1、 办公无忧用 Microsoft Office 处 理 办 公 事 务雪茗斋电脑教育研究室 编著人 民 邮 电 出 版 社图 书 在 版 编 目 （ CIP） 数 据办 公 无 忧 用 Microsoft Office 处 理 办 公 事 务 /雪 茗 斋 电 脑 教 育 研 究 室 编 著 .北 京 ： 人 民 邮 电 出 版 社 ， 2002.12 ISBN 7-115-10807-2. 办 . 雪 . 办 公 室 自 动 化 应 用 软 件 ， Office .TP317.1 中国版本图书馆 CIP 数 据 核 字 （ 2002） 第 089525 号办 公 无 忧 用 Microsof
2、t Office 处 理 办 公 事 务。 编 著 雪茗斋电脑教育研究室 责任编辑 黄汉兵。 人民邮电出版社出版发行 北 京 市 崇 文 区 夕 照 寺 街 14 号 邮 编 100061 电 子 函 件 网 址 http:/读 者 热 线 010-67180876北京汉魂图文设计有限公司制作印刷厂印刷 新华书店总店北京发行所经销。 开 本 ： 7871092 1/16印 张 ： 17.75 彩插：2字 数 ： 426 千 字 2002 年 11 月第 1 版印 数 ： 1 0 000 册 2002 年 11 月 北 京 第 1 次 印 刷ISBN 7-115-10807-2/TP 3186定
3、价：36.00 元（附光盘）本书如有印装质量问题 ，请与本社联系 电话 ： （0 10）6 7129223内容提要本 书 是 一 本 有 关 如 何 使 用 Microsoft Office 处 理 日 常 办 公 事 务 的 书 。 全 书 根 据 Microsoft Office 在 日 常 办 公 中 的 应 用 分 为 10 章 ， 包 括 多 个 在 日 常 办 公 中 非 常 实 用 且 常 用 的 实 例 ， 每 个 实 例 都 有 详 细 的 制 作 步 骤 ， 并 包 括 制 作 方 法 和 思 想 的 阐 述 ， 使 读 者 可 以 举 一 反 三 。本书采用 Micros
4、oft Office 的 最 新 版 本 Office XP， 但 考 虑 到 Office 各个版本的变 化不是太大，因此即便您使用的版本不是 Office XP， 同 样 可 以 使 用 本 书 。 本 书 作 者 中 既 有长期从事办公自动化研究和教育的电脑专业人员， 也有管理专家， 二者的结合确保了本 书的科学性和实用性。本书适合各类企事业单位的白领、 中小公司的管理者阅读， 也可作为各类 Office 培训 班的实例辅助教材。本书特色相对于一般的 Office 图 书 或 办 公 自 动 化 应 用 图 书 ， 本 书 具 有 以 下 特 点 ： 实 用 性 强本书并不是简单地教读者
5、如何使用 Office，而是教读者如何合理地使用 Office 快 速 高 效 地 处 理 日 常 工 作 中 各 种 具 体 的 办 公 事 务 。本书中的某些实例其实并不仅仅是一个文档或工作簿，读者完全可以将 其作为某种办公事务的 Office 解 决 方 案 ， 并 将 方 案 应 用 到 公 司 的 管 理 中 。 注 重 制 作 方 法 和 思 想 的 解 释 、 总 结这是目前绝大多数应用实例类图书所缺乏的， 这些书中虽然有操作步骤， 读者也能做出相同的效果，但由于关键之处没有解释，读者往往“知其然， 不知其所以然” 。本书则非常注重对制作方法和制作思想的解释和总结。所以表面上看，
6、 读者学会的是书中某些具体实例的制作，但实际上学会的是制作这些实例的 方法，以后可以灵活地运用这些方法处理更多的办公事务。 操作步骤详细本书的操作步骤非常详细，即便是入门级用户，只需一步步按照操作步 骤操作，也一定能做出相同的效果。适合的读者本书非常适合于以下几类读者： 各 类 企 事 业 单 位 的 白 领由于本书中的所有实例都是非常典型的办公应用，因此非常适合于白领 读者，可以立竿见影地提高白领读者在日常办公中运用 Office 的水平。 中 小 公 司 的 管 理 者由于本书实例由管理顾问设计，并经相当时间的实践测试，因此这些实 例实际上就是中小公司的 Office 管 理 解 决 方
7、案 ， 中 小 公 司 的 管 理 者 完 全 可 以 将这些方案运用到公司的日常管理中，以提高工作效率、节约管理成本。 各类 Office 培 训 班 用 作 实 例 辅 助 教 材本书中包括大量非常专业、实用的办公应用实例，培训班教师既可以将 书中实例用做课堂讲解，也可以作为课后练习布置给学员。雪 雪茗 茗斋 斋作 作品 品目录目 录第 1 章 编 写 办 公 文 书 11.1 办 公 文 书 概 述 21.2 简 单 办 公 文 书 的 编 写 21.2.1 制 作 一 份 图 书 出 版 合 同 21.2.2 重点分析 .71.3 使 用 向 导 编 写 办 公 文 书 91.4 套
8、色 打 印 “红 头 文 件 ”131.5 使 用 书 签 和 域 管 理 办 公 文 书 141.5.1 制 作 自 动 管 理 的 介 绍 信 141.5.2 重点分析 .191.6 制 作 模 板 统 一 公 司 各 种 办 公 文 书 的 格 式 211.6.1 创建模板 .221.6.2 使 用 模 板 创 建 文 档 241.6.3 重点分析 .251.7 制 作 收 集 信 息 的 窗 体 文 档 271.7.1 制 作 窗 体 文 档 271.7.2 填 写 窗 体 文 档 311.7.3 数据收集 .311.8 制 作 文 字 表 格 341.8.1 建立表格 .341.8.
9、2 调 整 表 格 结 构 351.8.3 设 置 文 字 格 式 361.9 收发传真 .381.9.1 发送传真 .381.9.2 接收传真 .40第 2 章 制 作 书 籍 类 文 档 432.1 书 籍 类 文 档 概 述 442.2 书 籍 类 文 档 的 页 面 设 置 442.3 使用样式 .462.3.1 新建样式 .462.3.2 快 速 新 建 样 式 482.3.3 应用样式 .492.3.4 应用格式 .502.3.5 修改样式 .511办公无忧用 Microsoft Office 处 理 办 公 事 务2.3.6 样式小结 .522.4 多级编号 .532.5 文 档
10、 结 构 图 和 大 纲 视 图 .582.5.1 文 档 结 构 图 582.5.2 大纲视图 .592.6 页眉与页脚 .612.6.1 设 置 奇 偶 页 不 同 612.6.2 创 建 页 眉 页 脚 622.6.3 将 文 档 分 节 662.6.4 设 置 不 同 的 页 眉 页 脚 682.6.5 页 眉 页 脚 小 结 692.7 制作目录 .702.7.1 提取目录 .702.7.2 页 码 的 编 排 712.7.3 更新页码 .73第 3 章 制 作 报 刊 类 文 档 .753.1 报 刊 类 文 档 概 述 .763.2 使 用 文 本 框 和 图 形 制 作 刊 头
11、 763.3 分栏 .823.3.1 设置分栏 .823.3.2 取消分栏 .843.4 链 接 文 本 框 的 使 用 .843.5 使 用 表 格 定 位 .873.6 插入图片 .903.6.1 嵌 入 式 图 片 903.6.2 浮 动 式 图 片 933.6.3 文 字 环 绕 方 式 953.6.4 使 图 片 跟 随 段 落 97第 4 章 多 人 协 作 处 理 文 档 .994.1 多 人 协 作 处 理 文 档 概 述 .1004.2 制 作 、 分 发 初 稿 .1004.3 批注与修订 .1014.3.1 总 经 理 的 批 注 和 修 订 1014.3.2 PC 事业
12、部经理的批注和修订 1034.3.3 服 务 器 事 业 部 经 理 的 批 注 和 修 订 1054.4 根 据 修 订 修 改 文 档 .1064.4.1 合并文档 .1062雪 雪茗 茗斋 斋作 作品 品目录4.4.2 查 看 修 订 和 批 注 1074.4.3 接 受 /拒 绝 修 订 .1114.5 发送文档 .1134.5.1 以 附 件 形 式 发 送 文 档 1134.5.2 发 送 文 档 进 行 审 阅 1144.5.3 按 名 单 传 送 文 档 115第 5 章 考 勤 工 资 管 理 .1195.1 考 勤 、 工 资 管 理 概 述 1205.2 由 考 勤 员
13、记 录 的 考 勤 表 1215.2.1 制 作 考 勤 表 的 基 本 部 分 1215.2.2 记 录 出 勤 状 况 1245.2.3 月末统计 .1265.3 自 动 记 录 的 考 勤 表 1315.3.1 录 制 记 录 上 下 班 时 间 的 宏 .1315.3.2 制作按钮 .1325.3.3 记 录 出 勤 状 况 1335.3.4 月末统计 .1355.3.5 行 列 隐 藏 与 窗 口 冻 结 1375.3.6 进 一 步 改 进 考 勤 表 1385.4 工资表 .1405.4.1 基 本 部 分 的 制 作 1405.4.2 录 入 基 本 工 资 数 据 1415.
14、4.3 基本计算 .1425.4.4 跨 表 格 引 用 考 勤 记 录 1445.4.5 不 同 月 份 的 修 改 1465.4.6 方案总结 .148第 6 章 商 务 管 理 1496.1 商 务 管 理 及 本 方 案 概 述 1506.2 建 立 材 料 账 工 作 表 1516.2.1 建 立 工 作 表 及 字 段 设 置 1516.2.2 基 本 数 据 录 入 1516.2.3 录入技巧 .1526.2.4 公式录入 .1536.3 材 料 账 工 作 表 的 改 进 1556.3.1 使 用 列 表 进 行 选 择 输 入 1556.3.2 设 置 数 字 格 式 157
15、6.3.3 验 证 数 据 录 入 的 正 确 性 1583办公无忧用 Microsoft Office 处 理 办 公 事 务6.4 生 成 常 用 报 表 .1596.4.1 生 成 库 存 表 1596.4.2 库 存 表 的 查 看 和 基 本 操 作 1626.4.3 生 成 商 品 销 售 报 表 1636.4.4 客 户 销 售 报 表 1666.4.5 生 成 收 款 状 况 报 表 1676.4.6 生 成 付 款 状 况 报 表 1686.5 对 已 生 成 报 表 的 操 作 .1696.5.1 更新数据 .1696.5.2 扩 大 数 据 源 范 围 1706.5.3
16、调 整 数 据 透 视 表 布 局 1716.5.4 显 示 /隐 藏 明 细 数 据 .1736.6 本 方 案 的 多 种 变 化 .1756.6.1 销 售 人 员 业 绩 管 理 1756.6.2 收 付 款 项 的 管 理 176第 7 章 财 务 管 理 .1797.1 财 务 管 理 方 案 概 述 .1807.2 建 立 凭 证 工 作 表 .1807.2.1 “凭 证 ”工 作 表 的 字 段 安 排 1817.2.2 字段设置 .1817.3 生 成 各 种 财 务 账 表 .1847.3.1 生 成 科 目 数 据 透 视 表 1847.3.2 生 成 普 通 科 目 明
17、 细 账 1867.3.3 筛 选 科 目 明 细 账 1877.3.4 生 成 费 用 明 细 账 1907.3.5 平 衡 表 的 制 作 与 应 用 1937.4 建立总账 .1967.4.1 按 普 通 方 法 制 作 总 账 1967.4.2 总 账 制 作 方 法 的 改 进 1977.5 按 年 份 保 存 数 据 .2007.5.1 凭 证 工 作 表 的 制 作 2007.5.2 科 目 数 据 透 视 表 的 制 作 2007.5.3 明 细 账 的 制 作 201第 8 章 会 议 准 备 .2038.1 会 议 准 备 方 案 概 述 .2048.2 制 作 会 议 演
18、 示 文 稿 .2058.2.1 创 建 演 示 文 稿 2054雪 雪茗 茗斋 斋作 作品 品目录8.2.2 插 入 幻 灯 片 及 设 置 板 式 2068.2.3 键入文字 .2078.2.4 插入图片 .2098.2.5 制作表格 .2118.2.6 制作图表 .2128.2.7 制作图示 .2138.2.8 插 入 公 司 徽 标 2158.3 设 置 播 放 效 果 2208.3.1 制 作 动 画 特 效 2208.3.2 设 置 换 页 方 式 2258.4 编 辑 放 映 流 程 2268.4.1 放 映 流 程 规 划 2268.4.2 自 定 义 放 映 2278.4.3
19、 设 置 鼠 标 动 作 调 用 自 定 义 放 映 .2298.5 在 会 议 中 放 映 演 示 文 稿 2318.5.1 启动放映 .2318.5.2 放 映 进 程 控 制 2328.5.3 放 映 时 的 辅 助 功 能 2338.5.4 结束放映 .2348.6 制 作 会 议 资 料 2358.6.1 设 置 打 印 选 项 2358.6.2 打印预览 .237第 9 章 人 员 信 息 与 邮 件 管 理 2399.1 使用 Outlook 管理员工、客户信息 2409.1.1 创 建 联 系 人 2419.1.2 创 建 联 系 人 组 2429.1.3 管 理 联 系 人
20、项 目 2449.2 创 建 合 并 文 档 2459.2.1 创 建 主 文 档 2469.2.2 指 定 数 据 源 2469.2.3 插 入 合 并 域 2489.2.4 合并文档 .2509.3 使 用 邮 件 规 则 分 类 管 理 邮 件 2519.3.1 创 建 文 件 夹 2529.3.2 制 订 邮 件 规 则 2539.3.3 使 用 邮 件 规 则 2565办公无忧用 Microsoft Office 处 理 办 公 事 务第 10 章 创 建 复 合 文 档 .25710.1 基本概念 .25810.2 嵌入对象 .25910.2.1 插 入 嵌 入 对 象 25910
21、.2.2 编 辑 嵌 入 对 象 26210.3 链接对象 .26310.3.1 插 入 链 接 对 象 26310.3.2 编 辑 链 接 对 象 26410.3.3 链 接 的 更 新 26410.3.4 更 改 链 接 源 文 件 26510.3.5 断 开 链 接 26610.4 复 合 文 档 的 应 用 .26610.4.1 在 销 售 工 作 报 告 中 链 接 销 售 报 表 26610.4.2 在 演 示 文 稿 中 链 接 图 表 2706第1章编写办公文书 本 章 将 通 过 多 篇 办 公 文 书 的 制 作 过 程 来 讲 述 如 何 更 加 方 便、快捷地制作规范的
22、办公文书。本章内容且 办公文书概述； 且 简单办公文书的编写； 且使用向导编写办公文书； 且 套色打印 “红头文件 ”； 且 使用书签和域管理办公文书； 且 制作模板统一公司各种办公文书的格式； 且 制作收集信息的窗体文档； 且 制作文字表格； 且 收发传真。 雪茗斋 作品办公无忧用 Microsoft Office 处 理 办 公 事 务1.1 办 公 文 书 概 述编写、 处理各种办公文书也许是一般行政办公人员最主要的日常工作之一， 也是 Word（在后面章节中若无提示即表示 Microsoft Office 办 公 软 件 中 的 Word 软 件 ） 在 办 公 事 务 中 最 主 要
23、 的 应 用 。 传 统 的 办 公 文 书 种 类 繁 多 ， 包 括 合 同 、 介 绍 信 、 信 函 、 借 条 、 请 柬 、 聘 书 、 批示、公文、法律文书、会议记录、备忘录、通知等。相对于其他文档来说，办公文书具有以下几个特点：且 内容和格式一般较简单，不需要使用非常复杂的排版功能； 且 篇幅一般都不是太长； 且 内容和格式通常都有一定的规范，有些办公文书的规范甚至是非常严格的。 办公文书的规范是非常重要的，但由于办公文书的种类实在太多，限于篇幅笔者无法 向 大 家 详 细 讲 述 每 一 种 办 公 文 书 的 具 体 规 范 ， 所 以 在 这 里 笔 者 把 重 点 放
24、在 如 何 使 用 Word 编写出规范的办公文书。接下来就介绍几种使用 Word 编 写 办 公 文 书 的 方 法 。1.2 简 单 办 公 文 书 的 编 写尽管简单办公文书的格式不是很复杂，但根据笔者的经验，许多办公人员虽然能编写 出一般的办公文书，但在具体的操作过程中却存在着许多问题。最常见的就是利用添加空 格的方法来模拟首行缩进等。所以，即便有编写一般办公文书的经验，但如果不知道“缩 进 ”、 “制 表位 ”等 名词， 也 请 仔细阅 读 这 一节， 读 者 可以学 习 到 一套规 范 而 快捷的 编 写 简 单办公文书的方法。1.2.1 制作一份图书出版合同下面，笔者以一份图书出
25、版合同为例，说明一般办公文书的编写方法，具体的操作步 骤如下：(1) 如图 1-1 所 示 ， 新 建 一 个 空 白 文 档 ， 并 键 入 合 同 的 全 部 内 容 ；(2) 选中合同标题，单击“格式”工具栏中的“居中”按钮 使标题居中显示；(3) 单击 “格式 ”工具栏中的 “字体 ”列表框 右端的下拉箭头，然 后在弹出的列表中单击选择“黑体”将合同标题设置为黑体字；(4) 单击 “格式 ”工具栏中的 “字号 ”列表框 右端的下拉箭头，然后在弹出 的列表中单击选择“小一”将合同标题设置为小一号字；说明 此时标题效果如图 1-2 所示。接下来要对合同首部的各个段落进行设置， 主要目的是使
26、各个段落的后半部分纵向对齐。雪 雪茗 茗斋 斋作 作品 品第章 编写办公文书步骤 2步骤 3 步骤 4 步骤 21图 1-1 设置格式前的合同文档(5) 如图 1-2 所 示 ， 选 中 合 同 首 部 的 6 个 段 落 ；步骤 5步骤 6图 1-2 设置标题后的合同文档(6) 在水平标尺上单击，单击处出现一个“L”型标记；说明 这个标记表示在这个位置添加了一个制表位。(7) 将光标定位到第一段中“甲方（著作权人） ： ”的后面，然后按 Tab 键 键入一个 制表位；说明 光标后的字符 （ “雪茗斋 ”） 自动 向后移， 并 对齐标尺上的制表位标记。(8) 重复上一步骤将合同首部的其他段落的
27、后半部分对齐标尺上的制表位标记；(9) 依 次 选 中 合 同 首 部 的 各 段 落 的 前 半 部 分 ， 并 单 击 “格 式 ”工 具 栏 中 的 “加 粗 ” 按钮 将这些文字设置为粗体；说明 此时合同首部效果如图 1-3 所示。可以看到，通过给这些段落设置了一个 制 表 位 ， 我 们 很 容 易 而 准 确 地 将 各 个 段 落 的 后 半 部 分 纵 向 对 齐 。 接 下 来 我 们 要 对 合 同 正 文 的 各 个 段 落 进 行 设 置 ， 主 要 目 的 是 给 各 个 条 款 添 加 “第 一 条” 、 “第二 条”等自动编号。办公无忧用 Microsoft Of
28、fice 处 理 办 公 事 务制表位标记按 Tab 键 后 ， 光 标 后 的 文字自动对齐制表位图 1-3 使用制表位进行纵向对齐后的合同首部(10) 如图 1-4 所示，选中所有正文条款段落，然后单击“格式”菜单下的“项目符 号和编号”命令打开“项目符号和编号”对话框；步骤 10图 1-4 设置编号前的合同正文(11) 在 对 话 框 的 “编 号 ”选 项 卡 （ 见 图 1-5） 中 单 击 选 中 任 意 一 个 编 号 式 样 ， 然 后 单击“自定义”按钮打开如图 1-6 所 示 的 “自 定 义 编 号 列 表 ”对 话 框 ；步骤 13 步骤 15步骤 11步骤 12步骤
29、14步骤 11图 1-5 “编号”选项卡 图 1-6 “自定义编号列表”对话框(12) 在 “编 号 样 式 ”列 表 框 中 选 中 “一 、 二 、 三 ”选 项 ， 一 个 灰 底 的 小 写 中 文 数 字 出现在“编号格式”文本框中；雪 雪茗 茗斋 斋作 作品 品第章 编写办公文书(13) 单 击 “编 号 格 式 ”文 本 框 将 光 标 定 位 在 其 中 ， 然 后 在 这 个 灰 底 数 字 的 左 右 两 边 分别键入文字“第”和“条” ；说明 “编 号 格 式 ”文 本 框 中 的 普 通 文 本 会 保 持 原 样 作 为 将 来 生 成 的 自 动 编 号 的 一部分
30、，而灰底数字则会自动递增。 1(14) 在“起始编号”数值框中键入 1， 使 编 号 从 “第 一 条 ”开 始 ；(15) 单击“字体”按钮，然后在弹出的对话框中将编号的字体设置为黑体；(16) 在 “编号位置” 和 “文字位置” 栏中设置编号和段落文字的位置， 然后单击 “确 定”按钮；说明 此时合同条款如图 1-7 所示， 每一条款前都自动添加了形如 “第一条” 、 “第 二 条 ”的 编 号 。 接 下 来 我 们 要 设 置 合 同 尾 部 的 格 式 ， 由 于 布 局 比 较 复 杂 ， 我们可以使用一个表格来进行定位。添加的自动编号图 1-7 添加自动编号后的合同正文(17)
31、在 合 同 尾 部 各 个 段 落 中 每 两 个 需 要 分 开 排 列 的 部 分 之 间 都 键 入 一 个 制 表 符 （ 按Tab 键 ） ， 如 第一段中需在 “甲方： ”、 “室” 和 “乙方： ”后面各键入一个制表符；(18) 如图 1-8 所示，选中合同尾部的各个段落，并单击“表格”菜单下的“转换” 下的“文本转换成表格”命令打开“将文字转换成表格”对话框（见图 1-9） ；步骤 18步骤 19图 1-8 设置格式之前的合同尾部 图 1-9 “将文字转换成表格”对话框办公无忧用 Microsoft Office 处 理 办 公 事 务(19) 选中“制表符”单选框，根据制表符
32、来绘制纵向网格线，并参照图 1-9 设置其 他选项，然后单击“确定”按钮；说明 此时选中的内容被转换为一个表格（见图 1-10） ，表格的行参照段落划分， 表格的列参照插入的制表符划分。图 1-10 合同尾部被转换为表格(20) 拖动表格线调整表格各行的高和各列的宽；(21) 选 中 表 格 第 二 行 的 前 两 个 单 元 格 ， 并 单 击 “表 格 和 边 框 ”工 具 栏 中 的 “合 并 单 元格”按钮 将其合并；(22) 按同样的方法将表格第二行的后两个单元格合并；(23) 选中第二行，单击 “表格和边框 ”工具栏中的对齐按钮 旁的下拉箭头，然 后在弹出的列表中单击按钮 ，使第二
33、行中的文本在水平和垂直方向上都居中 排列；(24) 单 击 “表 格 ”菜 单 下 的 “选 择 ”下 的 “表 格 ”命 令 选 中 整 个 表 格 ， 然 后 单 击 “表 格 和 边 框 ”工 具 栏 中 的 边 框 按 钮 旁 的 下 拉 箭 头 ， 然 后 在 弹 出 的 列 表 中 单 击 “无边框”按钮 将表格的边框隐藏；说明 此时表格如图 1-11 所示，图中的边框是为了方便我们编辑表格而显示的， 在打印和打印预览时都不会出现。合并后的单元格图 1-11 设置完毕后的合同尾部雪 雪茗 茗斋 斋作 作品 品第章 编写办公文书(25) 对文档的段落间距进行适当设置。 操作完毕后，合
34、同文档如图 1-12 所 示 。1.2.2 重点分析在 本 例 中 除 了 一 般 的 字 体 、 字 号 设 置 之 外 ， 还 应 该 注 意 掌 握 以 下 几 种 在 编 写 办 公 文 书 时 经 常 用 到的方法。自 动 编 号 的 使 用许多办公文书中都有需编号的条款 （如合同条 款、 手册条款等） ， 这些条款前的编号可以由 Word 自动生成。 使用自动编号不但可以减少录入和格式 设置的工作量，而且当对条款进行增加或删减时， 条 款 编 号 会 自 动 重 新 计 数 ， 不 需 要 手 工 修 改 。 例 如 将图 1-12 中 的第二条删除后， 第三条的编号会自动 变为第
35、二条， 第四条的编号会自动变为第三条用 表 格 定 位1图 1-12 设置完毕后的合同文档当文档的整体或局部的布局较复杂时，可以使用表格来定位。这种方法还会在以后的 章节中多次使用到。制表位的使用制表位是一种非常实用，但却往往被一般用户忽视的功能，使用制表位可以很容易地 制作出纵向对齐的效果。在 Word 文档的段落中，可以设置一些称为制表位的特定位置，使得每按一次键盘上 的 Tab 键 ， 光 标 自 动 向 右 移 动 到 下 一 个 制 表 位 。制 表 位 的 表 示 方 法 是 该 制 表 位 所 处 位 置 距 离 页 面 左 边 距 的 距 离 。 例 如 1.48cm、 3.4
36、5cm等。制表位可分为默认制表位和自定义制表位两种。默认制表位由系统自左端起每隔一定 的距离均匀地设置。自定义制表位则由用户自己设置，可在任意位置不均匀地设置。需要注意的是在某个段落中设置了自定义制表位后，系统将自动清除所有在该自定义 制表位左边的默认制表位，即每次按 Tab 键 时 ， 只 有 在 后 面 没 有 自 定 义 制 表 位 的 情 况 下 ， 光标才会移动到默认制表位。假定当前段落的默认制表位间距为 1.48cm， 也就是说在距离页面左边 1.48cm、 2.96cm、 4.44cm、 5.92cm 处有 默认制表位， 现在在 3cm 处设置一个自定义制表位， 由于 1.48c
37、m、办公无忧用 Microsoft Office 处 理 办 公 事 务2.96cm 两 个 默 认 制 表 位 在 该 自 定 义 制 表 位 的 左 边 ， 因 此 会 被 自 动 清 除 。 此 时 段 落 的 制 表 位 为 3cm、 4.44cm、 5.92cm根据文本相对于制表位的对齐方式，自定义制表位可以分为以下几种。且 左对齐式：从制表位开始向右扩展文字，左边对齐； 且 居中式：使文字在制表位处居中； 且 右 对 齐 式 ： 从 制 表 位 开 始 向 左 扩 展 文 字 ， 文 字 在 填 满 制 表 位 左 侧 的 空 白 后 ， 会 向右扩展； 且 小 数 点 对 齐 式
38、 ： 在 制 表 位 处 对 齐 小 数 点 ， 文 字 或 没 有 小 数 点 的 数 字 会 向 制 表 位 左侧扩展； 且 竖线对齐式：在制表位处插入竖线。 在上例中，由于我们需要甲乙方名称、作品名称等内容的左边相互对齐，因此使用了 左对齐式制表位。将光标定位到某个段落中时，标尺上会以标记的形式显示出该段落的所有自定义制表 位 的 位 置 。 不 同 类 型 制 表 位 的 标 记 也 不 一 样 ， 如 图 1-13 所 示 为 各 种 类 型 的 制 表 位 的 对 齐 效 果以及它们在标尺上对应的标记。单 击 此 处 可 切 换制表位类型居中制表位 右对齐制表位 小数点对齐制表位左
39、对齐制表位 竖线制表位拖 动 某 个 制 表 位 标 记可移动该制表位单 击 白 色 刻 度 范 围 可 在 该处设置一个制表位图 1-13 制表位的对齐效果以及在标尺上对应的标记通过标尺上的制表位标记，可以非常方便、直观地进行自定义制表位的设置、移动和 清除。将 光 标 定 位 到 需 设 置 自 定 义 制 表 位 的 段 落 内 或 选 定 多 个 需 设 置 自 定 义 制 表 位 的 段 落 后，可以通过标尺对自定义制表位作以下操作：且 单 击 标 尺 左 端 的 制 表 位 类 型 标 记 切 换 出 需 要 的 制 表 位 类 型 后 ， 在 标 尺 上 需 要 设 置 自 定
40、义 制 表 位 的 刻 度 处 单 击 鼠 标 左 键 ， 即 可 在 该 刻 度 处 设 置 一 个 指 定 类 型 的 自定义制表位； 且 用 鼠 标 在 标 尺 白 色 区 域 内 拖 动 需 移 动 的 自 定 义 制 表 位 标 记 可 以 移 动 自 定 义 制 表 位； 且 用 鼠 标 在 标 尺 上 拖 动 需 清 除 的 自 定 义 制 表 位 标 记 到 标 尺 的 白 色 区 域 以 外 的 位 置，可以清除自定义制表位。 使用标尺虽然方便， 但并不精确， 如果要以数值形式准确地设置制表位， 可以单击 “格 式 ”菜 单 下 的 “制 表 位 ”命 令 打 开 如 图 1
41、-14 所 示 的 “制 表 位 ”对 话 框 。 在 该 对 话 框 的 “默雪 雪茗 茗斋 斋作 作品 品第章 编写办公文书认制表位” 数 值框中可以设置需要的默认制表位间距； 在 “制 表 位 位 置 ”文 本 框 中 输 入 一 个 距 离 数 值 后 ， 单 击 “设置” 按 钮可以在该位置添加一个自定义制表位， 添加的制表位会出现在下面的列表框中。需 要 注 意 的 一 点 是 ， 无 论 是 标 尺 还 是 “制 表 位 ” 对 话 框 显 示 的 都 是 光 标 所 在 段 落 或 选 中 段 落 的 制 表 位 设 置 情 况 ， 所 以 要 对 某 个 段 落 的 制 表
42、位 进 行 设 置 ， 必 须先选中该段落，或是将光标定位到该段落中。在 上 例 中 ， 同 样 可 以 使 用 制 表 位 来 排 出 合 同 尾 部 的格式。如图 1-15 所 示 ， 对 于 第 一 、 三 、 四 、 五 段 ，需设置 3 个左对齐制表位，使不同段落中的相应文本 块 的 左 边 互 相 对 齐 ； 对 于 第 二 段 ， 可 以 在 距 左 右 边 各1图 1-14 “制表位”对话框1/4 的位置分 别设置两个居中制表位， 使文本 “（ 签字/ 盖章） ”在左右两个半边都居中排列； 对 于 最 后一段 ， 除 了要设 置 一 个左对 齐 制 表位使 “签 字日期 ”对
43、齐“电 话 ”、 “地址 ”等 内 容外，还需在靠近中线和右边的位置设置两个右对齐制表位，使两个“年月日”的右边分 别对齐中线和右边。居中制表位 居中制表位左对齐制表位 左对齐制表位 左对齐制表位右对齐制表位 左对齐制表位 右对齐制表位图 1-15 使用制表位实现合同尾部的纵向对齐效果1.3 使 用 向 导 编 写 办 公 文 书除了从空白文档开始“白手起家”编写办公文书外，在 Word 中也可以使用系统提供 的向导来创建特定类型的办公文书，向导会引导用户一步步地完成文档的创建工作。下面就以一份政府公文的创建过程来说明如何使用向导编写办公文书。具体的操作步 骤如下：(1) 单击“文件”菜单下的
44、“新建”命令，显示“新建文档”任务窗格；(2) 在 “新 建 文 档 ”任 务 窗 格 中 单 击 “通 用 模 板 ”命 令 打 开 如 图 1-16 所 示 的 “模 板 ” 对话框，并切换到“报告”选项卡；办公无忧用 Microsoft Office 处 理 办 公 事 务模 板 ： 直 接 创 建 出 包 含内容和格式的文档向导： 分步骤引导用户创建 出包含内容和格式的文档图 1-16 “模板”对话框(3) 单击选中“公文向导”图标，并单击“确定”按钮启动向导；(4) 如图 1-17 所 示 ， 单 击 向 导 中 的 “下 一 步 ”按 钮 进 入 下 一 步 ；说明 在向导中，随时
45、都可以单击“上一步”按钮返回到上一步骤重新设置。(5) 如图 1-18 所 示 ， 选 择 需 要 的 公 文 种 类 单 选 框 ， 然 后 单 击 “下 一 步 ”按 钮 进 入 下 一步；图 1-17 公文向导一 图 1-18 公文向导二(6) 如图 1-19 所 示 ， 选 择 用 于 打 印 公 文 的 纸 张 规 格 ， 然 后 单 击 “下 一 步 ”按 钮 进 入 下一步；(7) 如图 1-20 所 示， 输入 “收文机关名称” 、 “发文 机关名称” 等公文内容， 然后单 击“下一步”按钮进入下一步；(8) 如图 1-21 所 示 ， 输 入 具 体 的 公 文 内 容 ，
46、然 后 单 击 “下 一 步 ”按 钮 进 入 下 一 步 ；(9) 如图 1-22 所 示 ， 输 入 公 文 的 附 件 和 解 释 内 容 ， 然 后 单 击 “下 一 步 ”按 钮 进 入 下 一步；雪 雪茗 茗斋 斋作 作品 品第章 编写办公文书1图 1-19 公文向导三 图 1-20 公文向导四图 1-21 公文向导五 图 1-22 公文向导六(10) 如图 1-23 所 示， 输入公文的主题词 、 抄送机关和发文日期等内容 ， 然后单击 “下 一步”按钮进入下一步；(11) 如图 1-24 所 示 ， 单 击 “完 成 ”按 钮 完 成 公 文 的 创 建 。图 1-23 公文向
47、导七 图 1-24 公文向导八这样即可创建出如图 1-25 所示的公文 文档， 从图中可以看到， 这个公文虽然是新建的， 但实际上其内容和格式都已完备，基本上就是一篇已经制作好的公文文档。当然，还可以办公无忧用 Microsoft Office 处 理 办 公 事 务在任意时刻对其进行编辑修改。图 1-25 使用公文向导创建的公文文档需要说明的是，文档中的表格是用于定位的，由于已经将表格框线设置为不可见，所 以在打印和打印预览时是不会出现这些框线的。从图中可以看到，通过将公文的标题、代 码、附件、注释等内容放置在表格的各个单元格中，可以定义出相对复杂的版面布局。关 于使用表格定位页面布局的方法
48、，笔者在“制作报刊类文档”一章中还会有详细的介绍。除 了 “公 文 向 导 ”外 ， Word 中 还 有 其 他 多 种 向 导 ， 其 中 “实 用 文 体 向 导 ”也 是 我 们 编 写办公文书时经常会使用到的。 在如图 1-16 所示 的 “模板 ”对话框中选中 “实用文体向导”图标后， 单击 “确定” 按钮可以进入如图 1-26 所示 的文体类型选择界面。 选中某个单选框， 并单击“下一步”按钮后，即可根据向导的提示创建指定类型的办公文书。例如选择“介 绍信”后，即可进入如图 1-27 所 示 的 介 绍 信 向 导 界 面 。图 1-26 实用文体向导 图 1-27 介绍信向导界
49、面对于用户来说，向导无疑是一种非常好的创建文档的工具，但遗憾的是 Office 中 并 没雪 雪茗 茗斋 斋作 作品 品第章 编写办公文书有提供足够多的中文向导，有些向导在使用时也还不能尽如人意。1.4 套 色 打 印 “红 头 文 件 ”1在打印公文时，我们经常会遇到一个问题许多公文的标题要求必须是红色的（所 谓 的 “红头 文 件 ”） ， 而通 常 用 于办公 的 打 印机只 能 打 印单色 。 为 了解决 这 个 问题， 通 常 使 用一种已经印好了红色标题的空白文件，然后将具体的内容打印到其上。类 似 的 情 况 还 有 填 写 表 格 （ 使 用 计 算 机 打 印 的 方 式 ） 、 打 印 信 封 等 。 由 于 表 格 和 信 封 上 已 经 印 好 了 固 有 的 内 容 ， 所 以 我 们 需 要 将 其 他 内 容 准 确 地 打 印 到 表 格 或 信 封 的 相 应 位 置 上 。这种打印方式被称为套色打印， 套色打印的关键在于对位要准确， 例如在打印信封时， 邮政编码必须准确地打印在空白信封的邮政编码框内。准确地进行套
