1、 需求规格说明书第 1 页 共 113 页项目号 版本 1.0 办公自动化系统需求规格说明书2017 年 7 月 6 日需求规格说明书第 2 页 共 113 页版本历史日期 版本 说明 作者需求规格说明书第 3 页 共 113 页目 录1. 引言 .71.1. 编写目的 .71.2. 系统简介 .71.3. 适用范围 .72. 业务需求综述 72.1. 业务需求背景 .72.2. 存在的主要问题 .82.3. 用户类别与特征 .92.4. 系统功能结构图 .173. 业务需求 213.1. 公文管理 .213.1.1. 公文概述 .213.1.2. 请示公文 .243.1.3. 机关发文 .3
2、13.1.4. 阅办单 .373.1.5. 传阅单 .473.1.6. 部门传阅 .553.1.7. 局属单位报文 .613.1.8. 局属单位收文 .683.1.9. 局属单位报文 (临时 ) 743.1.10. 公文公共功能 .753.1.11. 待办事宜提醒（有） .823.1.12. 工作委托（有） .833.1.13. 催办 .843.1.14. 自动标引 .853.1.15. 文号管理 .863.1.16. 消息提醒 .87需求规格说明书第 4 页 共 113 页3.1.17. 公文交换 .883.1.18. 公文查询 .923.1.19. 公文统计 .973.1.20. 公文模板
3、管理 .983.1.21. 常用语管理 .993.2. 流程管理（有） .993.2.1. 流程定制 .993.2.2. 流程监控（有） .1003.3. 督办管理 .1003.3.1. 业务功能 .1003.4. 辅助办公* .1003.4.1. 业务功能 .1003.5. 协同办公* .1013.5.1. 业务功能 .1013.6. 移动办公（有） .1013.6.1. 业务功能 .1013.7. 报文批示 .1013.7.1. 业务流程 .1013.7.2. 业务功能 .1023.8. 电子印章 .1053.8.1. 业务功能 .1053.9. 信息管理 .1053.9.1. 业务流程
4、.1053.9.2. 业务功能 .1053.10. 行政管理（有） .1093.10.1. 业务功能 .1093.11. 会议管理（有） .1103.11.1. 业务功能 .1103.12. 知识管理（有） .1103.12.1. 业务功能 .110需求规格说明书第 5 页 共 113 页3.13. 功能定制（有） .1103.13.1. 业务功能 .1103.14. 用户授权（有） .1113.14.1. 业务功能 .1113.15. 虚拟组织（有） .1113.15.1. 业务功能 .1113.16. 日志管理 .1113.16.1. 业务功能 .1113.17. 数据备份 .1123.1
5、7.1. 业务功能 .1124. 非功能需求 1124.1. 性能需求 .1124.2. 扩展性需求 .1124.3. 稳定性需求 .1134.4. 安全性需求 .1134.5. 部署需求 .1134.6. 数据迁移需求 .1135. 软硬件环境需求 1135.1. 硬件环境 .1135.2. 软件环境 .1146. 接口需求 1146.1. 界面需求 .1146.2. 硬件接口 .1146.3. 软件接口 .1147. 附件 .1157.1. 附件 1115需求规格说明书第 6 页 共 113 页1.引言1.1.编写目的本文档作为某局与万达信息之间就某局办公自动化系统需求理解达成一致共识的基
6、础文件，作为双方界定项目范围、系统验收的主要基础，也作为本项目某局办公自动化系统验收的主要依据。同时，本文档也作为项目研发后继工作开展的基础，供双方项目主管负责人、项目经理、技术开发人员、测试人员等理解需求之用。1.2.系统简介项目名称：某局办公自动化系统升级改造项目系统名称：某局办公自动化系统1.3.适用范围本文档适用于所有与本项目有关的软件开发阶段及其相关人员，其中：用户方面的项目负责人、乙方项目经理、技术开发人员（包括分析人员、设计人员、程序人员）、测试人员应重点阅读本文档各部分，其他人员可选择性阅读本文档。2.业务需求综述2.1. 业务需求背景中国外文出版发行事业局（简称“某局” ）是
7、中共中央所属事业单位，是承担党和国家对外宣传任务的重要机构，是我国最大的对外书刊宣传出版基地。某局办公自动化系统自 2007 年 7 月开始建设，共实施了两期。一期项目于 2007 年 7 月由某局信息技术中心与北京慧点科技开发有限公司合作开发，与 2009 年 5 月建设完成并正需求规格说明书第 7 页 共 113 页式上线运行，主要用于局机关内部的公文管理等。办公自动化系统二期项目于 2009 年 12 月与北京慧点科技开发有限公司签订合同后开始实施，于 2010 年 5 月上线运行，主要用于国图总公司、北京周报社、对外传播研究中心和信息技术中心等局属 4 家试点单位内部的公文管理等。某局
8、办公自动化系统上线运行以来，给传统的行政办公方式带来了革命性的改变。电子公文极大地提升了行政办公效率，人工递送收发公文的工作方法不复存在，电子公文也带来了很多传统纸质公文无法使用的管理办法。电子公文便于查询的特性也提高了公文使用率，更多的繁琐的重复手工劳动被自动的信息化系统取代，为最终用户节约了大量办公时间，减轻了工作负担。为了实现某局的战略发展目标，必须加快信息化建设的步伐，充分利用信息技术，进一步改变传统的工作模式，增加规范性，强化内部管理和监督，提高办公效率和质量，需要在原有办公自动化系统的基础上实现协同办公，在某局局机关及局属各单位内部形成协同办公环境，支持高效的业务协作和信息共享。2
9、.2. 存在的主要问题随着时代的发展，技术水平的提高和对系统业务更深入的理解，现有 OA 系统日益暴露出早期系统存在的不足与技术缺陷，已经越来越无法满足现在的工作需要，系统亟待升级。目前系统存在的问题主要有： 结构功能：1. 现在的 OA 系统既不能支持大量的并发用户也没有各单位相对独立的数据结构。目前的系统已经无法继续扩展至某局所有局属单位都能使用； 2. 系统管理模块不支持多级管理员模式，系统中只有一个超级管理员。这样的管理模式使得管理员过多介入业务工作。同时由于管理员获取各单位人员信息变更情况相对滞后，导致了权限的分配不够及时准确；3. OA 系统中虽然包含了查询统计功能模块，但是统计项
10、目不够科学，无法从统计结果中提取到更有利用价值的数据； 系统性能4. OA 系统不支持移动设备，不能实现移动办公。在个别用户特别是领导岗位用户需求规格说明书第 8 页 共 113 页外出时，只能由管理员手工录入领导批示等信息。增加了操作环节 ，延误了公文流转时间； 5. 人员岗位变更时，不能仅调整需要变更的人员，而要将全部相关人员进行变更。工作量大且容易造成操作失误，且变更人员较多时会造成系统宕机； 客户端：6. 由于 weboffice 控件的原因，如果在公文流转过程中，由于某人机器浏览器的问题，可能造成公文的损坏，无法进行恢复。且只能重新发起流程，重新走一遍已有过程； 7. 对主流的浏览器
11、支持存在较多问题。比较典型的有 360 浏览器升级后无法正常显示 OA 系统页面；安装 IE 工具栏插件后无法提交或显示正文附件等。 2.3. 用户类别与特征1. 组织机构某局组织机构包括局机关、局属单位和海外机构。局机关有 8 大部室，局属单位有 20 家，海外机构有 21 家。此次系统上线运行包括局机关和 20 家局属单位。中国外文局局机关 直属单位 海外机构办公室北京周报社人民画报社加拿大中国图书有限公司办公室中国书刊社（ 旧金山 ）和平图书有限公司 （ 香港 ）人民中国杂志社. . .人事部. . .总编室需求规格说明书第 9 页 共 113 页2. 局机关用户角色类别系统业务角色主要
12、分为局机关业务角色和局属单位业务角色，系统根据登录人所属的角色不同呈现不同的权限和功能。局领导局长秘书办公室主任办公室文秘部室主任部室文秘处长职员 校对员打印员附印员归档员系统管理员3. 局机关角色的功能局机关角色类别需求规格说明书第 10 页 共 113 页局领导请示公文报文批示公文查询传阅单阅办公文发文需求规格说明书第 11 页 共 113 页局领导秘书请示公文报文批示公文查询传阅单阅办公文发文办公室主任公文查询传阅单阅办公文发文需求规格说明书第 12 页 共 113 页办公室文秘公文交换文号管理公文查询传阅单阅办公文发文公文查询需求规格说明书第 13 页 共 113 页部室文秘请示公文公
13、文查询部室阅知传阅单阅办公文发文文号管理部室主任请示公文公文查询部室阅知传阅单阅办公文发文需求规格说明书第 14 页 共 113 页处长请示公文公文查询部室阅知传阅单阅办公文发文4. 局属单位角色类别单位领导办公室主任办公室文秘部室主任职员校对员打印员归档员二级系统管理员附印员局属单位角色类别需求规格说明书第 15 页 共 113 页5. 局属单位角色的功能局属单位领导收文报文局属单位办公室主任收文报文局属单位办公室文秘收文报文公文查询公文交换2.4. 系统功能结构图1.系统总体结构需求规格说明书第 16 页 共 113 页某局办公自动化系统，分为六大功能模块，分别是公文管理，公文查询，公文统
14、计，辅助办公，行政办公，系统管理。每个功能模块包含若干个子功能模块，见下图：外文局办公自动化系统公文管理 公文查询 行政办公 系统管理公文统计 辅助办公2.子功能模块结构发文管理请示公文管理阅办公文管理传阅公文管理部室传阅公文管理报文管理收文管理公文交换公文管理需求规格说明书第 17 页 共 113 页公文查询个人在办查询个人办结查询部门在办查询部门办结查询机关在办查询机关办结查询全部公文查询局领导待办公文查询下属单位领导待办公文查询按文种统计公文统计按部门统计按文号统计需求规格说明书第 18 页 共 113 页辅助办公督办管理催办工作委托消息提醒待办事宜流程监控报文批示移动办公信息管理行政办
15、公管理会议管理办公用品管理请假申请出差申请物品申请采购申请接待申请采购申请报销申请知识管理需求规格说明书第 19 页 共 113 页系统管理人管理员流程定制权限管理常用语管理文号管理公文模板管理日志查询数据备份数据字典3.业务需求3.1.公文管理3.1.1. 公文概述公文分为两大类，收文和发文。某局公文管理分为 7 种公文类型，局机关的分别是：请示公文，发文，阅办，部门传阅，文件传阅；局属单位的是：局属单位报文，局属单位收文。其中请示公文，发文和报文属于是发文类型，阅办，部门传阅，文件传阅和局属单位收文属于收文类型，但是每种公文的表单样式和流程有所不同，其他操作形式基本相同。发文主页面分为发文
16、表单，发文正文，流转记录 3 个选项卡（可以考虑增加基本信息选项卡） ，发文表单包括表单、保存按钮、打印按钮、转件按钮；发文正文包括 Word 文档的修订、版本查阅、文档模板、公文关联、上传多个附件、打印按钮；流转记录包括公文的整个流转信息。基本格式如下图。需求规格说明书第 20 页 共 113 页附件在正文的下方。收文主页面分为收文表单，收文正文，流转记录 3 个选项卡（可以考虑增加基本信息选需求规格说明书第 21 页 共 113 页项卡） ，收文表单包括表单、保存按钮、打印按钮、转件按钮；正文包括公文关联、文件管理；流转记录包括公文的整个流转信息。基本格式如下图。需求规格说明书第 22 页
17、 共 113 页3.1.2. 请示公文3.1.2.1. 业务流程需求规格说明书第 23 页 共 113 页其他局领导( 顺签 )主管局领导( 批示 )归档人( 归档 )局长秘书( 办理 )拟稿人 ( 办结 )部室文秘( 文秘分办 )部室领导( 部室核稿 )处室负责人( 核稿 )拟稿人 ( 拟稿 )部室文秘( 分办 )会签部室文秘( 分办 )部室主任主办处长 处室职员其他处长处室职员部室文秘部室文秘其他处室负责人( 核稿 )其他部室领导( 部室核稿 )其他处室负责人( 核稿 )其他部室领导( 部室核稿 )需求规格说明书第 24 页 共 113 页3.1.2.2. 业务功能请示公文办理环节的功能描
18、述办理环节 环节功能表单 1、系统自动填写拟稿人( 登录人) ；2、时间提取服务器时间；3、事由可以编辑；正文 1、编辑正文；2、关联公文：挂接以前的公文，对于公文交换的可以挂接已办结的公文，其他形式的公文只能挂接已归档的公文。3、附件：可以上传，删除自己的附件； 拟稿人操作 1、 新建公文：选择新建按钮，系统显示新建公文画面；表单 1、编辑主办处核稿部分；2、自动提取登录人和服务器时间；3、修改事由；处室负责人正文 1、编辑正文；2、可以上传，删除自己的附件；可以浏览别人的附件；表单 1、编辑主办部室领导批示部分；2、自动提取登录人和服务器时间；3、修改事由；部室主任正文 1、编辑正文；2、
19、可以上传，删除自己的附件；可以浏览别人的附件；表单 1、编辑备注部分；部室文秘(分办) 正文 1、编辑正文；2、可以上传，删除自己的附件；可以浏览别人的附件；局长秘书(分办)表单 1、编辑主管领导批示，其他领导批示，备注部分；2、登录人名字和时间不带出来；3、先写的意见在上面，后写的意见在下面；需求规格说明书第 25 页 共 113 页正文 1、编辑正文；2、可以上传，删除自己的附件；可以浏览别人的附件；表单 1、编辑主管领导批示部分；2、自动提取登录人和服务器时间；3、先写的意见在上面，后写的意见在下面；4、不能修改前面人的意见，只能修改自己的意见；局领导正文 1、 编辑正文；2、 浏览附件
20、；表单 1、编辑其他领导批示部分；2、自动提取登录人和服务器时间；3、先写的意见在上面，后写的意见在下面；4、不能修改前面人的意见，只能修改自己的意见；其他局领导正文 1、 编辑正文；2、 浏览附件；表单 1、 编辑备注部分；部室文秘(分办) 正文 1、浏览；表单 1、浏览；拟稿人（办结） 正文 1、浏览；会签部分表单 1、编辑备注部分；会签部室文秘 正文 浏览表单 1、编辑相关部室会签部分；2、自动提取登录人和服务器时间；3、先写的意见在上面，后写的意见在下面；4、不能修改前面人的意见，只能修改自己的意见；部室主任正文 浏览表单 浏览部室文秘正文 浏览需求规格说明书第 26 页 共 113
21、页表单 浏览处长正文 浏览表单 浏览职员正文 浏览注：编辑表单意见时，可以通过鼠标双击录入框，选择维护好的常用语，也可以录入意见。3.1.2.3. 业务表单请示公文表单样式：需求规格说明书第 27 页 共 113 页事由 ：主办部室领导签批 ：中国外文出版发行事业局内部请示 、 报告稿纸主管领导批示 ：X X X X X X X X拟稿人 ：X X X X X XX X X X X X X X其他领导意见 ：X X X X X X X X备注 （ 落办情况 ）： X X X X X X X X审批记录 主办处核稿 ： X X X X X X相关部室会签 （ 协助 ）：X X X X X X X
22、 XX X X X X X X X正文样式（参考）需求规格说明书第 28 页 共 113 页流转记录样式需求规格说明书第 29 页 共 113 页3.1.3. 机关发文3.1.3.1. 业务流程需求规格说明书第 30 页 共 113 页拟稿人 ( 拟稿 )归档人员( 归档 )拟稿人( 办结 )其他局领导( 局领导批示 )主管局领导( 局领导批示 )局长秘书( 局长秘书办理 )办公室领导( 办公室核稿 )办公室文秘( 办公室分办 )会签部室文秘( 会签 )部室发文编号( 部室文秘 )部室文秘( 文秘分办 )部室领导( 部室核稿 )处室负责人( 处核稿 )办公室文秘( 发文编号 )排版打字员( 排版打字 )拟稿人( 校对 )办公室文秘( 复核 )打印员( 打字室打印 )主办处长 处室职员其他处长处室职员部室文秘部室主任部室文秘部室附印( 部室文秘 )办公室附印( 办公室文秘 )说明：发文环节第 4 步部室文秘分办，如果部室文秘是办公室文秘，就可以直接转给局长秘书；
