1、*公司 有机文件程序文件汇编文件编号：QK/CX-2009版 本 号：A/0修 改 码： 0 受控状态：编 制：审 核：批 准：年 月 日发布 年 月 日实施 *88888 QK/CX-20091目 录 目 录1文件控制程序2记录控制程序6培训控制程序8采购控制程序11内部检查控制程序13不合格品控制程序17改进控制程序19申诉/投诉处理控制程序22*88888 QK/CX-20092QK/CX-S4-4.2.5 文件控制程序1 目的对与我公司有机管理体系有关的文件进行控制，确保各相关场所使用文件为有效/ 修订版本。2 范围适用于与有机管理体系有关的文件控制。3 职责3.1 最高管理者负责批准
2、发布有机管理手册。3.2 有机管理小组长负责检查有机管理手册。3.3 各相关人员负责相关文件的编制、使用和保管。3.4 办公室负责组织对现有体系文件的定期评审。3.5 各相关人员负责本人与有机管理体系有关的文件的收集、整理和归档等。4 程序4.1 文件分类及保管4.1.1 有机管理手册（包含所有过程控制的程序文件）由办公室备案保存。4.1.2 公司第二级有机管理体系文件分为两类：a) 各相关人员运行有机管理体系的常用实施细则：包括相关人员管理制度、岗位责任制、行业标准、运行标准、操作规程、检验规范及相关人员记录等。由各相关人员自行保存并报办公室备案存档；b) 其他体系文件：可以是针对特定产品、
3、项目或合同编制的质量计划、设计输出文件或其他标准、规范等，文件的组成应适合于其特有的活动方式。由种植基地保存、使用。4.1.3 公司级管理性文件，如各种行政管理制度、部分外来管理性文件，包括与有机管理体系有关的政策、法规文件等，由办公室归档保存。4.2 有机管理体系文件的编号：*88888 QK/CX-20093a) 有机管理手册QK . / SC - 2009发布年代号 手册缩写群康公司缩写b) 程序文件QK / CX -2009（或 S*.*.*）发布年代号（或对应标部分和准条款号） 程序文件（汇编）缩写群康公司缩写c) 作业规程QK ZY. .(BG)- 2009发布顺序号相关人员缩写作
4、业规程缩写群康公司缩写各相关人员缩写：办公室（BG） 、供销部（GX） 、生产部（SC） 、质检部（ZJ） 。4.3 文件的编写、检查、批准、发放文件发布前应得到批准，以确保文件是适宜的。a) 有机管理手册由办公室负责组织编写，由有机管理小组长检查，上报最高管理者批准发布，由办公室负责登记、发放；b) 公司各项规章制度及其他有机管理文件由各负责人组织编写汇总，由有机管理小组长检查，报最高管理者批准，办公室负责登记、发放；c) 应确保文件使用的各场所都应得到相关文件的适用/修订版本。文件的发放、回收由办公室填写文件发放、回收记录 。*88888 QK/CX-200944.4 文件的受控状况文件分
5、为“受控”和“非受控”两大类，凡与有机体系运行紧密相关的文件应为受控，由各主管相关人员按本程序规定执行管理。所有受控文件必须在该文件封面受控状态栏加盖表明其受控状态的印章，没有受控栏的在其右上角加盖表明其受状态的印章。4.5 文件的更改a) 有机管理手册由办公室组织更改，填写文件更改申请单 ，经有机管理小组长检查，上报最高管理者批准后更改，由办公室发放。办公室应保留文件更改内容的记录。b) 其他文件的更改由各相应主管相关人员填写文件更改申请单 ，经原检查相关人员审批，再由各相应相关人员指定人员进行更改、发放、处理。c) 所有被更改的原文件必须由办公室收回，以确保有效文件的唯一性。4.6 文件的
6、领用a) 文件使用者应填写文件发放、回收记录 ，经发放人员确认后领用。b) 因破损而重新领用的文件，分发号不变并收回相应旧文件；因丢失而补发的文件，应给予新的分发号，并注明已丢失的文件的分发号失效；办公室作好相应发放签收记录。4.7 文件的保存、作废与销毁4.7.1 文件的保存a) 与有机管理体系相关的文件都必须分类存放在干燥、通风、安全的地方；b) 各相关人员文件由本相关人员保管。办公室每季度对各相关人员文件保管情况进行检查。c) 对于受控文件，各相关人员应及时填写本相关人员使用文件的受控文件清单 。d) 任何人不得在受控文件上乱涂画改，不准私自外借，确保文件清晰、易*88888 QK/CX
7、-20095于识别和检索。4.7.2 文件的作废与销毁a) 所有失效或作废文件由相关人员及时从所有发放或使用场所撤出，加盖“作废”印章，确保防止作废文件的非预期使用；b) 为某种原因需保留的任何已作废的文件，都应签“作废保留”字样以便于识别；c) 对要销毁的作废文件，经有机管理小组长批准后，由办公室统一进行销毁。4.7.3 文件的借阅、复制借阅、复制与有机管理体系有关的文件应进行登记，由相关负责人按规定权限审批后向资料管理人借阅、复制。复制的受控文件必须由资料管理人登记。4.8 外来文件的控制4.8.1 收到外来文件的相关人员，需识别其适用性和有效性，并控制分发以确保其有效。4.8.2 各主管
8、相关人员负责收集相关国家、行业、企业、国际标准的最新版本，加盖受控印章，分发到相关人员使用，并把旧标准收回。4.8.3 各相关人员要把上述标准及其他与有机管理体系有关的外来文件单独填入“受控文件清单” ，并报办公室独立备案。4.9 每年 1 月份由办公室组织对现有有机管理体系文件进行定期评审，各相关人员结合平时使用情况进行评审，必要时予以修改，执行 4.5 条款规定。4.10 对承载媒体不是纸张的文件的控制，也应参照上述规定执行。5 相关文件5.1 记录控制程序6 相关记录6.1 文件发放、回收记录6.2 文件更改申请*88888 QK/CX-200966.3 受控文件清单6.4 文件更改/作
9、废/销毁处理单*88888 QK/CX-20097QK/CX-S4-4.2.6记录控制程序1、目的对有机管理体系所要求的记录予以控制。2、范围适用于能够证明产品符合要求和有机管理体系有效运行的记录。3、职责3.1 办公室负责监督、管理各相关人员的体系运行记录。3.2 各相关人员负责收集、整理、保管本相关人员的体系运行记录。3.3 办公室保管超过一年的体系运行记录。3.4 各相关人员负责人负责批准本相关人员编制的体系运行记录格式。4、程序4.1 各相关人员资料员收集、整理、保存本相关人员的体系运行记录。4.2 体系运行记录的标识编号QK . JL .01 记录顺序号体系运行记录缩写主管相关人员缩
10、写各相关人员缩写：办公室（BG） 、供销部（GX） 、生产部（SC） 、质检部 (ZJ)。4.3 体系运行记录填写4.3.1 体系运行记录填写要及时、真实、内容完整、字迹清晰，不得随意涂改。如因某种原因不能填写的项目，以“”代替但应能说明理由。4.3.2 如因笔误或计算错误而需要修改原数据的，应加盖或签上更改人的印章或姓名及日期。4.4 体系运行记录的保存、保护4.4.1 各相关人员必须把所有体系运行记录分类，依日期顺序整理好，存放于通风、干燥的地方。所有的体系运行记录应保持清洁、字迹清晰。各相关人员*88888 QK/CX-20098按规定的期限保存记录，对于保存一年以上的记录交办公室保存。
11、4.4.2 办公室编制受控记录清单 ，将公司所有与有机管理体系运行有关的记录汇总，包括名称、编号、保存期、使用人员等内容，并汇集备案记录的样本。4.5 体系运行记录的发放、借阅a) 各人填写文件发放、回收记录 ，向办公室领用所需记录空白表；b) 各相关人员保管的体系运行记录应便于检索，需借阅者要经相应负责人批准，由记录管理人登记备案。4.6 体系运行记录的销毁处理体系运行记录如超过保存期或有其他特殊情况需要销毁时，由办公室报有机管理小组长批准，由被授权人执行销毁。4.7 记录格式4.7.1 各相关人员的体系运行记录格式，由各相关负责人员组织编制，有机管理小组长审批，交办公室备案。4.7.2 各
12、相关人员可根据工作需要提出记录格式设计更改，执行文件控制程序有关文件更改的规定。4.8 体系运行记录的保存期限4.8.1 与体系运行有关的体系运行记录，保存期限为：5 年。4.8.2 与产品质量和销售有关的体系运行记录，保存期限为：10 年。5、相关文件文件控制程序6、相关记录6.1 受控记录清单6.2 文件发放、回收记录6.3 文件更改申请6.4 文件更改/作废/销毁处理单*88888 QK/CX-20099QK/CX-S4-4.3培训控制程序1、目的对承担有机管理体系职责的人员规定相应岗位的能力要求，并进行培训以满足规范要求。2、范围适用于承担有机管理体系规定职责的所有人员，包括临时雇用的
13、人员，必要时还包括供方的人员。3、职责3.1 办公室a) 负责编制各相关人员岗位任职要求；b) 负责年度培训计划的制定及监督实施；c) 负责上岗基础教育；d) 负责保存相关培训记录。3.2 各相关人员负责本相关岗位的员工的岗位技能培训。3.3 有机管理小组长负责批准相关人员岗位任职要求3.4 最高管理者批准公司年度培训计划。4、程序4.1 人员安排4.1.1 承担有机管理体系职责的人员应是有能力的，经过教育、培训或者技能和经历方面适宜。办公室负责编制各相关人员岗位任职要求报有机管理小组长批准。相关人员负责人应至少满足下列条件之一：a） 具备相关专业的技术职称；*88888 QK/CX-2009
14、10b） 大专以上学历，并已工作二年以上；c） 受过相关的职业培训d） 具备四年以上相关工作经历。4.2 培训、意识和能力4.2.1 应识别从事影响有机产品质量的活动的人员的能力需求，分别对新员工，在岗员工、转岗员工、各类专业人员、特殊工种人员、内检员等，根据他们的岗位责任需求制定并实施培训。4.2.2 新员工培训a) 公司基础教育：包括公司简介、员工守则、有机方针和目标、质量、安全和环保意识、相关法律法规、有机管理体系标准基础知识等的培训。在进入公司一个月内，由办公室组织进行；b) 相关人员基础教育：学习有机手册主要内容，由相关负责人组织进行；c) 岗位技能培训：学习本相关人员的工作程序，由
15、本相关人员负责人组织进行并进行适当的考核，合格者方可上岗。4.2.3 在岗人员培训按培训计划，每年应对在岗员工进行至少一次全面的岗位技能培训和考核。4.2.4 特殊工作人员培训a) 设备操作人员的培训，由所在岗位养殖基地负责培训，培训合格后持证上岗。每年对于这些岗位的人员还应进行培训； b) 有机管理体系内检员应由认证或咨询机构培训和考核。人员应当上岗工作前应获得相应资格。4.2.5 通过教育和培训，使员工意识到：a) 满足顾客和法律法规要求的重要性；b) 自己从事的活动与公司发展的相关性。公司鼓励全体员工参与有机生产管理，为实现有机目标做出贡献。4.2.7 评价所提供培训的有效性a) 通过理
16、论考核、操作考核、业绩评定和观察等方法评价培训的有效性，*88888 QK/CX-200911评价被培训的人员是否具备了所需的能力。b) 每年第四季度办公室组织各负责人及员工代表召开年度培训工作会议，评价培训的有效性，征求意见和建议，以便更好地制定下年度的培训计划；c）办公室加强对员工日常工作业绩的评价，可随时对各相关人员员工进行现场抽查。对不能胜任本职工作的员工应暂停工作，安排培训、考核，或转岗，使员工的能力与其从事的工作相适应。4.2.9 办公室负责建立、保存员工培训记录。4.3 培训计划及实施4.3.1 每年 12 月各相关人员上报办公室下年度的培训申请单 ，根据公司需求及下年度各相关人
17、员培训申请单 ，办公室于 12 月制定下年度的年度培训计划 （包括培训内容、对象、时间、考核方式等内容） ，经最高管理者批准后下发各相关人员，并监督实施。4.3.2 每次培训各相关人员应填写培训记录表 ，记录培训人员、时间、地点、教师、内容及考核成绩等，培训后将有关记录、试卷或操作考核记录等交办公室存档。4.3.3 各相关人员的计划外培训，应填写培训申请单 ，报有机管理小组长批准，由相关人员组织实施。5、相关文件5.1 岗位任职要求6、相关记录6.1 培训记录表6.2 培训申请单6.3 年度培训计划*88888 QK/CX-200912QK/CX-S4-4.3-1采购控制程序1、目的对采购过程
18、及供方进行控制，确保所采购的产品符合规定要求。2、适用范围适用于对生产和服务所需的原材料的采购的控制以及对供方进行选择、评价和控制。3、职责3.1 供销部a) 负责制定采购计划，执行采购作业。b) 负责对供方的评价和对采购物品进行验收。3.2 供销部负责编制农机用具的检验标准和合格供方评定准则。3.3 有机管理组长负责批准农机用具的检验标准和合格供方评定准则。4、程序4.1 物资分类4.1.1 主要物资严重影响有机性能的物质如：种苗、土地投入物、加工原辅料。4.1.2 辅助物资其它生产资料如：农机作业辅助用物资。4.1.3 供销部负责编制物资明细表 ，并对生产用物资正确分类。4.2 采购控制4
19、.2.1 供销部组织对主要物资的供方进行评定。由有机管理小组长批准并将评审合格的供方列入合格供方名录4.2.2 根据生产的需要，由有机管理小组长负责下达采购任务，确保不使用禁用的和未经许可的生产资料，特别是主要物资的采购应当注意选择合格供方名录中的供方。4.2.3 供销部必须严格遵循采购要求进行采购，详细标明采购物品品名，数量，并注明有机状态、生产厂家、销售商等。采购物资要留原始票据，如发票、收据，*88888 QK/CX-200913以备需要时追踪。4.2.4 采购验证对采购的有机投入物质有效性由有机管理小组长进行验证，确保有机采购的符合性。对采购的物资品名、品种、数量、采购人信息，应由供销
20、部详细记录采购产品登记表和进货验证记录 ，以备为有机产品证明提供证据。4.2.5 入库采购的有机食品生产投入物入库管理详见仓库管理规程 。5、相关文件5.1 合格供方评定准则5.2 农机具购进检验标准5.3 仓库管理规程6、相关记录6.1 物资明细表6.2 采购产品登记表6.3 供方评定记录6.4 合格供方名录6.5 进货验证记录*88888 QK/CX-200914QK/CX-S4-4.4内部检查控制程序1、目的验证有机管理体系是否符合标准要求，是否得到有效地保持、实施和改进。2 适用范围适用于公司有机管理体系所覆盖的所有区域和所有要求的内部检查。3 职责3.1 有机管理小组长a) 批准组织
21、年度内检计划和检查实施计划；b) 批准内部有机管理体系检查报告；c) 全面负责内部有机管理体系检查组的领导工作；d) 选定检查组长及检查员。3.2 办公室a) 编写年度内检计划 ；b) 组织、协调内检活动的展开；c) 负责现场检查全过程的管理。3.4 内检组长a) 编制、实施本次内检计划；b) 编写内检报告。4 程序4.1 年度内检计划4.1.1 根据拟检查的活动和区域的状况和重要程序及以往检查的结果，由办公室负责策划各相关人员全年检查方案，编制年度内检计划，确定检查的范围、频次和方法，经有机管理小组长检查批准。每年内检至少一次，并要求覆盖本公司有机管理体系的所有要求，另外出现以下情况时由有机
22、管理小组长及时组织进行内部有机检查。*88888 QK/CX-200915a) 组织机构、管理体系发生重大变化；b) 出现重大质量事故，或用户对某一环节连续投诉；c) 法律、法规及其他外部要求的变更；d) 在接受第二、第三方检查之前；e) 在有机认证证书到期换证前。4.1.2 年度内检计划内容a) 检查目的、范围、依据和方法；b) 受审相关人员和检查时间。4.1.3 根据需要，可检查有机体系覆盖的全部要求和相关人员，也可以专门针对某几项要求或相关人员进行重点检查。但全年的内检必须覆盖有机管理体系全部要求和必要条款。4.2 检查前的准备4.2.1 有机管理小组长任命内检组长和内检组员。内检应由与
23、受审相关人员无直接关系并具备资格的内检员负责。4.2.2 由内检组长策划检查并编制检查实施计划 ，交有机管理小组长检查，最高管理者批准。计划内容主要包括：a) 检查目的、范围、方法、依据；b) 内部检查的工作安排；c) 检查组成员；d) 检查时间、地点；e) 受审相关人员及检查要点；f) 预定时间，持续时间；g) 开会时间；h) 检查报告分发范围、日期。4.2.3 在了解受审相关人员的具体情况后，内检组长组织编写内检检查表 ，内检检查表要详细列出检查项目、依据、方法，确保无要求遗漏，检查能顺利进行。*88888 QK/CX-2009164.2.4 内检组长于内检前十天将内检时间通知受审相关人员
24、，受审相关人员对内检时间如有异议，应在内检前三天通知内检组长。4.2.5 内部有机管理体系检查员应经有机体系认证或咨询机构培训、考核合格后方能担任。4.3 内检的实施4.3.1 首次会议a) 参加会议人员：公司领导、内检组成员及各相关人员负责人。与会者应签到并由办公室保留会议记录。b）会议内容：由检查组长主持会议。组长介绍内检目的、范围、依据、方式、组员和内检日程安排及其他有关事项4.3.2 现场检查a） 内检组根据内检检查表对受审相关人员的程序和文件执行情况进行现场检查，将体系运行效果及不符合详细记录在检查表中。b） 内检组长需每日召开内检组内部会议，全面汇总、分析该日内检情况，对内检不合格
25、报告进行核对。c） 内检时检查员要公正而又客观地对待问题。4.3.3 检查报告4.3.3.1 现场检查后，检查组长召开检查组会议，综合分析检查结果、依据标准、体系文件及有关法律法规要求，必要时还要依据与顾客签订的合同要求，确认不合格项并发出内检不合格报告。经相关人员领导确认后，由相关人员分析原因，制定纠正措施，经检查员确认后实施纠正。检查员负责对实施结果跟踪验证，并报告验证结果。4.3.3.2 检查组填写不合格项分布表 ，记录不合格分布情况。4.3.3.3 现场检查后，检查组长完成内部有机管理体系检查报告 ，交有机管理小组长检查，批准。检查报告内容：*88888 QK/CX-200917a)
26、检查目的、范围、方法和依据；b) 检查组成员、受检查方代表名单；c) 检查实施情况综述；d) 不合格项分布情况分析；e) 存在的主要问题分析；f) 对公司有机管理体系有效性、符合性结论及今后应改进的地方。4.3.4 末次会议a) 参加人员：领导层、内检组成员及各相关人员领导，与会者应签到并由办公室保留会议记录。b) 会议内容：检查组长主持会议。内检组长重申检查目的，宣读内检不合格报告，宣读内部有机管理体系检查报告 ，提出完成纠正措施的要求及日期，由有机管理小组长、公司领导讲话；c) 由办公室发放内部有机管理体系检查报告到各相关人员。内检结果要提交公司管理评审。5 相关文件5.1 改进控制程序6
27、 相关记录6.1 年度内检计划6.2 检查实施计划6.3 内检检查表6.4 内检不合格报告6.5 内部有机管理体系检查报告6.6 首（末）次会议签到表6.7 不合格项分布表6.8 纠正和预防措施处理单*88888 QK/CX-200918QK/CX-S4-4.6不合格品控制程序1、目的对不合格产品和服务进行识别和控制，防止不合格产品和服务的非预期使用或交付。2、适用范围适用于对材料及产品的不合格和服务的不规范的控制。3、职责3.1 办公室负责跟踪不合格的处理结果。3.2 生产部、质检部、供销部负责人负责在各自的工作范围内进行有机产品检验和不合格品的识别并对不合格品作出处理决定。4 、程序4.1
28、 不合格品的分类：a） 严重不合格：经检验判定的直接影响产品质量、主要性能技术指标等的不合格；b） 一般不合格：外观的、表面的不影响产品质量的不合格。4.2 进货不合格品的识别和处理，处理方式可采用：退、换货。由供销部进货验证人员签字确认后，在材料上贴“不合格”标签，公司种植基地、加工车间将其放置于不合格品区，验证人员将进货验证记录报进货人签字处理。对严重不合格应填写不合格品报告 。将报告呈交最高管理者由其做出退货决定或相关处理决定。4.3 不合格的记录和处理：4.3.1 供销部随时对不合格服务进行记录，对不合格服务分析原因，制订解决方案和纠正措施。a) 轻微不合格在供销部发现后及时处理并纠正
29、完毕。b) 一般不合格在 24 小时之内处理完毕。c) 严重不合格在 72 小时之内处理完毕。*88888 QK/CX-2009194.3.2 供销部对顾客的直接投诉及相关人员反映的顾客投诉信息填写顾客投诉处理记录 ，上报相关人员负责人制定解决方案及纠正措施，并将其下发相关责任相关人员进行实施，所采取的措施要留有记录。4.4 处理方案及纠正措施的验证4.4.1 办公室对上报及检查出的不合格产品及不合格服务按处理方案及纠正措施进行跟踪验证。4.4.2 办公室对严重不合格品和顾客投诉的处理结果进行验证并上报最高管理者审阅。4.5 不合格服务处理结果的通报办公室在相关责任相关人员处理纠正完毕后对顾客
30、的投诉进行答复及确认，达到顾客满意为止。5 、相关文件5.2改进控制程序6 、相关记录6.1进货验证记录6.2不合格品报告6.3顾客投诉处理记录*88888 QK/CX-200920QK/CX-S4-4.6-1改进控制程序1 目的采取有效的改进和纠正和预防措施，实现有机管理体系的持续改进。2 适用范围适用于改进、纠正和预防措施的制定、实施与验证。3 职责3.1 最高管理者和办公室定期对体系运行状况进行评审并完整记录。3.2 办公室负责组织各负责人对体系、产品持续改进策划，当出现存在和潜在的质量问题时发出相应的纠正和预防措施处理单并跟踪验证实施效果。3.3 办公室负责在出现环境问题发出相应的纠正
31、和预防措施处理单 ，并跟踪验证实施效果。3.4 各相关人员负责实施相应的改进和纠正和预防措施。3.5 有机管理小组长负责监督、协调改进和纠正和预防措施的实施。3.6 供销部负责有效地处理顾客意见。4 程序4.1 持续改进的策划4.1.1 日常的改进活动。各相关人员对日常改进活动的策划和管理参见本章节中 4.2、4.3 条款执行。4.1.2 较重大的改进项目涉及对现有过程和产品的更改及资源需求变化，办公室组织相关人员在策划和管理时应考虑：a) 改进项目的目标和总体要求；b) 分析现有过程的状况确定改进方案；c) 实施改进并评价改进的结果。4.1.3 办公室通过组织对方针和目标的贯彻过程、检查结果
32、、数据分析、纠正和预防措施的实施、管理评审的结果，积极寻找体系持续改进的机会，确定需*88888 QK/CX-200921要改进的方面（如服务流程优化、资源配置及环境质量的改善等） 。组织各负责人进行策划，制定改进计划报有机管理小组长检查，最高管理者批准后，予以实施。4.2 纠正措施4.2.1 办公室组织相关人员对于存在的体系运行不合格应采取纠正措施，以消除不合格原因，防止不合格再发生。4.2.2 识别不合格对有机管理体系各过程输出的信息进行识别：a) 过程、产品质量出现重大问题；b) 管理评审发现不合格时；c) 顾客对产品或服务质量投诉时；d) 内检发现不合格时。4.2.3 原因分析、措施制
33、定、实施与验证可采用统计技术或试验的方法来确定主要原因。4.2.3.1 对情况 a)，b)办公室填写纠正和预防措施处理单中“不合格事实”栏，确定责任相关人员；由责任相关人员填写“原因分析”栏，制定纠正措施并实施，办公室跟踪验证实施效果。4.2.3.2 对情况 c） ，由供销部填写顾客纠正和预防措施处理单中“不合格事实”栏，转办公室确认并确定责任相关人员，由责任相关人员分析原因，制定纠正措施并实施，办公室跟踪验证实施效果并将结果反馈给销售人员，再由供销部及时转告顾客并取得顾客满意。4.2.3.3 对情况 d） ，由检查组发出内检不合格报告 ，执行内部检查程序。4.2.4 对每项纠正措施完成后，该
34、相关人员负责人对实施效果的有效性进行评审，评审其能否防止类似不合格继续性发生，并在纠正和预言措施处理单上签名确认。办公室负责进行跟踪验证。4.3 预防措施*88888 QK/CX-2009224.3.1 识别潜在不合格办公室可重点应用统计技术分析如下记录：a) 供方供货质量统计、产品合格率、顾客满意程度调查、环境统计等；b) 以往的内检报告、管理评审报告；c) 纠正、预防、改进措施执行记录等。以便及时了解体系运行的有效性和过程、产品、环境质量趋势及顾客的要求和期望。并应当在日常对体系运作的检查和监督过程中，及时收集分析各方面的反馈信息加以利用。4.3.2 发现有潜在的不合格事实时，根据潜在问题
35、影响程度确定轻重缓急，由办公室召集相关人员讨论原因，定出预防措施和责任相关人员；办公室填写纠正和预防措施处理单的潜在不合格事实栏，经责任相关人员分析原因并制定预防措施后实施，办公室跟踪验证实施效果，有机管理小组长对有效性进行评审，并在纠正和预防措施处理单上签名确认。4.3 改进、纠正和预防措施实施控制及记录4.3.1 改进、纠正和预防措施的实施过程中，有机管理小组长协助分析原因，并监督措施实施的过程。4.3.2 由改进、纠正和预防措施引起的对体系文件的任何更改，按文件控制程序执行。4.3.3 重要改进和纠正和预防措施的记录应作为下次管理评审的输入之一。5 相关文件 5.1 文件控制程序5.2
36、记录控制程序5.3 不合格品控制程序 6 相关记录6.1 改进计划6.2 数据分析记录6.3 纠正和预防措施处理单*88888 QK/CX-200923QK/CX-S4-4.6-2顾客申诉/投诉控制程序1、目的为了给消费者提供安全、放心的有机产品，及时处理产品消费中出现的问题，给消费者以满意的答复，不断提高公司的产品质量和信誉特制定本程序。2、范围适用于特殊情况下的客户投诉处理。3、职责3.1 供销部负责客户投诉的收集和特殊情况下的客户投诉处理和产品回收工作。3.2 质检部负责对召回产品进行技术检验并出具报告。3.3 生产部负责对召回产品的安全处置。4、程序4.1 发现问题消费者发现问题时，由
37、供销部负责了解并记录问题发现的地点、时间和产品批号等，填写顾客投诉处理记录及时上报最高管理者。4.2 问题及投诉的评估最高管理者接到产品出现问题或客户投诉的报告后，立即通知各相关人员召集有关技术人员进行调查研究，收集、检查质疑产品的种植环境、灌溉水质和人员管理加工过程记录，必要时进行检测和调查，以确定产品是否存在问题，必要时请专门的研究机构来协助。4.3 开始回收经调查研究确认产品存在产品质量问题，立即启动产品回收程序。如果质疑产品仍在公司的控制下，最高管理者召集有关责任相关人员共同分析问题的起因，制定出书面的纠正和预防措施经批准后督促相关人员落实。最高管理者负责纠正和预防措施实施情况的跟踪验
38、证。当分析研究后确认质疑产品与供货商有关时，采购人员要和供货商一起找出原因，并制定纠正和预防措施，*88888 QK/CX-200924报最高管理者批准后督促相关人员落实，供销部负责纠正和预防措施实施情况的跟踪验证。如果质疑产品已进入销售系统，供销部立即通知各销售商回收质疑产品，并同销售商一起落实回收品的储存和隔离工作。最高管理者召集有关责任相关人员共同分析问题的起因，制定出书面的纠正、预防措施以及对回收品的处理方案，报最高管理者批准后督促相关人员落实，最高管理者亲自负责纠正和预防措施实施情况的跟踪验证；必要时，通过媒体公布公司的回收决议以通知消费者，回收决议中应提供质疑产品的详细照片，包括产品名称（代号） 、批号、规格、包装种类，质疑产品的照片，告知消费者应如何退回所购产品。5、相关文件 5.1 改进控制程序5.2 不合格品控制程序6、相关记录6.1 顾客投诉处理记录6.2 纠正和预防措施处理单
