1、目录1. 办公数据录入规范和技巧 .11.1. 快捷键 .11.2. 数据填充 .11.3. 自定义序列 .21.4. 数据格式设置 .31.5. 中文大写 .42. 智能显示非法、错误数据 .52.1. 重复值限制录入 .52.2. 高亮显示重复项 .52.3. 删除重复项 .63. 精美报表格式和阅读工具 .73.1. 报表格式工具 .73.2. 阅读模式 .73.3. 护眼模式 .83.4. 夜间模式 .93.5. 大数据阅读 .103.6. 编辑栏折叠 .104. 公式和函数 .114.1. 公式 .114.2. 函数 .134.3. 常用统计函数 .13WPS表格操作指引书4.4.
2、逻辑函数 .144.5. 日期函数 .144.6. 文本函数 .154.7. 查找函数 .154.8. 常用公式 (繁体版无此功能） 165. 数据排序 .175.1. 多关键字排序 .175.2. 改变 WPS 排序规则进行自定义排序 .186. 提高数据约束力 .206.1. 日期、数值、文本限定 .206.2. 制作特定数据选定下拉框 .227. 数据透视表看透你的数据 .237.1. 生成数据透视表 .237.2. 数据透视表字段设置 .258. 轻松制作数据图表 .268.1. 商业图表的类型和使用场景 .268.2. 快速增加图表元素更改图表布局 .278.3. 快速美化图片 .2
3、88.4. 组合图制作 .298.5. 常用商务图表的规范 .299. 数据的保护 .319.1. 表格文件保护 .319.2. 工作表的保护 .319.3. 单元格的保护 .32第 0 页 共 36 页1. 办公数据录入规范和技巧1.1. 快捷键功能描述：通过表格快捷键的操作使录入数据时提高速度，掌握快速录入的方法和技巧【Ctrl+Tab】切换到下一个工作簿。【Ctrl+Shift+Tab】切换到上一个工作簿。【Tab】 在选定区域中从左向右移动。【Shift+Tab】在选定区域中从右向左移动。【Ctrl+D】向下填充。【Ctrl+R 】向右填充。【Alt+下方向键 】显示清单的当前列中的数
4、值下拉列表。【Ctrl+；】输入日期。【Ctrl+Shift+；】输入时间。【Alt+= 】用 SUM 函数插入自动求和公式。【Ctrl+Enter】用当前输入项填充选定的单元格区域。【Ctrl+Z】撤消上一次操作。【Alt+Enter】在单元格内换行。1.2. 数据填充功能描述：使用自动填充功能可以完成智能录入，快速输入一部分数据，有效提高输入效率。第 1 页 共 36 页操作步骤：选中数据单元格 将鼠标移动到数据单元格右下角 鼠标指针变成十字星按下鼠标左键，并向下拖拽鼠标按着【Ctrl】下拉填充效果将改为复制填充数据。1.3. 自定义序列功能描述：速通过拖拉填充柄的方式产生平时常用序列。操
5、作步骤：WPS 表格 选项 自定义序列 新序列 录入常用序列 添加 确定第 2 页 共 36 页1.4. 数据格式设置功能描述：单元格可以设置的格式属性有 12 种类别，分别为常规、数值、货币、会计专用、日期、时间、百分比、分数、科学记数、文本、特殊和自定义。操作步骤：选中数据单元格 右击鼠标 选中设置单元格格式第 3 页 共 36 页1.5. 中文大写功能描述：在财务工作中，我们经常需要将小写的金额数字转换成中文大写金额，如填写发票、员工填写差旅费报销凭证等，利用 WPS 表格的单元格数字格式也可以很轻松地实现。操作步骤：选中金额数据单元格 右击鼠标 选中设置单元格格式 特殊 人民币大写第
6、4 页 共 36 页2. 智能显示非法、错误数据2.1. 重复值限制录入功能描述：在录入数据时，经常会遇到数据不能重复，通过 WPS 的重复项功能可以很轻松的限制重复值的录入。操作步骤：选择单元格区域 “数据”选项卡 拒绝录入重复项 确定2.2. 高亮显示重复项功能描述：查看报表时通过 WPS 表格中的重复项功能快速查找、高亮显示重复项。操作步骤：选择单元格区域 “数据”选项卡 高亮显示重复项 确定第 5 页 共 36 页2.3. 删除重复项功能描述：快速将某一列有重复的值删除掉，仅保留一个。操作步骤：选择单元格区域 “数据”选项卡 删除重复项 确定第 6 页 共 36 页3. 精美报表格式和
7、阅读工具3.1. 报表格式工具功能描述：一键套用精美格式，方便阅读操作步骤：选择数据表 “表格样式”选项卡 选择样式3.2. 阅读模式功能描述：在进行复杂数据表格阅读查找等工作时，使用阅读模式可以有效地防止数据阅读串行，方便了我们对数据把评标的查阅。操作步骤：状态栏 阅读模式第 7 页 共 36 页3.3. 护眼模式功能描述：在长时间进行复杂数据表格阅读查找等工作时，护眼模式可以保护用户的眼镜不易疲惫。操作步骤：状态栏 护眼模式第 8 页 共 36 页3.4. 夜间模式功能描述：在灯光较暗的环境进行数据表格阅读查找等工作时，夜间模式可以将表格调暗保护用户的眼镜不易疲惫。操作步骤：状态栏 夜间模
8、式第 9 页 共 36 页3.5. 大数据阅读功能描述：将数字的分隔符用中文显示出来，便于用户一眼看出多位数据的单位，尤其适合财务人员，例如：1,123,456,789，在 WPS 表格状态栏中显示为：11 亿 2345 万 6789。操作步骤：状态栏 右击 勾选带中文单位分隔3.6. 编辑栏折叠功能描述：当单元格内容过多时，编辑栏就会呈多行显示，此时会导致编辑栏下方的单元格被遮挡，而“编辑框折叠”功能很好的解决了这个问题，便于单元格的阅读与编辑。操作步骤：点击编辑栏下方向上的双箭头即可对编辑栏进行缩放选择第 10 页 共 36 页4. 公式和函数4.1. 公式功能描述：公式是在工作表中对数据
9、进行分析与计算的等式，有助于分析工作表中的数据。使用公式可以对工作表中的数值进行加、减、乘、除等运算。公式可以包括以下的任何元素：运算符、单元格引用位置、数值、工作表函数以及名称。如果要在工作表单元格中输入公式，则可以在编辑栏中输入这些元素的组合。操作步骤：在 WPS 表格中，以西文等号“=”开头的数据被系统判定为公式。公式是对工作表中数据进行运算的表达式，公式中可以包含单元格地址、数值常量、函数等，它们由运算符连接而成。具体来说，一个公式通常由以下几部分组成： =：西文等号，表示将要输入的是公式而不是其他数据。（字体统一） 数值：由阿拉伯数字 09 构成的可以参与运算的数据，或者是包含有某个
10、数值的单元格地址。 其他参数：可以被公式或函数引用的其他数据。 ( )：圆括号，用于设置运算优先顺序。 运算符：用于连接各个数据。在 WPS 表格中，可以使用的运算符分为算术运算符、比较（逻辑）运算符和字符串运算符 3 大类，其功能见下图类 别 运算符 功 能 备 注+ （加号） 加法运算- （减号） 减法运算算术运算符* （乘号） 乘法运算运算顺序按数学运算的惯例处理：括号里的表达式优先计算；先乘除、后加减；同一级别运第 11 页 共 36 页类 别 运算符 功 能 备 注/ （除号） 除法运算% 百分比 （乘方） 乘方运算算，由左至右依次执行= 等于 大于= 大于等于不等于比较运算符用于比
11、较两个数据后得出“真”或“假”两个逻辑值。当符合条件时为True（真），否则为False（假）。通常用于构建条件表达式字符串运算符 & 连接字符串将几个单元格中的字符串合并成一个字符串(例如：“WPS”&“表格”得到“WPS 表格”:(冒号) 区域运算符产生对包括在两个引用之间的所有单元格的引用（例如：A1：A3，表示引用 A1到 A3单元格之间的区域）引用运算符,(逗号) 联合运算符将多个引用合并为一个引用（例如：SUM（A1：A3，B1：B5），表示两不同的单元格区域的并集）第 12 页 共 36 页类 别 运算符 功 能 备 注(空格) 交叉运算符产生对两个引用共有的单元格的引用（例如：
12、 A1：A3 A2：B5），表示两个不同的单元格区域的交集）4.2. 函数功能描述：为了使操作更简便，WPS 表格将一些公式定义为函数，用户只需按照一定的语法使用这些函数。操作步骤：调用函数的语法都是一样的，其基本形式为：=函数名（参数 1，参数 2，参数3，）。4.3. 常用统计函数1SUMIF 函数：条件求和语法参数说明：（区域，条件，求和区域）第 13 页 共 36 页2COUNTIF 函数：条件计数语法参数说明：（区域，条件）3SUMIFS 函数：多条件求和语法参数说明：（求和区域，区域 1，条件 1，区域 2，条件 2，区域 3，条件3，）4COUNTIFS 函数：多条件计数语法参数
13、说明：（区域 1，条件 1,区域 2，条件 2,区域 3，条件 3,）4.4. 逻辑函数1AND 函数：所有条件成立返回 TRUE，否则返回 FALSE语法参数说明：（条件 1，条件 2）2OR 函数：所有条件都不成立就返回 FALSE，有一个成立也返回 TRUE语法参数说明：（条件 1，条件 2）3IF 函数：判断一个条件是否满足，如果满足返回一个值，否则返回另一个值语法参数说明：（条件，条件是满足返回值，条件不满足返回值）4.5. 日期函数1DATE 函数：组合日期语法参数说明：（年，月，日）2TODAY 函数：返回当前日期语法参数说明：（）没有参数3DATEDIF 函数：计算两个日期相距
14、的年月日第 14 页 共 36 页语法参数说明：（开始日期，结束日期，计算单位）4.6. 文本函数1LEN 函数：返回字符个数语法参数说明：（字符串）2LEFT 函数：从字符串左边开始取字符语法参数说明：（字符串，取几个字符个数）3RIGHT 函数：从字符串右边开始取字符语法参数说明：（字符串、取几个字符个数）4MID 函数：从字符串的指定位置取字符语法参数说明：（字符串，从第几个字符开始，取字符个数）4.7. 查找函数1VLOOKUP 函数：数据匹配语法参数说明：（查找值，数据表，列序数，0）2MATCH 函数：返回指定内容在指定区域的名次语法参数说明：（查找值，数据表，0）第 15 页 共
15、 36 页4.8. 常用公式(繁体版无此功能）功能描述：WPS 表格中的常用公式向导能力，为你简化公式操作，轻松完成复杂计算。操作步骤：“公式”选项卡 插入函数 常用公式身份证提取生日个人所得税计算第 16 页 共 36 页5. 数据排序5.1. 多关键字排序功能描述：排序是最常用的数据整理方法之一，WPS 的排序功能提供了同时满足 3 个关键字的排序效果。操作步骤：选择排序区域 “数据”选项卡 排序 选择关键字所在字段 排序效果排序规则说明：在多关键字排序中【次要关键字】将作为更进一步的排序依据，如下图。第 17 页 共 36 页当主关键字的内容相同时，继续对这些相同的工资进一步以次要关键字
16、进行排序。5.2. 改变 WPS 排序规则进行自定义排序功能描述：在 WPS 表格中默认的排序依据包括数字的大小，英文或拼音字母的顺序等，但很多时候用户需要依据超出上述范围的某些特殊的规律来排序。例如公司职位高低、学历高低等。操作步骤：创建自定义序列（创建方法请参照本文 1.3 自定义序列）“数据”选项卡 排序 次序 自定义排序次序 选择序列 次序下拉菜单第 18 页 共 36 页第 19 页 共 36 页6. 提高数据约束力6.1. 日期、数值、文本限定功能描述：数据有效性是对单元格或单元格区域输入的数据从内容到数量上的限制。对于符合条件的数据，允许输入；对于不符合条件的数据，则禁止输入。这
17、样就可以依靠系统检查数据的正确有效性，避免错误的数据录入。操作步骤：选择单元格区域 “数据”选项卡 有效性 选择限制种类 限制条件第 20 页 共 36 页输入错误值时表格就回弹出报错窗口，如下图：第 21 页 共 36 页6.2. 制作特定数据选定下拉框功能描述：在数据有效性中通过限制类型中的序列制作特定数据选定下拉框，不仅能限制规范录入数据，同时也可以使录表人快速的录入指定数据操作步骤：选择单元格 “数据”选项卡 有效性 序列 手动录入或选取单元格数据第 22 页 共 36 页7. 数据透视表看透你的数据7.1. 生成数据透视表功能描述：WPS 表格数据透视表是一种建立在 WPS 表格数据
18、基础之上，用于对复杂的数据进行分类汇总和分析交互的、交叉制表的报表。数据透视表通过对数据不同的视角显示数据并对数据进行比较、揭示和分析，从而将数据转化成有意义的信息。操作步骤：选择报表内任意一个有数据的单元格 “插入”选项卡 数透视表 拖动字段到数据透视表区域中第 23 页 共 36 页从任务窗格里的字段列表中，拖动字段到数据透视表区域中的“页区域”、“区域”、“数字区域”就可以进行数据的分析对比。如下图：第 24 页 共 36 页7.2. 数据透视表字段设置功能描述：数据透视表对于数值字段的默认计算方式是求和，除了求和之外数据透视表还提供了多种计算的方式如：计数、最大值、最小值、操作步骤：选择数字单元格 数据透视表工具 字段设置 选择计算方式第 25 页 共 36 页8. 轻松制作数据图表8.1. 商业图表的类型和使用场景功能描述：如何在 WPS 提供的多种图表中找到适用的图表类型，哪种图表更能表达自己的观点。通过 WPS 图表中的实时预览窗口你可以快速的套用适合自己数据的图表。操作步骤：选择数据 “插入 ”选项卡 图表 实时预览窗口第 26 页 共 36 页8.2. 快速增加图表元素更改图表布局功能描述：增加、删除或更改图表元素（例如：标题、图例、网格线、数据标签等）操作步骤：选中图表 图表元素按钮 勾选
