办公自动化最全教程16(免费).ppt

1、1,办公自动化最全教程16,2,办公自动化培训教程(一),办公系统的初步使用,网络中心 李亚文 2001.8,3,办公系统的初步使用(150),办公自动化概论 (30) Windows的初步使用(20) 办公文档的建立与维护 (30) 办公系统Web方式的使用方法(40) 上机练习作业 讨论 (15),4,办公自动化概论,网络的基本知识,Windows 操作系统,IE的使用,办公系统 浏览器端使用,办公系统 客户端使用,文档管理,首都师大办公信息管理系统,5,办公自动化概论,（一）办公自动化定义办公自动化（Office Automation,简称OA ）是指将计算机技术、通讯技术、信息技术和软

2、科学等先进技术及设备运用于各类办公人员的各种办公活动中，从而实现办公活动的科学化、自动化，最大限度提高工作质量、工作效率和改善工作环境。,办 公 系 统 的 初 步 使 用,6,办公自动化是当前国际上飞速发展的一门综合多种技术的新型学科 办公自动化是一个人机信息系统 办公自动化将办公信息实现了一体化处理 办公自动化的目标十分明确，是为了提高办公效率和质量,办 公 系 统 的 初 步 使 用,办公自动化概论,（二）办公自动化特点,7,办 公 系 统 的 初 步 使 用,办公自动化概论,8,收发文管理 外出人员管理 会议管理 领导活动安排 论坛管理,办 公 系 统 的 初 步 使 用,办公自动化概

3、论,（三）办公自动化系统的功能组成,个人用户管理 电子邮件 远程办公 档案管理 简报期刊,9,办 公 系 统 的 初 步 使 用,办公自动化概论,（四）国内外发展情况,美国OA系统的发展情况,10,办 公 系 统 的 初 步 使 用,办公自动化概论,（四）国内外发展情况,我国OA系统的发展情况,11,办 公 系 统 的 初 步 使 用,办公自动化概论,现代办公自动化系统,12,微型计算机,办 公 系 统 的 初 步 使 用,办公自动化概论,（五）现代办公自动化设备,13,办 公 系 统 的 初 步 使 用,办公自动化概论,显示器,主机,键盘,鼠标,音箱,话筒,摄像头,14,微型计算机 打印机,

4、办 公 系 统 的 初 步 使 用,办公自动化概论,（五）现代办公自动化设备,15,微型计算机 打印机 复印机,办 公 系 统 的 初 步 使 用,办公自动化概论,（五）现代办公自动化设备,16,微型计算机 打印机 复印机 传真机,办 公 系 统 的 初 步 使 用,办公自动化概论,（五）现代办公自动化设备,17,微型计算机 打印机 复印机 传真机 扫描仪,办 公 系 统 的 初 步 使 用,办公自动化概论,（五）现代办公自动化设备,18,微型计算机 打印机 复印机 传真机 扫描仪 数码相机,办 公 系 统 的 初 步 使 用,办公自动化概论,（五）现代办公自动化设备,19,Office 20

5、00 Word 2000 Excel 2000 PowerPoint 2000 Access 2000 FrontPage 2000 Outlook 2000 Lotus Smartsuite WPS 2000,办 公 系 统 的 初 步 使 用,办公自动化概论,（六）办公软件概述,20,以上介绍了办公自动化的基本概念、办公自动化系统的主要功能，介绍了微型计算机、打印机、复印机、传真机和其他常用现代办公设备的基本常识，还简要介绍了常用办公软件的应用场合。这里着重进行办公自动化的知识性介绍，使大家了解办公自动化的相关概念和基础知识，为后面的操作应用打下基础。,办 公 系 统 的 初 步 使 用,

6、办公自动化概论,（七）小结,21,开机步骤： 电源开关-外设电源主机电源 出现异常： Ctrl+Alt+Del Reset 关闭电源 关机步骤： 关闭所有应用程序开始关机,二.Windows使用基础,办 公 系 统 的 初 步 使 用,（一）计算机的开机和关机,22,桌面介绍图标， 开始菜单：程序，文档，设置，查找，帮助，运行，关闭 任务栏 任务栏：内容，移动，属性 快捷菜单与快捷方式 快捷菜单：单击鼠标右键，随鼠标右击的对象和位置不同， 出现的菜单也不同。 快捷方式： 调用应用程序的简捷方式。 是指向某个程序的软连接，记录了应用程序的位置及其运行参数。左下角斜向上的箭头标志。我的电脑：,二.

7、Windows使用基础,办 公 系 统 的 初 步 使 用,（二）桌面和任务栏,23,是一个用于文件、文件夹和磁盘管理的实用程序。 启动： 开始 程序 资源管理器 我的电脑 右键 资源管理器窗口组成: 管理结构，左文件夹列表，右文件夹内容查看文件夹和文件： 查看内容 “+” “-” 显示方式：列表，大图标，小图标，详细资料 排序选择文件或文件夹 对文件或文件夹进行移动、复制、删除等操作之前，必须 先选中它们。Shift, Ctrl,二.Windows使用基础,办 公 系 统 的 初 步 使 用,（三）资源管理器,24,文件与文件名: 8.3规则，长文件名 复制、移动、删除文件或文件夹 鼠标操作

8、：同一驱动器，Ctrl 复制不同驱动器，Shift 移动 菜单操作：复制、剪切、粘贴 删除文件或文件夹：Delete,菜单删除 创建文件夹 更改文件或文件夹的名称 查找文件和文件夹：通配符*和？ 回收站：清空,恢复 创建快捷方式：右键拖放 运行程序,二.Windows使用基础,办 公 系 统 的 初 步 使 用,（四）文件管理,25,格式化软盘 复制软盘 清理及修复磁盘,二.Windows使用基础,办 公 系 统 的 初 步 使 用,（五）磁盘管理,26,控制面板简介 日期/时间，显示，输入法，字体，键盘，鼠标， 添加新硬件，添加/删除程序，声音，多媒体， 网络，调制解调器，打印机，区域设置，

9、系统 更改日期和时间 定制显示效果：桌面背景，屏幕保护，窗口外观，颜色与分辨率 设置鼠标添加删除程序 安装/卸载程序 安装/卸载 Windows程序 创建Windows启动盘,二.Windows使用基础,办 公 系 统 的 初 步 使 用,（六）控制面板,27,打印机设置：厂商，品牌型号 打印文档: 菜单“文件”，“打印” 拖动图标到打印机文件夹 打印队列管理：暂停，清除,二.Windows使用基础,办 公 系 统 的 初 步 使 用,（七）打印管理,28,启动帮助系统 按主题查找帮助信息 索引查找帮助信息 复制、打印帮助信息,二.Windows使用基础,办 公 系 统 的 初 步 使 用,（

10、八）帮助系统,29,三.办公文档的建立与维护,办 公 系 统 的 初 步 使 用,（一）汉字的输入方法,输入法的选择： Ctrl+空格: 中英文输入方式切换 Ctrl+Shift(Alt+Shift)：输入法切换输入法的设置 全/半角（shift+空格），标点符号，软键盘 手工造词 智能ABC输入法,30,三.办公文档的建立与维护,办 公 系 统 的 初 步 使 用,（二）利用软键盘输入特殊符号,31,三.办公文档的建立与维护,办 公 系 统 的 初 步 使 用,（三）通过Word 2000建立文档,建立新文档 打开已经存在的文档 保存文件 菜单：文件，保存 Ctrl+S,Alt+F+S 工具

11、按钮：软盘图标 另存为：菜单，另存为,Alt+F+A 自动保存文件：工具，自动保存关闭文件 文件，关闭 关闭按钮： Ctrl+F4,关闭当前文档 Alt+F4,32,三.办公文档的建立与维护,办 公 系 统 的 初 步 使 用,（四）文字的录入与修饰,选择文字 删除、复制与粘贴 撤销、恢复、重复操作 查找与替换 文本的格式,33,三.办公文档的建立与维护,办 公 系 统 的 初 步 使 用,（五）文档的排版,分栏与分页项目符号和编号页眉和页脚,34,三.办公文档的建立与维护,办 公 系 统 的 初 步 使 用,（六）页面设置与文档的输出,文件,打印,页面设置,35,三.办公文档的建立与维护,办

12、 公 系 统 的 初 步 使 用,（七）插入图片,插入剪贴画 插入图片剪贴画,插入图片文件 插入图片来自文件,36,三.办公文档的建立与维护,办 公 系 统 的 初 步 使 用,（八）表格的建立,使用“插入表格”按钮自动制表 使用“插入表格”菜单自动制表 自动套用格式 表格的编辑和排版 文字与表格的转换,37,三.办公文档的建立与维护,办 公 系 统 的 初 步 使 用,（九）图形与艺术字的使用,38,三.办公文档的建立与维护,办 公 系 统 的 初 步 使 用,（十）图文混排,选定图形鼠标右键“设置图片格式” “版式”,39,四.我校办公系统的使用（一）,办 公 系 统 的 初 步 使 用,

13、（一）概述,新的办公系统的引入进入办公系统的方法,双击IE5.0的快捷方式图标,在IE 5.0中输入：,Http:/cnu_office/foxoa,40,41,四.我校办公系统的使用（一）,办 公 系 统 的 初 步 使 用,（二）用户口令的修改,42,四.我校办公系统的使用（一）,办 公 系 统 的 初 步 使 用,（三）关心动态信息,用鼠标在信息标题上停留片刻即可得到信息的详细内容。,43,四.我校办公系统的使用（一）,办 公 系 统 的 初 步 使 用,（四）主界面的组成,有2封邮件,有2条消息,44,四.我校办公系统的使用（一）,办 公 系 统 的 初 步 使 用,（五）查看在线人员

14、,将鼠标移动到“Messages” 上，当出现,时，单击鼠标左键，进入 消息管理界面。,点击次图标查看消息,45,四.我校办公系统的使用（一）,办 公 系 统 的 初 步 使 用,（六）查看消息,关闭此窗口,删除选择的消息,选择需要删除的消息,消息发送时间,显示消息发送者的名字,消息内容,46,四.我校办公系统的使用（一）,办 公 系 统 的 初 步 使 用,（七）发送消息,1.选择消息接收者,2.输入消息内容,3.点击发送按钮,选择多个接收者方法： Ctrl: 间隔选择 Shift: 连续选择,47,四.我校办公系统的使用（一）,办 公 系 统 的 初 步 使 用,（七）发送消息,如果见到下

15、面提示对话框，说明成功发送了消息。,48,四.我校办公系统的使用（一）,办 公 系 统 的 初 步 使 用,（八）管理消息,关闭此窗口,删除选择的消息,选择需要删除的消息,未读消息的用户,已读消息的用户和时间,消息内容，发送消息的时间击接收者名单。,49,四.我校办公系统的使用（一）,办 公 系 统 的 初 步 使 用,（九）查看邮件,步骤：个人文件夹-收件箱-详细内容,2. 单击图标查看邮件内容,1.点击查询新邮件图标,50,四.我校办公系统的使用（一）,办 公 系 统 的 初 步 使 用,（十）管理邮件,收件箱：存储收到的电子邮件发件箱：保存待发的电子邮件。已发送邮件：保存已发送邮件的拷贝

16、。邮件的查询与删除：,51,四.我校办公系统的使用（一）,办 公 系 统 的 初 步 使 用,（十一）发送邮件,用鼠标点击图标,即可进行发送邮件,52,四.我校办公系统的使用（一）,办 公 系 统 的 初 步 使 用,（十一）发送邮件,步骤： 选择收件人 选择抄送人 填写主题 填写内容 点击发送键,双 击 鼠 标,53,四.我校办公系统的使用（一）,办 公 系 统 的 初 步 使 用,（十一）发送邮件,添加附件： “浏览”文件 添加 查看核对 发送,54,四.我校办公系统的使用（一）,办 公 系 统 的 初 步 使 用,（十二）发送动态信息,方法步骤与发送邮件相同，只是收件人选择“电子公告”,

17、55,四.我校办公系统的使用（一）,办 公 系 统 的 初 步 使 用,（十三）查看公文,排序：升序，降序详细信息，文档，图片的查看组合查询文档的删除,换页设定记录数定位页号,56,四.我校办公系统的使用（一）,办 公 系 统 的 初 步 使 用,（十四）组合查询,1. FoxOA Web Search模块基于标准的SELECT语句实现,查询结果由SQL Server执行并返回.保证结果的正确性. 2. 在查找不同类型字段时,系统能帮助您使用正确的比较符. 3. 用户可看到下拉框和文本框.容易看出每个框的具体用途,对于普通用户来说,可以直接添加完所需条件,点提交即可;但对于高级用户来说,可把S

18、ELECT语句中WHERE以后的部分,直接写到编辑区中(注:必须使用所查字段的英文字段名,可在选择所查字段点添加后得到) 4. 在需要括号运算的情况下,只有由用户自行编辑实现! 5. 点提交后,查询结果将在主列表区中返回. 6. 在输入出错的情况下,比如数据类型不匹配、不合法字符等,提交后将返回为空的结果.,57,四.我校办公系统的使用（一）,办 公 系 统 的 初 步 使 用,（十五）帮助信息,58,信息上报的步骤： 信息员用word收集整理信息。 发送到总支书记。 总支书记审核“把关”。 总支书记发送到：信息中心，校刊，校领导，有关部门等。 2. 各个职能部门发送通知（通过消息） 3.信息的收集方法： 以往的文档。 网页。 其它资料。 4.意见与建议：信息中心（转发），各部门。,59,五.上机练习作业,修改自己的用户口令 收发消息 收发邮件 查看校字第*号文的内容 请将“新闻意识的培养”讲座的提纲通过邮件发送到“李雪霞”的邮箱中。 请简述办公自动化系统的结构，并通过办公系统中的消息传递发送给“李雪霞” 。(讲义第九页),办 公 系 统 的 初 步 使 用,60,六.讨论,办 公 系 统 的 初 步 使 用,怎样建立一份办公文档？如何打印？ 怎样通知有关部门开会？ 怎样了解各部门是否收到通知？ 如何向全校发布动态信息？ 查看有关文件？,