1、公文格式规范与机关公文写作 （授 课 提 纲）中国公文写作研究会 2013年8月1日杭州,党政机关公文处理工作条例（中办发201214号） 建国以来首次将我国党政两大系统公文处理法规合二为一，是我国当代公文法规建设进程中一次具有划时代意义的重大变革； 新条例对于进一步推动各级党政机关、企事业单位公文处理工作的统一化、制度化、规范化和科学化建设，规范公文运转程序，提高公文处理质量和效果，具有十分重要的意义。,新条例对党政两大系统公文文种做了增删，确定了15个法定文种。新条例与2000年8月24日国务院发布的 国家行政机关公文处理办法（国发200023号）所规定的13个文种相比（ 决定、命令（令）
2、、公告、通告、意见、通知、通报、议案、报告、请示、 批复、函、会议纪要）：增加了“决议”、“公报”两个文种；调整“会议纪要”为“纪要”。,新条例与1996年5月3日中共中央办公厅颁布的中国共产党机关公文处理条例所规定的14个文种相比（决议、决定、意见、公报、通知、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要、指示、条例、规定）：取消了“指示”“条例”“规定”三个文种；调整“会议纪要”为“纪要”；增加了“命令（令）”“公告”“通告”“议案” 4 个文种。,党政机关公文格式 公文格式即党政机关公文的外在表现形式。规范的公文格式不仅体现公文的法定权威性和约 束力，而且有利于提高工作效率，保证政令畅通。201
3、2年6月29日，国家质量监督检验检疫总局发 布的党政机关公文格式即GB/T 97042012号 国家标准，对我国党政机关执行了13年的原“GB/T 97041999”国家标准进行修订，从而导致我们的 公文格式，发生了一系列十分重要的变化。,党政机关公文格式GB/T 97042012（ 以下简称“新格式”）与99国标相比发生的主 要变化有：规定党的机关公文统一采用国际标准 A4 型纸；调整了版头诸要素的编排位置；去掉了主题词要素；调整了发文机关署名、成文日期标识等相 关规定,新格式规定公文用纸采用的A4型纸， 幅面尺寸为： 210mm297mm公文页边与版心尺寸为：公文用纸天头（上白边） 为 3
4、7mm1mm；公文用纸订口（左白边） 为 28mm1mm；版心尺寸为：156mm225mm。,新格式规定公文字体和字号一般用 3 号仿宋体字，特定情况可作适当调整如文中小标题的字体。新格式规定公文书写一般每面排 22 行，每行排 28 个字 ，特定情况可作适当调整防止出现“此页无正文”。新格式规定公文应当左侧装订，两页页码之间误差不超过4 mm。骑马订或平订的公文：订位为两钉外订眼距版面上下边缘各70 mm 处，允许误差4mm；无坏钉、漏钉、重钉，钉脚平伏牢固。,新格式与原99国标相比，发生了以下六个方面的具体变化： 第一，新格式对公文格式要素的划分进行了调整，将公文划分为 版头、主体、版记三
5、部分：,公文首页的红色分隔 线以上称为版头版头分为六个要素,份号、密级和保密期限、紧急程度、 发文机关标志 、发文字号 、签发人,标题、主送单位、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件,抄送单位、印发单位和印发日期、页码,红色分隔线以下至公文末页首条分隔线（不含）以上的部分称为主体主体分为九个要素,末页的首条分隔线以下至 末条分隔线以上称为版记 版记共有三个要素,第二，对公文格式要素进行了调整,党政机关公文格式中增加了发文机关署名的要素；原99 国标中规定的单一机关行文不署发文机关名称，改为“在成文日期之上、以成文日期为准、居中编排发文机关署名”；同时，删除了主题词格式要素，
6、撤销了“印制份数”等格式要素。,第三，对各要素的编排位置做了较大调整,如：将密级和保密期限、紧急程度的编排位置，由原来的右上角改为左上角，与份号自上而下排列；又如：将原来“主办单位签发人置于第一行，其他签发人从第2行起” ，调整为:如有多个签发人,按照发文机关的顺序从左到右、自上而下依次均匀编排，每行排两个姓名，回行时与上一行第一个签发人姓名对齐。,第四，对成文日 期中的数字格式进 行调整由原来的汉字标 识改为阿拉伯数字 标识，年份应标全 称，月、日不编虚 位（即1不编01）。,第五，对公文的特定格式做出规定新增加了联合行文公文首页、信函格式首页、命令（令）格式、纪要格式等式样。,第六，增加了
7、页码格式要素,党政机关公文格式中把过去从未提到和强调 过的“页码”作为公文的要素之一，明确规定：页码用4号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版 心下边缘之下，数字左右各放一条一字线；一字线上 距版心下边缘7 mm。单页码居右空一字，双页码居 左空一字。公文的版记页前有空白页的，空白页和版 记页均不编排页码。公文的附件与正文一起装订时， 页码应当连续编排。,一、公文版头（旧称眉首）,新格式规定，版头部分包括 6 项1.份号（份数序号） 2.密级和保密期限3.紧急程度 4.发文机关标志5.发文字号 6.签发人,1. 份号（份数序号）用阿拉伯数码顶格标识在公文首 页左上角第1行，可编虚位，共标6 位：
8、000001。2.密级和保密期限 秘级分为“绝密”“机密” “秘密”三 级。涉密公文应当标注密级。如需标注密级和保密期限，用3号 黑体字，顶格编排在版心左上角第二 行，数字用阿拉伯数字标注。3.紧急程度如需标注紧急程度，用3号黑体字 顶格编排在版心的左上角；如需同时标注份号、密级和保密期 限、紧急程度，按照份号、密级和保 密期限、紧急程度的顺序自上而下分 行排列。,下行文首页板式 联合上行文首页板式,4.发文机关标志 发文机关标志由发文机关全称或者规范化简称加 “文件”二字组成，党的机关公文可以使用发文机关全称或者规范化简称 。,发文机关标志注意以下三点：一是发文机关标志上边缘至版心上边缘 距
9、离为 35 mm，与99国标相比变化较大；二是发文机关标志的字体，一般使用小 标宋体字，用红色标识，居中排布；字号由 发文机关以醒目美观为原则酌定，但一般应 小于 22 mm15mm (高宽)； 三是联合发文时，主办机关名称排列在 前；发文机关标志后“文件”二字的位置上 下居中排布。,新格式版头的各要素 与99国标规定中眉首各要素的区别：,5.发文字号发文字号由发文机关代字、 年份、发文顺序号组成。如 “中办发201214号”。联合行文时，使用主办机 关的发文字号。发文字号应注意四点：一是标识的位置在发文机 关标志下空 2 行；二是平行文和下行文的发 文字号要居中排布。,三是上行文因有签发人标
10、 识，则发文字号不再居中，而 是左空一字，签发人则右空一 字，二者同处一行；四是发文字号用3号仿宋体 字，年份、序号用阿拉伯数码 标识；年份应标全称，用六角 括号“”括入，序号不编 虚位 （即1不编为001）, 不加 “第”字。 发文字号之下 4mm 处印一 条与版心等宽的红色分隔线。,6.签发人新格式规定：上行文应当注明签发 人 、会签人姓名。其中请示应当在 附注处注明联系人的姓名和电话。 “签发人”要素应注意三点：一是签发人位置： “签发人”用3号仿宋 体字，签发人后 标全角冒号；签发人姓名用 “3号楷体字”标识，姓名居右空 1 字。二是如有多个签发人，签发人姓名按照发 文机关的排列顺序从
11、左到右、自上而下依次 均匀编排，一般每行排两个姓名，回行时与 上一行第一个签发人姓名对齐。 三是上行文（请示、报告、意见）其性质 比较重要，一般副职不能签发上行文。,“签发人”要素常见的失误之处： 新格式规定，上行文由主要负责人签发，下行文或平行文由主要负责 人或由主要负责人授权的其他负责人签发。 一是当有没有。上行文必须标注签发人,平行排列于发文字号右侧（下行 文不标识签发人）。有的“请示”或“报告” 没有签发人，这是不规范的。,二是签发人不正确。“主要负责人”是 指各级行政机关的正职或主持工作的负责人。 上行文必须由主要负责人签字。有的请示件 由分管同志签发，这是错误的。三是字体使用不正确
12、。新格式要求 “签 发人”三字用3号仿宋字体，签发人姓名用3 号楷体字。希望引起注意。四是签发人标注位置易出错。当联合行 文有多个签发人时，“签发人”三个字标注在 第一行，其姓名按照顺序从左到右、自上而 下依次编排，每行两个姓名，回行时与上一 行第一个签发人姓名对齐 （上行文的发文字 号与最后一个签发人姓名同处一行）。,二、公文主体,公文主体是公文向受文对象表达的主要内容部分， 也是我们每个公文工作者需要认真研究、学习和掌握 的重要部分：如标题的拟定、内容的表述、主旨的确立、篇章的 谋设、表达的技巧、词章的运用以及公文的效用等等。公文主体，内容深邃，奥妙无穷，写法多样，既需 要较高的思想政策水
13、平，还需要广博的社会生活经验， 更需要扎实的公文写作功底。,新条例中规定的公文主体包括 9 项要素：1. 标题 2. 主送机关3. 正文 4. 附件说明5. 发文机关署名 6. 成文日期7. 印章 8. 附注9. 附件99国标中的主体部分为8项：1. 公文标题 2. 主送单位 3. 公文正文 4. 附件5. 成文日期 6. 生效标识 7. 特殊说明 8. 附注,公文主体一：标题,标题是公文的眉目，起着统揽全篇、一目传神的重要作用。新格式规定标题用2号小标宋体字，编排于红色分隔线下 空二行位置，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰 当，标题排列应当使用梯形或菱
14、形。 公文标题的排布可分为几种类型：一是单行标题：如：中共中央关于整党的决定这种类型的标题字数较少，居中即可。,二是多行标题,这种标题的字数相对较多，主要排布方式有：1. 正梯形排布，如： 中共中央关于完善 社会主义市场经济体制若干问题的决定2. 倒梯形排布，如： 国务院办公厅转发教育部等部门关于“十五”期间 进一步推进特殊教育改革意见的通知如： ,3. 菱形排布其字数较多，常见之于用来印发、转发、 批转型公文的标题。如： 拟定公文标题要视具体情况灵活运用其排列形式。无论怎样排列，都要做到词意完整，排列对称，间距恰 当，既美观醒目，又合理得体，给人以形态上的美感；一般 不采用中间短、上下长的沙
15、漏型 ,拟制标题应注意以下三个问题,一是新格式规定：标题使用 2号小标宋体字进行标识（注意字体）, 编排于红色分隔线下空二行位置（注意位置），分一 行或多行居中排布。当标题字数较多需要折行时，词组不能拆开，以 防止引起歧义。一般标题中的“的”字不能与标题中的文种单独 排行，如“的请示”、“的通知”不能单独排列成行。,二是关于标题中的标点符号,99国标对于标点符号这样规定：“公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不标标点符号。” 新格式未作明确要求，建议仍按原规定执行。标题中往往出现书名号错用的情况，如： 关于印发关于加强某某工作的若干意见的通知 转发某某局关于向某某同志学习决定的通知关于印
16、发某某市体育局局财务管理办法的通知此处的“意见”、“办法” 都不是法规、规章，因此不可使用书名号。应调整为：印发关于加强某某工作的若干意见的通知、转发某某局关于向某某同志学习决定的通知、关于印发某某市体育局局财务管理办法的通知。标题中还往往出现书名号该用不用或用错的情况，如：关于印发某某工作管理暂行规定的通知、关于印发某某工作管理暂行规定的通知等等，此处“规定”属于规章类，故应用书名号标注，可调整为：关于印发某某工作管理暂行规定的通知。,公文标题中使用标点符号的特殊情况为1. 出现缩略语、特定含义词语时用引号：例如关于开展“四五”普法教育活动情况的报告关于配合“3.15”活动做好维护消费者权益
17、工作的通知2. 需要注释或者说明时用括号：例如：关于印发工作规则（试行）的通知3. 出现法规、规章名称和书名、报刊名时用书名号：例如：关于印发管理规定的通知关于做好杂志征订工作的通知4. 出现并列词语之间的停顿时可用顿号：例如：关于、职务任免的通知部、部关于的通知公文标题中使用的标点符号主要有以下几种： （） 、 “”,标题中尽量不用标点符号，可增加公文标题的整体美和紧凑感。有时标题中出现 “ 、”时，建议尽量进行技术处理，如使用 “和”“与”“及”等一些连词代替标题中的“ 、” 。 如有的标题这样表述“财政收支、财务收支”，是不规范的，可以技术处理，变成“财政和财务收支”。,三是公文标题应该
18、具备三个要素发文机关名称、事由、文种有时公文标题在特殊情况下（如带有固定版头、下行文时）可以省略发文机关，但绝对不能没有发文事由或文种，否则就是不完整或不规范的标题。,标题常见问题一：省略发文机关,在不带固定版头的情况下，标题中常常省略发文机关，如：关于报送2010年下半年工作计划的报告关于实现全县党风根本好转的规划 厂党委关于表彰先进的决定 开展评比精神文明单位十项达标活动的通知,标题常见问题二：省略发文事由,公司党委决定应改为公司党委关于的决定市人民政府决定 应改为市人民政府关于的决定中共厂党委通知 应改为中共厂党委关于的通知,标题常见问题三：随意省略文种,公司关于当前抗震救灾的有关工作应
19、改为公司关于开展抗震救灾有关工作的通知 关于报送二00八年下半年工作计划应改为关于报送二00八年下半年工作计划的报告 关于精神文明单位十项达标评比标准 应改为 公司关于开展评比精神文明单位十项达标活动的通知,标题常见问题四: 关于介词“关于”,介词“关于”和结构助词“的”是公文标题中两个重要因素，“关于”用在发文机关和事由之间，“的”用在事由和文种之间。标题中经常出现用错“关于”的情况：一是缺少“关于”，如：市交通局个别党员领导干部以权谋私乱建私房的决定由于发文机关和事由之间缺少了介词“关于”，很容易产生歧义。正确的标题应该是：市交通局关于个别党员领导干部以权谋私乱建私房的处理决定二是错用“关
20、于”，如：关于财经学校向大学联系临时住房问题的函此处的“关于”便用错了位置，应将“关于”移至“财经学校”后，改为：市财经学校关于向大学联系临时住房问题的函,标题常见问题五: 动宾搭配不当,公司关于搞活多种经营企业有关政策的试行办法这个标题中，一是出现了动词“搞活”与宾语“有关政策”搭配不当的问题，二是犯了缺失文种的错误。应改为：公司关于制定多种经营企业有关政策试行办法的通知,标题常见问题六: 标题成分残缺, 公司关于出国考察的请示到底是谁要出国考察不清楚。应改为： 公司关于同志出国考察的请示中共党委关于做好表彰2010年度先进党支部和优秀党员的通知 动词“做好”后面就缺少宾语“工作”，应改为：
21、中共党委关于做好表彰2010年度先进党支部和优秀党员工作的通知。,标题常见问题七：混用文种 如：局关于在大桥收取车辆过桥费 的通知通知是机关单位内部的下行文。而收取过桥 费是周知性的，并且要求遵守执行，应为“通告”；再如公司关于扩建生产线的请示报告如果上级单位把它视为阅件，不对请示内容作出批示，那么这件公文就失去了请示的意义。,标题常见问题八: 错用文种,公司关于扩建生产线的请示报告 典型的文种错用党委关于开展活动的情况汇报应改为党委关于开展活动情况的报告 党委2010年工作要点应改为党委关于印发2010年工作要点的通知,标题常见问题九: 表述不明,某分公司更换设备需要申请经费，给总公司拟写请
22、示，请示标题为公司关于更换设备的请示，表面看来问题不大，但仔细推敲便有表述不明之感，应修改为：中心关于更换设备所需经费的请示。再如，某公司就某事提出意见报请总公司批复，经总公司研究同意所报请示，批复标题为：总公司关于某事（某意见）的批复此标题亦犯了表述不明的错误，应改为：总公司关于同意某事（某意见）的批复。,标题常见问题十: 关系不清,请指出下面两个标题中的用词不当之处：一、公司关于印发集团公司关于开展安全生产大检查工作意见的通知二、公司办公室关于批转集团公司总经理在会议上讲话的通知 提请注意：“印发”、“批转”一般用于上对下，“转发”一般用于下对上或平对平。,公文标题提示一：,新格式第三章、
23、第九条、第七项规定：标题由 发文机关名称、事由、文种 三要素组成，缺一不可，尤其是上行文，或是本单位事关重大决策、重要通知事项的下行文，标题的格式和内容更要做到：切题、凝练、醒目、规范,公文标题提示二：,规定工作计划管理办法等非法定文种不能单独行文。若需正式行文，应采取复体行文的办法，选择恰当文种，然后将其作为“附件”予以制发。,公文标题提示三：,公文标题中经常出现“印发”、“转发”、“批 转”的词语，要注意区分，不要混淆，避免用错“印发”的原文制作和来文渠道是本机关；“转发”的原文制作和来文渠道是上级机关、不 相隶属机关和下级有自主行文权的机关；“批转”的原文制作和来文渠道是下属职能部门。前
24、面已经强调， “印发”、“批转”一般用于上 对下，“转发”一般用于下对上或平对平。,公文标题的“10不可”,1.公文标题不可文种并用 2.公文标题不可文种错用3.公文标题不可随意无行文单位 4.公文标题不可无事由5.公文标题不可只有文种 6.公文标题绝对不可无文种7.公文标题不可繁杂冗赘 8.公文标题不可题文不符9.公文标题不可随意不用或错用介词“关于”10.公文标题不可随意不用或错用结构助词 “的”,转发类通知标题的拟制技巧,公文的标题由 发文机关+事由+文种 构成。转发类通知的标题，一般也由“发文机关+关于转发+原文标题+文种”组成。在转发式通知中，经常会遇到转发的层次较多的情况，使标题中
25、“关于”、“转发”、“通知”三个词语多次出现，十分累赘，令人阅读起来别扭，理解起来困难。拟制这类标题时，一般采用以下几种方法：,转发类通知标题的拟制技巧,一是在标题中只保留一个介词“关于”和只出现一个“通 知”。当原文标题中有“关于”一词、且文种为通知时，标题可拟为“ 转发+原标题”。如：辽河石油勘探局关于转发中国石油天然气集团公司关于转发国务 院国有资产管理监督委员会关于激励创新办法实施细则的通知的通知 的通知，六十余字，冗赘繁杂，可以采取省略法，直接转发第一个发文 机关的通知，即：辽河石油勘探局转发国务院国资委关于激励创新办法实施细则的 通知 应当注意，当被转发的文种不是通知时，还要加上“
26、通知”二字：如：医院转发卫生部关于印发地方卫生标准工作管理规范 的通知。,转发类通知标题的拟制技巧,二是直接转发最上层的文件 如果是国务院、省、市、区层层下发的公文，那么区 下属的局在转发时，可以省略省、市、区等中间环节，由 局直接转发国务院文件，但要在公文的开头部分作出交代。如市财政局关于转发省财政厅关于转发国 家财政部关于进一步做好2011年度财政预算工作的通知的通 知的通知，可改写为：市财政局转发国家财政部关于进一步做好2011年度财 政预算工作的通知，并在文件开头部分予以交代：“最近，省财政厅转发了国家财政部”,转发类通知标题的拟制技巧,三是文号替代法：即在标题中只出现上一级机关转发通
27、知 的文号：如：市人民政府办公室关于贯彻省发201223号 文件精神进一步做好城镇退役士兵安置工作的通知采用替代法时，最好不要只写文号，要尽量在标题中标明 事由主旨，让人一目了然，也便于查询。四是标题合并法：即把多个被转发的公文标题进行归纳合 并，因为在公文正文和附件中可以完整体现被省略的部分。,标题剖析一 ：,请以新格式规定的标题三要素对下面的标题进行修改：关于上报燃气工程有限责任公司河北省石家庄区片管线入户工程初步设计安全专篇的报告调整依据：新格式规定：标题由 发文机关名称、事由、文种三要素组成。 按照标题拟制的有关要求，本题存在以下有待改进之处：一是缺少发文机关名称，二是标题中使用了不必
28、要的标点符号，三是题中的“上报”与“报告”用词重复。应做如下调整： 燃气工程有限责任公司 关于河北省石家庄区片管线入户工程 安全设计方案的报告,标题剖析二 ：请根据新条例中有关文种的规定和新格式中有关公文标题的 要求，对下面的标题进行修改：关于集团有限责任公司 不连沟第三煤矿废置矿山生态环境 恢复治理方案评审的申请调整依据：一、党政机关公文处理工作条例的15 个法定文种中不含“申请”文种，故本标 题为典型的文种错用。二、党政机关公文格式规定上行文标题中 发文机关名称、事由和文种 三要 素缺一不可。一般上行文标题的组成格式为：发文机关名称 介词“关于” 事由 文种据此应调整为： 集团有限责任公司
29、关于评审不连沟第三煤矿 废置矿山生态环境恢复治理方案的请示,请修改下面的标题：,事件起因：1986年8月，某市公安局民警王玉民携带手枪参加老同学聚会。席间一老同学要过王玉民手枪欣赏，无意中致使手枪走火，击中王玉民，王当场身亡。为整顿纪律，警示大家，市公安局起草了事件通报。为真实、恰当反应事件经过，先后拟制了几个标题：民警王玉民玩枪走火被当场击毙民警王玉民玩忽职守饮弹身亡民警王玉民违规用枪中弹身亡现在看来，此标题仍然存在有待商榷之处。请按照新条例的 要求，为此通报拟制标题,公文主体二主送机关,主送机关是公文的主要受理机关，应当使用机关 全称、规范化简称或者同类型机关统称。主送机关标识在标题下空
30、1 行，左侧顶格用3 号 仿宋体字标识，回行时仍顶格；最后一个主送机关名 称后标全角冒号。在新条例规定的15个文种中，除命令和令、通告、 公告、纪要 4种文种外，公文必须标明主送机关（也 就是抬头），并使用全称或者规范化简称。,“主送单位”应注意三点,一是 上行文只能标注一个主送机关（个别情况除外，如报 送给“省委、省政府”、“市委、市政府”的上行文）。二是排序和顿号、逗号时常用错。下行文可以有多个主送 单位，排列顺序一般遵循“先上后下、先外后内”的原则；要十分注意顿号和逗号的正确使用，不同系统、不同级别 的主送单位之间用逗号隔开，同一系统、同一级别的主送单位 之间用顿号隔开。三是注意编排位置
31、。主送单位要求编排在标题下空一行的 位置，居左顶格，回行时仍顶格，最后一个机关名称后标全角 冒号。,公文主体三正文,正文是公文的主体，用来表述公文的主要内容。公文主体用 3 号仿宋字书写，每自然段左空 2 字，回行顶格，数字、年份不能回行。正文一般每页排22行，每行排28个字。文中结构层次序数的标注方式为一、 （一） 1. （1）文中小标题的标注方式为第一层用黑体字（不加重）；第二层用楷体字（可加重）；第三层用仿宋体字（可加重）；第四层用仿宋体字（不加重）。,结构层次及字体、标点符号方面的常见错误,一是结构层次表示错误。 有的不是严格按照层次序数方法标识 , 在第一层用了第二 层或第三、四层的
32、标识方法；有的从第一层标识就直到第三或 第四层标识。通常，层次较多时“（一）”和“（1）”括号外面不带标点 符号。在一段文字内部常使用“ 一是、二是、三是”或“首 先、其次、第三”等区分层次。二是字体使用不当。新格式中规定，公文中小标题的第一 层用黑体、第二层用楷体、第三层和第四层用仿宋体。三是标点使用不规范。公文中一般第一层次标题后不加标 点符号（一般单独成行）,第二层次以下的标题单独成行时亦不 加标点符号（非单独成行的除外）。经常见到要么都不加标点 符号，要么全加标点符号，这都是不正确的。,拟制正文时还应注意的其他问题,一、数值范围表述的常见问题，如：4 6%、0.2 6等，规范的写法应分
33、别为：4% 6%、0.2 0.6，使用连接号 标识。用分数和整数表述数字范围时，也不能省略第一个数字后 面的单位，如“5万 10万人”不能写成“5 10万人”、 “18岁至20岁”不能写成“18至20岁”。 表示时间范围时，可用“2000 2005年”、“3 4 月”，但不能用“2000 2005年度”、“3 4月份”。表示概数时，邻近的两个数字应当并列连用，中间不应使 用顿号隔开，如“三四天”，不能写成“三、四天”、“七八十年 代”不能写成“七、八十年代”等。,二、字符使用上容易出现的问题,一是汉字“”用阿拉伯数字“0”或英文字母“O”代替；二是公文发文字号用的六角括号“”用中括号“”或小括
34、号“（）”代替；三是单书名号“”用大于、小于号合在一起形成“”代替；四是分隔符 “ ” 用小数点 “ . ” 代替；五是代替“某”的“”符号用英文大写字母“ X ”代替。解决以上问题，可从文档“插入”功能的“特殊符号”中查找。同时要注意，行文中遇数字、“%”、字符和英文人名在转行时应作技术处理，不得分开。,三、阿拉伯数字与汉字的规范用法一是定型的词、词组、成语、惯用语、缩略语或具有修辞色彩的词语中，作 为语素的数字必须使用汉字。如：五味子、七上八下、四菜一汤、八字没一撇、 “十二五”规划、五易其稿等。二是中国干支纪年、夏历月日，含有日月简称表示事件、节日的词组以及带有 “几”字的数字表示约数的
35、必须用汉字。如：公元前二二年、辛卯年正月二十三、七七事变、十几个人、几千分之一等。三是整数一至十如果不是出现在具有统计意义的一组数字中，应用汉字。如：一个人、三本书、看了十遍、三项议题、一个中心两个基本点等。用“多”、“余”、“左右”、“上下”、“大概”等表示的约数一般使用汉字：一百多位、五十左右、大概八十人等。三是统计表中的数值（正负数、小数、百分比、分数等）以及公历纪年、年代、 年、月、日和时刻，必须用阿拉伯数字。如：2013年、改革开放30年来、下午5时前报到、公元前250年等。如果文中出现一组具有统计和比较意义的数字，为保持体例上的一致性，其约 数也可以使用阿拉伯数字，如：该区已入驻企
36、业35家，总投资近20亿元，2010年完成税收5000多万元。,公文正文的写作,公文工作者的共同感受 难在领导满意 困在准确规范 贵在不断创新 怕在公众评判写出好公文的必由之路1. 提高思想政策水平 2. 借鉴古今经典名篇3. 增强谋篇表意能力 4. 讲求公文用语技巧,正文写作之一 提高思想政策水平,清代学者王夫之曾言：“意犹帅也，无帅之兵，谓之乌合。”公文写作，也要以“意”为“帅”意，就是主题。公文写作是以思想作灵魂、事实作骨骼、材料作 血肉、修辞作容颜思想作灵魂，是说写作公文的人应当具备较高的 思想政策水平，才能写出主旨明确、立意高远、气势 恢宏、实用性强的好公文。,思想政策水平是写好公文
37、的关键,公文是政治的产物，是用来依法行政、传递策令、推动公务活动的工具，有着极强的政策性、实践性和规范性。公文作者的思想政策水平高低，是一篇公文质量的决定因素。但是，现实中人们往往只是注重文字表达能力，而忽视了思想政策水平。很多同志可能有所体会，就是我们殚精竭虑、绞尽脑汁、辛苦而成的公文，经常被领导否定，或者推倒重来，究其原因，往往不是因为我们的文字表达能力不行，而是思想政策水平不够，甚至导致有的公文发布以后在社会上产生了一定的负面影响：,如：肇庆市城市综合管理局 “迁移关公像”文件,该局于2010年4月14日下发通知，要求有关部门把建在肇 庆将军山上的关公铜像限期迁移。通知中说：“据调查，贵
38、司在将军山顶塑造了一尊关公造 像，以傲视万夫的姿态俯视端城，我局认为甚为不妥。1关 公是英雄，应进庙受万民膜拜，不宜暴露于室外。2端城为 肇庆市首府重地，党政军民首脑俱在此工作生活，以一武财神 傲视所有党政机关，有失君行。有鉴于此，请以自检自律的态 度从速迁移关公塑像至屋内，时间为一个月，逾期将遭天谴人 责，并承担一切责任。”通知下发，反响强烈被网友戏称“史上最雷公文”！,提高思想政策水平的几点建议一是学习政治理论，增加历史唯物主义和辩证唯物主义常识，研读一些政治经济学和科学社会主义以及哲学方面的书籍； 二是制定读书计划，安排时间通读毛泽东选集15卷。毛主席的著作学奄中外，博通古今，尤其对我们
39、的公文写作有着重要的指导作用，学习毛主席著作，将使我们受益无穷； 三是多读红头文件，如我们可以看得到的中央文件、省部级文件、我们单位上一级的文件等等，学习他们的文件构思风格、谋篇表意方法等等； 四是学习时事政治，坚持看中央电视台的新闻联播，看报纸，看杂志。这里所说的报纸杂志指的是指党报、党刊和政报政刊，并非那些市井小报或娱乐刊物。 只要做到这些，并且持之以恒，我们的思想政策水平就一定会大幅提高，从事写作公文时也一定会如杜甫所言“下笔如有神”！,正文写作之二 借鉴古今经典名篇,据考证，甲骨文是我国最早的文字，距今已有3600年。其 间记载的商代皇室活动记录，即是最早的公文雏形。“公文”一词，最早
40、出现于东汉末年和三国时期的后汉 书刘陶传中，其间有这样的记载：“州郡忌讳，不欲闻之，但更相告语，莫肯公文”是说 东汉末年，张角等人聚众成立黄巾军，可能要起事造反，但州 郡官员只是口头相互转告，不肯以公务文书的形式上奏朝廷距今已有1700多年。公文被人们泛泛称作为“官府之间往来的公事文书。” 在各类文章中，公文是一种程式化程度最高的文种。,做公文工作要有气节和责任齐之良史秉笔直书“崔杼弑其君”做公文工作要有智慧和技巧 “不赦南牢李世民”与“本赦南牢李世民”做公文工作要有水平和能力欧阳修：逸马杀犬于道“秘书巨笔如椽笔下有风云变幻，笔下有沉贬升迁，笔下有是非曲直，笔下有财产万千”,我国古代经典公文,
41、古代优秀公文特点：法理相寓 长于方略文约词美 体严旨明约法三章杀人者死，伤人者刑，及盗抵罪，余悉除去秦法。以十八个字，宣布一项重大的方针，体现了强烈的政策性，为刘邦的称霸汉中争取了民心，为汉朝的开国政权奠定了基础。后人称之为：一纸布告，奠定国基！,秦朝李斯谏逐客书：,内容上体现了强烈的政策性与思想性；写法上充满了明确的说服力和针对性。 李斯的谏逐客书是古代上行文中的典范第一句话九开门见山，起句立意，落笔入题：“臣闻吏议逐客，窃以为过矣。 ”紧接论述：“昔穆公求士， 西取由余于戎，东得百里于宛，迎蹇叔于宋”开始，接连选用 秦国历史上四位任用客卿而取得巨大成就的秦穆公作为论据，援古 证今，来说服秦
42、始皇改变逐客政策；最后结论是“逐客以资敌国，损民以益仇，内自虚而外树怨于 诸侯，求国无危，不可得也”。谏书以鲜明的论点、充分的论据、得体的论证，说服了秦始皇，从而达到了自己的目的。,古代经典公文必读篇目,西汉名臣晁错致汉文帝的论贵粟疏；司马相如发布给巴蜀民众的谕巴蜀檄；西晋李密致晋武帝司马炎的陈情表；唐代魏征致唐太宗李世民的谏太宗十思疏；骆宾王的为徐敬业讨武曌檄；海瑞在任淳安知县时发布的禁馈赠告示；清代林则徐的宜重禁吃烟以杜弊源片等等。这些名篇字里行间反映的思想观点、阐述策略以及文风气蕴，都是古代公文的典范。,陆游：“汝果欲学诗，功夫在诗外”,好的公文起草者应该深谙一种“文外”的功夫，即： 对
43、面临形势的分析、对受文对象的心理分析、对利害策略的分析、对公文可行性的分析等等。可以说：公文写作的政策性、策略性以及思想性，是比谋篇布局、遣词造句以及格式规范等更重要的东西，这些是一篇公文能够成功的真谛，也是公文写作与其他文体大不相同的关键所在。,正文写作之三 增强谋篇表意能力,要写出准确规范、领导满意、富有新意，就必须：了解公文的体式特点，掌握公文的写作规律；积累丰富的专业知识，练就娴熟的写作功底。正确谋篇表意一、合理安排结构；二、遵守用语规律；三、注重文字表达；四、讲究公文文采。,看某企业一份批评性通报中的描述：,一名工会干部因为分房问题与该厂房管科长相互辱骂， 以至于动手打架，造成了恶劣
44、影响。该企业人力资源部在 对这个事件的通报中，是这样表述的：“刘随手从茶几上抄起一支暖水瓶，朝罗泼去，想用热 水烫对方，幸好瓶中无水。由于瓶中无水，加之刘用力过 猛，结果暖水瓶飞向罗的头部，罗大叫一声，急忙往左边一 闪，暖水瓶正好砸在办公桌的玻璃板上，只听啪的一响，碎 片溅满办公室。这时罗也顺手抄起桌上的算盘，朝刘的头部 砸去。说时迟，那时快，刘一猫腰朝罗的肚子顶去，算盘正 好打在刘的屁股上”,（一）机关公文的语言特点,公文语言用语简练，用词精炼，表述凝练。古代公文的作者们主张“弃繁从简”、“事以简为上,言以 简为当”,力求“文约事丰”。从前有一个制鼓的20字秘诀：“紧紧蒙张皮，密密钉上钉；晴
45、天和下雨，打起一样音。”后来有人认为表述不够精炼，给减到了12个字：“紧紧蒙， 密密钉，晴和雨，一样音”，文字减少了，表达效果未受影响。后来又有人认为还能进一步精炼，又减到了8个字：“紧蒙 密钉，晴雨同音”，仍然不失原意。可见从20字减到8字，用语凝练，原意不减，这就是公文应 该采用的用语方法，就是要用最少的字，阐述深刻的理。,长期以来，人们在公文的写作实践中，积累和形成了一些便于 理解、言简意赅、庄重得体的公文专用词语，公文专用语有明显的 特点：一是表述明确；二是表意准确；三是语言平实；四是用语得体；如上行文，是下级单位向上级机关呈报的公文，那么应该语气 委婉，措词平和，恰当使用敬语、谦语，
46、慎用“我们决定”， 使用“我们建议”、“拟”，但要做到恭而不卑，持重守度；下行文，是上级机关对下级单位的指示、要求或命令，那就应 该要求明确，语气坚决，但要注意威而不猛，严而不酷；平行文，是平级单位商洽问题、协调工作时应用的文种，要注 意礼貌用语，多用商洽性语言，要做到不卑不亢，谦而有度。,五是用词庄重。即语言要端庄、郑重、严肃、认真，不带有任何 个人的情绪和感情色彩；要使用规范的书面语言和公 文专用语，恰当使用某些文言词语，不使用缩略语、 冷僻字和方言土语，尽量少用专业性太强的术语和名 词等。公文语言要求简明扼要，语义明确。在正式的红 头文件中，要少用或不用冷僻字词和感情色彩过强形 容词 。
47、,公文中经常出现这样的表述： “约100多人次”； “目前我局现有在编人员15820人” ； “强度有所增强”；“机加工车间车工班同志三月份迟到、早退多达16 次，无故旷工4天。违反了我公司规定。经公司党政联席会议研究”付局长； 开据增值税发票； 予与重奖。,在公文起草中，有些忌用词语应引起注意：一是方言口语，如“棒、沾、行、好家伙”； 二是华丽词藻，如“丰收在望、华夏神州、心潮澎湃”； 三是形象性词语，如：比喻性的“鸦雀无声、浓云似墨”；比拟性的“山欢水笑，车水马龙”；夸张性的“气冲霄汉；翻江倒海”；描写性的“热泪盈眶、笑容可掬”；叠音词“干干净净、袅袅娜娜、糊糊涂涂”等等； 四是叹词、儿化词，如“啊、嘿、哎呀”及“花儿、草儿、猫儿”； 五是修辞格中的“折”字，如“丘人”代替“兵”；藏字，如“二八”代替十六，“不惑”代替“四十岁”； 六是容易造成误解的词语，要慎重使用。 七是互联网上流行的新生词语，这类词语有害于原义的明确表达，在文艺作品中可以产生特殊效果，但在公文中忌用。,
