1、第 0 页目录一、秘书工作手冊使用说明2二、秘书工作职责表3三、文档管理作业流程图4四、档案文件管理方法5五、日常应用之附件 科威国际不动产1一、 秘书工作手册使用说明本中国科威秘书工作手册 ，作为中国科威门店秘书日常工作的指导手册，内容基本涵盖了门店秘书日常所需要完成的各项工作。各加盟店秘书可按本手册内容要求开展日常工作；也可依体系自身实际情况参考做部分修改使用。若暂时还未配置门店秘书的体系，其中所述的门店秘书日常操作工作，可由门店主管及同仁或相关部门分配合作完善工作。而手册中所涉及的门店日常及店务文档管理工作，则应由门店店长或相关部门的人员负责担当，以保证门店的正常有序的运营。至于手册中所
2、述的秘书工作内容，根据体系的不同、门店数量的不同，各加盟商应自行确定秘书的工作职责及范围！而对于秘书的管理，不论系隶属于门店、行政部门、或其它非业务部门管理；在具体的工作当中，都应以配合门店一线业务的工作为最，并同时起到协助监察防范风险的责任。 科威国际不动产2二、秘书工作职责表 科威国际不动产3三、文档管理作业流程图：目 的 工作内容及重点 参考表单业绩战报及业务活动指标统计1.协助制作每日最新业绩战报，掌握门店业绩最新进展。2.协助制作每日业务活动指标的统计。1.了解表单及每个回报项目所包含的意义。2.要求每天准时汇整制作业绩战报及业务活动指标统计、填写回报数据。日常考勤及门店事务安排1.
3、提前安排会议、培训、休假、值班等相关事项。2.告知人员准时参与公司会议，并协助店长统计出勤记录及管理。1.了解日常考勤及事务安排的重要性，并制作“行事历” 。2.在规定时间内准确完成“行事历”、考勤记录及会议记录。行事历 【附件1】考勤表 【附件2】分店会议记录【附件3】6S管理1.整理所有文件、物品，改善空间和工作环境，保持良好工作氛围，提升质量印象。2.培养良好的工作习惯，创造好的工作环境和氛围。1.了解 6S的重要性(整理、整顿、清洁、清扫、安全、素养)。2.知道 6S的标准并知道如何发挥影响力请同仁共同达成及维护。“6S 示范店”评比表 【附件4】来电/店礼仪1.通过对公司来电/店礼仪
4、的认识，达成规范统一的接待方式。2.提供来电/来店客户最贴心的服务。1.了解接待礼仪的重要性，并掌握接待礼仪之技巧与应对方式。2.要求秘书在与客户接触时，发挥良好的接待礼仪。协助门店业务接待1.在门店无人时协助门店做好接待业主及客户的工作。2.留下业主及客户的需求及信息。1.了解基本的业务接待话术及礼仪。2.掌握正确填写业主/客户登记表。客需登记表【附件5】房源登记表【附件6】钥匙管理1.建立钥匙管理系统化，方便钥匙管理及流通。2.成交及逾期钥匙的管理。1.制作钥匙管理登记表，每日进行盘点。2.成交及逾期钥匙进行单独存放并编号存档。钥匙借用管制【附件7】成交、逾期钥匙管制表 【附件8】财务管理
5、1.做好零用金的管理及日常报销工作。2.配合业务做好房款转账及相应手续。1.了角零用金的使用流程及公司规定的报销时间。2.严格执行财务及法务制定的房款转账流程。目视化管理1.加强内部沟通，方便作业，激励同仁，从而提高门店绩效。1.制作屏保、小贴纸、海报、条幅、V形看板等。门店日常管理门店【5公示】1.安相关要求公示营业执照、经纪人证书上、12315等相关信息。 1.根据招贴板格式进行布置。契据文件管理1.防范契据遗失及作为不当用途（因契据本身具有法律效力）。2.确保契据之发放、保管、使用、回收等各项管理。1. 了解契据管理的重要性，知道如何发放、如何盘点等2. 知道如何要求同仁遵守契据发放规则
6、，并要求落实周、月盘点及回收。契据转移登记簿【附件9】契据遗失保证书【附件10】店务文档管理统一档案管理1.建立标准之分店档案管理系统，使所有分店档案有统一之格式，让同仁可立即有效的使用档案。2.确保人员流动时，因分店的差异性小，使人员的适应期缩短。3.确保档案之数据正确，可提供有效的信息。1. 了解档案管理的制作与原则。2. 知道如何进行文件档案的管理与更新。3. 要求落实档案管理。买卖成交输入表【附件11】 科威国际不动产4秘 书 经 纪 人 科威总部四、档案文件管理方法Yes清 点 发 放检 核 正 确保 管发放登录 领用签名盘 点回 收契据归档No网 上 申 请 科威国际不动产51、档
7、案文件整理频率及保存期限名 称 整理频率 保存期限委托明细表 随时 2年房源源管理表 每周 1季度买卖成交输入表 随时 年分店会议记录表 每月 年客户登记表 随时 2年房源登记表 随时 失效为止注： 档案文件管理内容需由公司建立统一的档案管理规则，规则应包括规范填写内容、整理频率、保存期限等要求，档案文件管理的内容，不同体系可根据自身的管理需求对所需的档案内容进行调整。2、统一档案卷标样式 科威国际不动产6五、日常应用之附件买卖成交输入表淮海店契据盘点表淮海店人事资料夹淮海店 科威国际不动产7附件 1：行事历附件 2：考勤表 科威国际不动产8附件 3：分店会议记录表 科威国际不动产9分 店 会
8、 议 记 录 说明：1、分店会议由店主管召集，每次由分店秘书或值班同仁做会议记录，并装订存档备查；2、会议中所形成的决议事项必须在会议记录中列明清楚；3、所有与会人员必须要在此会议记录中签名，以示已参与且知晓会议的相关内容和决议。会议名称： 召集人： 早会 夕会 临时召集会议日期： 时间： 地点： 出席人员： 项次 会议内容 负责人决议事项1.2.3.4.与会人员全体签名 科威国际不动产10附件 4：“6S 示范店”评比表 科威国际不动产11附件 5：客需登记表客户需求登记表 说明：1、所有来店客户分店接待人员必须在接待来店客户的同时填写此客户需求登记表，然后 由分店秘书或接待人员第一时间将此
9、客户需求登记表的信息输入房友系统。2、输入路径：房友系统客源管理客源列表+（新增客源） 。3、此客户需求登记表每天下班后交由分店秘书或店主管统一归档，不得擅自带离分店。客户要求日期 姓 名 联系电话 房型 面积 价格 地理位置备注 科威国际不动产12附件 6：房源登记表房源登记表日期 姓名 联系方式 物业地址 租/售 报价 房型 物业情况(面积、装饰、附赠等) 说明：1、所有来店/来电业主挂牌但暂时未签署书面委托的房源，接待人员必须填写此房源登记表，然后由分店秘书或接待人员核实该房源信息有效后第一时间将此房源信息输入房友系统。2、输入路径：房友系统房源管理房源列表+（新增房源） 。3、此房源登
10、记表表每天下班后交由分店秘书或店主管统一归档，不得擅自带离分店。4、分店秘书可在房友系统中按分店、经纪人、楼盘名称、价格、委托日期、楼层、房型、用途、类型、朝向等对房友系统中的房源进行有效的管理，同时也可按要求对所需房源列表进行打印。5、管理路径：房友系统房源管理房源列表查询 科威国际不动产13附件 7：钥匙借用管制表钥匙借用管制表钥匙编号 日期 案名 领用人 领用日期 归还人 签名 科威国际不动产14附件 8：成交、逾期钥匙管制表成交、逾期钥匙管制表归档编号 归档日期 案名 收钥匙人 取用日期 取用人签名 科威国际不动产15附件 9：契据转移登记簿说明：1. 秘书转移后请打“。2契据领用时，
11、领用人务必签名契据转移登记簿契据名称 契据编号 领用人 日期 秘书确认 科威国际不动产16附件 10：契据遗失保证书契 据 损 失 保 证 书立书人在 房产任职之期间，兹因保管疏忽而损失公司的契据，在此保证无意图将表列契据移作其它不法之用；并愿接受行政处分暨缴纳罚金；倘若有申报不实，导致公司信誉和利益受损时，愿负赔偿暨法律上之一切责任。如为原因(2) (6)不需负行政责任及缴费，但为原因(2) (5)请附举证文件。契据名称 契据编号 原因代码(1)保管遗失 (2)分店遭窃遗失 (3)快递遗失 (4)灾害损失 (5)交通事故损失 (6)买卖、租赁意向金第三联未收回，说明原因： (1)保管遗失 (
12、2)分店遭窃遗失 (3)快递遗失 (4)灾害损失 (5)交通事故损失 (6)买卖、租赁意向金第三联未收回，说明原因： (1)保管遗失 (2)分店遭窃遗失 (3)快递遗失 (4)灾害损失 (5)交通事故损失 (6)买卖、租赁意向金第三联未收回，说明原因： (1)保管遗失 (2)分店遭窃遗失 (3)快递遗失 (4)灾害损失 (5)交通事故损失 (6)买卖、租赁意向金第三联未收回，说明原因： (1)保管遗失 (2)分店遭窃遗失 (3)快递遗失 (4)灾害损失 (5)交通事故损失 (6)买卖、租赁意向金第三联未收回，说明原因： 立书人签名： 员工编号： 身份证证号： 所属部门/门店： 职位： 立书日期
13、： 年 月 日人员现况：在职 离职 留职停薪 本人同意缴纳遗失契据罚金，共计人民币 元（大写） 签字确认： 总经理检核： 店主管签名： 秘书计算机回收： 注 1：原因若为(6)请店主管电访客户确认客户确实收到意向金后签名，并请说明未缴回之原因，如有因直接签约，客户因而有未退意向金之特殊原因时，亦请说明原因，并注明买卖合约编号。2：损失的契据每份人民币五十元。3：费用入帐后将不得办理退费，单位秘书将保证书随回收契据一起送回客法部办理检核。 科威国际不动产17附件 11：买卖成交输入表买卖成交输入表成交房源编号 成交物业地址成交日期 预计交屋日成交金额 人民币 美金 万元总额： 元卖方： 元应收中
14、介服务费买方： 元总额： 元卖方： 元应收代书服务费买方： 元总额： 元卖方： 元应收担保服务费买方： 元业绩分配 开 发 销售权 PASS 销 售部门人员比例%金额（元）姓名（公司名） 联系人地 区 性别 男 女 生日联络电话 H: O: MP: Email:买受方联络地址 编邮姓名（公司名） 联系人地 区 性别 男 女 生日联络电话 H: O: MP: Email:代理人联络地址 编邮买房用途 自住 投资买受方信息来源 来店 来电 DM 老客户 报纸广告 网站 其他 姓名（公司名） 联系人地 区 性别 男 女 生日联络电话 H: O: MP: Email:成交出售方联络地址 编邮出售方信息来源 来店 来电 DM 老客户 报纸广告 网站 其他 输入人： 日期：
