1、 未经许可 ,请勿扩散 1报告编写及 PPT排版培训教材编制人：黄艳平日 期： 2015年 4月 18日2015年 4月 17日http:/ 未经许可 ,请勿扩散 2前 言此次报告写作的培训，只能是告诉大家在写报告要养成的做事方法和思维方式，并不是说，培训完之后，大家看着培训教材就可以把表报告写好。写 好报告，最关键的就是：对报告要求交代的事件能清楚地掌握；其次就是能找出存在的问题及有效的解决措施。写报告是没有捷径可走的，只能实实在在、踏踏实实地去了解事情的实质情况，然后认认真真地去思考，形成自己的东西，然后用语言文字表达出来，让看的人能知道你要表达的东西，就算是一篇成功的报告了。更进一步就是
2、用词得当、言简意赅、 有强的逻辑性 。当然，还有一点就是无论报告是以 word或者是 ppt的形式展现出来，都应该进行排版，做到版面整洁、美观、字体大小适中等等。http:/ 未经许可 ,请勿扩散 3目 录一、 报告写作要求及写作程序二、 报告写作 方法三、 PPT排版要素http:/ 未经许可 ,请勿扩散 4一 、 报告 写作要求及写作 程序(一 ) 报告 的包含的内容 报告的灵魂 行文的目的、要达到的目标 报告的血肉 为把事件表述清楚需要提供的数据、资料 报告的骨架 报告的大纲，把事情表述清楚的逻辑关系 报告的细胞 组成报告的文字、字符、表格及图片http:/ 未经许可 ,请勿扩散 5(二
3、 ) 报告行文基本要求1、 正确 ： 不 讲歪理 ；不 掩饰、不 夸张、 不强词夺理 ，按 事实本身描述与表达 。2、 清楚 ： 思路、表达要清楚，让人一目了然看明白，遵循一文一事，明白无误地把要 说的话写出 来，让别人看得懂，这是最起码的要求 。3、 具体 ： 忌一般化、抽象化，有具体指向和要求 ,使看到文件的人看了以后知道是什么 事情， 该怎样去做 。4、 完整 ： 表达事项（意图、缘由、措施、建议、要求、希望、时间、地点、人物等） 完整，不 遗漏 。5、 简洁 ： 层次分明，文字简炼、生动，不拖沓，不堆积词句 。6、 得体： 风格适宜、规范，措词得体。一 、 报告 写作要求及写作 程序h
4、ttp:/ 未经许可 ,请勿扩散 6（三） 报告写作的程序1、明确写作主旨 给写作定位 ，目的？目标？写 什么 ？怎么 写？2、收集信息资料 供写作参考 ，需要 哪些？怎么收集 ？需要哪些支援？如何 整理？3、拟定结构提纲 搭写作框架 ，通盘 安排，强化要点，有详有简。4、完成正文草稿 填写作内容 ，按照 提纲一步步充实内容，加工成章。5、认真修改检查 定写作终稿 ，通读全文，反复 推敲斟酌，直至满意。一 、 报告 写作要求及写作 程序http:/ 未经许可 ,请勿扩散 7（四） 报告写作 具体 步骤在写报告之前要自我提问写什么？要达到什么目的？写给谁看？要达到什么效果？需要哪些资料支撑？要怎
5、么做？要对方 做 什么？什么 时候 完成？第一 步：自我提问问了之后，要积极地去寻求答案，得到答案之后，报告的灵魂和骨架就基本了然于胸了。接下来就需要去组建报告的血肉和细胞了。一 、 报告 写作要求及写作 程序http:/ 未经许可 ,请勿扩散 8（四） 报告写作 具体 步骤资料的收集要有要求、有质量、及时跟进需要收集哪些资料？需要哪些人的配合 ？有哪些资料收集的渠道？有什么要求和标准？怎么样 收集 ？如何 跟进？以什么格式提交 ？什么 时候 完成？第 二 步：资料的收集 收集资料之前，要清楚自己需求，有目的，有针对性地收集，这样才能保证收集来的资料能为你所用，也不会由于资料太多、太杂模糊了当
6、初的目的及目标。一 、 报告 写作要求及写作 程序http:/ 未经许可 ,请勿扩散 9（四） 报告写作 具体 步骤不能只是对资料进行机械的组合、拼凑，要进行加工，成为有逻辑、有条理的自己的语言熟悉资料。资料怎么整合？资料如何分类？以什么形式表现内容？以什么逻辑顺序呈现？第三步：资料的加工 资料收集完之后，要先把所有的资料都熟悉一下，根据报告的大纲对资料进行分类、整合，形成初步文章。一 、 报告 写作要求及写作 程序怎么样才能变成自己的、较通俗易懂、通篇顺畅的报告？http:/ 未经许可 ,请勿扩散 10（四） 报告写作 具体 步骤成文检查时，一定要站在报告呈送对象的角度去通篇阅读，带着挑刺的
7、心理阅读，而不是带着 “ 欣赏 ” 的心理阅读。逻辑是否清晰？要说的事情是否已交代清楚？是否有前后矛盾？工作要求和安排是否有确切 的时间节点和标准？任务安排是否有明确的责任人？第四步：成文、检查成文检查要通篇阅读报告，阅读完之后，是否能看明白所要表达的事件是什么，表述是否全面，想表达的东西是否以表达清楚。一 、 报告 写作要求及写作 程序需要人协助的工作，是否有具体的要求和完成时限？http:/ 未经许可 ,请勿扩散 11一 、 报告 写作要求及写作 程序（五） 报告写作注意事项1、 语言 要平实、易懂，尽量用短句。切忌误导性、模糊的 语句。（ 例 ：大概能、预计、应该可以、约某月初 等等 ）
8、2、 内容 简单明了，突出 重点，围绕中心思想展开，与主题无关的内容不要写。3、 如需举例说明，用通俗易懂的例子 解释，不要找特殊案例。4、 从 结论写起 ，用精炼简洁的语言把要说明的事情表述清楚，让 阅读者尽快理解内容 ， 印象 深刻 。5、 用 能够代表 整个报告内容 的文字简单明了地命题 ，做到 只看题目就知道要做 什么。6、 每一个段落有一个简明扼要的 小标题 ，表明 逻辑 关系以及行文内容。7、版面排列清晰，切忌过分花哨的 装饰。时刻记住：文件的阅读者不理解就是文件写作者的错！http:/ 未经许可 ,请勿扩散 12一 、 报告 写作要求及写作 程序（六） 公司对于文档排版基本要求1
9、、页面设置页面 大小为 word默认值，即页边距分别为上下 2.54厘米，左右 3.17厘米，装订线 0厘米，装订线位于 左边。 为了便于不同文档之间的 装订，一般 情况下不能改变页面大小 设置。2、页眉页脚页眉页脚大小为默认值，即页眉距边界 1.5厘米，页脚距边界 1.75厘米。在 正式的报告、总结中需添加页眉，一般的文档可不 添加。页眉 的内容一般为该文档的标题，格式为：五号宋体，加粗，右对齐。 。页脚的内容为页码 ，格式 为：五号宋体，加粗，阿拉伯数字标识，右对齐。首页为封面时，页码必须从第二页开始。3、标题标题 格式为：二 号仿宋， 加粗，居中对齐，段前段后 1行距。4、段落段落格式为
10、：仿宋 _GB2312四号，两端对齐， 1.5倍行距，左右缩进 0字符，首行缩进 2字符。http:/ 未经许可 ,请勿扩散 13一 、 报告 写作要求及写作 程序（六） 公司对于文档排版基本要求5、文档内表格的处理表格居中对齐，表头格式为：小四号宋体，居中对齐，加粗，表格其他内容为小四号宋体，居中对齐。如果表格出现跨页时，表头设置为在各页顶端以标题行形式重复出现。6、文档图片的处理图片一般采用 “ 嵌入型 ” 格式，居中处理。为维持原文档图片的打印质量，同时便于文档的发送，一般将原文档备份后，将图片进行压缩再发送 。7、其他要求 各 文档层次设置格式为：第一层：一、二、三、 第二层：（一）（
11、二）（三） 第三层：、 第四层：（）（）（） 以上序号的编排必须使用自动编号实现。http:/ 未经许可 ,请勿扩散 14目 录一、 报告写作要求及写作程序二、 报告写作方法三、 PPT排版要素http:/ 未经许可 ,请勿扩散 15二 、 报告 写作方法（一）报告 的概念“ 报告 ” 是向上级报告 工作、反映情况、提出建议和答复询问的 公文。 按内容可分为专题报告、综合报告、总结报告； 为了陈述清楚，报告的拟写方式一般可分为四个部分 ：1、 情况概述；2、经验体会 /事情具体进展；3、存在的问题及解决措施；4、今后工作开展规划。http:/ 未经许可 ,请勿扩散 16二 、 报告 写作方法（
12、二）报告的写法1、 开头 对 前一段时间的工作状况作概括性说明 。包括 ：工作开展的 时间、主要进行的工作 项目、 工作完成情况、 总体效果评价、以及要汇报的 主要问题 等等。2、正文 重点 回顾工作进展情况和主要成绩 ； 提炼 工作中取得的经验和体会； 找出 工作中存在的主要问题或薄弱环节，分析原因，提出改进意见与办法 ； 针对 上级提出的问题，进行解答； 提出 今后工作的意见或进一步做好工作的愿望。http:/ 未经许可 ,请勿扩散 17二 、 报告 写作方法（二）报告的写法情况专题报告 的正文一般包括下面几个内容：（ 1）交待 发文缘由简明扼要 说明 依据、背景，情况 的全貌等。（ 2）
13、反映 主要情况或问题，必要时可对情况和问题进行分析 。要尽可能详细地把事情的进展情况进行一一说明，不能想当然，觉得应该能够理解就够了，而是要做到，不能谁看，都能明白报告在说什么事情。该举例证明的就要举实际实例，需要数据支撑的，一定要有明细清单（可做正文，也可做附件）。一切的表述都要用事实说话，让事实说话。（ 3）以后 工作的计划，或提出解决问题的办法或 措施。在提出今后的工作计划时，一定要根据实际情况出发，要与前面的问题和措施相呼应，切忌 “假 ”“ 大 ”“ 空 ” ，泛泛而谈，一定要是切实可行的。涉及相关问题的解决时间及目标要用精准的词汇表述，切忌含糊其辞。http:/ 未经许可 ,请勿扩
14、散 18二 、 报告 写作方法（二）报告的写法3、 结尾一般 使用下列术语特此报告，请审阅；以上报告如有不当，请指正 。http:/ 未经许可 ,请勿扩散 19目 录一、 报告写作要求及写作程序二、 报告写作方法三、 PPT排版要素http:/ 未经许可 ,请勿扩散 20三、 PPT排版 要素1、 简明扼要 ： PPT主要是用来看， 不是阅读的，所以语言 一定要 简练。2、 美观 大方： 能用表格体现尽量不用文字，能用图表表现的尽量不用表格。3、 排版整齐： 排版整齐包含文字的大小、位置、 颜色 、样式 要统一，体现内容的形式 统一。4、 色调统一： PPT切忌五彩斑斓，需用颜色表示表扬、批评
15、、或警时，通篇都要保持 一致，表格、图表等需要用颜色区分时，也要尽量用同一色系，不要用多对的对比色。5、 分布合理 ： PPT排版时，要注意一定不要把整个页面都排的满满的 ，要适当留白，合理分页。文字较多时，切忌用小号字体，密密麻麻地排布。6、 形式合理 ： 一定要合理使用 图表 、各类 smarart图片，不能觉得好看就生搬硬套， 造成设计的图表、图片不能传达准确信息。PPT排版排版 六六 大要素大要素http:/ 未经许可 ,请勿扩散 21三、 PPT排版 要素制作好 PPT排版需具备的条件：细致、耐心有整体观愿意思考，不生搬硬套愿意学习，多看多想有一定的素材积累有一定的配色欣赏力知道 ppt的常用，并知道怎么用未经许可 ,请勿扩散 22谢谢大家2015年 4月 17日
