1、一、公文的语言,公文是靠规范得体的语言表达写作意图和主题思想的。撰写公文必须适应公文体裁的特殊要求，熟悉公文的语言规范，掌握公文专门用语的使用要领。,上行文的语言，应尊重而不阿谀讨好； 下行文的语言，应谦和但又不失度； 与平行机关往来函件的语言，则应以诚以礼相待，多商量，互相尊重； 惩戒坏人坏事的通报，语言应言之凿凿，义正辞严； 表彰好人好事的决定，语言则应热情、稳实； 对上级的情况报告，不必有过多的宣传议论； 对下级布置工作的通知，又不可过于原则、空洞，应实实在在，切实可行，有可操作性； 有选择地使用模糊词语、委婉用语，有时反使应用文书的语言更得体； 语言还应随社会的变化发展而有所变化，与时
2、俱进。从总的方面看，应用文书语言大都比较庄重、通俗，是大众化的书面语言，较少用口头语言和方言。,公文语言的特点,（一）实用性 （二）实义性 （三）陈述性 （四）规范性,（一）实用性,实用语言与文学语言；现行行政公文语言是一种实用性语言，重在准确地传达发文机关的意图，有效地处理实际公务。给人的感受是准确、庄重、实在、简洁。文学语言：描绘性地表现审美意向和艺术情感,（二）实义性,公文语言：必须准确传达公文的实际内容和对象，其词语概念及其内涵能被社会群体共同认可和统一理解，它所指的是实际事物的含义即本义。文学语言：具有引伸义、比喻义、想象义等。,（三）陈述性,公文语言：言语朴实、语义明确的陈述性语言
3、，具有“显性”作用。它用概括说明和直述不屈来交代事项。文学语言：描绘性、情感性语言。,（四）规范性,公文语言：规范化的书面语言，严格遵循语法规则和组合规则。不用口语、方言、俗语；为使语言简洁，往往使用各种惯用语。文学语言：强调独创的个性化语言。,惯用语,称谓用语：我、本，你、该 经办用语：引述处理的时间及经过情况的词语：经、业经、已经、前经、兹经、拟经 引叙用语：引述来文时的用语：前接、近接、悉、惊悉、查、兹有 期请用语：表示期望或请求的敬辞：敬请、务请、希 征询用语：表示询问上级意见的词语，当否、是否可行、妥否、如无不妥 承转用语：用于承上启下的过渡词语，为此、综上所述、有鉴于此 期复用语：
4、表示请示答复的词语，请批示、请复、请指示、请核准、请批准 收束用语：为荷、为盼、为要，特此通知（通报、通告、函达），此复等 引据用语：引出行文依据的词语，为了、关于、根据、通过,1、用词表意要准确。 （1）注意同义词、近义词等的区别； （2）使用书面语言，不用口语； （3）使用标准语言，不用方言； （4）仔细区别词的感情色彩； （5）语言具体，言之有物； （6）用词准确，反对使用模糊词语。 例1：国家工商行政管理局于1985年7月发了一个通知，规定“商品使用注册商标必须在商品和包装上标明企业名称或地址”。 例2：石油库管理规定中有“不能抽烟”、“不准抽烟”、“严禁抽烟”等三个概念。,2、句子表
5、述要准确。要合乎语法，合乎逻辑，合乎事理。（1）成份要完整（2）造句要符合逻辑（3）词语搭配要恰当（4）正确使用标点例：某饮料的说明书中写道：主要成分：水、糖、山楂、乌梅、人参等10多种天然植物。,3、数据引用要准确、清楚、统一、规范 农历初一至初7放假。该县企业所得税收入完成95.6万元，比去年增长百分之十三。同一篇文章中数字体例要统一“21世纪”，“90年代”， “1983年5月23日”，“星期五”表示公元的世纪、年代、年、月、日、时刻均需使用阿拉伯数字，星期则用汉字。“3、4天” “七、八种”邻近的两个数字并列表示概数时，应用汉字书写，数字之间不用顿号隔开。正确写法为“三四天”。,“二”
6、与“两”的使用 相同处：作“度量衡”单位时可以通用。不同处：（1）序数、小数、分数只能用“二”、不能用“两”。（2）概数和一位数的基数用“两”，不能用“二”。定数与约数定数表示肯定的数，如1、20、1/5、5倍等；约数表示不肯定的数，如“80左右”、“20上下”等。 书写时，不能把定数和约数杂揉在一起。,“增加”和“减少”增加时要把除原数以外的“增加数”和增加后的“和数”表达准确，减少时要把除原数外的“减少数”和减少后的“差数”表达准确。“增加、减少”加“到、至、为”是“增加、减少”后的“和数”，即底数和增加、减少数之和、之差。增加、减少+带“了”或不带“了”是用来说明除原数外的“增加、减少”
7、数，即是净增数、净减数，不包括底数。 “以上”和“以下”习惯上“以上”或“以下”等词语已包括前面的本数在内，不能把本数排除在外。用“不足、不满、不够、不到、小于”等词同“以上”配搭，包括本数；用“超过、大于、多于、满”等词同“以下”配搭，也包括本数。把本数单独写出，表示“以上”、“以下”是排除本数的形式。,清末满清政府向德国贷款修筑胶州铁路，德国 提出的先决条件之一是：沿铁路线左右共15 公里的范围内，德国享有地下矿产的开采权。 但在合同文本中却写成“沿铁路线左右15公里。”,书写年、月、日时可以使用阿拉伯数字。年份不可简写。书写星期几时，一律用汉字，如星期六。记数与记量，一般应用阿拉伯字。书
8、写时，4位和4位以上的数字，采用国际通行的三位分节法。5位以上的阿拉伯数字，可改写为以万、亿作单位的数。 一个用阿拉伯数字书写的多位数不能移行。 不是出现在一组表示科学计量和具有统计意义的一位数（一、二九）可以用汉字。 数字作为词素构成定型的词、词组、惯用语、缩略语等，书写时应当用汉字。如：十滴水、三叶虫、九三学社。 邻近的两个数字（一、二九）并列连用，表示概数（连用的两个数字之间不得用顿号隔开），书写时，应当用汉字。如：三四斤 七八天,语言文字不规范,语言,文字,1 长篇大论， 语言重复。,2 语法、逻辑错误。,3 用词不当,4 语序不当,5 句子成分残缺,6 表意不明,6 表意不明,8 有
9、错别字,语序不当指词语在句子中的排列次序不恰当。,成分残缺主要是指句子中缺少主语、谓语、宾语。,有的句子意思表达得不明确，易引起歧义。或是自相矛盾。,有的业务部门给上级的报告有七八千字，语言不简练，拖泥带水，前后重复。或者是画蛇添足，浪费笔墨，一篇请示，说明困难，讲清理由，请示问题后，又接着发了一番议论，表了一通决心，这就属于画蛇添足。还有的公文缺乏针对性，没有新东西。提出的要求比较虚，比较空，缺少具体的目标、要求和措施。,语言文字不规范,搭配不当,关联词不当,褒贬不分,使用口语,搭配不当指句子成分之间搭配不当，主要有主谓搭配不当，动宾搭配不当、定语与中心词搭配不当、状语结构搭配不当。如：扎实
10、做好误为非常做好等。,常用关联词：“虽然但是”（转折），“只有才”、“只要就”（条件）等等。,有些词语带有一定的感情色彩，凡是有积极意义的和表达某种正面的肯定的语气或态度的，称为褒义词，反之，属于贬义词。不带褒贬色彩的叫做中性词。有的句子中会出现褒贬使用不恰当的错误。,公文的语言要求庄重、平实，应使用规范化的书面语言，尽量不用或少用口语，更不能使用方言。下面列举出一些口语与书面语的对比：不然否则，马上立即，爸妈父母，见面面洽，收到收悉，打算拟，吃饭用餐，走路步行，给给予，偷着私自，等等。,语言文字不规范,7 、 “备”与“倍”,4、“必需”与“必须”,9、“权力”与“权利”,8、“截止”与“截
11、至”,6、 “的”、“地”、“得”,2、“相”、“象”、“像”,5、“做”与“作”,3、“长”与“常”,1、 “分”与“份”,从语法上讲，定语后用“的”，状语后用“地”，补语后用“得”。如“勤劳的人民”、 “详细地汇报“扫 得干干净净”。,相：主要指相貌、外观、姿态。常用词：照相、相貌、亮相、长相、真相。象：主要指形状、样子、模仿。常用词：现象、景象、气象、印象、象征。像：主要指与原物相似的图像。常用词：雕像、录像、摄像、画像、音像、想像、像话、好像、像一样。,尤其是成语，多写成“作”，如：作案、作弊、作罢、作对、作废、作秀、作战、弄虚作假、装腔作势、胡作非为、大有作为、所作所为、以身作则等。
12、对于通过抽象行为实现的动作，一般也用“作”，或“作出”，后面往往双音节动词，如：作调查、作检讨、作报告、作斗争、作出决定、作出处理、作出判断等。 后面是名词或名词性语素时，特别是具体东西的制造，强调通过具体行为实现的动作，应写成“做”，如：做出贡献、做出成绩、做出榜样等。另外，还有一些固定或约定俗成的词和用法，比如：作文、作画、作风、作家、作业、作为、创作、操作、制作；做法、做主、当做、用做、叫做、少说多做。,长：指时间、空间的长度。常用词：长久、长期、长效、长治久安、浩气长存、长此以往、警钟长鸣、万古长青。常：指平常、经常。常用词：常态、常住、常年（亦可写为“长年”）、常备、常抓不懈、老生常
13、谈、四季常青。,分：指成分、限度。常用词：分量、分内、分外、分子、过分、本分、成分、非分、部分、情分、水分、安分守己、恰如其分。份：指整体中的一部。常用词：份额、股份、年份、月份、省份、人人有份、一式两份。,备：完全、都的意思。常用词：备受欢迎、备感亲切、关怀备至。倍：加倍的意思。常用词：干劲倍增、倍加珍惜、事半功倍。,截止：到期停止。例如：“到日截止”。截至：到为止，相当于“截止到”。例如：“截至9月末”（不能写成“截止9月末”，也不能写成“截至9月份”）,“必需”表示一定得有、不可缺少的意思，多用在名词前面作定语，也可以当动词，作谓语用。 “必须”表示一定得那样做的意思，通常用在动词前边作
14、状语。如：金融机构经营存款业务，必须缴存存款准备金。,“权力”表示政治上的强制力量，也可表示在职责范围内的管理权和指挥权。如：国家的一切权力属于人民。“权利”，指依照法律和章程应当享有的权力和利益，跟“义务”相对。如：每个人都有受教育学文化的权利。,二、公文的表达方式,（一）叙述 （二）说明 （三）议论,（一）叙述,叙述是记载和陈述人物的经历和事件发展变化过程的一种表达方式。起草公文时，要用叙述方式反映人物事迹或事件的来龙去脉。如撰写通报、报告等，均离不开叙述的表达方式。 公文中叙述的基本要求：1. 要素完备2. 概述为主3. 顺叙为主,（二）说明,说明是指对人物、事项进行介绍、解说的一种表达
15、方式。命令、决定、通知、通告等文种中的政策规定、具体措施、工作方法、步骤实施等内容，主要靠说明方式完成。,公文中常用的说明方法：1. 举例说明； 2. 定义说明； 3. 分类说明； 4. 引用说明； 5. 比较说明。,无论采用何种说明方法，都要求做到表述简明清晰、语言朴实无华，切勿使用晦涩难懂的词语或艰深的专业术语。,（三）议论,公文中议论的主要特点：1. 重在就事论理2. 切忌主观臆断,公文中常用的议论方法：1. 举例论证2. 对比论证3. 因果论证,三、公文语言的基本要求,拟写公文的过程，实际就是语言运用的过程。公文语言基本要求：（一）准确严密（二）简练明了,（一）准确严密 1.准确反映发
16、文意图和客观实际 2.严格遵循逻辑要求 3.恰当使用修辞手法 4.合理组织公文语言,1.准确反映发文意图和客观实际要准确表达公文的政策法律依据和事实依据；准确传达工作中需要贯彻执行、联系、商洽、宣布、周知的事项；准确体现领导意图和发文单位的政策主张。,2.严格遵循逻辑要求公文的表达在概念、判断、推理等方面要讲究逻辑性 （1）概念要做到内涵准确无误，外延限定适当，例如：“伏法”与“服法”；“集体婚礼”与“集体结婚”；“学生会要支持学生的要求” （2）作出判断要符合实际，例如：“只要全校上下统一认识，振奋精神，今年我校高考重点院校升学率一定能够突破90的目标。” （3）论证过程中不能出现自相矛盾，
17、事实与结论之间要有内在联系。,3.恰当使用修辞手法,（1）以消极修辞方法为主：以说明事物使人理解为目的，以实现语言表达的准确、缜密、明了、畅达、简洁为标准，一般不追求形象的描述和感情的抒发，它是概念的、抽象的、理性的表达方式。,即把整篇文章的撰写过程作为修辞的贯穿过程，通过对语言、词汇、语法和逻辑乃至标点符号等因素的调动，以求语言完美的一种修辞手法，如词语的锤炼、句式的选择等。,（2）适当运用积极修辞：以表达人们的生活体验、感情而令人感同身受为目的的修辞，它是形象的、具体的、感性的表达方式。公文中使用较多的辞格为引用、比喻、借代、排比、层递等；一般不用比拟、设问、反复等；禁止运用夸张、反语、双
18、关等。,即固定的修辞格。如比喻、借代、夸张、排比、双关等。,4.合理组织公文语言,（1）要表意清晰；（2）要合乎事理； （3）要合理搭配；（4）要成分完整； （5）要讲究语序。,（二）简练明了1.简短表达； 2.简明表达；3.庄重表达； 4.得体表达。,1.简短表达,在准确表达思想内容的前提下，力争用较少的语言和较短的篇幅表达丰富的内容，做到辞约旨丰、言简意赅。 （1）认真删改，竭力将可有可无的字词句删掉 （2）锤炼语句，多用短句表达思想内容 （3）使用约定俗成、表意清楚的简缩词语 （4）消除堆砌词藻、空洞无物的语言,2.简明表达将思想内容表达得简要明白，便于理解和执行。 （1）讲究开头和结尾
19、 （2）注重层次和段落，要做到层次分明 （3）恰当利用附件、表格形式 3.庄重表达庄重沉稳，力戒浮华造作。 （1）使用庄重严肃的书面语言，不用口语、方言和晦涩难懂的行业用语。 （2）使用限定明确的词语，注意语义单一，避免出现歧义。如“最近，有些年轻职工表现不太好” ；“被告因盗窃两次被劳教”,4.得体表达,（1）恰如其分地使用公文术语（起首用语、称谓用语、引叙用语、经办用语、商洽用语、期请用语、结尾用语、表态用语 ） （2）注意行文语气（恭而不卑，严而不酷，要谦而有度 ） （3）根据文种确定相应的表达方式（命令：威严庄重，一语千钧；通知：平和稳重，具体可行；报告：诚实谦虚，质朴平实；请示：恭敬
20、温婉，态度恳切；公函：委婉谦和，简短精炼）,四、公文常见要素的表述方法,（一）对时间的表述要精确、完整、恰当,写事件发生的时间时，要采用公元纪年的方法，写全“年、月、日”；重大事件的发生，还需要精确到几时几分。 涉及持续发生的事件，要用时间段的概念，例如“十五计划期间”、“第三季度内”等。当自然界和人类社会的某些现象难以准确说明其出现的时间时，则应适当使用模糊用语，例如“近一个时期来”等，这样能够比较恰当地表达这种现象和状态产生的时间。,（二）对空间的表述要准确、具体、标准公文中需要表述空间概念时，主要使用： 专用名词（北京、法国、亚洲等）；处所代词（这里、此地、该地等）；方位名词（东南西北，
21、上下左右等）；非固定处所名词（到处、各地等）；方位词组（长江流域、铁路左侧、车站以南）。对重要事件发生的地点，除了是说明所在的某省、市、县及其具体方位，有时还要标明所在的经纬度。当涉及不为人们熟知的地名或重复的地名时，要按照由大到小的地理概念标明准确地点；要使用地名的全称或规范的简称，涉及国外的处所需要冠以国家名称； 尤其要注意的是，当公文内容涉及不同国家和地区时，则不能以国家统称。,（三）对数量的表述要认真核实，做到确切规范,使用数字要注意规范。例如“增加了2倍”，是指现在是过去的3倍；“超额30”是指原来是100，现在是130；“减少到30”，是指原来是100，现在是30。表示减少和降低的
22、数量时，不能使用倍数；涉及总计数量时，要注意表述确切，避免造成歧义；使用“以上”“以下”“左右”等概数时，应注明是否连同本数在内。,五、公文写作常见语病,（一）表意不清；（二）误用词性 （三）搭配不当；（四）颠倒词序 （五）不合逻辑；（六）滥用简称 （七）语不对题；（八）随意修辞,（一）表意不清,例一 截至2004年8月底，参加自学考试报名者多达16952人左右。 XX市组织自学考试工作的报告 例二 2005年XX市粮食平均亩产1300斤以上，但水果亩产不足300斤左右。 XX市农业工作报告 例三 各镇的镇长，接到通知后，请携带有关文件，于8月2日前来市政府招待所报到。XX县的会议通知,（二）
23、误用词性,例一 广州机床厂出品的车床，2003年打入国际市场。XXX市关于企业改革工作会议纪要例例二 例二今年我县克服了雨多、低温、病虫害等不利因素，充分调动广大农民的积极性，夺取了农业大丰收。XX县关于农业工作的报告,（三）搭配不当,例一 执政党的党风是否端正是一个单位搞好整党工作的重要标志。 XX县整党工作简报 例二 到9月12日止，我县的夏粮入库基本上完成了85。完成了上级下达的任务。 XX县关于商请派车运粮的函,例三 市领导通过深入实际，现场办公，圆满地解决了群众的许多要求与难题。XX市关于搞好市内交通的报告,（四）颠倒词序,例一 通过这次的整党学习，使我们县的党员树立了决心，振奋了精
24、神，增强了信心，鼓舞了干劲。XX县整党工作简报 例二 在我县，群众性的体育运动掀起后，篮球、排球、水球和高尔夫球对农民都十分感兴趣。XX县关于认真搞好群众性体育运动的通报,（五）不合逻辑,例一 自行车厂改革开放以来，认真解决了工人住房等困难，XXXX年生产任务完成的很好。XX企业公司关于XXXX年工作报告 例二 我站自成立以来，在有关部门的大力支持下，各方面的工作开展很顺利。但有些工作由于经费不足，已处于瘫痪状态。XX站关于计划使用办公经费的通知,（六）滥用简称,例一 加强精神文明建设以来，我单位的职工积极开展“四查四比四对照活动”，全公司出现了“四多四少”的新气象，公司领导也做到了“三带头”
25、。XX公司关于加强精神文明建设的报告 例二 全厂通过学习54号文件，开展了轰轰烈烈的“五四三”活动，单位的面貌大为不同。“543”办公室关于开展爱国卫生运动的通知,（七）语不对体,例一 你们收到此函后，务必在12月5日前派员前来洽谈，不得有误，否则，一切后果我们不负责任。XX公司关于调动XX来本单位工作函 例二 本市劳动局制定的关于外出劳工的管理办法，经市人民政府同意，现发给你们。此通知当否，请各地执行中提出具体意见。 XX市关于印发办法的通知,（八）随意修辞,例一 蜘蛛在我县粮库的每一地方张灯结彩，老鼠看见人来依然在游行示威，麻雀在屋顶、粮仓门前尽情唱歌跳舞，蛀米虫在集结队伍不甘示弱地在大米
26、上显示它的力量。 XX县粮食保管问题的通报 例二 为了使人民真正体会到“天大地大不如党的恩情大”，深刻感受到社会主义制度的无比优越性，为了早日让山区脱贫致富，过上天堂式的幸福生活，我们不怕智叟式的人物讥笑，决心像愚公一样，发动群众，大打一场通向县城的筑路战争。现在我们正组织群众捐资捐物，充分调动大家搞好社会主义建设的积极性。可是，“巧妇难为无米之炊”，一张白纸难以描绘社会主义蓝图，无钱是建不成社会主义大厦的。经计算，我们可以集资5万元，还差15万元左右，才能把线路长、坡度大的筑路工程完成，现请求县人民政府及有关部门拨款15万元，协助我们实施这一筑路计划。 XX镇关于要求拨款修筑公路的请示,市1
27、7名党外人士担任区县政府领导职务新当选的市区副区长王今天对记者说：我作为民主党派成员当选为副区长，感到责任十分重大。民主党派成员进入政府领导班子，是社会主义民主政治的新发展，也是对我们民主党派的一次考验。在今后任职的3年中，我要紧紧依靠党的领导，认深入实际，听取群众呼声，扎扎实实把工作做好。王，现年53岁，民盟市委委员、民盟区工委主任，原教育学院分院高级教师。今年3月，当选为市区副区长，主管文化、卫生、体育、老龄委、计划生育等项工作。 区现有1位正区长，6位副区长。其中6名中共党员，1名民主党派成员。据了解，市自去年10月开始的18个区县人大换届选举工作截止今年3月6日已全部结束。在18个区县
28、中有17个区县政府选出了17名非中共人士担任副区县长职务，占18个区县正副区县长总数的136。在新当选的17名非中共人士副区县长中，民主党派成员5人，占294；无党派人士12人，占706；女同志5人，占294；平均年龄50岁。据悉，市十分重视举荐党外干部担任政府领导职务，市委组织部和统战部曾下发文件，提出了举荐非中共人士干部的条件。市委领导要求，对担任各级政府部门领导职务的党外干部要政治上信任、工作上支持、生活上关怀，保证他们有职有责有权，并为他们创造学习、锻炼提高的条件。年市各区、县政府换届时，党外副区长只有5人。目前，全市共有党外局级以上干部23名，处级以上干部865人。其中，政府系统现有
29、党外处级干部355人，比年的88人增长了近3倍。,修改稿十七名非中共人士在市区县任要职新华社北京三月十六日电 市十八个区县人大换届选举工作已于近日全部结束。有十七个区县选出了十七名非中共人士担任副区、县长职务，占十八个区、县正、副区、县长总数的八分之一强。十七名非中共人士中，有民主党派成员五人，无党派人士十二人。据悉，在这次的换届选举中，市十分重视举荐非中共人士担任政府领导职务。上届市区、县政府中，担任正、副区、县长职务的非中共人士只有五人。市还要求对这些新当选的非中共人士要政治上信任、工作上支持、生活上关怀。日前，新当选的区副区长王告诉记者，他将主管区的文化、卫生、体育、计划生育和老龄委等项工作，他表示，责任重大，要认真深入实际，把工作做好。王也是民盟区工委的主任。,
