1、第 1 页 共 4 页集团文件格式规定1 目的：统一集团文件格式，提高文件审批效率。2 范围：适用于集团文件管理过程。3 职责：3.1 行政管理部：负责本文件的拟制、修改与监督执行；3.2 全体员工：按照文件的规定执行。4 具体内容：4.1 集团红头文件的规定：4.1.1 文件首页按照实际的红头文件纸张大小，进行排版设计；4.1.2 文件号到行政管理部申请；4.1.3 文件名离红色反线空 2行，文件名 2号宋体字；4.1.4 正文离文件名空一行4.1.5 除首页外的其他页，用普通的 A4纸进行正常排版打印；4.1.6 正文用 3号仿宋字，每页 22行，每行 28个字；4.1.7 正文中的小标题
2、或者另外起行的段落，都要采用首行缩进 2字符的规格；4.1.8 文件如有附件，在正文下空 1行左空 2字用 3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码(如“附件：1.”)；附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第 1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。如附件与公文正文不能一起装订，应在附件左上角第 1行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件(或带序号)。4.1.9 成文日期：4.1.9.1 用汉字将年、月、日标全；“零”写为“0”；4.1.9.2 文件在落款处不署发文机关名称，只标识成文日期。成文日期右空
3、 4字；加盖印章应上距正文 1行之内，端正、居中下压成文日期，印章用红色。 4.1.9.3 当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文日期上； 4.1.9.4 当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文日期上。4.1.10 版记：最后一页的最下面，用双线，双线上面注明：“主题词：”字样，双线中间注明：“XX 集团有限公司”字样及“年月日印发 ”字样；4.1.10.1 主题词 第 2 页 共 4 页“主题词”用 3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目用 3号小标宋体字；词目之间空 1字。 4.1.10.2 印发机关和印发日期 位于主题词之下占 1行位置；用 3号仿宋体
4、字。印发机关左空 1字，印发日期右空 1字。印发日期以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。 4.1.10.3 版记中的反线 版记中各要素之下均加一反线，宽度同版心。4.1.10.4版记的位置 版记应置于公文最后一面，版记的最后一个要素置于最后一行。 4.1.11 页码 用 4号半角白体阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下一行，数码左右各放一条 4号一字线，一字线距版心下边缘 7mm。单页码居右空 1字，双页码居左空 1字。空白页和空白页以后的页不标识页码。 4.1.12特殊情况说明 当文件排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标
5、识“此页无正文”的方法解决。 4.2 文档格式的基本要求；4.2.1文件名的规定：电子文档(包括 word文档及 excel表格) 的文件名要按统一格式命名：（日期）（文档名）（作者名） 如：13.1.4XX 文档格式规定李宝石、13.1.8人力资源部本周工作总结及下周工作计划王洁净等，让接收文档的人在没有打开文档的时候已经能大体了解有关文档的一些基本情况，也有利于接收人处理、分类存档。4.2.2 文件紧急程度的标识需要 36 小时(指文件到达总裁办的时间 )内给予批复的文件，在文件首页右上角标识为 “紧急”字样，需要 72 小时内给予批复的文件，在文件首页右上角标识为“急” ，除此之外标识为
6、“一般” ，各种标识都需要表明文件上报日期及文件反馈的最晚日期。格式如下：4.3 word文档的规定：4.3.1 所有的 word文档的标题用加粗宋体、小二号字、居中的格式；4.3.2 所有的文档的副标题用宋体、小四号字、右对齐的格式；紧急 2008.3.22 下午提交2008.3.24回馈急 2008.3.22 提交2008.3.25回馈一般 2008.3.22 提交2008.3.29回馈第 3 页 共 4 页4.3.3 除了制度外，所有文档的副标题的下面要注明部门/单位名称及作者名字，部门/单位名称与作者名字之间要空 2格，用宋体、小四号字、右对齐格式；4.3.4 所有文档的正文用宋体、五
7、号字的格式；内容少的时候，可考虑用小四号字；4.3.5 正文中的小标题或者另外起行的段落，都要采用首行缩进 2字符的规格；ISO9001的文件除外，都是按照左对齐方式；4.3.6 正文中需要考虑层级时，按照一(一)1(1)a 的标识进行使用；4.3.7 正文中有需要强调的文字、语言用加粗黑体字；4.3.8 所有文档的行间距，没有特殊情况设为 1.5倍行间距；4.3.9 所有文档正文完后，要空出 3-4行(如果因空出 3-4行，就形成新的 1页的情况除外)，右空 4-6个字的格式，利用计算机的自动时间设置，注明写作时间，例如：二五年四月四日；ISO9001 的文件除外；4.3.10 页脚必须设置
8、成：第几页，共几页的格式。4.4 excel 表格的规定： 4.4.1 除 ISO9001文件规定的表格外，其余所有 excel表格的标题用 16 号字，加粗宋体、居中的格式;4.4.2 表中内容用宋体、10 号字，请用打印预览功能检查打印表格是否居中；4.4.3 行高及列宽根据表格内容及纸张大小设计，原则是美观大方；4.4.4 表格使用的线条就用计算机默认的即可，特殊需要，另行设置；4.4.5 表中有需要注明的事项，在表下面的表框外，用 10 号字注明；4.4.6 表格的最下面一行内容是， “制表人/日期” 、 “审核人/日期” “审批人/日期”三个要素，根据表格的性质，可能用到其中的 1-3个要素。4.5 属于制度方面的文档按照 ISO9001 格式写作，正文均用宋体、5 号字，参照本制度；4.6 已有规定的文档的写作格式按已规定格式写作。第 4 页 共 4 页附件：ISO9001 文档格式1 目的：2 范围：3 职责：4 具体内容：4.14.1.14.1.1.14.24.2.14.2.24.2.3。 。 。 。 。 。 。 。 。 。5 引用文件6 记录表格6.16.2。 。 。 。 。 。
