1、公文写作标准用语(一)称谓语称与对方有关的事物常用“你”，如“ 你省”、 “你部”。如是平行文则宜用敬辞“ 贵”，如“ 贵部”、“贵局 ”、 “贵市”、 “贵会”、 “贵社”、 “贵公司”、 “贵单位”等。称与自己有关的事物常用“我”、 “本”，如“我省”、 “我部”、 “我局 ”、 “本公司” 、 “本会” 等。公文中间接称呼有关的人或单位常用“该”，如“ 该同志”、 “该人”、 “该地区”、 “该单位”等。(二)起首语对下级机关或人民团体来文有所批复时，起首常用“关于 的报告收悉” 、 “关于的电文已悉”等。通知常用“为了” 开头。(三)承启语在公文的缘由表述完毕后，常用“为此，特作如下通
2、知”、 “特此命令你们” 等领起下文。(四)结尾语是各类公文正式结尾时表收束、强调、祈请等的用语，可用“以上各项，望各地遵照执行” 、“请结合本地区、本部门实际情况，认真贯彻执行”、 “是否有当，请予批复” 、 “当否，请批示”、“请予审批” 、 “以上报告如无不妥，请批转各地、各有关部门执行” 。三、公文用词的特殊性所谓公文用词的特殊性，是指公文有一套较常用的专用词语，这些词语用起来能体现公文的严肃性和准确性。开头用语有：“按照” 、 “为了”、 “根据”、 “鉴于”、 “依照”、 “据查 ”、 “关于” 、 “报告悉” 、 “电悉”、 “奉”、“查”、 “前奉”、 “据”、 “报称”、 “
3、电称”、 “制定”、 “特派” 、 “任命”、 “兹聘” 、 “派” 、 “惊悉” 、 “阅悉”、“谨悉 ”等。结尾用语有：“望” 、 “请”、 “特此函告”、 “为盼”、 “是否可行”、 “当否” 、 “请批示” 、 “祈请批复” 、 “盼回复” 、 “望遵照执行 ”、 “特此通知 ”、 “请批转 执行”、 “特此布告”、 “此复”、 ”此致”、谨呈”、 “谨报告” 、 “特此电陈 ”、 “此令” 、 “此批”、 “此布” 、 “为荷”等。过渡用语有：“为此” 、 “为此特”、 “对比” 、 “为” 、 “结合”等。称谓用语有：“贵省” 、 “贵局”、 “该地区”、 “我市”、 “我县”、
4、“本镇 ”等。表时间的模糊词语有：“最近”、 “近期”、 “适当时候”、 “现在”、 “将来”、 “曾经” 、 “同时” 、 “有时” 、“一直 ”等。表范围的模糊词语有：“有关”、 “各部门”、 “乡(县、市、省) 内外” 、 “国内外” 、 “左右”、 “上下”等。表条件的模糊词语有：“在可能的情况下”、 “在情况下”、 “在基础上”、 “符合一定条件” 、“在特殊情况下” 等。表数量的模糊词语有：“许多”、 “多数”、 “广大”、 “某些”、 “有此 ”， “一些” 、 “个别” 、 “部分” 等。表程度的模糊词语有：“很” 、 “一般”、 “更加”、 “进一步”、 “基本上 ”、 “显
5、著” 、 “一定”、 “较”等。表频率的模糊词语有：“经常”、 “不断”、 “有时”、 “反复”、 “再三 ”、 “多次” 、 “偶尔” 等。四、公文写作常用词语在长期的公文写作实践中，由于行文关系和处理程序的需要，公文逐渐形成了一套常用的专用词语，现简要介绍如下：A按期 按照规定的期限。按时 依照规定的时间。按语 发文单位批转或转发公文时所做的说明或提示。按照 依照；据此办理。案卷 分类保存以备查考的文件。B颁发布；颁发。多用于庄严、隆重的场合。颁布 公布。多用于公布重要的法律、规定、条例、命令等。如“颁布法令” 、 “颁布奖惩条例”。颁发 发布；授予。多用于领导机关发布重要文件或向有关单位
6、或人员授奖。如“本条例自颁发之日起执行”、 “颁发奖章和奖金” 。颁行 颁布施行。报呈 用公文向上级报告。如“报呈上级备案”。报告 用书面或口关的形式向上级做正式陈述。用书面或口头的形式向上级所做的正式陈述。报经 上报并已经得到。如“报经上级同意”。报批 呈报上级机关请求批准。如“履行报批手续”。报请 用书面报告向上级机关请示或请求。如“报请上级批准 ”。报送 向上级呈报。备案 向主管机关报告事由存案以备查考。如“此事已报上级备案 ”。备查 准备好文件、案卷、图表等以供查考。如“存档备查 ”。本自己方面的。可用于机关、团体和个人的自称，也可用于文件自身。本拟 本来打算。本应 本来应该。如“本应
7、从严惩处，但念其”比照 比较对照(已有的做法或同一范畴的规章制度处理)。濒于 临近；接近。多用于坏的情况。如“濒于破产”、 “濒于绝望” 。并经 并且经过。不啻 不止；如同。不法 不守法的；违法的。如“不法分子”、 “不法行为” 。不日 要不了几日；几天之内。不失为 还可以算得上；称得上。 “这样处理，不失为一种好办法 ”。不时 随时。如“不时之需”。不宜 不适宜。如“不宜操之过急”。不予 不准许；不给。布置 对工作、活动做出具体的安排。部署 安排、布置(工作或活动)。C参见 同 “参看”。参看 读一篇文件时参考另一篇。参与 参加进去共同进行。参阅 同 “参看”。参照 参考并仿照。如“参照执行
8、”。参酌 参考实际情况，加以斟酌。如“参酌处理”。草拟 起草和撰拟。如“草拟文件”。查清点；了解；调查；清查。查办 查明犯罪事实或错误情节加以处理。如“严加查办”、 “撤职查办” 。查对 清查核对。如“业经查对，正确无误”。查复 核查后做出答复。查禁 检查并禁止。查究 调查并追究；检查追究。如“对此须认真查究”。查收 检查后收下。查询 调查询问。抄报 把有副本或抄件的公文除主送机关及首长外，报送需要了解情况的上级机关和首长。抄发 把有副本或抄件的公文除主送机关及首长外，下发给需要了解文件内容的下级机关或人员。抄送 把有副本或抄件的公文送交平行机关、单位或个人。成例 现成的例子和办法。如“援引成
9、例”。成文 用文字固定下来的；成为书面的。呈报 用公文报告上级。如“呈报省政府批准”。呈请 用公文向上级请求或请示。如“呈请核示”。承蒙 受到 (客套话)。如“ 承蒙指教”、 “承蒙恩准”、 “承蒙热情招待，不胜感激” 。纯系 纯粹是。如“纯系无中生有”、 “纯系无理取闹” 。此这个。如 “在此基础上”、 “此议不妥” 。此布 在这里宣布。多用于布告的结尾。此复 就这样答复。用于批复或函复的结尾处。此令 就这样命令。用于命令的结尾处。此批 中央或地方机关，对人民团体呈送的报告有所批复时，用此语为终结。此状 颁发任命状或奖状时用“此状”作为终结语。存案 在有关机关登记备案。存查 保存起来以备查考
10、。如“交财务处存查”。存档 把已经处理的公文、资料归人档案，供以后查考。存疑 把疑难问题暂时搁置起来不做处理。如“此事存疑，留待后决 ”。D大超过一般的；十分；很。大力 很大的力量；用很大的力量。如“大力支持”。大有 很有。如“大有余地”、 “大有 之势”。待等待。当即 当时；立即；马上就。当否 是不是恰当合适。电悉 通过电报(电话)了解到。定规定的；不可移动和变更的。定案 案件、方案等做最后的决定。定夺 对事情做可否与取舍的决断。如“此事待讨论后再行定夺 ”。定于 决定在。定予 一定给以的。动行动；动作；行为。也做“往往”解释。动议 会议中临时的建议。如“紧急动议”。动辄 动不动就。度(量词
11、)次。敦诚恳。敦促 诚恳地催促。敦聘 诚恳地聘请。敦请 诚恳地邀请。如“敦请届时光临指导”。E讹误( 文字、记载)错误。而有三种用法，是连接语意相承的成分；二是连接肯定和否定互相补充的成分；三是插在主谓语之间，起“如果” 的作用。F发布 宣布 (命令、指示等)。凡凡是。反之 与此相反。非经 除非经过。废废止的；不再使用或不再生效的。废弛 政令、法纪等因不执行或不被重视而失去约束作用。废除 取消、废止(法令、制度、条约等)。废止 取消、不再行使(法令、制度等)。废置 认为没有用而搁置一边。奉接受。用于下级接受上级的指示、命令。否不；不行。复核 复查核对。附件 指随同主要文件一同制定的文件，是随同
12、主要文件一同发出的有关文件或物品。G该指示词，指上文说过的人或事概大略、大概；一律。概用 一律用。稿指外发公文的未定稿、草稿。稿本 公文形成前所产生的各种文稿，如草稿、讨论稿、修改稿、送审稿等。根据 依据。用于公文的开端。公布 公开宣布，让大家都知道。用于政府的法律、命令、文告及团体、单位的通知事项。共识 指双方或多方在某一问题上的共同认识。关于 具有指示性的介词，多与名词组成偏正词组用作公文题目。光临 敬辞，称宾客来到。用于请柬、邀请信的末尾处。如“敬请光临” 、 “欢迎光临指导” 。规程 对某种政策、制度、正确做法和程序所做的分章分条的规定。规定 对某一事物的方式、方法、数量、质量所做的决
13、定。规范 约定俗成或明文规定的标准。规格 指质量的标准，如大小、轻重、精密度、性能等。规约 经相互协议规定下来共同遵守的条款。规则 规定出来给大家遵守的制度和章程。贵敬辞，称与对方有关的事物。多用于单位、团体或国家。果系 果然是。如“经调查核实，果系张某所为”、 “经查此事果系误传” 。H还须 还必须。函信件。如 “公函”、 “来函”。函复 用信函答复。如“所拟可否，盼速函复”。函告 用信函报告或告诉。如“特此函告”。核仔细地对照和考查。核拨 审核后拨发。核定 审核决定。核对 审核查对。核减 审核后决定减少。如严核减行政经费 10%” 。核实 审核查实。核销 审核后报销。核准 审核后批准。如“
14、该计划业经市政府核准”。后经 后来经过。互动 为解决某一问题，双方或多方采取实际行动。会签 指与文件内容有关的主管部门负责人共同在发文稿上签注意见和姓名。会同 同有关方面会合在一起。汇总 汇集到一起。多指资料、数据、表格、文件等。J基于 根据。如“基于以上理由”。即可 就可以。即日 当天。如“本条例自即日起施行”。即席 在集会或宴会上(当场)。如“即席讲话”、 “即席赋诗一首”。亟急迫。鉴审察；仔细看。鉴别 辨别。鉴戒 可以使人警惕的事情。如“引为鉴戒”。鉴定 对人或事的优劣做评价。鉴于 觉察到；考虑到。见放在动词前用来表示“对我怎么样”。见复 答复 (我)。见谅 原谅 (我)。如“ 敬希见谅
15、”。校订 对照可靠的材料复核公文中的疑误之处。接接到。接办 接过来继续办下去。接管 接收并管理。接洽 联系洽商。届时 到时候。表示预定时间准时做某事。如“请届时参加 ”。谨敬辞，表示敬重、郑重的意思。谨电 恭敬地电告。如“欣闻，谨电致贺” 。谨启 恭敬地陈述。如“X X 公司谨启”。谨悉 恭敬而慎重地了解到。如“来函谨悉”。惊悉 知道了 (这个消息)十分震惊。如“惊悉 X X 同志病逝” 。经经过。径直接。径报 直接报送。如“有关材料请径报市政府办”。径向 直接向。如“此事宜径向县劳动人事局反映”。径与 直接同。如“请径与市人才中心联系”。径自 自己直接(行动)。如“ 该公司未经批准，径自开展
16、人才招聘活动”。就靠近；从事。就地 在原地。如“就地解决”、 “就地安置” 。就绪 已经安排好。如“大会筹备工作已全部就绪”。就学 从事学习。就业 从事某项职业。具名 在文件上签名。据根据；依据。据此 按照这个。决定 对如何行动做出主张。决算 根据预算执行的结果而编制的会计报告。决议 经过一定会议讨论通过的决定。均全；都。均经 全部经过。均须 都必须。均应 全都应该。K考察 实地观察；调查了解。考查 用一定的标准来检查衡量。可否 可不可以。恳请 诚恳地邀请或请求。如“恳请拨冗出席”、 “恳请原谅”。L滥用 超过规定范围地使用。如“滥用职权”、 “行文不得滥用方言” 。累计 层层相加，累聚计算。
17、立案 在主管机关注册登记、备案。立即 立刻。列举 一个一个地举出来。列席 参加会议有发言权而没有表决权。聆听厂听” 的文言词。多用于下级对上级、晚辈对长辈。如“ 聆听教诲”。另行 另外进行(某种活动)。如“另行通知”、 “另行规定”。令行禁止 有令行，有禁止。多用于下行公文的要求之中。履行 实践自己答应做或应该做的事情。如“履行诺言”、 “履行手续” 。论处 判定处分。如“依法论处”、 “按违反政纪行为论处” 。M免去掉；除掉。如“免去”、 “免职” 。面洽 当面接洽。如“面洽公事”、 “详情请与来人面洽” 。N能否 是否能够。拟订 草拟。如“拟订计划”、 “拟订方案” 。拟稿 起草文稿。拟经
18、 打算经过；准备经过。拟于 打算在。挪用 将专项款移作他用。如“挪用公款”。P批驳 书面否决下级的意见和要求。批复 对下级来文的批示答复。批件 带有上级批示的文件。批示 上级对下级来文批注意见。批阅( 领导人)阅读文件并加注批语。批转 把下级来文批示转发给其他单位执行和参阅。批准 上级对下级的意见表示同意。破案 查清涉及法律的事件。Q期等待；盼望。日期；预定的时日。如“定期”、 “按期” 。期于 希望达到；目的在于。启动 原指机器、设备开始运转。在社会生活中则指某项工作或活动开始进行。启用 开始使用(印章)。讫完结；截止。迄今 到现在。洽商 接洽商谈。如“洽商有关事宜”。签订 订立协议、合同、
19、条约并签字。签发 主管负责人对公文文稿签署发稿意见。签收 收到公文信件后，在送件人的发文簿上签字，表示文已收到。签署 在公文上正式签字。签章 在文件上签名盖章。签注 在文件上批注意见。切切实；务必。切记 牢牢地记住。切切 千万；务必。如“切切不可忘记”。用于布告、条令等末尾，表示叮咛。如“切切此布” 。 恳切；迫切。如“ 切切请求” 。切实 切合实际，实实在在。如“制定切实可行的措施”。切勿 千万不要。如“切勿等闲视之”。清册 详细登记有关项目的册子。清查 彻底检查。清点 清理查点。清稿 把文稿誊清。 誊清了的稿子。清样 最后一次校改后的校样。请柬 邀请书，俗称“请帖”。请示 向上级请求指示。
20、请予 请给予。属请求性用语。如“请予审批”、 “请予批示”。顷不久以前。顷奉 刚才接到。多用于下级对上级。如“顷奉上级指示”。顷接 刚才接到，多用于平行机关或个人之间。如“顷接来函 ”。顷闻 刚才听到。如“顷闻 X X 同志不幸病逝”。确系 确实是。如“经查证，此案确系错判”。R任担负；使用。任免 任命和免职。如“任免名单”。任命 下命令任用。如“任命 X X X 为公安局副局长”。任用 委派人员担任职务。如“量才任用”。任期 担任职务的规定期限。如“任期五年，连任不得超过两届 ”。日程 按日排定的行事程序，如“议事日程”、 工作日程”等。日内 最近的几天里。如“大会将于日内举行”。日前 几天
21、前。冗多余的。如“裁减冗员”。繁忙的事。如“希拨冗出席” 。如期 按照预定的日期。如“该项任务业已如期完成”。如上 如同上面所叙述或列举的。如“特报告如上”。如下 如同下面所叙述或列举的。如“特提出如下意见”。S三令五申 再三地命令和告诫。多用于批评某种错误倾向的通知、通报等公文中，属强调语气。删去掉文中的某些字句。删除 删去。删改 删削并改动。如“原稿个别地方做了删改”。删节 删去文中可有可无或比较次要的部分。缮写 抄写。尚望 还希望。如“尚望贵局大力支持”。商与商量。如 “XX 问题请商人事局解决”。商定 协商确定。商讨 商量讨论。上报 向上级报告。申报 用书面向上级或有关部门报告。审定
22、审查决定。审订 审查修订。审发 审查发出。审改 审查修改。如“审改文稿”。审核 审查核定。审批 审查批示。如“报请上级审批”。审修 对文稿审阅修改。审阅 审查阅读。如“审阅报告”。施行 实施执行。多用于公布法令规章的生效时间。如“本条例自公布之日起施行 ”。实施 实行。用法同施行。事事情；事项。事宜 事情的安排和处理。事由 本件公文的主要内容。试行 试验推行。T特特地。常用于公文开头与主体之间的过渡。如“特做如下决议 ”、 “特决定如下” 。特此 特别为此事；专为此事。一般多用于通知、通报、报告等文件的结尾处。如“特此报告”、 “特此通知如下”、 “特此决定 ”特予 特地给以。提案 向会议提出
23、的议案；如“截至今天，本次大会收到提案 X X X X 件” 。提请 提出要求或议题，请会议或上级研究讨论，做出决定。如“提请上级批准” 、 “提请大会讨论通过”。提要 从全文中提出要点。体会 体验领会。体式 文件的格式。条款( 条目)规章、制度、契约的条目。条例 由国家制定或批准的规定某些事项或某一机关的组织、职权等法律文件，也包括团体制度的章程等。听取 听，多用于听意见、听反映、听报告、听汇报等。如“大会先后听取了一府两院的报告”、 “认真听取群众的意见和反映” 。通报 动词，指上级机关把工作情况或经验教训用书面形式通告下级单位。如“现将情况通报如下”、 “特予通报表扬 ”。名词，文件的名
24、称之一，即上级机关通告下级机关的文件。如“此事性质恶劣，后果严重，宜发通报予以严肃批评”。通病 指一般都有的缺点。通告 动词，普遍地通知。名词，普遍通知的文告，文件的名称之一。妥否 是不是恰当。W完稿 脱稿。玩忽职守 工作极不负责或严重失职。望希望；盼望。望即 希望立即。多用于下行文，属期望性用语。如“望即着人调查，并报结果 ”。为为了。为此 为了这个。为荷 感谢受到你们帮助。如“请予大力协助为荷”。为盼 希望受文者按来文要求去办。多用于函、通知、介绍信末尾处。如“请速予批复为盼” 。为使 为了使得。为要 是重要的。多用于下行文，提醒下级单位务按文件规定办理。如“望认真研究，妥善解决为要”。为
25、宜 是妥当或适当的。为止 截止；终止。文稿 文章或公文的草稿。未经 没有经过。务务必。文件中常用的有“务请”、 “务希” 、 “务祈”、 “务求”、 “务期”、 “务使”等。务必 必须；一定。主要用于下行文，属指令性用语。务须 一定；必须。勿表示禁止或劝阻。X希即 希望立即。希予 希望给予。悉全；都。知道。系是。如 “纯系”、 “显系”、 “果系”、 “确系”。细则 有关规章制度、措施办法的详细规则。下达 向下级传达或发布(命令、指示、意见)。下不为例 下次不能援例，表示只通融这一次。有提醒警告作用。如“必须严加查处，决不搞下不为例”。现现在；此刻。限于 限定在；局限在某一范围之内。详悉 详细
26、地知道。行做或实行。将要。行文 发公文给(某个或某些单位)。如“行文各地”。须须要；必须。须即 必须立刻。Y严严格。严办 严厉查办。严防 严格防范。严加 严格加以。严谨 严密谨慎。严禁 严格禁止。严守 严格遵守。严重 程度深，影响大，情势危急。如“问题严重”、 “后果严重” 、 “表示严重关切” 。业经 已经。如“业经呈报在案”。业已 已经。如“业已调查属实”。业于 已经在。一并 合在一起。多在两件以上的事情、问题或文件需要合并处理时用。一经 只要经过。宜合适。 应当。多与“不”字结合，用在否定式上。已悉 已经知道。以用；拿。以便 用在下半句话的开头，表示有了上半句所说的条件，下半句的目的就容
27、易实现。以此 用这个。如“以此推算”。以儆效尤 儆，使人觉悟。效尤，学坏样子。用对一个坏人或一件坏事的严肃处理来警告那些学做坏事的人。以利 以便有利于。如“发扬成绩，纠正错误，以利再战”。以免 用在下半句话的开头，表示前半句话的目的是使下文所说的结果不至于发生。以期 用在下半句话的开头，表示以此希望。如“再接再厉，以期全胜 ”。以致 用于下半句话的开头，表示下面的结果是由上述的原因所带来的。以至 表示在时间、数量、范围上的延伸或扩大。以资 用来作为。如“特发此状，以资鼓励”。亦须 也必须。如“对亦须关注 ”。议案 提交会议讨论的建议。议程 会议进行的程序。议题 会议讨论的题目。引为 引来当作。
28、如“引为骄傲”、 “引为教训” 。引以为戒 将过去的事情作为教训和警戒。印鉴 留供核对的印章底样。印信 公章。应应该。应即 应该立即。应届 本届。如“应届毕业生”。其对应词是“往届” 。应将 应该把。应邀 接受邀请。应以 应该用。应于 应该在。如“此项工作应于六月底前完成”。应予 应该给以。如“应予鼓励”。用使用。于在。与会 参加会议。如“与会代表”。予给予。逾期 超过规定期限。如“逾期未复者，视为同意”。援引 引用。援用 引用。阅悉 看过并知道。如“来函阅悉”。越级 越过直属的上级直接到更高的上级。运作 进行工作或开展活动。如“运作方式”Z在案 已经记录在档案中，可以随时查考。如“记录在案”
29、。暂行 暂时实行。如“暂行规定”、 “暂行条例” 。责成 指定专人或机构负责(办理)。如“责成市公安局迅速破案”。责令 命令专人或机构负责(办理)。如“责令有关部门查清案情”。摘由 摘录公文的主要内容以便查阅( 因为公文的主要内容叫事由) 。展期 把预定的日期往后推迟。如“报考工作展期至 3 月底结束” 。章程 书面写定的组织规程或办事条例 o照办 依照办理。如“碍难照办”。照此 按这样 (去办)。如“ 同意所拟，望照此办理”。正本 文件的正式文本。值遇到；碰上。指令 上级对下级所做的指示和命令。指示 上级对下级说明处理某项问题的原则和方法；也指上级指示下级的具体文件。指正 指出错误，使之改正
30、。致给与。制定 定出。如“制定宪法”、 “制定工作计划” 、 “制定学会章程” 。制订 创制拟定。如“制订方案”。制度 要求遵守的办事规程或行为准则。如“工作制度”、 “学习制度” 。衷心 出自内心。如“表示衷心的感谢”、 “衷心拥护” 。专此 专门在这里。用于报告的结尾处。如“专此报告”。追查 追问调查。如“追查责任”、 “追查到底” 。准予 准许。如“准予毕业”。兹现在。如 “兹定于 6 月 8 日召开国家公务员招考工作新闻发布会”。兹将 现在将。如“兹将(二 OO 六年工作计划)送上，请审示 ”。兹介绍 现在介绍。如“兹介绍 X X X 等二同志前往贵局”。兹就 现在对。如“兹就问题，提
31、出如下建议 ”。兹派 现在委派。兹因 现在因为。兹有 现在有。如“兹有我局副局长 X X X 等二同志前往贵处联系事宜，请接洽”。自行 自己进行。如“自行办理”、 “自行解决” 。总结 把一段的工作、学习或思想中的各种经验教训或情况，分析研究之后做出的指导性的结论。如“年终总结” 、 “工作总结”。总则 规章条例最前面的概括性条文。遵从 遵照并服从。如“遵从上级指示”、 “遵从决议” 。遵行 遵照实行或执行。如“即请批示，以便遵行”。遵照 依照；按照。如“遵照执行”。 公文篇章结构的安排方式和原则公文的篇章结构，表现为段落、层次的有机组合，简而言之，由段而层，由层而篇。段落是构成公文的基本单位
32、，具有换行另起的明显标志（独立成行的衔接语、转折语、结尾用语不在此列） ，能独立表达一个中心意思，是作者思维进程中的转折、间歇在公文结构上的体现。层次反映的是思维过程巾的步骤，是文章思路的表现次序。一个层次由若干段落组成，常由序号、小标题引领，表达一个完整的思想意义。内容简单的公文，层、段是合一的，一个层次只有一个段落；内容复杂的公文，一个层次由多个段落组成，一篇公文由多级层次组成，即大层次下有中层次，中层次下有小层次。层级的多寡，由公文内容的需要而定。有人把公文篇章结构分为四个层级：结构段、层次段、意义段、语段，分别对应大层次、中层次、小层次、段落。这也是一种说法。公文段落、层次的组合方式，
33、最基本的是 “横式”和“ 纵式” 两种。横式结构常以材料的归类为线索来安排层次段落，各层次段落之间是并列关系，通过分别论述事物的各个侧面来揭示事物的本质。纵式结构常以事物的发展阶段或时间的推移为顺序来安排层次段落，各个层次段落之间表现为递进、因果、承接关系，文意由浅而深逐层展开。具体来说，横式结构有款歙式、总分式。条款式结构层次非常清楚，各个层次之间的关系是平行的、互补的，犹如多枝鲜花集成一束，从事物的几个方面来说明主题。法规类公文多为条款式结构，比如：中华人民共和国海关事务担保条例第一条为了规范海关事务担保，提高通关（略）第二条当事人向海关申请提供担保，承诺（略）第三条海关事务担保应当遵循合
34、法、诚实（略）第二十六条本条例自 2011 年 1 月 1 日起施行。总分式是最常见的、很有用的结构形式，公文中有总写和分写两个部分，二者常结合运用。总写，是概括地写，整体地写；分写，是具体地写，分开来写。总写和分写之间是种属关系，分写的各个层次之间是并列关系。通知、报告、总结、调查报告、典型材料等公文多用此种结构。如典型材料实施“五好五有”，共建和谐项目：中铁四局六公司广州制梁场秉承“天下利利天下人”的发展思路，深化农民工“五同” 管理，通过建好组织、提高待遇、真诚服务、强化教育、丰富生活，充分调动了农民工施工生产积极性，有力促进了制梁场的快速有序发展一一、组织好，让农民工有了“家”二、待遇
35、好，让农民工有了“权”三、服务好，让农民工有了“利”四、教育好，让农民工有了“技”五、生活好，让农民工有了“情”以上结构中，前言部分是总写，概括地阐述了广州制梁场“五好五有” 的经验及效果；主体部分的五条经验是分写，通过大量事例具体阐述了管理农民工的方法。这几条经验之间是并列关系，它们即使调换顺序也不影响内容的表达。纵式结构有递进式、因果式、时序式。递进式结构中，各个段落之间是环环相扣、逐层深入的关系，前一层次是后一层次阐述的基础，由浅入深、由表及里，表现为承接关系，各层次的顺序一般不可调换。例如北京市石景山区委关于学习贯彻十六届四中全会精神落实加强党的执政能力建设各项任务的报告的三个大层次为
36、：一、认真学习，统一思想，切实增强贯彻落实全会精神的自觉性和紧迫感。二、总结经验，查找不足。进一步明确地方党委加强党的执政能力建设的任务和目标。三、采取措施，狠抓落实，确保我区党的执政能力建设取得实效。这里，第二层次“总结经验，查找不足”，是在第一层次“ 认真学习，统一思想” 的基础上实现的；第三层次“采取措施，狠抓落实”，是在第二层次“ 总结经验，查找不足” 的基础上实现的。这三个层次的排列顺序不能调换。因果式结构中，公文的层次由原因与结果两项要素构成，排列顺序为由因到果或由果溯因。在决定、意见、请示、函等文种中，这种结构方式使用率很高，如“请示“ 的内容中，请示的理由与请示的事项构成因果关
37、系。例如中共北京市委宣传部关于商请新华社提供首都国庆 55 周年游园活动照片的函 ，大意是：首都国庆 55 周年游园活动受到中央领导的充分肯定和群众热烈欢迎，为总结成果、留下历史资料，准备制作电视专题片、编一本画册；由于游园活动图片是由新华社统一拍摄，现商请新华社提供中央领导参加游园活动图片。以上内容中，前面讲的是商请新华社提供图片的缘由，最后一句是结果。时序式结构是按照事情发生的时间顺序安排层次段落，如铁道部关于 193 次旅客快车发生重大颠覆事故的报告 ，先写 193 次旅客快车发生重大颠覆事故的时间、地点和人员伤亡情况，接着写事故发生后组织抢救、抢修情况，再写对这次事故原因的调查分析，然
38、后写为了吸取教训、堵塞漏洞，迅速采取的安全保证措施，最后写对这次事故责任人的处理结果。可以看出，以上结构是按事情发生、发展的先后顺序安排的。在多层级结构的公文中，既有横式结构也有纵式结构。横式、纵式可以在一篇公文的不同层级中分别运用，但是不能在同一层级中交叉运用。上面说的是公文结构的组合方式，下面说说层次段落组合的原则。在一个多层级结构的公文中，有大层次、中层次、小层次，如下图：这种多级层次结构的组合，必须遵循以下几个原则：1内涵相称原则。在同一层级结构中，各层次的内涵应大体相称。如借用逻辑学中“子母项”的概念，就可将大层次作为“母项” ，中层次作为“子项”，小层次作为“子子项” 各个层次一定
39、要“辈分相等” ，即“母项”层级中的各项都应具备“母辈”资格，不能出现“ 子辈”；同样，“子项 ”层级中的各项都应具备“ 子辈”资格，不能出现“子予辈”，更不能出现“ 母辈”。否则，就会使文章层次混乱不清，不能正确反映层次之间的逻辑关系。例如 2005 年国务院政府工作报告的结构：一、过去一年工作回顾二、2005 年工作总体部署三、继续保持经济平稳较快发展四、大力推进经济体制改革和对外开放五、积极发展社会事业和建设和谐社会六、加强行政能力建设和政风建设七、坚持和平发展道路与独立自主的和平外交政策这样的结构安排就造成了各层次内涵不一致的问题。比如，第一个层次说的是全年的工作，是整体性工作；而第三
40、至第七层次说的只是全年工作中的某一项工作，是局部性工作。显然，将整体工作和局部工作列在同一层级是不恰当的，有违内涵相称原则。 2层级从属原则。在多层级结构中，较低层级中的各层次段落，必须从属于与之对应的上一层次。以子母项来说，某子项必须安排在具有嫡系关系的某母项之下。否则，就会造成内容交叉、层次混乱等“血统不清” 问题。拿上面的结构示意图来说，中层次 Al-l 必须安排在大层次 Al之中；若安排在大层次 A2 之中，虽然辈分不错，但是会“ 血统不清”。例如， 北京市电梯安全监督管理办法：第二章电梯的生产第九条电梯制造单位应当按照安全技术规范的要求提供相应的随机文件，并保证制造电梯的配件供应。第
41、十二条从事电梯日常维护保养的单位应当做好下列工作：第三章电梯的使用第十五条电梯使用单位应当做到：上例中，第二章的标题是“电梯的生产”（母项） ，而下面第十二条（子项）讲的却是电梯使用中的若干事项，与电梯生产本是两件事，硬要放到一起，就像圆的卯眼和方的榫头一样格格不入。从文章结构上说，这是违反了层级从属原则，犯了“血统不清” 的错误。应将第十二条安排到第三章“电梯的使用”中去。3标准唯一原则。层次段落的划分必须依据一个标准；否则，划分的层次段落必然混乱，造成内容交叉、重复问题。事物分类需要统一标准或口径，比如对汽车分类，按车型可分成小型车、中型车、大型车，按排气量可分成 2.0 以下、2.0-3
42、.0 、3.0 以上。有一篇公文在谈到加强干部队伍建设的问题时，安排了六个中层次，其中包括“加强领导干部队伍建设” 、“加强处级干部队伍建设” 、 “加强中青年干部队伍建设”、 “加强基层干部队伍建设”等，让人看起来感觉很乱。因为这些中层次的划分同时使用了多个标准，划分的界限模糊不清，你中有我，我中有你，以致造成内容交叉。比如，中青年干部中，既有“领导干部” 也有“处级” 、“基层 ”干部，在材料运用上就很难分清楚。标准唯一原则，还要求在同一层级结构中，层次段落组合的方向保持一致，即或安排为横式结构，或安排为纵式结构，而不能既有横式又有纵式。如前面所分析的 2005 年国务院（敏府工作报告 ，
43、一、二层次是纵式结构；三至七层次是横式结构，这种同一层级的纵横交叉结构，必然造成结构的混乱。4排列有序原则。层次的排列顺序，要依据客观事物的发展规律和内在联系来安排。横式结构中，各层次段落之间是并列关系，它们一般按照问题大小、意义深浅、性质轻重、地位高低的顺序排列。纵式结构中，各层次段落之间是递进或因果关系，一般按照时间的自然顺序、事物发展的阶段顺序、原因结果的前后顺序排列。总之，层次段落的排列顺序，既要符合事物的发展规律又要符合人们的思维规律。公文的结构是人们用语言思考、表现出来的思维形式，结构的顺序体现了人们的认识进程。比如国务院的政府工作报告 ，2004 年以前的报告在部署新一年任务时，
44、一般将社会保障和社会建设工作安排在全年工作的第五或第六层次的位置上；在 2005 年的政府工作报告中，则将和谐社会建设安排在了第三个层次；到了 2007 年， 政府工作报告又将和谐社会建设提到第二个层次。这个排序上的变化，恰恰反映了我们党和政府对建设和谐社会的认识不断深化的进程。 标题 通常有两种形式。单行标题，即“关于+先进对象的名称 +先进事迹的主要内容（材料用途）+文种”。如， 关于评选党支部为市十佳党支部的事迹材料 ；双行标题，采用正题和副题形式，正题高度概括文章的主旨，副题标明先进对象。如， 一心为乡亲 倾力筑和谐 同志先进事迹材料 （应用写作，2008 年第 1 期） 。 前言 开
45、门见山地对先进对象进行介绍。前言有三种写法：简介式、概括式、引题式。简介式即用简洁明了的语言交代典型人物的姓名、性别、年龄、工作单位、职务以及所获的荣誉和称号。概括式即概括典型的突出之处和先进事迹。引题式是通过具有代表性的事例或群众对先进对象的评价引出先进对象和主题。上报的材料可采用简介式，而登于报刊的材料则较多采用概括式和引题式。 主体 事迹材料主体的写作以事迹为主要内容，写出先进单位或人物的工作经历、工作事迹及取得的成绩。为了达到写作目的，还要具体到典型事例、典型言论、典型行为、典型思想动机、典型精神品格和道德风尚以及获得的荣誉称号。在结构上可采取横式结构或纵式结构。横式结构按照材料的不同
46、性质进行安排，纵式结构则以时间的前后或事物的发展规律为序。 结尾 结尾又称结语，此部分可进一步概括文章主旨；或表示先进人物或单位的努力方向和决心；或以所获荣誉、成就显示其先进性；或引用群众的评价、领导的表扬；或号召向先进人物或单位学习。结尾要简洁、凝练、意尽言止，切忌画蛇添足。实际运用中，在会议发言的事迹材料应当有个结尾，不能收束太快。以书面文章发表的事迹材料结尾可写可不写。 研究先进典型事迹报告的写作，无疑对宣传好先进典型、推进社会主义精神文明建设有着积极意义。一、什么是先进典型事迹报告先进典型事迹报告是一种以介绍四化建设中涌现出来的先进人物或先进单位的典型事迹、先进思想为内容的报告。从文体性质来看，先进典型事迹报告是经验介绍总结、典型材料与演讲稿三种文体的交叉与融合：先进典型事迹报告是一种综合性的经验介绍总结。它的写作着眼于突现先进人物或单位的典型经验，写作内容主要是介绍事实，总结使用的材料是先进人物、单位的具体事迹，而总结的表现手法则是叙议结合。这都符合经验介绍总结的特征。先进典型事迹报告也是一种典型材料。它总是精心提炼具有特定时代精神的主题，认真选好写好典型事例，并强调写好其中一些细节，努力凸现先进人物的思想。这也都切合典型材料的写作要求。先进事迹报告还是一种演讲稿。它以大量
