1、1办公室工作流程彰武颐康医院2016 年 1 月2第一部分 办公室工作流程流程 1.1：收文流程收文流程 办公室文员 办公室主任 董事长 分管领导及处理重要文件一般文件流程结束流程 1.2：发文流程发文流程 办公室文员 办公室主任 董事长 分管领导及处理重要文件一般文件流程结束收文 签收、登记流程起始审阅承办、督办阅读、拟办 承办、落实编号、发文初核流程起始审阅打印、核对签发签收拟稿存档流程结束3流程 2.1：印章使用管理流程用印人 各职能部室 领导 办公室主任 办公室文员同意 同意流程 2.2：印章借用管理流程用印人 各职能部室 领导 办公室主任 办公室文员 用印人同意 同意申请填写印章使用
2、申请单流程起始批准 盖章审批记录、存档流程结束申请填写印章借用申请单流程起始批准印章管理员审核签字借出审批收回记录、存档流程结束4流程 3：档案借阅、复印管理流程档案使用人 各职能部室 领导 办公室主任 档案管理员 用印人同意 同意流程 4：礼品管理流程礼品使用人 各职能部室 领导 主管领导 董事长 董事长秘书 办公室主任同意同意申请填写档案借阅、复印申请单流程起始批准档案管理员审核签字借出、复印审批收回记录、存档流程结束填写礼品使用申请计划流程起始审批 采购礼品验收入库审批每月盘点发放流程结束批准5流程 5.1：接待工作流程来访客人 相关部门接待人员 各部办领导 办公室主任 董事长 财务处客
3、人到访一般客人 流程起始 请示相关领导具体落实汇报、拟账了解情况制定接待方案制定接待方案落实汇报、报账了解落实情况费用审批了解落实情况费用审批流程结束费用报销明确客人身份、来访事由审批6流程 5.2：小型接待流程（来电、来人）办公室文员 办公室主任 董事长 分管领导重要情况一般文件流程结束流程 5.3：大型接待流程办公室文员 办公室主任 董事长 各职能部门与各职能部室有关流程结束情况处理 拟办 承办、落实流程起始承办、督办接听来电记录内容/接待来访审批 批准 组织接待流程起始了解具体情况形成接待方案组织接待落实接待准备情况流程结束7流程 6.1：参加外部会议流程办公室文员 办公室主任 董事长
4、各职能部门重要会议一般会议流程结束流程 6.2：组织内部会议流程办公室主任 办公室文员 各职能部门 办公室档案员布置会场批准流程起始接到会议通知落实参会人员通知参会人员参加会议审批参加会议流程起始通知开会会议准备参会人员通知材料准备会议记录贯彻落实归档形成会议纪要流程结束8流程 7：办公用品、固定资产采购、入库、领用流程处室 办公室主任 董事长大宗物品 物资采购验收入库、登记并建立台账第二部分 办公室管理制度一、收文、发文管理制度1、 收文（1）登记。收文后，根据来文单位（上级来文、平级来文、下级来文）及时录入来文登记簿；（2）办理。来文登记后，视缓、急情况，及时填写文件处理标签报送相关领导阅
5、批；（3）归档。文件办理完毕，及时归档，定期或按医院规定将已归档文件再次分类整理，交由医院档案室集中管理。2、 发文（1）提出申请。各部门根据需要提出发文申请，由部门负责人草拟文件内容（草拟内容需用水笔书写，以便长期保存） ；（2）文件审核。各部门草拟文件必须交办公室统一审核；（3）领导审批。所有医院发文必须由医院领导审批后，方可印制；（4）文件发布。医院文件领导审批后，由办公室校对，用印，然后正式发布；（5）文稿归档。所有医院发文文稿统一由办公室整理归档。二、会议筹备制度根据需求提出计划划提出流程起始领用流程结束审核 审批91、会议组织（1）每年召开一次总结表彰大会；（2）每半年至少召开一次
6、中层以上管理人员会议；（3）每季度召开一次办公会；（4）每月召开一次部门沟通会议；（5）每周各部门召开一次周例会。2、会前准备：（根据会议的规模大小、重要程度安排）（1）安排会议议题；（2）确定会议筹备方案；（3）办理会议报批手续；（4）印发会议通知；（5）准备会议文件材料；（6）会场的卫生、照明、通风、音响、桌椅排列；（7）安排座次编组和邀请嘉宾；（8）重要会议的新闻发布。3、会中、会后安排：（1）会议签到；（2）导入会场；（3）安排发言；（4）会议记录（录音） ；（5）会场秩序和后勤服务；（6）参会人员离会；（7）清理会场；（8）会议文件的整理；（9）会议新闻的报道；（10）会议纪要的印发
7、；（11）会议精神的贯彻；（12）会议决定事项的督办。4、精简会议：办公室应当从实际出发严格控制会议的规模、会期，力戒形式主义，开会不得攀规格、讲排场，要严格控制会议成本，努力提高会议质量。三、办公用品管理制度1、采购、印制（1）提前三天书面申请。部门负责人审核，报董事长批准，交由办公室统一采购或印制。（特殊情况可委托办理） 。（2）各部门在申报时，需认真填写计划单，计算好月使用量，一般采购或印制数量以半年使用数为上限。（3）申请印制，应设计好规格、件数，并提出初步印制价格。（4）各部门验收时，要先查明物品规格、件数、价格是否相符，确认后在交货单上签字。（5）办公室在审核发票时，认真查对交货单
8、，确认无误后签字，报董事长批准后付款。（6）低值易耗办公用品，各部门应本着不铺张不浪费的原则，从严从细控制使用。10（7）高值办公耗材（如电脑、传真机）在使用中，应注意日常的维护与保养；确需维修时，报请董事长同意后，办公室通知具办。2、文印、传真（1）文印、传真用纸一律由办公室统一采购，各部门登记领用。（2）除有特殊要求外，各种文字材料用纸统一使用 A4 纸，标题用华文中宋体，二号字，正文用仿宋体，三号字。（3）要求能够手工书写的材料尽量手工书写。（4）工作之外，需要打、复印的，一律收费（办公室代收） ；不允许私自打、复印或发传真，一经查实，将给予当事人 10 元50 元/次罚款。收费标准：打
9、印：A4 纸 0.50 元/张 B5 纸 1.00/元张 复印：A4 纸 0.50 元/张 B5 纸 1.00 元/ 张 A3 纸 1.00 元/ 张传真：2.00 元/次（发） 1.00 元/ 次（收）四、印章管理制度1、印章刊刻与启用（1）医院行政章、合同专用章、财务专用章、钢印、法定代表人签名章、财务使用的法定代表章，在刊刻前应当由经办人到医院办公室开具专门介绍信。（2）医院直属机构印章和出纳印章刊刻前应由经办人到医院办公室开具介绍信。（3）机构注销、裁撤、法定代表人变更及出纳变更时，相关印章必须由办公室及时收回、集中保管。（4）印章启用与变更按公安机关相关规定执行。2.、印章保管（1）
10、各类印章应确定专人保管，保管人员应当同医院签订责任状 。（2）各类印章保管人变动，必须先办理印章交接手续。3、印章使用（1）用印审批：经济合同、正式文件用印前必须经领导文字批准，日常事务由办公室主任批准。（2）盖章登记：印章保管人盖章时，应逐笔在用印登记表上登记，口头批准用印的领导必须在登记表上签字。（3）空白介绍信：未经主管领导部门文字批准，严禁发出空白介绍信，空白介绍信必须留存根，领导人必须在存根上签字，空白介绍信上必须注明有效期，未使用的空白介绍信应及时退回。（4）空白信笺：未经领导批准，严禁发出空白信笺。经批准发出的空白信笺印章上必须注明用途。（5）携章外出：办公室主任及院长层人员确因
11、工作需要须携章外出的，应当登记，携章人应当签字并保证妥善保管、及时退还。五、合同管理制度1、订立合同必须使用统一文本或经省工商局批准、监制，医院设计的格式合同文本和数据电文合同，如：电子邮件、电报、传真等，要求先签订合同。若特殊情况用电话、口头、便条订货，必须严格执行事后补订合同。2、对外订立合同时，必须掌握供方的一些基本情况，必要时对供方进行现场考察。3、订立合同必须遵循平等、自愿、公平诚实信用和守法原则，不得徇私舞弊，违反国家法11律法规，损害国家和医院利益。4、所定合同必须主体合格，标的合法，手续完备，条款齐全，意思表达真实，约定明确，文字清晰，语言规范，无矛盾条款，无空白条款。5、严肃
12、合同报批制度，订立合同时，必须使用统一的合同审批标签，经部门负责人审核、签字，报请医院主管领导批准后，加盖合同专用章方为生效。6、合同管理人员建立合同档案分类台账，合同执行完毕叫医院合同管理员存档。7、委托代理人在签订合同时，不得超越委托书的权限范围，不得签订无效合同，违反合同。8、合同文本由专人保管登记使用。9、凡与合同相关人员，必须严格遵守医院制度，严守合同秘密。六、档案管理制度1、归档范围：医院文件材料的归档范围，包括上级机关印发的有关文件，批件及各部门产生的各种文件材料，主要在以下几个方面：基础管理； 党群工作； 经营管理；产品研发；科学技术；基本建设；会计核算。2、归档要求：（1）办
13、公室为医院临时档案室，集中统一管理医院形成的全部档案；（2）归档的文件材料应完整、准备、系统；（3）文件书写和载体材料应耐久保存，文件不能以铅笔，圆珠笔书写，传真件、复印件不得长期存档；（4）文件材料整理符合规范；（5）归档的电子文件、应有相应的纸质文件材料一并归档保存；（6）各类文件一般归档一份，比较中和利用频繁的文件归档 2-3 份；（7）各部门负责归档文件的收集和整理并定期或按医院规定交医院办公室集中管理，办公室定期或按医院规定将各部门已归档文件再次分类整理，交由医院档案室集中管理。3、归档时间（1）党群工作、行政管理、医疗管理类的文件一般按年度一年归档一次，在次年的第二季度前归档；（2
14、）会计类的文件由财会部门整理立类，保管一年后向医院综合档案室移交；（3）医院合同工的个人档案要随时归档，如有特殊情况，也可以分阶段归档。4、档案的管理与利用（1）档案分类：档案形成数量多的，可设二级类目；档案行程数量少，可将有关类目适当合并，归档文件的整理质量要符合国家标准的要求，并要编制各类档案目录；（2）保管条件：有专室或专柜存放档案，要防潮、防火、防尘、防有害生物等安全设施、并定期检查档案的保管状况，对破损或蜕变的档案要进行修复，以确保档案的完整与安全，并切实加强对知识产权档案和商业秘密档案的管理。（3）保管期限：对医院有长远利用价值的档案应永久保存；对医院在一定时期内有利用价值的档案分
15、别为长期或短期保存；凡是结余两种保管期限之间的档案，其保管期限一律从长。（4）鉴定与销毁：定期进行档案鉴定工作，鉴定具体时间根据实际需要确定；销毁前要造销毁清册，提出销毁报告，经董事长批准（重要档案应报医院或县档案机关备案） ，并由档案人员监销。12（5）其他规定：部门或个人借阅档案，应到办公室登记，及时归还：对不按规定归档而造成文件材料损失的，或对档案进行涂改、抽换、仿造、盗窃、隐匿和擅自销毁而造成档案丢失或损坏的直接责任者，给予相应的处分，后果严重的，将依法进行处理。七、办公室管理制度1、保持办公室地面、墙面、窗帘、窗户干净、清洁，各种公用设施完好无损，禁止乱涂乱贴乱画，禁止在档案柜顶层堆
16、放物品。2、保持文件资料摆放整齐有序，办公室若配置盆景，要保持盆景鲜艳；水瓶、盆景、报纸夹、办公桌椅、工艺品、办公用品等放在办公室固定位置，禁止随意挪动。3、上班时间严禁窜岗、嬉戏、溜号、大声喧闹；禁止在办公室吃早餐、零食、抽香烟、嚼槟榔等。4、讲文明礼貌，注意言行，不假公济私，热情大方，严守医院机密。5、下班后，整理干净桌面，关闭电脑、空调、电灯等公用设施，关好门窗。上班期间人员外出办事或下班后，未关闭空调等设施的，给予部门负责人 20 元/次罚款。6、建立“投稿”专箱，报纸、杂志等分类挂放在报纸夹上。7、样品室摆放美观整洁，窗明几净，废弃物要及时清理。第三部分 医院办公工作表单收文登记簿编
17、号：所属医院国旅医院 表单名称 收文登记簿 表单编码表单用途 应用部门 办公室收文簿顺序号收文日期 来文机关来文号文件标题 份数 性质机密程度承办单位或个人签收 编存 备考13表单应用流程说明14发文登记簿编号：所属医院 表单名称 发文登记簿 表单编码表单用途 应用部门 办公室发文簿归档发文日期发文编号发文单位文别 字号机密程度 事由 附件办理情形 承办人 日期 档号 备考表单应用流程说明15第四部分 办公室各种表单使用及销毁流程1、控制清单使用及销毁流程编制 填写 审核、签字 保存二年办公室 相关部门 董事长 办公室主任 销毁（责任人：办公室主任）2、部门控制清单收集处理汇总表使用及销毁流程
18、编制 填写 收集、审核 保存一年办公室 相关部门 董事长 办公室主任 销毁（责任人：办公室主任）3、收文登记表使用及销毁流程编制 填写 审核 保存二年办公室 相关部门 办公室主任 办公室主任 销毁（责任人：办公室主任）4、发文登记表使用及销毁流程编制 填写 审核 保存二年办公室 办公室文员 办公室主任 办公室主任 销毁（责任人：办公室主任）5、固定资产登记表使用及销毁流程编制 填写 审核 办公室 办公室文员 办公室主任 办公室文员（长期保存）6、房租登记表使用及销毁流程编制 填写 审阅 保存二年办公室 办公室文员 办公室主任 办公室文员 销毁（责任人：办公室主任）167、定额费用登记表使用及销
19、毁流程编制 填写 审核 保存一年办公室 办公室文员 办公室主任 办公室文员 销毁（责任人：办公室主任）8、手机费用登记表使用及销毁流程编制 填写 审核 保存一年办公室 办公室文员 办公室主任 办公室文员 销毁（责任人：办公室主任）9、印章使用记录表使用及销毁流程编制 填写 审核、签字 保存二年办公室 使用人 董事长 办公室主任 销毁（责任人：办公室主任10、客餐招待通知单使用及销毁流程 保存一年编制 填写 办公室主任 销毁（责任人：）办公室 相关部门 办公室 随账报财务 11、档案明细表使用及销毁流程编制 填写 审核 办公室 相关部门 办公室主任 办公室主任（长期保存）12、合同登记表使用及销
20、毁流程编制 填写 审核 保存十年办公室 相关部门 办公室 办公室主任 销毁（责任人：办公室主任）13、会议签到簿使用及销毁流程编制 填写 收集、审核 保存一年办公室 参会人员 办公室 办公室主任 销毁（责任人：办公室主任）1714、会议记录簿使用及销毁流程编制 填写 收集、审核 保存一年办公室 各部门 办公室 办公室主任 销毁（责任人：办公室主任）15、办公室评分表使用及销毁流程汇总评比办公室 参与检查人员 保存一年办公室 文员 销毁（责任人：文员）16、介绍信使用及销毁流程送相关部门 销毁（责任人：部门负责人）编制、填写 办公室存 整理归档 保存一年办公室 文员 销毁（责任人：办公室主任）第
21、五部分 办公室工作标准标准 1：办公室人员岗位主要职责及工作常规岗位名称：办公室主任汇报对象：医院董事长主要职责：1、贯彻医院精神；执行医院方针，安排本部门工作，配合各医院、各部门工作；2、带领部门员工提高业务水平和自律意识；3、全面负责办公室业务、管理、会议、接待、宣传、后勤等工作；4、做好医院内部各部门、医院与医院各部门之间的协调工作；5、接待来访客户安排商务谈判；6、草拟医院文件及相关材料；保管医院档案及其他物件；7、召集医院例会，召开办公室例会；8、协助董事长健全医院规章制度；9、管理车辆及后勤工作，组织卫生检查；10、管理维护各种设备，保证水电供应正常，网络、通讯设备运行良好；181
22、1、处理紧急事务及突发事件；12、落实董事长具体事务及时提醒董事长办理相关事宜；13、医院电脑新增、报废的登记上报；网络开通情况的登记、上报；14、协助医院员工办理电信手机业务。工作常规：1、办公室主任日常工作常规：时间 具体事项对办公室人员安排当日的具体工作事务；与各部门联系落实相关事宜；详细安排当日工作重点；日常事务处理；办文、办会、办事等；后勤管理方面的监督检查；来人接待；社会关系维护；车辆管理使用；日常规工作总结当日工作、安排明日工作；2、办公室主任周工作常规：（1）每周一（几点）召开办公室人员工作例会（现场或电话方式） ；（2）每周一安排本周主要重点工作任务；（3）每周一安排办公室人
23、员工作备忘录；（4）每周一至周五开展正常工作并落实医院及医院交办的各项事宜。3、办公室主任月工作常规：（1）每月 1 日-3 日组织召集医院月度工作例会；（2）每月 22-24 日对医院各部门进行月度内务大检查并做检查通报；4、办公室主任年度工作常规：（1）年末召开医院年度总结及表彰大会；（2）每周一初组织医院院长例会；（3）6 月召开各部门半年工作总结会；（4）12 月准备医院年度工作总结及下年度工作报告。195、办公室主任交接内容：（1）各种印章、医院证照；（2）医院文件及外来文件；（3）各部及各处室批文；（4）各种工作手册；（5）其它各类批件（如文件、合同协议等） ；（6）其它在用的公共
24、财产；（7）医院其他档案及各种未办事宜。岗位名称：办公室综合文员汇报对象：办公室主任主要职责：1、熟悉医院制度，完成领导交办事宜；2、医院日常通知，与各处室的联络、沟通；3、负责医院的通讯。医院各部门稿件的征集和通报；4、负责本部门日常接待；5、收发文件，打印、复印、登记、发放、归档各种材料；6、负责相关文件的保密，拒绝他人查阅，要求他人回避；7、董事长和办公室主任交代的其他工作和临时性工作。工作常规：1、综合文员日工作常规：时间 具体事项打印复印、收发传真、拿取报纸、分发信件卫生茶水，接待收发文，通知各类证照送检、更换日工作常规总结当日工作、安排明日工作2、办公室综合文员周工作常规（1）每周
25、一（8:30）参加医院院长例会，并做好例会记录；（2）每周一（几点）参加办公室工作例会，上报本周工作计划，接受主任安排事宜；（3）每周五晚总结本周工作任务完成情况，补缺补差，及时完成。3、办公室综合文员月工作常规（1）每月 1 日参加办公室月度工作会议，汇报上月计划执行情况，安排本月工作；（2）每月 5 日至 10 日，做好日常工作登记工作；20（3）月底汇总办公室本月工作资料，撰写办公室工作总结；（4）每年 5 月底收集上半年工作小结，每月 12 月底收集全年工作总结；每季度末（25-30 日）收集各处室季度工作小结。4、综合文员交接内容（1）医院发文、字号文件、医院办文件原件，外来文件以及
26、其发放回收登记表；（2）医院各种证照、复印件及备份；（3）医院文员类、经营类档案资料；（4）医院经营性合同、后勤类协议等；（5）车辆费用登记表及相关批件；（6）各种在用的公共财产；（7）各种未办事宜。标准 2：办公室日常行为规范（1）办公电话接听规范响铃时，在三声之内接起在有必要知道对方姓名时可以说：“请问您是什么单位，请问您贵姓？”并确认：“XXX 先生/小姐，您好！”认真倾听对方来电事由，如需要传呼他人应请对方稍等，轻轻放下电话传呼他人。如对方通知或询问某事应按对方要求逐条记录并复述给对方听，重要事情要用书面答复并作记录，不得在电话中答复了事。接听电话时，无论对方是何等态度，何种语气，都要
27、心平气和，态度和蔼。中断时，应立即挂上电话，再次接通以表歉意。接听时，要致以问候，语气要热情，标准语为：“您好，？颐康医院办公室！”21通话结束时，应等对方挂断之后再轻轻放下电话。对于打错的电话要耐心说明或转告相关人员，切勿生硬回绝，影响医院形象。打出电话时，应预先将通知内容整理好，语言要简练，首先向对方致以问候并作自我介绍，标准语为：“您好，我是？颐康医院办公室 XXX。 ”然后按事先准备的提纲逐步简述电话内容。如需接电话或传呼他人，语气要客气，标准语为：“请问 XX 处室（医院）的 XX 同事在吗？” “麻烦您，我找 XX 同志听电话，谢谢！”（2）常规接待规范客人来访时，起身问好，面带微笑，握手或行鞠躬礼。确认来访者姓名、身份，请其到接待室或会议室入座。给客人送水，动作要轻。询问客人来访事由。如客人要找的人不在，询问客人是否留下联系方式或留言转达，并做好记录。
