武汉人福高科技产业股份有限公司内部控制手册.doc

1、武汉人福高科技产业股份有限公司内部控制手册武汉人福高科技产业 股份有限公司 内部控制手册 （2009 版） 2009 年 07 月 内部控制手册 目 录 第一部分 总 则 一、 前言 .5 1 编制内部控制手册的背景 . 5 2 内部控制手册遵循的基本原则 . 7 3 内部控制手册的适用范围 .9 二、 术语及定义 .10 三、 人福科技公司内部控制现状 .12 1 人福科技公司控制环境 .12 2 内部风险评价机制 . 14 3 全面预算管理，严格预算控制 .14 4 信息管理 . 15 5 监督 .15 四、 内部控制手册业务流程格式 .17 1 业务目标 . 17 2 业务风险 . 17

2、 3 业务流程步骤与控制点 .17 4 不相容职务/岗位 .17 5 业务流程图表 . 18 6 相关制度目录 . 18 7 主要控制点相关资料 .18 五、 图示及标识 .19 六、 人福科技内控委员会及日常组织机构 .20 七、 内部控制手册生效、更新、监督与检查 . 21 2009第一版 第 1 页 内部控制手册 第二部分 内部控制业务流程 A. 经营管理 销售管理业务流程A1 应收款项管理业务流程A2 物资采购供应业务流程A3 预算管理业务流程A4 关联交易管理业务流程A5 担保管理业务流程A6 B. 生产管理 生产管理业务流程B1 研究开发业务流程B2 C. 资金管理 资金管理业务流

3、程C1 借款管理业务流程C2 股权筹资管理业务流程C3 募集资金管理业务流程C4 债券融资管理业务流程C5 D. 资产管理 存货管理业务流程D1 固定资产日常管理业务流程D2 固定资产处置业务流程D3 无形资产日常管理D4 无形资产外购业务流程D5 无形资产处置D6 融资租赁业务流程D7 E. 投资管理 基本建设管理业务流程E1 2009第一版 第 2 页 内部控制手册 短期投资管理业务流程E2 长期股权投资管理业务流程E3 控股子公司管理业务流程E4 非控股公司管理业务流程E5 9F1 信息披露业务流程F3 G. 行政管理 授权管理业务流程G1 薪酬与考核管理业务流程G2 人力资源管理业务流

4、程G3 税务管理业务流程G4 印鉴管理业务流程G5 内部控制制度执行检查与评价业务流程G6 第三部分 附 则 一、武汉人福高科技产业股份有限公司内部控制制度附1 二、 企业内部控制基本规范附2 三、上海证券交易所上市公司内部控制指引 附32009第一版 第 3 页 内部控制手册 第一部分 总 则 一、前言 二、术语及定义 三、人福科技内部控制现状 四、内部控制手册业务流程格式 五、图示及标识 六、人福科技内控委员会及日常组织机构 七、 内部控制手册生效、更新、监督与检查 2009第一版 第 4 页 内部控制手册 一、前言 1、编制内部控制手册 的背景 为规范武汉人福高科技产业股份有限公司（以下

5、简称“人福科技” ）的管理，贯彻中华人民共和国公司法 、 中华人民共和国会计法 、 企业内部控制规范基本规范 ，满足上海证券交易所上市公司内部控制指引 、 内部会计控制规范及中国证券监督管理委员会对上市公司的监管要求，人福科技特制定内部控制手册 ，作为建立、执行、评价及验证内部控制的依据。 1.1 建立内部控制制度的必要性 完整的内部控制体系和完善的内部控制制度，是约束、规范公司管理行为的准则，是减少风险的重大措施。实施内部控制可以及时发现和纠正各种错弊及不法行为，有利于保证资产安全、完整，保证经营成果与财务状况真实、可靠。其必要性表现为： 一是建立现代公司制度，完善法人治理结构，实现经营机制

6、的转换，加强公司管理，提高公司经济效益的客观需要。 二是贯彻我国新会计法 、财政部颁布的内部会计控制规范以及适应上海证券交易所上市公司内部控制指引等法律法规，符合资本市场监管，加强内部控制，规范会计核算，提高报告信息质量的必然要求。 三是加入 WTO 后参与国际竞争的迫切需要。随着社会生产力的发展和科学技术的进步，信息技术高度发展，全球经济一体化的进程加速，各国公司所面临的风险也逐渐加大。人福科技也面临众多公司 2009第一版 第 5 页 内部控制手册 的激烈竞争和有力挑战，必须尽快建立健全有效的内部控制制度，提高经营管理的效率和效果，以便在激烈的竞争中立于不败之地。 四是建立统一规范的内部控

7、制制度，使人福科技各项规章制度成为一个有机的统一体，成为系统性、实用性、可操作性、完整性、合法性和包容性很强的内部管理制度，将更为有效地体现人福科技管理理念和要求。 1.2 我国有关法律、法规关于内部控制的要求 内部控制制度是指公司各级管理人员和有关部门的工作人员，在处理生产经营业务活动时相互联系、相互制约的一种管理体系，包括为保证公司正常经营所采取的一系列必要的管理措施。内部控制制度的重点是建立和严格内部制衡机制，特别是内部会计控制，设计合理有效的组织机构和职务分工，实施岗位责任分明的标准化业务处理程序。 2000 年 7 月 1 日开始实施的我国新会计法第二十七条明确要求， “各单位应当建

8、立、健全本单位内部会计监督制度” 。内部会计监督制度应当符合：记帐人员与经济业务事项和会计事项的审批人员、经办人员、财物保管人员的职责权限应当明确，并相互分离、相互制约；重大对外投资、资产处置、资金调度和其他重要经济业务事项的决策和执行的相互监督、相互制约程序应当明确；财产清查的范围、期限和组织程序应当明确；对会计资料定期进行内部审计的办法和程序应当明确。 财政部颁布的内部会计控制规范进一步指出，内部会计控制是指单位为了提高会计信息质量，保护资产的安全、完整，确保有关 2009第一版 第 6 页 内部控制手册 法律法规和规章制度的贯彻执行等而制定和实施的一系列控制方法、措施和程序。随后财政部陆

9、续出台了各项业务内部控制规范。 1.3 上海证券交易所上市公司内部控制指引关于内部控制的要求 2007 年 7 月 1 日施行的上海证券交易所上市公司内部控制指引 ，旨在进一步加强上市公司内部控制，促进上市公司规范运作和健康发展，保护投资者合法权益。为上市公司董事会、监事会、高级管理人员及其他有关人员实现下列目标而提供合理保证： （一）遵守国家法律、法规、规章及其他相关规定； （二）提高公司经营的效益及效率； （三）保障公司资产的安全； （四）确保公司信息披露的真实、准确、完整和公平。 人福科技于 1997 年 6 月在上海证券交易所上市，有义务接受上市地的证券监管制度约束，必须遵守上海证券交

10、易所上市公司内部控制指引有关上市公司建立内部控制制度的规定。 2、 内部控制手册 遵循的基本原则 2.1 合规性原则 合规性是指公司内部控制制度必须符合国家的法律、法规和政策；符合中国证券监督管理委员会的有关要求。 2.2 全面性与系统性原则 内部控制手册涉及人福科技经营活动的各个方面，其内部监督和控制贯穿于经营管理活动的全过程。人福科技的每一个员工既是内部控制的主体，又是内部控制的客体；既要对其负责的作业实施控 2009第一版 第 7 页 内部控制手册 制，又要受到其他人员或制度的监督与制约。 内部控制手册使人福科技内部各职能部门、各岗位形成较为系统的既互相制约又具有纵横交错关系的统一整体，

11、确保各职能部门和各岗位均能按特定的目标相互协调地发挥作用，最终实现人福科技内部控制的总体目标。 2.3 内部牵制及不相容原则 内部牵制是指在部门与部门、员工与员工以及各岗位之间所建立的互相验证、互相制约的关系，属于公司内部控制制度一个重要组成部分。其主要特征是将有关责任进行分配，使单独的一个人或一个部门对任何一项或多项经济业务活动没有完全的处理权，必须经过不相容的其他部门或人员的验证、核对和制约。 2.4 权责明确、奖惩结合原则 根据各职能部门和岗位的职能与性质，明确各职能部门及人员应承担的责任范围，赋予相应的权限,制定操作规程和处理程序、手续，确定追究、查处责任的措施与奖惩办法等，使权有所属

12、，责有所归，利有所享，避免发生越权或互相推诿的现象。 2.5 成本效益原则 在内部控制活动中贯彻成本效益原则，就是要力争以最小的控制或管理成本获取最大的经济效益。要实行有选择的控制；要努力降低控制成本，尽量精简机构和人员，改进控制方法和手段，提高效率。 2.6 可操作性原则 内部控制手册必须符合人福科技实际，无论是业务流程控制点的设置，还是授权项目权限的确定，都要考虑实际管理工作中是否 2009第一版 第 8 页 内部控制手册 可行，保证其可操作性。 2.7 包容性原则 内部控制手册是人福科技依据现行各项管理制度的规定，为控制风险而编制的一系列业务流程控制体系，内容涵盖投资、生产、经营、财务、

13、监督检查等方方面面。 内部控制手册力求避免与其他制度相矛盾，尽可能包容不同公司现有的内控制度。确实脱离实际的其他各项管理制度，应及时修改、完善。 2.8 信息反馈原则 确定与控制工作有关的人员在信息传递中的任务与责任，规定信息的传递程序、收集方法和时间要求等事项，建立严密的记录和报告等信息反馈系统。 3、 内部控制手册的适用范围 内部控制手册 适用于人福科技。 人福科技控股子公司应当参照本内部控制手册制定适合自身特点的内部控制手册公司分册 。人福科技提名并出任的董事在审议经营公司内部控制手册公司分册的议案时，应明确要求经营公司将公司的内部控制理念体现到内部控制手册公司分册中。经营公司将编制内部

14、控制手册公司分册草案报公司内部控制监察委员会审阅后，提交各经营公司董事会审议、通过、施行，并报人福科技备案。 2009第一版 第 9 页 内部控制手册 二、术语及定义 1、内部控制 内部控制是综合中华人民共和国会计法 、财政部内部会计控制规范及上海证券交易所上市公司内部控制指引要求，由人福科技决策层、管理层及其全体员工实施的，为经营活动的效率和效果、财务报告的可靠性、保护资产的安全、完整，确保有关法律法规和规章制度的贯彻执行等而制定和实施的一系列控制方法、措施和程序。 内部控制主要由内部环境、目标设定、事项识别、风险评估、风险对策、控制活动、信息与沟通及监督检查等八个方面构成： （一）内部环境

15、：指影响公司内部控制制度制定、运行及效果的各种综合因素，包括公司组织结构、企业文化、风险理念、经营风格、人事管理政策等。 （二）目标设定：公司管理层根据风险偏好设定公司战略目标，并在公司内层层分解和落实。 （三）事项识别：公司管理层对影响公司目标实现的内外事件进行识别，分清风险和机会。 （四）风险评估：公司管理层对影响其目标实现的内、外各种风险进行分析，考虑其可能性和影响程度，以便公司制定必要的对策。 （五）风险对策：公司管理层按照公司的风险偏好和风险承受能力，采取规避、降低、分担或接受的风险应对方式，制定相应的风险控制措施。 2009第一版 第 10 页 内部控制手册 （六）控制活动：公司管

16、理层为确保风险对策有效执行和落实所采取的措施和程序，主要包括批准、授权、验证、协调、复核、定期盘点、记录核对、财产的保护、职责的分离、绩效考核等内容。 （七）信息与沟通：指识别、采集来自于公司内部和外部的相关信息，并及时向相关人员有效传递。 （八）检查监督：指对公司内部控制的效果进行监督、评价的过程，它通过持续性监督活动、专项监督评价或者两者的结合进行。 2009第一版 第 11 页 内部控制手册 三、 人福科技内部控制现状 1、人福科技控制环境 1.1 人福科技的公司文化 人福科技奉行和弘扬“创新、求实、真诚、坚毅、团结”的精神，持续推行“以人为本、宽容低调、勤奋刻苦、和谐共享” 的理念，努

17、力在扩大资源、拓展市场、降本增效、严谨投资等方面取得新的突破，将人福科技建设成为一个主业突出、资产优良、科技创新、管理科学、财务严谨、具有竞争力的公司。 人福科技坚持“让生命之树常青”的发展方针，实施专业化规模扩张的发展战略，走实业发展和资本运作相结合的发展道路，成就百年伟业。 人福科技坚持以人为主体，以价值为核心，以文化为引导，以规章制度为保证的现代企业文化，形成公司强大的凝聚力，树立起共同的企业追求、共同的行为准则、共同的道德规范，共同的责任感、荣誉感。 1.2 行为准则 人福科技制定规范的行为准则和书面政策声明，并传达到全体员工，做到人人遵纪守法、诚实守信。提供职业道德操守方面的指导和培

18、训，使全体员工养成守法纪、讲诚信的意识，在一般和特定环境下都能够保持正确的判断。 1.3 公司组织结构 人福科技已按现代公司制度的要求，建立了由决策层、管理层构 2009第一版 第 12 页 内部控制手册 成的公司治理结构。并进一步致力于内部结构紧密化，优化产业结构。人福科技董事会决定公司内部管理机构、分支机构的设置。 随着人福科技专业化规模扩张发展战略的实施，公司组织结构将以有利于决策的科学化为核心，开展组织创新，走规模扩张和机制创新相结合的发展道路。 1.4 决策层及其下设的审计委员会 人福科技章程明确规定了决策层的职权、性质、决策层议事规则及授权。提名决策层及其下设的审计委员会成员时，充

19、分考虑了以下因素： 成员的经验；相对于管理层的独立性；外部董事的比例；其成员参与管理的程度；所采取措施的适宜性；对管理层提出问题的深度和广度；成员与内部、外部审计人员之间的关系。 1.5 责任分配与授权管理 人福科技实行不相容职务、关键岗位分离制度。遵循互相制约、权力分割、账钱物相互独立分管、稽核对证等原则，进行岗位的设置及不相容职务分离，使不同职务、岗位真正起到内部相互制约、相互监督的作用。 人福科技严格实行授权管理，明确在经营管理、生产管理、资金管理、资产管理、投资管理、信息管理、行政管理七个方面，从股东大会到决策层、董事长、经营层成员、各职能部门到分公司授权原则与权限划分的基本标准。 1

20、.6 激励与约束 人福科技执行激励与约束相结合的人力资源政策，不断完善招聘 2009第一版 第 13 页 内部控制手册 与选拔的方针及操作性程序；对员工进行公司文化和道德价值观的导向培训；对违反行为准则的任何事项制订纪律约束与处罚措施；对业绩良好的员工，制订具有奖励和激励作用的报酬计划，避免违纪、违法和不道德行为；根据阶段性的业绩评价结果，对员工予以晋升、指导和奖罚。 2、内部风险评价机制 可能导致人福科技未能实现预期战略管理目标的重大内外部风险包括：国内及国际同行的竞争，政府行业监管政策变动，公司所处投资市场周期性变化的影响，营运风险，资产管理风险和自然灾害的威胁。 人福科技建立了适当的内部

21、风险评价机制。公司各职能部门和各分公司针对内部控制业务流程，配备专门部门或负责人定期分析及记录潜在风险的变化。在经过适当监督授权后，预先或及时调整内部控制程序或实施细则，及时通知受其影响者，正确处理新增或过去未加控制的风险。 3、全面预算管理，严格预算控制 人福科技正在推行以市场为导向，以公司发展战略为目标，全面综合业务流、资金流、信息流和人力资源，集规划、激励、考评为一体的全面预算管理制度。严格预算控制，落实人福科技发展战略的实施，预见并避免经营中潜在的困难和风险，科学、合理地利用资源，及时、有效地调整和控制经营活动。 全面预算包括经营预算、投资预算和财务预算。每年根据“量入为出、控制总量，

22、集中决策、调整结构，优化项目、增加回报”的方 2009第一版 第 14 页 内部控制手册 针，按照经营预算、投资预算、财务预算的程序，采用自上而下、自下而上、上下结合的方式科学合理地编制年度预算。年度预算经董事会批准后，由人福科技职能部门、分公司分解落实。 各分公司应成立预算管理组织，负责分解、落实预算目标，明确各级预算责任人。 4、信息管理 人福科技信息资源实行归口管理。生产经营信息归口战略发展部，投资信息归口董事会秘书处，财务信息归口财务管理部，科技信息归口医药研究院，各职能部门负责本部门的信息资源管理工作。 人福科技信息中心负责信息系统管理。通过信息集中、信息整合等手段，将有关内部信息全

23、部纳入人福科技统一信息平台，逐步达到标准统一、数据一致、时效良好，奠定良好的信息共享基础，经系统授权后实现信息内部使用。 5、监督 人福科技监督活动由持续监督、个别评价所组成，确保人福科技内部控制能持续有效的运作。 持续监督活动贯穿整个生产经营过程，包括例行管理和监督活动，以及全体员工为履行其职务所采取的行动。人福科技的持续监督活动包括:在内部控制系统功能持续而正常地发挥作用的前提下，管理层在履行其日常管理活动时所获取的信息，与其所得到的报告（如生产经营报告、财务报告等）有较大偏离时，可对报告提出质疑；来自人福科技外界的沟通，也可以验证内部信息的正确性，并能及时发现问题。 2009第一版 第

24、15 页 内部控制手册 人福科技积极推行例外评价（即个别评价）以直接监视控制系统的有效性，并可评价持续性监督程序。评价的范围和频率，视风险大小及控制的重要性而定。 2009第一版 第 16 页 内部控制手册 四、内部控制手册业务流程格式 内部控制手册 包括与人福科技重要业务相关的 37 个内部控制业务流程，是手册的主要内容。基本涵盖了公司生产经营发展的各个方面和相关业务的重要环节。业务流程的格式描述如下： 1、业务目标 业务目标包括战略目标、经营目标、财务目标和合规目标。战略目标是指公司改进竞争能力的方式和长期业务的定位。经营目标是指与公司有效使用资源相关的目标。财务目标是指与公司编制可信赖的

25、财务报告有关的目标。合规目标是指与公司遵循法律法规相关的目标。 2、业务风险 业务风险包括战略风险、经营风险、财务风险和合规风险。战略风险是显著地损害管理者实现既定公司战略的能力的非预期事件或者非预期状态。经营风险是指可能会导致经济效益流失或资源丧失的风险。财务风险是指可能会造成财务信息错报的风险。合规风险是指可能会导致监管部门处罚的风险。 3、业务流程步骤与控制点 内部控制业务流程将公司的经营与财务活动分解成各个业务流程步骤。每一个业务流程步骤由一个或多个控制点构成。控制点内容包括每一控制点中涉及该业务的单位及其职务、本步骤工作过程描述、上一步骤和本步骤控制结果等。 4、不相容职务/岗位 2

26、009第一版 第 17 页 内部控制手册 不相容职务/岗位是内部控制要求公司按照不相容职务相分离的原则，合理设置会计及相关工作岗位，明确职责权限，形成相互制衡机制。 不相容职务主要包括：授权批准、业务经办、会计记录、 财产保管、稽核检查等职务。 5、业务流程图表 业务流程图表是以图表的形式归集汇总业务目标、业务风险、控制点、不相容职务/岗位、和相应的监督检查方法。其中流程图反映业务流程步骤。 6、相关制度目录 相关制度目录是指涉及具体流程的公司外部法规或各职能部门相关的重要内部管理制度。 7、主要控制点相关资料 主要控制点相关资料包括公司或各职能部门与流程相关，重要的报告及业务表单。 2009

27、第一版 第 18 页 内部控制手册 五、图示及标识 重要控制点，根据风险控制点的重要性、关键性，采取专家会议法确定； 流程控制点/实施的动作，包含编号（以小写阿拉伯数字，按照流程顺序从“1”依次递增）及文字描述（对进行的动作进行描述） ； 流程中形成/传递的文件及表单，框中为文件/表单名称，框下文字为对表单产生的时间要求，如无文字，该表单为需要时产生； 条件判断框，对判断条件在框中进行描述流； 流程开始点； 流程方向，箭尾为出发点，箭头为目的点。在条件判断框上使用时，其上文字为判断结果； 文件/表单核对线； 断页连接符号，框中“X”表示连接序号，以大写英文字母，按照断线根数从“A”依次递增，在

28、次页同样符号表示上页断线所连接位置。 阶段分隔符，流程中不同阶段的划分，其上文字为流程所处阶段。 2009第一版 第 19 页 内部控制手册 六、人福科技内控委员会及日常组织机构 人福科技设立内部控制监察委员会（简称“内控委员会” ） ，该委员会主任由公司董事长担任，总经理、财务总监、董事会秘书为副主任，各经营公司第一负责人、各职能部门负责人为该委员会委员，对公司内部控制标准体系建设工作负主要责任。该委员会经董事会授权，负责审定集团公司、各经营公司编制的内部控制手册及内部控制手册公司分册在年度中间所作的重大临时修改；审定集团公司、各经营公司年度内部控制评价报告；对内部控制检查中发现的问题作出处

29、理和整改决定，遇重大问题报董事会审批；负责对各职能部门、各经营公司内部控制执行情况的考核工作；负责审定每年更新的内部控制手册及内部控制手册公司分册 。内部控制领导小组下设办公室（简称“内控办公室” ） ，作为公司内部控制标准体系建设工作的日常办事机构，办公室设在公司董事会秘书处。 该办公室负责传达内部控制监察委员会的决定、决议及工作要求；负责收集和整理各经营公司、各职能部门提交的有关内部控制建设的各类报告、资料和信息；负责协调各经营公司、各职能部门内部控制建设的工作；在内部控制监察委员会的授权下组织各经营公司、各职能部门开展内部控制执行情况的日常监督和检查工作。2009第一版 第 20 页 内

30、部控制手册 七、内部控制手册生效、更新、监督与检查 人福科技内部控制手册先下发试行，经决策层审批后正式生效。 人福科技将随着外部环境、内部组织架构及管理要求的改变而适时更新。一般每年对内部控制手册更新一次，更新资料主要来源于各分公司、各职能部门的建议，以及内部控制检查单位和外部检查单位对内部控制的评价。更新后的内部控制手册由内控办公室下发到各职能部门和分公司，并通知各控股子公司。更新后的电子版本将载于人福科技内部网络。 人福科技内控办公室具体负责组织内部控制执行情况的日常监督检查工作。 2009第一版 第 21 页 ?内部控制手册? 第二部分 内部控制业务流程 2009第一版 ?营销管理业务流

31、程 一、 业务目标 1 战略目标 1.1 通过公司营销策略的实施，建立并扩大专业的营销队伍和渠道网络等资源，维护公司在专业化领域的产品定位和知名度，不断创造和提升品牌核心价值。 2 经营目标 2.1 销售公司产品，获取经营收入和利润，为公司经营、发展提供资金支持，保障公司持续稳定发展。 2.2 建立完善的管理体系，规范化管理营销队伍人员和营销工作流程。 2.3 采取合理具体的销售策略，扩大销售规模和市场占有份额，同时保证货物和账款等各项资产安全。 3 财务目标 3.1 核算规范,确保销售收入及应收账款的真实、准确、完整。 4 合规目标 4.1 销售工作各项内容符合国家有关法律、法规，遵循市场规

32、则和公司内部规章制度。 4.2 销售收入、利润等指标，能满足公司正常经营的财务需要。 二、风险评估 1 战略风险 1.1 营销队伍和渠道等资源的建设、以及产品和企业品牌的建设滞后，限制公司发展。 2 经营风险 2.1 销售政策不合理，销售业绩差，导致收入和市场份额减少、公司经营资金不足，影响公司持续经营。 2.2 营销管理体系不健全，营销队伍的管理不到位，造成经营中的货物和账款等各项资产存在安全隐患。 3 财务风险 3.1 不能合理及时、准确地反映收入，导致虚增或截留收入，多记或少记应收账款，使财务报表不能真实反映公司经营收入。 4 合规风险 4.1 营销工作各项内容中，存在违反国家有关法律、

33、法规，遵循市场规则和公司内部规章制度的现象，导致遭受处罚或损失。 三、 业务流程步骤与控制点 11 合同管理 21.1 内部销售合同的审核与签订 1.1.1 公司与分、子公司以及各分、子公司之间销售产品，由提供产品的公司的销售部门在每年年底提供下年度内部销售价格建议书，报该公司财务总监、总经理审批。也可根据公司实际情况制定审批权限。 1.1.2 内部销售应根据审批的价格签订产品年度购销合同。产品价格如需调整，须经财务总监和总经理审批后予以调整，并重新签订合同。 1.1.3 对关联企业销售产品的合同价格由销售产品的公司的销售部和财务部在充分遵守国家和行业有关法律法规的前提下，拟定合同初稿，交公司

34、法务部审核后按关联交易管理业务流程报财务总监、总经理、董事会（如适用）和股东会（如适用）审议后正式签订。所有关联交易要及时向董事会秘书处报备， 1、本规定所指“合同” ，专指产品销售合同，包括购销合同和经销协议及相关附件等。 2、内部销售是指公司与分、子公司、分、子公司之间以及与关联公司之间相互销售产品。 参考信息业务披露流程执行披露工作。 1.1.4 内部合同的签订均应由董事长或董事长授权的人员签订。 31.2 外部销售合同的审核与签订 1.2.1 公司销售用合同由销售部、财务部、行政部等部门，根据国家合同法 、 药品流通监督管理办法等有关法律、法规，参照公司具体的销售政策，共同起草。新起草

35、的合同，必须经过公司法律事务部门的审核通过。 1.2.2 销售部门在确定合同价格前应向财务部和生产部查询相关产品的生产成本和其他费用。合同价格不应低于产品的实际完全成本。因公司发展需要，要采取特殊定价策略，应向分管领导和总经理汇报，经审批后确定。 1.2.3 常用的结算方式包括“现款现货” 、或在一定信用额度下的赊销。赊销采取的信用政策由财务部具体制定，报分管领导批准，特殊或重大信用额度应报总经理批准。可根据公司实际情况制定审批权限。 1.2.4 所有销售业务都必须签订书面销售合同或协议。空白合同不得加盖公章。写完整的合同，需经其上级销售业务负责人审核签字，营销管理部门及公司财务部门审核备案，

36、营销负责人签字批准后，到印章保管人处登记并加盖合同章。完成双方签章后，原件交公司销售部存档。 1.2.5 所有销售业务，都必须依照签订的合同内容执行。销售部门办理发货、回款、财务部门记账等工作，均依照合同内容进行。对超过合同内容规定时限、仍未履行完毕的合同，应提请销售部门追查原因、监督解决。因客观原因，无法继续履行的合同，依照合同签订流程完成签字审核、明确损失承担责任后，予以撤消。知悉合同内容的人员，应严格保守合同秘密，在与公司规定的本职工作无关的情况下，不得对任何人透露。 2 发货及物流管理 3 外部销售是指除内部销售以外的公司产品销售 2.1 发货管理 2.1.1 对首次发货的单位，应对客

37、户的资质状况进行调查，并提供发货单位合法、有效的相关证照和资料。发货内容严格按照签署了相关合同执行。发货单据需经销售部门和财务部门审核无误后，方能办理发货。 2.1.2 销售部门需如实建立发货台账，并定期与财务部门核对账目。 客户接收货物后签署的收货单据，应及时在公司销售部门保存。 2.2 调货需提前申请，得到公司销售部门同意、详细记录产品质量状况和货物流向后，方可进行。禁止业务人员之间私下调货。 2.3 退货管理 2.3.1 退货的限制条件： a.产品存在质量问题而无法销售的，无条件退货； b.凡属客户储运、滞销、保管不当造成的产品质量问题以及产品接近效期（半年内）和超过有效期的产品，责任方

38、承担相关损失后可退货。 c. 产品发出后，发现客户资信发生重大变化，不能按合同约定支付货款的，可以无条件退货以减少或避免公司财产遭受损失。 2.3.2 退货程序：因质量原因退货的，可先行将货物退回公司，由质量管理部门对退回货物进行检验属实后，办理相关手续。因非质量原因退货的，需经销售部门和公司领导审核同意后，方可将货物退回；需重新销售的，则必须由质量管理部门对退回货物进行检验符合条件的，方可办理。 3 发票管理 3.1所有购销业务都必须开具发票（增值税专用发票或普通发票） 。发票的开具应遵守国家有关法律规范执行，严格按照实际发生业务的货物品种、数量和金额如实开具。严禁虚开、多开、高开发票。 3

39、.2 开票申请人接到公司开具的发票应视同现金管理。如将开具的发票遗失，应赔偿相应的税款损失。补开发票的，需凭销售业务部门负责人签字证明后的“遗失说明” 、补交税款后开具的付款证明，依照发票开具程序重新申请开票。 3.3 财务核算 3.3.1 财务稽核人员对已开具的销货发票等有关凭据进行复核。 3.3.2 财务人员根据经稽核人员复核后的发票记账联等有关凭据编制会计凭证、登记入账，并由财务部门负责人审核。 4 资信与回款管理 4.1 资信管理 4.1.1 公司对符合资信条件的客户给予一定的授信额度和账期。符合资信额度得客户包括以下三类：与公司合作一定年限、年销售额达到一定规模、或连续多年增长率稳定

40、的客户；具备较强实力，商业信誉良好，合作期间回款情况良好的客户；其他经公司领导批准具有重要价值的客户。公司对老客户根据前期的销售业绩、回款周期、信用程度等指标进行评估核定授信额度和账期；对于新客户的资信依据其销售网络、市场影响力等实力因素及其诚信度和年购销量进行分析判断核定授信额度和账期。原则上最高授信额度不超过该客户上年度回款总额的一定比例。 4.1.2 客户的资信，每年核定一次，由销售部门、财务部门共同依照公司有关规定和标准对客户当年的销售、回款、资信履行情况进行审核，审核结果报公司领导审核批准后，作为新年度授信依据。 4.2 应收账款监控及催收 4.2.1 购货合同和客户签收的收货单据，

41、作为应收账款的有效凭据，在未移交相关部门前，应由营销管理部门内勤人员妥善保管，避免遗失或毁损。业务人员必须建立并负责做好经手业务的销售台账。业务人员应定期与销售财务核对往来账目，每月核对一次。 4.2.2 业务人员应及时办理商业公司的退货、调货、退货、调价等手续，上述手续要求在一个月内办理完毕，逾期不办造成往来账目混乱的，责令业务人员停止业务，并在一个月内补办完所有手续。 4.2.3 业务往来单位更名的，业务人员应及时索要盖有原单位和现单位红章的更名证明；对于只有新单位证明的，则新单位应出具接受原单位债务的书面证明。 4.2.4 往来账已由营销管理部门和财务部与商业单位对清后并签订了债权确认书

42、的，次年与该往来单位对账按以下程序办理： a业务人员与营销管理部门进行核对； b核对清楚后由销售部门出具债权确认函 ； c业务人员凭债权确认函与往来单位对账，并拿回盖章后的债权确认函交公司档案部门存档， 债权确认函的归档期为二个月。 4.2.5 公司应依照合同约定对到期的货款进行催收；对暂时不能收回的货款，应与客户协商约定其他合理方式，报公司领导批准后，跟踪予以解决；对既无法回收也无法达成其他合理解决方式的，应提交公司法务部门通过法律途径妥善处理。 4.2.6 业务人员在收取货款时应按公司出具的发票金额一票一结；若结款金额与结款凭证金额不相符的，业务人员应当向往来单位索要差额部分的结款证明。

43、4.2.7 回款时应采用汇票和电汇的形式，严禁业务人员直接从业务单位收取现金；特殊情况下应由公司出具书面授权委托书，凭书面 委托收取，且必须在收款的当天或第二天汇入公司账户。 5 销售信息管理 5.1 所有业务人员，应对所负责区域内的客户资料收集工作；新增客户的，发货前必须参照 GMP 规定收集相关证照资料，提交营销管理部门审核后，方能进行发货；此外，业务人员还应充分调查了解客户其他信息，并填写客户信息调查表 ，将客户的企业背景、经营状况、信用状况等内容上报营销管理部门建立客户档案；原有客户信息发生变更的，业务人员应重新填写客户信息调查表 ，注明变更内容，及时提交营销管理部门，变更客户信息档案。销售部门需重点客户信息反馈表，并实时记录和更新客户相关资料，了解客户的类型、数量、潜力等信息，加强与客户的沟通，对客户进行分类管理。 5.1.1 根据档案进行客户信息统计和结构分析，为公司制定营销策略提供决策参考；对客户合作资料的分析，为销售政策的执行和调整提供依据； 5.1.2 对客户进行分类管理，并根据营销战略及实施策略，对客户进行调整或淘汰； 5.1.3 对客户的合同（或协议）执行情况进行跟踪关注，包括：销售计划、实际销售情况、回款情况、应收账款清收情况等；出现问题后及时发现原因，并协助解决，以保证合同（或协议）的顺利执行，稳定同有价值客户的合作关系；如发现存在风险的