1、WORD,PPT,EXCEL的基础知识与基本操作,陈甜甜 青年志愿者联合部,接下来的培训会比较枯燥，希望你们不要变成这样！,word ppt excel,WORD2003培训目标：,文档基本编辑技术文档版面编排文档高级编排技术,三、文档的基本编辑方法,1. 文本的输入第一步：启动Word 第二步：选择输入法：用鼠标点击任务栏右端的输入法状态图标，在弹出菜单中用鼠标点击“智能ABC”或其它中文输入法或英文输入； 第三步：用鼠标在白色输入区内任意地方点击一下，出现闪动的黑色竖杠光标“|”； 第四步：开始输入文本； 第五步：当本行打满后，光标将自动转到下一行的开头位置，可继续输入； 第六步：本段输入
2、完毕后，在键盘上敲击一下“Enter”键，即可开始新的段落的输入，直至输入全部文本内容。,“插入”菜单丨“文件”命令丨选择目标文件,三、文档的基本编辑方法,1. 文本的输入,中文，英文，标点符号 大小写切换：caps lock 特殊符号：shift+数字键 特殊文字：插入/符号或特殊符号 快捷方式介绍： 键盘方向键：上下左右移动 Page Up:插入点上移一页 Page Down:插入点下移一页 Home:从当前位置移动到本行首 End:从当前位置移动到本行末 Ctrl+Home：从当前位置移动到文档首 Ctrl+End：从当前位置移动到文档末,三、文档的基本编辑方法,1. 移动和复制文本 移
3、动和复制文本主要是利用工具栏中的“剪贴”、“复制”、“粘贴”三种工具按扭,4. 保存文档 使用工具栏中“保存”按钮使用文件菜单中的“另存为”命令,2. 查找与替换第一步：选中要替换的内容第二步：“编辑”菜单丨“替换”命令丨“查找和替换”对话框第三步：“替换为”文本框输入要替换的内容第四步：可利用“高级”按钮替换的内容设置格式第五步：单击“全部替换”按钮第六步：单击“取消”按钮,五、设置段落格式,选中内容后，“格式”菜单丨“段落”命令，打开对话框 选中内容后，单击鼠标右键，“段落”命令，打开对话框,注：段落格式对话框中的“缩进和间距”选项卡如图所示，大多数的段落操作都在这里进行。“换行和分页”及
4、“中文版式”选项卡建议保持默认值，不要进行修改,首行缩进：控制段落中第一行第一个字的起始位 悬挂缩进：控制段落中首行以外的其他行的起始位 左缩进：控制段落左边界缩进的位置 右缩进：控制段落右边界缩进的位置,五、设置段落格式,六、设置项目符号和编号,第一步：选中要创建项目符号和编号的段落 第二步：“格式”菜单丨“项目符号和编号”命令，打开对话框（单击鼠标右键， “项目符号和编号”命令，打开对话框） 第三步：选定所需的项目符号（编号） 第四步：单击“确定”按钮。,七、设置边框和底纹,第一步：选中要添加边框或底纹的段落或文本 第二步：“格式”菜单丨“边框和底纹”命令，打开对话框 第三步：在对话框中进
5、行相应的设置 第四步：在“应用于”文本框中选择应用范围 第五步：单击“确定”按钮,文档版面编排：,一、文档的页面设置 二、图文混合排版 三、特殊版面设置 四、设置页码 五、添加页眉页脚 六、插入脚注和尾注 七、为文档添加批注 八、表格的应用,一、文档的页面设置,1. 设置纸张大小 第一步：“文件”丨“页面设置”命令，打开“页面设置”对话框，单击“纸张”选项卡 第二步：“纸张大小”的下拉列表框中选择打印纸型 第三步：“纸张来源”区域内定制打印机的送纸方式（一般不需要改变） 第四步：“应用于”文本框中设置纸张设置的应用范围 第五步：单击“确定”按钮,一、文档的页面设置,2. 设置页面编剧 第一步：
6、“文件”丨“页面设置”命令，打开“页面设置”对话框，单击“页边距”选项卡 第二步：在“页边距”区域的“上”、“下”、“左”、“右”文本框中输入页边距数值。 第三步：在“方向”区域选择“纵向”、“横向”决定文档页面的方向 第四步：“应用于”文本框中设置设置的应用范围 第五步：单击“确定”按钮,二、图文混合排版,1. 在文档中插入图片 （1）插入剪切画 单击“插入”/“图片”/“剪切画”出现 （2）插入图片文件 第一步：将插入点定位在文档中要插入图片的位置 第二步：“插入”菜单丨“图片”丨“来自文件”命令，打开插入图片对话框 第三步：“查找范围”列表中选中要插入的图片所在的位置，在文件列表中选择需
7、要插入的图片 第四步：单击“插入”按钮,二、图文混合排版,2. 编辑图片 双击插入的图片，打开“设置图片格式”对话框，可以修改“图片大小”、“图片版式”,单击插入的图片，鼠标指向图片并按下鼠标左键，出现虚线框时开始拖动，将插入点移到目标位之后，松开鼠标，图片移到新位置。,二、图文混合排版,3. 插入艺术字 第一步：把插入点移到要插入艺术字的位置 第二步：“插入”菜单丨“图片”丨“艺术字”命令，打开“艺术字库”对话框 第三步：从对话框中选择一种艺术字样式 第四步：在“文字”文本框中输入要编辑的艺术字文字 第五步：单击“确定”按钮,二、图文混合排版,4. 编辑艺术字 单击插入的艺术字，右击鼠标，打
8、开“设置艺术字格式”对话框，修改“颜色与线条”、“版式”,二、图文混合排版,5. 应用文本框文本框是独立的对象，可以在页面上任意调整位置，根据文本框中文本的排列方向，分为“竖排”和“横排”两种。,三、特殊版面设置,1. 设置分栏版式 第一步：选中要分栏的文本 第二步：“格式”菜单丨“分栏”命令，打开“分栏”对话框 第三步：在“预设”区域选择分栏方式；也可以在“栏数”文本框自定义要分的栏数 第四步：如选中“分隔线”复选框，可以在各栏间显示分隔线 第五步：单击“确定”按钮,三、特殊版面设置,2. 设置首字下沉 第一步：将鼠标定位在要首字下沉的段落中 第二步：“格式”菜单丨“首字下沉”命令，打开对话
9、框 第三步：在“位置”区域选中一种样式 第四步：在“字体”下拉列表中选择下沉文字的字体 第五步：在“下沉行数”文本框中选择或输入要下沉的行数 第六步：单击“确定”按钮,四、设置页码,第一步：将插入点置于要插入页码的文档 第二步：“插入”菜单丨“页码”命令，打开对话框 第三步：在“位置”下拉列表中，选定页码的位置 第四步：在“对齐方式”下拉列表中，选定页码的对齐方式 第五步：“首页显示页码”复选框的选择 第六步：单击“确定”按钮,五、添加页眉页脚,第一步：将插入点定位在文档中的任意位置 第二步：“视图”菜单丨“页眉和页脚”命令，进入页眉和页脚编辑模式，同时打开“页眉和页脚”工具栏 第三步：在页眉
10、区域输入文本，并可以选中文本修改格式 第四步：单击“页眉和页脚”工具栏上的“在页眉和页脚间切换”按钮， 切换到页脚区，完成页脚区的编辑。 第五步：编辑完毕，在“页眉和页脚”工具栏中单击“关闭”按钮,六、插入脚注和尾注,第一步：将插入点置于要插入尾注的段落最后 第二步：“插入”菜单丨“引用”丨“脚注和尾注”命令，打开对话框 第三步：在“位置”下区域，选中“尾注”，并在其后的下拉菜单中选择“文档结尾”选项 第四步：在“格式”区域的“编号格式”下拉列表中选中一种编号格式，在“起始编号”文本框选择起始编号的数值，在“编号方式”下来列表中选择“连续” 第五步：单击“插入”按钮，输入内容即可,七、为文档添
11、加批注,第一步：选定要添加批注的文本 第二步：“插入”菜单丨“批注”命令 第三步：在批注区域输入注释文字，编辑完毕后在文档任意位置单击鼠标。,八、表格的应用,1. 创建表格 第一步：将插入点移到要插入表格的位置 第二步：“表格”菜单丨“插入”命令，打开对话框 第三步：在“列数”和“行数”文本框中输入表格的列数值或行数值 第四步：单击“确定”按钮,2. 表格基本操作选定一个单元格：字的左方出现黑色倾斜的箭头 选定一整行：左方空白区域 选定一整列：最上方字的空白区域 选定整个表格：左上角 选定多个单元格：选中一个之后，Ctrl+黑色箭头选所需要的,八、表格的应用,八、表格的应用,3. 编辑表格 （
12、1）插入行或列 （2）插入单元格 （3）删除行或列 （4）删除单元格 （5）合并单元格,“表格”菜单丨“插入”命令,“表格”菜单丨“删除”命令,“表格”菜单丨“合并单元格”命令,八、表格的应用,3. 编辑表格 （6）调整行高与列宽 第一步：选定要调整的行或列 第二步：单击鼠标右键，打开“表格属性”对话框 第三步：在“行”或“列”选项卡中进行设置 第四步：单击“确定”按钮,八、表格的应用,4. 表格的格式化 （1）设置边框和底纹 第一步：选定要设置边框和底纹的单元格或整个表格 第二步：“视图”菜单丨“工具栏”命令丨选择“表格和边框”选项（即在选项前面打“”） 第三步：找到“表格和边框”工具栏，进
13、行设置。,八、表格的应用,4. 表格的格式化 （2）表格的对齐 第一步：选中整个表格 第二步：单击鼠标右键，找到“表格属性”命令，打开对话框 第三步：“表格”选项卡，设置对齐方式,八、表格的应用,4. 表格的格式化 （3）单元格中文本的对齐方式 第一步：选定单元格或整个表格 第二步：右击鼠标右键，找到“单元格对齐方式”命令 第三步：在二级菜单中进行选择,八、表格的应用,4. 表格的格式化 （4）单元格中文本的格式设置 第一步：选中单元格或整个表格 第二步：在“格式”菜单丨“文字”命令对话框中进行设置,文档高级编排技术:,一、应用样式 二、制作文档目录 三、设置文档背景,一、应用样式,第一步：“
14、格式”菜单丨“样式和格式”命令，打开任务窗格 第二步：选中要应用样式的文字或段落 第三步：在“请选择要应用的格式”区域选择所需样式,二、制作文档目录,第一步：将插入点定位在要插入目录的位置 第二步：“插入”菜单丨“应用”丨“索引和目录”命令，打开对话框 第三步：在“格式”下拉列表中选择一种目录格式 第四步：在“显示级别”文本框中选择目录显示级别 第五步：选中“显示页码”复选框 第六步：选中“页码右对齐”复选框 第七步：在“制表符前导符”下拉列表框中指定分隔符 第八步：选中“使用超链接而不使用页码复选框”，则提取的目录以超链接的形式显示 第九步：单击“确定”按钮,三、设置文档背景,1. 设置图片
15、水印 第一步：将插入点定位在文档中 第二步：“格式”菜单丨“背景”丨“水印”命令，打开对话框 第三步：在对话框中单击“选择图片”按钮，打开对话框 第四步：在“查找范围”下拉列表中选择图片的位置，单击“插入”按钮 第五步：在“缩放”下拉列表中选择水印图片的缩放大小 第六步：单击“确定”按钮,三、设置文档背景,1. 设置文字水印 第一步：将插入点定位在文档中 第二步：“格式”菜单丨“背景”丨“水印”命令，打开对话框 第三步：在“文字”文本框中输入要显示的文字；在“字体”下拉列表中选择一种字体；在“尺寸”下拉列表中选择一种尺寸；在“颜色”下拉列表中选择一种颜色；在“版式”下拉列表中选择一种版式 第四
16、步：单击“确定”按钮,Office 2003 PowerPoint 操作培训,课程内容：,文件操作 幻灯片基本操作 编辑幻灯片 使用图形库 使用模板 动作设计 辅助功能介绍,第一章:文件操作,系统启动 新建文件/利用模板/向导新建 打开及保存已有文件 文件列印/板面设计 关闭文件/退出系统 文件权限设计及文件保护,新建文件方式,模板新建文件法,幻灯片基本操作-新建幻灯片,菜单方式新建幻灯片快捷访方式鼠标右键,下拉菜单幻灯片版式应用,幻灯片跳至25页,幻灯片基本操作-位置变动,幻灯片位置移动 幻灯片的复制 幻灯片的删除 视图操作,菜单视图操作方式,视图大小比例选择,快捷键视图操作方式,编辑幻灯片
17、-背景设置-单张设置,在非编辑处点鼠标右键点背景-对单张幻灯片背景设置,编辑幻灯片-背景设置-全部统一格式,选择菜单-视图-任务窗格选择配色方案若已有模板,则选择设计模板.根据模板定色,选择确定-幻灯版文字版式,内容版式,文字内容版式,文字版式,其它版式,文字编辑,文字输入文字设置,文字编辑,文字排列项目符号,文字版式,文字编辑,艺术字体的输入,冲电气(深圳) 有限公司,选择字体,选择字号,选择艺术字库,选择按钮,各环境下的文本编辑及设置,提示窗体,窗体文件格式设置,确定,图片插入及编辑,使用内容版式接入图片,图片插入及编辑,使用按钮插入已有格式图片,其他图表的插入,统计图表的插入 自选图形插
18、入,图形自行绘制,图形编辑 各类图形参考,图形设置,过年啦!,设置幻灯片切换效果,任务窗体中选择幻灯片切换 幻灯片切换形式 切换速度-慢速中速快速 声音 切换方式,动画动作设计,选择任务窗体-动画片设计-动画方案,动画动作举例,自由路线动作,动作设计举例,自定义动作路径,动画顺序及动作的配合_举例,动作设计的几个要素 动作轨迹 动作速度 动作顺序 动作激活,在幻灯片中插入声音,插入声音文件,剪辑管理器中的声音,文件中的声音,与某一动作的声音配合,同志们开会啦!,插入影片,在幻灯片中接入影片,别烦我!,演示文稿的打印,PPT文件的列印设置,页面设置,打印设置,2、页面设置 页面设置决定了打印出的
19、幻灯片、备注、讲义以及大纲的尺寸和方向（横向或纵向）。操作步骤：（1）单击“文件”菜单中的“页面设置”命令；（2）设置幻灯片大小、尺寸、起始编号和方向；（3）单击“确定” ，完成设置。,页眉页脚的设置及应用,页面的设置,excel基础操作,目的：探讨EXCEL在日常工作中的经常用到的一些功能及技巧，提高Excel实际操作能力的同时提高工作效率 。,掌握并熟练运用Excel常用技巧,数据透视表的应用,图表的应用,1. 文件菜单 1.1 页面设置 2. 编辑菜单 2.1选择性粘贴 2.2. 定位 3. 插入菜单 4. 格式菜单 4.1 隐藏工作表 4.2 条件格式 4.3 表格样式,大量的数据输入
20、是一件比较繁琐的工作，除了提高输入的速度外，还可以使用Excel提供的几种用于辅助输入的方法： 1、不连续单元格填充同一数据：选中一个单元格，按住Ctrl键，用鼠标单击其他单元格，就将这些单元格全部都选中了。 2、快速输入的技巧：输入范围的选定，Ctrl+单元格；如果需要输入的文本和上一个单元格的文本相同，直接按下“CtrlD（或R）”键就可以完成输入，其中“Ctrl+D”是向下填充，“Ctrl+R”是向右填充。,3、单元格内容的合并：方法一：连字符“&”合并， 方法二：利用CONCATENATE函数。=CONCATENATE(B2,C2)4、单元格内容的分列：方法一：工具菜单（数据-分列），
21、方法二：LEFT、RIGHT函数。例如aaa-111 B1=left（A1,3）C1=RIGHT(A1,3)5、格式：自定义格式只改变数据的显示外观，并不改变数据的值，也就是说不影响数据的计算。灵活运用好自定义格式功能，将会给实际工作带来很大的方便。,6、单元格错误信息函数处理：,7、数字、文本的快速转换：数字转变为文本格式（如身份证号）数字前加“”，文本格式转变为数字格式：（1、选择性粘贴，2、函数：VALUE(TEXT) ）。 8、禁止复制隐藏行或列中的数据：选中要复制的区域，单击“编辑定位”命令，在打开的对话框中点击“定位条件”按钮，选中“可见单元格”选项，然后复制粘贴。,10、避开EX
22、CEL误差：1、利用Round函数对中间值四舍五入2、正确设置Excel选项来避开“误差”。上述函数方法虽然方便，不过遇上大型Excel表格时，如果每个单元格都要设置这个函数，工作量未免太巨大，这时我们就可以进入Excel的工具菜单选项重新计算，在“工作簿选项”处勾选“以显示精度为准”，上述Excel“误差”也可有效避免，而默认情况下这个小选项是没有被勾选的,在Excel中录入数据时，有时会要求某列单元格中的数据具有唯一性，例如身份证号码、发票号码之类的数据。但是我应该如何做才能确保不会输入重复一样的数据呢？ 【答】：为了保证数据的唯一性，我们可以这样做：选定目标单元格区域（这里假设为A1:A
23、10），依次单击“数据有效性”，打开“数据有效性”对话框。在“设置”选项卡中单击“允许”下拉列表，选择“自定义”。然后，在“公式”中输入“=countif($A$1:$A$10,$A1)=1”（不包括引号）。接着，单击切换到“出错警告”选项卡，在“样式”中选择“停止”，然后分别在“标题”和“错误信息”中输入错误提示标题和信息。设置完毕后单击“确定”退出。此时，我们再在目标单元格录入数据时，Excel就会自动对数据的唯一性进行校验。当出现重复数据时，Excel中会出现前面设置的错误提示信息。,所谓制作图表就是把在Excel文件中的数据用图形表示出来，使之更直观醒目。制作出来的图表可以是柱形图、条
24、形图、饼图、圆柱图、散点图、折线图甚至三维图等。在Excel中把图表做好后，就可以把它们复制到Word文档中去。制作图表也有专用的图表工具，在Excel窗口可以用“视图”“工具栏”的命令调出“图表”工具。但是，如果不是经常作图表，最好利用“图表向导”来操作，只需四步操作即可完成一个图表。方法如下：,1.首先要在Excel窗口输入拟建立图表的数据（见下图，这是职工文化水平的数据，是我杜撰的），并选定它；2.用“插入”“图表”命令调出“图表向导 4步骤之1_图表类型”。本例选得是“柱形图”，而且还按下了“按下不放可查看示例”按钮，因此，在图中立刻就把数据变成图表的样子，供你参考了。“下一步”；,3
25、.进入“图表向导 4步骤之2_图表源数据”。在“系列产生在”选项中选择一个你中意的后，“下一步”；,4. .进入“图表向导 4步骤之3_图表选项”。有“标题”、“网格线”等。可以根据需要做出选择。本例选择没有网格线，“下一步”；,5. 进入“图表向导 4步骤之4_图表位置”，即你打算把这个图表往哪里插，本例选择了“作为新工作表插入”。选定后即按“完成”钮，这样图表就完成了。,什么是数据透视表 可以把Excel想象成一个很大的工具箱，它包含我们要使用的各种工具。数据透视表本质上是Excel工具箱中的一个工具。 通过数据透视表查看数据集时，有可能看到之前没有注意到的数据细节，此外还可以旋转数据透视
26、表，以便从不同的透视角度查看数据。 使用数据透视表能够建立数据集的交互视图。我们称这个视图为数据透视报表，从而我们可以方便地将数据分组，汇总大量的数据形成有用的信息，在很很短的时间内进行各种计算。,何时应该使用数据透视表 有大量交易数据，已很难通过有意义的方式分析和汇总 需要找出数据内部的关系并分组 需要找出数据中某一字段的一系列特定值 需要利用各种时间周期找出数据趋势 预期要频繁地查询数据分析的变化 需要创建常常包含新增加部分数据的分类汇总 需要将数据组织成易于制成图表的格式,为数据透视表报表准备数据 确保数据以表格形式布局 避免在分节标题中存储数据 消除数据源中的空白和空单元格 有效的数据源设计要点 数据源的第一行由字段标签或者各列信息的标题组成 数据源中的每一列表示惟一一类数据 数据源中的每一行表示各列中的单独一项,谢谢,
