1、第二单元 时间管理,主讲：张战勇,第二单元 时间管理,第五章 提高效率第六章 规划时间第七章 克服障碍,第五章 提高效率,5.1 活动跟踪表（了解自己的工作习惯）5.2 工作方式的影响改进工作方式的几种方法 5.3 寻求平衡掌握保持各种平衡关系的方法,活动跟踪表（参见案例无效的工作P61）,找出细节问题，分析时间利用效率。,案例,小王与小李的工作效率差异在哪里？,在工作实践中，这样的情况很普遍：有的员工工作十分投入，十分认真，但是工作效率不高,1998年时，我们南京金和已经成为南京规模较大的一家IT企业。当时有十几个业务人员，业务人员的素质相差不大，但业绩差异十分巨大。其中最明显的两个人，员工
2、小王与员工小李，他们一个月的绩效有5倍之差。但在对全部员工的调查问卷中，大家一致认为小李比小王更吃苦，更认真。于是我对两个人作了一周5个工作日的跟踪。当时我们南京公司规定是上午8：30上班，下午17：30下班，中午休息1小时。一周跟踪下来的情况如下：小王平均是8：21到公司，小李是8：05到公司。,小王一天的工作情况,到公司后花5分钟时间做卫生工作，然后开始电话联系新客户。平均到9：40分电话联系结束，这期间平均打电话为21个，找到对方负责人的电话为15个。9：4011：00，处理前一天老客户的成交单据，同时预约下午的老客户拜访。上午11：0011：40以及下午13：3014：30，平均又有大
3、约18个开拓新客户的电话，找到单位负责人的电话为12个。14：3017：00，外出进行客户的约定拜访，平均走访4家客户，成功拜访（指能见到分管业务的负责人）平均为3.6家。 17：0017：30，回公司处理一些杂务，下班离开公司的平均时间是17：43分。,小李一天的工作情况,到公司后平均花15分钟时间做卫生工作（其中还会帮其他同事做一些事）。8：20开始处理前一天老客户的业务事务，平均处理1小时，到9：20结束。9：2011：50，电话联系开拓新客户的工作。其间，平均打34个电话，成功找到单位负责人的电话为9个。13：2017：10，走访老客户，平均走访5家，平均成功访问为1.2家。17：10
4、18：30，回公司处理一些杂务，平均下班时间为18：35分。,专业知识综合测试比较,对小王、小李的专业业务掌握进行了综合测试，小李得91分，小王得84分。对小王、小李的沟通技巧进行了面试，5个评委，小李得81分，小王得89分。,小李效率低的原因分析,我对小李电话访问成功率低的原因进行了分析，发现小李电话开拓新客户的时间，正好是多数客户的负责人外出办事的时间，而小王打电话时间多数客户的负责人还在公司。小李走访客户没有事先预约，所以成功率低，多数客户的负责人不在，仅有的一点成功率也多是在下午17：00左右的最后一两个拜访中出现的，而小王的走访多是事先预约的。我认为以上两点是小王、小李业绩差异的主要
5、问题。!,结果运用,根据这一结论，我让小李先调整工作时间的分配，采用小王的工作时间分配形式。调整后，经过一周的磨合，到第二周，发现小李的成功率有了大幅度的上升，工作量反而有了一些下降。电话开拓新客户的数量为每天36个，成功数上升到22个，客户走访量仍是5家，成功率上升到4家。两个月后，小李的业绩已经达到小王的90%。,讨论,通过这个案例你能获得什么启示？,改进工作方式的几种方法,解决时间观念差的方法 防止压力过度的方法 克服拖延的方法 避免虎头蛇尾的方法 提高灵活性的方法 克服过于忙碌的方法,测试一下你的时间效率如何？1、解决时间观念差的方法2、防止压力过度的方法 亚健康、职业病 每天锻炼半小
6、时以上 不要事必躬亲3、克服拖延的方法不要想，拿到事情后，按照轻重缓急，抓紧一件件做。,4、避免虎头蛇尾的方法 5、提高灵活性的方法止于至善 6、克服过于忙碌的方法懂得合理授权举例：,谁背上了猴子？（作者：Willam Oncken Jr. 和 Donald L. Wass）其中有这样的经典描述：“任何时候当我帮助你解决这样或那样的问题时，你的问题都不应成为我的问题。你的问题一旦成为我的问题，那你就不再有问题了。我不会帮助一个没有问题的人。”“这次面谈结束后，问题应该由你带出去 -正如由你带进来一样。你可以在任何约定的时间向我求助，然后我们可以共同决定下一步谁应采取什么行动。”“在偶尔需要我采
7、取行动的情况下，我们俩要共同决定，我不会单独采取任何行动。”,原潍坊市教育局局长李希贵对喜欢敲他办公室门的下属有如下应对策略：当下属一进办公室门时，你必须保持警觉地注视着他身上的那只“猴子”。以下是简单对白：下属：“局长您看这个问题应当怎样解决？”李希贵：“你说呢？”下属：“还没想好。”李希贵：“回去想好了再来。”第二天，下属怀揣着解决方案又来敲局长办公室的门。下属：“局长您看这个方案行不行？”李希贵：“还有没有更好的方案？”下属：“还没想好。”李希贵：“回去想好了再来。”如此反复，使最知情的下属找到了解决问题的最好办法，那只“猴子”始终在下属的背上跳来跳去，局长根本没有碰那只“猴子”。久而久
8、之，下属懂得了怎么做事，怎样把事情办得最好，局长办公室的门是不用经常去敲啦，反而“清闲”的局长会敲下属的门，问：“事情办得怎样？”，这叫监督！,“最成功的人是那些不断努力减少自己工作量的人”（英国领导力培训专家：布赖恩克莱格、保罗伯奇）。,保持各种平衡关系的方法,思考与行动之间先有思考 工作效率和工作效果之间效果更重要 行动与保持行动能力之间培训与充电 过小压力和过度压力之间适度 工作与生活之间调整 任务、团队和个人之间的平衡三环领导力模型,三环领导力模型,三方面的内容参见表5-6 P74,第六章 规划时间,6.1 做好计划掌握制订工作计划需要考虑的两个方面 6.2 检查你的目标6.3 时间管
9、理矩阵确定任务优先级,录象（1）乱了头绪的经理人-毁灭,请观察：理查德的问题（24分钟录像）,小组讨论,1、你觉得在改进时间管理方面，里查德最应该优先改善的 是什么？ 2、你会向他提出哪些建议以改进他的时间管理呢？,录象（2）乱了头绪的经理人-重生（自我管理）,请观察：您认为在自我管理方面应注意哪些要点？ 录像播放时间14分钟,列出工作任务单,主动性任务 帮你实现工作目标 应对性任务 不太重要却不可缺少,任务的决定标准,1、完成哪些任务可使我更接近自己的主要目标？ 2、我能否在完成单个任务的同时解决许多其他问题？ 3、完成哪些任务有助于我为实现组织、部门、工作小组的整体目标做出最大贡献？ 4、
10、完成哪些任务能使我获得（短期或长期的）最大实惠，得到上司的表扬和其他人的认可？ 5、哪些任务一旦完不成，会产生负面作用：如生气、责备、 干扰等等？,重要性 = 影响深远紧急性 = 需要立刻处理,时间优先,A,B,C,D,紧急,不紧急,重要,不重要,重要,不重要,紧急,不紧急,20-25%,65-80%,15%, 1%,优秀的领导者：将通过预先的安排来减轻危机的程度，也就将A变为B。 按照管理学上的“二八定律”，大家80%的精力，用于完成20%的重要工作，另外80%的工作仅靠20%的精力去做完。,哪件事情先做？,一、邀总经理共进午餐 (1-1.5hrs) 二、拟订下一年度媒体广告预算 (2-3d
11、ays) 三、处理积压过多的公文 (1-1.5hrs) 四、与物流经理讨论工作衔接问题 （4hrs) 五、处理急待回复的若干信件 (1hrs) 六、浏览桌上堆积如山的专业杂志 (0.5hr) 七、为下个月的业务会议准备口头报告 (2hrs) 八、据传某产品最近一批货的质量有问题 (1hr) 九、回复政策主管官员来电，讨论此事 (0.5hr) 十、参加下午2点召开的主管会议，但议题不明 (1hr),确定处理工作任务的先后顺序,工作的重要程度（重要的工作需要安排足够的时间处理） 工作的紧急程度（紧急的工作需要马上着手处理）,根据：,如何对付影响工作的打扰者,先打断他的话： 站起来： 把握好时间：
12、把握好谈话内容： 态度要友善 要做到：对待他人，时间上要苛刻，态度上要和气,录象（3）乱了头绪的经理人-重生（2）管理别人,请观察：合理授权的要点 录像播放时间：14分钟,什么是授权,主管希望拥有什么样的员工？ 员工有什么样的追求？,什么是授权,授权的本质，就在于释放员工本身所有但又严重未加利用的知识、经验和动力。,当员工在工作上被给予更大的主动权和赋予更多责任 的时候，公司的销售利润（10.3%)比那些没有员工参 与的公司(6.3%)要高。美国南加州大学 爱德 劳勒,管理者要学会如何授权，必须先要克服两个障碍,要舍得把自己喜欢的工作，分派给别人去做 克服恐惧心理，不要害怕工作局面失控,要做事
13、项清单,紧急事项(马上办)事项 时间保证 授权,重要事项(在今日某个 时间里办) 事项 时间保证 授权,如何授权,哪项任务？ 由谁负责？ 如果派他，他能胜任吗？ 需要多长时间培训，他才能胜任工作？ 制定培训计划,授权时,提供必要的支援 关键处把关，监督工作进展,第七章 克服障碍,7.1 自信果断掌握自信、好斗、自卑的举止特点7.2 建立自信的方法,珍妮是个总爱低着头的小女孩，她一直觉得自己长得不够漂亮。有一天，她到饰物店去买了只绿色蝴蝶结，店主不断赞美她戴上蝴蝶结挺漂亮，珍妮虽不信，但是挺高兴，不由昂起了头，急于让大家看看，出门与人撞了一下都没在意。 珍妮走进教室，迎面碰上了她的老师，“珍妮，
14、你昂起头来真美！”老师爱抚地拍拍她的肩说。 那一天，她得到了许多人的赞美。她想一定是蝴蝶结的功劳，可往镜前一照，头上根本就没有蝴蝶结，一定是出饰物店时与人一碰弄丢了。 自信原本就是一种美丽，而很多人却因为太在意外表而失去很多快乐。,无论是贫穷还是富有，无论是貌若天仙，还是相貌平平，只要你昂起头来，快乐会使你变得可爱人人都喜欢的那种可爱。 别看它是一条黑母牛，牛奶一样是白的!,自信、好斗、自卑的举止特点,建立自信的方法,学会适当地拒绝 说出你的需求 不要浪费时间 学会应付打扰,时间管理故事案例,视频：先把鹅卵石装进瓶子,一天，教授在桌子上放了一个瓶子，然后把一些大块的鹅卵石放进了瓶子，然后他问学
15、生：“你们说现在这个瓶子是不是满的？”学生们不假思索，齐声回答：“是！”“真的吗？”教授笑着又问。然后，他再将一些碎石子从瓶口倒了下去，摇一摇，又问学生：“这瓶子现在是不是满的？”“也许没满。”学生们有些迟疑。“很好！”教授说完，又从桌子下拿出一袋沙子，慢慢地倒进瓶子里。倒完后，他又问学生：“现在你们再告诉我，这个瓶子是满的吗？”“没有满。”大家很有信心地回答说。“好极了！”教授又从桌子底下拿出一大瓶水，把水倒在看起来已经被鹅卵石、小碎石、沙子填满了的瓶子里。当这些事都做完之后，教授正色问学生：“我们从上面这些事情中可以得出什么结论？”,一位学生回答说：“无论我们的工作多忙，行程安排多满，如果再压缩一下的话，还可以做更多事情，这门课讲的事时间管理。”教授听到这样的回答后，点了点头，微笑道：“答案不错，但并不是我要告诉你们的最重要的信息。”说到这里，教授停顿了一下，向全班同学扫视了一眼，说：“我想告诉各位最重要的信息是：如果你不先将大的鹅卵石放进瓶子里去，你也许以后永远都没有机会再把他们放进去了。”,
