1、公文写作 （下）主讲人：胡鸿杰人民大学档案学院教授、博士生导师 我们讲讲今天的主题，是公文写作，前面是一个铺垫公文的基本知识。公文写作之前我们要做一个解释，公文写作是公文处理的组成部分，所以这个概念大家一定要树立起来，没有在我们早 20 年的时候，我们一些宣传的教材里面是从外部讲写作，写作不是一个独立的环节。在公文处理里面它分为这样两个很大的部分，第一部分叫做收文处理，第二部分叫做发文处理。还有在区分上是分位发文处理和收文处理的，过去还有一部分叫做内部文件。怎么区分呢，其实很简单，发文处理就是凡是我们单位做的文件，不管是给别人看还是给自己看的，都叫发文处理。我们自己做的文件，由我们产生的文件，
2、不管是给自己看还是给别人看都叫发文，翻过来凡是别的单位来的文件，给我们看到的都叫收文。所以在国家机关办法里面，它主要是涉及到文件流程的是两部分，一个是发文处理，一个是收文处理。我们所谓的公文写作，或者叫拟稿，它实际上是什么，是发文处理的一个环节，所以我们讲的写作实际上在国家机关公文办法里面，没有写作一说。有的专家认为，公文是制作的不是写作的，完全是用格式化文本，不同于写作的说法。只是近十几年来写作比较亮，讲起来也比较好听，包括我们有一个协会叫中国写作研究会，我们曾经是这个协会的副会长，都是干这个活的，所以说写作越炒越亮，甚至我们现在课程里面叫做公文写作余处理，但是实际上写作它不过是处理里面一个
3、很小的环节。为了讲课方便，我给大家粘了一张图，这张图里面就包括公文所有环节，我们首先看收文处理。收文处理里面包括这样一些环节，首先是签收然后是登记，然后是分发，拟办、批办、承办和注办。这叫收文处理，在这里面实际上需要我们办公室人员主力比较多的地方，一个就是拟办。这个拟办充分体现了我们办公室管理者或者秘书长、办公室主任视听，因为将来领导所有批办意见基本上按照这个拟办意见来做的。批办完了以后办公室的拟办的意见就变成你们单位领导对公文的一个直接的指令，就要承办。承办公文大家注意，我讲的收文，承办公文有两种解释，一种解释就是说承办是我把公文里面所要求的，我们做的事情做完了，这个叫承办。但在机关里面大家
4、都知道，更多的承办就是办复，就是办理一个回文。办复成为我们办复成为我们公文写作的一个理由，所以承办里面更多的是办复，办复就会成为发文的一个理由。承办完了以后在收文环节里面有一个叫注办，注办这个环节主要讲的这件事谁办的，什么形势办的，办到什么程度。要注意注办和发文里的注发不是一回事。然后我们看这边到了发文的环节，发文的环节第一个就是拟稿，国家叫做拟稿不叫写作，我们有时候叫写作，拟稿可以是由于承办的理由，因为承办一个公文，要办复所以要拟稿。当然还有我们要主动发文，主动发文也可以拟稿，所以拟稿是一个环节。拟稿完了以后，实际上主要环节就是合稿，合稿也是考量或者考验我们办公室人员的一个主要特点。大家知道
5、在我们行政管理机关里面流行这样一句话，叫“坚持先合后发的原则” 。比如说你是领导，刚才我讲过了，你的稿本里面你签发了以后公文才具有法律效率。但是你只是对于行政管理，对于你们单位的主要事务负责，但是公文你可能没有办公室人员了解多。所以在这之前一定有一个合稿的环节，由办公室主任和老的秘书人员负责合稿，从文件的形式、内容、观点等方面对公文进行规范化，如果大家当了领导，一定要坚持先合后发的原则，合稿完了以后签发，签发完了以后就是注发，刚才我特意说了，注发一定不要和收文的注办相混淆，注办是讲谁办的，注发是给标识，注发的环节领导签发之后公文变成定稿，定稿还不是正本，要给标识，你比如说文号、文头这样的东西，
6、后面就有善印、校对，之后发文登记公布这样一些环节。注发主要是给标识，通过善印、校对、用印、签署这样一些环节发布出来了，这是发文。当然了在国家机关公文处理办法里面，除了收文处理和发文处理之外，他还介绍了一个文件的管理，或者叫办毕公文的处理，叫办理完毕的公文处理，包括暂存、销毁、清退和立件归档，但是这些内容都不是我们今天的内容，大家注意了吗，收文里面五六个环节，发文里面七八个环节，文件管理里面四五个环节，加起来以后小二十个环节，我们讲了公文写作，或者叫拟稿仅仅是其中的一个环节。这个概念我们要树立起来，我们在公文大的公文处理或者叫文字处理的流程里面，所谓公文写作，所谓拟稿仅仅是发文里面其中一个很小的
7、环节。下面我们讲公文的拟制和公文写作。首先我们要介绍一下关于公文写作的程序或者步骤。我觉得老师你是不是经常这样写公文，因为我在国家机关干了很多年，十几年。我可以明确告诉大家我从来不这样写公文，但是我必须要这样讲公文，因为我讲公文需要一句一句跟你讲，所以要列出一个公文，但是我怎么做的话，我可以删删纠正。作为一种讲法，我认为公文需要履行这样六个步骤，就是公文的拟制、公文的写作需要完成这样六个环节、步骤。第一个叫明确要求，我们先把它记下来，待会儿我会给大家一个一个讲。第一个叫明确要求。第二个确定文种。第三叫撰拟提纲，就是写提纲把结构写好。第四叫选择材料。第五叫草拟文稿。第六叫润色修改，或叫修改润色。
8、大概要经过这样六个步骤，完成公文的制作或者叫拟制，或者写作，大体上要经过这样六个步骤。下面我们一个一个跟大家讲讲。第一个步骤叫明确协作要求，我们写公文首先把这要求弄清楚。在大家看到的书简里、杂志上看到一些文章关于公文写作的要求是每一篇书里面必备的，如果没有的话说明这个老师还没有入门，有的话是很正常的，有的话他一般会写这样三个问题，他认为公文写作观点必须正确。观点正确主要是讲要合法要合理要全面。所谓合法就是我们现在的公文，应该可以诉及上列的法规或者法律。换句话说如果在机关，主要是讲行政机关的行政里面，如果上级没有规定的，根据我们国家的法制原则，你是不可以做的。具体来说现在中办国办有关部门里面这个
9、问题是逐条查的，你新出的一个做法，一个规矩是不是可以溯及国家的法律法规，溯及国家政策，溯及领导的讲话，如果不能溯及的话恐怕就需要认真研究。所以第一条要合法。第二条叫合理，天网恢恢疏而有漏，不可能所有的事情都被法律规定，就像我们讲的故事，就在美国有这种的情况，有一个警察在一个大雪天逐步一个小偷，由于天冷路滑追捕持续了若干小时，终于把小子抓住了，小偷就起诉警察，为什么？由于警察追捕得迟缓致使小偷产生冻伤，说警察有问题官司这个闹不好可以打赢。但是像美国这样的国家，它也不可能溯及我们机关事务的某一个小项上。所以法律原则上首先合法，第二个要合理。我们干这件事情主要是为了办事，当然合理要尽量合法化。最后一
10、个要全面，单位里有很多部门，可能会出现很多关于文件的主要精神和内容。你不用打架，比如办一个会议，我们简单讲下午有一个会议三点钟开不能发五个通知，五马分飞弄得很麻烦。所以观点必须正确处理合法合理之外还应该全面，不可以跟过去的文件、每个部门之间出现交叉。第二个问题就是内容必须务实。我下面也说过了，公文是一项管理的事务，是一项管理的方式。它不同于小说散文，虽然它也是一种文章，小说散文是可以被欣赏的，你可以编一个故事，可以是假的，说本文纯属虚构，如有雷同纯属巧合，纯属意外。但是公文不一样，比如说你写一个论文，我可以证明太阳从西边出来。昨天是日全食那么只要我研究有理， （持事有故）我模型做得好就是好论文
11、。但是公文不是这样，它拿起来就要办事的，所以内容一定要真实的，不允许是假问题，另外可以操作，如果不真实不能操作的话，这个论文就应该说不是一个好公文，因为公文首先不是为了欣赏的，首先为了办事。当然好的公文比如说诸葛亮的出师表 ，它可以留给后世欣赏。第三条公文的语言必须得体。第一条观点比较正确，内容比较务实，第三条语言必须得体。包括语言要准确、鲜明、生动、通顺、简练、严谨。这个后面有时间会讲，具体来说比如说我写一个请示，大家都知道最后会说以上请示当否请批复，以上请示如不当请予批复。你可不可以写速速送来五千块钱，否则后果自负，我想最后是你要自负，领导不会自负。这个语言一定要得体，即便是下行文恐怕我们
12、也要说请参照执行，不能写格杀勿论。所以说语言问题很重要，语言得体反映出你这个机关里面管理形象，而不是具体的一篇文章。最后一条要求里面叫做体势必须规范，既然国家下达了颁发了公文的格式标准，就需要大家认真遵照执行。而不能写得不像样子，不能乱七八糟。所以国家有这样的规定需要我们执行。从理论上来说，公文不管谁来讲，要求里面必须这样四条，观点正确、内容务实、语言得体、体势规范。有的地方说要立足于法，立足于行、立足于志讲的是一个道理。所以我说一般的老师或者公文的文章都会写到或者讲到。所以我要补充的是后面这一条，从实际上来看，公文有什么要求呢？所以我把它归列为这样两句话，第一句话要用心又不要用心。第二句要留
13、有空间，大家可以记下来，这是经典。我们说第一句什么叫要用心又不要用心呢？这里面涉及到一些比较深层次的东西，大家都是知道任何的公文都是授命文章，是根据领导的意图来办的，换句话说你写公文并不是你的作品，实际上是你的组织的管理方式，我们讲再具体一点，大家可能写过公文，你写过公文以后可能会科长改、科长改完了处长改，处长改完了局长改，把这公文什么时候改得面貌全非了，这个公文就发出来了。你要很用心的话，你一定会很伤心的。所以要用心又不要用心，你让我写就好好写，你要改我说改得好，这里面有一个故事。有一个秘书大学刚毕业给领导写演讲稿，这个讲话还有半个月他就写完了，领导一看改，就改了第一稿，不行又改了第二稿，又
14、改了第三稿。到第二天领导要发言了，头一天计算机瘫了，没办法了，情急之下把第一稿拿出来了，领导一看好改得好，有些领导人他需要改的，他改公文是他的一个职责，他不改他很难受，所以要我写我好好写你要改我就觉得改得好，你不要犯这位秘书的错误，我们尽量叫他晚一点。这是第一条，要用心也不要用心。什么叫流有空间，这就是一个更高的境界，什么境界呢？我公文可以写得很好，很规范，但是我却为领导留下了修改的空间，我留了一个地让他改，你想想看，那些天天改公文的领导，如果没地可改的话他会很难受的，领导有修改公文的空间，我们这些做公文的办公室人员，就一定有生存空间，所以这是第二条叫留有空间。所以老说胡老师讲的这个不叫公文写
15、作，它叫厚黑学我说不对，这恰恰是公文写作的主要要求。当然了在要求里面还可以归结为另外一点，就是要符合领导意图。公文的写作里面一定要符合领导意图，领导有什么想法，为什么让你写公文，这意思只能议会意会不能言传了。因为领导很多想法可以不直接讲出来，需要你去揣摩，可以借助于过去的一些说法文件都可以。如果你不符合领导意图的话，我想你的公文会很惨。所以我们说无论从理论上讲，从实践来讲，明确要求应该是公文写作的第一个需要解决的问题也是必须解决的。第二个问题就是要确定文种。我们说写公文要有一个文种，这里面有这样几个问题需要注意，第一个问题就是发文目的，你发这篇公文是为了干什么，你比如说你写的这个报告，是希望领
16、导知道了，你写这个请示是需要领导批复。如果你把请示写成报告，你会很惨。你的发文目的是什么？明确了发文目的，我们说国家机关 13 种公文里面一定有一种或者两种适合你的目的的，它绝不是所有公文都适合你的目的，什么意思？一旦明确了目的，就会使公文的种类变得少一点，这样我们选择的范围就小，就会更准确。第二行文关系，我们刚才讲行政的时候说过了，公文首先根据工作关系确立行文方向。这是我们最基本的首要行文规则。根据行文关系，我们公文里面分什么呢？可以分为上行文、下行文和平行文，大家都知道。上行文就是下级机关给上级机关的公文叫做上行文。同理上级机关给下级机关的公文叫下行文。平行组织建立的公文的叫平行文，当然这
17、样讲不是很准确。平行组织除了级别相当的组织之外，还有一种情况就是不相隶属的组织之间也适用于平行文。我们两家谁也管不着谁，比如说人民大学给海淀区人民政府发一个文件，我们两家适用于平行关系。根据行文关系，你要想在我们 13 种公文里面，有些文件是上行文，有些文件是下行文，有些文种是平行文，你要搞清楚我的文件是往哪走，是不是你的上级呢？我们的 13 种文种就会少一点，如果是下级呢又会少一些，如果是平行呢那很少。这样一来我们的公文在选择空间就又小了一些，又往准确进了一步。这是第二点行文关系。第三个单位权限，你们单位有没有发这个文种的权限这很重要，比如说有些大学号称自己是副部级，实际上是假的，它校长书记
18、不过是待遇而已，它不是行政单位，包括国家行政学院。你不是行政机关就无权使用像命令这样的文种，不管级别多高，你不是行政机关你是一个事业单位，你没有这个权限，所以你不能使用有些文种。最后国家规定，什么意思？国家规定的 13 个文种，你没有必要在他之外再编一个新文种。因为国家基本上考虑到了公文里面的所有问题，你有意见可以提，但是最后文种还要使用国家的。这样一来我们的文种范围就比较小了。我讲了四个方面，一个是发文目的，第二个是行文关系，第三个是单位权限，最后一个国家规定。有的人还有第五条，领导让你写的时候，就说小张，写一个通知，这个事就更简单了。不管怎么样确定文种是我们写作第二个很重要的环节。第三个环
19、节就是讲公文结构或者要写提纲的问题，提纲的问题主要讲的公文内部的组织，谋篇布局，任何文章，公文里面的谋篇布局是很重要的。结构不好公文的主要思想和想法也拿不出来了，所以谋篇布局很重要的。在这里面我们要讲这样几个小问题，首先我们要说一说关于公文的谋篇布局有哪些基本的要求，公文的结构有哪些最基本的要求，这个也是需要掌握的。首先我们公文的结构要服从公文的主旨。任何公文都是有主旨的。我们在公文研究圈里有这样一句行话，公文的主旨是可以分为三个方面的，就是目的、说明和主张。任何一种公文一定会通过这三个方面来表达自己的主旨。我们举一个例子，比如说有一个大家参加培训的通知，它一定会讲，因为我手里没有通知，我具体
20、说一下，它一定是三个意思，一个就是为了提高大家的公文写作水平，第二个意思根据国家的有关规定，单位什么规定，第三个你们到什么什么地方来培训。这三个一定要讲的。为了什么就是目的、根据什么就是说明，你到哪来培训这就是主张。所以目的、说明和主张这三个东西加起来就一定会反映公文的主旨，假设公文是关于举办公文培训班的通知，它一定会反映主旨。这就说了一句话。什么叫服从公文主旨呢？就跟我刚才讲的例子是一样的，我们公文写作的时候一定是目的、说明、主张。按照这个顺序来谋篇布局，当然我顺便说一句，其实在公文的操作里面，任何公文主张是必须存在的，但是目的和说明可以都有，也可以只有一个。什么意思就是说公文里面可以只有目
21、的和主张，也可以知道说明和主张，当然还可以目的、说明、主张。不管怎么样主张一定要有的。所谓服从公文主旨，就是说公文里面一定是先写目的、或者先写说明然后再写主张。不可以倒过来，倒过来以后不如何公文的一般结构要求。这是第一条。第二条叫反映公文活动规律，你们单位是税务的，你们单位是金融的，公文发了以后就像是你们行当一件事，而不像一个假设，而不像一个论文。它一定是反映你们工作的一些具体内容的。比如说发现问题，分析问题，怎么解决问题。这些东西都要有。像一个我们具体工作的内容，而不是一个别的东西所以在结构上要反映发现问题、分析问题、解决问题这样一个谋篇布局的要求。第三条就是要符合思维逻辑。人想问题是有一定
22、顺序的，比如说开头结尾，简单复杂、过去现在，原因结果。我们公文的谋篇布局，或者公文的结构一定要符合人们认识问题，了解问题的顺序，不可以倒过来。比如说有这样的小说，在等，明天一早一开门发现门口有一死尸，他怎么死的，谁把他搬来的？这事我们就可以推演出一篇很好的小说来。这不是公文，公文是不可以这样写的，所以一定不要逆向，不要跳跃，公文里面按照顺序开头结尾、过去现在、简单复杂、原因结果思维活动规律来写公文。这里顺便说一句，公文是越简单越好，越让人能读懂越好，越务实越好，不要故弄玄虚。公文结构要求最后一条，公文结构应该符合不同的文种。换句话说不同的文种应该有不同的结构要求，这是宏观讲的。但是这个文种大家
23、不要搞错了，它不是我们前面讲的 13个文种，是我为了讲公文结构，把它重新做了划分，这不是法制内容，是为了我讲课方便。什么文种呢？我们来看，第一个文种在文件里面有很多文件属于这类，什么类？就是你要写已经做过的事情。比如说总结、报告这件事我们已经做过了，现在要通过公文的形式反映出来。这种公文的结构应该怎么做，应该是依据和情况，做法和体会，问题和打算。凡是来讲已做之事的公文它一定是依据情况、做法体会、问题打算，大概是这个结构。比如说我们写一个总结，大家都会写，现在年终大家写总结了。我们怎么写的，在领导的英明领导下，我们在同志们热情帮助下，我稍努力取得了点滴成绩，离党和人民要求差得很远，今后我应该如何
24、如何做。这个结构就已做之事结构。当然我是开玩笑，如果总结可以这样写得话，有一天你犯错了，你写检查的时候，贪官忏悔书是不是也应该这样写，在领导的领导下，同志们的帮助下我一不注意规范了宪法，今后我应该痛改前非，当然这属于玩笑。不管怎么样这是一个结构，所以有网友发现，很多贪官的忏悔书都是抄的，为什么可以抄呢？就因为结构相似。抄是不对的，你应该认真忏悔。这是第一类，凡是已做之事的公文，似乎应该依据和情况，做法和体会，问题和打算这样三个部分来写。当然除此之外还有另外一种公文，就是写未做而要做之事，比如说写一些请示，有一些意见，有一些计划，你没有做，你要做，这时候有什么结构呢？根据我的经验是这样，应该包括
25、这样几个部分，首先是说明情况，提出问题，分析问题，制定措施。凡是写未做而要做的公文，它应该是包括这样四个部分，和前面有所区别，它是包括说明情况，提出问题，分析问题、制定措施是这样一个结构。所以说按照我新划分的文种，已做之事和未做之事而要做之事公文写作结构上又会也所区分。这就是我们说的第四个小问题。就是公文在结构要求上，应该首先服从公文的主旨，第二要反映公文活动规律，第三要符合思维逻辑，第四要适合普通观众。注意这个文种是我新划分的两个新方面。一个方面就是已做只是，另外一个方面，就是未做而要做之事。这是讲的公文结构的第一条，我们对于结构的一种基本的要求和设想。任何公文都是和一般文章是一样的，会包括
26、具体的形式，刚才我说了，公文从主旨上划分可以分为三个要素，目的、说明、主张。所以从结构上来看公文的结构可以是一段式，比如这个公文只有一段，比如是一些发布性的命令，这里面会讲什么？比如说国家公务员法，经全国人大某次会通过，现颁布执行，这什么意思？有两个用意和期望。这都是一段式公文，它往往只有行文的用意和期望，里面更多的是使用在发布性的文件里面。这是一段式，两段式就应用到我们刚才讲的，或者是目的、主张，或者是说明、主张，你要公文写两段的话要考虑到主旨问题，就是目的主张或者说明主张。三段式自然是目的、说明、主张。根据我们公文的主旨的要求，主旨的结构来确定一段、两段还是三段，这是我讲的一个具体的构造。
27、再往下面我们说任何公文它也是一篇文章，所以它必定有符合一般文章的那些结构要求。比如说开头和结尾，段落和层次，过度和照应。所以公文里头它一定也会在这三方面有它自己的一些想法。首先我们看开头结尾。任何公文都必须有开头，开头是怎么做呢？开头应该新颖简洁，我们叫开门见山吸引读者，这事我的一种好的希望，没有人愿意看公文的，看着容易催眠的。但是不管怎么样我们还是希望他越看越爱看，所以公文的开头应该开门见山引出问题，吸引看文件的人。根据我的经验公文开头应该怎么写呢？我总结了这样几种方式，公文的开头应该包括这样几种方式，第一种是概述式，比如说会议纪要，我们讲了这段时间我们什么人做了什么事、在什么地方、什么时空
28、。就像我们说我们开了很好的会做了三件事第一第二第三，都什么人做的什么主题完了。这是概述式，很多公文都是概述式开头的。从开头一定是概述式的，这是一种开头。第二种叫做结论式开头，先讲结论。比如说 2009 年是我们伟大祖国改革开放取得重要成就的一年，这叫结论先行。然后你再证明如何成就，如何宏伟。这是一种开头叫结论式开头。还有第三种叫引述式开头，根据上级什么精神，你单位什么文件收悉来引起我的下文，这就叫引式开头，很多公文都用，特别是批复，包括我们一些日常公文，还有说明，这是第三种。第四种叫说明式开头，比如说我们刚才讲的国家机关公文办法，他就会说本办法所有公文是在国家行政管理当中所什么文书，比如说你们
29、单位有一个关于员工的奖励办法，你会说本条例所指的员工失职，在我们单位工作满多少年什么员工，这叫说明式，这是第四种。第五种叫目的式，这个我就不用讲了。刚才我们说了，很多公文都是目的式开头的，为了怎么样为什么？这是就是目的式开头。第六种很少见叫提问式开头。公文是可以采取提问式开头的，这样的公文很少，当然有人说写这种公文的人一定是一些大腕。比如我印象里面毛主席曾经写过这样一篇公文。一开始讲了，谁是我们的敌人，谁是我们的朋友，这个问题是革命的首要问题。当然后面自问自答，开启一篇公文。当然这个问题我们北大学生也会找过，也练习过。比如我让学生写一篇公文，采取提问式开头，比如学生写了。你想减肥吗？我说你这不
30、叫公文，肯定是广告。咱不管怎么样这种开头是存在的。所以公文一定会有开，刚才我讲过了，公文开头一定需要吸引读者，公文开头一定会采取这样几种形式，概述、结论、引述、说明、目的和提问。当然还有更多，至少有这样几种形式，大家可以模仿就像学画画、学素描一样，这是开头。公文未必有结尾，有些公文比如说可以分为以下三点，一二三自然就完了。你没有必要（苟文絮交）添一结尾就罗嗦了。但是公文如果有结尾的话，应该干净利索自然实在。我们公文结尾一定要很利索，我们叫止于所当止，该完事就完了，该出手就出手。公文的结尾一般来说会有这样几种形式。比如第一是总结式，公文比较长，所以最后我总结一下公文一些基本的要点。第二种叫强调式
31、，特别是是一些指令性通知，通知很长了，最后结尾的时候我把通知里面的一些要求再强调一下，比如说这件事由哪个部门负责，什么时间、以什么形式交到什么地方，这个你要有，如果没有的话可能会被人忽略，使公文的主要意图打折扣。当然公文的结尾里面还有起始式，比如说以上请示当否，请予批复，望参照执行，这些内容都属于起始式。总之公文未必有结尾，如果有结尾的话应该止于所当止，应该干净利索。我推荐了几种形式大家可以自己总结，公文有的时候就像一个模板，你做好之后可以往里输入关健词。比如说今年写总结可以把去年总结替换一下这不是问题，这是我们写公文里面的一个规律。这是我们说结构里面开头和解围。公文里面也会和其他文章一样出现
32、段落层次这样的结构特征。我们说什么叫层次？层次就是公文分几个部分，比如刚刚讲了，目的、说明、主张都是层次问题。公文的层次这几个部分一定要符合逻辑，不能逻辑混乱，尤其是我们中国人写的公文，因为外国人有的时候采取描述式他在结构上没有什么逻辑关系。我们国家思维比较缜密，所以逻辑上一般都很严格，所以公文的层次方面一般采取这样几种方式，一个叫递增式。比如说我们写一个总结，写一个项目报告，先做了什么后做了什么，然后又做了什么，这叫递进式结构。每一部分里面可以分若干问题，但是不管怎么样这几部分是递进的。还可以总分式，比如说我们常见的总理的政府工作报告，开始戴一个帽子，开头，然后并列给我们讲十几个问题，这叫总
33、分式。那么还有并列式，并列式就像我们会议纪要里面常见的张三说李四说这些问题其实没什么联系，或者说他们之间是一个并列关系，所以这些结构都可以适应我们去表达一种公文的层次，所以层次里面是这样一个问题，公文是一定要分层次的，即便是一段式比如说他里面要有层次，层次它会有这些方式来表达。然后就是段落，段落是公文里面最基本的单位，段落是小于等于层次，就是说一个层次里面可以是一段，一个层次里面可以有好几段，这是我们要说明的一个问题。对于公文的段落和小说、论文、散文是不一样的。公文里的段落我们做一个这样的要求，就是一段里面只能表达一个意思，一个意思尽量在一段里表达清楚，在一段里完成。什么意思？就是一段里面不需
34、要百转千回，加很多外门话，你讲清就行了。所以我们一般采取段止式，开始那段话就是要点，下面是一个解释，这一段就一个意思，如果说你这一段有好几个意思的话，读公文的时候就很费劲，容易误解，容易产生歧异这个要注意，这是段落层次。最后在结构里面需要注意什么问题呢？就是过度与照应。公文我刚才讲了同一般协作一样，除了开头结尾段落层次之外，就有过度和照应的问题。过度是什么意思？过度就是公文的上下衔接和转换，有过度词过度句包括过度段。比如说因此综上所述可以分为以下几点，这个时候就把不的部分联系起来，这叫过度。当然了比较长的公文，比较大的公文还会出现过度段。我们常见的，建国以来若干历史的决议里面，就有这样一段讲文
35、革的问题，说文革的问题除了当时领袖个人情况有关系之外，还和当时的历史背景有关，然后这个问题就转过来到了下面的问题，所以这叫过度，通过一些词，通过一些句，通过一些段使得公文上下衔接转换，这就叫过度。最后就是照应。公文里的照应也是必须的，常见的是前后、首尾、文体这样的呼应。我们有一个标题，所以第一段要讲的标的什么意思，起承转合这个问题是一定要有的，照应的问题也要注意。所以公文结构里面除了基本要求，除了主旨结构之外就是公文的跟一般文章相通的这样三个部分。开头、结尾、段落层次、和过度与照应。设计公文结构的时候一定要注意，当然你可以不写出来，你也可以打一个腹稿。公文程序里面第四点就是讲了公文的材料选择，
36、公文的材料就是讲公文中的事实、论据、引语这样一些基础的条件，有人说如果我们把公文的结构当骨架的话，公文的材料就是血肉。公文不可以没有血肉，不能光有骨架那就像骷髅了。材料问题以前是很重要的，我印象很深，我到机关的时候我的一些前辈，老的公务员他们还在抄卡片，这个卡片包括公文的标题、公文的问号、公文的主要内容、将来我们再写公文的时候谁的卡片储备多，谁的事情做起来就比较方便一些。所以大家都有一个卡片盒一拉出来里面放的都是卡片，就体现了公务员的实力。但是现在随着网络的普及，这个事已经变得越来越没意义，我们只要输进一个关健词，当然现在如果说 Google 退出的话还有百度，百度虽然前两天被黑了，到现在已经
37、恢复了。只要输入关健词，我们所需要的相关内容至少在，不敢多说恐怕有几万还是几千条都相关。所以材料现在来说已经基本上不是问题，但是李敖讲过一句话，材料越多信息越多，对人的筛选信息的能力有很大的要求。就是你选的材料能力需要更加提高。为什么这样说因为任何材料都不是为了你准备的，他或许在人家的语境里面，领导为了别的事讲的时候讲到这个问题，现在你要合理地把它变作你的公文里的一个内容，这个时候你要就应该注意严格的筛选。比如说要注意这个材料是不是和你的公文主旨相关，真正相关吗？有时候我们为了搜一个好段子，要敝帚自珍这是不对的。就是说它不一定跟你相关。第二可靠，你的消息来源可靠吗？我们大家写的是公文，是你们单
38、位的一种管理方式，不是外面的八卦报道，你的公文不同于那些街头小报，一定是可靠的。这东西是不是经过核实，消息来源是不是准确，所以不能人云亦云。一定要典型，因为你在一篇公文里面不可能出现很多很多素材、例子的东西，那就使你的公文很邋遢、拖沓。一定要很典型。写一个东西把这个问题反映很清楚。最后你找的材料应该很现实，也不要一讲就是几百年前的例子，听起来就像故事使得昏昏欲睡。所以首先面临海量的信息、海量的材料，我们公文的写作者，或者公文的起草人员应该要严格筛选，要注意公文的相关度、可靠新、典型性和现实性。第二个要注意的高合理的加工，刚才我们说过了，任何材料都产生于过去他自己的背景里面，跟你无关。现在你要把
39、它合理的移植到我们的公文里面，所以要采取下面三个方法，比如说第一个合并，注意它不是伪造要合并。有关数据是可以合并和简化的。第二个是裁减，你不能把它里面过度性的语言如果全引的话它可能跟你不是一个风格，可能跟你的公文基本要求有差距，所以你要裁减，最后还可以润色，进行个别文字加工。要合理的加工材料，采取合并、裁减和润色这样几个方式。材料应用包括观点、点面、安排大家都要注意要进行核实，不能随便写，因为公文毕竟是一个管理方式，而不是我们一个随便说的事情。第五个写作方式就是草拟文稿，我们观点再明确，文种再明了，结构很合理提纲写了好几遍了，素材也找了一大堆，如果你不动手写的话，我想你的公文永远也成不了公文。
40、所以任何东西都要去做，包括公文在内的所有写作都是需要你用笔来写的，或者打的。如果你不写的话，光听或看一些情况是不可能解决问题的。所以写公文实际上是公文写作里面主要一块。由于时间关系，我们这里面讲的公文写作，它无非是讲两个问题，一个问题就是要讲公文的语言，其实公文的语言有专门的文章，或者专门的图书。公文语言恐怕讲起来，如果拉开来讲的话恐怕要讲几天的时间。其实公文语言里面无非是讲一个语法问题，一个修辞问题。语法问题就是文章通不通的问题，修辞问题就讲了公文好不好的问题，这些问题都是应该高度解决的问题，不应该现在补课。当然还有更重要的一个问题，往往被一些老师忽略，还有一语境的问题。任何公文都是在你们单
41、位管理的背景下，在处理一件事情下产生的，它不是一个单纯的文学写作。所以不是中文和语言文学里的一个内容，而是一项管理内容，大家要切忌。除了语法写作之外还有一个语境问题，甚至还有你们单位管理文化问题，就是叙事习惯问题，当然这些问题不是一句两句可以讲清楚。所以我们今天只能就语言问题讲一些简单的要求或者规则。因为这样我们将来通过自己的练习，通过自己的实践慢慢来消化和把握。语言里我讲这样几个要求，第一个问题就是规范。公文语言上次说过了，应该是现在书面语言它必须规范。规范里面首先我们在公文里面所有的名称应该统一，我们举一个简单的例子，比如说我们现在社会上办公室人员里面有一个称为，有一个地方叫秘书，刚才我说
42、过了，有的地方叫文秘，包括国务院公文办里面都是称文秘。但是严格意义上讲文秘是不通的，为什么？虽然文秘看到很多，因为在劳动部，老的劳动部，现在人保部的一个标准里面它是讲秘书的。你说文秘有人开玩笑，如果有文秘的话是不是有武秘，武秘是谁？当然有人说武秘也有，有一些大款请的一些保镖全国散打冠军当自己的秘书，当然这是玩笑话。你说文秘是文书秘书，文书自然可以包括在秘书里面，所以国家标准里面称秘书不称文秘。换句话说我认为国务院办法里面如果要修改的话也有可圈可点之处。我们讲统一，不管怎么样，我们退而求其次，你一篇公文里面不能前面讲秘书后面讲文秘，特别是我们取材很广，作者很多，这样一个稿件统起来的时候，名称应该
43、统一。在名称里面第二个方面要注意顺序，无论是发文顺序，还是里面出现党政机关和领导的顺序这一定不要弄错了。因为这个是反映你的管理水平，特别是一些领导人他很注意这个问题，在若干年以后某个单位的文件，在顺序上你们一定要注意看他们经常出错。这是很丢人的一件事。第三就是关于名称的术语，现在我们很多人喜欢写英文缩小，比如说 WC，WC是什么问题，是世界杯呢？也可能是。所以我们要求大家写公文的时候第一次出现的时候应该是全称，以后简称什么。包括缩小你要有一个中文说明，否则会引起歧异。最后是简称，我们任何公文都要使用全程或者规范化简称。为什么要讲这个问题，因为简称的问题现在很麻烦。我们举个例子，不知道曾几何时我
44、们现在管领导都叫两个字了，比如说刘处、张局是这样说的吗？我可是十几年前去过陕西，陕西那个地方是管司机师傅叫刘司的，张司。当然那属于俗称。这叫两个字有什么问题呢？像现在电视机剧大家都讲这个问题都两个字。有这样一个问题我们举一个极端的例子，大家知道我们学校有一个校长，中文大学有一个纪宝成，这个人放一些很雷的话。我经常这样讲，幸亏纪校长没有担任我们学校的院长，如果担任我们院长之后这个后果是不堪设想的，简称的话是不堪设想的。当然我同事告诉大家，那个字如果当姓的时候不念第四声，而是念第三声。当然我们一般会叫纪校长，如果叫纪院的话就很麻烦了。所以公文里面不要出现这样的问题，当然不仅是我们校长的问题，应该是
45、规范化的简称和全称，尽量使用全称和规范化简称。作为语言的规范，第一个就是名称，统一、顺序、术语和简称一定要注意。第二个问题是引语，其实刚才我讲材料的时候已经有所涉及了，因为任何的引语都出现在不同的语境，有的时候会以讹传讹，其实领导讲的不是那意思，可你引过来以后就变成了一个八卦了。可是你自己一个单位的管理方式，一个体现单位形象的公文，一定要认真查原文，看看原文是在什么语境里说的，它究竟表达了一个什么意思，这个时候你再引不要把它引来以后变成老百姓街头巷尾茶余饭后的一个谈资，一个八卦，说哪个单位又出错了，你看真好玩，要注意。第三就是标点符号。这个东西在语言里也是很讲究的。当然我讲这个问题的话就给你补
46、中小学的课程，那个没有必要。我只是讲在我刚进机关的时候，还没有计算机，那是 82年，那时候用手写文件，很多老兄写完文件的时候用笔会杵一点，他杵这个点究竟是逗号、句号还是顿号搞不清楚，所以将来你要合稿的时候会要一个一个给他改，很讨厌。但是现在我们都用计算机打了，你再次的话也会打一个标点符号。现在什么问题呢？我认为根据我的经验，现在公文里面逗号太多，我们叫一逗到底，你一口气把你念死，差点儿没喘过气来，如果你肺活量小的话，倒不过来可能就虚脱了。其实那句话已经完了，你不要那么吝啬，句号、逗号都是半个字节，你该句的时候就句住，该完的时候就万不要一逗到底，当然符号还有很多问题，细抠出来我们国家，下周会讲到
47、在规范文件里面专门有一个叫规定，过去出版物包括计量单位，包括数字、符号的一些用法大家下去可以找一找看一看，把更多的在实践中去练一练。第四就是数字问题，数字问题在公文当中是容易出错的。大家不知道有没有这样的经验，公文里面有些地方是很容易出错的。其实最不容易出错的地方是一般文字，这个地方大家很注意，什么地方出错呢？小标题这个地方，有些表格里面数据还有就是数字。为什么？它不太吸引我们注意力。换句话说我们认为它不会出错，恰恰是这些东西就出错了。比如说有些数字一看就是假的，个儿增长了百分之多少？你加起来会发现它一共增长了250%，这是一个假数据肯定是错的。还有表面没错，实际错了。比如说 GDP 增长的
48、1%，听起来没问题，你要看它基数多少？它基数如果巨大的话，增长 1%就是一个天文数字，所以一定要还原一下，数字一定不能出错，因为它不太容易让人注意，很容易出错。所以作为公文的语言首先第一条就是规范，规范要体现在名称、引语、标点和数字等方面。大家要注意。第二个就是准确，公文的语言必须准确，我上面已经讲过了，主席是我们一个最基本的公文管理的原因。准确里面我们刚才也说过了，公文要准确首先就要用书面语言。我们公文里面不适用方言口语，也不适用 QQ 语言。比如说我们现在有一个很好的模块，我也在讲叫项目管理，项目管理英文缩写叫 PMP，在网上输入的话叫拍马屁的意思。所以这不是公文语言。所以我们说公文一定要
49、用现代的书面语言，不用或者少用那些方言、土语。当然这里面有争议，有人认为公文实际上是有生命力的语言，包括社会上一些新的辞典，一些大的语言学家都认为应该吸收社会上流行的一些用语。但是我们对于公文来说，公文是要消极修辞，刚才我讲了越简单越好，越保守越好，就是我们不要太花哨，反而大家不明白什么意思，容易引起歧异。所以我们说简单化、书面化、现代语言化就可以减少不准确的地方。比如说我们讲迅雷不及掩耳之势。当然按照我们某著名体育解说员的话说叫迅雷不及掩耳偷铃之势，我就要问你有有多快了，你快就是快，慢就是快。没必要修饰叫消极修饰，就是要避虚就实，切忌外用文学语言，公文不是一个文学作品。当然我们应该庄重、应该平实，总之公文不要太花，应该简单、规范，应该回归最简单的说法，对经常用的书面语言，这样我们就更加准确。第三对语言的要求就是简练。所以公文必须简练，这个简练的问题我分两个小点，第一个就是简短。公文太长不好，至少太长之后会冲淡你的公文意思，看起来比较费劲，还得总结还要做文摘，这里面有一个故事，据说历史上明朝皇帝朱元璋，据说朱元璋游方僧，他当皇帝之后有一次一位大臣现在做了一个奏折，奏折一共 1.5 万字，当念过 1 万字的时候，没有任何实际内容，结果朱元璋大怒，把这人揍了一顿，杖多少多少板，以后规定公文不能超过 5 千，当然可能这是一个极端的例子，大家可以考证一下。现在我在报纸上看到了，
