1、l毕 业 论 文学生姓名： 王 学 号： 系 部： 经济系 专 业： 会计 题 目： 论中小企业采购成本控制 指导教师： 郭 评阅教师： 2013 年 5 月 l毕 业 论 文 中 文 摘 要采购是企业经济活动中不可缺少的重要环节，是企业产品成本控制的关键，控制采购成本对于增强企业竞争力具有深远的战略意义。在过去的采购市场中，中小企业在采购成本控制方面还存在很大的问题，而现代企业的采购管理，是面向市场按质、按量、按时、以低成本采购企业所需的各种物资，因此在市场竞争越来越激烈的形势下，积极采取相应措施来控制好采购成本成为企业发展与生存的关键。本文从采购成本的含义、管理、日常控制以及降低采购成本的
2、方法等方面探讨，利用采购成本进行企业采购策略，以寻求降低采购总成本和增强企业竞争优势的有效途径。关键词 采购成本 重要性 采购因素 控制策略l目 录1 引言 .12 采购及采购成本的相关概念 .12.1 采购及采购成本的概念 .12.2 影响采购成本的因素 .12.3 采购环节的重要性 .23 目前中小企业采购成本控制中存在的问题 .33.1 不注重与供应商的长期合作关系 .33.2 重销售，轻采购 .33.3 过度利己，缺乏战略目光 .33.4 采购计划和时机不合理 .43.5 企业不注重自身的采购管理方法 .44 中小企业采购成本控制实施的有效策略 .44.1 建立完善采购制度，做好采购成
3、本控制的基础工作 .54.2 对采购工作进行严格的日常控制 .65 中小企业降低采购成本的有效方法 .75.1 加强供应商关系管理 .75.2 实行招标采购，比质比价原则 .85.3 寻求替代 合理优化资源配置 .85.4 联合采购 中小企业联合抵御风险项目经理圈子 .8结 论 .10致 谢 .11参考文献 .12l1 引言中小企业是我国经济的重要支撑，是社会发展的核心动力，是解决百姓就业问题的主力军，在我国的社会主义市场经济中发挥着越来越重要的作用，发展迅猛。中小企业一般规模小、结构简单，对市场反应灵敏，所属行业广泛，相对来讲技术创新具有一定的优势，中小企业也成为推动我国技术创新的新生力量。
4、 然而近些年由于企业成本价格因素上涨，中小企业间的竞争日益激烈，中小企业的发展面临前所未有的压力和挑战，控制和降低成本是企业降压的有力武器。其中采购成本又是构成企业成本的重要的一部分，因而企业采购成本的控制也变得越来越重要。我国的中小企业由于企业规模小、资金不足，管理理念不先进，缺乏成本控制意识等局限性，大多数中小企业的成本控制主要以降低直接材料、直接人工和制造费用为主要手段，忽视了对企业采购成本的控制，不能适应现代成本管理的需要。本文结合采购及采购成本控制的理论并联系实际，针对中小企业采购成本控制问题作一深入探讨。 2 采购及采购成本的相关概念2.1 采购及采购成本的概念采购，是指在市场经济
5、条件下，在商品流通过程中，各企业及个人，为获取商品，对获取商品的渠道、方式、质量、价格、时间等进行预测、抉择，把货币资金转化为商品的交易过程。所以说，采购不是单纯的购买行为，而是指从市场预测开始，经过有选择的市场交易，直到采购的商品进入到需求企业的仓库为止的全部过程。其中包括：了解需要，市场调查，市场预测，参与设计规划，制定计划，确定采购方式，选择供货厂商，确定质量价格，交货期，交货方式，包装运输方式，协商洽谈，签订协议，催交订货，质量检验，控制成本，清结货款，加强协作，广集货源等一系列工作环节。企业采购成本，采购成本的高低是衡量采购是否成功的重要指标。采购过程中发生的成本可以划分为显性成本（
6、可计算的成本）和隐性成本（计划成本） 。显性成本是指在采购过程中实际可能发生的货币支出成本；隐性成本是指在采购活动中的机会成本。它们在采购活动中又通过各种表现形式影响着采购成本的大小。2.2 影响采购成本的因素实现利润的最大化是企业共同追求的目标，从企业经营的全过程看，收入-成本=l利润，由此可见，企业利润的高低会受到成本因素的严重影响。动态性和多样性是采购成本构成所具有的特征，对采购成本造成影响的主要有如下因素：一是采购价格。采购价格是构成企业成本和费用的主要组成部分，是决定采购成本高低主要因素。二是采购数量。采购数量要建立在批量生产物品核算定额以及储备定额的基础之上，相对而言，采购数量越大
7、，单位成本价格就会越低。三是物流信息。物流信息即物资性能、质量、价格等信息。四是采用运送方式。采购物品里程越少、时间越短、费用越少，其采购成本就越低。五是物品储备方式。其主要表现在人力和运费以及资金占用率上。六是采购策略。采购策略只有具有预见性和灵活性，才不会造成成本的浪费，还可以大大节约成本。七是员工的素质。良好的采购工作是控制采购成本的关键，而良好的采购工作需由素质高、业务水平强的采购人员来完成。2.3 采购环节的重要性现代企业经营管理中，采购越来越重要。外购件与原材料的采购成功与否，大大影响到企业的竞争力。走出传统采购的误区，正确理解采购和采购管理的重要性、运作模式与方法，是当今企业在全
8、球化信息化市场经济竞争中赖以生存的一个基本保障，更是现代企业谋求发展壮大的一个必然要求。对企业而言，销售的机会可能没有，但采购行为却无法避免。由于社会分工的存在，无论是什么性质、什么类型的企业，生产经营所需要的各种物资不可能完全自给自足，企业运作必需的各种原材料、设备等必须依靠采购来获得满足。由此采购成为企业一项不可或缺的经济活动。没有采购，企业不可能维持日常经营活动，更谈不上发展。从世界范围来说，一个典型的企业，一般采购成本（包括原材料和零部件）要占到 60%左右，工资和福利占 20%，管理费用占 20%。在中国的工业企业，各种物资的采购成本要占到企业销售成本的 70%。采购是企业物流系统的
9、第一关卡，也是控制产品质量的第一环节，外购物资的质量状况直接影响到本企业的产品质量。不管有多么丰富的生产管理经验，多么先进的l生产技术，采购环节质量把握失误都将造成不可挽回的损失。所以，企业必须要重视采购环节的质量管理：合理确定货源， “货比三家” ，择优选购；进行供应商的资格鉴定，与供应商协调规格要求；制定检验计划，进行入场检验：制定不合格品处理程序，对供应商进行质量评级等，通过这些活动保证外购物资的质量。通过采购，企业可以经质量管理延伸到供应商，借以提高自身产品的质量水平。由于产品价值中的 60%是经供应商操作的，毫无疑问，产品“生命”的 60%由来货质量控制之前得到确保。经验表明，一个企
10、业要是能将 1/4 到 1/3 的质量管理精力花在供应商的质量管理上，那么企业自身的质量水平可以提高 50%以上。敏 捷 、快 速 、质量、成本这四个维度是企业得以生存乃至成功的基石。在 20 世纪 60 年代，企业竞争的主要因素是成本；70 年代转变为质量；进入到 80 年代以后则转变为时间。尤其是在当今时代，随着市场竞争的加剧，经济活动节奏越来越快，市场机会几乎是稍纵即逝，每个企业对时间方面的要求都越来越高，不但要求供应商按期交货，而且要求的交货期越来越短。在市场竞争日益激烈的条件下，争取时间、加快商务活动周转速度对企业非常重要。采购是企业商务活动的基础环节，供应商的反应速度必须符合采购者
11、的要求，实现准时交货，快速满足生产部门的需求。3 目前中小企业采购成本控制中存在的问题3.1 不注重与供应商的长期合作关系长期以来，企业在采购中只注重谈判、比价、压价，缺乏从关注谈判向建立战略合作伙伴关系转变，更没有从一味压价向建立双赢机制转变。采购就是“一次性”交易，一手交钱一手交货，货款两清各自走人。在这种没有售后服务保障的采购方式下，一旦所采购的商品出现了问题，就很难找到原供应商进行换货或者是赔偿，重新寻找其他供应商提供相同或类似产品又需要付出新的成本。供应商关系成本、订货成本、运输成本等采购成本的重复支付，无形中就增加了采购成本，因此，与供应商建立长期可靠的关系对于企业来讲至关重要。3
12、.2 重销售，轻采购采购与销售是企业价值链中两个重要的战略因素，而我国企业对二者的重视程度是不同的，多数企业都是重视如何把产品销售出去，而忽视对采购环节的管理。所以在很大程度上影响了企业采购行为的合理性。l3.3 过度利己，缺乏战略目光我国企业在采购观念中的误区还表现为一味考虑节支，更多地考虑利己。采购管理的目标主要集中于对供货商压低采购价格，缺乏长远发展的角度培养与供应商的战略合作关系。这些短视性采购行为都不会给企业带来长远利益。随着生产力的不断提高，经济的快速发展，使得产品的生命周期越来越短，企业的经营缝隙就会增大。能否跟上需求变化的步伐，甚至领先一步不断创造新的需求，成为企业继续生存、发
13、展的重要命题。因此，我们不能再如以往那样认为采购是相对独立的面向物料的业务活动，而应将采购放入企业整个系统运作的过程中来思考。并且更进一步关心与供应商关系的发展，将供应商亦作为企业的一项战略资源，制定采购过程新的策略，将采购过程集成于企业的各个业务过程中进行思考，获得整体过程效益最优化。3.4 采购计划和时机不合理一些企业在编制采购计划时，没有深入调研生产消耗和库存，编制过于随意，从而导致经常存在库存积压或缺货并存的现象。而另一些企业尽管制定了合理的采购计划，但对于采购物资市场的供求关系未能进行深入调查，从而使得在采购时没能很好地把握采购时机。 3.5 企业不注重自身的采购管理方法部分企业不重
14、视采购管理，导致采购制度不规范，基础工作薄弱。很多企业的管理者单纯地认为采购只要钱花的少就是好的。公司还有其他诸如市场、销售、研发等等重要的工作要做，公司的低成本扩张和谋求更大发展空间才是最重要的。采购只是后勤部门的小事，不会影响发展大局。一些企业虽然制定了采购制度但并不完善，从而使采购活动不规范，采购工作无章可依，给采购人员提供了暗箱操作的机会，给采购各环节增加了不必要的浪费，增加了采购成本。据了解，有一个行内民营企业营业额 6 个亿左右，这个公司的老板说，他发现自己的亲戚做采购有问题，经过调查，供应商交代他的亲属向自己索要 20%的回扣。而且最为明显地是供应商多为旁系亲属，因为有亲戚照顾生
15、意，就像有一道隔离墙将供应商与激烈的竞争隔离开来，所以供应商会缺乏足够的动机去改善管理，提高品质、降低成本、改善交期等。l4 中小企业采购成本控制实施的有效策略 采购成本下降不仅体现在企业现金流出的减少，而且直接体现在产品成本的下降、利润的增加，以及企业竞争力的增强。由于材料成本占生产成本的比例往往达到 50%以上，因此，控制好采购成本并使之不断下降，是一个企业不断降低产品成本、增加利润的重要和直接手段之一。4.1 建立完善采购制度，做好采购成本控制的基础工作采购工作涉及的方面很广，并且主要是和外界打交道。因此，如果企业不制定严格的采购制度和程序，不仅使采购工作无章可依，还会给采购人员提供作弊
16、的机会。完善采购制度需要注意如下几个方面：4.1.1 建立严格的采购制度首先，要建立严格、完善的采购制度。在制度中要明确规定采购计划的提出与审批、相关责任和关系部门、采购方式以及供应商准入等；其次，要建立供应商档案和准入制度。对于正式合作的供应商，企业要建立档案以及考核评价机制，实行动态调整，优胜劣汰；最后，建立价格档案和价格评价体系。以便于对采购物资的报价及其归档的价格进行综合比较，从而根据其价格差异分析形成原因，并对相关的供应价格信息定期进行收集，最终再来对现有价格水平加以分析和评价4.1.2 建立供应商档案和准入准则为全面掌握公司所有供应商的情况, 并对供应商进行相应的资质考评, 应对所
17、有供应商按重要性和一般性分别建立供应商档案。 所谓重要性供应商, 即在货品质量、价格、交货期、配合能力、结算条件等方面均能达到公司接受标准，并与公司有持常性业务往来的供应商，而一般性供应商是指只有偶发性或临时性业务发生的供应商。当一般性的供应商因业务需要而进行持常性往来, 且经考核符合公司重要性供应商标准后，应转为重要供应商进行档案管理。供应商的考核须由品质部、物控部、采购部及财务部联合进行。供应商档案应有编号、详细地址和联系方式、结算条件、交货条款、品质评级、银行帐号等，并定期或不定期更新，由专人负责管理，同时由财务部留存副本。原则上公司采购只选择重要要供应商进行。企业要指定严格的考核程序和
18、指标，要对考核的问题逐一评分只有达到或超过评分标准者才能成为供应商。4.1.3 建立价格档案和价格评价体系企业采购部门要对所有采购材料建立价格档案，对每一批采购物品的要价，应首l先与归档的材料价格进行比较，分析价格差异的原因。如无特殊原因，原则上采购的价格不能超过档案中价格水平，否则要做出详细的说明。对于重点材料的价格，要建立价格评价体系，由公司有关部门组成价格评价组，定期收集有关的供应价格信息，来分析、评价现有的价格水平，并对归档的价格档案进行评价和更新。这种评议视情况可以一季或半年进行一次。4.1.4 建降立材料的标准采购价格，对采购人员根据工作业绩进行奖惩财务部对所重点监控的材料应根据市
19、场的变化和产品标准成本定期订出标准采购价格，促使采购人员积极寻找货源，货比三家，不断的降低采购价格。标准采购价格亦可与价格评价体系结合起来进行 并提出奖惩措施，对完成降低公司采购成本任务的采购人员进行奖励，对没有完成采购成本下降任务的采购人员，分析原因，确定对其惩罚措施。4.1.5 加强采购人员的职业道德培训在人员的选择上，企业要选择诚实守信、精明能干、职业素质和业务水平高的人员。这样的采购人员在具体的采购工作中才能公平正直、严格依照规定的操作程序进行采购，才会自觉地分辨出各种信息的真实与虚假、避免各种不法行为的滋生。如果采购人员一旦出现问题，对企业都会造成巨大损失。为此，在进行采购工作之前，
20、企业就要加强对采购人员职业道德培训及相关技能的培训。作为采购人员，需要掌握必要的购销谈判因为知识，供应商出于自身利益考虑，通常会通过各种口头技巧、商业陷阱等手段来博取采购者的认同，这时采购人员要能够清楚地分辨出供应商所提供信息的真伪，尽量为双方争取一个权衡点，尽可能节约企业的采购成本。4.2 对采购工作进行严格的日常控制4.2.1 事前批准，并严格按采购审批权限执行所有采购, 必须事前获得批准。未经计划并报审核和批准,不得采购。采购员应根据需求计划选择供应商和报价。报价单必须经采购管理会计审核签名并经财务经理认可后送总经理审批,审批后的报价单作为依据由采购员填制正式采购订单,同时分发采购管理会
21、计留存备查。采购订单经采购管理会计审核无误并签字后由财务经理签字认可, 然后送总经理批准。总经理批准后的采购订单才为执行采购的有效凭据, 由财务部分发至采购部门及需求部门和仓存部门。所有采购的审批, 必须按权限和明确分工进行。l4.2.2 规定各种采购及时结算 针对采购员持有大笔公司现金流转且未进行清结的情况, 规定所有采购员经手的现金采购，必须于采购发票日起 5 日内到财务部报帐结算并进行款项清结，报帐程序按财务部的报帐规定办理。禁止采购员自行垫支和预付订金,用款时可凭已获批准的采购订单向财务部办理借支,借支经财务经理审核后送总经理批准。 针对月结供应商货款有跨月或遗漏入帐情况,规定月结供应
22、商的送货单经验收入库后,由采购员分类整理并于翌日 10 时前送采购管理会计。月结供应商帐单由采购管理会计整理并进行会计处理,月末统一编制应付帐款明细表,并送财务经理审核认可。为清晰债权债务,不使支付货款时双方有异议,每月中旬和下旬,采购管理会计对每个供应商上个月货款分别编制供应商货款确认表,经财务经理审核后,作为结付货款的凭据传达至供应商,如有不符及时解决,避免日后纠纷。4.2.3 召开采购管理会议针对采购工作中存在的问题、有关采购管理的政策修改或更新、重大的采购事项等，财务部定期或不定期主持召开采购管理会议, 采购管理会议可以固定在每个月月末举行，也可以根据需要临时性地召开，一般由财务经理主
23、持，各采购部门参加，有必要时请总经理及相关主管人员参加。各部门可以在会议上提出在采购工作中遇到的自己无法解决或决定的问题，大家通过相互协调相互理解，在达成公司利益目标的轨道上研究出可行的解决方案。会议上通过的事项或决定各部门必须切实执行，不得形式化和两面化，对不切实执行的部门，在责令改正的同时，不排除以行政手段追究相应人员责任。作为工作执行和纠正措施的追溯依据，采购管理会议必须有会议记录存档并以文件形式下发各相关部门。 5 中小企业降低采购成本的有效方法5.1 加强供应商关系管理我国企业的供应环节是管理中较为薄弱的一环，一是容易滋生“暗箱操作、以权谋私、弄虚作假、以次充好、收受回扣”等不良现象
24、；二是容易造成“跑、冒、滴、漏” ，影响企业的效益。加强对供应商的的控制管理，其目的是加强对企业采购成本的控制，避免各种违法及采购管理中不合理现象的发生。在供应商关系管理方面要做好以下几方面的工作：l5.1.1 与供应商建立战略伙伴关系对采购方来说，一旦确定了可以长期合作的供应商，就应该与其建立战略伙伴关系。双方本着“利益共享、风险共担”的原则，建立一种双赢的合作关系，使采购方在长期的合作中获得货源上的保证和成本上的优势，也使供应商拥有长期稳定的客户，以保证其产出规模的稳定性。这种战略伙伴关系的确定，能给采购方带来长期而有效的成本控制利益。5.1.2 对供应商进行绩效管理在与供应商的合作过程中
25、应该对供应商的行为进行绩效管理，以评价在合作过程中供应商行为的优劣，并根据绩效管理的结果决定与供应商后续合作事宜，如增大或减少供应份额，延长或缩短合作时间等。5.2 实行招标采购，比质比价原则物资采购主要有协议采购、社会储备采购、招标议标采购和比质比价采购等方式。被称为“阳光采购”的招标采购是企业降低采购成本、增加经济效益的有效方法。在采购环节引入竞争机制，实行招标采购，往往能通过供应商的相互比价最终得到底线价格，使供应商彼此相互牵，使企业在谈判中处于有利地位。实行招标采购，可以有效增加采购环节的透明度，有效解决传统采购中靠感情采购、关系采购的弊端。“比质比价”简单地说就是对于要采购的物资，同
26、样的质量比价格，同样价格比信誉。确定最优的采购价格是采购管理的一项重要工作，采购价格的高低直接关系到企业最终产品价格的高低，因此，在确保满足其他条件的情况下力争最低的采购价格是采购员最重要的工作。5.3 寻求替代合理优化资源配置当采购的批量障碍难以突破，采购代价较高，企业可以考虑向同类生产厂家寻求采购替代，从同类生产厂家购买少量的替代品。而事实上，每个生产企业正常采购的每种原材料或部件，在数量上要想达到刚好用完的准确程度是件很难的事，所以在生产企业的原材料仓库，各种原材料或部件经常会有少量的剩余。因此，对于那些在同类生产厂家可能存在替代品的零部件或原材料的小批量采购，寻求采购替代有时可以大幅度
27、的降低采购成本，因为你急需的东西或许正是其他同类生产厂家放在仓库急于处理的多余材料。 l5.4 联合采购中小企业联合抵御风险项目经理圈子集中采购基本是一个大企业把采购上的规模优势更大化的手段。没有多品类的产品线，产品销量没有达到一定规模，根本不可能实现集中。在采购价格问题上，中小企业便处于相对的被动地位，但这并不意味着众多的中小企业在控制采购成本上无路可走。跨企业的联合采购就不失为一种降低成本的方法。在可能的情况下，中小企业尤其可以考虑组织或者是加入采购联盟。中小企业如果在原材料采购上联合起来，就可以增加防范风险的能力。一来多家企业联合采购，集小订单成大订单，增强集体的谈判实力，获取采购规模优
28、势，争得和大企业一样的“ 江湖地位 ”；二来联合采购的对象是原材料生产企业，这样就可以摆脱代理商的转手成本，通过直接与制造商交易，减少中间层次，大大降低流通成本和保障产品质量。l结 论我们要认清树立采购成本控制的效益思想。现代的企业经营必须要将市场需求作为企业管理的导向，不但要使自己的产品和服务精益求精，经得起市场考验，同时力求让企业利润得到最大化。成本效益观念作为企业的一切成本管理活动的支配思想从投入与产生的比率分析来看待投入成本的必要性，在保证产品和服务质量的前期下，尽可能的以最小的成本，摄取尽可能多的经济利润。总之，对采购成本的控制对企业一向是很重要的。按照以上几点所分析的去完成采购工作
29、，相信一定可以很好的对采购成本进行控制。当然这些都只是一些理论上的做法，在现实中还是要根据不同的情况加以变通，而且要通过自己不断地实践去完善它。l致 谢三年的大学生活即将结束，在此我想对我的母校以及各位校领导，老师和同学表示由衷的感谢。感谢河北科技大学唐山分院给我这三年的学习机会；三年来，各位学校领导以及教师对我的谆谆教会我铭记于心，在未来的工作生涯中将给予我很大的帮助。本课题在选题及研究过程中得到了很多老师及同学的帮助，尤其在郭老师的悉心指导和帮助下，我拓宽了思路，经过网上或翻阅书籍得到了自己可以引用的资料。老师一丝不苟的作风，严谨求实的态度，不仅授我以文，而且也教会了我如何做人。其次我要感
30、谢金路精密构件制造有限公司给了我此次实习的机会，感谢公司里的各位哥哥姐姐以及领导对我的帮助，帮我顺利完成了我的毕业论文。这次实习对我在论文写作方面有很大的帮助作用，此次难忘的经历在我的工作生涯中是灿烂的一笔！l参考文献1 赵兴龙.存货采购业务内部控制之我见.中国管理信息化,2011(21)：212 陈勇强.项目采购管理.东北：机械工业出版社,2008,135 3 鲁楠.采购管理与库存管理.大连：大连理工大学出版社,2009.6，60614 高丽霞.对中小企业成本控制问题的探讨.经济视角,2011(6):125 吴悠.企业如何控制采购成本.北京：企业管理出版社,2012.3，1351386 温卫娟.如何进行采购与供应商管理.北京：北京大学出版社,2004.4，45 7 郭志宝.浅论企业采购成本的控制.会计之友,2009(30):678 贺明.降低企业采购成本的措施和方法.中国物流与采购,2007(7):169 李倩,江刚.制造型企业采购成本控制研究.时代经贸,2011(20):7910 刘红霞.企业成本管理前沿问题研究.广东：中国工商出版社, 2012.3,88
