1、第十二章 商务旅行,学习目标 重点难点 职场经验 职场忠告 主要内容 实践课堂,【学习目标】,一、知识 （一）掌握旅行安排的方法、熟悉交通方式 （二）了解如何管理旅行的信息 二、技能 安排旅行和住宿,安排旅行和住宿,【职场经验】,案例分析 不谨慎，错误的判断导致了： 自己的麻烦：买票错，没速度，无法补票 上级的麻烦：错过会议晚饭沟通时间 给会务的麻烦：接站车在等，餐厅重新热饭。,【职场忠告】,行政人员安排好领导的差旅，是工作的一个重要部分。安排过程中，一定要细心谨慎。 上述案例，只是看错一次车，但却给领导增加了不少麻烦，若领导身体不好就更麻烦了。服务中出事，往往都在小事上，又多在高兴和轻易之中
2、。所以，时时要小心，小事也不可马虎。,主要内容,第十二章 商务旅行 第一节 旅行安排 第二节 交通方式的选择 第三节 住宿安排 第四节 费用的支付管理,第一节 旅行安排,一、商务旅行 二、旅行计划 三、旅行前的准备 四、为领导人安排商务旅行 五、旅行计划,一、商务旅行,谈判 会议 展览 会展 科技文化交流活动 商务考察 奖励旅游 培训 研修 差旅住宿、餐饮、宴会、交通、游览、休闲、体育赛事、文化、通讯,二、旅行机构,（一）企业内部旅行机构 1.个人。由专门负责旅行的行政人员做出全部旅行安排。 2.旅行部门。 （二）企业外部旅行机构 1.行政人员与旅行社联系告知必要的旅行细节，由旅行社预订所有机
3、票等。 2.行政人员需要监督和检查所有必要安排，并提供信息给旅行人员。 3.外部旅行机构包括旅行社、旅行公司、航空公司等。,三、旅行前的准备,查找交通工具时刻表 了解目的地环境、天气、文化风俗 问清楚地址，准备一份地图 国外时差问题，安排翻译 列出应该携带的物品：生活用品、银行卡、手机充电器、适量的现金 禁止携带的物品,四、为领导人安排旅行,（一）国内旅行 （二）国外旅行 （三）陪同旅行,（一）国内旅行,1.出行前 2.出行中 3.出行后,（二）国外旅行,1.根据公司最新业务情况准备报告（中/英文），与对方确认演示设备，必要时准备PowerPoint演示文稿、U盘、彩色打印胶片和打印稿； 2.
4、机票购买时注意避免经停中转，选择好的航空公司和服务，长途飞行选择好的机型； 3.注意准备好各种证件及邀请函，并提醒领导人携带； 4.根据客人的级别和国家风俗习惯准备礼物； 5.准备当地的地图及国家风情资料； 6.确认对方还是我方提供翻译服务； 7.回国后向接待方致谢。,（三）陪同出行,1.登机前，为领导人办理机场建设费等相关费用的购买、机票换票、行李托运及各种登机手续；并再次确认接车人； 2.到达后，办理宾馆入住手续，了解领导人房间号码及电话号码，并将助手房号电话及时告知领导人； 3.每日及时核对本日及第二天的日程安排； 4.提前设置清晨叫醒，并安排早餐； 5.根据当天的日程安排落实车辆； 6
5、.及时提醒并事先落实各项安排； 7.携带领导人名片、必要的会议资料（报告稿件、会面备忘、采访提纲）； 8.注意建立各种客户关系（包括政府领导、合作伙伴、媒体记者）； 9.着装要求：穿职业装或西装；注意言谈举止； 10.出差返回后将领导人与客户沟通的事项逐条落实、跟踪，并及时办理费用报销，做好资料整理。,五、旅行计划,（一）旅行计划的内容 （二）旅行计划的方式,（一）旅行计划的内容,旅行的日期和时间 旅行方式（如飞机、火车、轮船、长途汽车等） 旅行的目的（如商务谈判、签约、考察、会议、培训、演讲等） 住宿安排；有用的电话号码,（二）旅行计划的方式,1.放在口袋中或公文包中的小卡片 2.商务会议、
6、商务旅行、商务活动表,1.放在口袋中或公文包中的小卡片,表121简要旅行计划,2.商务会议、商务旅行、商务活动表,表12-2详细旅程表,【本节任务训练】,要求：根据下述计划查询出行所需信息。 一、出差工作计划 出行时间：11月15日起到11月30日止。计划为期15天。 出发城市：沈阳 出行城市：南京、无锡、徐州、常州、苏州、南通、连云港、淮安、盐城、扬州、镇江。 二、主要目的 （一）传达米尼公司企业文化，销售理念。协助指导经销商当地品牌推广事宜。 （二）基本市场调查。 1. 产品市场定位，品牌认知度，客户评价； 2. 区域销售情况，地市分销商信息； 3. 了解竞争对手品牌销售情况，市场占有率；
7、 4. 认真听取客户反馈，记录汇报市场最新信息。 （三）拜访当地客户，培养感情，了解经销商公司现状，加强品牌市场操控力。 （四）倾听客户意见、建议，帮助经销商解决销售中常见问题。 （五）空白区域市场开发，提升区域品牌销售业绩。,第二节 交通方式的选择,一、交通方式 二、选择旅行方式的原则 三、选择旅行方式的程序 四、商务旅行的交通工具,一、交通方式,公路 铁路 乘船 飞机,二、选择旅行方式的原则,1.安全原则 2.通畅便捷原则 3.节俭原则 4.符合单位规定的原则 5.符合旅行者要求的原则。,三、选择旅行方式的程序,1.制定选择旅行方式对比方案 2.进行方案对比 3.与旅行者、同事、相关者协商
8、和征求意见，提出最优旅行方式和选择理由说明。 4.报请领导批准,四、商务旅行的交通工具,（一）公路 （二）铁路 （三）水路（四）航空,不同旅行方式的优缺点,表12-3,【本节任务训练】,根据表12-4的行程工作时间表，为调研人员查询所需交通工具提供参考信息。 表12-4 行程工作时间表,第三节 住宿安排,一、住宿选择 二、酒店 三、预订 四、入住酒店,一、住宿选择,（一）国内或国际连锁酒店 （二）本地酒店 （三）汽车旅馆,二、酒店,酒店一般分为商务型、度假型、长住型、会议型、观光型、经济型、连锁和公寓式酒店。 根据酒店同功能、设施、服务的不同级别划分为一星、二星、三星、四星、五星级酒店。 房间
9、的基本设施 高级酒店,三、预订,（一）订房之前需要确保了解的信息 （二）预订和确认安排,（一）订房之前需要确保了解的信息,1.公司关于住宿的规定； 2.预算或费用限制； 3.旅行人员的个人喜好，例如吸烟或不吸烟，是否要求能熨平裤子，餐饮要求； 4.旅行人员的确切目的地，能预订方便的旅馆。,（二）预订和确认安排,1.开始查询阶段。 2.网络或电话预订。 3.预订的确认。 4.预订注意事项。,四、入住酒店,（一）室内 （二）防火紧急出口 （三）出入 （四）卫生 （五）叫醒服务 （六）退房,【本节任务训练】,从北京、天津、上海、重庆、昆明、杭州、沈阳、长春、哈尔滨等较大的城市中任选一个，调查这个城市
10、的酒店情况，写一个分析报告。,第四节 商务旅行信息和APEC商务旅行卡,一、商务旅行信息 二、APEC商务旅行卡,一、商务旅行信息,（一）健康要求信息 （二）住宿安排信息 （三）货币相关信息 （四）时间和日期信息 （五）旅行文件信息 （六）文化信息 （七）天气信息 （八）获得商务旅行信息的渠道,二、APEC商务旅行卡,（一）APEC商务旅行卡的适用范围 （二）持卡人享有的特权 （三）申请要求 （四）申请程序 （五）有效期限,【本节任务训练】,5-7人分成一个小组，讨论APEC商务旅行卡的作用和发展前景。,第五节 企业因公出差和费用支付管理,一、因公出差审批权限 二、因公出差审批程序 三、企业差
11、旅费构成 四、因公出差费用的报销标准 五、因公出差交通费的报销原则 六、因公出差住宿费的报销原则 七、因公出差费用报销程序 八、因公出差费用的支付形式,一、因公出差审批权限,（一）确保安全的原则。 （二）高效便捷的原则。 （三）厉行节约的原则。 （四）计划和预算原则。 （五）监控和评价原则。,二、因公出差审批程序,（一）以出差人的层级为标准划分因公出差审批的职责权限。 （二）以出差时间长短划分因公出差审批的职责权限。 （三）以出差地域划分因公出差审批的职责权限。,三、因公出差审批程序,（一）制定因公出差（商务旅行）计划和预算 （二）填写因公出差审批表 （三）申请批准 （四）备案,三、企业差旅费
12、构成,1.长途交通费 2.市内交通费 3.住宿费 4.膳食补贴 5.其它费用,四、因公出差费用的报销标准,表12-5 某企业现行的因公出差费用报销标准,五、因公出差交通费的报销原则,（一）企业因公出差人员乘坐飞机、火车、轮船或长途汽车，应凭与出差地点、路线、时间一致的有效票据报销。 （二）企业因公出差人员乘坐飞机、火车、轮船或长途汽车的坐席、卧铺的标准，应按企业制度规定执行，未经批准超标准乘坐飞机、轮船的高等级坐席或火车、汽车的高等级卧铺，超过应报销标准部分，原则上应由个人承担。 （三）企业因公出差人员乘坐飞机、火车、轮船或长途汽车，应按原计划核准的线路和所乘坐的交通工具报销，如未经批准改变了
13、线路和所乘的交通工具，超过原核准部分应由个人承担。 （四）在出差地办理公务以乘坐公共交通工具为原则，任务紧急或携带公物过重的可选择乘坐出租车。市（县、区）内交通费，应凭据与出差地点和出差时间相一致的公共汽车、地铁、城际铁路或出租车票据报销。 （五）多人一起出差，同乘一辆出租车，其交通费只能由一个持票人代为报销，同行其他人员不得再报销。 （六）经批准同意，个人或多人一起乘座私家车出差，凭票报销与出差时间、出差地点相一致的过路费。燃油费按里程核算报销，随同人员不再报销相关交通费。,六、因公出差住宿费的报销原则,（一）因公出差住宿费，应以与出差时间、出差地点相一致的有效住宿凭证核准报销。 （二）因公
14、出差人员超出制度规定的住宿标准住宿，超过标准部分原则上应由个人承担。 （三）因公出差人员到国外出差，应按因公出差计划核定的住宿地点和标准，并按与出差地点、出差时间相一致的住宿付费票据核准报销。 （四）因公出差人员未经批准擅自改变住宿地点，低于规定标准和核准标准的，按住宿付费单据的金额报销，超过规定标准和核准标准的部分，原则上应由个人承担。 （五）因公出差人员由接待单位免费接待安置的，不应报销住宿费。 （六）参加会议、学习、培训，其会议培训期间支付的会议费、培训费、资料服务等综合性费用中已包括了住宿费的，不再报销住宿费,七、因公出差费用报销程序,1.因公出差人员填写因公出差报销凭证。 2.先交由
15、主管会计对单据有效性及费用标准符合性进行稽核，符合规定的签名后交还出差人； 3.按审批权限分别送部门总经理或分管领导签字批准； 4.再送财务部门进行资金支付审批； 5.审签手续完备后到出纳处报账或冲抵借款。,八、因公出差费用的支付形式,（一）转账支票 （二）预付现金 （三）信用卡,【本节任务训练】,米尼公司派你和管理层人员共计2人，从沈阳出发到北京出差，参加为期2天的业务培训，培训费每人800元，计算应该预借多少现金。,【实践课堂】,一、任务模块 （一）某研究生班赴澳学习，编制旅行计划 （二）计划更改要求,二、目的和要求,目的：培训和检验安排商务旅行的职业能力。 要求：掌握与以下职业能力相关的
16、知识和操作要领： 1.准确获取旅行者旅行目的、旅行时间、所到地点、期限等和对旅行及住宿的具体要求。 2.收集所去旅行目的地必要的资料，并根据单位规定选择旅行的最佳路线和交通工具。 3.根据单位规定选择相应的住宿规格，并制定出整体旅行方案和经费预算。 4.按照旅行机构的要求准备齐全旅行者的证件、旅行文件和费用。 5.在商定的时间内协助旅行者办理好旅行所需的各种证件、旅行资料和国际货币。 6.在商定的时间内协助旅行者购买旅行计划中的机（车、船）票，解决和落实交通工具。 7.在商定的时间内协助旅行者预订旅行计划中所到地的住房，并予以确认。 8.向旅行者提供详细的旅行计划，标明时间、交通、地点、住宿、联系方法等细节。 9.当计划安排未落实或出现变更时，能够查明原因，及时采取补救措施。 10.根据预算和实际变化，监督、核查以确定旅行和住宿经费的支出。,三、模拟现场设计,（一）人员：4-5人一组 （二）场地：一个标准化办公室 （三）设备及设施 （四）模拟编制拉筹伯大学研究生班赴澳旅行计划和计划更改的步骤,四、完成任务后每个人需要提交的工作成果,（一）提交为他人安排的商务旅行计划以及办理相关交通和住宿的文件、票据凭证复印件。 （二）自评在安排上述活动中自己的体会、经验和不足，以及对旅行者意见的处理报告（600字左右）。,
