1、电子表格处理软件Excel2003,第五部分,Excel概述 Excel的基本操作 Excel工作表的格式操作 公式和函数的使用 数据的图表化 工作表的打印 数据的管理分析,本部分要点,基本功能 基本概念,第1章 Excel概述,（1）建立电子表格 （2）输入数据 （3）编辑电子表格 （4）格式设置 （5）数据库管理功能 （6）统计计算 （7）图表处理 （8）打印输入 （9）数据共享,1. 基本的功能,2.基本特点,用户界面直观，操作简便易用 类似手工处理，函数种类繁多 表的容纳量大，处理能力超强 百种基本图案，图表生成容易 自动计算求和，智能程度高 数据分析工具，长于分析管理 数据方便传递，
2、成果易于共享,3.基本概念,（1）Excel的启动与退出,（2）Excel窗口,工作控 制按钮,程序控制按钮,名称框,工作表标签,编辑栏,A1：行列标题 定位单元格,工作表格区域,输入按钮,4.Excel电子表格的组成与结构,单元格 最小：A1 最大 ：IV65536 单元格区域 工作表：最多256列65536行存储包括字符串，数字，公式，图表和声音。当前活动工作表 工作薄 Excel文件，类似文件夹，相关的表格或图表存放一起，最多包含255个工作表,工作薄的操作 工作表的数据输入 编辑工作表,第2章 Excel的基本操作,工作薄的操作,创建工作薄“文件”菜单的“新建” “常用”工具栏“新建”
3、按钮 打开工作薄“文件”菜单的“打开” “常用”工具栏“打开”按钮“文件”菜单中比存放的“工作薄文件名” 查找工作薄“打开”对话框“查找范围”列表中查找可用通配符“*”和“?”,键入文件的扩展名查找 保存工作薄 关闭工作薄,2.工作表的数据输入,数值型数据（数字和公式计算结果） 字符型数据（汉字，字母，符号，数字字符串）,（1）数字数据的输入 输入数字后按回车键或编辑栏的输入按钮 取消用取消按钮或Esc，删除用Del键 默认右对齐，数字太长自动以科学计数法显示,（2）字符的输入 默认左对齐 输数字字符串 例：789 或 =“789”，不具有计算功能,（3）日期和时间的输入 日期格式，月/日/年
4、 月.日.年 ,年月日之间用分隔线或斜线。当前日期（ctrl+;） 时间格式，时.分.秒 AM/PM时分秒之间用冒号。当前时间（ctrlshift+:） 单元格输日期后如何转输数值单元格内打开“格式”菜单中“单元格”出现对话框单击“数字”选项卡选“数值”,（4）序列数据的输入数字序列字符序列 拖动快速输入,3.编辑工作表,（1）区域的引用 选定单元格 鼠标单击 快捷键F5 选定多个单元格 连续区域的选定不连续区域的选定按住Ctrl键 一行（列）或多行的选定连续拖动鼠标，不连续用Ctrl 选定整个工作表,鼠标拖动，用Shift键名称框中输入单元格区域，回车单击“编辑”菜单的“定位”, 单元格的引
5、用,单元格可用列字母（A）和行号（1）表示，例如：D5,引用同一张工作表的单元格：,引用同一工作薄中其他工作表的单元格：,引用其他工作薄中工作表的单元格：,引用同一张工作表的单元格 相对引用: D5单元格 公式“=A5*C5+B5 D6单元格 公式“=A6*C6+B6 公式在单元格位置的改变单元格的引用改变 绝对引用： D9单元格 公式“=$A$9*$C$9$B$9D10单元格 公式“=$A$9*$C$9$B$9 混合引用： D16单元格 公式“=$A$16*$C$16B16 D17单元格 公式“=$A$16*$C$16B17,引用同一工作薄中其他工作表的单元格,例如：引用连续工作表的单元格：
6、日入库，日入库1，日入库2，日入库3，日入库4 “日入库”工作表单元格C4的值=另外四章工作表C4单元格值的和“=SUM（日入库1：日入库4！C4）,例如：四张工作表：销售统计，商品基本资料，日出库量，日入库量“销售统计”工作表：单元格C4中键入公式“=（日入库量！D6-日入库量！D6）*商品基本资料!B6,引用不同工作薄中工作表的单元格,例如：”日入库文件”统计出来了日入库量【C4】“销售统计文件”中有商品单价【B6】“日入库文件”中计算日入库量的商品总价【D4】单元格 D4 “=C4*销售统计.xls商品基本资料!$B$6,（2）区域的移动和复制 区域移动 数据公式移动距离近，鼠标拖动，文
7、字和公式保持不变 距离远，用 “剪切”和“粘贴”工具按钮进行移动 区域复制 数字，字符原样复制 复制公式，参数根据引用的变化情况作适当的参数改变鼠标拖动，按Ctrl“剪切”和“粘贴”工具按钮, 拖动填充,（3）区域的插入和删除 行插入 选取插入的位置，单元格或行 从 “插入”菜单下的“行”命令 列插入 单元格插入 选定位置 “插入”菜单下“单元格”命令，出现对话框、 行（列）的删除“编辑”菜单上“删除”，删除不是清除内容，是删除行单元格和区域的删除利用填充柄来删除内容，与Del键功能相同,（4）单元格数据的查找和替换 查找 “编辑”菜单下的“查找”命令，出现对话框 键入“查找内容”，“搜索范围
8、”可选择 替换,（5）工作表的插入，删除，复制和移动文件打开只有3个工作表，根据需要插入或删除，移动，重新排列工作表 工作表的插入 “插入”菜单上“工作表” 工作表的删除 “编辑”菜单上“删除工作表” 工作表的更名 双击“工作表标签”，“直接键入名字” 工作表的移动和删除 “编辑”菜单上“移动（复制）工作表” 同一工作薄中移动或复制直接拖动移动，或按Ctrl键拖动复制 不同工作薄之间移动（复制）工作表： 打开源和目标工作薄，激活要移动（复制）的工作表 单击“编辑”菜单上“移动（复制）工作表”，出对话框 选择目标工作薄中要插入的位置，确定,不同工作薄之间移动（复制）工作表,（6）工作表的分割横向
9、和纵向分割，查看或编辑同一工作表的不同部分单元格 水平分割工作表 指针到“水平分隔条”，上下拖动它到合适位置 每个窗口有各自的滚动条，两个窗口行方向查看 垂直分割工作表 指针到“垂直分隔条”，上下拖动它到合适位置,（7）工作薄和工作表的保护 工作薄的保护 访问工作薄的权限保护 限制打开工作薄：“文件”菜单里“另存为”对话框中“工具”按钮，“常规选项”中的“保存选项” 限制修改工作薄：同上 限制取消工作薄：同上打开删除密码 对工作薄的工作表和窗口的保护不允许工作表的移动，删除，插入，重新命名结构不允许工作薄窗口的移动，缩放，隐藏等操作窗口 单击“工具”菜单里“保护”命令，选择“保护工作薄”选项
10、可选择“结构”或“窗口”复选框 键入密码,工作薄的保护,工作薄的保护,窗口,工作表的构成,工具,工作表的保护, 工作表的保护 选择工作表 单击“工具”菜单里“保护”命令，选择“保护工作表”选项 可选择“内容”或“对象”“方案”复选框 “内容”：防止修改工作表数据 “对象”：防止修改工作表或图表中的图形对象 “方案”：防止修改工作表中方案的定义 键入密码确定, 单元格的保护 选取不需要保护的单元格或区域 单击“格式”菜单里“单元格”命令，打开对话框 单击“保护”选项卡，选择“隐藏”复选框，取消“锁定”复选框 选择 “工具”菜单里“保护”子菜单中“保护工作表”命令 在“密码”编辑框中输入密码，按“
11、确定”按钮，进入对话框 再次输入口令，按“确定”按钮。,选中范围外单元格的数据或公式不能被修改 选取区域内的单元格数据或公式可以被修改，但数据和公式被隐藏，不显示在编辑栏中,工作表的保护,工具,工作表的保护,单元格的保护,对齐 字体格式 数值格式 行高，列宽的调整 格式复制和删除 常见错误信息,第3 章 Excel工作表的格式操作,1.对齐,（1）标题居中对齐标题根据单元格的跨度进行居中 用“格式”工具栏中的“合并及居中”按钮 用菜单或鼠标右键快捷命令 按表格宽度选定标题行 “格式”“单元格” “对齐” “水平对齐”和“垂直对齐” 【居中】 选择“合并单元格”复选框 确定,（2）单元格数据对齐
12、数据水平方向：左右对齐，居中垂直方向：靠上，居中，靠下数据旋转 用“格式”工具栏中的“3个水平对齐”按钮 用菜单或鼠标右键快捷命令 选取单元格区域 “格式”“单元格” “对齐” “水平对齐”和“垂直对齐” 【靠左】【居中】【靠右】 单击确定, 数据旋转 选取单元格区域 “格式”“单元格” “对齐” 在“方向”栏中拖动到目标角度,2.字体格式,（1）使用工具栏用“格式”工具栏中的“字体，字号，粗体，斜体，下划线”按钮(2)使用菜单命令 选定需格式化的单元格区域 “格式”“单元格” “字体” 确定,3.数值格式,工作表中最关键的部分 格式化数值数据的方式由用户定 处理方法中可以使负数具有不同的颜色
13、，红或兰 用逗号分割千位数 选择单元格区域“格式”“单元格” “数字”选项卡 分类列表选框中，单击需要的数字类型 单击确定,4.行高，列宽的调整, 改变列宽 鼠标拖动 选定列标，“格式” “列” “最适合列宽”子命令 改变行高 鼠标拖动 选定行标，“格式” “行” “最适合行高”子命令行列的隐藏和取消隐藏 鼠标拖动隐藏 行列交界处，双击鼠标，取消隐藏 “格式” “行或列” “取消隐藏”子命令,5.格式复制和删除, 格式复制“常用”工具栏中的”格式刷”快速复制 选取有相应格式的单元格区域 单击“格式刷” 按钮 目标区域进行复制 格式删除 选定区域，“编辑” “清除” “格式”子命令 清除后默认格
14、式，数字右对齐，文字左对齐,6.常见错误信息,自动求和按钮的使用 公式 函数,第4章 公式和函数的使用,公式的构成与输入（必须以“”或“”开头） 单元格引用、区域引用、工作表引用相对地址 ，绝对地址 ，混合地址 规则：MYBOOKMYSHEET！区域“ : ”代表连续区域 “ , ”代表间隔 工作函数与自动求和工具的使用 自动计算功能求和、均值、计数、最大值、最小值,1.公式输入与引用,2.自动求和按钮的使用,“常用”工具栏中的“求和”按钮, 使用自动求和按钮输入一个求和公式 例如求B2：D2各单元格中数据之和 选定求和区域B2：D2，存放结果的单元格地址E2 “常用” “自动求和”按钮, 使
15、用自动求和按钮输入多个求和公式 例如统计表中求7，8，9月销售统计和总销售量 选定求和区域和存放结果的单元格地址B3：E6 “常用” “自动求和”按钮, 多区域求和 参加求和的区域不连续 选定存放结果的单元格地址 “常用” “自动求和”按钮，编辑区显示SUM() 选定参加求和的区域，用Ctrl键拖动,3.公式,运算符+常量+单元格+函数及括号 表达式 表达式+等号 运算公式 例如： D3“=C3+SUM（A3：B3）+4” D3 =（A3+B3+C3)*Sheet2!A1(工作表名！单元格名称）,4.函数,函数的形式 函数名（参数1 ，参数2，） SUM(A2:A3,C4:D5） AVERAG
16、E（26，C1,A1：C1）PI（）返回的值3.141592654,几十类的函数，每一类有若干不同函数,常用函数 SUM(A1，A2） AVERAGE（A1，A2 ） COUNT(A1，A2）返回数字单元格个数COUNT(12，D1：D3，“CHINA”） MIN(A1，A2）返回参数最小值 MAX(A1，A2）返回参数最大值 AND（A1，A2）参数值均为True，返回True INT（A1） INT（85.63）=85； INT（-44.78）=-45 IF（ A1，A2，A3） IF（B1200，B1*5，B1/5）17（85）,输入函数 输入公式“ =(B4+B5)*AVERAGE（C
17、4:E5 ）” 单击存放公式的单元格F4 数据编辑区输入“=”，出现公式编辑界面, 输入函数 输入公式“ =(B4+B5)*AVERAGE（C4:E5 ）” “常用”工具栏“粘贴函数”按钮 “插入”菜单中“函数”,创建图表 图表编辑 图表格式化,第5章 数据的图表化,1.创建图表,3种方法图表向导，自动绘图，用图表工具建立图表 位置方式图表和工作表一起 “内嵌图表，图表独立一张工作表“独立图表”,图表向导” 选取作图数据 连续或不连续（选取不相邻的区域，2个区域所在行或列具有相同的矩形） 区域中第一行或最左列文字选中 “常用”工具栏“图表向导”按钮 ，显示对话框 图表类型对话框中选择图表的类型
18、和格式 出现“图表源数据”对话框“系列产生在”选项处选“行”，单击“系列”选项卡，可添加数据系列，数据区和坐标轴标志 “图表标题和坐标轴定义标题”对话框 “图表位置”对话框,工作表例,“图表向导-4步骤之 图表类型”,“图表向导-4步骤之2 图表源数据”,选择了数据产生在行，图表将工作表中的每一行数据作为一个数据系列,修改，增加和删除数据系统系列,修改数据系列的名称和数据区域,修改坐标的标题,输入图表标题,坐标轴定义标题,图表位置,完成创建图表,用自动绘图建立图表 数据区的行数和列数称为数据区的高和宽 高和宽决定自动绘图的方式 宽=高，每行数据作为数据系列 高=宽，每列数据作为数据系列 选取绘
19、图数据区域 按F11键（或按Alt+F1），图表生成。宽=高，以每行数据作为数据系列, 用“图表”工具建立图表 “视图”菜单下“工具栏”命令中“图表”项，调出“图表”工具 选定绘图的数据区域 单击图标工具“图表类型”，选定需要的图形类型,用“图表工具”建立图表,2.图表编辑,图表的复制，移动和数据的增加，删除 （1）图表元素的选中,（2）图表的移动，复制，缩放和删除,（3）改变图表类型 每一种图表有不同的表示数据变化的形式 更有效的展示数据信息，可改变图表类型 选中图表，单击快捷菜单“图表类型” 图表类型对话框中选择合适的图形,（4）图表数据的删除 图表和相应工作表绘图数据相互连接 删除工作表
20、数据，Excel自动删除图表中相应的数据 用Del键删除,（5）图表数据的增加 选定要增加的数据系列 鼠标左键拖动到图表上 数据到图表上，鼠标指针变为带加号的箭头,数据系列的增加,3.图表格式化,双击图中的对象 显示该对象的格式设置 ”格式”菜单或“快捷”菜单数据系列图表区绘图区图例区,打印预览 页面设置打印输入,第6章 工作表的打印,.打印预览,“文件” “打印预览”,.页面设置,“文件” “页面设置”,“文件” “页面设置” 设置“页眉和页脚” “自定义页眉或页脚” 如下对话框,3.打印输出,“文件” “打印”,建立数据清单 编辑数据清单 数据排序 数据筛选 数据分类汇总 数据透视表,第7
21、章 数据的管理分析,关系型数据库 二维表的形式 以“记录”存储在Excel工作表 Excel数据库称数据清单,1.建立数据清单,数据清单的列 数据库中的字段 清单中的列标题 数据库的字段名 清单中的行 数据库的记录 Excel数据清单内应避免空行列的存在,建立数据清单： （1）选定数据清单的单元格区域（必须有标题行的） （2）“插入”菜单“名称”命令中“定义”选项 （3）“在当前工作簿的名称”中输入数据清单名，“添加” （4）单击“确定”按钮,2.编辑数据清单,增加，修改，删除,（1）增加记录数据表中直接插入空行，输入数据或单击“数据”菜单下“记录单”，弹出对话框单击对话框的“新建”按钮，空白
22、记录输入数据字段的内容 不再添加记录单击“关闭”,（2）修改记录数据表中直接修改记录或选中记录，单击“数据”菜单下“记录单”，弹出对话框对对话框的“记录”进行修改 不再修改记录单击“关闭”,“数据”菜单下“记录单”对话框,（3）删除记录数据表中直接删除记录数据（4）查找记录选中记录，单击“数据”菜单下“记录单”，弹出对话框在对话框单击“条件”按钮，输入查找条件，进行查找 不再查找记录单击“关闭”（5）字段的增加和删除和插入列和删除列操作“相同”,4.数据排序,用数据库中的字段（列） 排序 排序的字段名或条件 排序键 “数据”菜单中的“排序” 或排序按钮,（1）用排序按钮进行排序单击某一字段名，
23、然后单击排序按钮 （2）菜单排序多关键字的排序选中数据清单某一单元格，单击“数据”菜单下“排序”，弹出对话框 单击“主关键字”和“次关键字” “编辑”菜单“撤销排序”可撤销这次排序,4.数据筛选,按某一条件筛选所需数据 例如 总分大于一定值的人数和名单,（1）用“自动筛选”命令进行筛选 选取数据清单中任一单元格 单击“数据”菜单下“筛选”中的“自动筛选”总分按钮中如选择335分，把总分的学生数据筛选行号不连续，不符合条件行隐藏，可通过“筛选”中的“全部显示”,（2）用“自定义筛选器”进行筛选按几个筛选条件筛选，例如总分大于某一个数值 选取数据清单中任一单元格 单击“数据”菜单下“筛选”中的“自
24、动筛选”单击“总分”筛选箭头，选取“自定义”，弹出对话框总分左边框键入“”，右边框键入“数值”单击确定,（3）用“高级筛选器”进行筛选此命令不在字段名那执行，需先建立条件区，该区域中输入条件。例：筛选总分301，英语80的学生统计表数据清单下端空行中键入条件标题，与字段名一致 “筛选”中的“筛选”命令中的“高级筛选”选项 在“高级筛选”对话框中设定“数据区域”和“条件区域” 单击确定,（4）恢复和关闭筛选 恢复“数据”菜单中“筛选”中的“全部显示” 关闭 再单击“数据”菜单中“筛选”中的“自动筛选”，箭头消失,5.数据分类汇总,对数据清单某列提供诸如“求和”，“均值”之类的汇总函数 分类汇总字
25、段进行排序 单击“数据”菜单中“分类汇总”，弹出对话框 单击“分类字段”按钮选择字段名；在“选定汇总项”列表中选择汇总计算的“字段名” 单击确定,在实际数据处理工作中，经常需要收集一批数据中的概要信息。分类汇总的目的就是根据需要将数据清单中的某个字段中的数据分门别类地归在一起，并按某种要求进行如合计、统计数量、取平均等信息汇总。,6.数据透视表,“数据透视表向导”对数据清单或表格中的数据制作各种交叉分析表 单击数据清单的单元格 选择“数据”菜单中“数据透视表和图表报告”，弹出对话框在“选定区域”中指定数据清单的区域 选择数据透视表位置（新建或现有工作表） 单击“版式”按钮，“数据”区域选择汇总方式 单击“选项”按钮，对格式选项和数据选项进行设定 单击“完成”,作业要求 （1）制作学生统计表，字体，表格框线，隔行设置不同区域颜色和字体颜色 （2）用求和和均值函数求出总分和均值 （3）按降序排列总分，主关键字：总分，次关键字：英语 （4）用自定义筛选300分以上的学生 （5）按性别分类汇总及统计男女人数 （6）利用学生姓名和各科成绩作图表（标题，X轴名，Y轴名）,
