1、1r P/ FEffective Working SkillsTraining Course1高效办公使用技巧及用户关心问题培训教程金山办公软件2作为金山软件旗下专注于企业业务的子公司，金山办公软件主营 WPS 系列办公软件、金山安全云存储产品。秉承技术立业的信念，金山办公软件持续加大对国产办公软件的研发投入，实现向互联网化的全面转型。1989 年，中文字处理软件 WPS 研发完成，经过三年发展，迅速占领中国办公软件的大部分市场。在其后几代版本跨越发展中，WPS 成为国内最成功的办公软件产品之一，分别在 2000 年、2007 年两次荣膺国家科技进步二等奖。2012 年 6 月，金山 WPS
2、Office 荣获世界知识产权组织版权金奖作品奖，此奖项是目前 WIPO 在中国颁发的版权最高奖项。2012 年，金山 WPS Office 已经成为中国政府普及最为广泛的国产办公软件之一，已成功在国家新闻出版总署、外交部、工业与信息化部、科技部、交通运输部、人力资源与社会保障部、国资委、审计署等 70 多家部委、办、局级中央政府单位中获得广泛采购和应用。截止 2012 年 6 月 30 日，国内省级政府完成了正版办公软件采购工作，金山 WPS 在所有省级政府中均有采购和应用，市场份额占总采购量近三分之二，为国内、外办公软件厂商中最高。近年来，金山 WPS Office 在央企、国企等大型企业
3、的应用也十分广泛。2008 年，国家电网公司采购了金山 WPS，成为大型企业成功应用国产办公软件的典范。2009 年 12 月，中央企业正版软件集中采购网正式开通，中国通用集团、中钢集团、航天科工集团、普天集团、中海油集团等企业在内的十多家大型中央企业与金山软件签订协议，统一采购金山 WPS Office 办公软件产品。目前，在 118 家国资委直属中央企业 ( 一级企业 ) 中，已有 60 余家中央企业选择采购和应用 WPS。金山 WPS 在央企中形成了在金融（典型用户：人民银行、农业银行、中信银行）电力（典型用户：国家电网、南方电网、华电集团、中电投集团、华能集团等）、钢铁（鞍钢集团、宝钢
4、集团、武钢集团等）、能源（冶金科工集团、中国化学工程集团、中煤能源）等国家重点和骨干行业中领跑的局面，继续巩固和扩大了在大型企业级正版用户市场上的优势地位。金山办公3CONTENTS12181620131816212316192123金山大事记WPS Office 办公培训教程上篇 - WPS Office 办公技巧第一章 - WPS Office 公共功能1、一切从安装开始3、保持更新，在线升级4、自由切换界面及皮肤颜色5、方便的快捷入口导航6、WPS Office 文档标签7、最近文档记录管理8、安全的保障备份管理9、漂亮文档由我创造 WPS 特色模板介绍10、丰富的表格样式172、灵活的
5、插件使用助你高效办公411、方便的自定义符号栏 231、轻松制作红头文件 2914、带权限输出的 PDF 274、灵活应用项目符号和编号 3112、全模块的繁简转换 252、神奇的文字工具 2915、文档加密 285、快速设置文档稿纸格式 327、您的文字能随意旋转吗 3313、细节微创新 253、方便的段落布局工具 30第二章 - WPS Office 文字简介 296、快速添加水印 338、能识别多音字的拼音指南 3459、快速添加行和列 3515、双面打印和反片打印 3812、快速计算文档表格中的数据 371、快速增加工作表 4310、使用真正的斜线表头 3516、邮件合并 3917、审
6、阅与修订 4018、审阅与批注 4113、一目了然的文档结构图 372、录入数据之数据填充 4311、快速实现重复标题行 36第三章 - WPS Office 表格简介 4314、一键设置文档封面 383、教您录入特殊数据 44CONTENTS6486、数据透视表497、分类汇总518、高级筛选529、图表5410、方便快捷的图表配色方案5511、隐藏公式5612、灵活运供选择性粘贴5713、灵活显示人民币大写5914、阅读模式工具59第四章 - WPS Office 演示简介591、利用模板新建演示文稿602、演示文稿里添加固定公司 LOGO4、如何制作下拉列表 465、常用函数的使用 46
7、7658、放大镜的妙用659、双屏演示优化613、在演示文稿中留下时间的脚步624、演示里漂亮的表格样式625、插入 FLASH 动画或视频到演示文档636、妙用对象对齐参考线647、让图形随自身形状运动6810、展台浏览放映69下篇 - 常见问题解答69第一章 - WPS Office 公共部分常见问题解答691、Q：怎样在 2013 风格界面与经典风格界面之间更换 ?702、Q：多个文档之间如何快速切换？713、Q：如何默认关闭任务窗格 ?CONTENTS724、Q：系统崩溃、机器断电能否找到正在编辑的备份文件？8736、Q：如何连续使用格式刷？737、Q：如何修改备份时间？738、Q：如
8、何设置 DOC、XLS、PPT 文档与 WPS 进行文件关联？749、Q：如何查看当前计算机安装的 WPS 产品版本号？7410、Q：本地如何添加模板？725、Q：在 WPS 中无法直接发送邮件，在文件菜单点击“发送邮件”没有响应？766、Q：为什么接受所有修订但批注还在？777、Q：页眉如何添加横线？75第二章 - WPS 文字部分751、Q：文档插入文字会删除后面的文字 ?752、Q：在 WPS 文字中设置从右向左输入 ?753、Q：为什么 WPS 文字无法保存 ?764、Q：在 WPS 文字中如何达到类似拆分窗口的功能？765、Q：WPS 文字中表格怎样插入多行？9CONTENTS778
9、、Q：如何修改 WPS 默认字体大小 ?789、Q：WPS 文字中怎样不自动生成编号？7810、Q：WPS 文字中如何自动插入 0001 开始往后递增的页码？806、Q：ET 表格在编辑，复制，粘贴，打印预览，打印过程中假死，报错？78第三章 - WPS 表格部分781、Q：在表格中复制内容后，表格为什么没有响应？792、Q：如何录入身份证号码、银行帐号？793、Q：怎样在文字粘贴多个身份证号到表格中？794、Q：表格中的数据无法进行求和，无法求平均值？795、Q：ET 表格如何实现并排比较？807、Q：在 ET 表格中如何插入多行？808、Q：在表格 ET 中怎样合并多个工作簿？809、Q：
10、在 ET 表格中怎样用函数将身份证中生日 8 位数替换为星号？8010、Q：WPS 表格复制后为什么不能粘贴了 ?10837、Q：WPS Office 幻灯片切换的使用方法826、Q：WPS Office 演示如何插入视频？838、Q：如何自动播放演示文档81第四章 WPS 演示部分811、Q：WPS OFFICE 演示插入背景音乐？812、Q：WPS Office 演示中的 FLASH 能在 MS Office 中播放吗？813、Q：WPS Office 演示中如何设置链接声音文件？824、Q：WPS Office 演示可以另存为图片吗？825、Q：WPS Office 演示怎么设置密码保护
11、？84附录84第一章 - 附录 1 WPS OFFICE 二次开发兼容及特色841、二次开发的基础知识84(1) WPS Office 二次开发的含义84(2) WPS Office 二次开发的具体方式1188(1) 注册表相关842、WPS OFFICE V9 简介84(1) 产品概述85(2) 版本分支86(3) 应用场景883、WPS OFFICE V9 安装88(2) 二次打包的参数设置894、WPS OFFICE V9 二次开发89(1) WPS Office 程序对象的创建与获取91(2) 二次开发概述与示例95第二章 - 附录 2- WPS Office 及 Office 常用通
12、用快捷键CONTENTS12WPS大事记1989 年金山创始人求伯君推出WPS1.01997 年WPS97支持windows 平台2000 年WPS Office20002005 年WPS Office 2005个人免费下载2006 年在东京发布Kingsoft Office 2007日文版2010 年在台湾发布Kingsoft Office 2010繁体中文版2012 年WPS Office2012今天WPS Office 2013全新 Office13WPS Office 办公培训教程欢迎您使用 WPS Office 办公软件！自 1989 年 WPS1.0 问世以来的二十多年间，WPS
13、Office 办公软件从单一的文字处理软件逐渐充实为集文字处理、电子表格、电子演示为一体的信息化办公平台，其中蕴含着无数用户对 WPS Office 产品投入的无限关注与喜爱。WPS Office 2013 是一款开放、高效的套装办公软件。其强大的图文混排功能、优化的计算引擎和强大的数据处理功能、效果专业使用方便的动画效果设置、PDF 格式输出功能等，完全符合现代中文办公的要求。WPS Office 2013 主要包括 WPS 文字（WPS）、WPS 表格（ET）、WPS 演示（WPP）三大模块。用户可根据需要选择安装部分或全部。随着 WPS Office 的功能不断完善，为了帮助用户更加便捷
14、地访问适用的功能，WPS Office 采用了全新的界面风格2013 界面风格。2013 界面采用了扁平化设计风格，提供了两款主题的皮肤：素雅黑和清新蓝。素雅黑以黑色为主题风格，典雅商务。清新蓝以蓝色为主题风格，清新静谧。2013 界面延续 2012 风格，以选项卡为单位，将所有功能有组织地集中存放，从而提供足够的空间存放日益增多的功能。WPS Office 在采用 2013 界面风格和 2012 界面风格的同时，保留了经典界面风格，确保习惯传统式下拉菜单的用户可以熟练地使用 WPS Office。用户可以根据自己的操作习惯，在三套界面中自由切换，选择适用的界面风格和交互模式，提高办公效率。1
15、 . 全新的 2013 界面和 2012 界面、经典风格界面的自由切换142 . 全新三大引擎，引发兼容革命全新打造的文字排版、表格计算、演示动画三大引擎给用户带来革命性的兼容新体验。全新的兼容概念涵盖文件格式兼容、操作习惯兼容、二次开发兼容三大方面，秉承不丢内容、不丢数据、不破坏数据的全新兼容性三大原则，带来办公软件全新体验！ 文件格式兼容随着信息化的浪潮、互联网的普及，电子文档在一定程度上代替了传统纸质文档，办公软件所产生的文档能否交流并被对方接受；过去积存的旧文档还能否正常使用，越来越成为用户的关注点。WPS Office 2013 重新架构、重写引擎，在文字排版、表格计算、演示动画三大
16、核心上做到底层兼容、“引擎”级兼容，彻底解决了一批技术难题，成果显著。在读取、写入微软格式文件时，精确细致，效果同原始 Office 的效果非常接近。 操作习惯兼容尊重用户习惯，兼容 Microsoft Office 的基本操作方式，从选项卡控件命令的摆放位置到热键的定义，都与 Microsoft Office 基本保持设置一致，让已熟悉 Microsoft Office 的用户无需培训或少量培训即可顺利工作，大大降低软件迁移成本。 二次开发兼容为了使目前大量的 OA 系统能平滑地转移到 WPS Office 上来，WPS Office 的所有对内、对外接口都将按照通用的 API 去定义和实现
17、，符合国家办公软件二次开发接口标准。153 . 跨越未来的网络化存档格式XML 格式4 . 支持电子政务平台5 . 精致高效，稳定可靠XML 全称 Extensible Markup Language，是一种扩展性标识语言，具有高度的开放性，能够很方便地进行扩展或者集成到不同的软件中，更为未来实现电子文档数据汇总和管理提供了可能。随着网络时代的来临，国际上制定了 XML 标准，我国自定的标准也即将出台，金山软件便是办公软件 XML 文件格式标准制定的厂商之一，更值得信赖。WPS Office 2013 结构化的优势将为政府和企业办公需求提供便利的数据交换和高效的数据检索。WPS Office
18、被列为国家 863“十五”期间软件重大专项课题的“WPS 桌面办公软件”完全自主研发，拥有完全自主的知识产权。对内、对外接口均按通用的 API 定义和实现，能够实现 OA 系统平滑移植，支持电子政务平台，可以满足政府办公需求。WPS Office 2013 专业版的安装包 70MB，安装完成后仅占据系统硬盘空间 230 MB 左右，产品对硬件的资源占用非常小，运行效率非常高。方便用户部署软件，节省成本，运行速度快、效率高，性能可靠、稳定。同时秉承绿色软件概念，和旧版 WPS Office 不产生软件冲突。16上篇 WPS Office 办公技巧第一章 WPS Office 公共功能1一切从安装
19、开始拿到 WPS Office 的安装包，双击运行安装文件，与所有软件一样，WPS 提供了一个简单而快捷的安装环境，简单地按照提示单击“下一步”按钮，直至安装完成。由于 WPS 是深度兼容微软的 Office，如果原来有大量微软格式的文档，那么我们可以在安装的过程中，勾选文件关联的选项，这样就可以享受 WPS 深度兼容的方便。如右图所示，安装过程中即可勾选关联，简单方便。如果在安装过程中没有勾选关联，或者现在需要对文件关联进行设置，那么我们可以在配置工具中进行设置。操作：“windows 开始WPS Office 2013WPS Office 工具配置工具”，如下图：172灵活的插件使用助你高
20、效办公在 WPS Office 中，为了能够更好的满足大多数用户的使用需求，在原有的常用功能操作的基础上，增加了插件功能，我们可以通过插件平台来丰富我们的功能操作，在我们安装WPS Office 的过程中就可以选择安装常用的插件，如图所示：在配置工具中，首先点击“高级”按钮，进入配置，然后选择“文件关联”选项卡，即可对文档关联进行关联设置。如下图：183在线自动升级4自由切换界面及皮肤颜色WPS Office 支持“2013 风格”、“2012 风格”和“经典风格”自由切换，满足不同用户的需求。对于习惯在“经典风格”界 面 使 用 WPS Office的用户，可以通过“切换界面”功能，从默认的
21、“2013 风格”切换到熟悉的“经典风格”界面。对于希望尝试新颖用户界 面 的 WPS Office 用户，可以选择使用“2013风格”界面。切换到经典风格界面。下面以 WPS 文字为例，介绍如何在“2013 风格”界面中自由切换到“经典风格”界面。(1) 在“2013 风格”界面中的右上角工具栏上，单击“更改 界 面 ” 按钮，打开如上图所示的“更改界面”对话框：(2) 单击“更改”按钮。(3) 退出 WPS 文字，并重新启动 WPS 文字，打开如下图所示的经典风格界面：WPS Office 2013 提供了在线自动升级服务，如果有新的补丁程序，我们可以通过在线升级的功能直接在网上进行程序的
22、更新，具体操作如下：(1) 选择“开始所有程序 WPS Office 专业版 WPS Office 工具检查更新”。(2)WPS Office 提示升级程序即将访问网络，用户需保证网络连接正常。(3) 单击“升级”按钮，升级程序将自动下载最新的安装包。(4) 下载完毕后，WPS Office 提示新的安装包已经下载完毕，需要用户决定是“立即安装”还是“稍后安装”。(5) 选择“立即安装”，则立即进入新的安装程序；选择“稍后安装”，新下载的安装包则会保存在本地，用户需安装时双击运行即可。19切换到 2013 风格界面下面以 WPS 文字为例，介绍如何在“经典风格”界面中自 由切换到“2013 风
23、格”界面。(1) 在“经典风格”中的右上角工具栏上，单击“更改界面” 按钮， 打开如下图所示的“更改界面”对话框：(3) 退出 WPS 文字，并重新启动 WPS 文字，打开如下图所示的 2013 风格界面：5方便的快捷入口导航(2) 单击“更改”按钮。新建和打开功能除了在主菜单下操作之外，WPS 还提供了更直观更方便的大图标入口导航，当无文档状态时时，会有新建空白文件和打开文档文件的快捷入口，如下图所示：20打开 WPS 文字，我们发现 WPS Office 的文档方式很特别，如果有使用 IE7 或者傲游浏览器的习惯，对这种将每个文档作为一个标签的形式是最熟悉不过了。WPS 也不例外，提供这种
24、潮流式直观的标签方式。对于文档标签，有很多方便的操作方法，如果需要新建一个空白文档，我们可以用鼠标双击标签栏后面空白处，如下图所示，或者我们关闭一个文档，同样也可以双击那文档标签进行关闭，当然如果此文档没有被保存的话，会自动提示是否保存文档再关闭。除了新建和关闭文档之外，文档标签还可以进行拖动，如文档 3 需要放置在文档 1 之前，那么我们就可以用鼠标左键点击文档 3 标签，并且按住鼠标左键不放，然后移动到文档 1之前，放开鼠标，这样文档 3 就跑到前面去了。在文档标签空白处，我们还可以用鼠标右键来点击，还可以实现丰富的功能，包括“保存所有文档”、“关闭所有文档”、“新建空白文档”等的操作。在
25、直观方面，如果我们的文档一直在编辑状态，而没有被保存过，WPS Office 体贴的在文档名字后面打上了一个“*”，以作提醒，如上图所示中的“文档 1”。 . WPS Office 文档标签21不知道我们在打开问题的时候，有没有留意到其实我们打开的文档记录会自动的被软件给记录下来。虽然我们可以通过“菜单选项”中的“常规与保存”来设置这个软件是否记录最近打开的文档名称，如下图所示，不过为了便于管理，WPS Office 提供了一个“最近文档记录管理”功能，更加方便简单去删除文档记录及了解文档的保存路径。7 . 最近文档记录管理操作：打开文字主菜单，右边会显示最近文档记录，如下图所示位置。8 .
26、安全的保障备份管理正在书写文档，突然停电或者电脑宕机，文档会不会丢失了呢？这是我们常常碰到的问题。怎样才能最大限度保存已经完成的文档呢？ WPS Office 提供了一套备份管理机制，合理地运用这一机制，对保护文档起着重要的作用。下面我们就与 WPS 文字为例，一同去学习 WPS Office 的备份机制。首先我们在菜单“主菜单选项”的“常规与保存”中找到备份的设置，如下图所示22知道了怎样设置备份，可能这时候我们最大的问题是：如果万一出现了上述的突然断电和宕机，怎样，还有在哪里找到这些备份的文件呢？主菜单选择“视图任务窗格”菜单项或者按下 组合键，从“任务窗格”下拉菜单中，选择“备份管理”如
27、右图所示所示。在备份管理窗口中，列出在编辑状态下未手动保存而由系统自动备份形成的自动备份文档列表信息。如下图所示。如果需要删除某个备份文档，点击需要该文档右侧的下拉按钮，在下拉菜单中选择“删除”菜单项来删掉备份文档；如果要删除全部的备份文档，直接点击左图下方的“全部删除”按钮即可。第一次保存时生成备份文件：表示打开文档进行编辑后，第一次保存的时候，会在系统的备份目录中生成备份，文件扩展名为 bak。定时备份：如上图所设置，在进行文档编辑时，系统会自动每 10 分钟备份一次，备份文件夹的备份文件会自动更新到最后一次自动备份所产生的备份文件，文件扩展名为 wps。注意：如果进行了手动保存，如上图的
28、“文档 3”通过主菜单“文件保存”手工保存后，再次打开备份管理，“文档 3”就不在备份列表中。意外情况 ( 如断电、死机 ) 造成的中断编辑，可以通过备份管理找回自动备份的编辑文档。23在 WPS Office 中，提供了大量的文档模板供用户使用。我们在写作开始之前，通常会看看系统中是否有合适的“模板”可以套用，如果有相同或类似的模板，就可以直接调用或稍加修改即可使用。操作方法：选择“主菜单新建从本机上的模板新建”菜单项，打开“模板”对话框，查看相应的选项卡下的模板是否有所需要的模板。如果有，双击打开它，WPS 就自动新建一个基于此模板的文档，如下图所示：不管是在使用文字、表格还是演示的时候，
29、大家经常都要用到表格来使数据看起来更加清晰，但平时用的表格，颜色和样式单一不美观，wps office 提供了 74 中表格样式可供选择，使文档看起来更美观更有特色。9 . 漂亮文档由我创造WPS 特色模板介绍10 . 丰富的表格样式11 . 方便的自定义符号栏平时我们如果经常使用一个符号，如在单位中的直径符号：“”，按照原来的方法只能在插入中选择“插入 - 符号”，然后选择。不过在 WPS Office 中，提供了对符号栏进行高级设置，将需要使用的符号全部增加到符号栏中，如下图所示：24如果我们不断地往符号栏里面增加符号，那么符号栏的符号越来越多，这个时候需要我们进行整理，如下图所示上的“符
30、号栏”选择卡，就提供一个编辑和整理的工具来实现调整。除了对符号栏进行位置调整，同时也可以根据需要删除已经不常用的符号。如果我们某个符号用的频率更多，甚至可以对它设置快捷方式，不过需要记住的是，设置了快捷键，必须要点击一下下面的“指定快捷键”按钮，看到在左边的快捷键菜单中出现了，才算是真正被系统接受。如果我们经常调整，发现符号栏已经很乱了，重新调整太过于繁琐，这个时候点击“重设符号栏”直接恢复到 WPS 刚安装完时候的状态。25在 WPS Office 中，不但 WPS 文字提供了繁简转换的功能，而且 WPS 表格、WPS 演示同样提供了繁简转换。不过在繁体中，由于某些词汇的不同，可能会出现同一
31、个字存在两种字形，如我们简体中的“头发”与“发财”这两个“发”其实都是一样的，在繁体中文中呢，就完全不一样的字体：頭髮、發財。如果我们需要实现按照词汇的方法去转换繁体中文，我们必须去设置一下。操作：“审阅中文简繁转换”，设置为“按词转换”，如下图所示 更大的编辑可视区域在编辑文档的时候，为了使大家有更大的编辑可视区域，wps 提供了操作区域的快速隐藏和显示功能，见下图效果：12 . 全模块的繁简转换 13 . 细节微创新 ef26 相关功能的选项卡提醒当我们在对文档进行操作的时候，wps 针对光标所在位置的不同，会有不同可操作功能选项卡的高亮提醒。双界面共存有了“更改界面”功能的同时，为了更方
32、便大家熟悉新界面，wps在新界面上增加了一个小小的下拉按钮，这样就可以同时使用“2013 风格”和“经典风格”，实现双界面共存。 可视化的快捷键显示在我们对文档进行操作的时候，使用快捷键会节省很多时间，但是如何记住那么多对应功能的快捷键呢？WPS office 提供了方便的快捷键显示，让各个功能的快捷键一目了然。只需在文档中，点击 alt 键，见下图：2714带权限输出的 PDFPDF 作为与平台无关的文本格式，是 Internet 上进行电子文档发行和数字化信息传播的理想文档格式。WPS Office支持将文字、表格、演示的文稿转换为 PDF 格式，方便大家交流。操作：“主菜单另存为输出为
33、PDF 格式”，点击“高级”按钮，可以对 PDF 的权限进行高级设置，如下图所示：28由上图所示，我们可以看到 WPS Office 输出的 PDF，可以对阅读 PDF 的权限进行设置，例如我们让阅读者，不能复制文档内容，那么就把“允许复制”的勾去掉。同样的设置可以对更改、添加批注、打印等进行权限设置。对于权限设置有个需要注意的，我们在更改了权限之后，必须设置权限设置的密码，这样阅读者在不知道密码的情况下，不能将“不允许复制”更改为“允许复制”权限。15文档加密在对一些特殊文档处理的过程中，我们可能需要用到文档加密的功能。操作方法：点击 、 应用程序主菜单文件信息文件加密，会弹出文件加密功能框，如下图，可针对打开和修改文件来设置密码，以限制别人打开或修改
