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类型内部控制制度下高校票据管理探究.doc

  • 上传人:无敌
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  • 上传时间:2018-03-04
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    内部控制制度下高校票据管理探究.doc
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    1、内部控制制度下高校票据管理探究 陈洁 中央民族大学财务处 摘 要: 票据是单位财务收支和会计核算最原始的凭证, 也是财政、审计、物价、税务部 门进行检查监督的重要依据。随着经济的发展、社会进步和高等教育体制改革的 深化, 高校办学资金来源和收费渠道呈现多元化, 收费项目的增多也使得高校 票据的规范管理变得十分迫切。 由于高校的票据管理存在诸多问题, 本文试从内 部控制管理的角度, 依靠先进的票据管理信息化手段, 对高校票据的规范管理 进行探究。 关键词: 内部控制; 高校; 票据管理; 作者简介:陈洁 (1976-) , 女, 河北省保定市人, 中央民族大学财务处。 一、规范高校票据管理的背景

    2、 2012年 11月, 财政部印发了行政事业单位内部控制规范 (试行) , 在风险 评估和控制方法、单位层面内部控制、业务层面内部控制、评价与监督都对单位 的内部控制制度予以规范。 该规范所称内部控制, 是指单位为实现控制目标, 通 过制定制度、实施措施和执行程序, 对经济活动的风险进行防范和管控。该规范 在业务层面内部控制中提出, 单位应当建立健全票据管理制度。 具体到高校的票 据管理上, 就是要依照该规范的要求, 梳理高校收费和票据管理的业务流程, 分析票据管理中存在的风险点, 根据国家有关规定建立健全票据内部管理的制 度, 并依托现代化的管理手段, 促进相关岗位工作人员认真执行。 二、目

    3、前高校票据管理中存在的问题 (一) 高校票据管理制度不完善。 当前许多高校对票据的管理没有足够的重视, 没有结合高校工作的实际制定专 门的票据管理制度, 或是虽有票据管理制度, 也已经陈旧过时, 使票据的管理 没有制度可依, 管理制度流于形式。财政部、国家税务总局先后出台了财政部 票据管理办法、中华人民共和国发票管理办法, 高校的票据管理制度应依照这些相关规定及时更新。 此外对票据管理流程缺少有效的梳理, 票据管理一方 面要符合国家的法律法规, 另一方面也要对票据的实际使用人员具有指导性和 可操作性。 (二) 高校票据管理岗位设置不合理。 按照行政事业单位内部控制规范 (试行) , 单位应当建

    4、立健全内部控制关键 岗位责任制, 明确岗位职责及分工, 确保不相容岗位相互分离、 相互制约和相互 监督。因此财政票据、发票等各类票据的申领、使用、保管、核销、稽核均应设 置不同的岗位, 进行相互制约和监督。 目前高校经济业务多元化, 财务工作繁重, 很难实现专人专岗, 财务工作人员常常身兼数职, 应对多个岗位的工作, 所以 依靠传统的手段, 很难实现不相容岗位的有效控制, 给票据管理工作带来了风 险。 (三) 票据使用的不规范。 高校票据的管理离不开收费的管理, 在实际工作中, 由于票据的使用人对收费 相关规定不熟悉, 经常出现超出高校收费范围使用票据, 超出收费标准使用票 据。 由于高校目前

    5、收入种类繁多, 应依照收入的性质不同, 选择适用相应的非税 收入票据、往来结算票据及增值税发票。由于票据使用人对该经济事项和票据性 质认识的模糊, 经常出现错误的选择票据的种类, 从而不能真实的反映经济业 务的原貌, 带来相应的税务风险和财政票据审验核销的风险。 对票据缺少核销期 限的相关规定, 也会导致票据使用人收入不及时入账, 滋生小金库、 资金截留等 腐败现象。 (四) 票据管理手段的落后。 目前高校手工票据的大量使用, 对于票据的填开很难实现事前规范, 造成在票 据审验核销时已无法更正, 使得票据管理处于被动的地位。 手工填开票据, 使得 开具的金额只能在核销时进行手工统计, 对核查收

    6、入是否及时足额入账带来很 大困难。 通过高校的学费系统使用机打发票虽较手工开票有所改进, 但是目前对 学生的学费、住宿费、艺术加试费等票据的填开要求每笔业务都要有一张纸质的 票据, 所以每年高校对于票据的填开、打印、分发、装订、数据的汇总等投入大 量的人力物力, 而且在收费的高峰时段更是时间短、 工作量大, 很容易造成票据 的遗失和数据的混乱。 目前高校的票据管理还是以手工台账的管理模式为主, 这 种传统的手工台账式管理只能简单的反映票据购买、 领用、 核销、 结存的情况, 手 工记录的台账因个人书写的习惯不同难免出现漏记、错记的现象。由于高校票据 的使用量大, 这种传统的手工开票、 手工台账

    7、的模式给票据及收费情况的查询带 来了非常大的困难。 有的高校使用电脑台账, 依靠EXCEL办公软件来记录票据的 购买、领用、核销和结存的数据, 但也仅仅能实现更便捷的统计票据管理中的上 述数据, 效率有所提高, 但还是不能从根本上实现票据的规范管理, 还不能作 为一种有效的内部控制手段, 对高校的票据管理、 收入的管理起到风险点防控的 作用。 (五) 预开票据给票据管理带来风险。 目前高校中大量存在着票据预借的情形, 特别是高校科研人员等为了和相关的 企事业单位进行科研项目合作, 大力争取科研经费的拨入, 合作单位利用其付 款的主动性要求“见票付款”, 但票据开出后, 由于对预借发票缺乏相应的

    8、约 束措施, 科研经费项目负责人又对票据管理的重要性认识不足, 经常导致科研 经费不及时到账的情形, 甚至还有经费收入的金额与预借票据金额不一致, 经 费到账后还重复开具的现象。 对于预借增值税发票, 高校财务在账务处理上多采 用在其他项目资金中预借税款的方式, 这样经费迟迟不到帐, 就会导致预借税 款长期挂账, 影响其他项目资金的结题。 三、规范高校票据管理的措施 (一) 高校自身的票据管理制度。 行政事业单位内部控制规范 (试行) 第二十八条提出, 单位应建立健全票据 管理制度。高校应根据学校自身的经济业务的实际情况, 按照财政部票据管理 办法、中华人民共和国发票管理办法等国家相关法律法规

    9、的规定, 制定符 合自身实际管理需求的票据管理制度, 对该校现行的票据管理制度进行规范、 完 善。 高校的财务部门要对学校各部门的票据进行统一管理, 对各部门使用的票据 进行审批、授权和监督。票据的管理离不开收费的管理, 首先要对学校收费的相 关文件进行梳理, 既包括国家发改委财政部批准的收费事项, 也包括学校自身 发展过程中产生的对师生的服务性收费、 对学校合作办学、 科研合作经费、 后勤、 体育场馆设施出租等经济事项的收费。其次还要对票据的种类使用范围、开具的 要求在制度上予以明确, 使得票据的使用人在实际工作中有章可循, 确实有效 的对票据管理工作进行指导。 (二) 规范票据管理的岗位设

    10、置、流程。 行政事业单位内部控制规范 (试行) 在业务层面的内部控制中提出财政票 据、发票等各类票据的申领、启用、核销、销毁均应履行规定手续。高校为实现 对票据管理的有效控制, 除了要制定票据管理的制度予以规范, 还要对票据管 理流程中的每一个岗位明确权责, 对每一个环节进行流程上的规范, 防范流程 中可能存在的风险点。票据的购买、领用、保管、稽查的各个岗位要互相分离并 监督制约, 并将各个岗位的权则和流程嵌入到现代化的票据信息管理系统中, 通过权限的分配、流程的衔接、岗位的制衡, 以实现既高效又风险可控的票据管 理模式。 (三) 推进现代化的票据管理模式。 为解决票据开具保管的繁重工作量,

    11、票据查询的困难, 票据开具的不规范, 票 据核销的不及时, 票据管理岗位的有效监督制约, 预开票带来的风险等, 高校 一定要依靠现代化的票据管理模式, 将一套有效的票据管理流程嵌入到票据管 理的信息系统中。 首先, 要建立票据管理的信息系统, 全面实现电子票据, 这不同于传统的机打 票据, 而是要实现每一笔收费业务在票据管理信息系统中都有电子信息的记录 和存档。将票据按照不同的种类分别录入到信息系统中, 从票据购买环节开始, 对购买的每一种票据严格按照号段录入, 票据保管人员依照录入的发票号段数 量对票据使用人进行票据的领用。所有的票据都在信息系统中有电子信息记录, 这就使得票据的查询工作简化

    12、, 无论是查询每一笔交易记录还是每一段时间的 汇总数据, 都简单易行。 其次, 要根据收费事项的文件规定, 由财务部门将收费项目录入到开票系统中, 并按照票据的不同性质和适用范围与收费项目及标准进行匹配, 比如:某高校一 号学生公寓本科生住宿费, 该项目适用的是非税收入收费项目, 收费标准每生 每年1200 元, 财务部门将该项目适用的非税收入统一票据、 本科生住宿费项目、 标准1200 元的信息进行初始票据信息设置, 这样就避免了票据使用过程中出现 未经许可超出学校收费范围收费、超过国家相关部门审批标准收费、收费项目填 写不规范、错误的使用其他票据开具等问题。 第三, 针对高校长期存在的学生

    13、学费、住宿费、艺术加试费、报名费等开票工作 量大、 人力物力浪费严重的问题, 在全面推行电子票据的基础上, 由票据管理信 息系统开具汇总的收费凭证, 将汇总凭证作为收入核算的原始凭据, 这样就减 少了票据购买、开具、装订保管上的工作量。针对某些学生想要保存纸质收费票 据的需求, 可以在学校校园设置票据的自助打印机, 学生可以通过校园一卡通 的口令密码打印纸质票据, 或者以电子邮件的形式发送发票开具的编码, 获取 电子形式的票据, 自助提取打印。 第四, 在票据管理信息系统中, 财务部门对票据的使用人不仅要根据收费事项 进行权限设置, 还要根据收费事项的不同设置合理票据的使用量和票据的核销 时限

    14、, 不能出现收费事项已结束, 票据却不及时核销的现象。 即使收费事项还在 进行, 也要合理设置票据的核销时限, 必要时可以设置票据核销时限的预警信 息, 用以约束票据使用人实现定期核销、 及时核销, 杜绝由于票据不及时核销产 生小金库、资金截留、挪用等财务风险。票据核销时, 通过票据管理信息系统可 以汇总核销票据的数量和开具的金额, 要以该汇总的收费金额进行收入的核算, 保证收入的及时准确入账和上交。 第五, 在票据信息管理系统中, 要对预借发票准确记录其开具信息, 并将预借 发票的责任人录入到票据管理信息系统中, 设置票据开具金额的入账时限, 并 与高校的账务信息进行同步, 票据开具后在规定

    15、时限内未入账, 严禁票据预借 责任人再进行其他事项的借款等, 并在其工资予以扣除相应金额, 促使相应资 金尽快入账, 避免预借票据流失在外, 产生不可控的风险。 通过票据管理信息系统, 可以进行票据管理权限的有效分配与制衡, 并形成一 套完整的电子信息数据, 通过这些数据可以看到票据管理的全貌, 这也为票据 管理的监督和稽查提供了便捷高效的技术支持。 参考文献 1财政部财会201221 号行政事业单位内部控制规范 (试行) . 2财政票据管理办法. 3白冰, 关于加强高校收费票据管理的探讨 会计之友 中旬刊 2009, (05) . 4徐奕舒, 王春晖, 内部控制视角下高校收费票据管理探析会计之友 2014, (19) . 5罗俊强, 贺剑, 彭波, 基于C_的高校票据管理系统设计与实现教育财 会研究2012, 23 卷第3期. 6孙国光, 王彦龙, 何炜, 高校票据管理信息化探索 教育财会研究2011 年第22 卷第4期. 7谭晓慧, 适应新形势加强高校票据管理之探讨经济师2013, (6) .

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