1、苍溪县财政国库支付核算中心机关公文知识培训,第一节 公文的定义、特性与种类 第二节 公文规范格式及要求,第三节 公文中的常见错误 第四节 机关公文写作,机关公文写作,一、公文的定义,公文是行政机关、企事业单位、人民团体在行使管理职能过程中所形成的具有法定效力和规范体式的公务文书。”,公文的特性,1、政治性,公文最显著的特点是鲜明的政治性。任何统治集团都将公文作为治理国家的重要工具，通过制发公文来发布自己的政治主张、政治原则和治国策略及措施，以推动国家机器的正常运转。党和政府为坚持四项基本原则，实现四个现代化而制定的一系列方针、政策、安排、措施，都是通过制发公文来系统地体现并及时宣传贯彻落实的。
2、公文系统而全面地表达了党的政治主张和要求，也表达了广大人民群众的根本利益，因此公文具有鲜明的政治性特点。,公文的作者必须是法定的机关，这是公文与其它文书本质上的区别。法定的机关是指具有法定职权的党、政、军各级领导机关，各社会团体、企业、事业单位，以及在这些机关中担负一定责任并以公职身份出现的机关负责人。法定的机关依据自身法定职责和权力对一定范围内的单位和个人进行管理而制作发布的公文，由于法律赋予机关的权威，就使机关制发的公文也具有相应的权威。代表某级组织意志的公文一经签发便立即产生效力，在其作用范围内就具有法定的强制力和约束力，这就是法定的权威性。公文的内容，不仅要求有关的单位和个人必须了解，
3、而且必须遵守或执行。,公文在长期的实践中逐步形成了自己的规范格式和处理程序，目的是保证公文准确、完整、统一、有效，以及公文的正常运转并发挥其效用。每一种公文，都有其特定的使用范围、表现内容、书写格式，不能别出心裁、自搞一套、混同使用，格式不合要求，公文效用的发挥就将受到影响。别外，如果没有统一的处理程序，势必造成工作上的混乱。,制作公文的目的是为了指导现实工作，因此很讲究时效性。只有讲究时效性，才不会因迂缓而贻误工作，错失良机，给工作造成不必要的损失。,2、权威性,3、规范性,4、时效性,三、公文的种类,公文的种类，根据机关权限、行文关系、发文目的和要求选择使用。文种随着时间、地点和情况的变化
4、而有立有废，不断演变。文种由国家命名、颁布，要求统一、科学、严肃、庄重，各级机关都应严格按照规定使用。,1、条例规定党的机关公文种类有14种：决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要；,2、办法规定行政机关的公文种类有12类13种：命令（令）、议案、决定、指示、公告、通告、通知、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要。,3、党政机关公文共有18种：命令（令）、指示、议案、决议、决定、意见、公报、公告、通告、通知、通报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要。,三、公文的种类,四、公文的分类,公文的分类，是指根据公文的来源、性质、使用范围和处理要求等
5、因素将公文划分为不同的类型。,1、按行文方向划分 2、按承担职能划分 3、按机密程度划分 4、按处理时限划分,四、公文的分类,1、按行文方向划分 （1）上行公文。下级机关向上级机关所发送的公文。如请示、报告。 （2）下行公文。上级机关向下级机关发送的公文。如命令（令）、指示、决定、批复等。 （3）平行公文。平行机关或不相隶属机关之间为协商或通知有关事项而制发的公文。如函等。 公文的上行、下行和平行，有时有交叉现象。如函主要用于平行机关或不相隶属机关之间，但有时也用于上级机关对下级机关的联系，但这种交叉并不影响公文的基本分类。,四、公文的分类,2、按承担职能划分 （1）指挥性公文。表明上级机关决
6、定意图，指挥下属机关和有关人员行动的公文。如命令（令）、决议、决定、指示、批复等。 （2）知照性公文。向有关对象通知、知照某些事项、情况、规定和要求的公文。如公报、通知、通报、公告、通告等。 （3）报请性公文。向上级机关汇报情况或请示问题的公文。如请示、报告。 （4）规范性公文。对有关问题作出明确规定，以规范人们行动的公文。如条例、规定。 （5）提议性公文。向有关机关提出问题或建议的公文。如议案。 （6）联系性公文。有关机关之间联系工作时使用的公文。如函。 （7）实录性公文。以对实际情况的记录为基础形成的公文。如会议纪要。,四、公文的分类,3、按机密程度划分 （1）绝密公文。公文内容涉及党和国
7、家最高一级核心机密，或在一定时间内必须绝对限制在一定范围内，泄露会使国家的安全和利益遭受特别严重的损害。它的保密程度最高，知密范围最小。 （2）机密公文。公文内容关系到重要的国家秘密，泄露会使国家的安全和利益遭受严重损害。 （3）秘密公文。公文内容关系到国家一般秘密，泄露会使国家的安全和利益遭受损害。 （4）普通公文。在本机关、本组织内传阅的没有密级的公文。,四、公文的分类,4、按处理时限划分 （1）特急公文。内容事关重大而紧急，必须以最快的速度制发和处理的公文。这类公文需在文面注明“特急件”。 （2）急办公文。涉及重要工作和需要急速形成和处理的公文。较之特急件的处理时限稍缓。文面上需注明“急
8、件”。 （3）常见公文。按常规时间和程序办理的公文。文面上不需注明。此外，还有一些分类方法，如从法规角度分为法定公文和非法定公文；按作者性质分为党内公文、行政公文、群众团体公文；以及按载体分类，按来源分类，按传阅对象和范围分类等等。,第二节 公文规范格式及要求,所谓规范，指的是约定俗成或明文规定的标准。这个概念界定了规范包括约定俗成的标准和明文规定的标准两个方面。我国现代公文规范专指我国现行公文体制中应当遵循的，已经由各级机关及广大群众在长期的公文实践中认定或形成的，有关权力已确定或明文规定的有关公文从制作、运转到管理的若干标准 。,公文规范包括文种规范、格式规范、行文规范、写作规范、处理规范
9、和其他规范等六个方面的内容。,一、公文文种规范,公文文种规范主要包括类别规范（按不同角度将其划分为不同类别）、适用规范（各种文种的适用范围）、选用规范（哪级哪类机关，什么事由，应按何标准选用哪些文种）等。 条例规定党的机关公文有14种：决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要。 办法规定国家行政机关公文有12类13种：命令（令）、议案、决定、指示、公告、通告、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要。,1、命令（令） 用于依照有关法律规定发布行政法规和规章；宣布施行重在强制性行政措施；奖惩有关人员；撤销下级机关不适当的决定。 2、指示 用于对下级机关布置
10、工作，阐明工作活动的指导原则。 3、议案 用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。 4、决定 用于对重要事项或者重大行动做出安排。 5、决议 用于经会议讨论通告的重要决策事项。 6、意见 用于对重要问题提出见解和处理办法。 7、公报 用于公开发布重要决定或者重大事件。 8、公告 用于向国内外宣传重要事项或者法定事项。 9、通告 用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。,一、公文文种规范,10、通知 用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文；传达上级机关的指示；发布规章；发布要求下级机关办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项；任免
11、和聘用干部。 11、通报 用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。 12、报告 用于向上级机关汇报工作，反映情况，提出建议，答复上级机关的询问。 13、请示 用于向上级机关请求指示、批准。 14、批复 用于答复下级机关请示事项。,一、公文文种规范,15、条例 用于党的中央组织制定规范党组织的工作、活动和党员行为的规章制度。 16、规定 用于对特定范围内的工作和事务制订带有约束力的行为规范。 17、函 用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题；向有关主管部门请求批准等。 18、会议纪要 用于记载和传达会议情况和议定事项。,一、公文文种规范,二、公文格式规范,公文格式指的公文的整体格局
12、和外部组织形式，是公文严肃性、规范化的重要标志，也是其法定权威性和约束力在形式上的表现。,二、公文格式规范,条例规定党的系统正式公文标印格式包括版头、发文字号、份号、密级、紧急程度、签发人、标题、主送机关、正文、附件、发文机关署名、成文日期、印章、印发范围、主题词、抄送机关、印发机关和时间等17项。,办法规定行政机关公文格式一般由发文机关、秘密等级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、印章、成文时间、附注、主题词、抄送机关、印发机关和印发时间等15项。,1、版头（发文机关） 由发文机关全称或规范化简称加“文件”二字或者加圆括弧标明文种名称组成，用套红大字居中印在公文首页上部
13、。联合行文可用公文主办机关一家版头，也可并用几家版头，但主办机关应当排列在前。 2、发文字号 由机关代字、发文年度（年份）和发文顺序号（或序号）组成，如发号，第号。标明于版头下方居中或者标题的右下方。联合发文，只标明主办机关发文字号。 3、份号 份号是标注同一公文正本份数的序号，涉密公文应标明份数序号。格式规定份号用六位阿拉伯数字标识，位置标注在文件首页左上角，如：000123标识为本份文件的第123份。,二、公文格式规范,二、公文格式规范,4、秘密等级 秘密等级是公文涉密程度的标志，标注在文件首页左上角，印制顺序号下方位置。密级分为“绝密”、“机密”、“秘密”三种。 5、紧急程度 紧急程度是
14、对公文送达和办理的时间限度，标注在文件首页左上角，密级下方位置。紧急公文应分别标明“特急”、“急件”，紧急电报应当分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。 6、签发人 签发人是代表机关核准并签发公文的领导人，仅限于上行文中使用。签发人姓名标注在发文字号右侧空两个字的位置上。,二、公文格式规范,7、公文标题 公文标题由发文机关、事由和文种三要素组成，位于发文字号下方。标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。一般情况下公文标题应该三要素齐全，在有发文机关版头的情况下，通知、报告、请示、批复、函的标题可省略发文机关；特殊情况下公告、通告的标题可省略事由，通知的标题可省略发文机关和
15、事由。任何情况下都不能省略文种。 8、主送机关 指主要受理公文的机关，俗称台头。应当用全称或规范化简称或者同类型机关的统称，位于正文上方，顶格排印。除公布性公文外，都应标明主送机关。 9、正文 即文件的主体部分，用来表达文件的内容,二、公文格式规范,10、附件 附属于正件的其他文件或材料。当公文有附件时，应当在正文之后，成文日期之前注明附件顺序和名称。 11、发文机关署名 俗称落款，应使用机关全称或规范化简称。 12、成文日期 成文日期是公文形成或生效的时间标志，以文件签发或会议通过的日期为准；联合行文，以最后签发机关领导人的签发日期为准；电报，以发出日期为准；成文日期位于正文末尾右下角，党内
16、文件成文时期用阿拉伯数字书写，行政机关文件成文时期用小写汉字书写。决议、决定、条例、规定等不注明主送机关的公文，成文日期应加括号标注于标题下方居中位置，使用汉字书写。会议纪要的成文时间一般也排在版头。,二、公文格式规范,13、机关印章 机关印章是公文合法性和公文效力的标志。正式公文都应加盖机关印章（有特定版头的普发性文件和会议纪要除外）。联合上报的非法规性文件由主办机关加盖印章；联合下发的公文，联合发文机关都应加盖印章。用印位置在成文日期的上侧，要求上不压正文，下要齐年盖月。 14、印发范围 加括号标注于成文日期的左下方。如“此件发至县团级”。 15、主题词 用以揭示公文的基本内容并经过规范化
17、处理的词语。主题词由反映文件主要内容的规范化名词或名词性词组组成。所有正式文件均应标注主题词。主题词应在上级机关颁发的主题词表中选用。其标注位置在文件末页下部，抄送范围上方。,二、公文格式规范,主题词标注的原则和方法：,（1）上报的公文，应当按照上级机关的要求标注主题词。 （2）一份文件最多标注5个主题词。 （3）先标类别词，再标类属词。标类属词时，先标反映文件内容的词，最后标反映文件形成的词。,（4）一份文件如有两个以上主题内容，先集中对一个主题内容进行标引再对第二个主题内容进行标引。 （5）根据需要，可将不同类的主题词进行组配标引。 （6）当主题词表中找不出准确反映文件主题内容的类属词时，
18、可只在类别词中选择适当的词标引，必要时可增加新的类属词，但在其后面要加三角符号“”注明,二、公文格式规范,主题词标注的原则和方法：,16、抄送机关 指除主送机关以外的其他需要告之公文内容上级、下级和不相隶属的机关。抄送机关名称标注于主题词下方、印刷版记上方。 17、印刷版记 由公文印发机关名称、印发日期和份数组成，位于公文末页下端。 18、附注 主要用于公文中生僻词语、专业术语、引语出处的解释，若需要注释的词语多，应分别编上序号，按数码顺序排列，标注在成文日期的左下端、印发范围的正上方。必须注意，不要把“附注”和“附件”混为一谈。,二、公文格式规范,三、公文格式的方位规范,公文格式的方位规范，
19、主要指关于构成公文的各个组成部分在其载体纸张上所处位置（区域）和表达规则的规定。按照国家机关公文格式的规定，公文图文区的数据项目（构成公文的各个组成部分）区域分为指定项目区域与选择项目区域。指定项目用于规定必须填写的数据项目，它由公文管理、发文机关、发文字号、公文标题、正文、生效标识和页码等项组成。选择项目用于规定供选择填写的数据项目，可根据需要选择填写。它由批示、签发、主送机关、无正文说明、附件说明、注释及特殊要求说明、主题检索、抄送机关和印发说明等项组成。,1、公文管理标识域 本区域位于公文首页上部，具体表达项目包括：公文格式代码、公文份号、秘密等级、缓急时限和收文处理等。分别标识于左右两
20、侧。公文格式代码为9位阿拉伯数字码，标识于公文首页图文区左上侧顶部。份号是依据同一文稿印制若干份时每份的顺序编号，用6位阿拉伯数字标识于公文格式代码下面。秘密等级是指公文秘密程度的等级，按照国家标准BGB7156的规定用汉字标识于份号下面。缓急时限是对公文送达和办理的时间限度，用汉字标识于秘密等级下面。收文处理标识包括：收文机关名称、收文编号、收文时间、档号等项目。由收文部门在公文首页图文区右上侧盖章。,三、公文格式的方位规范,三、公文格式的方位规范,2、发文机关标识域 发文机关标识域（即“版头”）位于公文首页公文管理标识域以下。发文机关标识由发文机关全称或规范化简称加“文件”二字或加圆括弧标
21、明文种名称组成，用大字居中标识。联合行文可用公文主办机关一家的版头，也可并用几家版头。版头文字一般用红字套印。 3、发文字号标识域 本区域位于公文首页发文机关标识域以下。发文字号由发文机关代字、发文年度（用方括弧括入）和发文顺序号组成，依照以上次序标识于居中位置。联合行文时，只标注公文主办机关发文字号。,三、公文格式的方位规范,4、签发标识域 本区域为选择项目域。供上行文用，紧靠发文字号标识域右侧。空两个字书写“签发人”和签发者姓名。 5、批示域 本区域为选择项目域，位于公文管理标识域以下、发文机关标识域以上，供上行文选用。 6、标题表达域 本区域位于公文首页发文字号标识域以下。公文标题一般由
22、发文机关、事由及文种三部分组成。标题可分为一行或多行居中书写。公文标题应当准确、简要、概括。,三、公文格式的方位规范,7、题注域 本区域为选择项目域，位于标题表达域以下、主送机关标识域以上，居中书写，用以注明法规性文件或经会议讨论通过的文件产生的法定程序和文件产生的时间，标以：年月日会议通过（或批准）。 8、主送机关标识域 本区域为选择项目域。位于公文标题表达域或题注域以下靠左顶格标识。用于标识公文的主要收受机关（即发文机关要求对公文予以办理或答复的对方机关）的全称、规范化简称或同类型机关的统称。,三、公文格式的方位规范,9、正式表达域 本区域在公文标题表达或主送机关标识域以下，生效标识域或附
23、件说明域以上。正文是公文的主体部分，用来表达公文的内容。每一段落的首行一律空两个字开始书写，回行时要顶格书写。 10、无正文说明域 本区域为选择项目域。在公文末页图文区左上角顶格标识。无正文是指由于篇幅所限使生效标识与正文不能同处一页纸上而出现的分离情况，为维护公文的完整，应对其加以说明。标注“此页无正文”，外用圆括弧括入。 11、附件说明域 本区域为选择项目域。位于正文表达域或无正文说明以下、公文生效标识域以上，用于说明公文正件所附材料的名称及件数。,三、公文格式的方位规范,12、生效标识域 本区域位于附件说明或正文表达域以下偏右位置，具体内容包括：发文机关名称、发文机关印章及成文日期。发文
24、机关名称应使用全称或规范化简称。印章是公文制发机关对公文生效负责的凭证，正式公文都应加盖机关印章（有特定版头的普发性文件除外）。印章要端正盖在成文日期的上方，并做到上不压正文，下压成文日期年、月、日4-7个字（视印章的大小而定）。成文日期位于发文机关名称以下的位置，由于成文日期直接关系到公文的时效，因此需要完整写出年、月、日（成文日期的最后一个字比正文缩两个字）。一般情况下，成文日期以领导人签发日期为准；经会议讨论通过的公文，以通过日期为准（标题下面居中排列）；法规性公文以批准日期为准。,三、公文格式的方位规范,13、注释或特殊要求说明域 本区域为选择项目域。位于公文生效标识域以下、主题检索标
25、识域之上，用以说明公文中在其他区域不便说明的各种事项，如：需要加以解释的名词术语，或用于表达公文的阅读（传达）范围、使用方法等。 14、主题检索标识域 本区域为选择项目域。位于公文注释或特殊要求说明域以下、抄送机关标识域以上，作为公文主题检索使用。印刷时按公文主题内容，用主题词顺序标识，每个主题词之间应空一至二个字。所有正式文件，均应标注主题词。主题词由反映文件主要内容的规范化名词或名词性词组组成。基层单位撰制公文的主题词应在上级机关颁发的主题词表中选用。,三、公文格式的方位规范,15、抄送机关标识域 本区域为选择项目域。在主题检索标识域以下，印发说明域以上位置，用于标识需要了解公文内容的机关
26、的名称。整个区域用两条等宽的平行实线作为界线。第一界线下首行空一个字标注“抄送”二字，后面依机关性质、职权、隶属关系及其他逻辑关系依次标注抄送机关的全称或规范化简称。移行时与上一行平行书写。 16、印发说明域 本区域为选择项目域。用于标识公文印发（翻印）部门名称、印发日期和印刷份数。印刷时，行首和行尾均应空一个字。本区域位于公共末页页码域上端，并由一条与图文区等宽的细实线作为两个区域的分界线。印刷份数置于分界线右下方。,三、公文格式的方位规范,17、页码域 本区域用于标识公文张页的顺序编号。位于每一页公文图文区最下端，用阿拉伯数字标识于公文纸正面图文区右下角倒数第一行，倒数第三个字的位置上或公
27、文纸背面图文区左下角倒数第一行，正数第三个字的位置。没有图文区的页面不编号。,行文规范，又称行文制度，是指行文时应该遵循的准则。条例和办法分别规定了若干条原则，各级党委和政府机关也制定了相应的实施细则，综合起来，主要包括以下一些基本原则。,四、公文行文规范,1、党政分开行文的规则 党政机关行文，通常情况下应贯彻党政职能分开的原则各自分别行文。 2、按职权范围行文的规则 各级党政机关的行文关系，应当根据本机关的隶属关系和职权范围确定，不得越权行文。 3、职能部门的行文规则 职能部门在自己的职权范围内，可以互相行文，可以向下级对口业务部门行文；也可以根据本级党委或政府的授权和有关规定，对下级党委或
28、政府直接行文。,四、公文行文规范,四、公文行文规范,4、联合行文的规则 同级党政机关、同级党政机关各部门、上级党政机关各部门与下级党政机关可以联合行文。同级的党、政、军机关及其部门可以联合行文。党政机关与同级人民团体和行使党政职能的事业单位也可以联合行文。5、抄送的规则 向下级机关的重要行文，应同时抄送上级机关；因特殊情况必须越级行文时，应抄送越过的上级机关；上级机关向受双重领导的下级机关行文时，必要时应抄送其另一上级机关；受双重领导的机关向上级机关的请示，应根据请示的内容注明主送和抄送机关，由主送机关负责答复请示事项；向上级机关的请示，不可同时抄送平级机关和下级机关。,四、公文行文规范,6、
29、协商一致的规则 凡部门之间未对有关问题协商一致时，一律不得各自向下行文。如擅自行文，上级机关有权责令纠正或撤销。 7、向上请示的规则 （1）不越级请示；（2）不一文多事；（3）不向领导个人请示；（4）不抄送下级；（5）不多头请示；（6）不事后请示；（7）不事事请示；（8）不要请示报告混用。 8、在报刊上发表视为正式公文的规则 凡经批准在报刊上全文发表的公文，应视为正式公文遵照执行，可不再行文。同时，由发文机关印刷若干文本供存档备查。 9、行文少而精的规则 可发可不发的公文不发，可长可短的公文要短。公文内容要实在，措施办法要可行。大而空的公文，可有可无的公文，对实践没有指导意义的公文，为行文而印
30、发的公文，照抄照转的公文，都在克服和取消之列。,所有文章的语言，都应力求准确、鲜明、生动。由于公文具有很强的政治性、政策性、实用性，所以，公文语言以明确、得体、简洁、平实作为语言运用的标准。,五、公文的语言规范,五、公文的语言规范,1、明确 叶圣陶说：“公文不一定是好文章，可是必须写得一清二楚，十分明确，句稳词妥，通体通顺，让人家不折不扣地了解你说的是什么。”由此可见，明确是指既“明白”又“准确”。“明白”，是指对内容的表达一清二楚，容易理解，不含糊其辞，没有闲事杂物来乱意，也没有奇言怪语来分心。“准确”，是指对内容的表达正确无误，恰如其分，定性正确，定量精确，界限清楚，没有歧义，没有混淆，没
31、有夸大缩小，不打任何折扣。明白与准确是相辅相成的，要明白必须准确，只有准确才能明白。语言表达的明确决定于思路的清晰，同时也决定于对字、词、句的反复推敲，精心选择。,五、公文的语言规范,2、得体 得体，是指公文语言的运用要适应特定公文在目的、内容、对象、条件等方面的特定需要，在表达明确的基础上进一步促使受文对象产生与行文目的一致心理效应：或亲切温暖，或震摄警觉，或严肃郑重，或欢欣鼓舞等等。得体的基本要求有以下三个方面,（1）适应行文的语体风格。( 2）运用必要的讳饰和婉曲。 （3）要分清上下级关系，掌握好分寸。,五、公文的语言规范,3、简洁 简洁，即行文短小精悍，干净利落。这就要求内容集中，思路
32、清晰，对情况了解透彻；并在此基础上做到叙述平直，说明扼要，议论精当；还要恰当使用缩略语，杜绝空话、套话。 4、平实 平实，即平易纯正，朴素自然，语意实在。这就要求言之有物，言之成理，通俗易懂；不矫饰，不打官腔；不晦涩艰深，不堆砌词藻；不用方言土语，少用专业术语,公文办理公为收文办理和发文办理。公文办理规范也相应地分为收文办理规范和发文办理规范。,六、公文办理规范,六、公文办理规范,1、收文办理规范 收文办理一般包括签收、登记、拟办、批办、请办、分发、传阅、承办、催办、查办、立卷、归档、销毁等程序。,2、发文办理规范 发文办理一般包括拟稿、核稿、签发、核发、注发、印刷、校对、用印、登记、分发、催
33、办、查办、立卷、归档、销毁等程序。,七、公文其他规范,1、公文用纸规范 2、文字排列规范 3、公文印装规范 4、数字使用规范,七、公文其他规范,数字使用规范,（1）标题中数字的用法。 （2）结构层次序数。 （3）基数词的用法。 （4）倍数的用法。 （5）数字字体字号用法。 （6）汉字数字的大小写。 （7）区别“两”和“二”的用法。,5、公文引用规范,（1）人名。除特别著名的人物（如毛主席、周总理）外，一般都要写出姓名全称，不得写成姓氏职务（如宋局长、李书记）。 （2）地名。地名在单独使用时，一般都要写全称（如北京、天津、上海、重庆），而不以使用“京、津、沪、渝”，但若两个以上地名联用时，可以用
34、简称（如京九铁路）；县、乡等地名使用时，前面应冠上一级行政区域名称（如重庆市合川县）。,5、公文引用规范,（3）文件名。引用文件名应该用全称并保持前后一致，如文件名太长，要使用简称时，应在文件名称之后注明，如“中华人民共和国城市规划法（以下简称城市规划法）”。引用公文应当先引标题，后引发文字号，日期应当写具体的年、月、日。引文顺序是：发文时间、标题和发文字号。如“你署1990年5月12日关于编撰中华大典及其经费问题的请示（新出计字1990第574号）收悉，现批复如下”。 6、字体字号选用规范 公文标题一般用2号或3号宋体或黑体字；正文一般用3号或4号仿宋体。一般情况下，党中央、国务院文件正文用
35、3号仿宋体；省部级文件正文用4号仿宋体；基层单位文件正文用4号仿宋体。公文印刷中字号的选用一般按发文机关名称、大标题、小标题、标识字符、正文及注释、说明文字等顺序依次从大到小地选用。,第三节 公文中的常见错误,1、滥发文件 主要表现：（1）所发公文属可发可不发之列；（2）所发公文只是照抄照转上级的公文（翻印即可，不必转发）；（3）所发公文内容空洞，无具体措施，不解决问题；（4）行文所涉及的问题可用口头请示、汇报或开会等形式解决；（5）行文所涉及的内容已在报上全文公布过；（6）在部门之间意见分歧，未经协商取得一致时就行文。,一、行文中的常见错误,一、行文中的常见错误,2、行文关系混乱 主要表现：
36、（1）应该党政分开行文的未分开行文；（2）应该一个机关单独行文的搞成几个机关联合行文；（3）该职能部门行文的“升格”为领导机关行文；（4）该领导机关行文的“降格”为职能部门行文。,二、文种使用中的常见错误,1、自制文种 在正式文种之外，随心所欲，生造公文文种并俨然以正式公文行文。常见的有：“请示报告”、“工作思路”、“情况”、“汇报”、“申请”、“郑重声明”等。 2、误用文种 把属于机关其他应用文，特别是事务文书中的文种，误作为正式公文文种使用的情况。常见的有：把计划类文种“要点”、“打算”、“安排”、“设想”等作为公文文种直接使用，如市委年工作要点。把属于总结类的文种“小结”、“总结”，以及
37、把属于规章制度类的文种“办法”、“规程”、“须知”、“实施细则”等作为正式文种直接使用。但是，如果将上述应用文用转发或印发通知的形式发布，则是规范用法。如“市人民政府关于印发市政府1997年工作要点的通知”。,二、文种使用中的常见错误,3、混用文种 不按文种的功能和适用范围去选用文种，而造成临近文种相互混用，导致行文关系不清，行文目的不明，行文性质混淆。常见的有：“公告”与“通知”、“决议”与“决定”、“请示”与“报告”、“请示”与“函”混用。主要表现为将通告误用为通知，将通知误用为通告，将请示误用为报告，将报告误用为请示，将“请示”、“报告”合用为“请示报告”，“请示”和“报告”本身是两个文
38、种，将决定误用为决议，将决议误用为决定，将函误用为请示或报告，将复函误用为批复。,二、文种使用中的常见错误,4、越权使用文种 超出本机关的权限行文，如随意制定“条例”。实际上“条例”只能用于党的中央组织制定规范党组织的工作、活动和党员行为的规章制度；按照国务院办公厅发布的行政规范制定程序暂行条例的规定，在行政机关公文中，“条例”只能应用于特定国家机关制定的法规中，即全国人大常委会制定的法规，国务院制定的行政法规，地方人大及其常委会制定或通过（批准）的地方性法规。如：中华人民共和国城市道路管理条例。基层单位制定有关规章制度时可用“规定”或者用“细则”、“办法”等应用文种，并用转发或印发通知的形式
39、发布。,二、文种使用中的常见错误,5、降格使用文种 应该用命令、指示发布的公文而用通知发布，如一些省、自治区、直辖市人民政府发布重要行政规章，不是用令发布而用通知发布。这种降格使用，必然影响行文的权威和效力。,三、版头使用中的常见错误,1、版头混用 将下行文版头用于上行文；使用“文件”式样的版头用于向上级报告、请示工作、任免干部或批复等；使用不带“文件”字样的版头用于发布党的方针、政策，重要工作部署或批转下级的重要报告、请示。 2、使用非标准版头 使用设计或印刷不标准的版头。常见的是：格式不对、尺寸不标准、非红色印刷、发文机关字体不庄重等。 3、使用没有版头的白纸印发文件,四、发文字号中的常见
40、错误,1、年号不全 如：将“1997”省略为“97”。 2、括弧不对 国家机关公文格式规定发文年度用方括弧“”括入。错用成圆括弧“（）”、六角括弧“”、方头括弧“【】”。 3、位置不当 将发文年度位置提前到了机关代字前面。如：将校字1997第号错为1997校字第号。 4、序号累赘 发文顺序号中多加了“0”变成“0”。 5、一文多字号 联合发文时并用了几个单位的发文字号。 6、一字号多文 用同一发文字号制作两份不同的文件。 7、跳号 没有按自然数的顺序依次排列，中间出现跳号现象。 8、字第搭配不当 正确的是“字”在年号之前，“第”在年号之后；前面用“字”，后面用“第”；前面无“字”，后面就不应有
41、“第”。常见的错误是：有“字”无“第”或有“第”无“字”。但“字”、“第”均省去是正确用法，如：委1997 号。 9、滥用“发”字 只有重要文件才采用“发”字样。 10、自制发文字号 未按规定要求编制发文字号。,五、签发人标注中的常见错误,1、上行文未标注签发人姓名 2、下行文也标注了签发人姓名 3、标注不规范 签发人标注位置远离发文字号（正确的是它们之间空两个字）；签发人标注的字体字号与发文字号的字体字号不一致；“签发人”与签发者姓名之间未加冒号。,六、公文标题中的常见错误,1、缺少发文机关或通过决议、决定的会议名称 2、用发文字号代替文件名称 3、文字累赘 4、滥用标点符号 5、缺少文种
42、6、发文机关简称不规范,七、主送机关中的常见错误,1、缺主送机关 2、主送机关表述不规范 3、多头主送 4、主送个人 5、越级主送,八、正文中的常见错误,1、错别字 2、标点符号错误 3、数字使用不规范 4、随意简称 5、引文标注错误 6、随意使用字体字号 7、随意设定字距行距,九、无正文说明标识中的常见错误,常见错误是落款和发文时间已正好排满一页，而在另一页的文尾部分的抄送机关等之上标明“此页无正文”。这种情况无须注明“此页无正文”，因为公文的正文是指主送机关以下，生效标识以上具体反映公文内容的部分。,十、附件标识中的错误,1、有附件不标注 2、附件名未标全称 3、标注不规范 4、内容不适,
43、十一、发文机关标识中的错误,1、未标发文机关名称，用印章代替 2、发文机关未用全称或规范化简称 3、位置不当,十二、成文日期标识中的常见错误,1、将拟稿日期作为成文日期 2、将打印日期作为成文日期 3、汉字和阿拉伯数字乱用 4、标识不全 5、位置不当或与6、将月日写成“分子式”落款不协调,十三、机关印章使用中的常见错误,1、当用不用 干部任免通知等重要文件应该用印而未用印。 2、不当用却用了 印制的有特定版头的一般普发性文件也用了印。 3、位置不当 用印既不压发文机关也不压成文日期或只压其中一个。 4、模糊不清 未及时清洗印章，使印记模糊不清。,十四、主题词标识中的常见错误,1、不标引主题词
44、2、将标题简单切后分当主题词标引 3、任意生造主题词 4、未先标类别词 5、任意组配 6、乱用标点符号,十五、抄送机关标识中的常见错误,1、使用已废除了的“抄报”或“报”、“送”、“发” 2、抄送个人 3、抄送主送机关 4、滥抄滥送 5、标识不规范,十六、公文处理的误区,造成公文处理不规范的一个重要原因，是在部分文秘人员的思想认识上存在一些误区，其对公文规范化的危害不小。为推进公文规范化建设，必须提高认识，走出误区。常见的有以下8种：,十六、公文处理的误区,1、按老一套办法办文 2、不加分析地把上级来文作为范文 3、发往国外的函件用外文 4、发往港澳台的函件用繁体汉字 5、将被批转、转发、印发
45、的文件当成附件 6、以领导人签发代替办公（厅）室核稿 7、用计算机起草公文时仅将定稿归档 8、用传真件代替正式文件发文或归档,第四节 机关公文写作,一、 命 令（令）,（一）命令（令）的性质和作用 命令，简称“令”。它是发布重要行政法规和规章，采取重大强制性行政性措施，任免、奖惩有关人员，撤销下级机关不适当的决定时使用的指挥性文种。 根据中华人民共和国宪法和中华人民共和国地方各级人民政府组织法的有关规定，全国人民代表大会常务委员会委员长、中华人民共和国主席、国务院、国务院总理、国家机关各部委、各部委的部长或主任、地方各级人民代表大会常务委员会和地方各级人民政府，才可以发布命令（令）。,一、 命
46、 令（令）,（二）命令的种类 1.公布令 用于公布国家法律、行政法规和规章。 2.行政令 用于公布某些重大行政措施。 3奖惩令 用于任免干部、发布重大的奖惩事宜或授予荣誉称号。,一、 命 令（令）,三）命令的特点,1、权威性 命令（令）虽然本身并不是法律、法规，但能依照有关法律规定发布行政法规和规章，具有法律效力。 2、强制性 命令（令）集中且强烈地体现了国家权力机关及其执行机关的指挥意志。因此，命令一经发布，受令机关（单位）就必须无条件地遵照执行，不得违反。令行则行，令止则止。有令不行，有禁不止，就要受到惩处。 3、严肃性 命令一经发出，就没有商量的余地，不可更改或变通。除非原发令机关或依据
47、法律有权撤销或更改该命令的机关作出了取销或更改该命令的决定。,一、 命 令（令）,四、命令的结构及写作要点命令（令）一般由标题、正文、签署和日期三部分组成。,一、 命 令（令）,四、命令的结构及写作要点,1、标题 2、正文 （公布令、行政令 、嘉奖令和惩戒令 ） 3、签署和日期,一、 命 令（令）,五、命令（令）写作注意事项第一，发布命令（令），一定要根据法定的权限，不得超越；第二，要符合宪法、法律要求，符合国家的方针、政策；第三，命令事项要具体，要明确交待必须遵守什么，反对什么，使人一目了然，不产生歧义；第四，语言要简明，文字要精练；第五，行政令和嘉奖令有时要写明收文机关。,二、指 示,（一
48、）指示的性质和作用 指示是上级机关对下级机关部署工作，阐明工作活动的指导原则时使用的一种指导性公文。指示的使用范围比较广泛，党的机关可以发布，如中共中央关于“少宣传个人”的指示；国家行政机关也可以发布，如国务院关于加强处理人民来信和接待人民来访工作的指示；凡有隶属关系的上级都可以对下级发布指示。但在实际运用中，主要是领导机关为了贯彻党和国家的方针、政策、法律、法规，用以解决本地区、本部门、本系统内一些带有全局性、普遍性及具有重要意义的特殊问题，一般问题不随意使用。,二、指 示,（二）指示的特点,1、时效性 指示一般是用以贯彻党的方针、政策，为解决现实存在的问题而使用的。如果超过了时限，具体情况
49、一旦发生变化，指示也就失去了指导意义。 、针对性 指示往往是为解决某些重大问题或事项而发的，以利于下级提高思想认识，统一步调，积极开展工作，因此它的针对性强。有的是针对全局性、普遍性问题而发的，有的则是针对某项工作或某个问题而发的。 3、法规性 上级向下级发布指示，依据是国家的法律、法规、方针、政策以及自己的职权，因此它带有法规性，具有约束力，是下级机关完成工作，解决问题的依据和指导原则。,（三）指示的结构和写作要点,二、指 示,1、标题 2、受文机关 3、正文 4、署名及成立日期,二、指 示,（四）指示写作注意事项,1、提出问题要有针对性 2、指示内容要符合政策，符合客观实际 3、行文要条理清楚，眉目清晰,（五）指示与命令（令）的异同,1、发布权限不同 2、作用不同 3、强制执行的程度不同 4、写作方法不同,三、议 案,（一）议案的性质和作用议案是各级人民政府或法定的机构、组织、有关人员，按照法律程序向同级人民代表大会或常务委员会提请审议事项的公文。,三、议 案,（二）议案的种类,根据提出议案者的不同，议案可分为政府议案、组织议案、代表议案。,根据内容性质，议案又可分为立法案、建撤案、质询案、决策案、罢免案。,
