1、 OFFICE 办公软件基础知识第 1页 共 73 页Word篇第一章 Word2010 基本页面介绍第一节 基本页面介绍Microsoft Word 2010 提供了世界上最出色的功能，旨在提供最上乘的文档格式设置工具，利用它可以更轻松、高效地组织和编写文档，并使这些文档唾手可得，无论何时何地灵感迸发，都可捕获这些灵感。当 Word启动后，首先看到的是 Word的标题屏幕，然后出现 Word窗口并自动创建一个名为“文档 1”的新文档。Word 窗口由标题栏、菜单栏、工具栏、工作区和状态栏等部分组成。1.标题栏：显示正在编辑的文档的文件名以及所使用的软件名。2.文件选项卡：基本命令（如“新建”
2、 、 “打开” 、 “关闭” 、 “另存为”和“打印”位于此处。 OFFICE 办公软件基础知识 第 2页 共 73 页3.快速访问工具栏：常用命令位于此处，例如“保存”和“撤消” ，用户也可以添加个人常用命令，点击菜单最上方快速访问工具栏旁边的三角形按钮，选择“其它命令” ，在弹出的窗口界面，选择所需的功能，点击添加，确定即可。4.功能区：工作时需要用到的命令位于此处。它与其他软件中的“菜单”或“工具栏”相同。 5.“编辑”窗口：显示正在编辑的文档。 6.“显示”按钮：可用于更改正在编辑的文档的显示模式以符合您的要求。 7.滚动条：可用于更改正在编辑的文档的显示位置。 8.缩放滑块：可用于更
3、改正在编辑的文档的显示比例设置。9.状态栏：显示正在编辑的文档的相关信息OFFICE 办公软件基础知识第 3页 共 73 页第二章 字体、段落设置第一节 字体设置一、字形、字号、颜色设置文字格式的方法：在功能区选择“开始”选项卡，切换到字体功能区，即可设置“字体” “字号” ， “加粗” ， “倾斜” ， “下划线” ， “颜色”等，如下图所示。二、字体格式的复制和清除对一部分文字设置的格式可以复制到另一部分的文字上，使其具有相同的格式。设置好的格式，如果觉得不满意，那么也可以清除它。使用“剪贴板”工具栏上的“格式刷”按钮。1.字体格式的复制（1）选定已设置格式的文本 （2）点击剪贴板上的“格
4、式刷”（3）将鼠标移到要复制格式的文本处，拖动鼠标即可。2. 格式的清除（1）选中要清除格式的文本 （2）按组合键 Ctrl+Shft+Z即可。第二节 段落设置一、段落间距设置在使用 Word2010编辑文档的过程中，需要设置段落与段落之间的距离。设置段落间距的方法如下：（1）选中特定段落或全部文档。（2）在“段落”功能区单 击按钮或者右击选中文档选择“段落” ，弹出“段落对话框” 。OFFICE 办公软件基础知识 第 4页 共 73 页（3）在“段落”对话框的“缩进和间距”选项卡中设置“段前”和“段后”编辑框的数值，并单击“确定”按钮即可。二、段落对齐方式设置在使用 Word2010编辑文档
5、的过程中，经常需要为一个或多个段落设置该段文字在页面中的对齐方式。（1）选中一个或多个段落。（2）在“段落”中单击按钮或者右击选中段落选择“段落”按钮。（3）在弹出的“段落”对话框中单击“对齐方式”下三角按钮，在列表中选择符合我们实际需求的段落对齐方式，单击“确定”即可。三、 段落缩进设置在 Word 2010中，可以设置整个段落向左或者向右缩进一定的字符，这一技巧在排版时经常会使用到。（1）选中要设置缩进的段落， “右击”选择“段落” ，打开段落选项卡。（2）在“缩进和间距”选项卡，设置段落缩进就可以了，包括首行缩进和悬挂缩进。OFFICE 办公软件基础知识第 5页 共 73 页OFFICE
6、 办公软件基础知识 第 6页 共 73 页第三章 页面设置第一节 页码设置在处理各种 word文档时，我们经常需要对文档添加页码，为大家介绍一下 Word2010如何从指定页设置页码。（1）光标定位：将光标定位于需要开始编页码的页首位置。（2）插入分隔符的”下一页”：选择“页面布局”“分隔符”“下一页”插入。（3）插入页码：选择“插入页码页面底端” ，选择“普通文字 2”等合适的页码即可。（4）断开链接：选中“” ，单击“链接到前一条页眉”按钮断开同前一OFFICE 办公软件基础知识第 7页 共 73 页节的链接。（5）设置页码格式：选中页码，右键单击选择“设置页码格式” 。在弹出的对话框中在
7、“起始页码”后的框中键入相应起始数字 1。第二节 页眉页脚设置一、插入页眉或页脚（1）切换到“插入”选项卡，在“页眉和页脚”功能区选择“页眉”或“页脚” 。（2）单击页眉，选择合适的页眉进行“编辑页眉” ，页眉中可以输入文字或插入图片。OFFICE 办公软件基础知识 第 8页 共 73 页提示：在“设计”选项卡的“插入”分组中单击“图片”按钮，可以在页眉中插入图片。同时，用户可以在打开的“格式”功能区设置图片环绕、图片边框、对齐方式等格式，使其在页眉中的位置更合适。二、页眉奇偶页不同、首页不同奇偶页不同一般是指在奇数页和偶数页使用不同的页眉或页脚，以体现不同页面的页眉或页脚特色。方法如下:（1
8、）切换到“插入”选项卡，在“页眉和页脚”功能区选择“页眉” 。（2）在“设计”选项卡的“选项”分组中选中“首页不同”和“奇偶页不同” ，然后进行页眉编辑即可。第三节 页边距设置（1）打开“页面布局”功能区。（2）在“页面设置”中单击“页边距”按钮，并在打开的常用页边距列表中选择合适的页边距。 （3）若没有合适的页边距，可切换到“页面布局”“页面设置”“页边距”“自定义边距”。OFFICE 办公软件基础知识第 9页 共 73 页（4）在打开的“页面设置”对话框中切换到“页边距”选项卡，在“页边距”区域分别设置上、下、左、右的数值，并单击“确定”按钮即可。 OFFICE 办公软件基础知识 第 10
9、页 共 73 页第四章 插入技巧第一节 插入图片（1）切换到“插入”功能区，在“插图”分组中单击“图片”按钮。（2）弹出“插入图片”窗口，在“插入图片”对话框中查找到我们需要的图片，选中该图片并单击“插入”按钮就能将其插入当前文档中。第二节 插入形状在 Word2010文档中，利用自选图形库提供的丰富的流程图形状和连接符可以制作各种用途的流程图，插入步骤如下：（1）打开 Word2010文档窗口，切换到“插入”功能区。在“插图”分组中单击“形状”按钮，并在打开的菜单中选择需要的形状。OFFICE 办公软件基础知识第 11页 共 73 页（2）在需要添加形状的区域，拖拽鼠标即可。第三节 插入 S
10、martArt 图形借助 Word2010提供的 SmartArt功能，用户可以在 Word2010文档中插入丰富多彩、表现力丰富的 SmartArt示意图，操作步骤如下所述：（1）切换到“插入”功能区。在“插图”分组中单击 SmartArt按钮。（2）在打开的“选择 SmartArt图形”对话框中，单击左侧的类别名称选择合适的类别，然后在对话框右侧单击选择需要的 SmartArt图形，并单击“确定”按钮。OFFICE 办公软件基础知识 第 12页 共 73 页（3）返回 Word2010文档窗口，在插入的 SmartArt图形中单击文本占位符输入合适的文字即可。第四节 插入批注批注是为了帮助
11、阅读者更好的理解文档内容以及跟踪文档的修改状况。插入方法如下：（1）首先选择一种批注显示方式，然后将光标移动到需要插入批注的位置。（2）点击“审阅”功能区的“批注”组中的“新建批注”按钮。（3）在编辑区域右侧的批注框中编辑批注信息。Word2010 的批注信息前面会自动加上“批注”二字以及作者和批注的编号，后续会介绍如何修改批注前面的作者信息。提示：删除批注也比较简单，用鼠标右键点击批注框或者批注原始文字方框位置，在弹出的下拉菜单中点击“删除批注”即可。第五节 插入分页分页符主要用于在 Word2010文档的任意位置强制分页，使分页符后边的内容转到新的一页。使用分页符分页不同于自动分页，分页符
12、前后文档始终处于两个不同的页面中，不会随着字体、版式的改变合并为一页。 方法如下： （1）打开 Word2010文档窗口，将插入点定位到需要分页的位置。OFFICE 办公软件基础知识第 13页 共 73 页（2）切换到“页面布局”功能区，在“页面设置”分组中单击“分隔符”按钮，并在打开的“分隔符”下拉列表中选择“分页符”选项。第六节 插入表格一、插入 Excel电子表格在 Word2010文档中，用户可以插入一张拥有全部数据处理功能的 Excel电子表格，从而间接增强 Word2010的数据处理能力，操作步骤如下所述：（1）打开 Word2010文档窗口，在“插入”功能区的“表格”分组中单击“
13、表格”按钮，并在打开的菜单中选择“Excel 电子表格”命令。（2）在 Word2010文档中插入空白 Excel电子表格以后，即可在Excel电子表格中进入数据录入、数据计算等数据处理工作，其功能与操作方法跟在 Excel中操作完全相同。二、插入普通表格在 Word2010文档中，用户可以使用“插入表格”对话框插入指定行列的表格，并可以设置所插入表格的列宽，操作步骤如下所述：（1）打开 Word2010文档窗口，切换到“插入”功能区。在“表格”分组中单击“表格”按钮，并在打开表格菜单中选择“插入表格”命令。OFFICE 办公软件基础知识 第 14页 共 73 页（2）打开“插入表格”对话框，
14、在“表格尺寸”区域分别设置表格的行数和列数。三、表格调整（1）右击表格，在“自动调整操作”区域：a.如果选中“固定列宽”单选框，则可以设置表格的固定列宽尺寸;b.如果选中“根据内容调整表格”单选框，则单元格宽度会根据输入的内容自动调整;c.如果选中“根据窗口调整表格”单选框，则所插入的表格将充满当前页面的宽度。d.选中“为新表格记忆此尺寸”复选框，则再次创建表格时将使用当前尺寸。设置完毕单击“确定”按钮即可。（2）右击表格 如果选中“平均分布各行”单选框，表格会根据表格的宽度来自行平均分布各行的宽度；如果选中“平均分布各列”单选框，表格会根据表格的高度来自行平均分布各行的高度；四、表格行高和列
15、宽设置在 Word2010文档表格中，如果用户需要精确设置行的高度和列的高度，可以在“表格工具”功能区设置精确数值，操作步骤如下所述：（1）打开 Word2010文档窗口，在表格中选中需要设置高度的行或需要设置宽度的列。OFFICE 办公软件基础知识第 15页 共 73 页（2）在“表格工具”功能区中切换到“布局”选项卡，在“单元格大小”分组中调整“表格行高”数值或“表格列宽”数值，以设置表格行的高度或列的宽度。五、绘制表格（1）打开 Word2010文档页面，单击“插入”选项卡。（2）鼠标指针变成铅笔形状，拖动鼠标左键绘制表格边框、行和列。OFFICE 办公软件基础知识 第 16页 共 73
16、 页（3）绘制完成表格后，按 ESC键或者在“设计”选项卡中单击“绘制表格”按钮取消绘制表格状态。提示：常用的斜线单元格可在此进行绘制。第七节 插入分隔符分隔符包括分页符、分栏符以及分节符等，通过在文字中插入分隔符，可以把将 Word文档分成多个部分，我们可以对这些部分做不同的页面设置和灵活排版，满足比较复杂的文档页面要求。在 Word2010中插入分隔符很简单：（1）将光标定位到文档中需要插入分隔符的地方。（2）点击菜单栏的“页面布局”“分隔符”右边的三角小按钮，即可看见各种分隔符选项，点击即可插入。提示：删除分隔符：通过文件选项“显示”勾选“显示所有格式标记”复选框，单击“确定”按钮即可查
17、看所有分隔符，将光标定位到分隔符前面，按 Delete键即可将其删除。OFFICE 办公软件基础知识第 17页 共 73 页第五章 高级格式设置第一节 分栏一、分栏我们在报纸上看到最多的就是分栏样式，这种样式是最常见，也是最普遍的排版方式。Word2010 中分栏的技巧操作如下：（1）如果你需要给整篇文档分栏，那么先选中所有文字；若只需要给某段落进行分栏，那么就单独的选择那个段落；（2）单击进入“页面布局”选项卡，然后在“页面设置”选项组中单击“分栏”按钮，在分栏列表中我们可以看到有一栏、二栏、三栏、偏左、偏右和“更多分栏” ；这里可以根据自己想要的栏数来选择合适的。二、任意设置多栏如果想要分
18、栏中的数目还不是自己想要的可以单击进入“更多分栏” ，在弹出的“分栏”窗口里面的“栏数”后面设定数目，最高上限为11，看需求设置。提示：如果想要在分栏的效果中加上“分隔线” ，可以在“分栏”窗口中勾选“分隔线”确定即可。第二节 首字下沉OFFICE 办公软件基础知识 第 18页 共 73 页首字下沉是指将 Word2010文档中段首的一个文字放大，并进行下沉或悬挂设置，以凸显段落或整篇文档的开始位置。在 Word2010中设置首字下沉或悬挂的步骤如下所述：（1）将插入点光标定位到需要设置首字下沉的段落中。然后切换到“插入”功能区，在“文本”分组中单击“首字下沉”按钮。（2）在打开的首字下沉菜单
19、中单击“下沉”或“悬挂”选项设置首字下沉或首字悬挂效果。（3）若需设置下沉文字的字体或下沉行数，可在下沉菜单中单击“首字下沉选项” ，打开“首字下沉”对话框。选中“下沉”或“悬挂”选项，并选择字体或设置下沉行数。完成设置后单击“确定”按钮即可。OFFICE 办公软件基础知识第 19页 共 73 页第六章 目录设置一、目录生成简单来说：先为标题设置样式，对应到文章的标题，最后点引用-目录，就可以自动生成目录了。具体步骤如下： （1）利用“样式”设置文章标题格式，样式里设置标题格式时， “段落”设置 选择“大纲级别” ，按标题级别来选，一级标题就选大纲一级，以此类推。利用设置好的样式，调整文章中对
20、应的标题。（2）选择标题，例如标题 1，选择修改样式。（3）把光标移到你要目录的位置（4）选“引用”-“目录”-“插入目录”OFFICE 办公软件基础知识 第 20页 共 73 页（5）格式-先选择目录要用的模板（6）选项-启用大于三级以上标题（7）修改-设置你要生成目录的中文字的格式（8）完成第四步骤后，点确定，确定，目录自动生成。OFFICE 办公软件基础知识第 21页 共 73 页第七章 打印设置第一节 打印设置页面介绍在 Word2010中，用户可以通过设置打印选项使打印设置更适合实际应用，且所做的设置适用于所有 Word文档。在 Word2010中设置 Word文档打印选项的步骤如下
21、所述：（1）打开 Word2010文档窗口，依次单击“文件”“打印”按钮，进入打印设置界面。（2）在打印界面中，有几下几个功能：a.在“打印所有页”选项可以设置打印界面，选择“打印所有页”或“打印当前页”等；b.在“单面打印”选项，可以选择“单面打印”或“双面打印” ；c.在“纵向”选项卡可以选择打印纸张的方向， “横向”或“纵向” ；d.在纸张大小选项卡，可以调整打印纸张的大小。OFFICE 办公软件基础知识 第 22页 共 73 页e.在页边距选项卡可以调整打印纸张的页边距以适应纸张的大小和排版；第二节 Word2010如何设置双面打印在办公中打印耗材是非常昂贵的，所以为了尽量节省纸张，我
22、们往往会将一张纸正面和反面都用上（双面打印） 。一、打印机支持双面打印时设置方法：（1）单击“文件”选项卡； （2）单击“打印” ；（3）在“设置”下，单击“双面打印” 。二、若打印机不支持双面打印，手动设置双面打印方法：如果打印机不支持自动双面打印，您有两种选择：使用手动双面打印。（1）单击“文件”选项卡； （2）单击“打印” ；（3）在“设置”下，单击“单面打印” ，然后单击“手动双面打印” 。三、打印奇数页和偶数页通过执行以下步骤，也可在纸张两面上打印：（1）单击“文件”选项卡； （2）单击“打印” ；（3）在“设置”下，单击“打印所有页”，单击“仅打印奇数页” ；（4）打印完奇数页后，
23、将纸叠翻转过来，然后单击 “仅打印偶数页” ；（5）单击库顶部的“打印”按钮。OFFICE 办公软件基础知识第 23页 共 73 页Excel篇第一章 Excel2010 基本页面介绍第一节 页面介绍MicrosoftExcel2010，可以通过比以往更多的方法分析、管理和共享信息，从而帮助您做出更好、更明智的决策。全新的分析和可视化工具可帮助您跟踪和突出显示重要的数据趋势。可以在移动办公时从几乎所有 Web 浏览器或 Smartphone 访问您的重要数据。您甚至可以将文件上载到网站并与其他人同时在线协作。无论您是要生成财务报表还是管理个人支出，使用 Excel 2010 都能够更高效、更灵
24、活地实现您的目标。MicrosoftExcel2010 可以通过比以往更多的方法分析、管理和共享信息，从而帮助您做出更好、更明智的决策。1.标题栏：显示正在编辑的工作表的文件名以及所使用的软件名。2.文件选项卡：使用基本命令（如“新建”、“打开”、“另存为”、“打印”和“关闭”）时单击此按钮。3.快速访问工具栏：常用命令，如“保存”和“撤消”位于此处。您也OFFICE 办公软件基础知识 第 24页 共 73 页可以添加自己的常用命令。点击菜单最上方快速访问工具栏旁边的三角形按钮，选择“其它命令” ，在弹出的窗口界面，选择所需的功能，点击添加，确定即可。4.功能区：工作时需要用到的命令位于此处。
25、它与其他软件中的“菜单”或“工具栏”相同。、5.编辑窗口：显示正在编辑的工作表。工作表由行和列组成。您可以输入或编辑数据。工作表中的方形称为“单元格”。6.显示按钮：可以根据自己的要求更改正在编辑的工作表的显示模式。 7.滚动条：使您可以更改正在编辑的工作表的显示位置。8.缩放滑块：使您可以更改正在编辑的工作表的缩放设置。 9.状态栏：显示正在编辑的工作表的相关信息。OFFICE 办公软件基础知识第 25页 共 73 页第二章 单元格设置技巧用户可以对 Excel2010单元格批注进行格式设置，例如批注编辑框背景颜色、边框线条、对齐方式、字体、字号、字体颜色等。第一节 插入、删除单元格一、插入
26、单元格（1）首先选中单元格，右击菜单选中“插入”按钮。（2）打开单元格插入对话框，这时可以看到下图中的四个选项;a.活动单元格右移：表示在选中单元格的左侧插入一个单元格；b.活动单元格下移：表示在选中单元格上方插入一个单元格；c.整行：表示在选中单元格的上方插入一行;d.整列：表示在选中单元格的左侧插入一行;二、删除单元格(1)首先选中单元格，右击菜单中选中“删除”按钮， OFFICE 办公软件基础知识 第 26页 共 73 页(2)在删除对话框中我们可以看到四种选项; a.右侧单元格左移：表示删除选中单元格后，该单元格右侧的整行向左移动一格;b.下方单元格上移：表示删除选中单元格后，该单元格
27、下方的整列向上移动一格;c.整行：表示删除该单元格所在的一整行;d.整列：表示删除该单元格所在的一整列;第二节 设置单元格颜色用户可以在“开始”功能区“字体”分组的“填充颜色”列表中选择多种单元格填充颜色，操作步骤如下所述：（1）打开 Excel2010工作簿窗口，选中需要设置颜色的单元格区域。（2）在“开始”功能区的“字体”分组中，单击“填充颜色”下拉三角按钮。在打开的颜色面板中选择需要的颜色（包括主题颜色、标准色和其他颜色）即可。第三节 设置单元格边框Excel 表格用户可以对单元格边框进行设置，选择自己需要的那一种类型。Excel2010提供了 2种方法可以设置。 （1）选定单元格，右击
28、，选择设置单元格格式。OFFICE 办公软件基础知识第 27页 共 73 页（2）切换到边框标签，线条、样式都可以自己选择确定之后，单元格边框同样修改成功。第四节 设置单元格对齐方式在 Excel2010中，单元格的对齐方式包括左对齐、居中、右对齐、顶端对齐、垂直居中、底端对齐等多种方式，具体方法如下：（1）选中需要设置对齐方式的单元格。（2）右键单击被选中的单元格，在打开的快捷菜单中选择“设置单元格格式”命令。（3）在打开的“设置单元格格式”对话框中，切换到“对齐”选项卡。在“文本对齐”方式区域可以分别设置“水平对齐”和“垂直对齐”方式。OFFICE 办公软件基础知识 第 28页 共 73
29、页选择合适的对齐方式，并单击“确定”按钮即可。第五节 数字格式设置通过应用不同的数字格式，可将数字显示为百分比、日期、货币等。例如，如果您在进行季度预算，则可以使用“货币”数字格式来显示货币值。操作如下：（1）选中单元格，在“开始”选项卡上的“数字”组中，单击 “对话框启动器” ，将弹出“设置单元格格式”对话框。（2）在“设置单元格格式”对话框中的“类别”列表中，单击要使用的格式，在必要时调整设置。例如，如果使用的是“货币”格式，则可以选择一种不同的货币符号，显示更多或更少的小数位，或者更改负数的显示方式。OFFICE 办公软件基础知识第 29页 共 73 页第六节 字体格式设置（1）选定要格
30、式化的全部单元格或单个单元格中的指定文本。（2）单击“格式单元格”命令，在“字体”框中，单击所需字体，在“字号”框中，单击所需的字体大小即可。第七节 图案设置用户不仅能够改变文字的色彩，还可以转变单元格的颜色，给单元格增加底纹后果，以凸起显示或丑化局部单元格。 （1）选取要用图案填充的单元格或单元格区域，点击功效区的“开始”选项卡，在“字体”组中点击右下角的“对话框启动器” ，翻开“设置单元格格局”对话框。（2）点击切换到“填充”选项卡，在“背景色”下面，单击想要使用的背景色，执行下列操作之一：a.若要使用包括两种颜色的图案，请在“图案颜色”框中单击另一种颜色，然后在“图案款式”框中挑选图案样式。OFFICE 办公软件基础知识 第 30页 共 73 页b.若要使用存在特特效果的图案，请单击“填充效果” ，然后在“渐变”选项卡上单击所需的选项。
