1、 Copyright 2013计算机基础案例解析指导教程计算机基础案例计算机基础案例案例案例 4 Word文档编排文档编排Copyright 2013计算机基础案例解析指导教程案例案例 4 WORD文档编排文档编排l功能盘点l应用聚焦l应用解析l操作准备l具体实现Copyright 2013计算机基础案例解析指导教程3l Word 2010 是 由 Microsoft 公司 开发 设计的文字处理软件，是 Microsoft Office 2010 的系列组件之一，它是被公认的Microsoft Office 2010 应用最广泛的中心组件。 l Word 2010集成了文字、表格、图片、剪贴画
2、、形状、SmartArt、图表、文本框、艺术字、公式、符号以及对象等多种文档元素于一身，配合字体、段落、样式、项目符号、编号、主题、页面布局和视图显示等丰富便捷的文档编辑排版功能，以及多种高级的文档编辑技术，如：节、域、引用、审阅和邮件合并等，可以高效快捷地创建出格式规范、内容丰富、排版精致的各种形式的文档文件。功能盘点Copyright 2013计算机基础案例解析指导教程4功能盘点文档基本元素 :文字、图片、表格、图表、SmartArt、形状、公式、符号、艺术字编辑： 插入、改写、复制、粘贴、查找、替换、选定、格式刷格式： 字体、段落、项目符号、编号、样式、设计格式套用视图： 页面、草稿、大
3、纲、阅读、导航、显示比例、窗口排列布局： 页边距、纸张方向大小、文字方向、分栏、分节、分页、主题、背景、边框底纹、稿纸 引用： 目录、脚注、题注、交叉引用、页眉页脚、域、索引、书签、超链接审阅： 批注、修订、比较、校对、更改、保护、语言翻译邮件： 邮件合并、创建信封和标签Copyright 2013计算机基础案例解析指导教程案例案例 4 WORD文档编排文档编排l功能盘点l应用聚焦l应用解析l操作准备l具体实现Copyright 2013计算机基础案例解析指导教程6l 短文档l 短 文档是指文档篇幅普遍较短，通常只在一页或几页的文档范围内，呈现出所有想要传递和表达的文档信息。诸如主题小报、贺卡
4、、邀请函或会议通知（邮件合并）以及广告宣传单等，均属于这类应用范畴。l 通常对这类文档的编排设计，主要注重的是版面布局的多样性和整体视觉的协调性。插图和装饰要恰到好处地衬托和渲染主题 。应用聚焦Copyright 2013计算机基础案例解析指导教程7应用聚焦Copyright 2013计算机基础案例解析指导教程8应用聚焦Copyright 2013计算机基础案例解析指导教程9应用聚焦Copyright 2013计算机基础案例解析指导教程10应用聚焦Copyright 2013计算机基础案例解析指导教程11操作步骤应用聚焦 纸张大小 纸张横向 或横向拼页、书籍折页等页面纸张 表格打底（隐藏表格线
5、） 或分栏分隔区域 或文本框叠放（隐藏框线底色）页面布局 文字和段落格式 图片、表格、艺术字等插入元素的格式设计样式 自绘形状以及轮廓、填充和效果样式页面内容 背景图片或水印、页面边框、装饰线条 页眉页脚 多种对象的组合、叠放和布局环绕页面装饰 建立数据源 Excel或 Access表格 嵌入不同对象的关键字信息（域） 预览合并结果并完成邮件合并或发送邮件 合并（ 可选）Copyright 2013计算机基础案例解析指导教程12l 长文档l 长 文档是指文档篇幅相对较长，通常在十几页或几十页以上的文档范围内，呈现出所有想要传递和表达的文档信息。诸如论文、书稿和各种报告文件等均属于这类应用范畴。
6、l 对于这类文档的编排设计，主要注重的是版面布局的一致性和整体文档格式的统一性。l 通常长文档表述的主体是文字，强调文字标题编号的规范性。同时，通过合理地分隔文档区域，可以达到灵活控制不同区域的页面呈现不同效果的目的 。应用聚焦Copyright 2013计算机基础案例解析指导教程13l 长文档l 另外 ，为了便于文档的修改和编辑，还应该将文档设置为具有自动更新的样式编号、自动生成或更新的目录、自动标注的图表以及页眉页脚等。需要特别强调的是，在长文档中的插图与短文档中的作用不同，图片不再仅仅是纯粹的装饰配角作用，而更多的是为了配合文字内容叙述的需要，也就是说长文档中的图片多数与文字密切相关，文
7、字中需要通过交叉引用来标识对应的图片。应用聚焦Copyright 2013计算机基础案例解析指导教程14l 长文档应用聚焦Copyright 2013计算机基础案例解析指导教程15l 长文档应用聚焦Copyright 2013计算机基础案例解析指导教程16应用聚焦纸张大小纸张纵向或横向或横向拼页、书籍折页等页面纸张页面视图、草稿视图、大纲视图主题导航窗格、页面导航窗格、索引关键字导航窗格浏览显示页面比列视图方式插入分页分隔页面内容插入分栏控制内容布局插入分节分隔区域格式页面布局文字和段落格式图片、表格、艺术字等插入元素的格式设计样式自绘形状以及轮廓、填充和效果样式页面内容文本标题标号级别设置套
8、用或修改样式设置或定义项目符号、编号或多级列表格式规范自动编号题注、页眉页脚正文对题注的交叉引用自动生成正文目录、图目录、表目录引用和域背景图片或水印页面边框、装饰线条多种对象的组合、叠放和布局环绕页面装饰大纲视图方式下显示文档或者插入已经存在的子文档（常规文档）或者选择文档中的内容（段落或章节）创建子文档主控文档（可选）操作步骤Copyright 2013计算机基础案例解析指导教程案例案例 4 WORD文档编排文档编排l功能盘点l应用聚焦l应用解析l操作准备l具体实现Copyright 2013计算机基础案例解析指导教程18l 文档 总体风格定调l 专题介绍 “ 杭州西湖 ” 属于文化休闲或
9、宣传推广类主题，是对一个城市风景的全方位论述，内容应该包括杭州西湖的历史、由来、文化、地理、人文、特色景点和旅游导航等。l 尽管案例文档是以文字叙述为主的长文档类型，但是，为了避免阅读文档容易产生视觉疲劳感或枯燥乏闷感，所以在版面编排方面，文字标题层次要明晰易读，文字段落布局要宽松整洁，而在背景装饰和色彩风格上，则应该定调为清新和舒适的色系 。应用解析 定位Copyright 2013计算机基础案例解析指导教程19l 文档 主题内容组织l 根据案例文档的总体风格定调，在网络中收集与主题及篇幅相关的文字和图片信息，并对文字资料进行筛选和整合，而对图片信息的选择一定要清晰并切题。l 另外，网上的文
10、字信息常常夹杂着各种格式和符号，如软回车、多余的空格、多余的回车、隐式的表格底框、背景色等等，需要进行特别的清理或替换处理 。应用解析 定位Copyright 2013计算机基础案例解析指导教程20l 文档 页面排版布局l 为规范并有效地编排文档，应该通过套用和修改系统内置样式、项目符号以及多级编号列表，来规范化文档的层次标题编号；并通过分隔文档区域，合理设置文档页面的个性化效果，如页面大小、方向、分栏和页面背景等。另外，还应该通过引用和域，自动生成文字标题目录、图目录、图片题注以及页眉页脚等。l 文档页面插图装饰l 最后通过套用图片格式设计样式，对封面、背景图片和页眉页脚插图进行装饰和设计。
11、应用解析 定位Copyright 2013计算机基础案例解析指导教程21应用解析 规划案例实现的规划方案确定主题“杭州西湖 ”收集资料文字信息图片信息整理素材清理格式剔除软回车、空格、超链接删除打底表格或边框底纹页面设置纸张大小和方向文字排版方向每页行数、每行字数页眉页脚奇偶不同视图显示标题导航窗格+页面视图格式样式套用标题和正文样式修改系统样式定义新的多级列表分隔章节每章前插入奇数页节设置每节的页面参数引用和域插入页眉页脚插入题注自动生成目录装饰页面页面背景插图格式设计边框底纹Copyright 2013计算机基础案例解析指导教程22l 关于 文档格式清理l 如果只考虑文档中的文字信息而忽略
12、图片信息，那么最快速清理网络文档格式的方法就是运用 “ 选择性粘贴 ” ，选择 “只保留文本 ” 即可。l 如果希望文档中既保留文字信息也保留图片信息，那么可以通过常规粘贴时系统的提示对话框来选择操作。l 如果希望保留文档所有信息和原有格式，而只想剔除文档中的部分格式或符号，那么可以运用 “ 替换 ” 功能，不但可以替换文档的内容，还可以替换文档中的特殊格式和符号。应用解析 技巧Copyright 2013计算机基础案例解析指导教程23l 关于 编辑文档的视图l 如果仅仅在页面视图方式下对长文档进行编辑和浏览，显然对文档的总体宏观性定位效率很低，比较方便并高效的编辑视图方式，推荐使用 “ 标题
13、导航窗格 ” 配合 “ 页面视图” 。但是如果要在标题导航窗格中出现文档的标题，就必须事先对文档的标题级别进行设置，设置的方法有两种：一是通过系统的大纲级别设置；二是通过套用系统内置标题样式设置 。应用解析 技巧Copyright 2013计算机基础案例解析指导教程24l 关于 页面区域划分l 如果要保持不同章节或页面区域的个性化格式，如纸张大小和方向、页眉页脚、背景图片和分栏等，除了设置页眉页脚的 “ 奇偶页不同 ” 和 “ 首页不同 ” 外，唯一的方法就是通过插入 “ 节 ” 来人为地分隔文档区域，再对所在 “ 节 ” 进行页面格式的设置 。应用解析 技巧Copyright 2013计算机
14、基础案例解析指导教程25l 关于自动编号和生成目录l 如果要规范化文档的标题编号和格式风格，可以通过先套用系统内置样式，再对系统样式或多级编号列表进行个性化修改，这样系统就会自动批量地更新之后对文档的所有修改和变动。另外，在确定和规范了文档的标题级别编号后，就可以自动生成图片的题注、文字对图片的交叉引用、文字标题目录、图目录和页眉页脚等，即使文档发生了变动和修改，只需要通过 “ 更新域 ” ，就可以将文档自动更新为最新状态。应用解析 技巧Copyright 2013计算机基础案例解析指导教程26l 关于页面背景图片设计l 在 Word中，如果要设置页面背景图片的水印效果，那么无论是否有节的分隔
15、，所有的文档页面都是同样的效果；如果想要在不同的节范围，设置页面不同的个性化背景图片，可以运用 Word的文字层和页眉页脚层的概念，在页眉页脚层插入图片，先设置图片 “ 浮于文字上方 ” 以便于调整图片的大小，最后将图片设置为 “ 衬于文字下方 ” 即可。应用解析 技巧Copyright 2013计算机基础案例解析指导教程案例案例 4 WORD文档编排文档编排l功能盘点l应用聚焦l应用解析l操作准备l具体实现Copyright 2013计算机基础案例解析指导教程操作准备l 概述l 页面设置l 视图方式l 文字与段落 格式l 文档 元素l 分割设置l 页眉页脚l 样式l 注释与引用l 目录l 模
16、板l 域的操作l 邮件合并l 文档修订28Copyright 2013计算机基础案例解析指导教程29l 页面l 页面布局 页面设置l 选取 纸张、设定纸张方向、设置版心和页眉页脚区域、设置文档网格等。 l 视图l 视图 显示 导航窗格l 视图 文档视图 大纲视图l 建议选择标题导航 +页面 视图或者主控文档视图方式l 选择 合适的视图方式，能够使论文结构清晰，撰写思路畅通。 操作准备 概述Copyright 2013计算机基础案例解析指导教程30l 节l 页面布局 页面设置 分隔符 分节 符l 插入 分节符是按节设置节格式的前提。l 栏l 页面布局 页面设置 分栏l 根据 文档实际内容需要，可设置分栏，分栏页面自动分节。l 页眉 和页脚 l 插入 页眉 和页脚l 页码l 插入 页眉和 页脚 页码l 可以 按节设置页眉、页脚和页码。操作准备 概述
