1、文件管理规定培训,行政人事部,目录,一、总则 二、管理职责 三、具体规定 四、 附则,第一章 总则,第一条 为推进文件处理工作的规范化、标准化，提高文件处理效率及质量，特制定本规定。 第二条 本规定适用于淄博彩世界商业运营管理有限公司（以下简称公司）。,第二章 管理职责,第三条 各部门文件管理职能由行政人事部负责。 第四条 各部门文件撰写由文件承办部门拟稿，由该部门负责人审核文件内容。 第五条 行政人事部总负责审核文字内容、格式、文字校对并制发。 第六条 各部门都必须严格执行文件管理规定，按职责范围管理文件的各项工作，严格执行有关保密规定，加强文件的规范运作，提高文件办理的效率和质量。,第三章
2、 具体规定,第一节 文件的种类 第七条 常用的文件种类分为以下十种： （一）决定、决议 对各部门的重要事项或重大行动做安排采用“决定”。 经会议讨论通过并要求贯彻执行的事项采用“决议”。 （二） 指示 对下级单位布置工作，阐明工作活动的指导原则用“指示”。,（三）公告 各部门决定的重要事项，需要向外宣布，采用“公告”。（四）通告 各部门决定在一定范围内公布应当遵守或周知的事项，采用“通告”。（五）通知 发布各部门重要决定，转发上级部门、同级部门和不相隶属单位的公文，转批下级单位的文件，要求下级单位办理和需要周知或共同执行的事项，采用“通知”。,（六）通报 表彰先进，批评错误，传达重要情况，采用
3、“通报”。（七）报告、请示 向上级部门汇报工作，反映情况，提出建议采用“报告”。 向上级部门请求指示，并需批复的采用“请示”。,（八）批复 下级部门提出请示后，答复请示事项，采用“批复”。 （九）函 向外单位联系公务、洽谈工作事项，采用“函”。 （十）会议纪要 传达重要会议所议定的事项和主要精神，要求与会单位共同遵守、执行的，用“会议纪要”。,第八条 文件的标准行文格式 1 各类管理类文件包括通知、决议、决定、命令、通报、情况说明、奖惩公告、报告等公司、部门或个人形成的文件均使用发由（附件1）格式；并经总经理签发后下发；,2 呈送上级部门的文件、规定使用文件会签单（附件2）格式，各部门内部对负
4、责人单独上报（一事一议）的无需会签的事项，可以在文件正文后由呈报人、部门负责人签字后，报审批人签字批准执行，本着简化办公，提高效率的原则，无需使用文件会签单。在呈送件封面上标明文号、文件密级、报送单位、文件主题等，由行政人事部负责交送有关部门在“会签意见” 栏内填写意见，再报主管领导批示；,3 会议纪要使用会议纪要（附件3）格式；,4 各单位对外（指公司以外的单位）业务沟通，一律使用函（附件4）格式；,5 凡下级对上级请示涉及与费用有关事项，一律使用签呈（附件5）格式；,6 凡下级对上级请示其他事务性的工作，一律使用请示（附件6）格式；,7 凡各平行部门间的业务沟通，一律使用工作联系单（附件7
5、）格式。,第二节 文件格式 第九条 文件一般由标题、发文字号、签发人、秘密等级、紧急程度、正文、发文时间、印章、主题词、主送单位、抄送单位、印发单位及时间、附件等部分组成。 （一）标题，应当准确简要地概括文件的主要内容，应标明发文单位、事由和文种，除批转规章规定外，一般不加书名号和其它标点符号。,（二）发文字号 各单位形成的文件，均按统一标识编号。 编号规则：公司代码部门代码文件类别代码年度序号。 1 公司代码： 置业公司：ZY 运营公司：YY 物业公司:WY,2 部门代码： 按类别汉语拼音的首字母组成,采用两位，用于表示该文件的来源单位；,3 类别代码：按类别汉语拼音的首字母组成，采用两位；
6、,4 年度：指文件所属年份，采用四位数； 5 流水号：按类别依文件下发的时间顺序编，每个文件类别单独编号，采用三位数，每年元旦1号从001起编，到年底12月31号结束。 上述代码表可以按照实际情况予以变更，每年最多变更一次。例:公司资讯部门请示类2012文件编号为:DTT-ZX-QS2012-00。 （三）文件应加盖印章。联合下发的文件，联合发文机关都应加盖印章。 （四）文件如有附件，应在正文之后、单位名称之间，注明附件的名称和件数。,（五）文件纸一般用A4打印纸，左侧装订，装订文件一律使用二颗订书钉，装订时纸张翻页口边要齐整。 （六）文件密级分为绝密、机密、秘密三个等级，注在文件首页右上角。
7、 （七）文件紧急程度分为特急、急件两种，注在文件首页右上角，先注紧急程度，再注秘密等级。绝密、机密文件应标明份数、序号。 （八）发文单位应写公司全称或规范化简称，几个单位联合发文，应将主办单位排列在前。 （九）会议通过的文件（指决定、决议等），应在标题下、正文前注明会议名称和通过日期。,（十）文字从左到右横写、横排。（十一）文件标题一律用小二号宋体，正文中如有小标题用小三号宋体，正文部分使用三号仿宋体，其他格式均由文书按照标准统一排版。,第三节 文件处理流程第十条 收文处理：包括签收、登记、拟办、批办、承办（或传阅）、催办、办复。使用文件批阅单（附件8）。,（一）签收与登记：来文经过清点检查无
8、误后应办理签收，填写收文登记表（附件9）。登记文件须将标题、密级、来文字号、缓急时限、来文单位、发往单位或岗位、件数、收文时间及处理项目（包括承办人、传阅人、接收时间）等逐项登记清楚，以利于查询和催办。行政文书签收文件要逐一清点，重要文件要逐页查点，如发现问题，应及时向发文单位查询并采取措施，急件要注明签收的具体时间，传真、电报按照接收文件处理，做好登记，以备查询。,（二）拟办：各部门接收的来文一律由行政人事部文书附文件批阅单（附件8），呈报行政人事部提出拟办意见，行政人事部负责人根据高层领导分管范围批办或提出批办人。工作需要时附上有关背景材料，供总经理审批时参考。,（三）批办：总经理按照授权
9、范围进行批办，确定办理部门或协办单位、催办秘书、传阅范围、传阅时限等。传阅时限指处理文件的时限，原则上不超过半个工作日。 （四）承办：领导批示的具体承办部门，要按要求完成承办任务。如所承办的事情重大，本部门难以独立办好或有其他原因，应从速说明理由。,（五）传阅：文件在领导批办后，由文书负责传阅，要随时掌握文件去向，避免漏传、误传和延误，避免横向传递（即接力式传递）。 （六）催办：文件由行政人事部行政主管负责催办。应及时将承办部门办理情况的信息反馈给批办的领导。 （七）办复：来文中提出需办复的，承办单位在承办结束后，应向来文单位及催办部门作答复。,第十一条 发文处理：包括拟稿、审稿、核稿、会签、
10、注办、签发、注发、打印、盖印、分发、归档等程序。使用文件会签单（附件2）。 （一）拟稿：草拟文件应情况确实，重点突出，观点明确，文字精练，文种合理。拟稿的注意事项： 1 要符合国家的方针、政策、法律、法令和上级的有关规定。 2 人名、地点、数字、引文要准确，时间应写具体的年月日。 3 文件中的数字，除发文字号、统计表、计划表、序号、百分比、专用术语和其他必须用阿拉伯数码者外，一律用汉字书写。在同一文件中，数字的使用应前后一致。,4 文件的结构层次序数，第一层为“一”，第二层为“（一）”，第三层为“1”，第四层为“（1）”。 5 引用的文件要写明发文单位、发文字号、标题和发文时间。 6用语要准确
11、、规范。在使用简称时，应先用全称，并加以说明，不写不规范的字。 7 请示的文件，应一文一事。除领导直接交办事项外，请示不要直接送领导者个人，更不要同时报送几个领导，严禁多头请示。 8 文件拟稿、改稿和签发，可以使用电子版文档，签字一律用碳素钢笔或签字笔，禁止使用铅笔和圆珠笔。,（二）审稿：由文件拟稿部门附文件会签单（附件2），由负责人审核签字。 （三）核稿：文件拟稿部门交行政人事部秘书或其他人员核稿，上报的文件，如不符合本条第（一）项之规定的，行政人事部可退回呈报部门。 （四）会签：对于联合行文或重要事项的决定、公告、通知等需要拟稿部门按照授权范围进行会签。 （五）注办：由行政人事部负责人注办
12、，并确定发送单位、发文范围、密级程度、紧急要求等。 （六）签发：由总经理按照授权范围签发，并签署自己的意见、姓名和时间。,（七）注发：文书对文稿进行校对，编写发文字号，确定发出日期，确定文件的发放方法。文件发出日期以领导签发日期为准。 （八）打印：文书应先打出样稿，经过与原稿校对，确认无误后才可按所要求的份数打印出来。 （九）盖印：文件需要加盖印章后才能发送，所盖印章应清晰端正。重要文件、合同应加盖骑缝章。 （十）分发：文书填写发文登记表（附件10），并由发出人和接收人签字，具体形式包括传真、邮件，经行政人事部负责人同意，可以向各部门发送PDF格式电子版文件，各部门负责人也应签收。 （十一）归
13、档：打印的文件底稿应与正式文件一并进行归档妥善保管。,第十二条 行文必须置于卷宗内进行传递。 第十三条 卷宗按密级与急缓分三色，行政秘书对保密及办结时间负责。 色系使用范围摘要流程时间黄色阅读件人事增补、出差申请、配送申请、加班申请、物品申请、费用申请2日内兰色签呈、业务联系函、记录、报告、通知、指示、公告申请各类签呈书、签核表须跨部门办理或会签文件会议记录、工作报告或指示2日内红色急件、密件单位或部门主管外出须紧急办理部门专人呈报跟催批示当日,第十四条 凡跨部门的卷宗，由发文单位送至行政人事部登记编号，审批后必须由秘书转呈各收文单位。 第十五条 卷宗按各部门的隶属关系，执掌范围与权限逐级传递
14、、签核。 第十六条 各类事项的行文均应分类置于适当的卷宗内，不得滥用红色卷宗。 第十七条 发文单位应及时催办，查办有关事项，并及时收回卷宗交由行政人事部存档部门留存批复之复印件 。 第十八条 卷宗由行政人事部负责管理，按部门统一定量发放，如有报损或其他情况，可个别申领 。,第十九条 文件办理完毕后，应根据文书立卷、归档的有关规定，及时将文件底稿、正本和有关材料整理立卷。 第四节 文件的立卷和归档 第二十条 文件立卷应根据其特征、类别、相互联系和保存价值分类整理，保证齐全、完整、正确反映本单位的主要工作情况，便于保管、查找和利用。其中上级单位所有文件按照年度发文字号的顺序号建立总卷，同时按照下发单位与文件类别建立分类卷。文书在填写发文登记表（附件10）时，应在“类号”栏内按不同类别加以区分。 第二十一条 没有存档价值和存查必要的文件，经过鉴别和行政人事部负责人及总经理批准，可定期销毁。销毁保密文件，要进行登记，专人监督，保证不丢失，不漏销。,第二十二条 文件具体分类方法参照下表：,第二十三条 本规定适用表格为：发由文件会签单会议纪要函签呈请示工作联系单文件批阅单收文登记表发文登记表。 第二十四条 本规定属第二级制度，公司各部门及相关人员必须全面了解和掌握，并能在实际工作中遵守和执行。 第二十五条 本规定解释权属于公司行政人事部。 第二十六条 本规定自下发之日起执行。,谢 谢,
