1、行政人事部各岗位工作事项一览表序号 工作事项 责任人 流程 需配合人员1 负责行政人事部全面工作 行政人事部经理工作安排、分工-下属人员实施具体工作-工作指导部门员工2 组织、主持公司的重大活动 行政人事部经理 活动目的-策划-实施过程-实施结果 部门员工3处理公司与当地政府机关、事业单位之间事务性工作行政人事部经理明确工作目的-对要达到的某种目的及结果开展工作4 与法律顾问沟通及跟进诉讼事宜行政人事部经理5研究和初步拟制公司总体人力资源规划、开发，人力资源的基本方针、政策行政人事部经理根据总经理的要求以及公司发展战略的调整-拟制人力资源规划方案公司领导层、部门相关人员6 设计、调整组织结构、
2、岗位编制行政人事部经理部门设置情况-人员配置-岗位编制-岗位说明7组织制定、修订行政管理及人事方面的制度、流程行政人事部经理根据公司领导发出的指令/目前的制度不符合公司的发展现状-制度修改方案-安排下属进行制度调整公司领导层、部门相关人员8 劳动关系管理 行政人事部经理9 公司及部门会议组织及主持 行政人事部经理 规定会议时间-参会人员-会议主持 参会人员10 证照年审 行政主管 资料准备-指定地点办理 资料员11 办公用品的购置 行政主管定期统计办公用品数量-制定购买计划-物品购买前台文员12 印章刻制 行政主管印章刻制说明-行政部-总经理审批-审批同意-刻制用章部门或人员车辆调度及司机管理
3、 行政主管用车申请人前台预约登记-前台交行政主管派车-司机出车用车人、前台文员、司机14 固定资产管理 行政主管固定资产变动（购买或报废）-更新固定资产清单财务、固定资产使用人、资料员15 办公环境及设施管理 行政主管每天固定时间检查办公室环境卫生-卫生不合格的情况下及时让保洁人员清扫保洁员16 组织员工活动 行政主管活动主题确定-活动策划-获得批准-活动组织部门内部人员及全体员工17 协助会议组织及会议记录 行政主管会议前期准备-开会前通知参会人员-会议中做好会议记录-会后总结会议内容及目的参会人员18 网站的维护 行政主管19协助相关行政制度的制定、调整及监督执行行政主管 随时监督 全体员
4、工20 电话、网络的开通、报停及缴费 行政主管电话、网络开通或报亭需求-资料准备-制定地点办理相关部门、财务部21 过节购物卡或礼品的购买 行政主管节日前一周内做好计划并提交-审批同意后-购买礼品或购物卡部门相关人员22 起草通知、公告等文书 行政主管 通知、公告内容确定-起草-审批-发布 全体员工23制定招聘制度及流程并具体组织实施人事主管用人部门提交用人申请-总经理审批-人事主管发布招聘信息-简历筛选-用人部门查看简历确定面试人员名单-人事主管安排面试时间用人部门负责人24 拟定培训计划并实施、评估 人事主管根据公司需求-拟定培训计划-计划通过-组织实施参加培训人员25协助制定绩效管理办法
5、并组织实施人事主管 实施过程中的问题及时跟进 全体员工26 员工人事档案的建立、健全 人事主管员工入职前行政部发出入职通知及相关入职材料-员工携带相关证件办理入职手续全体员工27办理员工入职、转正、离职、任命、调动、起薪、停薪等相关手续人事主管当事人填写相关表格-人事主管-人事主管按照人事管理规定按照流程办理相关手续当事人 28 社保增减员的确定 人事主管每月10日提交社保增减名单-财务部-财务人员在地税网站上操作财务部29 劳动合同签订及解除 人事主管员工入职一个月内-准备合同-签订合同-盖章-员工签收签订或解除劳动合同当事人30 组织年终先进个人及单位的评选 人事主管评选办法制定-审核通过
6、评选办法-组织实施全体员工31处罚通知单及通报批评、警告的具体执行人事主管行政部发布处罚、批评、警告通知单-部门经理-处罚者本人部门负责人、违反规定当事人32 劳动安全保护的宣传教育 人事主管劳动安全保护方案的制定-审批同意-组织员工学习全体员工、相关人员33 工伤的处理 人事主管现场施工人员：工程部提供购买意外险名单-行政部在规定的时间内为其购买意外险部门负责人、当事人、34 劳动纠纷的处理 人事主管 部门负责人35 请假、加班、调休申请单的确认 人事主管申请人提交申请表-部门负责人批准-行政部-总经理（请假2天以上者，包含2天）部门负责人、当事人 36 审核考勤统计表 人事主管前台文员统计
7、-制作考勤表-人事主管审核前台文员37 了解员工心态及想法 人事主管 随时沟通 全体员工38 考勤异常登记 前台文员核对检查打卡记录-发现异常-发出考勤异常通知单-确认-收回单据当事人及当事人部门负责人39 考勤统计 前台文员每月1日统计考勤-制作考勤表-提交人事主管40 电话接听 前台文员41 资料复印 前台文员 先登记再复印 需复印资料人42 资料打印 前台文员将电子版或纸质版文件递交前台文员-输入及排版-打印-登记-将打印好的资料交回需打印人员需打印资料人43 资料扫描 前台文员 送交文件-扫描-交还文件 需扫描资料人44 设备维护 前台文员确认问题或故障-填写设备检修单-审核-选择确定
8、维修商-送修-检查修理结果-登记台账行政主管、司机45 办公用品计划 前台文员根据库存及使用情况制订申购计划表-审核-采购实施行政主管、各部门负责人46 办公用品发放 前台文员提出申请-核实上次领用时间及数量-发放用品（以旧换新）-领用签名领用人47 来访客人接待 前台文员迎接-登记-通知接访人-引领安排入座-倒茶水-送客48 名片印制 前台文员填写申请单-审核-交单-核对内容及版式-选择确定合作单位-印制申请人、申请人部门负责人49 会议室使用预约登记 前台文员 明确时间-预约-登记 使用人50 传真、邮件、快递的收发 前台文员 收发邮件-核对姓名地址-签收、邮寄 邮寄邮寄、签收人51 通讯
9、录的制作及更新 前台文员 员工发生变动-更改通讯录-发布 当事人52 门禁卡的授权 前台文员 提供入职登记表及门禁卡-授权 办理门禁当事人53 胸卡制作 前台文员制作胸卡者提交照片-前台文员制作工卡-资料员盖章-完成胸卡制作者、资料员54 车辆费用台账登记 前台文员司机填单-前台录入及核对-交行政主管审核司机55 前台及会议室花木的养护 前台文员56 盖章 资料员需要盖章资料交给资料员-资料员盖章-资料盖章后登记用章人或部门57 资料档案管理 资料员资料借阅流程：借阅登记-资料员处领取资料-用完及时归还-登记归还日期资料使用人58 车辆保险购买 资料员 咨询保险费用-行政部审批-购买 资料员5
10、9 图纸晒印 资料员需要图纸晒人部门或人员申请-审批-负责晒印工程部、总工室60 固定资产登记 资料员固定资产变动（购买或报废）-更新固定资产清单固定资产使用人、部门61 内部文件发送 资料员 随时 全体员工62 公司证照复印件领用登记 资料员 登记用途-资料员领取复印件 领用人63 人员接送 汽车驾驶员公司派出-指定地点接送-用车后返回公司停放车辆接送人64 物料运输 汽车驾驶员派送部门申请用车-前台文员登记-行政主管审批同意-派车物料派送部门65 车辆年审 汽车驾驶员 资料准备-自定地点办理 资料员66 车辆保养 汽车驾驶员67 车辆清洁 汽车驾驶员 每天 68 出车记录登记 汽车驾驶员
11、保安、用车人、前台文员涉及表格 完成时间 工作标准 备注具体事务实施过程中需要用到的表格具体事务的时间节点充分调动部门员工积极性，充分发挥部门职能行政人事经理的工作主要是统筹、协调、管理，能够及时准确的上传下达。对于突发事件的处理能够妥善处理，所以工作流程及完成的时间要具体事务具体办理。具体活动安排的时间 细致周到得体有序视各项事务的复杂情况而定 及时、得体规避法律风险，争取最大权益要适合公司现状及发展规划高效精干，适合公司现状及发展规划。规范、严密，执行性强，适合公司的现状，能调动员工积极性，随时关注员工动向、了解员工想法与诉求并给予帮助和解决劳资关系融洽每周一公司例会应公司或公司领导要求有
12、计划有目的有序组织召开会议，会议要简短，少说套话空话，要形成决议。根据地方行政机关发布的表格为准所有证照必须在地方行政机关规定的时间范围内办理年审及换证，不得延误及时包括营业执照、组织机构代码证、社保登记证及公司相关资质证书。水站年审由化验员办理，由于工商变更需办理税务登记变更及贷款卡的年审由财务部负责。办公物品库存表 办公用品购买计划批准后一周内 及时，节约价值高用量大的到批发市场购买（如打印纸），低值易耗品在合作办公购买总经理审批同意后一周内 规范，符合相关要求印章丢失或新印章的刻制必须由总经理签字同意批准行政人事部各岗位工作事项一览表用车申请单 申请单提交后20分钟内 合理高效原则上用车
13、需提前一天申请，除突发事情外，其他临时决定的事情可以不派车固定资产台账固定资产发生变更后一个工作日内要对固定资产清单更新每个季度盘点一次固定资产，做到账实相符，对于不能继续使用的固定资产要及时报废当办公设备出现故障时要在5个工作日内解决问题。保持办公环境舒适整洁，办公设备正常运作。活动的策划以及获得批准的时间要在确定活动日期前5个工作日完成每月员工生日组织、定期举办的活动，做到费用预算清晰明确员工生日、每年定期旅游、各种员工拓展、公司年会等会议开始前一个工作日做好前期准备工作对会议内容及形成的决议要扼要记录形成会议纪要。公司重大会议要协助部门经理做好协调工作网站域名到期前一周内做好域名续签工作
14、保持公司网络及电话的畅通，出现问题及时解决网站出现问题时及时跟维护方联系，并及时解决问题。对不按照工作制度执行的人员及时纠正错误制度严密，执行性强，适合公司的现状；贯彻执行要严，要经常性检查监督。当现行的制度不能满足公司的发展需要时，要及时协助部门经理做好制度的调整及修订工作开通、报亭及时不能延误电话及网络费用严格把控，减少不必要的支出电话包含老总的及部分水站的节日前2-3个工作日完成按照每年的标准购买礼品或购物卡，不能超出预算标准中秋节、春节各类通知、公告、文书按照相对应的公文书写格式起草各类通知、公告要在执行前3个工作日发布各类通知、通告内容简单、明确、事件描述清晰。文书按照正规的文本格式
15、起草用人申请表 2-4周内完成每周五下午17点前汇总一周招聘情况及相关信息交行政人事经理审核有些特殊岗位受到专业的特殊性、市场上相关类型的人员较少等原因，招聘时间也会相应的延长，甚至会出现长时间空缺现象。员工培训履历表 按照具体培训实施计划有序进行 入职培训需在员工入职当天进行考核评分表 定期严密，执行性强，适合公司的现状，能调动积极性，能实现奖勤罚懒的目的根据公司发展需要及部门经理的要求协助完成绩效管理办法的组织与实施员工入职登记表、员工培训履历表、员工背景调查表、薪资审核单员工入职后一个工作日 员工人事档案完整完整的档案包括：入职表格、照片、体检证明、身份证复印件、学历及相关证书复印件、原
16、公司离职证明、入职/转正/晋升调薪表、奖惩等入职、离职、转正、晋升、调薪等相关表格信息变动后一个工作日员工入职当天办理入职手续，转正前一周办理转正手续，离职前一天办理离职交接手续网上申报电子表 每月10日及时为转正员工购买社保、离职人员及时办理社保转移。劳动合同签收表 员工入职、离职、解除一个月内员工入职一个月内签订劳动合同、续签及解除劳动合同需提前一个月发出书面通知到当事人先进个人事迹介绍表评选活动3个工作日前完成前期准备工作每年1月组织上年年终先进个人评选活动奖惩表 处罚方案确定后一个工作日对于处罚、通报批评、警告的员工及时发出通知单并执行具体奖惩措施按照方案实施计划有序进行组织员工定期开
17、展劳动安全保护教育行政机关发布的相关工伤认定的表格按照地方行政机关要求办理的时间范围内完成一旦发生工伤事件，及时报保险部门做工伤鉴定，工伤员工的情绪安抚工作及后续事宜处理严格按照国家相关法律法规执行，避免劳动纠纷的产生 根据具体事情，具体处理弹性较大请假、加班、调休申请单提交后1个工作日（由总经理审批的除外，要视总经理的时间而定）审核员工提交的请假、加班、调休表并确认考勤异常通知单、请假、加班、调休表等 每月4日前 及时准确全面审核前台文员提交的考勤统计表、提供工资发放依据给财务部随时 及时客观经常与员工保持沟通，对新入职人员及离职人员安排专门的面谈沟通考勤异常通知单 每天上午10点前 公正客
18、观，无错漏考勤异常通知单、请假、加班、调休表等 每月3日前 及时准确随时热情礼貌，音量适中，电话铃响三声内接：“您好，华益集团，有什么可以帮到您吗？”资料复印、打印登记表30张以内5分钟内完成；大量的视具体情况而定。快速准确；多页的须按源文件顺序装订好；不能破坏或弄乱源文件所有资料均需交由前台文员复印，任何人不能复印私人资料；内部使用资料须用环保纸。资料复印、打印登记表排版不复杂页数在30张内的10分钟内完成快速准确；排版合理美观 不能打印私人资料扫描登记表 10张以内的20分钟内完成 快速清晰，文件命名合理清楚 不能扫描私人资料设备检修单；设备维护登记表 2个工作日内 快速及时，节约费用办公
19、用品申购计划表 每月5日前 合理准确，不铺张浪费办公用品发放登记表 5分钟内 仔细核对；快速发放；不得代签名笔或笔芯、鼠标、键盘、计算器、订书机、涂改液、胶水等须以旧换新来访客人登记表 随时热情、大方、礼貌，对无预约访客合理处理待人有礼，使用文明用语，例如“您好”“这边请”“请慢走”等重要客人及公司老总离开公司时要帮忙按电梯名片印制申请单 3个工作日内 准确无误，美观大方会议室使用预约登记表 准确记录，合理安排 周一上午公司例会不需预约随时 及时准确华益集团通讯录 发生人员变动的1个工作日内及时准确,入职与离职员工在员工入职当天及离职当天更新通讯录并发布到公司qq群入职当天入职员工当天开通授权
20、，员工离职后一个工作日内解除门禁授权三个工作日 新员工入职三个工作日内完成工卡制作用车情况登记表、车辆行驶情况表 交单当天司机填单报销时录入及核对，做到每辆车的台账与实际发生的费用相符，公里数或油耗异常情况应及时向行政主管汇报随时 根据花木特性养护，及时修剪黄叶 视情况定期浇水用章登记表每天盖章一次（盖章时间视公司领导时间而定）每天盖章一次，资料集中一起统一盖章，不能盖错单位或位置，不能漏盖，多页装订的文件应盖骑缝章。资料入档记录表，档案借用登记表，档案销毁清单档案发生变化后一个工作日内完成电子版登记资料与实际存放资料要相符，电子版信息明确方便查阅保险公司的相应表格 车险到期前一周内咨询好相关
21、事宜车辆保险必须在现有保险到期前一个月咨询并确定购买新的保险图纸晒印审批表 审批后一周内完成按要求晒印，无重复，无遗漏，效果清晰。节省费用固定资产清单固定资产发生变更后一个工作日内要对固定资产清单更新固定资产发生变动时对固定资产清单进行登记当有内部文件传阅需求时，根据具体事项及时发送内部通知、公告及时发布公司证照复印件领用登记表 登记后一个工作日 审核用途，登记备案资料员发给领用人证照复印件时要在证照复印件上用黑色签字笔注明仅供办理某某事宜使用员工上班在早8点前到达指定地点、下班后及时送到指定地点并把车开会公司存放。（其他情况视具体规定办事）按照派车单出车，不得私自用车；严格遵守交通规则；不磨工派车单 随时按照派车单出车，不得私自用车；严格遵守交通规则；不磨工；须协助搬运。行政机关发布的相关年审表格 规定时间范围内在年审规定时间内办理，不得延误根据行车里程数对车辆定期保养及维护随时 每天清洁车厢内部卫生，做到干净整洁出车记录登记表 每次出车前 登记信息清楚、明确岗位 人数 备注行政人事经理 1 总经理助理兼任前台 1资料员 1行政主管 1人事主管 1司机 3 含老总司机8
