1、有效的时间管理,职业经理人的七个习惯,之三-要事第一,有效的时间管理,课程大纲,1、 时间管理是什么？ 2、管理者常见的时间管理问题 3、对时间应用的合理化分析 4、任何应用最宝贵的时间 5、时间管理的80/20法则 6、有效的时间安排及合理计划时间,上部,有效的时间管理,课程大纲,7、工作时间段的分配法则 8、合理拟订时间计划的步骤 9、时间管理的4D原则 10、授权后的时间管理 11、授权后的最佳考核时间及方法 12、时间管理中的时间保全,下部,一些事沒人做 一些人沒事做 沒事的人盯著做事的人 議論做事的人做的事 做不好事 一些沒事的人總是沒事做 一些做事的人總有做不完的事 一些沒事的人，
2、滋事、鬧事 使做事的人不得不做更多的事 結果，好事變壞事，小事變大事 簡單的事變成複雜的事,勤奮、運氣或靈活的手段固然重要，卻非關鍵，惟有掌握重點才是成功不二的法則。辨別事情的輕重緩急，急所當急、充分授權是個人管理的鑰匙,前 言,基本原則與主要思維,基本原則 重要的是絕不應被不重要的小事所牽絆 應將焦點放在事情的重要性上而非緊急性上 主要思維 時間管理要務 重要：個人覺得有價值極對你的使命、價值觀及達到目標具有貢獻的活動 緊急：你或別人認為需要立刻處理的活動,有效的時間管理,We are the best！ E時代主管特訓營,時間管理不是什麼?,時間本身不是問題，因為每個人每天所擁有的時間都是
3、一般地多 所以時間管理的問題本身不在於時間，而是在於自己如何善用及分配你自己的時間,時間管理是什麼?,時間管理就是自我管理 自我管理即是改變習慣，以令自己更富績效， 更富效能 把事情很快地做完，叫做效率 把事情很快又很對地做完，叫做效能 時間管理就是事前的規劃或長期的計劃,人為何安於現狀？,為何你我都不滿意現狀，但是卻安於現狀 1.無奈 2.不確定改變之後會更好 3.因為現狀是你我最熟悉的 當你開始不滿於現狀時，表示會有新的事物發生在你的身上但是要用對 “新的思考方式”,成功和失敗的分水嶺可以用五個字來表達。“我沒有時間”,你是否能在二分鐘內，只移動三根牙籤和硬幣，使魚朝反方向游動,We ar
4、e the best！ E時代主管特訓營,We are the best！ E時代主管特訓營,解答,試用四條直線將以上九個點串起來，但在串聯的過程中你的筆不能離開紙面,解答,你知道為何會畫不出來嗎?,因為你跳不出原來的思維習慣 但是假設你畫了出來，恭喜你，你可以用新的角度去思考一個舊有的問題 改變時間管理的第一步，從你自覺需要時間管理開始,管理者常遇到的問題,會議太多 排列在後面的工作常常一拖再拖無法完成 時間無法妥當安排，以致有時太忙有時太空 協調合作性的工作常常會有互相等空檔的情況發生，以致於三天的工作需要七天才能完成 同一時間內要完成事項太多，時間不夠 突發的事件太多 在公司時無法有時間
5、可以安靜下來規劃思考，因此只有利用回家後深夜思考,管理者希望的協助,如何有效的分配利用時間？ 誇部門的工作應如何配合？方法及技巧為何？ 突發的事項應如何處理及掌控？ 如何克服猶豫不決與挑喜歡的事先處理的習慣？ 如何達到多目標的時間管理？ 希望能提供合理時間分配參考值,案例研討,ABC公司董事長準備從李元章與趙子龍兩位協理之中，任命一人為該公司總經理，這兩位協理之年資、忠誠度以及過往之工作表現均在伯仲之間。董事長為了確保公司之永續經營，因此認為總經理之人選必須具有因應變局與突破現狀之能力。這兩位協理適巧都擅長騎術，董事長遂心生一計，以賽馬作為甄選總經理之手段。董事長讓兩位協理從兩匹體能與年齡相弱
6、的良駒之中，以抽籤方式各自抽一匹馬。然後宣告以下的比賽規則：誰能讓自己抽中的馬以越慢的速度亦即以越長的時間從起跑點抵達一萬公尺之外的終點，誰就被認命為總經理。結果，李元章贏得了總經理的寶座，你能想像到李元章是如何獲勝的？,您善於管理時間嗎？,船期提前！,電話！,開會啦！,總經理找！,如何在八小時之內 做妥十小時的工作,我們真的花了時間去做那些對我們一生都很重要的事情了嗎？,分析檢討自己的時間運用,今天有哪些事情是在適當的時間內做了？ 今天有哪些事情是在不適當的時間內做了？為什麼在不適當的時間內做了這些事情？ 今天在哪一段時間內著手進行重要的工作？何以在這段時間進行這一種工作？這一種工作有無可能
7、提早一些進行？ 今天最富工作效率的是哪一段時間？為什麼在這段時間最富工作效率？ 今天最不富工作效率的是哪一段時間？為什麼在這段時間最不富工作效率？ 今天工作過程中最大的干擾是什麼？為什麼會產生這種干擾？這種干擾有無可能予以控制或排除？,分析檢討自己的時間運用,今天最重要的三個時間陷阱是什麼？以後有沒有可能跨越這些陷阱？如何跨越它們？ 今天做了哪些不必要做的事？ 今天做了哪些不需要親自動手的事？這些是可以授權給誰去做？ 今天花費了多少時間做重要的事？ 今天花費了多少時間做不重要的事？ 今天有哪些事情本來應花費更多的時間去做？ 今天有哪些事情本來應花費較少的時間去做？而不致減低效果？ 從明天開始，
8、應該怎樣做才能改進時間的用度？,把焦點放在真正重要的事上，對不重要的事說“不”參照你個人的使命宣言、目標規劃時間重要的事絕對不應被極不重要的事情所牽絆人在各種領域中努力經營，百分之八十的結果是來百分之二十的活動,妥善地利用時間,做時間的主人,駕簡御繁,時間保全,作好目標管理,作好壓力管理,作好生活管理,訂定關鍵工作領域,有效安排時間,時間小偷,- 正確的工作和生活態度,- 有系統的時間管理,- 小心時間被偷走,做時間的主人正確的工作與生活態度,時間管理 = 自我管理 時間管理 = 目標管理 時間管理 = 生活管理 時間管理 = 壓力管理,建立正確的時間管理觀念,切記！記取過去！ 把握現在！ 放
9、眼未來！ 心動不如馬上行動！,時間資源,提防時間的陷阱！,外生陷阱由他人所引起的時間浪費因素 供作解決問題的資料不齊全、員工問題、電話、例行性工作、會議、訪客、外界活動、危機之應付、溝通欠佳 內生陷阱由自己所引起的時間浪費因素 在同一時間想做太多的事、不切實際的時間估計、拖延、不聆聽、不好意思拒絕他人的請託、事必躬親、辦公室紊亂不堪、只授與部屬責任，但不授與權力、倉促的決策,視時間為主宰！重形式輕實質 A：我去那兒，你就去那兒！ B：那當然！我本來就聽你的！時間為 敵人！將時間當成超越或打擊的對象 我以1345“的時間刷新了新紀錄！我上一次最快的紀錄是1356“！視時間為神秘物！忽視時間所加諸
10、的限制 A：經理！採購課的張課長來電告知，我們的存貨以低於安全存量。他要我提醒您再度訂購事宜。 B：到時再說！不必緊張！視時間為奴隸！長期沉迷於工作 急什麼？有的是時間！白天做不完，夜晚還可以做！,錯誤的時間管理觀念,記錄你的工作時間,生產時間：用於與目標相關工作上的時間,你所完成的工作裡有80%的成果，是來自於你所花費的20%時間。換句話說：我們五分之四的努力，亦即大部份的努力，是與成果無關的！去尋找用20%的努力就可得到80%的效果的領域集中精力解決少數重要問題，而不是解決所有問題在每天中思維最活躍的時間內做最有創意的工作,時間管理的80/20法則,80/20原理意示圖,80% 時間,20
11、% 時間,80% 成效,20% 成效,重要的 少數事物,瑣碎的 多數事物,因此我不禁要问：時間真的不夠用嗎？,時間真的不夠用嗎？,你最有生產力的20%時間，是不是創造出80%的價值？ 你80%的快樂，來自生命中20%的時間嗎？,我們目前對時間的使用並不合理 時間不會不夠用 把時間當朋友。我們自己運用時間的方式才是敵人 應該減少行動，因為我們一行動就不思考,駕簡御繁,找出關鍵的工作領域 有效安排時間,各職能關鍵工作領域範例,Personnel Manager,Staff relation and effectiveness/Finances Personnel policy/Employment
12、 contract/Handbook work environment/Health/Security Personnel administration(e.g. wage system, pension scheme, insurance etc.) Manpower planning/staff recruitment/selection Training and Development Relation with union/welfare committee Internal communication/coordination Other management service tas
13、ks External relation,Production Manager,Staff relations and effectiveness/Finances Work in progress(planning, layout, utilization capacity etc.) Product quality control Working method/technology Environment /Health/security Waste/discarding of material Repairs/maintenance Internal relation/coordinat
14、ion Special project,Secretary/Personal assistant,Bosss time management( meeting, appointment, etc.) Professional updating Working methods/system effectiveness/maintenance Special responsibility/special project Internal communication/coordination External relations,Project Manager,Project 1, 2, 3, 4
15、Professional updating Budget New method/ideas/development Internal communication/external relations,Marketing Manager,Staff relations/effectiveness Profitability control Market information (competitors, customers) Product (knowledge, development, range, product mix) Marketing strategy/policies/plans
16、 Advertising/sales promotion/PR effectiveness Distributing effectiveness Corporate identity/image/profile Internal communication/coordination Special project/large tasks External relations,Finance/Accountant Manager,Staff relation and effectiveness Department administration ( cash, debtors, creditor
17、s, etc.) Budget and forecast Management information(current analysis, surveys,statistics) Liquidity control/Finding capital/investment Annual accounts/external statements Internal auditInternal communication/external relation Professional updating (tax, finance) Special project,有效地安排時間 擬訂合理的時間計劃 書面的
18、時間計劃表,計劃的愈詳細，愈不容易發生意外,1.捨得 2.勇於拒絕 3.交待,1.怡情養性 2.輕鬆一下,良好的時間管理來自於計劃,1.兵貴速戰速決 2.快刀斬亂麻,1.決勝於廟堂之上2.灌能,均 衡,緊急的事,不緊急的事,重要的事,不重要的事,時間管理方面將得以改善，這是因為 1. 在共同關注的焦點上會達成一致 2. 次要的活動將會被取消或重新安排 3. 在決策方向上減少“錯誤的啟動”或走樣 團隊合作將會改進，因為主要參與人員都有著共同的遊戲規則 錯誤的比率與嚴重失誤將會減少 員工將會有更少的藉口推託責任，因為每個人都被指定具體的職責,八分鐘計劃節省一小時,合理的時間計劃,時間管理方面將得以
19、改善，這是因為 1. 在共同關注的焦點上會達成一致 2. 次要的活動將會被取消或重新安排 3. 在決策方向上減少“錯誤的啟動”或走樣,合理的時間計劃,團隊合作將會改進，因為主要參與人員都有著共同的遊戲規則,合理的時間計劃,錯誤的比率與嚴重失誤將會減少,合理的時間計劃,員工將會有更少的藉口推託責任，因為每個人都被指定具體的職責,合理的時間計劃,備 忘 錄,備 忘 錄,緊急的事情 1.老闆今天交待 2.臨時狀況,重要的事情 1.工作計劃 2.人生規劃 3.家庭,健康,財富,Schedule List 1.Meeting 2.行事曆 3.紀念日,Routine Work 1.日常工作 2.定期約會,
20、時間管理的利器,時間的規劃與安排,時間安排= 計劃的越好，越可以將時間用在我們個人和事業的目標上,規劃時間,規劃時間,執行計劃所須的時間,執行計劃所須的時間,節省時間,全部消耗的時間,當我們做重要的事情時，就不會被瑣碎的事情所牽制,工作時段分配法則,每週工作性質分配法則,擬訂合理時間計劃的步驟一,時間管理的目的 將時間用在與目標相關的工作上 未來某個時間想要達到的一個特定、可以衡量的 結果；目標越明確、越可衡量，你越知道如何去 找資源、找機會來完成它 訂定目標的方法 必須正確且適合自己、寫下來、經常思考與檢討、尋求良師益友建議、定下完成期限,訂定明確的目標,擬訂合理時間計劃的步驟二,在待辦事項
21、之下，寫下您預估所需時間的長短 由經驗得知，預估所需時間往往會超過真正所需的時間。因此，我們在估計處理事務所需時間時應掌握三大原則 1. 用時間要像盤算花錢一樣 2. 設定時限 3. 消除干擾,估計處理事務所需時間,擬訂合理時間計劃的步驟三,時間計劃的基本原則 大約有40%的時間計劃會出岔錯 時間分配三部曲 約60%給預定計劃日計劃表 約20%給預期之外的事務干擾、時間竊賊約20%給突發事件與社交活動創造性時間 依照謹慎的商業原則，只規劃50%的工作時間，而保留其餘50%的時間為緩衝時間,預留緩衝時間,擬訂合理時間計劃的步驟四,管理者在時間掌握上常犯的兩大錯誤 1. 經常嘗試一次解決太多的問題
22、 2. 在單一問題的解決上花太多的時間 解決之道 設定解決問題的時間優先順序,確認與設定時間的優先順序,請排出正確的行事優先順序,重要的事 不重要的事,緊急的事 不緊急的事,處理事務的4D原則,重要的事 不重要的事,緊急的事 不緊急的事,处理事务范例,重 要 的 事,不 重 要 的 事,不合理的时间配置,Reaction 消極回應 vs Proaction 積極掌握 危機就是轉機規劃重於做事最好的控制是預防預防勝於處理,偏重第一类事务处理的结果,偏重第二类事务处理的结果,偏重第三类事务处理的结果,偏重第四类事务处理的结果,25% - 30%,15%,50% - 60%,2% - 3%,一般人的
23、时间安排比重,重要的事 不重要的事,緊急的事 不緊急的事,如何提高工作效率,了解自己每天工作時段的特性，善用之 以 PDCA 分佈週一到週五的工作性質 保持良好的體力；養成運動的習慣 身心均衡地發展；培養良好的嗜好,时间 保 全,小心时间被偷走,時間保全 - 開會中,目的不明確 與會人員無關主題 無或不良的會議記錄 不相關的交談 沒有結論 缺乏跟催 主持會議技巧不足 開會不準時 太多干擾 不按議程進行 時間控制不良,事先擬定議程和議題 邀請最相關的人員參加 建立標準會議記錄格式 主席要掌握主題發言 每一議題做出明確決定 明確紀錄負責人和時間 加強開會技巧訓練 從老闆做起 緊急事件除外其餘不准
24、隨時糾正 謹守設定的開會時間,時間保全 - 電話中,通話太長 來電太多 缺乏安排自己私有時間 沒有談話重點 不會去結束或縮短講話時間 缺乏電話優先次序安排,避免閒聊 訓練自己或秘書選擇外來電話 設定不受干擾專心時間 事先列出要商議的大綱 事先設定通話時間讓對方知道 跟秘書討論安排事情的輕重緩急,时间保全 - 文書工作和閱讀,缺乏文書作業系統 溝通不良 日常管理不良 組織上的問題 報告文字敘述不清楚或編輯不良 閱讀能力技巧差 閱讀缺乏優先次序的選擇,建立標準文書作業系統 選擇最有效的溝通方式 建立日常管理系統 強調正確的報告系統 學習如何寫報告 學習閱讀能力 選擇性閱讀來挑出必讀的文件,時間保全
25、 - 突然的訪客,沒有計劃去避免突然的訪客 我的門隨時為你開 部屬有事時常干擾 不好意思拒絕或結束訪客,事先約定 排定一段不要受人干擾的時間 強調主管的例外管理原則,適當授權是必要的 清楚告知商談/拜訪的時間或結束,時間保全 - 自我要求,缺乏績效標準 鴕鳥心態-延後該做的難事 工作沒有方向目標 工作缺乏優先次序安排工作缺乏跟催 沒有應用現有的工具 時間預估不合實際 不敢說不 不小心,制定自己的標準 難的先做剩下的一天就容易了 不相關不重要的事不做 設定工作優先次序,適當的授權 做好工作計劃何時管理 學習應用現有技能 有效做好時間管理 不要做沒原則的大好人 第一次就做好,時間保全 - 溝通,不
26、清楚對方需求 語言的問題溝通媒體的問題 時機的問題 溝通技巧的問題 沒有開放的溝通氣氛 無法決定給予答覆不同的價值標準,了解對方需求 尋求共同的專門術語和表態 同意溝通的媒體 資訊的充分了解 確定目的,清楚的表達 溝通的態度和人員激勵 明確告知無法決定的原因 使用不造成負擔的字言,時間保全 - 授權,不安全感-怕失敗 對人沒信心 關心(控制)過度 不適當指示 授責沒授權 怕部屬做的比我好 參與工作細節太深 自己做比較好 親自做比叫人做習慣 部屬工作負荷大,你也是從失敗學經驗 訓練部屬建立信心 衡量工作過程和成果 讓部屬重複你的指示 讓部屬呈現他的成果 水上船高-升遷機會 讓部屬去做 不可能完美
27、 多學習管理技巧 幫助他們做好工作計劃,時間保全 - 危機管理,缺乏優先次序 想在同一時間做多樣事 缺乏事前計劃 反應過度-小題大作 太過輕視任何決定的一些負面影響,分清緊急和重要事件,做好優先次序計劃 同一時間只做一件事 做好各種情況發生的可能解決方案 小問題交由屬下去做,你去關心整體全貌 分析可能發生的問題 ,建立解決方案,時間管理的黃金定律,安排每天固定/例行性工作 必須專心的工作安排在頭腦最清楚的時候 每件工作必須訂定完成時限 不喜歡的工作也不拖延 明確設定工作的優先次序，重要的、緊急的先做 了解並分析時間被干擾的真實原因 安排自己獨有的時間，不受外界干擾 安排專為打電話的時間 把你的
28、想法/構想隨時紀錄收集在一起 無法專心工作時，安排休息時間或處理其他的小事 不要太過於追求工作的完美，事情做的恰當就是好的,時間管理的黃金定律,無法專心工作時安排休息時間或處理其他的小事 不要太過於追求工作的完美事情做的恰當就是好的 儘量不帶工作回家做 壓力和疲倦不是來自工作的忙碌而是工作無法預期的焦慮 工作前先想一想再做 要有計劃的工作，類似的事情要放在一起 養成並保持良好工作及生活習慣，維持環境的整潔 你要懂得授權 最重要的一定要平衡你的工作和生活責任，確定工作與生活目標,時間管理的黃金定律,儘量不帶工作回家做 壓力和疲倦不是來自工作的忙碌，而是工作無法預期的焦慮 工作前，先想一想再做 要有計劃的工作，類似的事情要放在一起 養成並保持良好工作及生活習慣，維持環境的整潔 你要懂得授權 最重要的一定要平衡你的工作和生活責任，確定工作 與生活目標,時間管理總結,
