1、更好地提高你的工作和生活质量！,目标计划与时间管理,给你一个梦想,假如某家银行给你一张信用卡，并告诉你，每天银行都会在你的帐户里打入8万6千4百元人民币，你可以随便拿去花，但如果你当天花不掉的话，余额将作废。这种情况将持续72天，你会怎么办呢？你每天都有8万6千4百秒，过期作废，你只有72年的生命，要想做成一番事业，该怎么办呢？,72年的生命都做了些什么？,睡 觉21年 开 会 3年 工 作14年 打电话 2年 个人卫生 7年 找东西 1年 吃 饭 6年 学 习 4年 旅 行 6年 排 队 5年 其 他 3年,美国的另一项调查,对象：1955年大学毕业的100人 时间跨度：1995-1995年
2、 40年间： 晚年状况; A.24%的人已经离开人世 B.27失靠救济过活 C.36的人退而不休，白发打工 D.9的人过着优雅的生活 E.4的人非常富足，是慈善机构的大红人 统计情况：D和E的人有计划生活，个人职业生涯的习惯和本能,“时间管理”从来没有像现在这么重要过，请善用它！,寻求事业、家庭与社会生活平衡的需要信息爆炸竞争的压力你的客户对品质的要求 送你一名话： 昨天是一张已被注销的支票， 明天是一张尚未到期的本票， 今天则是随时可运用的现金。,一个小测试,初步描述你现在的工作习惯和工作效率,想成为一个高效的职业人吗？,我们要成为一个高效的时间管理者和职业人，你必须抛弃陋习，引进新的工作方
3、式和生活习惯，包括要订立目标、妥善计划、分配时间、权衡轻重和权力下放，加上自我约束、持之以恒才可提高效率，事半功倍。,培训课程目标,学完本课程后，学员能够达到： 了解时间管理的误区和时间管理的原则 掌握制定有效工作计划、目标的方法 学会制定SMART的工作目标和优先管理 学会正确的时间分配方法和时间管理技巧 提升工作和生活质量,第一部分：时间管理的五大误区,误区之一：工作缺乏计划 误区之二：组织工作不当 误区之三：时间控制不够 误区之四：整理整顿不足 误区之五：进取意识不强,第一部分：时间管理六大原则,1.明确目标 2.有计划、有组织地进行工作 3.分清工作的轻重缓急 4.合理地分配时间 5.
4、与别人的时间取得协作 6. 制定规划、遵守纪律,原则1 明确目标：目标管理基本思想,1）一个公司必须建立大目标，做为公司的方向； 2）为了实现公司目标，公司中的各级管理者和员工必须分别设定部门目标和个人目标； 3）个人目标应当与公司与部门的目标协调一致，从而促使公司总体目标的完成。,原则1 明确目标：目标设定七步骤,耶鲁大学设定目标七步骤： （1）先拟出您期望达到的目标； （2）列出好处：您达到这目标有什麽好处? ； （3）列出可能的障碍点：您要达到此目标之障碍； （4）列出所需资讯：思索需要那些知识、协助、训练等； （5）列出寻求支持的对象； （6）订定行动计划：一定要有一个行动计划； （7
5、）订定达成目标的期限,原则1 明确目标：目标管理基本思想,目标管理流程：,制定目标,行动计划,月历,待办单,目标修订,目标考核标准协议,目标追踪,目标考核,考核结果反馈，制定新的目标,原则 1：制定目标 SMART原则,Specific 目标要具体（结果是什么）Measurable 目标必须是可衡量的（数量、质量、时间三个纬度）Attainable目标是可能实现的（可行性、可支持性）Relevant目标相关性（提出什么人或小组负责）Trackable（Time bound ）可跟进，要设定时间表。,案 例,一个SMART化的计划-研发质量承诺书在产电源系统产品的年返修率5所有在研产品的产品开发
6、综合计划完成率80%一个非SMART化的空洞的计划 “我们要在本年度将成本作大幅降低！”,原则2 有计划、有组织地进行工作： 为什么要做计划,“上君，尽人之智；中君，尽已之智；下君，尽已之力” （商鞅 ）“谋和断是哈佛职业经理的两大职能”（哈佛职业经理箴言）“如果说远见不是管理的全部的话，那它至少是管理的核心部分”（法约尔） 不做计划就等于为失败做计划,原则2 怎样做计划,墨非定律： ( 1 ) 凡是可能出错的都会出错； ( 2 ) 每次出错的时候，总在最不可能出错的地方；( 3 )不论您估算多少时间，计划的完成都会超出期限； ( 4 )不论您估算多少的开销，计划的花费都会超出预算； ( 5
7、)您做任何事情之前，都必须先做一些准备的工作。,原则2 计划的类型,按广度分 战略性计划、作业性计划 按时间框架分 短期计划、长期计划 按明确性分 具体性计划、指导性计划,原则2 计划的内容,“如何做”实现目标的行动方案（途径、方法等） “如何分工”各成员分别做什么，分别承担什么样的责任 “何时做”准备时间、起止时间、进度安排 “涉及范围”涉及哪些部门、哪些地理范围“投入多少资源”成本、费用、代价 “应变措施”考虑应付意外的对策,原则2 计划锦囊,* 计划的基础和关注核心是目标。 * 好的目标要符合SMART标准。 * 目标要有主次之分和优先顺序。 * 目标设定最后期限，专人负责。 * 防火重
8、于救火，预先评估问题。,原则2 5W2H,Why: 为什么要做这项任务，对工作目标是否有支持 What： 任务的内容和达成的目标 When： 在什么时间段进行 Where： 任务发生的地点 Who： 哪些人员参加此任务，由谁负责 How to： 用什么方法进行 How much：需要多少成本 我们做事多从5W2H来思考，这有助于我们的思路的条理化,原则2：计划的工具 WBS,WBS定义：任务分解方法 WBS分解的原则: 将主体目标细化分解，最底层的任务活动可直接分派到个人完成；每个任务原则上要求分解到不能再细分为止 WBS分解过程：目标-任务-工作-活动 WBS分解方法：至上而下与至下而上的充
9、分沟通；一对一个别交流；小组讨论 WBS分解标准：分解后的活动结构清晰逻辑上形成了一个大的活动集成了所有的关键因素包含了临时的里程碑和监控点所有活动全部定义清楚,原则3 轻重缓急：你平时喜好哪种行事次序？,1、先做喜欢做的事，然后再做不喜欢做的事。 2、先做熟悉的事，然后再做不熟悉的事。 3、先做容易的做，然后再做难做的事。 4、先做只需花费少量时间即可做好的事，然后再做需要花费大量时间才能做好事。 5、先处理资料齐全的事，然后再处理资料不全的事。 6、先做已排定时间的事，然后再做未经排定时间的事。 7、先做经过筹划的事，然后再做未经筹划的事。 8、先做别人的事，然后再做自己的事。 9、先做紧
10、迫的事，然后再做不紧要的事。 10、先做有趣的事，再做枯燥的事。 11、先做易于完成的整件事或易于告一段落的事，然后再做难以完成的整件事或难以告一段落的事。 12、先做自己所尊敬的人或与自己关系密切的利害关系的人所拜托的事，然后再其他人所拜托的事。 13、先做已发生的事，后做未发生的事。,原则3 轻重缓急、优先矩阵,危机 突发事件 有期限压力的事,防患于未然 建立人际关系 发掘新机会 做计划、规划 有意义的休闲,不速之客 某些信件与报告 某些会议 受欢迎的活动 某些电话,某些信件 某些电话 无趣的活动 浪费时间的事情,紧迫,重要,Do it now,Do it later,Delegate,D
11、ont do it,你是否“知道”在哪一方面如果持续有优异的表现，对个人生活或工作会有积极的意义？,1、改善人际关系。 2、改善事先准备工作。 3、更周详地规划与组织。 4、善待自己。 5、抓住机会。 6、充实自我。 7、增进能力。 LetS go!,原则3 优先管理的核心： 钢铁大王的真实故事,把每天要做的事情列一份清单确定优先次序，从最重要的开始做每天这么做,原则4 合理安排时间,巴列特定律（也称80/20原理）：总结果的80%是由总消耗时间中的20%所形成的 按事情的“重要程度”编排行事优先次序的准则是建立在“重要的少数与琐碎的多数”的原理的基础上。举例说明： 80%的销售额是源自20%
12、的顾客； 80%的电话是来自20%的朋友； 80%的总产量来自20%的产品； 80%的财富集中在20%的人手中； ,原则4 合理安排时间,掌握重点可以让你的工作计划不致偏差。 一旦一项工作计划成为危机时，犯错的几率就会增加。 我们很容易陷在日常琐碎的事情处理中；但是有效进行时间管理的人，总是确保最关键的20%的活动具有最高的优先级。,原则5：与别人的时间取得协作,作为社会或是团体组织中的一员，毫无疑问地要与周边部门或人发生必然的联系。我们需要互相尊重对方的时间安排，也就是说要与别人的时间取得协作，尊重别人的A-TIME时间；不要对别人造成不适时的电话、突访等干扰。 认清并适应组织的节奏性与周期
13、性是成功的要素。 提前计划与协调，会少一份慌乱，多一份从容。,原则6 制定规则、遵守纪律,1、在进行工作的时候，一定要念念不忘这个工作应于何时截止。 2、即使外部没有规定截止的日期，自己也要树立一个何时完成的目标。 3、由于不得已原因而不能按期完成时，一定要提前还必须关部门取得联系，将影响缩小在最小范围内。,第二部分：时间管理的小技巧,一、分析自己使用时间的方式和状况： （大多数人不喜欢好好地了解自己，逃避现实比观察及解释我们的行为更容易。面对自己并客观地制定我们对时间的使用，需要巨大的勇气）表一：时间使用清单：个人、公务、家庭、休闲 表二：月计划表、周计划表、日计划表 表三：工作日记 根据人
14、的生理规律，结合自己的工作效率黄金时间，设置个人的 A-Time 时间。,第二部分：时间管理的小技巧,了解自己的社会角色 一、角色扮演：个人：休息、锻炼、学习、度假等父亲或母亲：与孩子交流、游戏、学习辅导、庆祝生日等丈夫或妻子：结婚纪念、生日、家庭发展、家务等孩子：父母生日、与父母交流等社会成员：朋友交流、社会责任等。 二、生活品质指标：人生四大需求：生理、心智、情感、精神 三、平衡轮：6大取向,第二部分：时间管理的小技巧,二、不要让别人浪费你的时间： 1、打电话的艺术：1）事先的约定与准备；2）保持简短而明确的开场白；3）控制通话时间、保持通话主题；4）过滤电话 2、当被打断时：上司、下属、
15、同事在上司打扰的时候，你只能无奈地加以接受；在下属打扰的时候，你将他的打扰方式加以定型化；可是，要处理同事或同级人员的打扰，恐怕必须多花一点心思才行,第二部分：时间管理的小技巧,三、认清时间杀手： ( 1 ) 电话干扰：一般人在接电话後习惯聊天一阵子，这样很浪费时间； ( 2 ) 开会：不重要的会尽量不要召开，开会一定要准时开始及结束，要好好地计划，才不会浪费时间； ( 3 ) 不速之客：临时有人敲门拜访，一闲聊就花掉数十分钟，所以尽量花费数分钟即结束； ( 4 ) 救火：即总是在做应急的事情；( 5 ) 拖延的习惯；( 6 ) 犹豫不决；( 7 )过度承诺；,第二部分：时间管理的小技巧,三、
16、认清时间杀手：( 8 )个人组织能力不佳；( 9 ) 缺乏目标； ( 10 ) 缺乏优先等级；( 11 ) 缺乏完成期限；( 12 ) 授权能力不佳；( 13 ) 权力或责任界定不清；( 14 ) 缺乏所需资源。,怎样开会,会议税 美电影届元老德里克罗森改行后做网页设计师。他为客户设计项目每小时收费125美元，但如果要他参加一次会议，价钱就要加倍。,站着开会,密苏里大学研究表明：坐着开会比站着开会时间长34。 西尔斯公司规定：员工必须站着开会。,借用技术,微软公司 会前员工发出大量电子邮件作准备，这样可以加快速度。 利用NetMeeting软件（用摄像机向电脑屏幕播放图像）使整改工作区的员工不
17、离开办公桌就能开会虚拟会议。,应付时间杀手,十大省时要诀善用时间的良好习惯,十大省时要诀,1.了解自己的生理时钟，掌握个人生活的韵律，在最清醒的时间做最重要的事。 2.工作前一定整理文件及用具，工欲善其事，必先利其器。 3.制作每日、每周、每月工作计划表，按步就班心中压力自然纾缓。 4.重视开始，做好准备，才能一路顺畅。 5.勿忘优先顺序，先将应完成工作分类，每一次的出击达最高效益。,十大省时要诀,6.勇于授权委任，可以交给别人做的事，不一定揽在自己身上，让自己去做最有价值的事情。 7.一鼓作气，企划、创意、思考的事情一旦顺手就不要停顿下来。 8.放弃完美主义，任何事情经过评估有胜算就放手去做
18、。 9.绝不拖延工作，该做的事绝不以任何理由、借口推拖。 10.保持轻松，凡事全力以赴只要己经尽全力对自己能负责，保持轻松愉快的心情吧！,善用时间的良好习惯,1、做事有计划-明白自己将要做什么 2、真正把时间看得很宝贵-时间是财富 3、懂得处理事情的轻重缓急-懂得做先做的事 4、凡事不能拖拉-今天能做的事今天做-并让您的下属也知道您的习惯。 5、重点的事重点对待-懂得关门做事,善用时间的良好习惯,6、要为下属形成一些习惯和程序-让他们知道什么时候该做什么和不做的后果，根本不需要您的催促。7、懂得分工授权-实际上下属可以帮您处理许多烦琐事务，花很多时间处理小事情是非常不明智的。 8、不要贪大求全和拘泥形式-做事情看效果，而不一定看是否所有的程序都走到。 9、不要去处理重复出现的事情-这样的事您应该总结一下，看看能不能程序化，或者把引起这种事情的原因杜绝掉。,善用时间的良好习惯,10、善于利用零星时间-一个人难免会有等人、等车、买菜等的时候，利用这些时间来整理思路或看书等。11、有的事情可以一心几用-如边看电视边整理内务。 12、学会说“不”-无谓的应酬可能浪费您大量的时间。 13、学会利用工具-利用电脑可以使您高效得到所需的信息、或减少重复的文字工作，利用记事本、通讯录、台历等有助于您有计划地利用时间。,谢谢！,
