1、普通高中学生资助信息采集插件 使用手册全国学生资助管理中心（百年名校 内江一中）.目 录一、整体介绍 1二、软件安装 32.1 安装必备 32.2 安装步骤 32.3 安装常见问题 7三、使用说明 83.1 特定设置 .83.2 数据验证 .93.2.1 逐行校验 103.2.2 单列验证 123.2.3 生成汇总表 .143.3 通用验证 .163.4 辅助功能 .173.5 扩展功能 .193.5.1 生成网页 193.5.2 展开折叠 203.5.3 行列转换 213.5.4 查看数据 213.5.5 生成卡片文件 .223.5.6 数据查重 243.5.7 生成报表 253.6 关于
2、27四、基础代码 .28.4.1 户籍性质 .284.2 民族 284.3 所在省 294.4 所在市 301一、整体介绍普通高中学生资助信息采集插件（以下简称普通高中资助插件）是为普通高中学生资助数据采集、数据验证、统计核对而专门研制的基于 Microsoft EXCEL 的专用插件，主要包括“ 数据验证” 、 “通用验证” 、 “辅助功能” 、 “扩展功能”等四大模块。当您成功安装普通高中资助插件后，在开始菜单会添加“开始Foryousoft普通高中学生资助信息采集插件帮助、网站和卸载普通高中学生资助信息采集插件” 。 插件本身并不提供可执行文件或快捷方式。启动插件的方法是：打开已安装插件
3、的 Microsoft EXCEL 程序，在其顶层工具栏将会出现“普通高中学生资助信息采集插件” 、 “帮助”和“网站”菜单按钮（Office2007 以上版本插件显示在“加载项”栏目内） 。点击“帮助”可打开离线帮助文档，点击“网站”则访问 http:/ 在线支持网站。2点击“普通高中学生资助信息采集插件” ，在 EXCEL 的左侧会出现功能操作工具栏（Office2007 以上显示在上部） 。如下图所示：【Office2003 以下版本显示在上方和左侧】【Office2007 以上版本显示在“加载项”】3二、软件安装2.1 安装必备安装本插件前，要求计算机上必须完整安装 Microsoft
4、 Excel，插件支持 Excel 2000 以上版本。安装或修复方法：运行 Office 安装程序重新安装或修复 Office添加或删除功能，将 Office 共享功能和 Office 工具选为“从本机运行全部程序” 。2.2 安装步骤通过光盘或访问 http:/ 下载插件安装包，首先解压缩成一个独立目录（如下图），点击目录中“setup.exe”程序并根据提示按步骤进行安装。4第一步：安装 Microsoft .NET framework 2.0 运行环境系统将自动检测运行环境，未安装 .NET 运行环境的用户将出现Microsoft .NET FrameWork 2.0 的安装界面（已安
5、装过 .NET FrameWork 2.0 的计算机将会跳过这一步） ，点击“下一步” ，然后勾选“我接受许可协议中的条款”再点击“安装” ，如下图：第二步：安装“Shared add-in Support update for Microsoft .net framework2.0(KB908002)”.NET 运行环境安装完成后，将自动提示安装“Shared add-in Support update for Microsoft .net framework2.0(KB908002)”，点击“安装”。5安装过程：第三步：安装“普通高中学生资助信息采集插件”程序按照提示点击“下一步”继续安装
6、，如下图：显示安装信息，点击“下一步”继续安装，如下图：6显示安装进度，如下图：安装成功后，显示下图，点击“关闭”：7第四步：启动“普通高中学生资助信息采集插件”程序插件本身并不提供可执行文件或快捷方式，启动插件的方法是：打开已安装插件的 Microsoft EXCEL 程序，在其顶层工具栏将会出现“普通高中学生资助信息采集插件” 、 “帮助”和“网站”菜单按钮（Office2007 以上版本插件显示在“加载项”栏目内） 。2.3 安装常见问题问题一：安装完成后，怎么在开始菜单和桌面都找不到可执行文件？答：安装成功后直接运行 EXCEL 并查看其工具栏，Office2003 以下版本显示在顶层
7、工具栏，Office2007 以上版本显示在“加载项”栏目内。问题二：安装完成并运行 EXCEL 后，插件无法显示怎么办？ 答：解决方法如下，请逐一对照。 1、系统必须在 Microsoft .net framework 2.0 平台上运行,并需要安装 Shared add-in Support update for Microsoft .net framework 2.0(KB908002)补丁；因此，安装包解压缩后的文件必须在一个文件夹内，并务必运行 setup.exe。 2、请确认您使用的 Excel 是完整安装，重新安装或修复 Office添加或删除功能，将 Office 共享功能和
8、Office 工具选为“从本机运行全部程序” 。83、 插件由于安全问题可能被禁用，解决方法：Office2003 之前的版本，通过菜单“工具”“宏”“安全性”“可靠发行商” ，检查标签里的“信任所有安装的加载项和模版”选则框是否被选中，如没有则选中它，点击“确定” 。通过 EXCEL 应用程序的“关于”对话框中的“禁用项目”按钮查看禁用项目对话框，查看是否禁用了插件加载项。Office2007 之后的版本，通过 EXCEL 选项的加载项查看是否禁用了“ExcelAddinForNet.Connect”加载项。查看 EXCEL 选项的信任中心信任中心设置查看是否禁用了本插件。4、插件安装须写入
9、注册表。请检查本机杀毒软件是否阻止了对注册表的读写。 打开注册表编辑器（开始运行regedit，单击确定） ，定位到“HKEY_LOCAL_MACHINESOFTWAREMicrosoftOfficeExcelAddinsExcelAddinForNet.Connect”，检查“LoadBehavior”键的值时否为 3，请将其更改为 3，重新启动 EXCEL程序。三、使用说明3.1 特定设置为更好的使用本插件，可对 EXCEL 工作表进行特定属性设置，主9要属性包括“标题所在行”和“数据起始行”两项，默认第一行为“标题所在行” ，第二行为“数据起始行” ，该设定仅对当前 Sheet 有效。如
10、使用中与默认值不符请使用下述方法进行设置。特定设置主要用于展开折叠、查看数据、生成卡片、生成报表等功能。Office2003 以下版本，设定方法：打开菜单“插入”“名称”定义，弹出窗体。Office2007 以上版本，设定方法：工具栏公式名称管理器【Office2003 以下版本】【Office2007 以上版本】标题所在行定义的添加方法：如 zscj_titlerow_2 代表标题所在行是第 2 行，如果标题所在行在第 3 行则插入一个定义 zscj_titlerow_3，且要删除zscj_titlerow_2，只能保留一个。10数据起始行定义的添加方法：如 zscj_startrow_4，
11、代表数据起始行为第 4 行，同样，如果需要修改则插入一个新的定义，将不需要的定义删除。3.2 数据验证数据验证是为“普通高中国家助学金受助学生明细表”和“普通高中国家助学金受助学生学校统计表”的数据项提供了数据校验功能。在使用过程中，要严格保证 EXCEL 的表头格式不被修改，包括表头格式、单元格 顺序、增删单元格等操作；否则， “逐行验证” 和“ 生成汇总表”功能将会出现错误。3.2.1 逐行校验逐行验证是严格按照“普通高中国家助学金受助学生明细表”的格式研制而成的数据校验功能，它囊括了所有单项验证的功能，针对所选数据行进行逐行逐单元格进行校验。使用方法：11第一步：选中需校验的数据行小技巧
12、选择单行，单击表格最左方的固定列如位置“9”，可选中整行第 9 行；选择多行， 单击表格开始行最左方的固定列，然后按 “Shift”键不放同时单击表格结束行最左方的固定列， 则选中整个区域。第二步：单击“逐行验证” ，点击“确定”第三步：逐行逐单元格进行数据校验，校验完成出现提示框。第四步：检查校验结果12校验通过的数据行首个单元格显示为蓝色；首个单元格显示为红色的数据行说明未通过数据校验，沿本行向右逐字段查看错误单元格信息，错误单元格显示为红色，数据前自动加*号，批注内显示详细的错误原因（如下图所示） 。第五步：修改与再次验证根据提示将错误数据在对应单元格修改为正确信息，重新执行逐行校验。1
13、3校验错误的单元格的颜色、*号、批注等不需 处理，数据修改正确通过校验后将自动去除。3.2.2 单列验证插件针对单列验证除提供了“通用验证”等功能外，为普通高中学生资助信息采集表又增加了“学校类型验证” 、 “学校性质验证” 、 “所在省验证” 、 “所在市验证” 、 “性别验证” 、 “民族验证” 、 “户口性质验证” 、 “年级验证”和“入学时间验证”等九大验证功能，格式要求详细查看“普通高中国家助学金受助学生明细表”说明。使用方法：第一步：选择需校验的单列数据区域选择时只能选择数据，不能包括表头。小技巧选择多列多行或单列多行时，可首先用鼠标选中首行对应的单元格，通过鼠标拉动滚动条到最后需
14、验证的行，按“SHIFT”键的同时选中最末验证数据，则 EXCEL 将选中两者之间的全部数据。第二步：点击对应的数据类型验证，点击确定14第三步：逐单元格验证数据第四步：检查校验结果校验通过的单元格显示为黑色；单元格显示为红色说明未通过数据校验，错误单元格显示为红色，数据前自动加*号，批注内显示详细的错误原因（如下图所示） 。第五步：修改与再次验证15根据提示将错误数据在对应单元格修改为正确信息，重新执行校验。3.2.3 生成汇总表根据“普通高中国家助学金受助学生明细表”的数据格式，按照规则要求自动生成统计数据，以便与财务部门填报的普通高中学校国家助学金信息统计表进行数据核对。生成汇总表的两个
15、条件。1、 针对“普通高中国家助学金受助学生明细表”的数据格式的 EXCEL 表格；2、全部数据均通过“逐行校 验” 功能检验生成。第一步：点击“生成汇总表” ，根据提示点击“是” ，插件自动装载全部表格数据，装载过程中请勿移动表格。第二步：自动显示汇总结果，该表格仅为统计信息，可进行添加、修改、删除、统计、导出列表第三步：可将统计信息导出为 EXCEL 表格点击最左边固定列选中待导出的数据行，如果全部导出，点击表格左16上角固定单元格，点击“导出列表” 。第四步：保存成功，自动打开对应的 EXCEL 文件3.3 通用验证在数据采集时，由于输入人员输入法不同、输入习惯不同以及误操作等原因往往造
16、成数据不符合格式要求。通用验证是对 EXCEL 单元格内容数据格式验证，对通用的数据格式提供校验功能。通用验证包括姓名验证、身份证号验证、中文验证、英文验证、17数字验证、日期验证、电子信箱验证、电话号码验证八大类型验证。验证时将自动将全角字符转为半角字符，其中姓名验证指不存在空格且字符为中文或符号“.”或“A”的数据（“.”用于少于民族） ；身份证号验证指 0-9 和 X 等字符，位数为 15 或 18 位，符合公安部规定的身份证号校验规则要求；中文验证仅指中文字符；英文验证指 A-Z的大小写字符；数字验证指 0-9 和小数点等符号；日期验证指各种类型的日期格式，符合 EXCEL 格式即可，
17、否则显示错误；电子信箱验证指符合电子信箱的格式，并不是验证电子信箱是否可用，即必须含有字符；电话号码验证指符合电话号码格式，最大 4 位数字区号，-字符，7 或 8 位号码等（如 0371-65945216） 。验证方法与单列验证方法相同。3.4 辅助功能辅助功能实现了可视化、简单化的 EXCEL 常用工作的特殊操作。金额小写转大写：实现将所选区域的数字金额转为大写形式。全角转半角：实现将全角字符转为半角字符。半角转全角：实现将半角字符转为全角字符。身份证号升位：实现将 15 位身份证号转为 18 位身份证号，符合公安部身份证号校验算法。身份证号扩展：操作方式与单列数据验证类似，根据身份证号扩
18、展生成出生日期、年龄、性别、首次办理身份证所在地等信息，具体操作如下：18第一步：选择身份证号列点击“身份证号扩展” ，弹出年龄相对年份对话框，输入年份后点击“确定”第二步：点击“确定” ，自动插入 4 列，分别为出生日期、年龄、性别、首次办理身份证地址（错误身份证号不处理）获取中文助记码：实现获取中文的首字母。数据填充：操作方式与单列数据验证类似，用于单列数据的字符操作，可批量处理前填充、后填充、首去除、尾去除、全部去除、序列填充等功能。前填充，后填充用于列前或列后追加相同的字符串；首去除，尾去除用于列前或列后去除相同同的字符串；全部去除用于去除所选列的字符串，例如去除空格等；序列填充用于列
19、的序号整理。19数据合并：操作方式与单列数据验证类似，将两列或两列以上的数据列进行横向合并。 （数据横向合并到最后一列，前列数据保持不变）3.5 扩展功能扩展功能为在 EXCEL 环境内数据处理和数据管理提供快捷的操作体验，主要包括生成网页、展开折叠、行列转换、查看数据、生成卡片文件、数据查重、生成报表等七大功能。3.5.1 生成网页生成网页功能实现所选区域数据导出生成网页 HTML 文件的功能，便于数据公示。使用方法：选择需要导出的数据区域，点击“生成网页” ，输入文件名，点击“保存” ，使用 IE 浏览器查看导出的 HTML 文件（如果显示乱码，点击右键选择 Unicode 编码查看） 。
20、输出保存文件名，点击“保存” 。20系统提示导出确认框，点击“确定” 。导出 HTML 网页成功，点击“确定” 。打开导出的 HTML 网页文件：网页显示如下图：213.5.2 展开折叠在 EXCEL 列数较多的情况下，展开折叠功能提供一个隐藏或显示列的可视化控制界面，可以按照列号、列名或指定标题行名三种显示形式，刷新显示当前显示列和隐藏列，点击“批量展开”或“批量折叠”实现操作，非常方便。如下图所示：3.5.3 行列转换行列转换功能实现行列数据的对调，某些时候能使数据更加便于阅读。使用方法：选中需要行列转换的数据区域，点击“行列转换” 。行列转换前，一个学生信息占一行，如下图：22行列转换后
21、，一个学生信息占一列，如下图：3.5.4 查看数据EXCEL 采用了表格横向显示数据的方式，在列数较多的情况下，查看某一行数据时必须左右拉动，使用十分不便。查看某一行详细数据时往往采用卡片对话框形式，本功能巧妙的实现了动态显示单行数据的卡片信息呈现。使用方法：鼠标选中需要查看的行，点击“查看数据” ，插件会根据标题行定义和当前行定义 （注：定义方法详见使用设定说明） ，动态提取数据并按规律形成卡片信息，如下图所示：23本功能适合任意 EXCEL 表格，可通过滚动按钮进行逐行查看，可在卡片信息修改数据直接保存到 EXCEL 表格。3.5.5 生成卡片文件该功能实现将选中行按顺序生成卡片信息文件，
22、可用于人工校对信息,使用方法如下：第一步：通过鼠标，在 EXCEL 内选中一行或多行数据，如下图：第二步：点击“生成卡片文件”, 弹出保存对话框，输入文件名，点击“保存”24第三步： 显示确认提示框，点击“确定”第四步：保存成功后，弹出提示信息，点击“确定”第五步：找到保存的文件，打开查看253.5.6 数据查重数据查重实现了表格中重复数据的查找功能，可完成单列或多列的查重验证。第一步：选中一列或相连的多列数据，点“数据查重”第二步：点击“确定” ，执行查重，等待查重验证，并提示查重执行完成第三步：查看 EXCEL 中数据，修改后并再次执行查重验证查重验证执行完成后，将数据重复的数据行首列加粗
23、、单元格置为红色，并插入标注，标注内容为“第*行数据与第*行数据重复” ，方便快速定位错误行。263.5.7 生成报表实现 EXCEL 表格数据的多列排序、条件过滤、分组统计等功能，是数据处理工作的一个重要工具。同时，可以将常用的报表设计成模版，结合数据查询、自定义统计功能直接输出为已定义报表。使用方法：第一步：点击“生成报表”将 EXCEL 数据逐条装载到数据准备对话框表格内，如果数据量较大会有一定的处理时间，请耐心等待，处理结果如下：第二步：数据基本处理数据装载后，作为分组统计的原始数据，可进行新添、修改、删除等基本数据处理，这些数据处理将不反映在 EXCEL 上，仅是统计所用中间数据。第
24、三步：自定义统计（1）选择分组字段：即按照哪些相同项进行统计，双击或者点右箭头可实现添加，同样双击或左箭头已选字段可实现删除，已选分组字段上下操作可调整统计后的显示顺序。27（2）选择排序字段：已选分组字段点右箭头可以设置排序字段，已选排序字段上下操作可调整排序顺序，点“升、降”可设定升序或降序排列。（3）统计值：字段可进行计数、去重计数、金额、最大值、最小值、平均值等计算。如果字段为非数字类型，则只能取计数或者去重计数，计数指含有本字段值的记录行数，去重计算是指含有本字段值的非重复记录的函数，假设一个表格内 2 条记录，这个学生 2008 年春季资助 1 次，2008 年秋季资助一次，则按身份证号计数值为 2，去重计数值为 1，即人次为 2，人数为 1。如果字段为数字型，则可统计计数、去重计数、求和、最大值、最小值、平均值等值，即针对该字段进行运算。（4）过滤条件：统计数据时，可设定一定的去除数据范围的条件，操作上，先选择过滤字段，文本可以模糊或者精确，输入过滤值，假设姓名字段，过滤“张” ，如果选择精确则姓名等于“张”才有效，如果是模糊，则姓名中含有“张”就有效。同样，日期和数字可以指定大于、大于等于、小于、小于等于、等于、模糊等不同的操作类型，并可以多个条件任意组合。（5）执行统计：生成统计结果。结果如下：
