1、全 市 档 案 业 务 培 训海宁市档案局一、如何把好档案收集关？二、如何管理全宗卷？三、如何整理会计档案？四、如何管理数码照片档案？目 录档案收集的概念档案的收集是指接收与征集档案及有关文献的活动，档案接收是指档案馆（室）收存档案的活动过程，它是整个档案收集工作的中心内容，是档案部门取得和积累档案的主渠道，具体包括：（ 1）机关、企业、事业单位的档案室对本单位（部门）需要归档的文件的接收；（ 2）机关、企业、事业单位对那些未及时归档的文件的补充收集；哪些 要 归？机关文件材料归档范围包括四个方面：一是 反映本 机关 主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的
2、文件材料；二是 机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；三是 本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料；四是 其他对本机关工作具有查考价值的文件材料 。哪些 不 归？机关文件材料不归档范围也包括四个方面：一是 上级机关的文件材料中，普发性 不需 要本机关办理的文件材料，任免、奖惩非机关工作人员的文件材料，供 工作参考的抄件 等 。二是 本机关文件材料中的 重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，机关内部互相抄送 的文件材料，
3、本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文件材料 。三是 同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料 。四是 下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料 。注意点本机关的重份文件，一般文件的草稿，内部抄送的文件材料，没有保存价值的电话记录等，这些不属归档范围，禁止擅自归档。对这些不归档文件的处理：一是本级红头文件作发文汇集，每年将自己的发文放办公室柜子里查阅。二是其他重要资料可以装作一本做资料保存；三是其他不归档文件经审查销毁，任何组织和个人不得随意 处理。一般性 文件的历次修改稿、各次校对稿虽不归档，但 重要
4、的法律、法规的历次修改稿、有党和国家领导人重要修改意见和批示、指示的稿本 应属机关文件材料归档范围。机关文件的最后定稿，即使没有机关领导人的签批、审改意见，原则上亦应纳入机关文件材料归档范围，与正本文件、文件处理单一并归档 。确定归档和不归档范围 时要 注意把握 归档的重点：应该以反映本单位主要职能活动和基本历史面貌的文件为主。 凡 属本单位归档范围的文件材料，必须按有关规定向本单位档案室移交，实行集中统一管理，任何个人不得据为己有或拒绝归档。凡属本单位不归档的文件材料，各股室要妥善保管，及时清理，并按有关规定进行处理。 本 单位对应归档电子文件的元数据、背景信息、软件说明书等要进行相应归档。
5、 本单位应归档纸质文件材料中，有文件发文稿纸、文件处理单的，应与文件正本、定稿一并归档。 确定归档和不归档范围时要注意注意 收集这些经常容易漏掉的文件材料 ：一 是内部及直属单位的专门文件材料 。二 是 “ 白头文件材料 ” 。如合同、协议、简报、刊物、情况报告、历史沿革、大事记、剪报、重要文件的修改稿，党组（党委）或行政会议记录等 ；三 是会议文件材料 。四 是非纸质文件材料。如照片、录音带、录像带、电子文件、荣誉证书、锦旗、印章等实物 ；五 是收发文件的处理单，真实地记录了文件的形成、办理过程，有保存价值的都应归档。许多单位发文没有保存文件处理笺，有的连底稿都没有保留。如果领导签字的依据都
6、丢了，这个文件的价值也降低了很多，有不良企图的甚至可以伪造文件进入档案室，以便以后利用。因此所有文件处理笺和底稿必须连同正本一起存档。归档文件收集要转变 认识上的误区一 是认为红头文件应归档，白头文件可不归（比如有些单位本级发文收集很齐，可工作计划、总结、汇报材料、政工材料、业务材料等白头文件以难找为由不归档，事实上，红头文件固然重要，白头文件同样非常重要）；二是认为上级文件都应归档，而本级文件无所谓（例如有些乡镇上级文件收得很齐，而本乡镇发文和组织党群、统计和七所八站的文件收得很不齐；有些会议记录、总结、决算报表、人员调动、职工名册却没有，事实上，本级文件是最重要的，如果遗失了，以后再也无法
7、弥补，而上级文件遗失了可到上级主管部门查找）；三是认为文书档案重要，其它档案不重要。实际上，文书档案固然重要，而单位工作中产生的应归档的专门业务、会计、基建、设备、声像、电子实物等档案同样重要，必须按国家的有关规定整理，并按时移交档案室综合管理；四是认为正稿应归档，底稿可不归。事实上，底稿更重要，因为发文底稿有撰写者的笔记，也有领导者的签字，是文件产生效力的原始记录。所以，各单位在收集文件时，底稿一定要附在正稿后面，合并归档；五是个别单位认为业务档案重要，文书档案不重要。因为业务档案主管机关抓得紧，文书档案查得少。事实上，文书档案是最重要的。档案收集的具体抓手一是看国家档案局 8号令 ： “
8、收什么？什么时候收？ ”类别 内容 收集时间文书档案 文件、决议、会议记录、合同、协议、报表、计划、总结等 次年 6月底前会计档案 会计凭证类、会计账簿类、财务报告类、其他会计材料 保管一年后次年 3月底前科技档案基建类：建房、水利工程、镇村道路建设等； 竣工验收后 3月内设备、仪器的说明书等 随收声像实物档案声像 照片、视频、录音 声像、活动结束 后 3个月内实物 奖状、证书、纪念品、印章、光盘、硬盘等 随收业务档案 根据各个单位的职能情况，进行分类（规划、许可、执法等） 按业务档案规定文书档案类 （本单位形成）定义： 文书材料是指立档单位在党群工作、行政管理和业务管理活动中形成的、以文字和
9、纸质为主要信息记录方式的文件材料。（ 1） 本单位 形成的文件材料归档范围有 三类 ：一是会议文件材料。二是正式文件。三是较重要的材料。本单位形成的文件材料归档范围一 是 会议文件材料。指本单位党、政、工、团召开的代表会（大会与会议）、工作会，党组（党委）、行政领导办公会、工作会，专业会议及外出参加针对本单位主管业务的会议文件材料 ；二是 正式文件。指本单位制发的（包括转发、合发、本单位上级的批复、下级的请示等）正式文件的签发稿（定稿）、正本、重要文件的修改稿 ；本单位形成的文件材料归档范围三 是 较重要的材料 。指 本单位形成的 “ 账外文件 ” ，如工作计划、总结、报告、规章、调查、统计、
10、财务报表、交接手续、机构、人事（含人事日常工作）、合同、协议、刊物、出版物、外事活动中形成的材料；重要的人民来信来访、领导的批示、领导人在公务活动中形成的重要信件、电报、电话记录、从外单位带回的与本单位有关的文件材料；反映本单位（本行业）的历史沿革、大事记、年鉴、重要活动的剪报、荣誉证书、声像材料、实物等。文书档案类 （上级单位形成）（ 2） 上级单位 的文件材料的归档范围包括：一是需贯彻执行的会议主要文件材料，本单位主要业务的文件及非本单位主管业务的法规性文件；领导人、人民代表等视察、检查本单位的文件材料（含声像材料）；二是代上级单位草拟并被采用的文件的最后草稿和印本（包括报纸、刊物转载的文
11、件材料）；文书档案类 （ 同级 、 非 隶属单位 ）（ 3） 同级单位 和非隶属单位的文件材料的归档范围有：一是虽不是本单位主管业务但需贯彻执行的法规文件；二是对本单位检查的重要文件；三是重要的来往文件。文书档案类 （下级单位）（ 4） 下级单位 的文件材料的归档范围有：一是下级单位报送的重要工作计划、总结、报告、典型材料、报表、预决算及法规性备案文件；二是直属单位报送的重要科技管理性文件材料。业务 档案 类主要包括反映本单位在从事业务工作等活动中形成的专门文件材料。以司法局为例 ：设置单独类别的业务档案有：公正 业务档案、律师业务档案、社区服刑人员档案、法律援助档案等科技档案科技档案主要分为
12、基建类和设备类。基建 类：单位办公楼建设相关资料、内部装修资料等。科技档案科技档案主要分为基建类和设备类。设备类：服务器、办公电脑等。会计档案(一 )会计凭证 ,包括原始凭证、记账凭证 ;(二 )会计账簿 ,包括总账、明细账、日记账、固定资产卡片及其他辅助性账簿 ;(三 )财务会计报告 ,包括月度、季度、半年度、年度财务会计报告 ;(四 )其他会计资料 ,包括银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书及其他具有保存价值的会计资料。特种载体 档案1.实物类：包括 证书 、奖状、锦旗、奖杯、奖章、奖牌、 匾 、 活动 标志、
13、证件、证书、奖章、纪念品、纪念邮票、组织机构 印章 、 印信 （包括旧印章、印模、徽标 ） ，以及 其它 有重要保存利用价值的实物特种载体 档案2.照片类：2.1普通照片特种载体 档案2.照片类：2.2数码照片特种载体 档案3.磁介质类：包括光盘、移动硬盘等档案收集的 具体 抓手二是看各单位根据自己实际新修订的归档范围和保管期限表： “ 每个内设科室对应哪些文件？ ”归档 文件整理工作一般由文件材料形成科室承担，单位档案管理人员负责 指导 。以市委党校制定的归档范围和保管期限表为例，右侧为内设科室教育科（信息管理科）对应归档文件的范围。 。 。教育 科（ 信息管理 科 ）1.科室年度 计 划
14、.总结 30年2.本校召开的干部教育培 训工作会 议 材料 永久3.干部教育培 训 安排意 见 .计划等文件材料 永久4.干部教育主体班 .企 业经营管理者学院 .联办 班培 训资料（文件 .学 员 手册 .审 批表 .签 到表 会 审 表 .测评 表 .通知 .名 单 .日程 .讲话 .总结 .典型材料 .代表 发 言材料 .交流材料 .简报 ）30年5.上 级领导检查 .视 察 .调 研工作形成的文件材料 30年6.各 类汇编 材料 30年7.年度教 师 宣 讲专题汇总表 30年8.各 类 培 训 班 汇总 表 30年9.教育工作考核材料 30年10.信息化建 设 考核材料 30年11.教
15、育活 动 有关 资 料 30年。 。 。归档的时间节点归档时间是指文书部门或有关业务部门将需要归档的文件向档案室移交的时间 。各单位 文书档案执行行政年度（每年 1月 1日至 12月 31日止），应在次年六月底前归档 ；确保 按时完成一般可运用三种形式结合收集 :（ 1） 随 办随归 ;（ 2） 定期 收集 ;（ 3） 年终 集中收集归档文件收集小技巧Tip1：文书先行、下发通知以办公室或 行政科名义 向各职能部门下发档案收集通知，明确收集内容、收集要求和移交时间，并从本单位归档范围和档案保管期限表中截取相应部门的归档内容，以明确要求。拟发档案收集通知归档文件收集小技巧Tip2：高层路线、会议要求提请档案工作分管领导或档案工作部门负责人在一定场合或会议上对做好归档文件收集工作提出要求，然后上门进行收集。会议上对档案收集提出要求归档文件收集小技巧Tip3：主动出击、各个突破档案工作人员逐一通知各职能部门兼职档案人员，要求移交上年度应归档文件，并明确移交内容、移交要求和移交时间。喂，小王，要开始收集归档文件啦！归档文件收集小技巧丰富优化 ,突出自我做好档案收集工作，必须坚持八字方针，那 就是 ：
