参展计划书(参展方案).docx

1、参展计划书（参展方案）参 加 展 览 会 不 是 简 单 地 派 几 个 人 带 着 展 品 和 样 本 去 展 馆 展 是 企 业 的 产 品 ， 而 应该 看 作 是 一 个 涉 及 面 很 广 的 复 杂 工 程 项 目 ， 因 而 制 定 详 细 的 参 展 计 划 就 显 得 十 分 重要 ， 一 个 好 的 参 展 计 划 是 在 一 定 的 投 入 下 取 得 最 大 参 展 效 益 的 基 础 。 参 展 计 划 应 该包 括 在 企 业 的 年 度 工 作 计 划 中 ， 统 筹 安 排 。 参 展 计 划 一 般 包 括 ： 展 出 目 标 ， 确 定 参加 展 览 会 的

2、 目 的 或 预 期 达 到 的 目 标 。 选 择 展 会 ， 根 据 展 出 目 标 确 定 要 参 加 的 一 个 或数 个 展 览 会 。 展 出 重 点 ， 确 定 所 参 加 的 展 览 会 所 要 宣 传 或 展 览 的 重 点 项 目 。 相 关 活动 ， 确 定 在 展 会 期 间 开 展 的 各 种 活 动 。 时 限 要 求 ， 按 展 览 会 的 时 间 确 定 各 项 工 作 的起 止 时 间 。 人 员 安 排 ， 指 定 参 展 项 目 的 管 理 人 员 、 工 作 人 员 以 及 各 自 的 分 工 责 任 。资 金 计 划 ， 安 排 全 年 度 用 于 展

3、 览 会 的 资 金 使 用 计 划 。 筹 备 工 作 ， 确 定 与 所 参 加 展 览会 配 套 的 资 料 准 备 、 展 品 制 作 、 运 输 等 其 他 工 作 。 展 出 目 标 是 企 业 根 据 自 身 发 展 的 需 要 和 市 场 环 境 ， 通 过 参 加 展 览 会 预 期 达 到 的经 营 或 销 售 目 标 ， 是 为 企 业 总 体 经 营 目 标 服 务 的 。 企 业 参 加 展 览 会 的 主 要 目 的 可 以归 纳 为 ： 产 品 和 行 业 的 市 场 调 研 、 宣 传 企 业 的 新 产 品 和 新 技 术 、 联 系 客 户 和 销 售 网络

4、 、 技 术 和 业 务 交 流 、 建 立 或 增 强 企 业 商 业 形 象 、 扩 大 贸 易 机 会 等 几 种 ， 企 业 应 按照 总 体 经 营 目 标 根 据 不 同 的 发 展 阶 段 和 市 场 情 况 来 确 定 展 出 目 标 。 展 出 目 标 可 以 制定 成 一 些 量 化 指 标 ， 使 展 出 目 标 具 体 化 和 便 于 操 作 。 在 年 度 参 展 计 划 的 指 导 下 ， 针 对 每 一 个 要 参 加 的 展 览 会 要 制 订 出 详 细 的 参 展 方案 。 参 展 方 案 中 除 了 年 度 计 划 中 的 相 应 内 容 以 外 ， 还

5、应 包 括 主 题 、 标 志 、 色 彩 、 文字 、 照 片 、 图 片 、 展 品 、 布 局 等 针 对 展 览 会 的 具 体 要 求 ， 以 及 对 指 定 的 展 位 设 计 和施 工 公 司 提 出 的 要 求 。 展 会 前 准 备 及 注 意 事 项（ 一 ） 明 确 参 展 目 标 参 展 目 标 的 制 定 要 配 合 企 业 整 体 的 市 场 策 略 ， 具 有 实 际 性 和 可 衡 量 性 。 一 般 来说 ， 企 业 参 展 主 要 会 有 以 下 几 个 目 标 ： 新 产 品 宣 传 推 广 ； 融 洽 客 户 关 系 ， 维 持 与 老客 户 的 接 触

6、 ； 接 触 更 多 的 潜 在 客 户 和 行 业 人 士 ， 认 识 实 力 强 大 的 买 家 ； 企 业 形 象 宣传 ， 产 品 品 牌 提 升 ； 收 集 市 场 信 息 ， 进 行 实 地 调 研 ； 找 到 新 的 市 场 推 销 思 路 ； 每 次参 展 的 目 标 不 会 是 单 一 的 ， 根 据 各 自 的 实 际 情 况 都 会 有 所 侧 重 。 明 确 的 参 展 目 标 是展 会 营 销 成 功 的 关 键 ， 后 续 的 工 作 都 是 围 绕 着 参 展 目 标 展 开 的 。（ 二 ） 研 究 并 选 择 展 览 会 每 年 ， 各 地 同 一 题 材 的

7、 主 题 展 会 都 有 不 少 ， 其 内 容 、 规 模 、 功 能 都 会 有 所 差 别 。到 底 选 择 参 加 哪 些 展 会 ， 则 要 结 合 参 展 目 标 ， 根 据 公 司 的 市 场 策 略 ， 具 体 分 析 、 认真 选 择 。 研 究 行 业 动 向 ， 了 解 行 业 相 关 的 公 司 ； 行 业 协 会 和 行 业 杂 志 都 参 加 了 哪 些 重 要的 展 会 ， 拟 定 出 可 能 参 加 的 展 览 会 名 单 。 与 各 展 会 经 理 洽 谈 ， 了 解 前 几 届 展 会 的 观众 数 量 、 职 业 分 布 、 地 理 分 布 和 交 易 类

8、 别 ； 了 解 往 届 参 展 商 的 数 量 ， 有 哪 些 知 名 企业 参 展 及 其 参 展 力 度 。 同 时 ， 应 尽 可 能 要 求 展 会 经 理 寄 上 一 份 详 细 的 招 展 说 明 和 往届 展 会 的 分 析 报 告 ， 从 中 判 断 各 展 会 的 质 量 和 特 色 。 比 较 各 展 会 举 办 的 时 间 、 地 点 和 展 位 费 用 。 这 些 与 企 业 的 整 体 市 场 计 划 是 紧 密联 系 在 一 起 的 。 展 会 举 办 的 时 间 、 地 点 的 不 同 ， 就 会 导 致 企 业 参 加 展 会 的 侧 重 目 标有 所 不 同

9、 。 例 如 ， 参 加 一 个 在 企 业 业 务 尚 未 开 拓 的 区 域 举 办 的 展 会 ， 其 重 点 可 能 就会 放 在 产 品 宣 传 推 广 、 市 场 调 研 等 方 面 ； 而 在 一 个 企 业 业 务 发 展 较 成 熟 的 区 域 举 办的 展 会 ， 其 重 点 则 可 能 会 放 在 企 业 形 象 宣 传 、 品 牌 提 升 ， 融 洽 客 户 关 系 等 。 同 时 ， 还 可 以 通 过 上 门 或 电 话 拜 访 一 些 与 自 己 没 有 竞 争 的 参 展 企 业 、 相 关 的 行业 协 会 和 杂 志 社 ， 以 了 解 展 会 主 办 机

10、构 的 组 织 能 力 、 展 会 的 观 众 特 征 等 ； 从 以 往 的展 会 目 录 中 ， 可 以 知 道 哪 些 公 司 参 加 过 该 展 会 ， 比 较 这 些 公 司 是 否 每 届 都 参 展 及 参展 的 力 度 。 （ 三 ） 参 展 准 备 工 作 在 企 业 确 定 好 要 参 加 的 展 会 后 ， 就 进 入 到 了 参 展 准 备 这 个 事 务 性 的 工 作 阶 段 。组 织 经 验 较 丰 富 的 展 会 主 办 机 构 此 时 一 般 都 会 向 参 展 企 业 提 供 一 份 详 细 的 参 展 商 手册 ， 对 其 在 该 阶 段 应 该 完 成

11、的 准 备 工 作 和 时 间 期 限 都 会 提 出 要 求 。 企 业 参 展 负 责 人 应 保 持 与 展 会 经 理 的 联 系 ， 充 分 做 好 以 下 几 个 方 面 的 工 作 ： 展位 的 选 择 与 确 认 ； 展 位 的 设 计 与 搭 建 ； 展 品 运 输 ； 各 种 宣 传 资 料 、 赠 品 或 礼 品 等 的准 备 ； 工 作 人 员 和 展 位 人 员 的 培 训 。 （ 四 ） 展 前 营 销市 场 竞 争 的 日 益 激 烈 ， 使 得 展 前 推 广 工 作 在 整 个 展 会 营 销 计 划 中 变 的 越 开 越 重要 ， 其 效 果 也 更 显

12、突 出 。 一 个 策 划 良 好 的 展 前 推 广 能 够 象 广 告 一 样 达 到 很 好 的 宣 传效 应 ， 增 大 参 展 企 业 在 展 会 期 间 受 关 注 的 力 度 。 一 般 的 展 前 推 广 计 划 有 ：直 接 邮 寄 ： 在 展 会 前 ， 通 过 电 子 邮 件 邀 请 、 邮 寄 宣 传 材 料 ， 或 者 与 主 办 机 构 合作 在 其 对 外 的 邮 寄 资 料 中 宣 传 ， 让 你 的 合 作 和 潜 在 的 客 户 知 道 你 将 参 加 的 一 些 行 业展 会 和 具 体 摊 位 号 ， 在 他 们 心 目 中 树 立 良 好 的 形 象

13、。 要 注 意 把 握 好 直 接 邮 寄 的 时 间与 方 式 。 媒 体 宣 传 ： 制 定 周 密 的 媒 体 联 系 计 划 ， 选 择 恰 当 的 时 间 通 过 报 纸 、 行 业 刊 物 传递 企 业 的 参 展 信 息 和 参 展 动 态 。 内 容 力 求 新 颖 、 明 了 。 展 位 赠 品 ： 恰 当 选 择 的 展 位 赠 品 会 给 企 业 的 展 位 带 来 活 力 ， 有 助 于 品 牌 认 知 度的 建 立 和 招 徕 更 多 的 潜 在 目 标 客 户 。 赠 品 要 有 个 性 ， 这 样 才 能 走 进 客 户 的 心 里 。 还要 注 意 所 选 用

14、的 赠 品 的 数 量 和 质 量 。 高 质 量 的 赠 品 会 给 与 会 者 留 下 深 刻 的 印 象 ， 数量 上 则 要 根 据 观 众 类 别 数 据 作 充 足 的 准 备 。 同 时 ， 还 应 该 特 别 注 意 赠 品 的 派 送 方 式 。 营 造 赠 品 稀 缺 的 氛 围 以 激 活 赠 品 的 生命 力 ， 提 高 客 户 对 它 的 价 值 感 。 不 要 让 参 观 者 随 意 拿 取 赠 品 ， 而 应 该 把 它 作 为 一 种“酬 谢 “赠 送 给 那 些 和 公 司 代 表 交 谈 或 留 下 名 片 ， 填 写 客 户 信 息 ， 观 看 产 品 演

15、 示 的 专业 观 众 。 总 而 言 之 ， 创 新 的 运 用 各 种 奖 励 方 法 ， 能 够 事 半 功 倍 ， 为 你 的 展 位 吸 引 更多 的 注 意 力 。 赞 助 活 动 ： 在 展 会 举 办 期 间 ， 成 功 的 展 会 主 办 机 构 会 组 织 各 类 活 动 ， 以 使 展 会灵 动 起 来 ， 锦 上 添 花 。 参 展 企 业 可 以 根 据 需 求 与 展 会 主 办 机 构 事 先 共 同 设 计 一 些 个性 化 的 赞 助 活 动 ， 增 加 公 司 对 行 业 人 士 的 曝 光 机 会 ， 提 升 形 象 。 展 会 时 间 短 ， 现 场 环

16、 境 嘈 杂 、 拥 挤 ， 要 获 得 最 佳 效 果 ， 应 注 意 以 下 几 个 事 项 : （ 一 ） 现 场 安 排 。对 于 摊 位 相 对 较 小 而 参 展 人 员 较 多 的 企 业 来 说 ， 在 展 会 现 场 和 观 众 洽谈 的 空 间 会 显 得 比 较 狭 窄 、 拥 挤 ， 很 难 实 现 交 易 的 顺 利 进 行 ， 有 必 要在 展 馆 周 围 的 宾 馆 、 酒 店 租 用 会 议 室 ， 或 者 在 下 榻 的 宾 馆 的 房 间 与 客户 接 洽 ， 这 不 仅 可 以 创 造 较 为 宽 松 的 环 境 ， 而 且 可 以 利 用 夜 晚 等 闭

17、 馆时 间 更 广 泛 、 更 深 入 地 接 触 经 销 商 。 （ 二 ） 统 一 应 对 。洽 谈 的 原 则 是 所 有 的 人 都 应 统 一 口 径 ， 不 能 出 现 招 商 政 策 不 一 致 的 错误 ， 否 则 会 招 致 客 商 的 不 满 。 这 就 需 要 事 前 的 沟 通 ， 就 引 起 误 解 的 招商 政 策 进 行 深 入 的 交 流 ， 某 一 具 体 问 题 该 使 用 什 么 样 的 说 辞 ， 面 对 不同 经 销 商 该 如 何 处 理 ， 这 都 需 要 给 出 细 致 明 确 的 方 案 。 （ 三 ） 合 理 分 配 。根 据 参 展 人 员

18、 的 能 力 、 经 验 ， 分 配 工 作 任 务 ， 商 务 谈 判 、 对 外 联 络 、后 勤 保 障 、 展 会 信 息 搜 集 等 ， 凡 事 都 应 具 体 到 人 ， 主 次 分 明 ， 这 样 才能 在 实 战 中 分 工 合 作 ， 相 辅 相 成 。 （ 四 ） 形 象 礼 仪 。任 何 一 个 参 展 人 员 都 是 代 表 企 业 面 对 客 户 ， 个 人 行 为 举 止 如 何 ， 对 企业 品 牌 而 言 ， 并 非 小 事 一 桩 。 做 市 场 首 先 是 做 人 ， 经 销 商 再 有 实 力 ，如 果 素 质 太 差 就 不 能 将 其 发 展 为 代

19、理 商 ； 同 样 ， 好 的 经 销 商 也 会 这 样考 察 企 业 。 员 工 的 素 质 反 映 企 业 文 化 ， 企 业 文 化 差 劲 的 公 司 经 销 商 也会 敬 而 远 之 。 因 此 ， 所 有 参 展 人 员 都 应 注 意 自 身 形 象 ， 面 对 客 户 不 卑不 亢 。 在 衣 着 上 ， 最 好 是 统 一 穿 着 企 业 商 务 装 。 展 会 调 研 事 项该 次 展 览 能 满 足 我 们 市 场 推 广 需 要 吗 ？ 1 展 会 日 期 是 否 合 适 ？ 2 同 期 有 别 的 展 会 举 办 吗 ？ 3 展 会 地 点 是 否 便 利 ？ 4

20、有 多 少 与 会 者 是 来 自 目 标 市 场 的 ？ 5 有 多 少 与 会 者 是 来 自 我 们 主 要 的 服 务 地 区 的 ？ 6 组 展 机 构 怎 样 推 广 展 会 ？ 7 该 展 览 以 往 的 业 绩 如 何 ？ 8 哪 些 竞 争 对 手 将 参 展 ？ 9 展 会 组 织 是 否 提 供 以 往 参 展 商 的 联 系 方 法 ？ 10 公 司 中 有 人 曾 参 加 过 这 个 展 会 吗 ？ 11 我 们 可 为 此 展 会 投 资 多 少 ？ 12 展 会 组 织 对 参 展 商 的 推 广 会 提 供 什 么 样 的 协 助 ？ 13 组 展 机 构 可

21、以 提 供 参 观 买 家 专 业 性 的 保 证 吗 ？ 14 我 们 希 望 通 过 参 展 得 到 多 少 回 报 ？ 15 该 展 会 能 为 我 们 现 行 的 市 场 策 略 服 务 吗 ？ 16 需 要 展 出 什 么 产 品 ？ 17 在 这 次 展 会 上 谁 是 我 们 的 目 标 观 众 ？ 18 我 们 参 展 的 目 的 是 什 么 ？ 19 我 们 有 书 面 的 参 展 计 划 吗 ？ 20 参 展 预 算 已 确 定 了 吗 ？ 21 我 们 的 展 位 已 确 定 了 吗 ？ 22 订 金 或 必 要 的 保 证 金 已 支 付 了 吗 ？ 23 怎 样 的

22、展 位 设 计 符 合 我 们 的 要 求 ？ 24 我 们 能 使 用 现 有 的 展 示 品 吗 ？ 25 我 们 需 要 新 的 展 示 品 吗 ？ 26 我 们 需 要 新 的 宣 传 画 吗 ？ 27 我 们 需 要 预 定 以 下 哪 项 展 览 服 务 ： 楣 板 、 电 气 、 地 毯 、 视 听 器 材 、 给 排 水 ；展 位 清 洁 服 务 、 植 物 摆 设 、 电 话 、 电 脑 、 打 印 机 、 垃 圾 篓 ？28 安 全 服 务 是 否 必 要 ？ 29 是 否 安 排 好 展 位 的 安 装 与 拆 卸 ？ 30 怎 样 安 排 货 运 ？ 31 有 什 么

23、需 要 了 解 的 当 地 政 策 条 款 ？ 32 保 险 怎 样 安 排 ？ 33 酒 店 服 务 预 订 好 了 吗 ？ 34 注 意 展 位 付 款 的 最 后 期 限 了 吗 ？ 35 需 要 提 供 展 位 信 用 卡 交 易 方 式 吗 ？ 36 需 要 营 业 执 照 吗 ？ 37 指 引 卡 片 已 设 计 并 打 印 好 了 吗 ？ 38 展 前 推 广 如 何 进 行 ？ 是 否 做 了 以 下 事 情 ： 发 个 人 邀 请 函 （ 包 括 介 绍 和 回 复 函 ） 、 做 广 告 （ 贸 易 出 版物 ， 当 地 媒 体 ） 、 直 邮 广 告 、 电 话 推 广

24、、 公 关 ？39 我 们 的 展 位 号 有 否 包 含 在 展 前 的 推 广 材 料 中 ？ 40 需 要 印 制 额 外 的 传 单 、 目 录 和 价 目 表 吗 ？ 41 印 刷 品 准 备 好 了 吗 ？ 42 对 其 他 的 公 关 活 动 做 好 了 计 划 吗 ？ 43 我 们 的 展 览 指 引 条 款 已 完 成 并 寄 出 了 吗 ？ 44 怎 样 的 赠 品 能 取 得 更 好 的 效 果 ？ 45 我 们 要 组 织 什 么 样 的 现 场 推 广 活 动46 要 预 订 多 少 门 票 ？ 47 欢 迎 仪 式 筹 备 好 了 吗 ？ 48 展 位 上 需 要

25、多 少 工 作 人 员 ？ 49 谁 是 代 表 公 司 的 最 佳 人 选 ？ 50 展 位 经 理 指 定 了 吗 ？ 51 参 展 人 员 的 培 训 准 备 好 了 吗 ？ 52 定 好 展 前 会 议 的 时 间 了 吗 ？ 53 参 展 人 员 熟 悉 展 出 的 商 品 和 服 务 吗 ？ 54 是 否 组 织 好 一 个 演 示 会 ？ 55 是 否 有 一 个 准 备 回 答 问 题 的 技 术 代 表 ？ 56 是 否 为 参 展 人 员 预 订 了 足 够 的 证 件 ？ 57 参 展 人 员 是 否 有 足 够 的 名 片 ？ 58 展 位 时 间 表 是 否 制 定

26、好 ？ 59 谁 负 责 监 督 展 位 的 安 装 和 拆 卸 ？ 60 该 负 责 人 是 否 清 楚 展 会 的 出 入 程 序 ？ 61 是 否 为 参 观 者 提 供 引 路 服 务 ？ 62 是 否 制 定 了 每 天 的 总 结 会 时 间 ？ 63 是 否 会 向 登 记 的 参 观 者 寄 出 感 谢 信 ？ 64 怎 样 监 管 展 会 上 的 销 售 ？ 65 参 展 工 作 人 员 会 得 到 怎 样 的 奖 励 ？ 66 展 览 费 用 是 否 在 预 算 之 内 ？ 67 是 否 应 修 改 下 一 年 的 预 算 ？ 68 还 有 什 么 别 的 国 内 、 国 际 展 览 吗 ?