过滤出外购存货的采购发票和运费发票，对其进行审核。 单击系统菜单“制单”，选择外购存货的采购发票和运费发票，根据需要分别生成，或将两张发票合并生成采购业务的记账凭证，内容如下： 借：物资采购应交税金应交增值税进项税额贷：应付账款（银行存款） （3）进入库存管理系统 如图5-23。 系统已自动将其中成本数据修改为结算成本，若入库存货采用计划成本核算，系统会在采购入库单中自动添加计划成本信息。,60,5.3.1

27、存货增加的核算,(4）进入存货核算系统 单击系统菜单“单据记账”，系统弹出单据记账条件对话框，如图5-24。 选择适当的过滤条件，进入单据记账窗口，在此，系统显示符合记账条件的未记账单据列表，如图5-25。 应注意的是： 单据记账用于将用户所输入的单据登记到系统内的存货明细账、差异明细账等相关账簿中。 系统提供了特殊单据记账功能，特殊单据是指“组装单”、“拆卸单”、“调拨单”、“形态转换单”等单据。,61,5.3.1 存货增加的核算,当库存管理系统对采购入库单进行审核时，存货核算系统同步修改单据的审核状态。 当用户在存货核算系统选项中将存货入库成本选择为“手工输入”时，采用实际成本计价的存货入

28、库单记账前必须填入单价，否则，系统不允许记账，在未记账单据列表中显示为蓝色。 已记账的入库单不能修改、删除。 用户可以通过系统提供的恢复记账功能，将已记账的单据恢复到未记账状态。,62,5.3.1 存货增加的核算,图5-23 自动传入库存管理系统的采购入库单,63,5.3.1 存货增加的核算,图5-24 单据记账条件,64,5.3.1 存货增加的核算,图5-25 单据记账,65,5.3.1 存货增加的核算,2单到货未到的采购业务 单到货未到:是指企业已收到发票账单等结算凭证，但存货尚未运到企业或尚未验收入库的采购业务。对单到货未到的采购业务的处理分为以下两步： （1）取得发票账单等结算凭证时：

29、 进入采购管理系统，录入采购发票，对有运费发生的录入运费发票，对已付款发票进行现结处理。 进入应付款管理系统，对采购发票进行审核，并生成采购业务记账凭证。 （2）存货运至企业并验收入库时： 进入采购管理系统，根据采购发票生成采购入库单，并对采购发票和采购入库单进行结算，确认入库存货成本。 进入库存管理系统对采购入库单进行审核。 进入存货核算系统对采购入库单进行记账，并在月末汇总生成结转采购入库成本的记账凭证。,66,5.3.1 存货增加的核算,3货到单未到 货到单未到:是指企业采购的存货已运至企业并验收入库，但尚未取得采购的相关发票账单。 （1）当企业将外购的存货验收入库后，进入采购管理系统，

30、录入采购入库单，由于未取得发票账单，无法确定外购存货的实际成本，因此，采购入库单中的单价和金额为空。 （2）进入库存管理系统，对采购入库单进行审核，以及时让入库的存货纳入库存管理系统的实物管理。 （3）若在当月取得了发票账单，可进入采购管理系统，录入或根据采购入库单生成采购发票及付款信息，进行采购结算，系统会将结算成本自动填入各系统的采购入库单中。再按单货同到方式进行其他处理。,67,5.3.1 存货增加的核算,（4）月末，若该采购业务的发票账单仍未取得，则需在存货核算系统中录入该存货的暂估成本(如图5-26)，录入方法有： 逐张输入 成批输入 （5）在存货核算系统中对暂估入库单进行记账，并据

31、以汇总生成暂估入库记账凭证如下： 借：原材料贷：应付账款暂估入库应付款 （6）对暂估入库存货的后续处理有三种方式：月初回冲、单到回冲、单到补差。,68,5.3.1 存货增加的核算,二、自制存货核算 自制存货:是指企业自行加工制造的产成品、半成品等各项存货。 1企业自制存货完工并验收入库时，进入库存管理系统，在系统菜单“入库业务”中，选择“产成品入库”选项，进入产成品入库单查询窗口，如图5-28。 2单击“增加”按钮，进入产成品入库单录入状态。 3输入或参照选择入库单上各项目内容，由于此时企业产品的实际生产成本尚无法计出，因此，在产成品入库单中的单价和金额可以为空。,69,5.3.1 存货增加的

32、核算,4单击“保存”按钮，保存录入的产成品入库单。 5单击“审核”按钮，对录入的产成品入库单进行审核。 6月末计算出入库产品的实际生产成本后，进入存货核算系统，在系统菜单“入库业务”中，选择“产成品入库单”选项，进入产成品入库单查询窗口。 7翻查到相关产品入库单，单击“修改”按钮，进入产成品入库单修改状态，填入产品的实际生产成本。 8单击“保存”按钮，保存对产成品入库单的修改。 9在存货核算系统中对产成品入库单进行记账，并据以生成记账凭证。,70,5.3.1 存货增加的核算,图5-28 产成品入库单,71,5.3.1 存货增加的核算,三、其他存货入库 其他存货入库:是指除上述外购、自制以外的其

33、他入库业务，如调拨入库、盘盈入库、组装拆卸入库、形态转换入库、投资者投入入库、接受捐赠入库等。当发生此类业务时，按以下步骤处理： 1进入库存管理系统，在系统菜单“入库业务”中，选择“其他入库”选项，进入其他入库单查询窗口，如图5-29。 2单击“增加”按钮，进入其他入库单录入状态。 3输入或参照选择入库单上各项目内容，注意选择适当的入库类型。 4单击“保存”按钮，保存录入的其他入库单。 5单击“审核”按钮，对录入的其他入库单进行审核。 6进入存货核算系统，对其他入库单进行记账。,72,5.3.1 存货增加的核算,7在存货核算系统中根据已记账的其他入库单生成记账凭证。 （1）单击系统菜单“生成凭

34、证”，系统进入凭证生成窗口，如图5-30。 （2）单击“选择”按钮，系统弹出查询条件对话框。 （3）选择“其他入库单”及其他查询条件后单击“确认”按钮，如图5-31。 （4）在需生成凭证的其他入库单记录条前的“选择”框中做出选中标识。 （5）单击“确认”按钮，系统显示生成凭证信息列表，如图5-32。,73,5.3.1 存货增加的核算,（6）单击“生成”或“合成”按钮生成并按凭证格式。 “生成”:是指根据所选的出入库单据逐张生成记账凭证。 “合成”:是将相同选择号的出入库单据汇总生成记账凭证。 （7）单击“保存”按钮保存生成的存货入库凭证。 应注意的是： 存货入库单中的单价和金额为不包含增值税的

35、实际成本，不能反映与存货增加相关的增值税进项税额，因此，对需同时处理增值税的存货增加业务，用户必须自行在总账系统中录入相关凭证。 大部分的存货出入库单据一般应于期末在存货核算系统中按一定的逻辑顺序汇总生成凭证。,74,5.3.1 存货增加的核算,图5-29 其他入库单,75,5.3.1 存货增加的核算,图5-30 凭证生成,76,5.3.1 存货增加的核算,图5-31 其他入库单列表,77,5.3.1 存货增加的核算,图5-32 生成凭证信息列表,78,5.3.2 存货减少的核算,一、销售出库存货的核算 1进入销售管理系统 （1）在系统菜单“销售发货”中，进入发货单的录入状态，根据销售业务资料

36、录入销售发货单，如图5-33。 （2）在系统菜单“销售开票”中，进入专用发票录入状态，如图5-34。 （3）若用户在销售中代客户垫付了运费等相关费用，需在销售管理系统菜单“辅助业务”中，进入代垫费用单录入状态，如图5-35。 （4）在销售业务中发生的各项销售费用，可以在销售管理系统中录入“费用支出单” 。,79,5.3.2 存货减少的核算,图5-33 发货单,80,5.3.2 存货减少的核算,图5-34 销售发票,81,5.3.2 存货减少的核算,图5-35 代垫费用单,82,5.3.2 存货减少的核算,2进入应收款管理系统 单击系统菜单“单据录入”，选择查询条件，在系统过滤出的符合条件的单据

37、列表中，选择销售发票及代垫费用的其他应收单，进行审核后，根据需要分别或汇总生成如下记账凭证： 借：银行存款（应收账款）贷：主营业务收入应交税金应交增值税销项税额银行存款（代垫费用） 3进入库存管理系统 在系统菜单“存货出库”中，可翻查到由销售管理系统生成并传入库存管理系统的销售出库单，如图5-36。,83,5.3.2 存货减少的核算,图5-36 销售出库单,84,5.3.2 存货减少的核算,在以上对销售减少存货处理中应注意： （1）在销售管理系统中填制的销售发货单，其中的单价和金额可以按销售价格填列，也可不填。 （2）销售出库单是仓库依据销售部门的发货单实际发货的出库单据，应为按一定计价方法确

38、定的存货出库成本。 （3）若用户在出库单中填入了单价和金额，则不论该存货设置为何种计价方法，系统均按出库单中的单价和金额确定发出存货成本。 （4）以先进先出法或后进先出法计价的存货，且红字出库单中成本确认方法设置为手工输入，则红字出库单上必须填入单价和金额。,85,5.3.2 存货减少的核算,（5）在销售出库单中的出库类别一定要准确选择为“销售出库”，以便系统自动生成结转销售成本的记账凭证。 （6）当用户选择在销售管理系统中生成销售出库单时，销售发货单与其生成的销售出库单是一一对应的，但有时，仓库会根据库存情况及发运需要，将一张销售发货单上的货物分几次发货，或将几张销售发货单上的货物一次发出，

39、此时，销售管理系统生成的销售出库单不能满足这一需要，可选择在库存管理系统中生成销售出库单，具体操作步骤为： 在库存管理系统和销售管理系统的系统选项中，选择“在库存系统生成出库单”。 在销售管理系统中录入销售发货单并审核。,86,5.3.2 存货减少的核算,在库存管理系统中，进入销售出库单查询状态，如图5-36所示。 单击“生成”按钮，进入出库单生成选择窗口，如图5-37。 选择发货单记录及具体的存货项目，此时，允许用户选择一至多张发货单，选择不同发货单的一至多项存货，还可以输入该存货的本次出库数来对发货单上的一项存货分次发货。 选择完成后，填写出库日期，单击“确认”按钮，系统按照不同销售发货单

40、分别生成不同的销售出库单。 4月末，进入存货核算系统，在结转本月入库材料成本后，对销售出库单进行记账，并据以结转本月产品销售成本。,87,5.3.2 存货减少的核算,图5-36 销售出库单,88,5.3.2 存货减少的核算,图5-37 出库单生成选择,89,5.3.2 存货减少的核算,二、材料出库存货的核算 材料出库:是指企业各部门领用存货的业务，包括领用原材料、包装物、低值易耗品。 1进入库存管理系统，系统进入材料出库单查询窗口，如图5-38。 2进入材料出库单录入状态，输入或参照选择材料出库单中各项内容。 3保存录入的材料出库单。 4对录入的材料出库单进行审核。,90,5.3.2 存货减少

41、的核算,应注意的是： （1）填制材料出库单时，应根据存货对方科目的设置选择正确的出库类别，以便于系统自动生成材料出库成本结转的记账凭证。 （2）材料出库单的存货对方科目一般是按部门来设置的，不同部门领用的材料成本记入不同的成本费用账户，但有时一个部门领料会对应多个成本费用账户。 （3）材料出库单中不需用户填入单价和金额，而由存货核算系统在记账后，根据用户设置的发出存货计价方法自动确定，回填出库单。 5月末，进入存货核算系统，在结转入库存货成本后，对材料出库单进行记账，并生成结转材料出库成本的记账凭证。,91,5.3.2 存货减少的核算,图5-38 材料出库单,92,5.3.2 存货减少的核算,

42、三、其他出库存货的核算 其他出库:是指除销售出库、材料出库之外的其他出库业务。 1进入库存管理系统，进入其他出库单查询窗口，如图5-39。 2进入其他出库单录入状态，输入或参照选择其他出库单中各项内容。 3保存录入的其他出库单。 4对录入的其他出库单进行审核。 5进入存货核算系统，对其他出库单进行记账，并生成其他存货出库的记账凭证。 应注意的是，若企业的其他存货出库业务涉及了将外购或委托加工物资用于非应税项目，或视同为销售业务时，存货核算系统不能对相关的增值税项目进行处理，用户需进入总账系统自行录入相关凭证。,93,5.3.2 存货减少的核算,图5-39 其他出库单,94,5.3.3 其他存货

43、业务处理,1存货调拨 存货调拨:是指存货在不同部门和不同仓库间的转移。 发生存货调拨业务时，录入调拨单。 进入存货核算系统，对调拨单进行记账，记账后系统自动生成一张调入存货的入库单和一张拨出存货的出库单，用户可据以生成存货调拨的记账凭证。 2组装、拆卸业务 组装:指将多个散件组装成一个成套件的过程。拆卸:指将一个成套件拆卸成多个散件的过程。 发生组装、拆卸业务时，录入组装单或拆卸单。 进入存货核算系统，对组装单或拆卸单进行记账，记账后系统自动根据组装单生成一张散件出库单和一张成套件入库单，或根据拆卸单生成一张成套件出库单和一张散件入库单，用户可据以生成存货组装、拆卸的记账凭证。,95,5.3.

44、3 其他存货业务处理,3形态转换 当企业存货发生形态变化，改变了库存存货的规格成本时，仓管人员需根据存货的实际状况填制形态转换单，或叫规格调整单，报请主管部门批准后进行调账处理。 在库存管理系统菜单“其他业务”中，录入存货形态转换单。 进入存货核算系统，对存货形态转换单进行记账，记账后系统自动生成一张转换后存货的入库单和一张转换前存货的出库单，用户可据以生成存货形态转换的记账凭证。 4存货价格调整 存货价格调整:是指对入库、出库及库存的存货，进行只针对价格不针对数量的调整。存货核算系统提供了入库价格调整、出库价格调整及计划价格调整三种调整功能。,96,5.3.3 其他存货业务处理,(1）入库价

45、格调整 入库价格调整是对存货的入库成本进行调整，它只调整入库存货的金额，不调整入库存货的数量，并相应调整存货的结存金额。 入库价格调整可针对单据进行调整，也可针对存货进行调整。如图5-40。 应注意的是： 入库调整单保存即记账，因此已保存的单据不可修改、删除。如果输入错误，可填制相反调整单据冲销。 不能对采购系统生成的采购入库单用入库调整单进行调整。,97,5.3.3 其他存货业务处理,不能对个别计价法计价的存货用入库调整单对入库成本进行调整。 已生成凭证的单据不允许调整，如果想进行调整，应先删除所生成的凭证。 采用计划成本核算时，调整金额记入差异账中，形成一笔差异调整。采用实际成本核算时，调

46、整金额记入存货明细账中，形成一笔存货调整。 对存货调整时，系统在明细账中记录一笔只有金额没有数量的调整记录。对本月的入库单据进行调整时，系统在明细账中查找对应的单据并调整对应存货的金额，同时调整库存存货成本。,98,5.3.3 其他存货业务处理,图5-40 入库调整单,99,5.3.3 其他存货业务处理,（2）出库价格调整 出库价格调整是对存货的出库成本进行调整，它只调整出库存货的金额，不调整出库存货的数量，并相应调整存货的结存金额。 出库价格调整只能针对存货进行调整，不能针对单据进行调整。如图5-41。 应注意的是： 出库调整单保存即记账，因此已保存的单据不可修改、删除。如果输入错误，可填制

47、相反调整单据冲销。 出库调整单记账时，在明细账中记录一笔只有金额没有数量的记录。采用计划成本核算时，调整金额记入差异账中，形成一笔差异调整。采用实际成本核算时，调整金额记入存货明细账中，形成一笔存货调整，同时调整库存存货成本。,100,5.3.3 其他存货业务处理,图5-41 出库调整单,101,5.3.3 其他存货业务处理,（3）计划价格调整 计划价格调整是对采用计划成本核算的存货计划价格进行调整，并于调整后自动计算调整差异，同时记账。 如图5-42。 应注意的是： 计划价调整单保存即记账，因此已保存的单据不可修改、删除。如果输入错误，可填制相反调整单据冲销。 当调整存货价格时，如果此存货所

48、在的以计划成本核算的仓库，有一个已进行期末处理，则不允许对此存货价格进行调整，应等到月末结账后，再进行调整。,102,5.3.3 其他存货业务处理,图5-42 计划价格调整表,103,5.3.4 存货的盘点,盘点的具体操作步骤为： 1进入库存管理系统，进入盘点表查询窗口，如图5-43。 2系统新增一张空白的盘点表。 3选择盘点仓库后，可在表体中逐条增加需盘点的存货，也可以通过工具条上的“盘库”和“选择”按钮，增加该仓库的全部存货，或成批增加存货。增加的存货系统自动显示其账存信息。 4保存录入的盘点表。 5打印录入的盘点表。,104,5.3.4 存货的盘点,6进行实物盘点，并将盘点的结果记录在盘

49、点表的盘点数和原因栏中。 7实物盘点后，根据实际盘点情况，录入实际盘点数量，系统自动计算盘盈和盘亏。 对盘点表进行审核。系统自动根据盘点表中的盘盈和盘亏生成出入库单。 进入存货核算系统，对盘盈的其他入库单和盘亏的其他出库单进行记账，并据以生成相关记账凭证。,105,5.3.4 存货的盘点,图5-43 存货盘点表,106,5.3.5 购销存系统的远程运用,1集团应用模式 集团应用指企业的组织模式为分销模式，即用户为一个独立核算的集团企业，总部设在本地，在异地设有分销处，分销处包括没有独立核算资格的分销部门及其下辖的仓库。总部和分销处之间就需要进行异地的数据传递和接收，并进行相应的后期处理。在此模式下的操作步骤为： （1）总部将商品调拨给各分销处时，总部开具调拨单并将调拨单生成的其他入库单及商品传递给分销中心。 （2）分销中心将总部传递过来的其他入库单接收到本地计算机中，等总部调拨的商品到达后，对其他入库单进行审核，并将审核后的其他入库单反传给总部，以便总部了解商品的在途情况。 （3）分销中心对总部调拨的商品进行销售，对销售后的商品开具出库单等单据，并将出库单据传递给总部。 （4）总部将分销中心传递的出库单等库存单据接收到本地计算机中，并对之进行后续处理。,